LAS ORGANIZACIONES ORGANIZACIONES Y SUS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
Este material se construyó para servir como apoyo a poyo del curso de capacitación realizado en el marco del proyecto “Revisión
y/o confección integral de reglamentos reglamentos internos, circuitos y normas de procedimientos procedimientos claros y ágiles. Adecuación al ordenamiento funcional aprobado por Resolución C.S.Nº 402/06” en la Universidad Nacional de Luján – Buenos Aires – Argentina
Las organizaciones y sus circuitos administrativos administrativos
Índice Temático Índice Temático ______________________________________ 3 El Sistema Organizacional ________________________ ____________ __________________ ______ 4 Circuitos, Procesos, Actividades y Tareas __________________ ____________ ______ 7 Los cursogramas _____________________________________ 9 Símbolos Utilizados Utiliz ados ____________________________________ _______________________________ _____ 12 ¿Cómo se ve un cursograma? ____________________________ _________________ ___________ 16 Consideraciones Consider aciones del gráfico ______________________________ _________________ _____________ 21 Decisiones Decision es estructuradas estruc turadas _____________________________________ 22 Decisiones no estructuradas ___________________________________ 22 Operaciones Operacio nes ________________________________________________ ________________________________________________ 23
Manuales de Procedimientos __________________________ 24 Contenido del manual __________________________________ __________________ ________________ 24 Presentación Presentaci ón del manual ________________________________ ________________ ________________ 26
Bibliografía ________________________________________ 29
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Walter F. Panessi
El Sistema Organizacional Se define sistema como “un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, con cierto grado de dependencia funcional que interactúan regularmente formando un todo con características diferentes a las de los elementos que lo componen”. Esta interacción que desarrollan los elementos tiene por finalidad la consecución de un objetivo. Los objetivos son las metas o fines hacia los cuales se quiere llegar. Desde esta perspectiva, toda organización puede verse como un sistema. Los sistemas no están aislados sino que conviven con otros sistemas que se encuentran alrededor. Se le llama ambiente a todo lo que está fuera del sistema (otros sistemas). El ambiente actúa sobre el sistema cuando nos provee insumos (entradas) o cuando recibe sus resultados (salidas). La parte más importe del ambiente a considerar cuando se estudia un sistemas es el entorno. Se denomina entorno a todo aquello que rodea a un sistema y que, sin pertenecer a él, interactúa e influye sobre éste decididamente. Muchas veces, el sistema y el entorno se confunden, pues su límite (línea imaginaria que separa al sistema de su entorno) es borroso o difuso. Límite
Entorno
Organización
Esta dificultad de identificación exacta que posee el límite muchas veces, entorpece el estudio de sistemas pues no permite comprender con claridad que está dentro del sistema y que no. Cuando uno está situado en una organización, como una universidad, es difícil dar crédito a esto. Uno piensa “¿Cómo no voy a saber que partes son
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Las organizaciones y sus circuitos administrativos
componentes de la organización y que partes no?”. Pero la realidad nos
demuestra que no siempre es tan fácil establecer este límite. Supongamos por caso la consideración respecto de los estudiantes. Los estudiantes ¿Están fuera o dentro del sistema de la Universidad?”
Dentro de una organización se pueden describir muchos sistemas. Por ejemplo, en la Universidad podríamos analizar: El sistema presupuestario, el sistema administrativo, el sistema político, el sistema académico, etc. El tipo de sistema que estamos observando nos da el marco de referencia de análisis con el cual el sistema tiene que ser interpretado. Analizando el sistema desde el límite hacia adentro, se observa que todo sistema posee subsistemas que son básicamente los elementos componentes mencionados en la definición. Estos elementos puestos bajo análisis, son sistemas en sí mismos y como tal, poseen objetivos y elementos, entorno y límite. De esta manera se describe la llamada “Jerarquía Sistémica”. La
jerarquía sistémica implica que todo sistema es parte de un sistema mayor y a su vez posee subsistemas. Sistema Universitario Argentino UNLu Otra UN DGEF
DGS
Otra DG Otra UN más
Las jerarquías se establecen siempre dentro de un “dominio” de problema, es decir dentro de una disciplina temática. El ejemplo mostrado en la figura anterior extracta una supuesta jerarquía sistémica de nuestra universidad desde el punto de vista de la gestión. Si la estudiáramos desde el punto de vista académico, quizás los subsistemas serían las carreras ya que nuestra universidad no posee facultades.
