BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
Kemajuan teknologi informasi dewasa ini telah berkembang seiring dengan kebutuhan manusia. Teknologi informasi telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sektor kehidupan dimana teknologi informasi memberi kan andil besar terhadap perubahan-perubahan ilmu teknologi teknologi yang semakin berkembang. Tidak terkecuali sangat besar manfaat dirasakan oleh perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan teknologi informasi sebagai fasilitas utama dalam menjalankan
roda
perusahaan.
Teknologi
informasi
memudahkan
dalam
pengelolaan sumber daya pada perusahaan yang terintegrasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah salah satu bentuk inovasi teknologi informasi yang digunakan untuk memudahkan dalam pengelolaan sumber daya dalam sebuah perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perencanaan sumber daya daya perusahaan, yaitu sistem informasi yang diperuntukkan bagi bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan .Sistem ERP ini adalah jawaban bagi para pelaku usaha untuk diterapkan pada perusahaan yang dikelolanya. PT. Cahaya Benteng Mas adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang industri konstruksi baja ringan dan lembaran plat baja yang telah menerapkan sistem pengelolaan sumber daya terintegrasi. Sebagai bentuk optimal dalam menunjang kinerja para karyawannya, perusahaan ini menerapkan sistem
1
2
pengelolaan sumber daya terintegrasi dengan tujuan agar mempermudah dalam penciptaan produk perusahaan mulai dari pemesanan bahan produksi, fasilitas produksi sampai tercipta produk jadi yang yang siap ditawarkan kepada pelanggan. Sistem ERP yang digunakan pada perusahaan ini adalah Microsoft Dynamic AX. Yaitu sistem ERP yang berlisensi Microsoft yang dalam pembuatannya sebenarnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pemakaian pada perusahaan. Pada prosesnya ternyata masih terdapat beberapa kelemahan yang dirasakan oleh beberapa user terkait. Salah Sal ah satunya adalah proses estimasi oleh seorang estimator es timator untuk memastikan bahwa kuantitas bahan yang diperlukan sesuai dengan kuantitas bahan order produksi. produksi. Proses ini dirasa masih kurang kurang efektif, karena proses estimasi yang dilakukan oleh seorang estimator belum terhubung secara langsung dengan sistem yang sedang berjalan dan juga pemilihan bahan yang digunakan pun masih dipilih secara acak oleh estimator dengan melihat ketersediaan bahan pada sistem. Dengan demikian, penulis memutuskan untuk menyusun Laporan Kerja Praktek Praktek dengan judul “ Perancangan Sistem Informasi Estimasi Bahan Baku Produksi pada PT. Cahaya Benteng Mas. ”
1.2
Identifikasi Masalah
Masalah merupakan kesenjangan antara pencapaian kinerja yang diharapkan dengan pencapaian kinerja saat ini. Beberapa masalah yang terlihat oleh penulis pada sistem ERP yang diterapkan pada perusahaan PT. Cahaya Benteng Mas. 1.
Sering terjadinya ketidakakuratan dalam proses estimasi bahan baku untuk proses produksi oleh estimator.
2
pengelolaan sumber daya terintegrasi dengan tujuan agar mempermudah dalam penciptaan produk perusahaan mulai dari pemesanan bahan produksi, fasilitas produksi sampai tercipta produk jadi yang yang siap ditawarkan kepada pelanggan. Sistem ERP yang digunakan pada perusahaan ini adalah Microsoft Dynamic AX. Yaitu sistem ERP yang berlisensi Microsoft yang dalam pembuatannya sebenarnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pemakaian pada perusahaan. Pada prosesnya ternyata masih terdapat beberapa kelemahan yang dirasakan oleh beberapa user terkait. Salah Sal ah satunya adalah proses estimasi oleh seorang estimator es timator untuk memastikan bahwa kuantitas bahan yang diperlukan sesuai dengan kuantitas bahan order produksi. produksi. Proses ini dirasa masih kurang kurang efektif, karena proses estimasi yang dilakukan oleh seorang estimator belum terhubung secara langsung dengan sistem yang sedang berjalan dan juga pemilihan bahan yang digunakan pun masih dipilih secara acak oleh estimator dengan melihat ketersediaan bahan pada sistem. Dengan demikian, penulis memutuskan untuk menyusun Laporan Kerja Praktek Praktek dengan judul “ Perancangan Sistem Informasi Estimasi Bahan Baku Produksi pada PT. Cahaya Benteng Mas. ”
1.2
Identifikasi Masalah
Masalah merupakan kesenjangan antara pencapaian kinerja yang diharapkan dengan pencapaian kinerja saat ini. Beberapa masalah yang terlihat oleh penulis pada sistem ERP yang diterapkan pada perusahaan PT. Cahaya Benteng Mas. 1.
