PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA PT KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
Muhammad Suryanto NIM: 12136494
Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta 2015
PENILAI KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal tanggal .................................................
PENILAI
(................................)
Saran-saran dari penilai: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya saya dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :
SISTEM INFORMASI PURCHESING PADA PT KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA“
“PERANCANGAN
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. saya menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI 2. Ibu Novita Indriyani,S.kom,M.kom sebagai dosen mata kuliah pemodelan sistem berbasis objek yang telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta dukungan kepada saya dalam menyelesaikan tugas ini. 3. Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI. 4. Bp Suseno Selaku HRD PT KOBEXINDO Tbk. 5. Para Karyawan/Karyawati PT KOBEXINDO Tbk. 6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual kepada saya. 7. Serta
rekan-rekan
sejawat
dan
seperjuangan
yang
ikut
memberikan
bantuannya dalam pembuatan KKP. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Saya iv
DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Laporan KKP .................................................................................................i Lembar Persetujuan Laporan KKP .......................................................................................ii Penilai Kuliah Kerja Praktik .................................................................................................iii
Kata Pengantar ................................................................................................................ iv Daftar Isi ......................................................................................................................... vi Daftar Simbol .................................................................................................................viii Daftar Gambar ................................................................................................................ ix Daftar Tabel .................................................................................................................... x Daftar Lampiran ............................................................................................................. xi BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1. Umum ......................................................................................................... 1 1.2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................... 3 1.3. Metode Penelitian ....................................................................................... 3 1.4. Ruang Lingkup ............................................................................................ 4 1.5. Sistematika Penulisan ................................................................................. 5 BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 6 2.1. Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 6 2.1.1. Pengertian Sistem .............................................................................. 6 2.1.2. Pengertian Informasi ......................................................................... 7 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 7 2.1.4. Karateristik Sistem ............................................................................ 11 2.1.5. Klasifikasi Sistem ............................................................................. 12 2.2. Peralatan Pendukung (tool system) ....................................... ...................... 13 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................................ 18 3.1. Umum ......................................................................................................... 18 3.2. Tinjauan Perusahaan ................................................................................... 18 3.2.1. Sejarah Perusahaan .......................................................................... 19 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ........................................................ 20 3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................ 23 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................................ 23 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ...................................................................... 26 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ......................................................................... 29 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................................ 29 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................................ 31 3.7. Permasalahan .............................................................................................. 33 3.8. Pemecahan Masalah .................................................................................... 33
vi
BAB IV PENUTUP ....................................................................................................... 35 4.1. Kesimpulan ................................................................................................. 36 4.2. Saran ........................................................................................................... 36 DAFTAR PUSAKA ....................................................................................................... DAFTAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................................... SURAT KETERANGAN PKL ...................................................................................... LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................................
vii
36 37 38 39
DAFTAR SIMBOL
a.Simbol Data Diagram (DFD) EXTERNAL ENTITY
Simbol yang menggambarkan suatu Sumber atau tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Data yang menggambarkan arus data.
PROCESS
Simbol yang menggambarkan suatu proses Sedang berlangsung.
DATA STORE
Simbol yang menggambarkan suatu tempat Menyimpan dan mengambil.
viii
DAFTAR GAMBAR Halaman 1.Gambar III 1. Struktur Organisasi .............................................................................. 20 2.Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan .................... .................................... 23 3.Gambar III 3. Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................................. 24 4.Gambar III 4. Diagram Detail Proses .......................................................................... 25
ix
DAFTAR TABEL Halaman Tabel II.1 Notasi Tipe Data ............................................................................................ 16 Tabel II.2 Notasi Struktur Data ..................................................................................... 17
x
DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1.Lampiran 2.Lampiran 3.Lampiran 4.Lampiran
A.1 A.2 A.3 A.4
......................................................................................................... ......................................................................................................... ......................................................................................................... .........................................................................................................
