Laporan Proyek Perubahan Diklatpim Tingkat IV KKP Angkatan XXIX Tahun 2018

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXIX

OPTIMALISASI PENGELOLAAN DOKUMEN MELALUI PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DI SEKSI TATA OPERASIONAL BALAI RISET PEMULIHAN SUMBER DAYA IKAN JATILUHUR

Oleh: AGUS ARIFIN SENTOSA, S.Pi NIP. 19860127 200912 1 002

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN RISET DAN SUMBER DAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR SUKAMANDI TAHUN 2018

LEMBAR PERSETUJUAN Judul

:

Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur

Nama

:

Agus Arifin Sentosa, S.Pi

NIP

:

19860127 200912 1 002

Sukamandi, 30 Mei 2018

Mengetahui Coach

Project Leader

Jajang Sumarna, A.Pi, M.Pd NIP. 19590801 198703 1 003

Agus Arifin Sentosa, S.Pi NIP : 19860127 200912 1 002

Proyek Perubahan Diklatpim IV Angkatan XXIX

ii

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL Judul

:

Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur

TELAH DISEMINARKAN Di Pada hari Tanggal

: Sukamandi : Rabu : 30 Mei 2018

Project Leader,

Agus Arifin Sentosa, S.Pi NIP. 19860127 200912 1 002

Coach

Narasumber

Mentor

Jajang Sumarna, A.Pi, M.Pd. NIP. 19590801 198703 1 003

Drs. Munasor, M.M NIP. 19541219 197702 1 001

Dr. Joni Haryadi D., M.Sc NIP. 19730603 200312 1 002


iii

EXECUTIVE SUMMARY Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur merupakan proyek perubahan yang dilakukan untuk memudahkan

pengelolaan

dokumen

berbasis

aplikasi

sehingga

memudahkan stakeholder dalam mengakses dokumen dan bukti kinerja Seksi Tata Operasional. Proyek perubahan ini terdiri atas 9 tahapan Milestones yang semuanya terkait dengan proses perakitan dan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional (SIALTO). SIALTO merupakan aplikasi penyimpanan data berbasis web yang digunakan untuk menyimpan data dengan fungsi dokumentasi yang tertelusur. Dengan dokumentasi yang tertelusur maka data yang tersimpan akan mudah untuk di akses melalui jaringan internal maupun jaringan internet. Aplikasi ini menggunakan komponen yang sederhana pada komputer server dengan sistem operasi windows sehingga mudah dalam proses penggunaannya. Dokumen lingkup Seksi Tata Operasional dapat diakses baik melalui jaringan internal maupun jaringan Internet dan telah terintegrasi dengan internal server Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan BRPSDI. Akses ke aplikasi SIALTO hanya menggunakan IP Address melalui alamat domain http://124.81.121.66. Manfaat utama proyek perubahan melalui aplikasi SIALTO adalah dokumen lingkup Seksi Tata Operasional BRPSDI menjadi lebih tertata sesuai dengan klasifikasinya, mudah diakses baik di internal maupun eksternal BRPSDI serta memudahkan pimpinan untuk memantau kelengkapan dokumen.


iv

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu Wa Ta’ala atas

limpahan

rahmat

dan

karunia-Nya

sehingga

peserta

dapat

menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan sebagai salah satu tahapan pembelajaran pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV Angkatan XXVII Tahun 2018 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Sukamandi. Laporan Proyek Perubahan dengan judul “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi pada Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur” memberikan gambaran proyek perubahan yang telah dilakukan oleh peserta selama tahap laboratorium kepemimpinan yang dilaksanakan tanggal 2 April – 25 Mei 2018 yang mencakup tahapan-tahapan kegiatan beserta output yang ingin dicapai. Proyek Perubahan ini dapat diselesaikan berkat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, ucapan terima kasih saya sampaikan kepada: (1)

Bapak Dr. Joni Haryadi D., M.Sc, selaku mentor dan atasan langsung penulis;

(2)

Bapak Jajang Sumarna, A.Pi, M.Pd selaku Coach (Pembimbing);

(3)

Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Sukamandi beserta seluruh jajarannya selaku penyelenggara Diklatpim IV Angkatan XXIX;

(4)

Widyaiswara

Balai

Diklat

Aparatur

Sukamandi

yang

telah

memberikan materi dan bimbingan selama pelaksanaan Diklatpim; (5)

Rekan-rekan seperjuangan peserta Diklatpim IV Angkatan XXIX Kementerian Kelautan dan Perikanan yang telah memberikan bantuan dan semangat selama pelaksanaan Diklatpim;

(6)

Tim kerja lingkup Seksi Tata Operasional BRPSDI serta seluruh pegawai BRPSDI atas bantuan dan dukungannya;


v

(7)

Keluarga yang telah memberikan dukungan baik material maupun spiritual; dan

(8)

Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu yang telah berkontribusi dalam pelaksanaan Diklatpim dan proyek perubahan. Penulis menyadari bahwa laporan proyek perubahan ini masih

terdapat

kekurangan,

sehingga

saran,

kritik

dan

masukan

yang

membangun dari semua pihak sangat diharapkan untuk perbaikan. Semoga laporan proyek perubahan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang berkepentingan.

Sukamandi, 30 Mei 2018

Penulis


vi

DAFTAR ISI

EXECUTIVE SUMMARY ..............................................................

Hal iv

KATA PENGANTAR .....................................................................

v

DAFTAR ISI ..................................................................................

vii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................

viii

DAFTAR TABEL ...........................................................................

ix

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................

x

BAB I

PENDAHULUAN............................................................

1

A. Latar Belakang..........................................................

1

B. Area Proyek Perubahan ..........................................

6

C. Ruang Lingkup ........................................................

8

D. Tujuan .....................................................................

9

E. Manfaat ...................................................................

10

F. Kriteria Keberhasilan................................................

11

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN.............................

12

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ..................

12

B. Stakeholder Proyek Perubahan...............................

14

C. Anggaran.................................................................

19

D. Pembentukan Tim Efektif (Team Work)...................

20

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN .....................

22

A. Capaian Proyek Perubahan ....................................

22

B. Kendala Internal dan Eksternal ...............................

31

C. Strategi Mengatasi Kendala ....................................

32

PENUTUP .....................................................................

33

A. Kesimpulan..............................................................

33

B. Rekomendasi...........................................................

34

DAFTAR PUSTAKA......................................................................

35

BAB II

BAB III

BAB IV

LAMPIRAN


vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi BRPSDI Jatiluhur.......................

Hal 3

Gambar 2. Diagram Kekuatan Pendorong dan Penghambat......

7

Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.....................

14

Gambar 4. Kuadran kekuatan dan ketertarikan stakeholder........

18


viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL.....

Hal 4

Tabel 2. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Metode USG.......

6

Tabel 3. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Pendek.........................................................................

12

Tabel 4. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Menengah ....................................................................

13

Tabel 5. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Panjang........................................................................

13

Tabel 4. Anggaran Biaya Pelaksanaan Proyek Perubahan. .......

19


ix

DAFTAR LAMPIRAN

Milestone 1 : Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor) Milestone 2 : Pembentukan tim kerja Milestone 3 : Sosialisasi proyek perubahan Milestone 4 : Pembagian tugas lingkup tim kerja Milestone 5 : Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SI-ALTO Milestone 6 : Menyiapkan sumber daya yang akan digunakan dalam perakitan SI-ALTO Milestone 7 : Perakitan sistem aplikasi SI-ALTO Milestone 8 : Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SI-ALTO internal Milestone 9 : Sosialisasi internal (launching SI–ALTO)


x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan (BRPSDI) merupakan Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kelautan dan Perikanan di bidang riset pemulihan sumber daya ikan perairan tawar dan laut, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan yang menangani riset kelautan dan perikanan serta pengembangan sumber daya manusia kelautan dan perikanan. BRPSDI dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.17/MEN/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan yang ditetapkan pada tanggal 27 Maret 2017. BRPSDI memiliki tugas utama melaksanakan riset pemulihan sumber daya ikan perairan tawar dan laut. Dalam melaksanakan tugasnya, BRPSDI menyelenggarakan fungsi: (1) penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan, evaluasi, dan laporan; (2) pelaksanaan riset pemulihan sumber daya ikan perairan tawar dan laut yang meliputi riset pemulihan sumber daya ikan, mencakup restocking sumber daya ikan, dan rehabilitasi/restorasi habitat; (3) pelayanan teknis, jasa, informasi, komunikasi dan pengelolaan kerja sama riset; (4) pengelolaan prasarana dan sarana riset; dan Proyek Perubahan Diklatpim IV Angkatan XXIX

1

(5) pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga. Menurut Permen KP No. PER.17/MEN/2017 Pasal 4, BRPSDI dipimpin oleh seorang Kepala dengan struktur organisasi terdiri dari : (a) Subbagian Tata Usaha, Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan

urusan

keuangan,

persuratan,

kearsipan,

kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan, serta tata laksana; (b) Seksi Tata Operasional, Seksi Tata Operasional mempunyai tugas melakukan

penyusunan

rencana

program

dan

anggaran,

pemantauan dan evaluasi, serta laporan; (c) Seksi Pelayanan Teknis, Seksi Pelayanan Teknis mempunyai tugas melakukan pelayanan teknis, jasa, informasi, komunikasi, diseminasi, publikasi, kerja sama, dan pengelolaan prasarana dan sarana penelitian pemulihan dan konservasi sumber daya ikan perairan tawar dan laut serta perpustakaan; dan (d) Kelompok Jabatan Fungsional, yang saat ini terdiri atas jabatan fungsional peneliti, teknisi litkayasa, dan pustakawan.


