BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Latar Belakang Belakang
Era Globalisasi membuat pasar dunia semakin terbuka, system perekonomian menjadi tanpa batas. Hal ini dapat dilihat dari makin banyaknya perusahaan asing dengan bebas melakukan usaha bisnisnya, sehingga membuat perubahan-perubahan dalam lingkungan usaha. Perubahan-perubahan dalam lingkungan usaha ini membuat meningkatnya intensitas persaingan, sehingga melemahkan kestabilan perusahaan perusahaan domestik, dimana perusahaan domestic yang secara praktis telah memiliki pasarnya sendiri harus ikut bersaing memenangkan pelanggan. Menghadapi perubahan lingkungan usaha yang semakin cepat dan global, dimana persaingan menjadi semakin ketat, tidak ada jaminan lagi bahwa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dimasa depan memiliki berbagai proteksi dibidang usahanya. Dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia kerja seta perkembangan teknologi yang semakin canggih inilah, mahasiswa dituntut untuk lebih menguasai dan memiliki kemampuan seta keahlian sesuai dengan kebutuhan dunia kerja. Untuk mengetahui kegiatan didalam dunia kerja tersebut, diadakanlah suatu program Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang bertujuan untuk memberi kesempatan pada mahasiswa untuk terjun langsung ke instansi pemerintah maupun swasta guna membandingkan antara teori yang didapat dengan Praktek Kerja Lapangan yang sebenarnya. Untuk itulah penulis memilih PT.Taspen (Persero) Cabang Palembang sebagai tempat p elaksaan PKL, untuk mengetahui, memperlajari, dan menerapkan kegiatan yang ada pada perusahaan tersebut terutama pada bagian keuangan.
PT. Taspen (Persero) Cabang Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dalam pemberian jasa pelayanan bagi Pegawai Negeri Sipil dengan program Tabungan Hari Tua (THT) dan pembayaran pension kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pembayaran THT dan pensiun tersebut dilakukan langsung oleh bagian keuangan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan pesaing, bahkan dengan kualitas pelayanan yang prima dapat pula mendatangkan pelanggan baru. Dalam rangka mewujudkan kualitas pelayanan yang dapat memuaskan pelanggan, perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang handal, mempunyai kemampuan, keterampilan dan kepribadian yang baik sesuai dengan tugas masing-masing. Tujuan perusahaan tersebut hanya dapat dicapai bilamana masing-masing unit kerja atau fungsifungsi yang ada di perusahaan saling berkerja sama dibawah komando seorang pemimpin yang professional yakni pemimpin yang memahami nilai-nilai budaya yang ada, dalam rangka mewujudkan perubahan kearah yang lebih baik meliputi keefisienan dan keefektifan waktu. Dalam melaksanakan PKL ini penulis berusaha untuk mendapatkan data-data dari bagian keuangan sebagai bahan membuat laporan. Adapun judul laporan penulis adalah “
1.2 Tujuan
Adapun tujuan Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Untuk mendapatkan bahan dalam menyelesaikan skripsi b. Mahasiswa bias membandingkan dan memehami antara teori dan praktek yang didapat dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada di lapangan c. Mahasiswa mendapatkan pengetahuan dan pengalaman mengenai aktivitas
didunia kerja 1.3 Manfaat
Adapun manfaat Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Mahasiswa dapat mengetahui aktivitas dunia kerja secara langsng b. Mahasiswa dapat mengetahui begitu pentingnya kerjasama yang baik antar bagian untuk menciptakan suasana kerja yang kondusif c. Mahasiswa dapat mempersiapkan dan membekali diri dengan kempuan, keterampilan serta ilmu dalam menghadapi dunia kerja yang sebenarnya. 1.4 Ruang Lingkup
Dalam melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapan gan (PKL) di PT. Taspen (Persero) Cabang Palembang, penulis di tempatkan pada bagian keuangan. Adapun metode yang penulis gunakan selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, yaitu : 1. Metode Observasi
Dengan metode ini penulis melakukan pengamatan secara langsung pada bagian keuangan sebagai berikut: -
Sistem kearsipan PT. Taspen (Persero) Cabang Palembang khususnya pada bidang keuangan
-
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan
-
Kedisiplinan karyawan
2. Metode Wawancara
Dalam metode ini penulis mengadakan Tanya jawab dan dialog secara langung pada karyawan pada bidang keuangan perusahaan tersebut dan pihak yang terkait dna pengumpulan informasi dan data yang akurat sebagai dasar pembuatan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PT. TASPEN (PERSERO)
II.1 Gambaran Umum II.1.1 Latar Belakang Historis Visi, Misi dan Nilai Perusahaan