Sering terjadinya ketidakakuratan dalam proses estimasi bahan baku untuk proses produksi oleh estimator.
3
2.
Proses estimasi yang belum terhubung secara langsung dengan sistem yang berjalan saat ini.
3.
Proses pencarian data penunjang penerbitan order produksi kurang efektif karena berada pada form yang berbeda.
1.3
Rumusan Masalah
Berdasakan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalahnya adalah : 1.
Bagaimana merancang sistem informasi estimasi bahan baku produksi yang efektif dan akurat ?
2.
Bagaimana merancang sistem informasi estimasi bahan baku produksi yang terintegrasi dengan sistem dan database terpusat?
3.
Bagaimana merancang sistem informasi estimasi bahan baku produksi yang dapat menampilkan data penunjang penerbitan order produksi dalam satu form?
1.4
Pembatasan Masalah
Agar pembahasan yang dilakukan tidak terlalu meluas dan terarah dari permasalahan yang ada dan agar analisa dan kesimpulan yang dihasilkan lebih terfokus dan tepat, maka maka penulis memberikan batasan-batasan masalah antara lain: 1.
Sistem informasi estimasi ini akan dirancang dengan menggunakan DBMS Mysql yang yang di dalamnya terdiri dari tabel estimator, bahan, customer, sales dan order produksi.
4
2.
Sistem informasi estimasi ini akan dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman delphi 7 yang mempunyai dasar bahasa pascal.
3.
Tampilan form yang akan dirancang terdiri dari form login, tampilan data bahan, tampian data order produksi, tampilan estimasi dan tampilan terbit order produksi.
4.
Bentuk keluaran dari sistem informasi estimasi ini adalah berupa order produksi yang siap diterbitkan dan dikirim ke bagian produksi.
1.5
Tujuan dan Manfaat Kuliah Kerja Praktek (KKP)
1.5.1 Tujuan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
Tujuan dari Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai berikut : a.
Membandingkan antara teori yang dipelajari dibangku kuliah dengan penerapannya di lapangan.
b.
Menggali permasalahan yang terjadi di lapangan berkaitan d engan penerapan teknologi informasi.
c.
Menemukan konsep solusi untuk menyelesaikan masalah yang ada.
1.5.2 Manfaat Kuliah Kerja Praktek (KKP)
a.
Manfaat Bagi Penulis Hasil dari Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diharapkan penulis dapat mendapatkan pengetahuan dan wawasan mengenai masalah Teknologi Informasi dalam penerapannya di lapangan / perusahaan.
5
b.
Manfaat Bagi Perusahaan Dengan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diharapkan penulis dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah dalam penerapan Teknologi Informasi.
c.
Manfaat Bagi Akademis Dengan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diharapkan penulis dapat menerapkan ilmu yang didapat di bangku kuliah pada lapangan pekerjaan.
1.6
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data adalah sebuah cara yang dilakukan oleh penulis dalam mengumpulkan data terkait penyelesaian masalah yang akan dilakukan. Metode yang dilakukan oleh penulis adalah metode deskriptif, yaitu metode pencarian fakta yang menitikberatkan pada observasi dan suasana alamiah. Metode yang digunakan penulis pada saat pengumpulan data adalah: a.
Observasi Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikhologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan (Sugiyono 2013:145). Observasi yang dilakukan penulis adalah dengan cara mengamati secara langsung terhadap situasi permasalahan yang terjadi, yaitu dengan mengamati langsung alur proses sistem ERP pada PT. Cahaya Benteng Mas.