2

Gambar 1. Struktur Organisasi BRPSDI Jatiluhur

Seksi Tata Operasional bertugas melakukan penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan dan evaluasi, serta laporan. Adapun fungsi Seksi Tata Operasional antara lain: (1) Melakukan penyusunan rencana program dan anggaran, revisi anggaran dan penyusunan rencana kinerja; (2) Melakukan

pemantauan

dan

evaluasi

kegiatan

melalui

pemantauan lapangan serta rapat evaluasi rutin bulanan; (3) Melakukan kegiatan pelaporan mingguan, bulanan, triwulanan dan tahunan, serta pengelolaan aplikasi monev online (Dashboard BRSDM KP, SMART DJA Kemenkeu, e-Monev Bappenas dan Kinerjaku); dan (4) Menyelenggarakan sistem data dan informasi pada BRSPDI.


3

Berdasarkan pengenalan area organisasi yang bermasalah yaitu terkait pelaksanaan tugas pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan (BRPSDI), maka terdapat beberapa permasalahan yang ada, antara lain: (a) Belum optimalnya penyusunan perencanaan program kegiatan dan anggaran; (b) Belum optimalnya monitoring dan evaluasi kegiatan; (c) Belum optimalnya pelaporan kegiatan; (d) Belum optimalnya sistem monitoring dan evaluasi kinerja instansi; dan (e) Belum optimalnya pengelolaan dokumen. Pemilihan isu yang paling sesuai dilakukan menggunakan skala nilai (Likert) antara 1 – 5 dengan berpedoman pada empat isu yakni Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak (APKL) yang disajikan dengan hasil sebagai berikut:

Tabel 1. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL No Identifikasi Masalah 1

2 3 4 5

Belum optimalnya penyusunan perencanaan program kegiatan dan anggaran Belum optimalnya monitoring dan evaluasi kegiatan Belum optimalnya pelaporan kegiatan Belum optimalnya sistem monitoring dan evaluasi kinerja instansi Belum optimalnya pengelolaan dokumen


A

P

K

L

Jumlah

5

3

3

4

15

5

3

4

4

16

5

3

3

4

15

5

4

4

5

18

5

4

5

5

19

4

Keterangan: Aktual

:

Problematik

:

Kekhalayakan

:

Kelayakan

:

Melihat kejadian yang memang sedang terjadi atau sedang dalam proses kejadian serta hangat dibicarakan Mengandung suatu permasalahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya Bersifat logis, pantas, realistis dan sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab Menyangkut kepentingan orang banyak dan bukan hanya kepentingan satu orang atau kelompok tertentu

Skoring: 1 = Tidak Penting 2 = Kurang Penting

3 = Cukup Penting 4 = Penting

5 = Sangat Penting

Berdasarkan Tabel 1 diperoleh permasalahan utama terkait pelaksanaan tugas dan fungsi di Seksi Tata Operasional BRPSDI, yaitu belum optimalnya pengelolaan dokumen. Selanjutnya terkait permasalahan utama tersebut didiagnosa faktor-faktor penyebabnya dengan prioritas penyebab utama yang harus diselesaikan dilakukan menggunakan analisis USG (Urgency, Serious, Growth), yakni analisis permasalahan dari beberapa faktor yaitu : (i) Seberapa mendesaknya permasalahan tersebut perlu dibahas yang dikaitkan dengan waktu, tenaga dan biaya (Urgency); (ii) Seberapa serius dan gawatnya isu tersebut perlu dibahas akibat penundaan pemecahan masalah lain apabila isu tersebut tidak terpecahkan (Serious); dan (iii) Seberapa cepat kemungkinan perkembangan isu tersebut apabila tidak dibahas atau ditunda pemecahannya. Apakah semakin memburuk apabila isu tersebut dibiarkan (Growth).


5

Tabel 2. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Metode USG No

Penyebab Permasalahan

Kriteria Jumlah U S G 5 5 4 14

1

Ruang penyimpanan dokumen yang terbatas dengan ketertelusuran yang rendah

2

Kepatuhan terhadap SOP Dokumentasi yang belum dipenuhi

4

4

4

12

3

Kualitas SDM yang rendah

4

3

4

11

U : Urgency P : Seriously K : Growth

1 : Sangat kecil 2 : Kecil 3 : Sedang 4 : Besar 5 : Sangat besar

Hasil analisis USG menunjukkan bahwa penyebab utama belum optimalnya dokumentasi aktivitas perencanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan adalah ruang penyimpanan dokumen yang terbatas sehingga terkadang menyulitkan untuk mengakses dokumen tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan (ketertelusuran rendah).

B. Area Proyek Perubahan Area perubahan yang disepakati untuk dilanjutkan sebagai Proyek Perubahan peserta adalah: “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur”. Pelaksanaan

proyek

perubahan

tentunya

akan

mengalami

beberapa kendala sehingga perlu diketahui faktor-faktor yang menjadi pendorong

keberhasilan

dan


faktor-faktor

yang

berpotensi

6

menghambat pelaksanaan kegiatan. Analisis FFA (Force Field Analysis) digunakan untuk melihat potensi dan kendala yang akan muncul. Dari analisis ini akan diperoleh gambaran lengkap dan komprehensif berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu proyek perubahan dan memperkirakan sumber dan tingkat kekuatankekuatan tersebut. Target yang ingin dicapai adalah meningkatkan kekuatan faktor pendorong keberhasilan yang dinilai kecil dan menurunkan kekuatan faktor penghambat yang dinilai kuat yang digambarkan melalui diagram berikut :

Kekuatan pendorong perubahan

Komitmen pimpinan dalam mendukung proyek perubahan

Komitmen yang kuat dari Tim Perubahan

Kekuatan penghambat perubahan

Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional BRPSDI yang optimal

Mendukung tugas dan fungsi Pimpinan

Pola dokumentasi yang masih manual/konvensional

Rendahnya komitmen sivitas BRPSDI

Terganggunya jaringan sehingga aplikasi tidak berfungsi

Gambar 2. Diagram Kekuatan Pendorong dan Penghambat

Hasil yang diharapkan dari perubahan yang akan dilaksanakan tersebut adalah :


7

(1)

Optimalnya

pengelolaan

Operasional

BRPSDI

dokumen

dengan

ruang

lingkup

Seksi

Tata

penyimpanan

yang

terbatas; (2)

Mudahnya untuk mengakses dokumen tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kewenangan aksesnya;

(3)

Optimalnya monitoring arsip dokumen lingkup Seksi Tata Operasional untuk dapat ditelusuri dengan cepat dan mudah; dan

(4)

Adanya pola kerja yang baik sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas kinerja di Seksi Tata Operasional.

C. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari proyek perubahan ini merupakan area yang menjadi fokus perubahan baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Adapun kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan sebagai berikut: 1. Jangka Pendek (2 bulan) Ruang lingkup jangka pendek dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut : (1) Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor); (2) Pembentukan tim kerja; (3) Sosialisasi proyek perubahan; (4) Pembagian tugas lingkup tim kerja;


8

(5) Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SIALTO; (6) Menyiapkan sumber daya yang akan digunakan dalam perakitan SIALTO; (7) Perakitan sistem aplikasi SIALTO; (8) Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SIALTO secara internal; dan (9) Sosialisasi internal (launching SIALTO). 2. Jangka Menengah (1 tahun) Ruang lingkup selama jangka pendek antara lain: (1) Melakukan monitoring dan evaluasi hasil implementasi SIALTO secara internal; dan (2) Melakukan penyempurnaan SIALTO terkait telaah fitur dan hak akses. 3. Jangka Panjang (1 tahun lebih) Kegiatan yang akan dilakukan dalam jangka panjang dalam proyek

perubahan

ini

adalah

terselenggaranya

sistem

manajemen dokumen Seksi Tata Operasional BRPSDI secara online yang dapat diakses oleh pihak eksternal.

D. Tujuan Adapun tujuan proyek perubahan yang diusulkan tersegmen atas tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.