TASPEN merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT). Didirikan pada tanggal 17 April 1963 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor : 15 tahun 1963 dengan nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri yang disingkat menjadi PN TASPEN. Pendiriannya dilatarbelakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri dan keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri (KKPN) pada tanggal 25 dan 26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor : 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial bagi Pegawai Negeri dan keluarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara. Pada tahun 1970, PN TASPEN mendapatkan peningkatan status menjadi Perusahaan Umum (PERUM) berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor : Kep. 749/MK/IV/11/1970 sehingga PN TASPEN berubah nama menjadi PERUM TASPEN. Di Jakarta, PN TASPEN menggunakan tiga kantor yang terpisah tempatnya, yaitu di Jl.Laksa No.12 Jakarta Kota , di Jl. Nusantara (sekarang Jl. Juanda) No. 11/Atas, dan di Jl. Pintu Besar Selatan No. 90 - menumpang pada Bank Pembangunan Daerah Jakarta Raya. PN TASPEN menggunakan ketiganya hingga tahun 1970, sampai kantor Pusat di. Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih selesai dibangun. Pada tahun 1981, PERUM TASPEN mendapat peningkatan status menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor : 26 tahun 1981 dengan nama ”Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri”, yang disingkat menjadi PT TASPEN. sejak awal berdirinya TASPEN mengelola Program Tabungan Hari Tua bagi Pegawai Negeri dan sejak tahun 1987 mulai mendapat tugas untuk mengelola Program
Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS), dengan demikian TASPEN telah sepenuhnya mengelola Program Asuransi Sosial sesuai PP 25 tahun 1981 yaitu Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana Pensiunan dan Tabungan hari Tua (THT). Selain mengelola Program Asuransi Sosial yang kepesertaannya bersifat wajib (compulsory) bagi PNS, saat ini TASPEN juga mengelola Program THT, THT Multiguna dan THT Ekaguna untuk pegawai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang kepesertaannya bersifat sukarela (voluntary). Sebagai usaha untuk memudahkan Peserta TASPEN yang tersebar di seluruh Indonesia dalam mengurus haknya, sejak tahun 1987 TASPEN membuka Kantor Cabang di semua propinsi dan beberapa kabupaten atau kota yang saat ini seluruhnya berjumlah 42 Kantor Cabang di seluruh Indonesia. Pada tahun 1985, PT. TASPEN (Persero) membuka perwakilan TASPEN dalam membayarkan pensiun di Palembang, pada saat itu perwakilan TASPEN di Palembang bertempat di Jl.Mayor Ruslan Palembang yang statusnya masih menggunakan gedung kontrak. Lalu satu tahun kemudian pindah kantor dengan status masih gedung kontrak yang terletak di Jl.Jenderal sudirman Pasar Cinde Palembang, pada saat itu statusnya masih sebagai perwakilan TASPEN. Tak Lama menempati gedung tersebut pindah lagi ke kantor Jl Jenderal Sudirman No.103 KM 4 Palembang, dan gedungnya pun masih gedung kontrak. Lalu pada tanggal 1 Januari 1988, perwakilan TASPEN di Palembang berubah status menjadi Kantor Cabang Utama PT. TASPEN yang membawahi Kantor Cabang PT. TASPEN Bengkulu dan Kantor Cabang PT. TASPEN Lampung. Pada tanggal 19 September 1989, PT. TASPEN Kantor Cabang Utama Palembang membangun gedung sendiri di Jl.Jenderal Sudirman NO.732 KM 4 Palembang yang ditandai dengan peletakan batu pertama oleh Direksi PT. TASPEN, yaitu Bapak Drs. Ida Bagus Putu Sarga selaku Direktur Utama dan Bapak Drs. Justaf M. S. selaku Direktur Sistem Informasi. Pada tahun 1995, Kantor Cabang Utama PT. TASPEN Palembang berubah status menjadi Kantor Cabang PT. TASPEN Type B dengan Kantor Wilayah (KANWIL) di Medan. Lalu, beberapa waktu kemudian, KANWIL Medan dibubarkan, dan koordinasi PT. TASPEN Kantor Cabang Palembang pindah ke Kantor Cabang Utama DKI Jakarta
sebagai koordinator kerja. Type Kantor Cabang Palembang berubah pada tanggal 7 September 2007, dari Kantor Cabang type B menjadi Kantor Cabang type A. Perubahan type ini terjadi dikarenakan populasi peserta yang ditangani oleh PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang ini semakin bertambah, baik peserta aktif, maupun peserta yang telah pensiun. Disamping itu juga, penyebab lain berubahnya type kantor ini dikarenakan luas wilayah kerja dari Kantor Cabang Palembang yang dinilai cukup luas. Kedua perkara tersebut yang menyebabkan berubahnya PT. TASPEN Kantor Cabang Palembang dari type B menjadi type A. (company profile PT. TASPEN (Persero) dan company profile PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang)
Visi PT. TASPEN (Persero)
Menjadikan TASPEN sebagai pengelola Dana Pensiun dan THT berkelas dunia yang bersih, sehat dan benar dengan pelayanan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi.