xi
40 41 42 43
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum
Dalam era globalisasi ini seiring
dengan perkembangan dan kemajuan
teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah disampaikan secara cepat dan akurat. Dengan demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang. Didalam menghadapi perdagangan bebas dan persaingan antar perusahaan maka akan muncul masalah-masalah yang komplek didalam dunia usaha. Salah satu masalah yang komplek itu adalah di butuhkanya informasi yang luas yanng dapat berguna bagi kepentingan intern maupun pihak ekstern. Pada dasarnya keberhasilan perusahaan maupun industri dalam menghadapi tantangan erat saat ini terletak pada kemampuan perusahaan dalam melakukan pengolahan informasi tersebut. Selain itu juga memberikan dampak ekonomi yang berkaitan dengan perdagangan bebas. Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi dalam perdagangan bebas maka perusahaan atau industri dituntut selalu meningkatkan sistem informasi. Dalam pelaksanaan sistem informasi secara efektif maka di butuhkan teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih tepat waktu dan tepat guna dalam membantu proses pelayanan transaksi, membutuhkan serta untuk mempermudah atau mempercepat proses kerja. Apabila suatu perusaan atau industri telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal maka dapat dikatakan perusahaan tersebut sistem kerjanya bersifat manual. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna bagi kepentinagan pihak intern atau ekstern perusahaan kecuali pesaing. Selain itu sistem informasi banyak membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan.
1
Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil kegiatan usahanya atau pendapatanya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu sistem purchesing/pembelian. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas Laporan KKP ini yaitu dengan judul:
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA
“
PT KOBEXINDO Tbk
2
”
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah : 1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang di dapat selama perkuliahan 2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan. 3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan yang original. 4. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pengusaha. Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi mata kuliah kuliah kerja praktek pada semester lima jurusan manajemen informatika Akademik manajemen informatika dan komputer bina sarana informatika.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah
penting di
dalam penyusunan
laporan Riset khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara : 1. Wawancara (interview) Dalam penulisan laporan riset ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan purchesing di PT KOBEXINDO Tbk 2. Pengamatan ( observation ) Penulis
melakukan
pengamatan
langsung
terhadap
kegiatan
yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3
3. Studi Pustaka Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juka melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan akademi manajemen informatika bina sarana informatika maupun di perpustakaan lainya.
1.4. Ruang Lingkup
Didalam penulisan laporan KKP ini, Penulis membahas tentan sistem informasi purchesing di PT Kobexindo Tbk jakarta. Mengingat pembahasan tentang purchesing itu cukup luas dan agar laporan KKP ini dapat tercapai sasaran ruang lingkup pembahasan meliputi proses pembelian, proses persetujuan, dan proses laporan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahuai
secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
kuliah kerja praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan kuliah kerja praktek ini. Untuk memudahkan dalam penulisan KKP, saya membuat sistematika dalam 4 Bab yaitu:
BAB
I
PENDAHULUAN
Pada bab ini penulisan Berisi tentang Umum/latar belakang, maksud dan tujuan,metode penelitian,ruang lingkup dan sistematika penulisan BAB
II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulisan menjelaskan tentang konsep dasar sistem,dan peralatan pendukung( tools system) BAB
III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulisan membahas menenai hal yang bersifat umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan
4
strukur organisasi dan prosedur system berjalan, diagram alir data (DAD) system berjalan,kamus data system berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaraan,bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah. BAB
IIII
PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan laporan kuliah kerja praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi pembaca maupun bagi pengelola PT Kobexindo Tbk.
5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Definisi Sistem Menurut Jerry Fith Gerald “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sistem tertentu”. Menurut Raymond Mc. Leod (2001 : 11) “sistem adalah sekelompok elemen yang teriintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”. Sedangkan menurut Drs. KOMARUDIN “sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksana kegiatan dari satu organisasi”. Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu sama yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang teroganisir elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping terhubung satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
6
2.1.2. Pengertian Informasi
Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto (2005:8) ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih ber guna dan berarti bagi yang menerimanya”. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian ( event) adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto (2005:11) “Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
didalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan”. Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem informasi, meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah alat untuk
7
mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral terpenting dalam suatu sistem informasi. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan ( Building Block ) yang terdiri dari: a. Blok Masukan ( Input Block ) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik ( keyboard ) dan lain-lain. b. Blok Model ( Model Block ) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 8
c. Blok Keluaran ( Output Block ) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan dan lain sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada monitor komputer. d. Blok Teknologi ( Technology Block ) Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input , menjalankan model, menyimpan dan mengakses data menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri system secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware, software dan hardware.
e. Blok Basis ( Database Block ) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis 9
data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Basis data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok Kendali ( Control Block ) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahankesalahan dapat langsung diatasi. Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsurunsur, antara lain seperti dibawah ini: a. Akurat Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan tidak bisa atau menyesatkan. b. Tepat waktu Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada penerimanya tidak boleh terlambat. c. Relevan Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.