9

1. Jangka Pendek (2 bulan) Tujuan jangka pendek merupakan upaya yang ingin dicapai selama kurun waktu yang dimulai dari pelaksanaan Diklatpim hingga terimplemantasinya proyek perubahan dengan baik dan lancar yakni tersedianya aplikasi SIALTO sebagai penerapan sistem

informasi

untuk

pengelolaan

dokumen

Seksi

Tata

Operasional BRPSDI 2. Jangka Menengah (1 tahun) Tujuan jangka menengah dari proyek perubahan ini adalah termanfaatkannya Operasional

aplikasi

BRPSDI

SIALTO

dan

di

lingkup

dilakukannya

Seksi

Tata

evaluasi

dan

penyempurnaan aplikasi SIALTO untuk telaah terkait fitur dan hak akses). 3. Jangka Panjang (1 tahun lebih) Tujuan jangka panjang proyek perubahan ini adalah untuk terselenggaranya

sistem

manajemen

dokumen

Seksi

Tata

Operasional BRPSDI secara online yang dapat diakses oleh pihak eksternal.

E. Manfaat Manfaat yang diharapkan dari proyek perubahan ini meliputi hal hal sebagai berikut: (1) Tersimpan dan tertatanya arsip dokumen Seksi Tata Operasional yang tertib, rapi, terorganisir dan mudah ditelusuri;


10

(2) Adanya kemudahan akses bagi: (a) Kepala BRPSDI untuk mengetahui kinerja Seksi Tata Operasional; (b) Pihak eksternal yang berkepentingan terhadap data dan dokumen lingkup Seksi Tata Operasional; (3) Membantu untuk melakukan penilaian mandiri atau pengecekan terkait kelengkapan dokumen di lingkup Seksi Tata Operasional.

F. Kriteria Keberhasilan Kriteria keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan pada akhir pelaksanaan proyek, ditandai dengan: (1) Tersedianya aplikasi SIALTO untuk pengelolaan dokumen; (2) Terdapat tim kerja efektif dalam pengelolaan aplikasi SIALTO; dan (3) Termanfaatkannya aplikasi SIALTO bagi pengguna. Faktor kunci keberhasilan dalam pencapaian tersebut sangat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu: (a) Arahan serta dukungan penuh dari Atasan langsung (Mentor) dan Coach; (b) Koordinasi, kerjasama dan komitmen tim kerja; (c) Dukungan oleh anggaran serta sarana yang memadai, dan (d) Dukungan stakeholders, terutama dalam kelompok promoters, latens dan defenders.


11

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan Tahapan (milestones) merupakan langkah yang akan dilakukan dalam proyek perubahan yang dapat diukur capaiannya. Secara keseluruhan, tahapan dalam proyek perubahan terbagi tiga tahapan yaitu: tahap jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Namun terkait pelaksanaan Breakthrough II, maka pembahasan laporan proyek perubahan hanya mengacu kepada milestone jangka pendek, sebagaimana disajikan pada Tabel 3. Tabel 3. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Pendek No 1 2 3 4 5

6

7 8

9

Tahap Kegiatan

Output

Pelaksanaan

Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor) Pembentukan tim kerja

Notulensi, foto

4 April 2018

Surat tugas tim

10 April 2018

Sosialisasi proyek perubahan Pembagian tugas lingkup tim kerja Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SIALTO Menyiapkan sumber daya yang akan digunakan dalam perakitan SIALTO Perakitan sistem aplikasi SIALTO Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SIALTO internal Sosialisasi internal (launching SIALTO)

Undangan pertemuan, presensi, notulensi,foto Undangan pertemuan, presensi, notulensi,foto Deskripsi kegiatan kompilasi dokumen, foto

16 April 2018

Deskripsi kegiatan penyiapan sumber daya, foto Foto aktivitas perakitan aplikasi SIALTO Deskripsi kegiatan uji coba aplikasi, foto

23 – 25 April 2018

Undangan pertemuan, presensi, notulensi,foto, pernyataan implementasi, pernyataan dukungan, panduan aplikasi SIALTO

22 Mei 2018


18 April 2018 19 – 24 April 2018

19 April – 4 Mei 2018 7 - 18 Mei 2018

12

Adapun pentahapan jangka menengah dengan alokasi waktu pada Triwulan III dan IV (Juni – Desember 2018) akan dilakukan implementasi SIALTO dan monitoring dan evaluasi hasil implementasi SIALTO secara internal. Hasil monitoring dan evaluasi mencakup proses updating aplikasi SIALTO dan melakukan penyempurnaan aplikasi SIALTO terkait telaah fitur dokumen (apakah ada yang akan ditambah atau dikurangi) dan evaluasi hak akses terkait admin dan user penggunanya.

Tabel 4. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Menengah No

Tahapan Kegiatan

Alokasi Waktu

1

Implementasi SIALTO secara internal

Juni s.d Des 2018

2

Monitoring dan evaluasi untuk penyempurnaan

Nov s.d Des 2018

aplikasi SIALTO (fitur dokumen) dan evaluasi hak akses

Untuk jangka waktu panjang akan dilakukan upaya pemeliharaan dan evaluasi aplikasi SIALTO agar selain dapat diakses secara internal untuk manajemen dokumen lingkup Seksi Tata Operasional BRPSDI juga dilakukan upaya pengembangan agar aplikasi tersebut dapat diakses secara online oleh pihak eksternal.

Tabel 5. Pentahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Jangka Panjang No 1

Tahapan Kegiatan

Alokasi Waktu

Upaya pengembangan aplikasi SIALTO agar dapat

Jan s.d Des 2019

diakses secara online oleh pihak eksternal.


13

B. Stakeholder Proyek Perubahan Proyek perubahan mencakup pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek perubahan yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan target yang akan dicapai. Secara sistematis sistem pengelolaan proyek perubahan terstruktur sebagai berikut :

Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek Perubahan

Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan antara lain : 1. Stakeholder Primer: yaitu orang atau kelompok yang langsung mempengaruhi dan dipengaruhi oleh proyek perubahan, antara lain:


14

(1)

Project Sponsor – Kepala BRPSDI;

(2)

Project Leader – Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI;

(3)

Co-Project Leader – Kasubbag Tata Usaha, Kepala Seksi Pelayanan Teknis BRPSDI;

(4)

Working Team – Staf lingkup Seksi Tata Operasional (Program dan Anggaran serta Monitoring dan Evaluasi) dan Sistem Data Informasi BRPSDI; dan

(5)

PenelitiPenanggung Jawab Kegiatan.

2. Stakeholder Sekunder : yaitu orang atau kelompok yang memiliki peran dalam pengambilan keputusan, namun tidak terpengaruh sevara langsung oleh adanya proyek perubahan ini, antara lain : (1) Kepala BRSDMKP; (2) Kepala Bagian Program Sekretariat BRSDMKP; (3) Inspektorat Jenderal KKP; dan (4) Kepala Pusat Riset Perikanan. 3. Stakeholder Utama: yaitu orang atau kelompok yang memiliki peran sentral dalam berjalannya proyek perubahan, antara lain : (1) Project Sponsor: Kepala Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan, dengan tugas sebagai berikut: (a) Memberikan arahan dan supervisi kepada Project Leader; (b) Membantu Project Leader menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam proyek perubahan; dan


15

(c) Melakukan koordinasi bersama coach dalam membantu pelaksanaan proyek perubahan. (2) Project Leader: Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI, dengan tugas sebagai berikut : (a) Bertanggung jawab penuh terhadap keberhasilan proyek perubahan; (b) Memimpin operasional pelaksanaan proyek perubahan; (c) Memberi arahan tentang tujuan yang diharapkan dari keseluruhan proyek perubahan; dan (d) Mengatur

alokasi

waktu

dan

personil

yang

akan

membantu melaksanakan proyek perubahan. (3) Coach: Widyaiswara BDA, dengan tugas sebagai berikut : (a) Memberikan masukan dan saran kepada Project Leader (Peserta) perihal proyek perubahan yang dilaksanakan; (b) Melakukan monitoring kegiatan peserta (Project Leader) pada tahap implementasi proyek perubahan; dan (c) Melakukan koordinasi dengan Project Sponsor (Mentor) dalam membantu Project Leader (Peserta) melaksanakan proyek perubahan. (4) Co-Project Leader: Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi Pelayanan Teknis dengan tugas sebagai berikut:


16

(a) Membantu

Project

Leader

dalam

mengkoordinir

pelaksanaan proyek perubahan di Sub Bagian dan Seksi masing-masing terkait dokumen yang dibutuhkan; dan (b) Membantu

mengarahkan

seluruh

pegawai

untuk

menjalankan proyek perubahan. (5) Working Team: staf lingkup Seksi Tata Operasional (Program dan Anggaran serta Monitoring dan Evaluasi) dan Sistem Data Informasi, dengan tugas sebagai berikut : (a) Melaksanakan arahan dari Project Leader dan Co-Project Leader tentang proyek perubahan; (b) Mengumpulkan

bahan

keterangan

yang

diperlukan

sebagai data dukung pelaksanaan proyek perubahan; dan (c) Melaksanakan dan membantu Project Leader dalam melakukan monitoring implementasi proyek perubahan serta memberikan umpan balik kepada Project Leader.

