ANALISA SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN SISWA BARU PADA SD NEGERI 08 PIASAK
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah KKP Pada Program Diploma III
Abang Rahman Nim : 18102430
Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer “BSI Pontianak” 2012
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademik 2011/2012 di Semester Lima
DOSEN PEMBIMBING AKADEMI Kelas 12.5C.30
Hasanudin, M.Kom
ii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal...................................................
PENILAI
( ................................................ )
Saran-saran dari penilai : ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :
“ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN SISWA BARU PADA SD NEGERI 08 PIASAK” Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK BSI Pontianak. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak akan lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1.
Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.
2.
Hasanudin,M.Kom sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang telah memberikan bimbingan, arahan, saran serta dukungan kepada kami dalam menyelesaikan laporan KKP ini.
3.
Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI Pontianak.
iv
4.
Bapak Alexander Bubu selaku Kepala Sekolah SD Negeri 08 Piasak.
5.
Guru-guru Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak.
6.
Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual kepada kami.
7.
Serta rekan-rekan yang ikut memberikan bantuannya dalam pembuatan laporan kuliah kerja praktek ini, khususnya MI.5C.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah kerja praktek ini masih jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis dimasa akan datang.
Pontianak, ……………………..
Penulis Abang Rahman
v
DAFTAR ISI
Lembar Judul Laporan KKP ............................................................................ Lembar Persetujuan Dan Pengesahan Laporan KKP....................................... Lembar PenilaiLaporan KKP...........................................................................
i ii iii
Kata Pengantar ................................................................................................. Daftar Isi........................................................................................................... Daftar Simbol ................................................................................................... Daftar Gambar.................................................................................................. Daftar Tabel ..................................................................................................... DaftarLampiran ................................................................................................
iv vi viii ix x xi
BAB 1
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN 1.1 Umum ................................................................................ 1.2 Maksud dan Tujuan ........................................................... 1.3 Metode Penelitian .............................................................. 1.4 Ruang Lingkup .................................................................. 1.5 Sistematika Penulisan ........................................................
1 2 3 4 4
LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ......................................................... 2.1.1 Pengertian Sistem ..................................................... 2.1.2 Karakteristik sistem.................................................. 2.1.3 Konsep Dasar Informasi ........................................... 2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ................................ 2.2.1 Diagram Alir Data .................................................... 2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary ................................. 2.2.3 Notasi Kamus Data...................................................
6 6 7 8 9 10 12 15
ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum ................................................................................ 3.2 Tinjauan Sekolah ............................................................... 3.2.1 Sejarah Sekolah ........................................................ 3.2.2 Visi dan Misi ............................................................ 3.2.3 Struktur Organisasi dan Fungsi ................................ 3.3 Prosedur Sistem Berjalan................................................... 3.4 Diagram Alir Data ............................................................. 3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ............................................. 3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan.............................. 3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran.............................. 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ...............................................
17 17 17 18 19 25 26 30 30 31 32
vi
BAB IV
3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan ................................ 3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran ................................ 3.7 Permasalahan ..................................................................... 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ..........................................
32 33 33 34
PENUTUP 4.1 Kesimpulan ........................................................................ 4.2 Saran ..................................................................................
35 35
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP SURAT KETERANGAN PKL LAMPIRAN-LAMPIRAN
vii
DAFTAR SIMBOL
A.
Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
Kesatuan Luar (External Entity) Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.
Arus Data (Data Flow) Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
Proses (Process) Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan data.
Simpanan Data (Data Store) Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data.
viii
DAFTARGAMBAR
1. 2. 3. 4.
Gambar III.1 Struktur Organisasi ........................................................ Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................ Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ....................................... Gambar III.4 Diagram Detail Proses Sistem Berjalan ........................
ix
19 27 28 29
DAFTAR TABEL
1. 2.