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Conocer la jerarquía sistémica es importante ya que los sistemas de orden superior ejercen mucha influencia en los sistemas de jerarquía inferior, mientras que al revés, la influencia es más débil. Como ejemplo, considere que pasaría si el estado argentino decidiera privatizar el sistema educativo nacional en su conjunto. ¿Influiría eso en nuestra universidad? Por otra parte, considere que pasaría si la universidad decidiera cerrar una determinada carrera, ¿El impacto sería el mismo que el anterior para el Sistema Universitario Argentino? Sistema Universitario Argentino UNLu Otra UN DGEF
DGS
Otra DG Otra UN más
Por otra parte, las influencias de sistemas de igual jerarquía son similares hacia ambos lados. Esto es, es de importancia o relevancia similar que nuestra Universidad abra una carrera nueva para la Universidad del Sur que si la abre esa universidad para nosotros.
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Circuitos, Procesos, Actividades y Tareas Toda organización realiza ciertas actividades para la consecución de sus objetivos. La norma IRAM ISO 9000 establece que: “Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.”
Entrada
Proceso
Salida
Y agrega: “Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que
identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso”
La información y sus soportes (documentación) circula para las organizaciones y la forma en que se administran resulta de un mejor o peor desempeño. Cada sistema organizacional utiliza diferente tipo de información para trabajar y produce otro tanto para sí y para otros sistemas organizacionales. Si un sistema produce varias veces la misma información, pues ésta no se transmite adecuadamente, las funciones se vuelven ineficientes. Por ello es importante la identificación y gestión de los procesos. Con la definición dada en la norma ISO 9000 respecto de proceso, se puede considerar como un proceso de una organización genérica a “ una venta”, que puede abarcar desde el contacto inicial con el cliente hasta la aceptación de la oferta o firma del contrato con el cliente (inicio y fin del proceso). Dentro de estos límites pueden realizarse etapas, por ejemplo como: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Búsqueda de base de datos de posibles clientes Contacto inicial con clientes y fichaje de los clientes Elaboración de ofertas para el cliente Revisión de la oferta Seguimiento comercial de la oferta Aceptación o rechazo de una oferta
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Pero también se puede considerar a cada una de estas etapas como procesos ya que, en todas ellas, se utilizan recursos para transformar entradas en salidas. De manera que, con el propósito de ponernos de acuerdo 1.
Llamaremos Tarea a una acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Algunos ejemplos de tareas son: Archivar, enviar, registrar, firmar, verificar, etc.
2.
Un conjunto de tareas conforman una actividad o proceso. Una Actividad o Proceso es la concreción de un paso completo de un trámite. Por ejemplo, una actividad podría ser “Cuando el docente entrega las actas de examen, se verifica que la misma contenga la firma de, al menos, dos de los tres docentes que conforman el tribunal y que no haya tachaduras o enmiendas no salvadas. De ser así, se emite un certificado de acta entregada y se archiva el acta transitoriamente. De lo contrario se le devuelve el acta al docente para que corrija los errores” . En esta actividad
se encuentran las tareas de:
3.
a.
Verificar el acta.
b.
Emitir Certificado.
c.
Archivar Acta.
d. Devolver Acta. Un conjunto de actividades conforman un circuito administrativo. Un circuito administrativo es el cumplimiento completo de un objetivo del sistema, desde su inicio hasta su concreción o, hasta que el producto o servicio creado, deje de ser responsabilidad del sistema organizacional bajo estudio. Como ejemplo, el proceso de inscripción de estudiantes a finales abarca desde que el estudiante se inscribe, hasta que el acta de finales se archiva en el sector de Apoyo a la docencia pues allí termina la responsabilidad del sistema respecto del trámite. Por supuesto que luego vendrán otros circuitos que tendrán otras responsabilidades funcionales.