Dukungan penuh dari semua stakeholder yang terkait dalam proyek perubahan sangat diperlukan, dan untuk mendapatkan dukungan tersebut, maka perlu strategi agar dapat mempengaruhinya. Pengelompokan

Stakeholder

berdasarkan

pengaruh

dan

kepentingannya disajikan pada Gambar 4.


17

Gambar 4. Kuadran kekuatan dan ketertarikan stakeholder

Dari kuadran tersebut di atas, maka strategi yang dapat dilakukan untuk tiap-tiap kelompok stakeholders adalah sebagai berikut: (1) Promoters: melibatkannya dalam keseluruhan proses proyek perubahan untuk mencari hasil yang terbaik dalam bentuk diskusi dan konsultasi, berkoordinasi secara intensif guna memantapkan substansi proyek perubahan, sehingga mempunyai pemahaman yang sama terhadap pentingnya pelaksanaan proyek perubahan; (2) Latents: Meyakinkan, bahwa proyek perubahan ini penting untuk kebaikan yang lebih besar, menunjukkan efek positif yang diperoleh dari proyek perubahan ini apabila berhasil dijalankan, serta tidak segan-segan untuk memberikan informasi yang perlu diketahui oleh mereka;


18

(3) Defenders: merupakan stakeholder yang membantu dalam pengumpulan data dan informasi, dan pengguna output. Oleh karena itu perlu menjalin komunikasi yang baik tentang maksud dan tujuan dari proyek perubahan untuk kepentingan bersama. Memberikan motivasi dan penghargaan, serta menunjukkan bahwa kesuksesan proyek perubahan ini tidak akan berhasil tanpa peran aktif dari mereka, dan (4) Berdasarkan hasil pemetaan stakeholder sesuai kepentingannya, maka pada diagram diatas tidak terlihat stakeholder dengan kriteria Apathetics.

C. Anggaran Sumber pembiayaan yang digunakan untuk melaksanakan proyek perubahan adalah DIPA Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Tahun 2018 dengan jumlah anggaran yang digunakan selama proyek perubahan disajikan pada Tabel 6.

Tabel 6. Anggaran Biaya Pelaksanaan Proyek Perubahan Jenis Pembiayaan Pembuatan Aplikasi SIALTO berbasis Web Konsumsi Rapat Penyusunan Laporan Proyek Perubahan Total


Realisasi (Rp) 5.000.000 1.500.000 250.000 6.750.000

19

D. Pembentukan Team Efektif (Team Work) Dalam merencanakan dan melaksanakan proyek perubahan perlu dibentuk organisasi tim efektif yang akan bekerja sesuai dengan tugas masing – masing sesuai dengan alur proses yang sudah disepakati. 1.

Deskripsi dan Tugas Tim Susunan

tim

efektif

yang

akan

bekerjasama

dalam

menyelesaikan proyek perubahan adalah sebagai berikut : (1) Project Sponsor: Kepala BRPSDI, bertugas memberikan arahan , bimbingan dan dukungan kepada Project Leader dalam pelaksanaan proyek perubahan; (2) Project Leader: Kepala Seksi Tata Operasional, bertugas dalam mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan proyek perubahan kepada seluruh tim; (3) Co - Project Leader: Kepala Subbag Tata Usaha dan Kepala Seksi Pelayanan Teknis, bertugas membantu Project Leader dalam mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan proyek perubahan kepada seluruh tim; dan (4) Working Team: Seluruh staf lingkup Seksi Tata Operasional (Program dan Anggaran serta Monitoring dan Evaluasi) dan Sistem Data Informasi BRPSDI yang terlibat dalam tim dan bertugas mempersiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.


20

2.

Mekanisme Kerja Tim Mekanisme kerja tim berupa hubungan kerja masingmasing tim berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing. Secara berkala tim melakukan evaluasi pada ketepatan prosedur kecepatan dan kepastian pelayanan pengujian, jadwal serta tugas yang telah ditetapkan dibawah pemantauan Project Leader, Mentor dan Co - Project Leader. Untuk kelancaran pelaksanaan proyek perubahan maka perlu diatur mekanisme kerja tim sebagai berikut : (1) Mekanisme kerja tim diatur oleh Project Leader sesuai dengan pembagian tugasnya dan harus saling berkoordinasi antara tim satu dengan tim lainnya serta melaksanakan tugas berdasarkan tahapan pekerjaan sesuai kepentingannya, dan (2) Masa kerja tim efektif adalah maksimal dua bulan yakni selama masa Breakthrough II atau sampai selesainya pelaksanaan proyek perubahan dan dapat diperpanjang untuk mencapai tujuan jangka menengah dan jangka panjang.


21

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A.

Capaian Proyek Perubahan Kebutuhan yang sangat diperlukan dalam pengelolaan dokumen lingkup Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan (Seksi TO BRPSDI) adalah sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam penyimpanan dan pengaksesan dokumen. Oleh karena itu, dalam Breakthrough II proyek perubahan “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur” ini meliputi tersedianya aplikasi SIALTO atau Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional yang merupakan aplikasi penyimpanan data berbasis web yang digunakan oleh lingkup Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Pelaksanaan

proyek

perubahan

tersebut

disesuaikan

berdasarkan 9 (sembilan) tahapan atau milestone yang telah direncanakan pada rancangan proyek perubahan sebagaimana telah disajikan pada Tabel 3 terkait waktu pelaksanaannya. Capaian pelaksanaan proyek perubahan pada tiap-tiap tahapan selengkapnya adalah sebagai berikut:


22

1.

Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor) Pada tahap awal pelaksanaan proyek perubahan, hal pertama yang dilakukan adalah konsultasi internal dengan Kepala BRPSDI yang juga mentor terkait rencana kegiatan proyek perubahan dan pembentukan tim kerja. Konsultasi awal dilaksanakan pada tanggal 4 April 2018 di ruang Kepala BRPSDI.

Pada

dasarnya

mentor

mendukung

terhadap

pelaksanaan proyek perubahan tersebut karena akan membawa dampak positif bagi peningkatan kinerja di lingkup Seksi Tata Operasional BRPSDI. Pada pertemuan ini, Kepala Balai meminta untuk menunjuk tim kerja yang diwujudkan dalam surat perintah tim kerja. Kepala Seksi Tata Operasional selaku project leader diminta untuk membuat draft surat perintah untuk dasar pembentukan tim kerja. Bukti capaian berupa notulensi pertemuan, dokumentasi dan draft surat perintah disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 1.

2.

Pembentukan tim kerja Berdasarkan hasil konsultasi dengan mentor selaku project sponsor proyek perubahan, maka sesuai arahan dibentuk tim kerja dan selanjutnya dilakukan penyusunan draft SK tim yang kemudian diproses menjadi Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui


23

Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Berdasarkan Peraturan Kepala BRSDM KP No. 2396/PER-BRSDM/2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Lingkup Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan bahwa kewenangan naskah dinas penetapan berupa keputusan hanya dimiliki Kepala Badan sehingga bentuk naskah oleh Kepala BRPSDI adalah Surat Perintah atau Surat Tugas. Bukti capaian berupa surat tugas disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 2.

3.

Sosialisasi proyek perubahan Sosialisasi proyek perubahan dilakukan kepada seluruh pejabat struktural dan pegawai BRPSDI pada tanggal 16 April 2018 agar diketahui bahwa peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXIX Tahun 2018 pada periode 1 April – 25

Mei

2018

harus

melaksanakan

Breakthrough

II

(Laboratorium Kepemimpinan) dimana yang bersangkutan akan melaksanakan proyek perubahan. Kepala BRPSDI memohon agar seluruh pejabat dan pegawai BRPSDI mendukung dan membantu pelaksanaan proyek perubahan tersebut. Output utama dari proyek perubahan adalah tersedianya aplikasi yang dapat membantu dalam Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional BRPSDI yang dinamakan SIALTO atau


24

Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional. Bukti capaian berupa undangan, daftar hadir, notulensi pertemuan dan dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 3.

4.

Pembagian tugas lingkup tim kerja Tahapan ini merupakan tindak lanjut dari adanya sosialisasi proyek perubahan tanggal 16 April 2018 dimana pada Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan belum dijelaskan deskripsi terkait tugas lingkup tim kerja. Pada pertemuan tanggal 18 April 2018 yang dilakukan oleh Kepala dan staf lingkup Seksi Tata Operasional dijelaskan terkait tugas masing-masing tim kerja dan menjadi tambahan lampiran

pada

Surat

Tugas

Kepala

BRPSDI

Nomor

399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional. Bukti capaian berupa undangan, daftar hadir, notulensi pertemuan dan dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 4.


25

5.

Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SIALTO Aplikasi

SIALTO

atau

Sistem

Informasi

Dokumentasi

Lingkup Tata Operasional merupakan aplikasi penyimpanan data berbasis web untuk menyimpan data dengan fungsi dokumentasi yang tertelusur. Dalam perakitan aplikasi tersebut telah ditetapkan menu atau fitur dokumen lingkup Seksi Tata Operasional yang akan menjadi isi bagi SIALTO. Dokumen tersebut kemudian dikompilasi dan diklasifikasikan menjadi dua kategori, yaitu dokumen Perencanaan dan Program dan dokumen Pelaporan. Proses kompilasi dilakukan selama tanggal 19 – 24 April 2018. Bukti capaian berupa deskripsi dokumen yang dikompilasi dan dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 5.

6.

Menyiapkan

sumber daya

yang akan

digunakan dalam

perakitan SIALTO Perakitan

SIALTO

membutuhkan

sumber

daya,

baik

perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) untuk mendukung supaya aplikasi ini dapat berjalan dengan baik. Penyaipan perangkat dilakukan selama tanggal 23 – 25 April 2018. Perangkat lunak yang dibutuhkan terdiri atas aplikasi MySQL, PHP, Java Script dan CSS (Cascading Style Sheet) dan perangkat keras terdiri atas Server, Hard-disc, Mikrotik


26

Firewall, Switch dan Modem. Bukti capaian berupa deskripsi sumber daya yang diperlukan dan dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 6.

7.

Perakitan sistem aplikasi SIALTO Setelah dokumen sebagai bahan input dan semua perangkat selesai disiapkan maka proses perakitan aplikasi SIALTO dimulai selama tanggal 19 April – 4 Mei 2018. Perakitan sistem aplikasi SIALTO merupakan inti dari proyek perubahan ini mengingat tersedianya aplikasi SIALTO ini merupakan hal yang utama. Bukti capaian berupa dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 7.

8.

Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SIALTO internal Setelah aplikasi SIALTO selesai dirakit, maka mulai dilakukan uji coba penerapan berupa uji coba daring dan pengisian data dokumen yang telah dikompilasi sebelumnya pada tanggal 7 - 18 Mei 2018. Pengisian data dokumen dilakukan secara periodik mengikuti proses yang terdapat pada Seksi Tata Operasional BRPSDI. Selama proses ini tidak ada kesulitan yang cukup berarti dimana terdapat staf Seksi Tata Operasional yang bertugas melakukan input file dokumen pada SIALTO. Berdasarkan uji coba penerapan SIALTO tersebut dapat dideskripsikan kelebihan dan kelemahan aplikasi SIALTO.


27

Kekuatan aplikasi SIALTO antara lain: mudah diakses pada jaringan internal dan internet, file yang diupload sudah tersimpan pada kategori folder komputer server, user Interface (tampilan pengguna) yang sederhana dan mudah dioperasikan, menggunakan sistem keamanan untuk masuk ke halaman administrasi atau input data, backup data dilakukan dari komputer server, menggunakan sistem kemanan jaringan (firewall), dapat dilakukan penambahan kapasitas penyimpanan (hard-disc) yang disesuaikan dengan kebutuhan, kapasitas maksimum upload dapat disesuaikan dengan kebutuhan. (maksimum upload saat ini adalah 128 Mb, untuk satu kali upload file), file/dokumen sebenarnya tidak tersimpan pada MySQL database (pada database hanya tersimpan kontennya saja/text content), MySQL database tidak dapat diakses dari jaringan internet, sehingga keamanan basis data lebih terjaga dari

serangan,

MySQL

database

dapat

diakses

oleh

administrator dari jaringan lokal atau melalui intranet, perubahan username

dan

Administrator

password

yang

ditunjuk

hanya serta

dapat satu

dilakukan aplikasi

oleh

SIALTO

menggunakan satu komputer server. Kelemahan aplikasi SIALTO antara lain: belum menggunakan alamat domain dan masih menggunakan IP Address local, kapasitas bandwith untuk komputer server masih terbatas/kecil, belum ada fasilitas


28

backup dan restore data pada tampilan pengguna aplikasi. (fasilitas backup data dilakukan administrator langsung pada komputer server), dan penggunaan battery backup yang masih terbatas untuk komputer server yang digunakan oleh aplikasi. Bukti capaian berupa dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 8.

9.

Sosialisasi internal (launching SIALTO) Tahapan terakhir pada jangka pendek adalah sosialisasi sekaligus

launching

aplikasi

SIALTO

kepada

seluruh

stakeholder baik primer maupun sekunder. Sosialisasi kepada stakeholder primer dilakukan pada tanggal 22 Mei 2018. Hal – hal yang disosialisasikan antara lain: (1) latar belakang perlunya SIALTO di Seksi Tata Operasional, (2) sekilas gambaran aplikasi SIALTO, dan (3) rencana pengembangan aplikasi SIALTO ke depan. Kepala BRPSDI menyambut baik launching aplikasi SIALTO karena dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja BRPSDI dan sebagai bukti akuntabilitas pelaksanaan kegiatan di lingkup BRPSDI. Selain itu, adanya aplikasi SIALTO akan memudahkan pelacakan dokumen perencanaan dan laporan jika sewaktu-waktu dibutuhkan secara online.


29

Walaupun aplikasi SIALTO hanya untuk dokumentasi dokumen lingkup Seksi Tata Operasional, namun tentu saja akan bermanfaat bagi BRPSDI secara keseluruhan. Aplikasi SIALTO adalah aplikasi internal Lingkup BRPSDI yang dapat di akses dari jaringan internal maupun jaringan Internet dan telah terintegrasi dengan internal server Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Sehingga untuk melakukan akses ke aplikasi SIALTO hanya menggunakan IP Address melalui alamat domain http://124.81.121.66. Pengembangan aplikasi SIALTO ke depan diharapkan dapat terintegrasi dengan domain kkp.go.id yang dikelola oleh Pusdatin sehingga dapat lebih terintegrasi. Selain itu, evaluasi terhadap fitur dan tampilan antarmuka juga akan dilakukan agar pemanfaatan SIALTO sebagai Data Center Seksi Tata Operasional dapat berguna lebih. Dukungan

terhadap penerapan

aplikasi SIALTO

juga

diberikan selama sosialisasi internal melalui tanda tangan pada surat pernyataan dukungan. Bukti capaian berupa undangan, daftar hadir, notulensi pertemuan, surat pernyataan dukungan dan dokumentasi disajikan pada Lampiran Bukti Capaian Milestone 9.


30

B.

Kendala Internal dan Eksternal Selama pelaksanaan proyek perubahan tentu terdapat beberapa kendala yang dihadapi, baik itu kendala internal maupun kendala eksternal yang tentunya berpotensi menghambat pelaksanaan dan tercapainya tujuan proyek perubahan. Kendala-kendala tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Kendala Internal Beberapa kendala internal yang harus diantisipasi yaitu : (1) Komitmen dan dukungan pimpinan dalam pelaksanaan proyek perubahan; (2) Alokasi waktu lebih bagi Programmer untuk menyelesaikan aplikasi; (3) Keterbatasan sarana dan prasarana pendukung; dan (4) Ketersediaan sumber daya manusia dalam penerapan proyek perubahan, baik untuk level admin maupun operator; termasuk

di

dalamnya

komitmen

tim

kerja

dalam

mendukung, melaksanakan, memonitoring, mengevaluasi dan menindaklanjuti proyek perubahan.

2. Kendala Eksternal Beberapa kendala eksternal yang dapat menghambat pelaksanaan proyek perubahan, yaitu :


31

(1) Adanya pekerjaan, tugas dan tanggung jawab lain di luar proyek

perubahan

sehingga

menyebabkan

proses

pelaksanaan berpotensi terhambat. (2) Kesibukan dari stakeholder eksternal yang juga mempunyai tugas dan fungsi tersendiri sehingga relatif menyulitkan dalam pengaturan jadwal pertemuan, pembahasan ataupun tindak lanjut pelaksanaan proyek perubahan.

C. Strategi Mengatasi Kendala Beberapa upaya dan strategi diperlukan untuk mengatasi berbagai kendala yang ada, baik internal maupun eksternal. Beberapa strategi yang diterapkan guna meminimalkan terjadinya kendala dalam melaksanakan proyek perubahan antara lain sebagai berikut. (1)

Menunjuk Programmer yang profesional dengan jenis aplikasi yang mudah digunakan;

(2)

Monitoring dan evaluasi secara berkala tentang kemajuan pekerjaan dengan seluruh Tim Kerja;

(3)

Memaksimalkan fasilitas yang ada;

(4)

Menunjuk

staf

dalam

rangka

proses

pemutakhiran

dan

pemeliharaan SIALTO secara berkala; dan (3)

Membangun komunikasi dalam rangka sosialisasi penerapan proyek perubahan, terutama bagi stakeholder eksternal dimana dapat dilakukan ketika sedang dinas atau melalui jaringan media komunikasi lainnya.