Tabel II.1 Notasi Tipe Data ................................................................. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ...........................................................
x
15 16
DAFTAR LAMPIRAN A.1 Contoh Formulir Pendaftaran ................................................................... A.2 Contoh Kwitansi Pembayaran .................................................................. A.3 Contoh Surat Pengumuman ......................................................................
xi
38 39 40
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Umum Melakukan pengolahan data menjadi informasi yang berguna merupakan
kelebihan komputer. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara tepat, cepat dan akurat. Dengan informasi yang dihasilkan, dapat segera melakukan pengambilan keputusan yang tepat serta cepat. Tentunya informasi ini akan sangat beguna bagi mereka yang membutuhkan. SD Negeri 08 Piasak merupakan salah satu SD yang terletak di Desa Piasak Kecamatan Selimbau yaitu di Kabupaten Kapuas Hulu. SD ini telah berdiri sejak tahun 1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selama ini SD Negeri 08 Piasak bisa dikatakan kurang optimal. Sebagai contoh yaitu saat penerimaan siswa baru SD Negeri 08 Piasak masih menggunakan sistem manual yang mana setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu. Selanjutnya guru/staff petugas yang bertanggung jawab harus menyeleksi setiap formulir yang di isi oleh calon atau wali dari siswa tersebut.
Tentunya ini akan membutuhkan waktu yang sangat lama, Karena setelah menyeleksi calon siswa, panitia harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa yang diterima.Padahal kegiatan penerimaan siswa baru merupakan salah satu kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan, Selain itu tanpa adanya sistem informasi yang mendukung pada saat penerimaan siswa baru akan memberikan dampak yang negatif pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam pengambilan keputusan saat penerimaan siswa baru. Padahal para pendaftar sangat menginginkan hasil yang cepat, tepat dan akurat untuk dapat mengetahui apakah diterima atau tidaknya di sekolah tersebut. Dengan melihat contoh kasus ini, maka masih banyak kekurangan baik dari segi efisiensi waktu, SDM, biaya yang perlu diperbaiki, karena masih menggunakan sistem yang manual serta tidak terkomputerisasi.
1.2.
Maksud dan Tujuan Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1.
Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam perkuliahan.
2.
Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan.
3.
Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan yang original.
2
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi mata kuliah, Kuliah Kerja Praktek pada Semester V (Lima) supaya bisa mengikuti TA Jurusan Akademik Manajemen Informatika dan Komputer di Bina Sarana Informatika.
1.3.
Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara : 1.
Wawancara (Interview) Dalam penulisan laporan KKP ini,untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi pengolahan data penerimaan siswa baru pada SD Negeri 08 piasak.
2.
Pengamatan (Observation) Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3.
Studi pustaka Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya. 3
1.4.
Ruang Lingkup Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang Analisis
Sistem Informasi Pengolahan Data Penerimaan Siswa Baru Pada SD Negeri 08 Piasak. Agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses alur pendaftaran, proses seleksi , proses pembuatan laporan.
1.5.
Sistematika Penulisan Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan, metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools sistem).
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur system berjalan ,diagram alir data (DAD) system berjalan, kamus data system berjalan yang memiliki sub 4
antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah. BAB IV
PENUTUP Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi SD Negeri 08 Piasak dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
5
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Konsep Dasar Sistem Pada dasarnya, sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas
himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.
2.1.1. Pengertian Sistem Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistemyang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan. Dalam Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut. “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” menurut Jogiyanto (2005 :1) “Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut.Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” menurut Jogiyanto (2005 :2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” menurut Romley (2006 : 2) “sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk
mencapai satu
tujuan.masing-masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi tetap dapat bekerja sama” menurut Winarno (2006 : 1.5).
2.1.2. Karakteristik Sistem Berikut ini adalahkarakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya (Jogiyanto HM, 2005,Hal:3) : 1.
Komponen Sistem (component) : Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.
2.
Batasan
Sistem
(Boundery)
:
Batasan
sistem
merupakan
daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
7
3.
Lingkungan Luar Sistem (Environment) : Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4.
Penghubung Sistem (interface) : Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan subsistem yang lain.
5.
Masukan Sistem (input) : Masukan sistem merupakan bagian dari sistem yang menerima data masukan.
6.
Keluaran Sistem (output) : Hasil pengoperasian dari suatu sistem yang didukung dengan energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna tergantung dari manfaatnya.
7.
Pengolahan Sistem (proses) :Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8.
Sasaran Sistem (Objective) : Suatu sistem pasti mempunya tujuan atau sasaran
2.1.3. Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik,berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. “informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti.Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti kepenerima”menurut Whitten (2006 : 23)dalam bukunya metode desain dan analisis sistem.