Como se comprenderá, hay circuitos que son más largos que otros y que intervienen más o menos sectores y agentes de la organización, pero todos ellos son importantes pues cada uno aporta su “granito de arena” a la
concreción de los objetivos organizacionales.
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Los cursogramas Existen diferentes maneras de describir circuitos administrativos. La forma más natural es describirlos en narrativa o prosa, es decir, en lenguaje natural. Se sabe que prácticamente cualquier cosa puede ser descripta utilizando lenguaje natural con más o menos dificultad. Para la descripción de circuitos administrativos particularmente, la forma narrativa utilizada aisladamente (sin otro recurso que la acompañe) presenta algunas dificultades. Las dificultades más significativas a destacar son:
La narración obliga a leer una cantidad voluminosa de párrafos.
La corrección de la narración dependerá de la habilidad y manejo del idioma de quien la redacte.
Es difícil que dos personas den la misma interpretación a lo que leen.
El uso de un vocabulario específico del dominio, puede agregar obstáculos a la compresión de lo escrito.
Puede estar viciada de subjetividad.
No permite detectar si se ha omitido información.
En cierta forma, cuando el “emisor” (quien cuenta la historia) redacta el
circuito, está partiendo de ciertos supuestos respecto a la comprensión que el “receptor” posee. Esta presunción no siempre es correcta. Por otro lado, habitualmente pasa que ciertos datos se omiten por error. Por ejemplo: “…al recibirse el formulario, secretaría controla que la documentación coincida con los registros que se poseen y luego lo archiva transitoriamente.”
Leído rápidamente, el texto anterior parece libre de ambigüedades y sin omisiones. Es más, cualquiera podría ver esta frase reflejada en una descripción de nuestras propias actividades. Pero, ¿para qué la secretaría realizó el control si no deja reflejado el resultado del mismo? Es decir, si la documentación no coincide con los registros, ¿Qué hace? ¿Lo archiva igual? Este simple ejemplo intenta poner de manifiesto que no siempre es fácil escribir un procedimiento y que asegurar que esa descripción está completa es más difícil aún.
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Evidentemente se necesita de una técnica que permita reducir la ambigüedad. Una descripción no posee ambigüedades si dos personas cualesquiera observándola la interpretan de la misma forma. Por otro lado, sabemos que el lenguaje natural es ambiguo. Esto se ve claramente en cada una de las interpretaciones posibles que los jueces y abogados les dan a las leyes y la cantidad de discusiones que se generan alrededor de ello. Por lo tanto, se necesita otra forma de describir los procedimientos. Una que permita, sin ambigüedades, mostrar las actividades y procedimientos y que, a la vez, ponga de manifiesto que la información que se tiene de esos está completa. Una de estas formas es utilizar representaciones gráficas. La representación gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de expresión sistematizada, que permite la comprensión de un problema en períodos relativamente cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que, observando un dibujo de dimensiones limitadas, puede llegar a conocer los detalles más relevantes del procedimiento que se está estudiando. Los cursogramas, también denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo, son una técnica de documentación que representan en forma analógica, la secuencia sistemática de acciones (rutinas o procedimientos administrativos) que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización; es decir, representan en forma gráfica los circuitos de información y flujo de documentos de una organización. La utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto más sintético sea, todo lo contrario, por lo general, de una descripción narrativa. El gráfico representa:
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Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o receptores de información.
Los límites del sistema.
Los procesos a que son sometidos los datos.
Los soportes físicos donde la información queda materializada.
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Los almacenes físicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes físicos son almacenados.
Los almacenes lógicos (archivos magnéticos) donde la información es almacenada.
Una breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos gráficamente representados.
Los cursogramas brindan información útil que permite una verificación del relevamiento realizado, para determinar si está completo o falta relevar información. Además permite, en un lenguaje común, comprobar conjuntamente con otras personas que lo especificado es correcto, ya que está libre de ambigüedades e interpretaciones subjetivas. En definitiva, los cursogramas permiten conocer:
Las Unidades funcionales, tanto de la organización como fuera de ella, que participan en el procedimiento.
Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento, cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.
Un análisis posterior de un cursograma pone clara y rápidamente de manifiesto:
Rutinas o procedimientos administrativos.
Sectores que quedan al margen de informaciones que resultan imprescindibles.
Sectores que son informados en redundancia.
Operaciones, controles y/o archivos innecesarios.
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Controles necesarios que no se efectúan.
El análisis ulterior de éstos permite entonces proponer alternativas de circulación de la información que redundan en una reducción importante de tiempo o costo de procesamiento. Pero los cursogramas presentan algunas limitaciones que, aunque pueden ser subsanadas, deben ser tenidas en cuenta. Las limitaciones que posee se derivan precisamente de su naturaleza gráfica y la imposibilidad de ésta de representar todos los rasgos del sistema. Sus principales limitaciones se relacionan básicamente con las siguientes variables:
Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observación se puede inferir los sectores por dónde pasa la información y qué hace cada uno de ellos, pero no el tiempo insumido de cada operación.
Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite una operación unitaria. El diagrama no indica si el proceso cumple una, cinco o quinientas operaciones en un lapso de tiempo determinado
Jerarquías: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero no establecen relaciones jerárquicas entre ellos.
Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas específicas que complementan al diagrama.
El cronograma; indica los tiempos de proceso de cada sector y los horarios de transferencia de información, para contemplar la variable tiempo. Los organigramas; muestran las relaciones jerárquicas entre los cargos que ocupan las personas.
La utilidad de los cursogramas para el análisis del circuito excede las limitaciones que posee.
Símbolos Utilizados Para la confección de los cursogramas se utilizan símbolos y reglas convencionales, cuya aplicación, si bien dista de ser uniforme, constituye un
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esfuerzo importante por lograr un idioma común entre especialistas, técnicos y usuarios. En este sentido el INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIÓN DE MATERIALES (IRAM), estableció tres normas para la diagramación de los cursogramas administrativos: La norma IRAM 34501/84, pretende: a)
definir una serie de símbolos convencionales que representan secuencialmente las operaciones y controles efectuados en un procedimiento administrativo;
b) minimizar la cantidad de símbolos necesarios para simplificar la interpretación de los diagramas; c)
utilizar principios mnemotécnicos que relacionen la forma de los símbolos con su significado.
En el año 1999 el IRAM incluyó en la norma, con carácter experimental hasta tanto se la revise, los símbolos a utilizar en la documentación de procesamiento de información estableciendo convenciones para las representaciones de cursogramas de datos, cursogramas de programas y cursogramas de sistemas. La norma IRAM 34502/85, trata sobre las técnicas para la presentación grafica de los procedimientos administrativos. La norma IRAM 34503/74, por su parte, dispone los lineamientos generales para el diseño de los formularios portadores de las representaciones gráficas. Estas normas buscan la racionalización de los procedimientos administrativos, pero no son inflexibles ya que pueden ser adaptadas a las necesidades de la organización que las utiliza. El nivel de detalle de las operaciones descriptas tiene relación directa con las necesidades a cubrir y los objetivos perseguidos por la organización. Por lo tanto, los símbolos y siglas a emplear deben ser definidos en una cartilla inicial del cursograma, donde se los graficará junto con la indicación de lo que significan.
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Teniendo como base la norma IRAM 34501 (versiones 84 y 99) la simbología a utilizar para el diseño de representaciones gráficas y su oportunidad de uso se describen a continuación: Actividades Símbolo
Descripción Operación: Representa toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información (emisión de formularios; incorporación de datos; autorizaciones, consultas) Control: Representa toda acción de verificación. (cotejo entre comprobantes o registro y comprobación; constatación, compulsa, examen, sobre los datos contenidos en los soportes de información; comprobación de cálculos; corrección de datos; validez de autorizaciones, entre otros) Control y Operación: Resume a un control con sus consecuentes operaciones a realizar. Es la unión de los dos símbolos anteriores y es lo más común que suceda pues si algo se controla es porque luego se tomará alguna acción. Por consiguiente es más sintético representarlo de esta manera que desagregarlos y realizar las operaciones después de controlar.