10
2.1.4.
Karateristik Sistem
Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Itu merupakan sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai masukan dan keluaran. Sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu seperti : 1. Komponen (Components ) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem ( Bundary) Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainya dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar ( Enviroment ) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat mennguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut 4. Penghubung Sistem ( interface ) Pengubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sistem ke sistem lainya. 5. Masukan Sistem ( Input ) Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input ). 6. Keluaran (Output ) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem ( Objective ) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. 11
2.1.5. Klasifikasi Sistem
1. Sistem abstrak Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia) , Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik contohnya seperti sistem komputer, sistem kuntansi dan lain sebagainya. 2. Sistem Alamiah Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya. 3. Sistem buatan manusia Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi
manusia
dengan
mesin
disebut Humanmachine
System contohnya seperti sistem informasi.
4. Sistem Tertentu ( Deterministic System ) Merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan contohnya seperti Sistem Komputer. 5. Sistem tak tentu ( Probabilistic System ) 6. Sistem tertutup ( Close System) 7. Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah (relatively
closed
system) secara
relatif
tertutup,
tidak
benar-benar
tertutup. Sistem terbuka (open system) merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
12
2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)
Dalam penulisan kuliah kerja praktek ini penulis menggunakan peralatan ( tool system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktek ini, adapun
peralatan yang di gunakan: A. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya, atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan misalnya file card , microfile, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya.
DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan struktur. DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang berfungsi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara umum dari DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem ( autoformat) atau komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau dikembangkan dan memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling
tinggi
kemudian
menguraikannya
13
menjadi level yang
lebih
rendah.
Kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan ( looping ), proses keputusan perhitungan. Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, yaitu : a. Diagram konteks Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level nol yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Pada level ini DFD menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran sistem. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan katalain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global darikeseluruhan sistem yang telah ada. b. Diagram Nol Merupakan diagram yang berada pada level satu, yang menggambarkan proses-proses utama dari sistem didalamnya terdiri dari hubungan antara sumber aliran data dan simpanan data. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan
tahapan
proses
yang
ada
didalam
konteks,
yang
secara
lebih
penjabarannya lebih terperinci. c. Diagram Detail Diagram
ini
dibuat
untuk
menggambarkan
arus
data
mendetaillagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut : a. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity secara langsung b. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara langsung c. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity secara langsung atau sebaliknya d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada data flow yang keluar.