8
Kualitas informasi sangat membantu dan penting dalam melakukan proses pengambilan keputusan organisasi. Kualitas informasi dapat dinilai dari tiga hal yaitu (Jogiyanto HM, 2005, Hal 8) : 1.
Akurat Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
Tepat Pada Waktunya Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
3.
Relevan Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda.
2.2.
Peralatan Pendukung (Tools System) Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem
yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah : 2.2.1
Diagram Alir Data (DAD)
1.
Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
9
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 2.
Simbol-Simbol Dalam DAD Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut : a. Lingkaran Luar (External Entity) Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. External Entity ini dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem. b. Proses (Process) Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. c. Alir Data (Data Flow) Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses ( process ), simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( externalentity ). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
10
d. Simpanan Data (Data Store) Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.
3.
Aturan Main DAD Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaandata flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut : a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung. b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung. c. Didalam
data
flow
diagram
tidak
boleh
atau
tidak
diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. 4.
Tahapan Pembuatan DAD Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut : 11
a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses
atau
dengan
kata
lain
diagram
tersebut
untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2.2.2
Kamus Data / Data Dictionary (DD) Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog
fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad. Adapun kegunaan dari kamus data adalah : 12
1.
Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2.
Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.
3.
Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4.
Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data ) Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1.
Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat
langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2.
Alias Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
3.
Tipe Data atau Bentuk Data Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
13
4.
Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5.
Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6.
Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7.
Volume Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
8.
Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
14
2.2.3
Notasi Kamus Data Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan
Notasi Struktur Data. 1.
Notasi Tipe Data Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Table II.1 Notasi Tipe Data Notasi X 9 A Z . , /
Keterangan Setiap karakter Angkat numeric Karakter alphabet Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong Titik sebagai penulisan ribuan Koma sebagai pemecah pecahan Hypen sebagai tanda penghubung Slash sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasiinformasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
15
TabelII.2 NotasiStruktur Data Notasi =
Keterangan Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari
+ []
(CONSIST OF) atau sama dengan (ISEQUIVALENOF) AND Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen
I N[ ] M
Data didalam kurung bracketini) Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ] Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi
()
Mulai minimum N kali dan maksimum M kali) Optional (elemen data didalam kurung parenthesis
* atau** @ Alias
Sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada) Keterangan setelah tanda ini adalah komentar Indentefierdatastore Nama lain untuk data
16
17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1.
Umum Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara
periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan berubah setiap saat pengolahannya. Sistem penerimaan siswa baru di dalam pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga laporan yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang disertai dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.
3.2.
Tinjauan Sekolah Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada SD Negeri 08 Piasak terdapat aturan
yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Sekolah SD Negeri 08 Piasak merupakan salah satu SD yang terletak di Desa Piasak Kecamatan Selimbau yaitu di Kabupaten Kapuas Hulu. Kepala Sekolah SD Negeri No 08 Piasak ini bernama Bapak Alexander Bubu. SD ini telah berdiri sejak tahun
1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual
serta
lama,
sedangkan
alur
penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3.2.2. Visi dan Misi Adapun Visi dan Misi dari SDN 08 Piasak, adalah sebagai berikut : 1.
Visi : Terwujudnya Sekolah yang mampu mengembangkan peserta didik yang berprestasi dan berbudi luhur, berwawasan dan memiliki jiwa social yang tinggi.
2.
Misi : a. Mewujudkan hubungan kerja sama yang baik memupuk kebersamaan, baik di sekolah maupun diluar sekolah
18
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsinya 1.
Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada SD Negeri 08 Piasak : KEPALA SEKOLAH Alexander Bubu KOMITE SEKOLAH Ab.Sahbudin
SEK.BID.KURIKULUM
SEK.BID.KESISWAAN
SEK.BID.PERLENGKAPAN
BENDAHARA GAJI / BOS
Ab.Yasin
Harun
Sahdansah.A.MA.PD
Indrayadi
BOSDA D.Rahmaniarti
GURU
KOMITE SISWA
KETERANGAN : = GARIS KERJA SAMA = GARIS KONSULTASI Gambar III.1 Struktur Organisasi
19
Harun
2.