Misi PT. TASPEN (Persero)
Mewujudkan hari-hari yang indah bagi Peserta melalui pengelolaan Dana Pensiun dan THT secara Profesional dan Akuntabel dengan berlandaskan Etika serta Integritas yang tinggi. (company profile PT. TASPEN (Persero))
II.1.2 Aspek Manajemen
PT. TASPEN (Persero) memiliki Motto:
”Layanan dan Kinerja Selalu Ditingkatkan”
PT. TASPEN (persero) memiliki nilai-nilai utama yang berusaha ditanamkan kepada seluruh karyawannya yang termuat dalam ”TEPAT” (Tumbuh, Etika, Profesional, Akuntabilitas, Integritas). 1. Tumbuh TASPEN mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan yang terjadi, baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal. 2. Etika TASPEN melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, santun, rendah hati, sabar dan manusiawi. 3. Profesional TASPEN bekerja dengan profesional berdasarkan Target Mutu Pelayanan Tepat Orang, Tepat Waktu, Tepat Jumlah, Tepat Tempat dan Tepat Administrasi. 4. Akuntabilitas TASPEN dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur yang dapat dipertanggungjawabkan. 5. IntegriTas TASPEN senantiasa konsisten dalam memegang Amanah dan melaksanakan janjinya sebagaimana yang dituangkan dalam Visi dan Misi PT. TASPEN (Persero).
Struktur Organisasi
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR OPERASI
DIREKTUR SDM
DIREKTUR KEUANGAN
DIVISI PELAYANAN
DIVISI PERSONALIA
DIVISI ANGGARAN DAN AKUNTANSI
SEKRETARIAT PERUSAHAAN
DIVISI PEMASARAN
DIVISI UMUM
DIVISI PERBENDAHARAAN
SATUAN PENGAWASAN INTERN
KANTOR CABANG UTAMA
DIVISI INVESTASI
PUSTEKSI
KANTOR-KANTOR CABANG
KANTOR CABANG PALEMBANG
KEPALA KANTOR CABANG
KEPALA BIDANG PELAYANAN
KEPALA BIDANG PERSONALIA DAN UMUM
KEPALA BIDANG KEUANGAN
KEPALA SEKSI DATA PESERTA DAN PEMASARAN
KEPALA SEKSI PERSONALIA
KEPALA SEKSI KAS
KEPALA SEKSI PENETAPAN KLIM
KEPALA SEKSI UMUM
KEPALA SEKSI ADMINISTRASI KEUANGAN
STAF PELAKSANA
STAF PELAKSANA
STAF PELAKSANA
FUNGSIONAL PENGENDALI
Logo PT. TASPEN (Persero)
PT. TASPEN (Persero) memiliki logo gambar bungan taspen dengan lima helai daun dan teks ”TASPEN”.
Logo dari PT. TASPEN (Persero) tersebut memiliki makna: Bunga dengan 5 (lima) helai daun
Melambangkan Pegawai Negeri peserta TASPEN ; Suami dan 3 orang anak. Lingkaran putih
Yang makin mengembang pada bunga, melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan TASPEN. Lingkaran hitam
Melambangkan persatuan Wawasan Nusantara. Warna Biru
Melambangkan ketentraman, damai dan tenang. Makna seluruhnya: ”JAMINAN HARI TUA PEGAWAI NEGERI”.