14
B. Kamus Data
Model berikutnya yang akan dibahas adalah Kamus Data (Data Dictionary) . Kamus Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya DFD, tetapi porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi, sebuah model tidak lengkap tanpa Kamus Data. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat halhal berikut: a. Nama arus data Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data. b. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda. c. Tipe Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk lapran serta dokumen hasil cetakan komputer. d. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
15
e. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di Kamus Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang. f. Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item-item data apa saja. Selain hal di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data, notasi atau simbol yang digunakan di bagi menjadi dua macam yaitu : a. Notasi Tipe Data Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi umum digunakan antara lain : Tabel II.1. Notasi Tipe Data Notasi X 9 A Z . , /
Keterangan Setiap karakter Angka Numeric Karakter Alfabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagaui pemisah Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal : 172)
16
b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Table II.2. Notasi Struktur Data Notasi = + 0 {} [] I * @
Keterangan Terdiri Dan (and) Pilih (boleh ya atau tidak) Pengulangan Proses (iterasi) Pemisah salah satu pilihan Pemisah plihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (key field)
Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal:172)
17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum
Proses purchesing dalam suatu usaha secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dan kebutuhan dari pelanggan dan tersedianya sarana yang siap dipergunakan. Seiring dengan perkembangan zaman, proses purchesing ini memiliki alur yang di gunakan untuk mengatur proses transaksi pembelian yang terjadi setiap harinya. Pada PT Kobexindo Tbk transaksi pembelian yang terjadi diawasi oleh pemimpin/manager. pengawasan di lakukan setiap harinya dengan melihat terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penyewaan lapangan. Arsip yang mendukung proses penyewaan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi, jadi pengelola dapat lebih mudah memeriksanya. Kobexindo adalah salah satu distributor peralatan berat terbesar dan terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu Forest.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
18
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Kobexindo Tractors Tbk (KOBX) didirikan tanggal 28 September 2002 dan memulai kegiatan usaha komersialnya pada tahun 2002. Kantor pusat KOBX berlokasi di Kobexindo Tower, Jl. Pasir Putih Raya Blok E-5-D, Ancol, Pademangan, Jakarta Utara. Kobexindo memiliki 4 kantor cabang utama yang terletak di Pekanbaru, Surabaya – Sidoarjo, Banjarmasin – Banjarbaru, dam Balikpapan.Induk usaha Kobexindo Tractors Tbk adalah PT Kobexindo Investama, dengan persentase kepemilikan sebesar 88,42%. Sedangkan induk usaha terakhir Kobexindo Tractors Tbk adalah PT Marga Mas Investama, PT Millenium Capital Investment dan PT Prima Adiwarna Sejahtera. Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan KOBX adalah menjalankan usaha dalam bidang distributor, perdagangan dan Jasa. Kegiatan utama KOBX adalah distributor dalam menjual alat-alat berat termasuk penjualan suku cadang dan servis alat-alat berat Merek utama alat-alat berat dan industrial yang di pasarkan,di jual dan di distribusikan oleh kobexindo dan anak usahanya, yaitu Doosan Excavator, NHL Rigid Dump Trucks, Tata Daewoo Off-road Heavy Duty Truck, Dressta Bulldozer, Farm Tractor Belarus, Jungheinrich Electric Forklifts dan Hako Vacuum Sweeper Machines. Pada tanggal 27 Juni 2012, KOBX memperoleh pernyataan efektif dari Bapepam-LK
untuk
melakukan Penawaran
Umum
Perdana
Saham
KOBX
(IPO) kepada masyarakat sebanyak 272.500.000 dengan nilai nominal Rp100,- per saham dengan harga penawaran Rp400,- per saham. Saham-saham tersebut dicatatkan pada Bursa Efek Indonesia (BEI) pada tanggal 05 Juli 2012.
19
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT Kobexindo Tbk: CEO Komite Eksekutif
Dewan Komisaris
Komite audit Komite nominasi
Direksi
Direktur bagian
.
Direktur bagian
Komite GCG
Corp.planning risk dan manajemen
Presiden direktur
Direktur bagian
Corporate bussines
Corp. audit
Marketing operation
Finance dan budget
Procurement dan invesment
Corp.learn center
accounting
Corp.learn center
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT United Tractors
20
Direktur bagian
ESR dan GA