32

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Proyek perubahan berjudul “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur” telah dilaksanakan pada

Laboratorium

Kepemimpinan

(Breakthrough

II)

yang

berlangsung pada bulan April-Mei 2018. Proyek perubahan ini dilaksanakan oleh Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI bersama tim kerja dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXIX Tahun 2018. Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari pelaksanaan proyek perubahan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Telah

tersedia

Aplikasi

SIALTO

atau

Sistem

Informasi

Dokumentasi Lingkup Tata Operasional yang merupakan aplikasi penyimpanan data berbasis web yang digunakan oleh lingkup Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Aplikasi SIALTO digunakan untuk menyimpan data dengan fungsi dokumentasi yang tertelusur. Dengan dokumentasi yang tertelusur maka data yang tersimpan akan mudah untuk di akses baik melalui jaringan internal maupun jaringan internet. Aplikasi SIALTO diakses menggunakan IP Address melalui alamat domain http://124.81.121.66.


33

2. Telah dibuat tim kerja dalam pengelolaan SIALTO berdasarkan Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/ 2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan sehingga penerapannya menjadi lebih terstruktur.

B. Rekomendasi Dalam

rangka

pengembangan

dan

penyempurnaan

serta

pemanfaatan hasil pelaksanaan proyek perubahan lebih lanjut, maka direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut : 1. Pengembangan aplikasi SIALTO ke depan diharapkan dapat terintegrasi dengan domain kkp.go.id yang dikelola Pusdatin sehingga dapat lebih terintegrasi. 2. Evaluasi terhadap fitur dan tampilan antarmuka juga akan dilakukan agar pemanfaatan SIALTO sebagai Data Center Seksi Tata Operasional dapat berguna lebih. 3. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan baik yang bersumber dari internal maupun eksternal.


34

DAFTAR PUSTAKA Lembaga Administrasi Negara [LAN]. 2013. Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta: LAN.

Bahan

Ajar

Diklat

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 14/PERMEN-KP/2014 tentang Pengelolaan Aplikasi Sistem Informasi dan Penamaan Domain Kementerian Kelautan dan Perikanan. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 17 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan.


35

PERSETUJUAN

Demikian proyek perubahan Seksi Tata Operasional terkait Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi di Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan Jatiluhur.

Sukamandi, 30 Mei 2018 Project Sponsor / Mentor

Dr. Joni Haryadi D., M.Sc NIP. 19730603 200312 1 002


36

LAMPIRAN BUKTI CAPAIAN

MILESTONES

MILESTONE 1. Koordinasi Internal dengan Pimpinan (Mentor)

DATA DUKUNG: 1. Notulensi 2. Dokumentasi Foto

NOTULENSI NOTULENSI PERTEMUAN INTERNAL DENGAN PIMPINAN (MENTOR) Hari / Tanggal Waktu Tempat

: Rabu, 4 April 2018 : 13.00 - 14.30 WIB : Ruang Kepala BRPSDI Jatiluhur

A. Agenda Pertemuan dan diskusi terkait rencana proyek perubahan Sdr. Agus Arifin Sentosa B. Peserta 1. Kepala BRPSDI 2. Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI C. Risalah Pertemuan dilakukan mengingat Sdr. Agus Arifin Sentosa, S.Pi selaku Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI merupakan Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXIX Tahun 2018 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Sukamandi yang pada periode 1 April – 31 Mei 2018 harus melaksanakan Breakthrough II (Laboratorium Kepemimpinan) dimana yang bersangkutan akan melaksanakan proyek perubahan. Rencana proyek perubahan dengan judul “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan (BRPSDI) Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi” telah diseminarkan pada tanggal 29 Maret 2018 di BDA Sukamandi dengan coach Jajang Sumarna, A.Pi, M.Pd. dan Narasumber Drs. Munasor, M.M. Pada dasarnya mentor mendukung terhadap pelaksanaan proyek perubahan tersebut karena akan membawa dampak positif bagi peningkatan kinerja di lingkup Seksi Tata Operasional BRPSDI. Pada pertemuan ini, Kepala Balai meminta untuk menunjuk tim kerja yang diwujudkan dalam surat perintah tim kerja. Kepala Seksi Tata Operasional selaku project leader diminta untuk membuat draft surat perintah untuk dasar pembentukan tim kerja.

Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan

1

DOKUMENTASI MILESTONE 1 Rabu, 4 April 2018 - Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor)

MILESTONE 2. Pembentukan Tim Kerja

DATA DUKUNG: 1. Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan

MILESTONE 3. Sosialisasi proyek perubahan

DATA DUKUNG: 1. Undangan Pertemuan 2. Presensi 3. Notulensi 4. Dokumentasi Foto

NOTULENSI NOTULENSI SOSIALISASI TERKAIT PROYEK PERUBAHAN DIKLATPIM IV 2018 Hari / Tanggal Waktu Tempat

: Senin, 16 April 2018 : 09.00 - 11.30 WIB : Aula BRPSDI Jatiluhur

A. Agenda Pertemuan dan sosialisasi terkait rencana proyek perubahan Sdr. Agus Arifin Sentosa B. Peserta 1. 2. 3. 4. 5.

Kepala BRPSDI Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI Kasubbag Tata Usaha BRPSDI Kepala Seksi Pelayanan Teknis BRPSDI Seluruh pegawai BRPSDI

C. Risalah 1. Pertemuan dibuka oleh Kepala BRPSDI yang menjelaskan bahwa Sdr. Agus Arifin Sentosa, S.Pi merupakan Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXIX Tahun 2018 yang pada periode 1 April – 25 Mei 2018 harus melaksanakan Breakthrough II (Laboratorium Kepemimpinan) dimana yang bersangkutan akan melaksanakan proyek perubahan. Kepala BRPSDI memohon agar seluruh pejabat dan pegawai BRPSDI mendukung dan membantu pelaksanaan proyek perubahan tersebut. 2. Sdr. Agus Arifin Sentosa menjelaskan rencana proyek perubahan dengan judul “Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan (BRPSDI) Melalui Pemanfaatan Sistem Informasi”. Hal tersebut didasari oleh perlunya kemudahan akses dalam manajemen dokumen lingkup Seksi Tata Operasional. 3. Output utama dari proyek perubahan adalah tersedianya aplikasi yang dapat membantu dalam Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional BRPSDI yang dinamakan SIALTO atau Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional. 4. Proses pembentukan aplikasi tersebut akan didukung oleh tim kerja, terutama dari lingkup Seksi Tata Operasional dimana akan dilakukan pembagian tugas lingkup tim kerja selanjutnya untuk memenuhi tahapan prosesnya. 5. Tim inti dari proses perakitan SI-ALTO tentunya yang memiliki kemampuan dalam hal teknologi informasi dan pemrograman sehingga dalam hal ini sebagian besar tugas akan diberikan kepada Sdr. Edita Eka Prasetya, S.MB selaku staf Sistem Data dan Informasi dengan supervisi oleh Kasi Tata Operasional. 6. Pembagian tugas lingkup tim kerja akan disusun sebagai bagian dari lampiran Surat Perintah atau Surat Tugas yang telah dibuat sebelumnya.


1

DOKUMENTASI MILESTONE 3 Senin, 16 April 2018 - Sosialisasi proyek perubahan

MILESTONE 4. Pembagian Tugas Lingkup Tim Kerja

DATA DUKUNG: 1. Undangan Pertemuan 2. Presensi 3. Notulensi 4. Dokumentasi Foto

NOTULENSI NOTULENSI PERTEMUAN TERKAIT PEMBAGIAN TUGAS TIM KERJA PROYEK PERUBAHAN Hari / Tanggal Waktu Tempat

: Rabu, 18 April 2018 : 13.00 - 14.30 WIB : Ruang Kepala BRPSDI Jatiluhur

A. Agenda Pertemuan terkait pembagian tugas tim kerja proyek perubahan B. Peserta 1. Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI 2. Staf lingkup Seksi Tata Operasional dan Sistem Data dan Informasi BRPSDI C. Risalah 1. Pertemuan ini merupakan tindak lanjut dari adanya sosialisasi proyek perubahan tanggal 16 April 2018 dimana dengan hasil akhir berupa tersedianya aplikasi yang dapat membantu dalam Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Seksi Tata Operasional BRPSDI yang dinamakan SIALTO atau Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional 2. Proses pembentukan aplikasi tersebut akan didukung oleh tim kerja, terutama dari lingkup Seksi Tata Operasional dimana akan dilakukan pembagian tugas lingkup tim kerja selanjutnya untuk memenuhi tahapan prosesnya. 3. Berdasarkan Surat Tugas Kepala BRPSDI Nomor 399/BRPSDI/OT.210/IV/2018 tentang Tim Proyek Perubahan dalam Rangka Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Melalui Pemanfaatan Media Informasi pada Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan, maka diperlukan deskripsi tugas masing-masing tim kerja tersebut. 4. Deskripsi tugas sebagaimana tercantum pada tabel berikut akan menjadi bagian lampiran pada Surat Tugas tersebut. No.

Nama

Tugas

1. 2. 3.

Dr. Joni Haryadi D., M.Sc. Jajang Sumarna, A.Pi., M.Pd Agus Arifin Sentosa, S.Pi

4.