II.1.3 Aspek Sarana dan Prasarana
PT. TASPEN (Persero) memiliki sarana dan prasarana di berbagai tempat di Indonesia. Diantaranya teknologi, peralatan dan fasilitas utama yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Server IBM P Series di KCU dan Kantor Pusat, PC dan Thien Client di KCU/KC 2. Database DB2 dengan aplikasi SAP, Core Business, CMS (Cash Management System), DMS (Document Management System), Web Site, E-mail, telepon bebas pulsa dan SMS di sebagian Kantor Cabang. 3. Jaringan Komunikasi Data dari Lintas Arta. 4. Jasa Informasi Bloomberg, RTI dan Stock Watch. 5. 42 Kantor Cabang di seluruh Indonesia. 6. 9095 titik layanan di seluruh Indonesia.
PT. TASPEN (Persero) memiliki produk-produk yang diberikan kepada para pesertanya. Produk-produk dari PT. TASPEN (Persero) adalah: Pensiun
Program Pensiun adalah suatu program bertujuan untuk memberikan jaminan hari tua kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai penghargaan atas jasa-jasa dan pengabdiannya kepada negara sebagaimana ditetapkan dalam Undang-undang Nomor : 11 Tahun 1969 tentang pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pensiun Janda/Duda Pegawai Negeri Sipil. Peserta Program Pensiun •
Pegawai Negeri Sipil ;
•
Pejabat Negara ;
•
Penerima Pensiun TNI/POLRI yang pensiun sebelum 1 April 1989 ;
•
Penerima tunjangan Veteran RI ;
•
Penerima tunjangan Perintis Kemerdekaan Republik Indonesia/Komite Nasional Indonesia Pusat .
KewajibanPeserta Program Pensiun •
Membayar iuran sebesar 4,75% dari penghasilan (Gaji pokok + Tunjangan istri dan anak) ;
•
Memberi keterangan data diri dan keluarganya.
Hak PesertaProgram Pensiun •
Pembayaran Pensiun Diri Sendiri ;
•
Pembayaran Pensiun Janda/Duda/Yatim Piatu ;
•
Pembayaran Pensiun Orang Tua ;
•
Pembayaran Uang Duka Wafat ;
•
Pembayaran Pensiun Terusan.
Pensiun Sendiri adalah pembayaran hak pensiun kepada Diri Pegawai Negeri (pegawai bersangkutan) yang berhenti karena pensiun sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan ; Pensiun Janda/Duda/Yatim/Piatu adalah pembayaran hak pensiun diberikan kepada istri/suami/anak yang sah menurut ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku, karena penerima pensiun diri sendiri meninggal dunia ; Pensiun Orang Tua adalah pembayaran hak pensiun diberikan kepada Orang Tua Pegawai Negeri Sipil, akibat Pegawai yang bersangkutan meninggal dunia dengan hak pensiun dan Pegawai tersebut tidak mempunyai istri/suami/anak, sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan ; Uang Duka Wafat adalah pembayaran hak pensiun kepada ahli waris (istri/suami/anak) sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan, akibat penerima peserta pensiun meninggal dunia ; Pensiun Terusan adalah pembayaran hak pensiun kepada istri/suami/anak sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan, akibat penerima pensiun meninggal dunia : •
Pensiun PNS/Pejabat Negara/Tunjangan Veteran diberikan selama 4 (empat) bulan berturut-turut ;
•
Pensiun Duta Besar diberikan selama 2 (dua) bulan berturut-turut ;
•
Pensiun ABRI diberikan selama 6 (enam) bulan berturut-turut, bagi yang memiliki bintang jasa (Gerilya, Sewindu , Kartika Ekapaksi dan Nararya) diberikan selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut.
(www.taspen.com)
Tunjangan Hari Tua (THT)
Program Tabungan Hari Tua (THT) adalah suatu Program Asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia Pensiun ditambah dengan Asuransi Kematian.