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris: Dewan komisaris merupakan non excutive management yang selalu mengikuti atau memantau perkembangan serta pelaksanaan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Dewan komisaris ini juga secara periodik melakukan pengawasan dan memberikan saran-saran atau melakukan konsultasi mengenai kebijakan yang diperlikan oleh Direktur Utama dan kemajuan perusahaan. 2. Direksi: Tugas pokok Direksi adalah melaksanakan pengurusan Perusahaan sesuai kepentingan dan tujuan Perusahaan dan bertindak selaku pimpinan dalam pengurusan tersebut. Direksi melakukan segala tindakan pengurusan maupun mengenai pemilikan kekayaan Perusahaan termasuk mengikat Perusahaan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perusahaan, sesuai pembatasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perusahaan. Secara hukum, Direksi mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadian. 3. Direktur Utama: Direktur utama menentukan dasar-dasar kebijaksanaa perusahaan dengan dibantu oleh direktu dan mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan langsung di lapangan. 4. Direktur: Direktur bertanggung jawab kepada direktur utama dalam melaksanakan
tugas
dan
wewenangnya
memimpin
langsung
operasi
perusahaan dengan menggunakan sumber-sumber yang dimiliki secara optimum guna mencapai tujuan perusahaan. Dalam organisasi direktur membawahi para manager perusahaan serta menyusun rencana kerjasama dengan para manager atas dasar kebijaksanaan direktur utama yang telah digariskan 5. Manajer pemasaran: Manajer perusahaan bertanggung jawab atas penyusunan perencanaan pengembangan
pemasaran,
mengawasi
produk-produk
pelaksanaan
perusahaan
serta
pemasaran
dan
menangani
atau
mengkoordinir kegiatan promosi produk-produk yang dihasilkan. Manajer 21
perusahaan ini juga menggaris bawahi bagian A & P (Advertising and Promotion) dan pra sales supervisor. 6. Manajer produksi: Manajer produksi bertanggung jawab dalam hal : a. Menyusun rencana produksi dan jadwal promosi sesuai
dengan
jumlah
pesanan
produksi
yang
diperoleh dari bagian pemasaran. b. Mengkoordinir kegiatan produksi dan mengawasi pelaksanaan produksi termaksud kualitas produk yang dihasilkan. Serta bertanggung jawab atas diselesaikannya produk yang diminta sesuai waktu yang ditentukan oleh bagian pemasaran. c. Kelancaran
dan
efisiensi
produksi
dan
hasil
produksinya. 7. Manajer
pembelian:
Manajer
pemberlian
bertanggung
jawab
dalam
melakukan pemesanan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada para pemasok berdasarkan slip permintaan pembelian bahan baku dari bagian yang memeerlukan. 8. Manajer keuangan: Manajer keungan bertanggung jawab atas masalah keuangan
perusahaan,
mengadakan
negosiasi
dengan
pihak
lembaga
keuangan/bank yang berhubungan dengan msalah keungan perushaan, menganalisis keungan perusahaan, menganalisis laporan keuangan yang dibuat oleh bagian akuntansi , menganalisi kebutuhan dana dalam pelaksanaan kegiatan operasi , mengatur dan membuat anggaran dan arus kas/dana, serta memberikan laporan-laporan tersebut secara periodik kepad direktur.
9.
Manajer personalia: Manajer personalia dan umum bertugas merencanakan pengadaan dan penempatan tenaga kerja , penyeleksian terhadap calon tenaga kerja, memberikan sangsi kepada karyawan yang melanggar ketentuan perusahaan, mengkoordinir kebersihan, pelayanan dan keamanan pabrik , sertta mengurus kegiatan lainnya seper humas dan hubungan dengan pemerintah.
22
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Kegiatan sistem purchasing/pembelian unit alat berat yang di lakukan PT Kobexindo Tbk ini semuanya berdasarkan proses kegiatanya. Adapun tahapan proses penjualanya sebagai berikut: 1. Proses pemesanan 2. Proses pembayaran 3. Proses pelaporan 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, saya mencoba menggunakan diagram arus data yang berfungsi untuk mempermudah pemahaman sistem yang sedang berjalan. a. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan: DKP
:Daftar kebutuhan part
PPB
:Permohonan pembelian barang
PO
:Purchase Order
STG
:Sudah terima gudang
23
PPUB :Permohonan pembelian unit baru PKB
:Pemberitahuan barang baru
LSO
:Laporan stok opname
PPC
: Production Planning Control
PPIC : Production Planning Inventory Control b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
24
c. Diagram Detail Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Detail Sistem Berjalan
25
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data
yang di cari. Yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan
keluaran yang berhubungan dengan pembelian alat berat pada PT Kobexindo Tbk
1. Kamus data Dokumen Masukan
a. Purchase Order Nama Arus Data
:Purchase Order
Alias
:PO
Bentuk Data
:Manual/Cetakan komputer
Arus Data
: Customer – Proses 1.0 Proses 1.0 – Salesman Marketing – Proses 2.0Proses 20 – Arsip PO
Penjelasan
:Sebagai salah satu syarat pemesanan barang/unit
Periode
:setiap melakukan pemesanan barang
Volume
:1-25 Surat
Struktur Data
: Header + Isi + Footer -. Header = judul + tahun + no_PO + tanggal + dipesan oleh + dibeli oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier + telp_fax + contact_person + cara_pembayaran[tunai kredit] -. Isi = 1{ no+ nama_barang + kuantitas +harga satuan +(pot_harga) + jumlah + keterangan + total -.