6
b.
Wawancara Wawancara adalah suatu percakapan yang diarahkan pada suatu masalah tertentu dan merupakan proses tanya jawab lisan di mana dua orang atau lebih berhadapan secara fisik (Gunawan 2013:16). Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak staff IT, estimator dan user terkait.
1.7
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan mengenai pembahasan hasil kerja praktek yang dilakukan penulis ini terbagi ke dalam beberapa bab yang akan dibahas, diantaranya: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang pemilihan judul, identifikasi masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat kerja praktek, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan mengenai teori-teori yang melandasi penyusunan laporan penelitian, yang diambil dari buku-buku dan internet yang tentunya membahas tentang sistem nformasi estimasi serta menjelaskan tentang sumbersumber yang dipakai oleh penulis dalam menyelesaikan permasalahan beserta pengertian-pengertian yang mendukung pembuatan perancangan sistem.
7
BAB III : HASIL DAN BAHASAN Pada bab ini berisi profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, serta penganalisaan terhadap prosedur sistem yang berjalan, flowchart berjalan, flowchart sistem yang berjalan, diagram konteks, konteks, diagram zero, zero, normalisasi, entity relationship diagram, diagram, kamus data, HIPO, perancangan program, spesifikasi software dan software dan hardware serta hardware serta dokumen-dokumen terkait dengan sistem informasi yang sedang diamati. BAB IV : PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan KKP sebagai jawaban dari perumusan masalah yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, selain itu juga berisi saran untuk perbaikan dan menindaklanjuti hasil KKP.
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Definisi Judul
2.1.1 Sistem
Pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Sutabri, 2012:6). 2012:6). Sementara Sementara menurut Azhar Susanto (2013:22) (2013:22) sistem adalah kumpulan atau group dari group dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. a.
Elemen Sistem
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasarnya sama (Yakub 2012:3). Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem ditandai dengan adanya : 1)
Tujuan Tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa
tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. 2)
Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud maupun yang tidak berwujud. Masukan berwujud adalah bahan mentah, sedangkan yang tidak berwujud adalah informasi. Proses merupakan elemen yang
8
9
bertugas melakukan perubahan atau transformasi dari masukan ma sukan atau data menjadi keluaran atau informasi yang berguna dan lebih bernilai. 3)
Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari input yang sudah dilakukan
pemerosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain. 4)
Batasan Batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar
sistem. Selain itu juga sebagai batasan – batasan – batasan batasan dari tujuan yang akan dicapai oleh sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. 5)
Umpan Balik Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan maupun proses.
Umpan balik juga bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 6)
Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
b.
Klasifikasi Sistem
Menurut Yakub (2012 : 4) pada buku Pengantar Sistem Informasi, Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :
10
1)
Sistem abstrak (abstract system) Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstract system. 2)
Sistem fisik ( physical system) Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, Sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh physical system. 3)
Sistem tertentu (deterministic system) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat
diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh deterministic system karena program komputer dapat diprediksi dengan pasti. 4)
Sistem tak tentu ( probabilistic system) Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat diprediksikan dengan pasti. 5)
Sistem tertutup (close system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau
energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung terisolasi.
11
6)
Sistem terbuka (open system) Sistem ini adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open s ystem, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.
2.1.2 Informasi
Yakub (2012:8) pada buku Pengertian Sistem Informasi telah mengemukakan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan Menurut Tata Sutabri (2012:22) pada buku Analisis Sistem Informasi, Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
a.
Kualitas Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:33-34) pada buku Analisis Sistem Informasi, Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness), dan relevan (relevance). 1)
Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan.
Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2)
Tepat waktu (Time Lines) Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan suatu
12
landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi. 3)
Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan. Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi disampaikan untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.
2.1.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan (Tata Sutabri, 2012:38). Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi) (Sutarman 2012:13). Sementara menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2013:13) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
13
1)
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2)
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
3)
Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.1.4 Analisa Sistem Informasi
Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan) (Yakub 2012:142). Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya adalah: 1)
Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.
2)
Understand , yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3)
Analysis, yaitu melakukan analisa terhadap sistem.