Archivo Transitorio: Almacenamiento sistemático temporario de elementos portadores de información. Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemático y permanente de elementos portadores de información. Destrucción: Representa la eliminación de la información, se destruya o no el elemento portador de ella. Demora: Representa toda detención transitoria del proceso a la espera de un acontecimiento determinado. La denominación correcta sería
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espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a la expectativa de ocurrencia de un suceso, lo que no implica necesariamente una demora del procedimiento. Datos en memoria: Representa datos guardados en una forma adecuada para ser procesados sin especificar el medio que los contiene. Curso de acción Símbolo
Descripción
Decisión o alternativa: Representa una función de decisión o conmutación que tiene una sola entrada, pero puede tener dos o más alternativas de salida, de las cuales una sola será activada, según la evaluación de las condiciones indicadas dentro del símbolo. Traslado de Documentación (Flujo de Documentos): Representa el desplazamiento físico del elemento portador de la información y es la conexión entre los símbolos. La flecha indica el sentido de la circulación. El sentido normal del diseño es, mientras sea posible, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Traslado de Información (Flujo de Información): Representa el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico del elemento que la porta. Así se representa la consulta a archivos o ficheros y el traspaso de información verbal. Soporte de información (documentos) Símbolo
Descripción
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Formulario – Documento: soportes de información.
Representan
los
Unión o vinculo Símbolo
Descripción
Procesos no Relevados: Representa el conjunto de acciones que se desconocen por falta de relevamiento. Proceso no Relevante: Representa el conjunto de acciones que definidas, no interesan representarse o no es necesario (procedimientos externos a la empresa, para simplificar el cursograma, eliminando los pasos que no hacen a la situación estudiada). Conector Interior: Representa el nexo entre procedimientos administrativos interrumpidos en su graficación y cuya continuación se encuentra en la misma página. Conector Exterior: Representa el nexo entre procedimientos administrativos interrumpidos en su graficación y cuya continuación se encuentra en otra página del mismo circuito o de otro circuito.
¿Cómo se ve un cursograma? Con estos símbolos se construye un cursograma, ¿pero cómo se ve? A continuación mostramos un ejemplo de una nota de relevamiento y su cursograma correspondiente. La nota de relevamiento expresa la situación que se genera cuando un alumno se inscribe en una asignatura para rendir final.
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Obsérvese el encabezado que precede a la nota de relevamiento. En él se expresan datos que ayudan a determinar algunos de las falencias mencionadas anteriormente de los cursogramas. Nos referimos puntualmente al Volumen de transacciones (que cantidad de veces se realiza esta transacción en un mes). Frecuencia: En qué meses ocurre esta frecuencia. No es necesaria la máxima precisión respecto de estas cuestiones sino más bien una apreciación aproximada que permita luego estimar cuellos de botella, viabilidad para la automatización de partes, mejoramiento del circuito, etc.