Footer
=
lembar
+
ttd_pelaksana
ttd_asst_manager_proyek + ttd_manager_proyek + cttn_cara_pembayaran 26
+
b. Bukti transfer Nama Arus Data
:Bukti Ttransfer
Alias
:Bukti transfer
Bentuk Data
:Cetakan komputer
Arus Data
: Customer – Proses 2.0 Proses 2.0 – Arsip Bukti Transfer
Penjelasan
:Berisi keterangan pembayaran
Periode
:setiap melakaukan transaksi
Volume
:1-25 Surat
Struktur Data
: Header + Isi + Footer -. Header = tgl + judul -. Isi = nama_perusahaan + no_transaksi+tanggal_jam + dari_rekening + ke_rekening
+
nama_penerima
+
jumlah
+
tanggal_efekif + email_penerima -. Footer = cetak + simpan c. Buku Barang Nama Arus Data
:Buku Barang
Bentuk Data
:Dokumen
Arus Data
: Buku Barang – proses 2.0 Barang – proses 3.0
Penjelasan
:Melihat detail barang
Periode
:Pembuatan NP dan SJ
Volume
:1-100 Surat
Struktur Data
: Header + Isi + Footer - Header = Date(tgl_bln_thn) -. Isi = kodebarang + nama + satuan + merk + hpokok + hjual + stok akhir - Footer = hal_no
27
2. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Faktur Pajak Nama Arus Data
:Faktur Pajak
Alias
:FP
Bentuk Data
:Cetakan Manual
Arus Data
:Arsip SJ-proses 3.0-costumer Proses 3.0-Arsip copy FP
Penjelasan
:Untuk kelengkapan dokumen tagihan
Periode
:setiap terjadi pembelian
Volume
:enam lembar setiap transaksi pembelian
Struktur Data
:Kode_faktur+PKP+pembeli_BKP
b. Surat Penawaran Nama Arus Data
:Surat Penawaran
Alias
:SP
Bentuk Data
:Cetakan Manual/Komputer
Arus Data
:Marketing-proses-01
Penjelasan
:Surat yang berisi spesifikasi dan harga unit
Periode
:setiap melakukan penawaran unit
Volume
:1-25 surat
Struktur Data
:nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan + no_surat_penawaran + tgl_surat_penawaran + nama_kota + -. Isi = nama_unit + merk_unit + harga + cara_pembayaran + pengiriman + kapasitas_bulan + waktu_penyerahan_unit + lain_lain -.
Footer
=
salam
+
ttd_marketing
stempel_perusahaan Stempel_perusahaan *nama_perusahaan*
28
+
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang di maksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses pembelian unit alat berat.bentuk dokumen ini sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Bentuk Dokumen Masukun (input)
Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran yang disebut dengan output . Dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Nama dokumen
: Item Request atau Nota Konsep
Fungsi
: Untuk acuan data barang yang dibutuhkan
Sumber masukan
: Tiap Departemen
Tujuan
: Finance
Frekuensi
: Setiap ada barang yang dibutuhkan
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.
b. Nama dokumen
: Purchase Order
Fungsi
: Untuk melakukan pemesanan barang
Sumber masukan
: Purchasing
Tujuan
: Supplier
Frekuensi
: Setiap ada pembelian barang
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.2
c. Nama dokumen
: Faktur Pembelian
29
Fungsi
: Untuk menginput data pembelian
Sumber masukan
: Supplier
Tujuan
: Finance
Frekuensi
: Setiap ada pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.3
d. Nama dokumen
: Faktur Pajak
Fungsi
: Untuk menginput pajak pembelian
Sumber masukan
: Supplier
Tujuan
: Staf Pajak, Finance
Frekuensi
: Setiap ada pembelian atas barang PKP
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.4
e. Nama dokumen
: Tanda Terima Faktur
Fungsi
: Untuk bukti kapan faktur dikirimkan/diterima
Sumber masukan
: Supplier
Tujuan
: Finance
Frekuensi
: Setiap ada pengiriman atas pembelian barang
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.5
f. Nama dokumen Fungsi
: Kwitansi Bermaterai : Untuk bukti pembelian barang dan dasar pembayaran hutang
Sumber masukan
: Supplier
Tujuan
: Purchasing, Accounting, Finance
Frekuensi
: Setiap ada pembelian barang
Media
: Kertas
30
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran A.