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : a. Kepala Sekolah 1) Menyusun perencanaan program kegiatan Sekolah 2) Mengorganisasikan kegiatan Sekolah 3) Mengarahkan / mengendalikan kegiatan Sekolah 4) Mengkoordinasikan terhadap tugas guru 5) Melaksanakan pengawasan terhadap guru 6) Menentukan kebijaksanaan 7) Mengadakan rapat mengambil keputusan 8) Mengatur proses belajar mengajar 9) Mengatur administrasi Katatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana prasarana, Keuangan b. Wakil Kepala Sekolah 1) Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan dan pelaksanaan 2) Pengorganisasian 3) Pengarahan 4) Pengkoordinasian 5) Pengawasan 6) Identifikasi dan pengumpulan data 7) Penyusunan laporan c. Komite Sekolah 1) Menerima RAPBS dari Kepala Sekolah 2) Menyiapkan Kartu Iuran 20
3) Menarik iuran dari orang tua siswa 4) Mencatat pemasukan, menghimpun, menyiapkan, dan mengeluarkan dana sesuai anggaran 5) Mengawasi pengeluaran yang tidak tercantum dalam anggaran sekolah. 6) Menyiapkan laporan keuangan setiap akhir tahun sekolah d. Sekretaris Bidang Kurikulum 1) Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan 2) Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran 3) Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program Semester, Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan Penyesuaian Kurikulum) 4) Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta pembagian Raport dan STTB 5) Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan 6) Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar 7) Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran 8) Mengatur Mutasi Siswa 9) Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis 10) Menyusun Laporan e. Sekretaris Bidang Kesiswaan 1) Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling 21
2) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan) 3) Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS) Paskibra 4) Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler 5) Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah 6) Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi 7) Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa f. Sekretaris Bidang Perlengkapan 1) Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar mengajar 2) Merencanakan program pengadaannya 3) Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana 4) Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian 5) Mengatur pembakuannya 6) Menyusun laporan g. Bendahara Gaji / Bos 1) Mempersiapkan rapat dengan Pengurus Komite Sekolah dan orangtua/wali siswa dlm upaya dukungan dana 2) Mengkoordinir guru dan karyawan dalam peningkatan kesejahteraan 22
3) Menyerahkan gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan 4) Menyalurkan dana Bos sesuai dengan ketentuan yang berlaku 5) Mendayagunakan uang rutin sesuai dengan mata anggaran yang relevan 6) Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan uang rutin ke Dinas Pendidikan terkait 7) Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana iuran Komite Sekolah kepada pengurus Komite Sekolah (bila ada) 8) Membuat pertanggung jawaban keuangan sekolah dengan sebaikbaiknya (Pelaporan) h. Bosda 1) Menyalurkan dana BOSDA sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2) Mempersiapkan keuangan untuk membantu danan bos (Jika dana BOS ada kekurangan. 3) Pembuatan Laporan pertanggung jawaban Kedinas Terkait i. Komite 1) Bekerjasama dengan sekolah untuk membina dan meningkatkan mutu pendidikan sekolah 2) Bekerjasama dengan sekolah untuk merencanakan, mengadakan dan melaksanakan perbaikan sarana, prasarana, alat pembelajaran untuk mendukung kelancaran pendidikan. 3) Mengkoordinasi dan memimpin orangtua/wali siswa berkenaan dengan kemajuan sekolah 23
4) Menghadiri rapat-rapat dengan guru maupun pengurus demi kemajuan sekolah 5) Ikut merencanakan, memikirkan dan mengatasi masalah yang dapat menghambat kelancaran pendidikan sekolah 6) Mendorong
orangtua/wali
siswa
agar
senantiasa
memantau
perkembangan belajar para siswa 7) Menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar atau instansi terkait demi nama baik sekolah 8) Membina hubungan dengan pemerintah setempat untuk kemajuan sekolah 9) Memberikan informasi tentang hasil rapat kepada orangtua/wali siswa berkenaan dengan rapat-rapat yang dihadiri oleh Komite Sekolah baik di.dalam maupun di luar lingkungan sekolah. 10) Bekerjasama dengan guru memantau perkembangan belajar siswa 11) Bekerjasama dengan sekolah berkenaan dengan kegiatan-kegiatan sekolah 12) Memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan Komite Sekolah kepada Kepala Sekolah j. Guru 1) Membuat Prosem, PSP, dan RP 2) Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap 3) Mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa 4) Membantu dan menanggulangi siswa yang kesulitan belajar 24
5) Bersedia mengganti guru yang tidak hadir 6) Memberikan ulangan harian min. 3 X per semester 7) Memberikan ulangan perbaikan sesudah menjelaskan ulang materi yang belum dikuasai kepada siswa yang tidak berhasil (nilai < KKM) 8) Memberi pengayaan kepada siswa yang berhasil dalam ulangan (nilai > KKM) 9) Membuat analisa hasil ulangan 10) Membuat analisa butir-butir soal 11) Memeriksa absensi siswa 12) Memeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada siswa 13) Mencatat semua butir-buitr soal dalam buku khusus sebagai BANK SOAL 14) Memberikan tugas-tugas/pekerjaan rumah sebagai pengayaan kepada siswa 3.3.
Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi: 1.
Proses Pendaftaran Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang ke SD Negeri 08 Piasak untuk mengambil formulir pendaftaran. Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB) memberikan formulir pendaftaran beserta nomor pendaftaran kepada calon siswa. Panitia PSB meminta orang tua atau wali dari calon siswa untuk mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratan 25
sebagai calon siswa. Apabila formuir telah di isi, maka orang tua calon siswa dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum batas waktu yang di tentukan oleh panitia PSB. 2. Proses Penyeleksian Setelah proses pendaftaran panitia PSB menyeleksi setiap formulir dan data yang telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa. Setelah menyeleksi formulir dan data tentangcalon siswa, panitia harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa yang diterima untuk di simpan sebagai arsip pelaporan. 3. Prosedur Pengumuman Panitia PSB mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru dilakukan, setelah beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan. 4. Proses Daftar Ulang Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus seleksi diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru hanya dikenakan biaya seragam sekolah dan kostum olah raga yang totalnya Rp. 90.000 percalon siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan proses daftar ulang, maka calon siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di SDN 08 Piasak.
3.4.
Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak, maka dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram berikut ini : 26
Calon Siswa baru
Panitia PSB
No.Pend, FSD
Hasil, No.Pend Kwitansi FSD, No. Pend, kwitansi
ANALISASISTEM PENERIMAAN SISWA BARU PADA No.pen, FRM Kwitansi, Hasil
SDN 08 PIASAK
Laporan KEPALA SEKOLAH
Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan : FRM
: Formulir
No. Pend
: Nomor Pendaftaran
FSD
: Formulir sudah diisi
27
Gambar III.3Diagram Nol Sistem Berjalan Keterangan : FRM
: Formulir
No. Pend
: Nomor Pendaftaran
FSD
: Formulir Sudah diisi
DSB
: Data Sisawa Baru
28
Calon Siswa Baru
1.1
FRM
Pengambilan Formulir
1.2 FSD Pengembalian Formulir
Data Formulir
Panitia PSB
Arsip Formulir Data Formulir
Gambar III.4Diagram Detail Proses Sistem Berjalan
Keterangan : FRM
: Formulir
FSD
: Formulir Sudah Diisi
29
3.5.
Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data ini terdapat keterangan mengenai suatu data secara lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari, yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan dokumen keluaran berhubungan tentang penerimaan siswa baru.
3.5.1
Kamus Data Dokumen Masukan
1. Formulir Pendaftaran Nama Arus Data : Formulir Sudah Diisi Alias
: FSD
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Calon Siswa – Proses 0.1 Proses 1.0 – Panitia PSB
Penjelasan
: Sebagai bukti pendaftaran
Periode
: Setiap melakukan pendaftaran siswa baru
Struktur Data
: Header + isi
Header
= Nm_Sekolah +Tahun_Peljrn + Kec +Kab +TAPEL
Isi
= Nm_Lengkap + Nm_Panggilan + JKelamin + NIS + TTL + Agama+ Anak_Ke +Status_dlm_keluarga + Jmlh_Saudara_kandng + Jmlh_Saudara_tiri + Jmlh_Saudara_angkat + Alamat_Tmp_Tinggal + No_Telp + Asl_Siswa + No_Ijasah + Jmlh_NA+ Jmlh_Nrata_rata + Nm_Ayah + Nm_Ibu + TTL_ayah +
30
TTL_Ibu + Agama_ayah + Agama_Ibu + Pkrjaan_ayah + Pekerjaan_Ibu +Almt_ortu + No_telp + Penghasilan/bln + Nm_Wali + JKelamin + TTL_wali + Agama +Pekerjaan + Alamat + No_telp + Penghasilan/bulan Footer
: No_Pendaftaran +Tandatangan Orang Tua + Pas_Foto + Tandatangan Calon Siswa/i
3.5.2
Kamus Data Dokumen Keluaran
1.