Sistema : AA01 Circuito : Inscripción de Alumno a Final Volumen : 1000 Transacciones Frecuencia : Períodos de Marzo, Mayo, Julio, Septiembre, Diciembre Fuente : Sector de Alumnos de la Universidad AA01 Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por cronograma que fueron publicadas y hasta 48 hs hábiles antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las mesas, son establecidas por los Jefes de división de los departamentos académicos, almacenándose dicha información en el archivo informático Mesas.dat que se encuentra disponible antes de la fecha de habilitación para la inscripción. Cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción, completa un formulario donde figura: el número de legajo, Apellido y Nombre, Código de carrera, Nombre de la carrera, los códigos de las asignaturas a las cuales se quiere presentar y los nombres de cada asignatura. El Dto. de Alumnos verifica que se esté dentro del período válido para la inscripción a cada asignatura, consultando el archivo Mesas.dat. Si esto no es así, se rechaza la inscripción, de lo contrario se lo inscribe para rendir final como libre o como regular, según la condición del alumno en esa asignatura, que se encuentra en el archivo MatAlum.dat. Otro control que se debe realizar antes de inscribirlo, es que tenga las correlativas aprobadas. Para esto se debe consultar el archivo informático Correlat.dat y MatAlum.dat y que la asignatura a la que se pretende presentar no la tenga aprobada, también consultando el último archivo (esto es común que suceda, pues los estudiantes se confunden de códigos de asignatura). Las
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inscripciones se registran en el archivo informático Inscrip.dat. Los formularios de inscripción que presenta el estudiante se lo sella como procesados y se lo archiva, pero antes de archivarlos se le agrega en cada renglón correspondiente a cada asignatura, un código de procesamiento que indica : R – Inscripto como regular, L – Inscripto como libre, NP – No procesado por estar fuera del período, NPC – No procesado por falta de correlativas. NPA – No procesado pues la asignatura solicitada la tenía aprobada. Luego se le emite un certificado de inscripción al alumno, con las asignaturas que se inscribió y que no fueron rechazadas indicando condición en cada asignatura. Un día antes de la fecha de cada final se imprimen las actas de examen y se las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos se las entreguen a los profesores.
Dado el informe de relevamiento, el cursograma se vería así. Alumnos
Dto . de Alumnos
Dto Apoyo a la Doc .
FIE I
FIE
1
No FIE
FIE
1 FIE
Cursograma del circuito Inscripción de Alumnos a F inal. (Primera parte)
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Alumnos
Dto. de Alumnos
Dto Apoyo a la Doc .
1
II
III
FIE
2
No
FIE
RI
V
FIE
IV
V
RI
24 hs del examen IV
3
AE
AE
Cursograma del circuito Inscripción de Alumnos a F inal. (Segunda parte)
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Formularios FIE Formulario de Inscripción a Examen RI Recibo de Inscripción AE Acta de Examen Archivos I Archivo Informático de Mesas de Examen Mesas.dat II Archivo Informático de Correlativas Correlat.dat III Archivo Informático de condiciones de alumnos MatAlum.dat IV Archivo Informático de Alumnos Inscriptos a Final Inscrip.dat V Archivo Físico de Formularios de Inscripción Operaciones y Controles 1 Se controla que se encuentre dentro del período de inscripción. Si es así Continúa en 2 Sino Se devuelve el formulario al alumno. Fin si 2 Se controla que no tenga la asignatura aprobada, que tenga las correlativas aprobadas y la condición con que el alumno desea inscribirse al final de la asignatura. Si todo está bien Se emite el recibo, Se sella el recibo Se archiva el formulario Se registra la inscripción. sino Se sella Se archiva la inscripción. Fin si 3 Se emiten las actas de examen.
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Consideraciones del gráfico El cursograma comienza con el símbolo de proceso no relevante. Este símbolo sustituye el texto : “Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por cronograma que fueron publicadas y hasta 48 hs hábiles antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las mesas, son establecidas por los Jefes de división de los departamentos académicos, almacenándose dicha información en el archivo informático Mesas.dat que se encuentra disponible antes de la fecha de habilitación para la inscripción. Cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción, completa un formulario donde figura: el número de legajo, Apellido y Nombre, Código de carrera, Nombre de la carrera, los códigos de las asignaturas a las cuales se quiere presentar y los nombres de cada asignatura.” ¿Por qué todo
esto es no relevante?, porque para este sistema el alumno es una entidad externa. Una entidad externa es todo aquello que forma parte del entorno organizacional, es decir, que no forma parte del sistema organizacional bajo estudio. Lo cual, no significa que no pertenezca a la organización, sino que, dentro del sistema que actualmente se está estudiando, este sector o rol es externo. Está afuera del límite. ¿Cómo establecer que está afuera del sistema y qué no? No es tan fácil de determinar pero piense que cuando algún órgano o sector o rol está fuera del control del sistema, es porque decididamente está afuera. Observe en este caso que no tengo forma de garantizar que el alumno se va a presentar en el momento que deba presentarse, ni que va a presentar la documentación necesaria, ni siquiera que sea alumno de la Universidad. Obsérvese que no se puede hacerle a un estudiante un sumario por no hacer lo que debe. Es decir, no hay métodos coercivos que le permitan al sistema actuar para establecer el control. Esta falta de control, es un claro indicio de que este sector o rol se encuentra fuera del sistema. En definitiva, es un usuario del sistema. Por lo tanto es el sistema quien debe actuar para asegurar que la información de entrada es correcta. En este caso se observa que el alumno, ya vimos que no importa cómo, genera un formulario de inscripción a examen (FIE). Este formulario es entregado al Dto de Alumnos quien controla la información contenida en el FIE contra cierta otra información contenida en un archivo.