3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran ( output)
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Nama dokumen Fungsi
: Slip Pembayaran Bank : Untuk bukti pembayaran melalui bank transfer, cek ataupun giro
Sumber masukan
: Finance
Tujuan
: Supplier
Frekuensi
: Setiap ada pembayaran barang melalui akun bank
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran B.1
b. Nama dokumen
: Slip Pembayaran Kas
Fungsi
: Untuk bukti pembayaran atas pembelian barang
Sumber masukan
: Finance
Tujuan
: All Department
Frekuensi
: Setiap ada pembayaran atas faktur tertentu melalui kas
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran B.2
c. Nama dokumen Fungsi
: Slip Pemindahan : Sebagai bukti pembayaran hutang menggunakan bank ayat silang
Sumber masukan
: Finance
Tujuan
: Accounting
Frekuensi
: Setiap bulan 31
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran B.3
d. Nama dokumen Fungsi
: Laporan Pembayaran Hutang : Sebagai laporan pembayaran hutang tiap periode tertentu
Sumber masukan
: Finance
Tujuan
: Direksi
Frekuensi
: Setiap bulan
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk dokumen
: Lampiran B.4
32
3.7. Permasalahan
Sistem Purchasing yang telah berjalan pada PT Kobexindo Tbk umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses pembelian,proses transaksi sampai pengiriman barang atau unit.Tetapi penulis melihat sedikit kelemahan pada sistem tersebut. Adapun kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: a. Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan accounting b. Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian purchasing dan accounting c. Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan: a. Melakukan pemisahan fungsi finance dan accounting.mengkaji ulang dan melakukan pemisahan fungsi, tugas dan wewenang dalam struktur organisasi dengan memisahkan bagian finance dan accounting. Hal ini di maksudkan agar selalu terjadi pengecekan
(internal check) dalam
pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat mengurangi kemungkianan terjadinya kecurangan b. Dengan adanya link yang menghubungkan data-data antar bagian maka dapat mempercepat arus informasi pada perusahaan dan memudahkan dalam pencarian data dan dapat melihat sesuai dengan hak akses masingmasing bagian 33
c. Mengurangi keterlibatan banyak pihak, dengan hanya melibatkan pihakpihak yang penting dan terpercaya dalam melakukan pengecekan dan penandatanganan dokumen-dokumen perusahaan
34
BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan
Sebagai akhir dari bab ini penulis kuliah kerja praktik ini, maka saya selaku penulis memberi kesimpulan bahwa sistem purchasing pada PT Kobexindo Tbk berjalan secara baik. Namun penulis menemukan sedikit permasalahan yang harus di perbaiki dan di tanggulangi. Diantaranya adalah sebagai berikut: a. Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan accounting b. Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian purchasing dan accounting c. Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak 4.2. Saran
Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktik ini, saya akan memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Perusahaan seharusnya mengurangi pihak-pihak yang tidak terlalu penting untuk terlibat dalam penandatanganan dokumen b. Perusahaan membutuhkan software accounting agar lebih mudah mengolah data
35
DAFTAR PUSTAKA
H.M, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Kedua. Yogyakarta: ANDI Offset Komaruddin. 1998, Analisa dan design sistem informasi edisi pertama. Surabaya Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6 Yogyakarta: Andi Fathansyah. 1999. Basis data. Cetakan pertama. bandung WWW.Kobexindo.com/sejarah.com
36
LAMPIRAN A.1
39
LAMPIRAN A.2
40
LAMPIRAN A.3
41