• Asuransi Dwiguna
Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat mencapai usia pensiun ataupun bagi ahli warisnya pada saat peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun. Para peserta Program Asuransi Dwiguna juga memperoleh Asuransi Kematian tanpa harus menambah iuran. Prgram Asuransi Kematian adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta apabila istri/suami/anak meninggal dunia atau kepada ahli waris peserta apabila peserta meninggal dunia. Jadi asuransi kematian merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi Pegawai Negeri Sipil dan istri atau suami, kecuali bagi janda/duda Pegawai Negeri Sipil yang menikah lagi. Sedangkan bagi anak Pegawai Negeri Sipil, asuransi kematian merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta yang belum mencapai usia 21 tahun atau 25 tahun bagi yang belum menikah dan masih belajar secara formal . Selain itu bagi peserta yang berhenti bekerja sebelum mencapai usia pensiun atau bukan karena meninggal dunia akan memperoleh pembayaran sekaligus dalam bentuk Asuransi Nilai Tunai. Setiap peserta Asuransi Dwiguna diwajibkan membayar iuran sebesar 3.25% dari penghasilan sebulan (gaji, tunjangan isitri dan tunjangan anak) kepada PT TASPEN (PERSERO) Peserta Program Tabungan Hari Tua : •
Pegawai Negeri Sipil, kecuali Pegawai Negeri Sipil Departemen Hankam
•
Pejabat Negara
•
Pegawai BUMN/BUMD
• Asuransi Multiguna Sejahtera
Program Asuransi Multiguna Sejahtera adalah pengembangan dari Asuransi Dwiguna dengan penambahan manfaat bagi peserta berupa Manfaat Berkala, disamping Manfaat THT dan Manfaat Nilai Tunai. Besarnya Manfaat Berkala disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing peserta. Program ini telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD. • Asuransi Ekaguna Sejahtera
Program Asuransi Ekaguna Sejahtera menawarkan manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iurannya. Program ini juga telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD. (www.taspen.com)
II.2 Gambaran Umum Bagian/Divisi Tempat Job Training
Bagian Personalia dan Umum
Bagian personalia dan umum merupakan suatu bagian di PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang yang erat kaitannya dengan menyediakan fasilitas yang dibutuhkan oleh PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang dalam hal-hal yang menyangkut kebutuhan kantor itu sendiri. Dalam hal tersebut, bagian personalia dan umum ini juga harus dapat menyediakan kebutuhan kantor yang menyangkut proses komunikasi, seperti contohnya membuat informasi mengenai produk TASPEN kepada pesertanya, kegiatan hubungan masyarakat dari PT. TASPEN itu sendiri, dan selain dari pada itu masih banyak kegiatan komunikasi lain yang dilakukan oleh bagian personalia dan umum ini. Sosialisasi yang dilakukan oleh PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang kepada pesertanya di wilayah kerjanya juga melibatkan bagian personalia dan umum, dalam hal ini bagian personalia dan umum ini menyediakan fasilitas yang dibutuhkan oleh PT. TASPEN Palembang, dari mulai mengatur acara tersebut, menyediakan materi apa yang akan disampaikan kepada peserta, dan juga ikut serta dalam pemberian informasi kepada peserta pad a saat acara sosialisasi tersebut. Bagian personalia dan umum ini juga memegang peran dalam hal corporate social responsibility dalam Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) yang
dalam hal ini PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang menyisihkan sebagian keuntungannya untuk digunakan oleh masyarakat sekitar untuk membuat kewirausahaan, masyarakat dapat meminjam uang kepada PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang untuk digunakan sebagai modal dalam wirausaha. Yang mengelola PKBL ini adalah bagian personalia dan umum.
1. Kepala Bidang Personalia dan Umum
Kepala bidang personalia dan umum adalah penanggung jawab semua pekerjaan yang dilakukan oleh bagian personalia dan umum, dalam hal ini adalah pekerjaan yang dilakukan oleh kepala seksi personalia, kepala seksi umum dan juga para staf pelaksana. Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh kepala bagian personalia dan umum adalah: 1. Pengelolaan kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusian ke unit-unit kerja di lingkungan Kantor Cabang sesuai kebutuhan unit kerja. 2. Koordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitas-fasilitas kerja di Kantor Cabang. 3. pengelolaan kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan dan Keamanan, Kearsipan, Pendidikan, dan Latihan serta Non Kedinasan lainnya. 4. Penyelenggaraan administrasi Daftar Gaji, dan Kompensasi lainnya serta penyelesaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5. Penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan administrarif PKBL di wilayahnya. 6. Penyelenggaraan Kualifikasi Rekanan terhadap Rekanan baru dan entry database rekanan ke dalam daftar Rekanan mampu. 7. Evaluasi Rekanan dalam kurun waktu 1 tahun Anggaran. 8. Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu yang telah disepakati.
2. Kepala Seksi Personalia
Kepala seksi personalia adalah bawahan dari kepala bidang personalia dan umum, kepala seksi personalia bertugas untuk menangani masalah personalia dari PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang. Adapun tugas-tugas dari kepala seksi personalia adalah:
1. Penyelenggaraan kegiatan administrasi personalia kantor cabang serta penetapan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarga. 2. Penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta kerahasiaan data atau dosir karyawan. 3. Koordinasi pembayaran hak-hak karyawan di kantor cabang (gaji, tunjangan, penggantian biaya, dan lain-lain). 4. Penyelenggaraan pendidikan dan latihan, pembinaan mental karyawan, olah raga dan kegiatan non kedinasan lainnya. 5. Penyusunan daftar gaji dan kompensasi lainnya serta pajak penghasilan.