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Estos símbolos reemplazan al texto: “El Dto. de Alumnos verifica que se esté dentro del período válido para la inscripción a cada asignatura, consultando el archivo Mesas.dat.” Es decir que dentro del archivo I, debe haber información
que le permita a alguien controlar que las asignaturas a las cuales el alumno se pretende inscribir estén dentro del período establecido. Un control representa siempre una comparación de una cosa respecto de otra. NUNCA un control tendrá un solo elemento de entrada. Luego de realizar un control, SIEMPRE se deberá tomar una decisión. Sino, en realidad no se controló, simplemente se miró ¿por curiosidad? Es decir, un control se debe hacer para que éste tenga efecto sobre los elementos controlados. Por lo tanto, debajo de un símbolo de control siempre se coloca un símbolo de decisión (rombo). Hay dos tipos de Controles / decisiones (ya se vio que siempre van unidos): Decisiones estructuradas
Una decisión es estructurada cuando siempre que se toma, bajo las mismas condiciones y elementos, la decisión resultante es la misma. Para serlo, los elementos de juicio deben ser objetivos. Las dos decisiones tomadas en este circuito son estructuradas. Por ejemplo, en la primera ¿qué se evalúa? : Que el período de exámenes se encuentre abierto y que la fecha la mesa de examen de la asignatura, cuyo código coincide con el enunciado en el formulario de inscripción, sea al menos 48 hs hábiles posteriores a la de la fecha de la presentación del formulario. Por supuesto, siempre puede estar presente el error o la omisión pero la decisión sigue siendo estructurada. Decisiones no estructuradas
Las decisiones no estructuradas son aquellas que no siguen un criterio objetivo para su resolución. En general, serán decisiones no estructuradas las que se tomen políticamente, las de los cuerpos colegiados, etc. Por ejemplo, la decisión del orden de mérito en un concurso es una decisión no estructurada por más lógica que sea. La decisión de aprobar un concurso en el HCS también es no estructurada.
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Estas decisiones, no son relevantes en los circuitos administrativos pues no se tiene control sobre ellas por lo tanto quien las tome siempre estará FUERA del límite del sistema bajo estudio, forme parte o no de la organización. Operaciones
Las operaciones son tareas o agrupaciones de tareas. En el caso de una operación y control (ambos elementos juntos) se dice que como acción luego de decidir se hará alguna tarea. Enviar el documento a otro lado, archivarlo, etc. Las operaciones pueden estar solas, por su puesto, como en este caso la operación 3 que reemplaza al texto: “… se imprimen las actas de examen y se las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos se las entreguen a los profesores.”
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Manuales de Procedimientos La norma IRAM 34551/86 tiene como objetivo establecer el contenido y la presentación de un manual de procedimientos administrativos, pero aclara que el contenido establecido tiene carácter “enunciativo”. Esto supone que
puede ser tomado como marco de referencia paro puede ser ajustado según las necesidades de la organización. A efectos de su discusión se transcribe aquí el contenido propuesto.
Contenido del manual
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1.
Contenido: Contendrá la enunciación de la codificación, la denominación y la cantidad de páginas de cada norma de procedimientos o parte del manual.
2.
Objetivos: Contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, de los motivos que le dieron origen.
3.
Responsabilidad: Contendrá la indicación de la unidad orgánica responsable del cumplimiento.
4.