Riswanto, S.Kel

-

Mentor dan memberi arahan Coach/Pembimbing Membuat proyek perubahan Mengarahkan tim proyek perubahan Membuat laporan pelaksanaan proyek perubahan Mendukung proyek perubahan Memberi masukan dan membuat konsep terkait optimalisasi dokumen perencanaan program dan anggaran


1

NOTULENSI 5.

Indriatmoko, S.Kel

-

6.

Dwi Cahya Kusuma, S.Si

-

7

Edita Eka Prasetya, S.MB

-

8.

Fitri, S.S

-

9.

Mayang Anjas Sesari, S.Ikom -

Mendukung proyek perubahan Memberi masukan dan membuat konsep terkait optimalisasi dokumen monitoring dan pelaporan Mendukung proyek perubahan Menyiapkan bahan dan data dukung terkait optimalisasi pengelolaan dokumentasi lingkup Tata Operasional BRPSDI Mendukung proyek perubahan Membuat konsep aplikasi dan media informasi yang akan digunakan dalam proses proyek perubahan (Aplikasi SIALTO) Mendukung proyek perubahan Membantu proses dokumentasi melalui media informasi yang tersedia. Mendukung proyek perubahan Membantu proses dokumentasi dan persuratan terkait pelaksanaan proyek perubahan


2

DOKUMENTASI MILESTONE 4 Rabu, 18 April 2018 - Pembagian tugas lingkup tim kerja

MILESTONE 5. Kompilasi Dokumen Seksi TO yang Telah Didigitalisasi untuk Input SI-ALTO

DATA DUKUNG: 1. Deskripsi Kegiatan 2. Dokumentasi Foto

DESKRISPSI MILESTONE 5 19 – 24 April 2018 Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SI-ALTO Aplikasi SIALTO atau Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional merupakan aplikasi penyimpanan data berbasis web yang digunakan oleh lingkup Seksi Tata Operasional Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan data dengan fungsi dokumentasi yang tertelusur. Dengan dokumentasi yang tertelusur maka data yang tersimpan akan mudah untuk di akses melalui jaringan internal maupun jaringan internet. Aplikasi ini menggunakan komponen yang sederhana pada komputer server dengan sistem operasi windows. Dalam perakitan aplikasi tersebut, telah ditetapkan menu atau fitur dokumen lingkup Seksi Tata Operasional yang akan menjadi isi bagi SIALTO. Dokumen tersebut dikompilasi dan diklasifikasikan menjadi dua kategori, yaitu: 1. Dokumen Perencanaan dan Program a. Arsip Data Komputer RKAKL (ADK) b. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) c. Kerangka Umum Kegiatan (KUK) d. Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) e. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) f. Penetapan Kinerja (TAPJA) 2. Dokumen Pelaporan a. Laporan Mingguan b. Laporan Bulanan c. Laporan Triwulan d. Laporan Tahunan e. Laporan Kinerja (LKj) f. Laporan Riset Mengingat dokumen yang ada relatif banyak, maka perlu ada batasan untuk dokumen yang akan diunggah pada aplikasi SIALTO, maka dokumen dibatasi saat perubahan nomenklatur menjadi BRPSDI, yaitu sejak tahun 2017.

DOKUMENTASI MILESTONE 5 19 – 24 April 2018 Kompilasi dokumen Seksi TO yang telah didigitalisasi untuk input SI-ALTO

MILESTONE 6. Penyiapan Sumber Daya yang Akan Digunakan dalam Perakitan SI-ALTO


DESKRIPSI MILESTONE 6 23 – 25 April 2018 Menyiapkan sumber daya yang akan digunakan dalam perakitan SI-ALTO Aplikasi SIALTO menggunakan komponen yang sederhana pada komputer server dengan sistem operasi windows. Dengan penggunaan PHP Script, Java Script, dan CSS yang mendukung kinerja aplikasi. Selain itu, aplikasi ini menggunakan MySQL Database untuk Tempat Penyimpan Data Kedua (Secondary Data Storage), sedangkan untuk penggunaan penyimpanan data yang pertama (first Data Storage) digunakan Harddisk pada Komputer Server. Perbedaan pada keduanya adalah sebagai berikut: 1. Penyimpanan Data yang Pertama (first Data Storage): Penyimpanan data yang pertama adalah sarana atau wadah untuk menyimpan file yang sebenarnya. Maksudnya adalah file yang telah di upload pengguna akan di simpan pada folder di komputer server. File akan langsung tersimpan pada harddisk server dan bukan disimpan pada database MySQL. Dengan menggunakan cara tersebut maka proses penyimpanan data atau dokumen akan mudah tertelusur untuk dilakukan backup data serta lebih terjamin dari segi keamanan data. 2. Penyimpanan Data yang Kedua (Secondary Data Storage): Pada penyimpanan data kedua komponen yang digunakan adalah MySQl Database. MySQl Database yang bertugas untuk menyimpan data berupa text content, artinya data atau dokumen yang ditampilkan akan berupa kalimat atau kata. Telah dijelaskan sebelumnya bahwa data sebenarnya akan tersimpan di harddisk Komputer Server. Kemudian Text Data pada MySQl Database akan ditampilkan pada aplikasi sebagai informasi untuk keputusan yang diambil oleh Administrator. Keputusan ini adalah sebagai acuan untuk mendapatkan informasi data atau dokumentasi yang baik dan benar pada saat input data. Pada aplikasi SIALTO dilakukan perlakuan pengampilan keputusan dengan cara CREATE, READ, UPDATE dan DELETE (CRUD). Perakitan SIALTO tentu saja membutuhkan sumber daya, baik perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) untuk mendukung supaya aplikasi ini dapat berjalan dengan baik. Tabel berikut menjelaskan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung Aplikasi SIALTO berupa software. Tabel 1. Software (Perangkat Lunak) Sumber Daya Aplikasi SIALTO No

Komponen

Keterangan

1

MySQL

Sistem Operasi Basis Data

2

PHP

Hypertext Prepocessor yaitu bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah situs web dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML

3

4

Java Script

Javascript adalah bahasa pemograman yang sangat matang dan dapat dikolaborasikan dengan dokumen HTML dan digunakan untuk membuat website yang interaktif. CSS (Cascading Style CSS merupakan salah satu kode pemrograman Sheet) yang bertujuan untuk menghias dan mengatur gaya tampilan/layout halaman web supaya lebih elegan dan menarik.

Tabel 2. Hardware (Perangkat Keras) Sumber Daya Aplikasi SIALTO No

Komponen

Keterangan

1

Server

2

Harddisk

3

Mikrotik Firewall

adalah sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan (service) tertentu dalam sebuah jaringan komputer. Server didukung dengan prosesor yang bersifat scalable dan RAM yang besar, juga dilengkapi dengan sistem operasi khusus, yang disebut sebagai sistem operasi jaringan (network operating system) adalah sebuah komponen perangkat keras yang menyimpan data dan berisi piringan magnetis. adalah sistem keamanan jaringan komputer yang digunakan untuk melindungi komputer dari beberapa jenis serangan dari komputer luar.

4

Switch

5

Modem

adalah perangkat jaringan komputer yang berfungsi sebagai konektor / penghubung. adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghubungkan komputer dengan internet melalui telepon, line kabel dan layanan dari penyedia jasa telekomunikasi lainnya

DOKUMENTASI MILESTONE 6 23 – 25 April 2018 Menyiapkan sumber daya yang akan digunakan dalam perakitan SI-ALTO

MILESTONE 7. Perakitan Sistem Aplikasi SI-ALTO

DATA DUKUNG: 1. Dokumentasi Foto

DOKUMENTASI MILESTONE 7 19 April – 4 Mei 2018 - Perakitan sistem aplikasi SI-ALTO

MILESTONE 8. Pelaksanaan Kegiatan dan Uji Coba Penerapan SI-ALTO Secara Internal


DESKRIPSI MILESTONE 8 7 - 18 Mei 2018 Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SI-ALTO Aplikasi SIALTO yang telah selesai dirakit sebelum dilaunching dan disosialisasikan maka perlu dilakukan penginputan data dokumen sebagai uji coba penerapannya di lingkup Seksi Tata Operasional. Selama proses ini tidak ada kesulitan yang cukup berarti dimana terdapat staf Seksi Tata Operasional yang bertugas melakukan input file dokumen pada SIALTO. Berdasarkan uji coba penerapan SIALTO tersebut dapat dideskripsikan kelebihan dan kelemahan aplikasi SIALTO. Adapun kelemahan dan kelebihan dari Aplikasi SIALTO (Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional) adalah sebagai berikut: Tabel 1. Kekuatan dan Kelemahan Aplikasi SIALTO No 1 2 3

4

5 6 7

8

9

10

Kekuatan

Kelemahan

Mudah diakses pada jaringan internal dan internet. File yang diupload sudah tersimpan pada kategori folder komputer server. User Interface (tampilan pengguna) yang sederhana dan mudah dioperasikan.