Surat Pengumuman Nama Arus Data : Hasil Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Panitia PSB – Proses 3.0 Proses 3.0 – Calon Siswa
Penjelasan
: Hasil Pengumuman
Struktur Data
: Header + isi
Header
= Nama_Sekolah + Kecamatan + Tahun_Pelajaran
Isi
= Nn_kepala_sekolah + NIP + Pangkat + Jabatan + No_Pendaftaran + Nama_Peserta + Keterangan
Footer 2.
= segera_membayar_daftar Ulang + paling_lambat_tgl
Kwitansi Nama Arus Data : Kwitansi Alias
: Kwitansi 31
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Panitia PSB – Proses 4.0 Proses 4.0 – Calon Siswa
3.6.
Penjelasan
: Sebagai bukti pembayaran
Periode
: Setiap melakukan pembayaran
Struktur Data
: Header + isi
Header
= No + Telah_terima_dari + Jmlh_uang + Utk_pembayaran
Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian daribentuk dokumen-dokumen
yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan 1.
Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru Fungsi
: Untuk mengisi data siswa
Sumber
: Siswa
Tujuan
: Panitian PSB
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap melakukan pendaftaran
Bentuk
: Lampiran A-1
32
3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen Masukan
: Kwitansi
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran daftar ulang
Sumber
: Panitian PSB
Tujuan
: Siswa
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap melakukan pembayaran
Bentuk
: Lampiran A-2
2. Nama Dokumen
3.7.
: Surat Pengumuman
Fungsi
: Untuk mengetahui siswa yang diterima
Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Calon siswa Baru
Jumlah
: 2 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-3
Permasalahan Dari hasil Kerja Praktek selama di SDN 08 piasak, yang dapat dilihat bahwa
Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidakefektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber
33
daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan bisa dikatakan kurang optimal.
3.8.
Alternatif Pemecahan Masalah Disaran dalam
menggunakan
system
pengolahan data yang
baru
penerimaan siswa baru
yaitu
dengan
sebaiknya
pemanfaatan
sistem
terkomputerisasi.Karena dengan Pengolahan data-data sumber daya manusia secara terkomputasi akan lebih mudah untuk diproses untuk menghasilkan data secara cepat dan akurat
34
BAB IV PENUTUP
4.1.
Kesimpulan Berdasarkan pelaksanaan kuliah kerja praktek selama di SDN 08 Piasak, maka
diperolehkesimpulan bahwa Pengolahan data menggunakan sistem manual sungguh tidak efektif dan tidak efesien serta membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang di hasilkan tidak begitu akurat. Dalam pengolahan data membutuhkan waktu yang lama dan menyerap tenaga kerja yang cukup banyak.
4.2.
Saran
Dari kesimpulan diatas maka penulis memberisaran sebagai berikut: 1.
Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem penerimaan siswa baruyang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yangterkomputerisasi.
2.
Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.
3.
Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak terlalu banyak karena menggunakan sistem komputerisasi.
35
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,HM,2005.Analisadan Disain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi. Whitten, Jeffery L. 2006 . Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke6Yogyakarta: Andi Winarno,Wahyu Wing.2006.Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-6.Yogyakarta: UPP STIM YKPN
36
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa N.I.M Nama Lengkap Tempat & Tanggal Lahir Alamat Lengkap
B.
: 18102430 : Abang Rahman : Piasak, 07 November 1990 : Desa Piasak Hilir, Kec. Selimbau, Kab. Kapuas Hulu, Kalimantan Barat, Indonesia.
Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. 2. 3. 4.
SDN 08 Piasak , lulus tahun 2003 SMPN 2 Piasak , lulus tahun 2006 SMAN 1 Selimbau , lulus tahun 2009 Kursus Komputer di KSM Pontianak , lulus tahun 2010
Pontianak, 10 Desember 2012 Foto 3X4
Abang Rahman
37
Lampiran A-1
38
Lampiran A-2 Kwitansi
39
Lampiran A-3 SURAT PENGUMUMAN
40