Alcance de los procedimientos: Contendrá la indicación de los entes en los cuales se aplicarán los procedimientos y las circunstancias en que deben emplearse o, por vía de excepción, cuáles son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
5.
Instrucciones: Contendrán las concernientes a: a.
Codificación: Explicación del sistema utilizado.
b.
Actualización: Indicará la forma de identificar las revisiones, modificaciones o actualizaciones, quiénes pueden generarlas y por qué medios, y como introducir el nuevo material o destruir el material inválido.
c.
Criterios de cumplimiento: Enunciará explícitamente los criterios que permiten discernir el cumplimiento o incumplimiento de los fines para los que se establecen los procedimientos del manual.
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6.
Normas de procedimientos: Estarán integradas y ordenadas de la forma siguiente: a.
Cursogramas: Representarán gráficamente los procedimientos administrativos (IRAM 34501; IRAM 34502; IRAM 34503) comprendidos en la norma.
b.
Normas de trámite: Describirán la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos.
c.
Formularios: Contendrán las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan dentro de los distintos sectores de una organización, sus diseños y especificaciones y modelos de llenado.
d.
Anexos: Podrán contener las tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación normal de los procedimientos, análisis de casos límite para la aplicación de los procedimientos y demás elementos, que se consideren necesarios.
7.
Glosario: Contendrá la definición de los términos no técnicos utilizados.
8.
Índice temático: Contendrá la enumeración de los distintos temas que comprende el manual, ordenados alfabéticamente. Cuando los temas estén incluidos en otros manuales, podrá contener referencias cruzadas.
9.
Referencias cruzadas: Contendrá la información necesaria para la ubicación de los temas que comprende el manual y que se hallan desarrollados en otros manuales o aparecen con otra denominación.
10. Verificación y Asesoramiento: Contendrá los datos de la unidad orgánica facultada para verificar el cumplimiento y asesorar, en caso de dudas, sobre el empleo del procedimiento. 11. Indicación de fecha a.
Fecha de emisión
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i. Se indicará en cada página de las normas de procedimientos y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar las distintas ediciones o modificaciones de la norma. ii. Expresará la fecha en que se aprobó el manual. b. Fecha de vigencia i. Se indicará en la nota de distribución que acompaña a la norma de procedimientos o a las correspondientes modificaciones. ii. Indicará la fecha desde la cual es obligatorio el cumplimiento del contenido del manual o una modificación. c.
Numeración de páginas i. Cada norma de procedimiento y cada parte del manual tendrá enumeradas sus páginas correspondientes a partir del Nº 1, indicándose en cada una de ellas la cantidad total de páginas después de una barra. Ejemplo: 3 / 20 (quiere decir que es la página 3 sobre un total de 20 páginas).
Presentación del manual 1.
Formato: Se adoptará alguno de los establecidos en la norma IRAM 3001 Parte I, preferentemente los formatos IRAM A4 (210 mm x 297 mm) e IRAM A5 (148 mm x 210 mm).
2.
Armado: Con el objeto de facilitar la consulta del manual, la parte correspondiente a normas de procedimientos se armará en la forma siguiente: a.
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El extremo derecho del anverso de los cursogramas estará adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverso de la
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hoja del título de la norma (fig. 1 y 2), de manera que, al desplegarlos hacia la izquierda queden visibles los cursogramas, facilitándose de esta forma la consulta simultánea de los cursogramas y del texto de la norma. b.
A continuación del texto de la norma de trámite, se incorporará la sección de formularios. El diseño de los formularios estará adherido al borde lateral derecho del anverso de la última hoja de instrucciones de cada uno de los formularios que intervengan en la norma, facilitándose, de esta forma, la consulta simultánea de los cursogramas (ver 2.1), del texto de la norma y del diseño de los formularios.
c.
Los anexos pueden, según convenga, adherirse de igual forma que los diseños de los formularios.
d.
Para facilitar la actualización del manual es conveniente que las hojas sean removibles.
Figura 1: Disposición de las partes
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Walter F. Panessi
Figura 2: Dirección para el plegado
Figura 3: Plegado
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Las organizaciones y sus circuitos administrativos
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