3. Kepala Seksi Umum
Kepala seksi umum ini setingkat dengan kepala seksi personalia, sama-sama bawahan dari kepala bidang personalia dan umum. Kepala seksi umum ini dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh para staf pelaksana. Tugas dari kepala seksi umum adalah: 1. Penyelenggaraan kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan, dan Kearsipan di Kantor Cabang. 2. Koordinasi pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset Perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik perusahaan di Kantor Cabang. 3. Pengendalian pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi peralatan kantor dan komputer di Kantor Cabang. 4. Pengelolaan kegiatan operasional dan administrasi PKBL. 5. Penyelenggaraan tertib administrasi aktiva. 6. Pelaksanaan kegiatan pengamanan karyawan dan aset perusahaan di Kantor Cabang.
II.2.1 Aspek Sumber Daya Manusia
PT. TASPEN (Persero) memiliki satu Direktur Utama. Dibawah Direktur Utama
ada Direksi yang menangani divisinya masing-masing. Lalu di Kantor Cabang dipimpin oleh seorang Kepala Cabang, di bawah Kepala Cabang mempunyai bawahan Kepala Bidang Personalia dan Umum, Kepala Bidang DPP, dan Kepala Bidang Keuangan. Bagian personalia dan umum di Kantor cabang dipimpin oleh Kepala Bidang Personalia dan Umum. • Pejabat
:
3 Orang
• Staf Pelaksana
:
11 Orang
Pejabat yang dimaksud berkedudukan sebagai Kepala Bidang Personalia dan Umum, Kepala Seksi Personalia dan Kepala Seksi Umum.
II.2.2 Aspek Manajemen
Struktur organisasi bagian personalia dan umum PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang:
KEPALA BIDANG PERSONALIA DAN UMUM
KEPALA SEKSI PERSONALIA
STAF PELAKSANA
KEPALA SEKSI UMUM
STAF PELAKSANA
STAF PELAKSANA
STAF PELAKSANA
Dalam mengerjakan pekerjaan yang ada, di bagian personalia dan umum ini selalu saling bekerja sama antara satu dengan yang lainnya. Jika misalkan Kepala Seksi Umum sedang dinas ke luar kota atau ke Kantor Cabang lain, maka tugas-tugasnya akan ditangani oleh Kepala Seksi Personalia ataupun oleh Kepala Bidang Personalia dan Umum, begitupun bagi setiap karyawan yang ada di bagian personalia dan umum.
II.2.3 Aspek Sarana dan Prasarana
Bagian Personalia dan Umum merupakan salah satu divisi yang ada di PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Palembang yang bertempat di Jl. Jendral Sudirman KM 4,5 no 732, Palembang. Di Kantor Cabang Palembang ini tidak hanya ada bagian Personalia dan Umum saja, akan tetapi juga ada bagian Data Peserta dan Pemasaran (DPP) dan juga bagian Keuangan. Fasilitas yang ada di bagian personalia dan umum adalah: • Komputer dan Printer di setiap meja Kepala Bagian Personalia dan Umum, Kepala Seksi Personalia, dan Kepala Seksi Umum. • Delapan komputer untuk digunakan para staf pelaksana di bagian personalia dan umum. • Tiga buah Printer untuk digunakan oleh para staf pelaksana. • Satu mesin ketik. • Untuk mengurus masalah yang berkaitan dengan urusan Kantor Cabang sudah disediakan
kendaraan
perusahaan
yang
dapat
digunakan
kapanpun
dibutuhkan. • Satu Pantry dengan tiga petugas Office Boy (OB). • Toilet bagi Pria dan Wanita. • Mesin Fotocopy. • Ruangan Rapat. • Telepon di setiap meja Kepala Bidang dan Kepala Seksi. • Dua telepon untuk digunakan oleh para staf pelaksana.
Di setiap Kantor Cabang PT. TASPEN (Persero) selalu ada bagian Personalia dan Umum. Tidak ada yang membedakan setiap bagian Personalia dan Umum di seluruh Kantor Cabang PT. TASPEN (Persero), tugas-tugas yang harus dikerjakannya sama, karena memang telah ada ketentuannya dari Job Description yang diberikan oleh Kantor Pusat PT. TASPEN (Persero).