Belum menggunakan alamat domain dan masih menggunakan IP Address local. Kapasitas bandwith untuk komputer server masih terbatas / kecil. Belum ada fasilitas backup & restore data pada tampilan pengguna aplikasi. (fasilitas backup data dilakukan administrator langsung pada komputer server). Penggunaan battery backup yang masih terbatas untuk komputer server yang digunakan oleh aplikasi.

Menggunakan sistem keamanan untuk masuk ke halaman administrasi atau input data. Backup data dilakukan dari komputer server. Menggunakan sistem kemanan jaringan (firewall). Penambahan Kapasitas penyimpanan (harddisk) yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Kapasitas maksimum upload dapat disesuaikan dengan kebutuhan. (maksimum upload saat ini adalah 128 Mb, untuk satu kali upload file). File/dokumen sebenarnya tidak tersimpan pada MySQL database (pada database hanya tersimpan kontennya saja/text content). MySQL database tidak dapat diakses dari jaringan internet, sehingga keamanan basisdata lebih terjaga dari serangan.

11

12

13

MySQL database dapat diakses oleh administrator dari jaringan lokal atau melalui intranet. Perubahan username dan password hanya dapat dilakukan oleh Administrator yang ditunjuk. Satu aplikasi SIALTO menggunakan satu komputer server.

DOKUMENTASI MILESTONE 8 7 - 18 Mei 2018 - Pelaksanaan kegiatan dan uji coba penerapan SI-ALTO internal

MILESTONE 9. Sosialisasi Internal (Launching SI–ALTO)

DATA DUKUNG: 1. Undangan Pertemuan 2. Presensi 3. Notulensi 4. Dokumentasi Foto 5. Surat Pernyataan Implementasi Proyek Perubahan 6. Surat Pernyataan Dukungan 7. Rancangan dan Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIALTO

NOTULENSI NOTULENSI PERTEMUAN DAN SOSIALISASI TERKAIT LAUNCHING APLIKASI SIALTO DAN PENERAPANNYA Hari / Tanggal Waktu Tempat

: Selasa, 22 Mei 2018 : 09.30 - 12.00 WIB : Ruang Kepala BRPSDI Jatiluhur

A. Agenda Pertemuan dan sosialisasi terkait launching aplikasi SIALTO dan penerapannya B. Peserta 1. 2. 3. 4. 5.

Kepala BRPSDI Kepala Seksi Tata Operasional BRPSDI Kasubbag Tata Usaha BRPSDI Kepala Seksi Pelayanan Teknis BRPSDI Seluruh pegawai BRPSDI

C. Risalah 1. Pertemuan merupakan launching aplikasi SIALTO setelah selesai dirakit dan diujicoba. Walaupun aplikasi SIALTO hanya untuk lingkup Seksi Tata Operasional 2. Sosialisasi disampaikan oleh Kasi Tata Operasional BRPSDI selaku peserta Diklatpim, kepada seluruh pegawai lingkup BRPSDI 3. Hal – hal yang di sosialisasikan antara lain: (a) latar belakang perlunya SIALTO di Seksi Tata Operasional, (b) sekilas gambaran aplikasi SIALTO, dan (c) rencana pengembangan aplikasi SIALTO ke depan. 4. SIALTO atau Sistem Informasi Dokumentasi Lingkup Tata Operasional merupakan Aplikasi penyimpanan data berbasis web yang digunakan oleh Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan data dengan fungsi dokumentasi yang tertelusur. Dengan dokumentasi yang tertelusur maka data yang tersimpan akan mudah untuk di akses melalui Jaringan Internal maupun Jaringan Internet. Aplikasi ini menggunakan komponen yang sederhana pada komputer server dengan sistem operasi windows. Dengan penggunaan PHP Script, Java Script, dan CSS yang mendukung kinerja aplikasi. Selain itu, aplikasi ini menggunakan MySQL Database untuk Tempat Penyimpan Data kedua (Secondary Data Storage), sedangkan untuk penggunaan penyimpanan data yang pertama (first Data Storage) digunakan Harddisk pada Komputer Server. 5. Kepala BRPSDI menyambut baik launching aplikasi SIALTO karena dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja BRPSDI dan sebagai bukti akuntabilitas pelaksanaan kegiatan di lingkup BRPSDI. Selain itu, adanya aplikasi SIALTO akan memudahkan pelacakan dokumen perencanaan dan laporan jika sewaktu-waktu dibutuhkan secara online. 6. Walaupun aplikasi SIALTO hanya untuk dokumentasi dokumen lingkup Seksi Tata Operasional, namun tentu saja akan bermanfaat bagi BRPSDI secara keseluruhan. Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan

1

NOTULENSI 7. Aplikasi SIALTO adalah aplikasi internal Lingkup BRPSDI yang dapat di akses dari jaringan internal maupun jaringan Internet dan telah terintegrasi dengan internal server Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan. Sehingga untuk melakukan akses ke aplikasi SIALTO hanya menggunakan IP Adress melalui alamat domain http://124.81.121.66. Pengembangan aplikasi SIALTO ke depan diharapkan dapat terintegrasi dengan domain kkp.go.id yang dikelola Pusdatin sehingga dapat lebih terintegrasi. Selain itu, evaluasi terhadap fitur dan tampilan antarmuka juga akan dilakukan agar pemanfaatan SIALTO sebagai Data Center Seksi Tata Operasional dapat berguna lebih.


2

DOKUMENTASI MILESTONE 9 Selasa, 22 Mei 2018 - Sosialisasi internal (launching SI–ALTO)

RANCANGAN DAN TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI LINGKUP TATA OPERASIONAL (SIALTO) Rancangan Aplikasi SIALTO Aplikasi SIALTO dirancang untuk memenuhi tantangan akan kebutuhan penyimpanan data yang tertelusur secara efektif dan efisien. Aplikasi ini diharapkan dapat dipergunakan secara aktif dalam mendokumentasikan berbagai jenis data dalam susunan arsip yang tertata dengan baik. SIALTO juga merupakan suatu sarana pengklasifikasian berbagai jenis data pada wadah penyimpanan yang telah

tertata berdasarkan kategori yang telah

ditentukan sebelumnya. Model/rancang bangun Aplikasi SIALTO dirakit berdasarkan kesederhanaan dan kemudahan untuk penyimpanan data. Adapun Rancangan Tampilan Aplikasi SIALTO sebagai berikut:

Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIALTO Aplikasi SIALTO adalah aplikasi internal lingkup BRPSDI yang dapat diakses dari jaringan internal maupun jaringan Internet dan telah terintegrasi dengan internal server Balai Riset Pemulihan Sumber Daya Ikan sehingga untuk melakukan akses ke aplikasi SIALTO hanya menggunakan IP Address melalui alamat domain http://124.81.121.66.

Hak akses Informasi pada aplikasi ini terbagi menjadi ke dalam dua bagian: a. Informasi antar muka untuk informasi publik (umum) Informasi pada aplikasi SIALTO yang hanya dapat dilihat dan diakses oleh umum. Caranya adalah sebagai berikut: 1) melakukan akses ke alamat http://124.81.121.66 dan menekan Tombol Home (lingkaran warna merah seperti pada gambar dibawah)

2) Mencari informasi data yang tersedia pada halaman pengguna dengan mesin pencarian berdasarkan tahun, bulan, dan text lainnya.

Dengan klik icon atau dengan menekan Tombol enter pada keyboard

3) Menampilkan Informasi berdasarkan kategori data Dengan Klik Tombol Laporan atau Klik Tombol Perencanaan dan Program

b. Informasi antar muka untuk Input Data dan monitoring Administrator. Informasi pada aplikasi SIALTO yang hanya dapat dilihat dan diakses oleh Administrator (Admin) sebagai panel input data dan monitoring. Caranya adalah sebagai berikut:

1) Akses Tombol Login (lingkaran berwarna merah seperti pada gambar) dihalaman awal Aplikasi SIALTO

2) Masuk ke halaman LOGIN dengan mengisi Username dan Password (username: admin dan password: admin)

3) Administrator di haruskan mengganti username dan password default setelah melakukan Login untuk keamanan data.

Klik Tombol User

Klik icon ubah

Setelah mengisi username dan password gunakan tombol simpan (kotak merah pada gambar diatas). 4) Input data berdasarkan kategori tertentu.

Klik Tombol Tambah

Klik Tombol Simpan setelah melakukan Input Data

5) Mengubah (edit) Data.

Klik Tombol ( ) ubah

Sebelum menekan tombol simpan, diwajibkan untuk verifikasi data yang akan diubah dengan memberikan tanda 6) Hapus (delete) data.

Klik Tombol ( ) Hapus

7) Unduh (Download) data.

Klik Tombol ( Download

)

Laporan Proyek Perubahan Diklatpim Tingkat IV KKP Angkatan XXIX Tahun 2018

Recommend Documents