14
4)
Report , yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.
2.2
Teori Perancangan Sistem
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Yakub, 2012:145).
2.2.1 Perancangan Terstruktur
Teknik terstruktur merupakan pendekatan formal untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan untuk kemudian dapat disatukan kembali menjadi satu kesatuan yang dapat dipergunakan untuk memecahkan masalah. Perancangan terstruktur merupakan aktivitas mentransformasikan analisis
kedalam
suatu
perencanaan
untuk
hasil
dapat diimplementasikan
(diotomasikan). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques)
yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,
sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akam mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu,
15
sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik(bebas kesalahan).
2.2.2 Data F low Diagram (DFD)
Sutabri (2012:116), Data Flow Diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu system automata atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambaranya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan main ya. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Notasi yang digunakan untuk membuat suatu DFD diilustrasikan pada tabel 2.1 berikut : Tabel 2.1 Simbol dan keterangan simbol Data Flow Diagram NOTASI
KETERANGAN
Proses atau fungsi atau prosedur; pada pemodelan perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan pemograman terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya menjadi fungsi atau prosedur di dalam kode program Catatan: Nama yang diberikan pada sebuah proses biasanya berupa kata kerja File atau basis data atau penyimpanan ( storage) ; pada pemodelan perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan pemograman terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi tabel-tabel basis data yang dibutuhkan, tabel-tabel ini juga harus sesuai dengan perancangan tabel-tabel basis data ( Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CMD), Physical Data Model ( PDM )) Catatan: Nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya kata benda
16
Entitas luar (external entity) atau masukan (input ) atau keluaran (output ) atau orang yang memakai atau berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang dimodelkan Catatan: Nama yang digunakan pada masukan (input ) atau keluaran (output) biasanya berupa kata benda Aliran data; merupakan data yang dikirm antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke masukan (input ) atau keluaran (output ) Catatan: Nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata benda, dapat diawali dengan kata data misalnya “data siswa” atau tanpa kata data misalnya “siswa” Sumber : Sukamto dan Shalahuddin (2014:71)
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2014:72), berikut ini adalah t ahapantahapan perancangan dengan menggunakan DFD: 1.
Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup sistem untuk memberikan pandangan umum sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD.
2.
Diagram Zero Tingkat yang lebih bawah dari diagram konteks adalah diagram zero atau DFD level 0. Diagram zero menggambarkan proses – proses utama dari sistem.
3.
Diagram Level n Diagram level n adalah hasil dekomposisi dari diagram zero. Diagram level n menjelaskan prosese secara lebih terperinci. Diagram level 1 merupakan turunan langsung dari diagram zero, artinya diagram level 1 berada satu
17
tingkat lebih rendah dari diagram zero. Apabila diagram level 1 ini diuraikan lagi, maka akan terbentuk diagram level 2, dan seterusnya.
2.2.3 F lowchart
Menurut Romney dan Steinbart (2012:163) bagan alir ( flowchart ) adalah suatu teknik analitis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek pada sistem informasi ke dalam suatu cara yang jelas, ringkas, dan logis. Berikut adalah simbol-simbol pada flowchart :
No
1
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tabel 2.2 Simbol-simbol flowchart Simbol Flowchart Keterangan Simbol titik terminal yang digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. Simbol proses digunakan untuk mewakili suatu proses. Simbol input atau output yang digunakan untuk mewakili suatu proses. Simbol keputusan yang digunakan untuk menunjukkan penyeleksian kondisi di dalam program. Simbol proses terdefenisi digunakan untuk memununjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain. Simbol connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembar yang sama. Simbol Document, merupakan symbol untuk data berbentuk kertas informasi. Simbol Off-page-connector, merupakan simbol masukkanatau keluarannya suatu prosedur pada lembar kertas lainnya.
18
9.
10.
11.
Simbol untuk output, yang ditunjukkan ke suatu device, seperti printer, plotter, monitor dll. Arus/Flow dari pada prosedur yang dapat dilakukan dari atas kebawah, dari bawah keatas, dari kiri kekanan ataupun dari kanan kekiri. Simbol storage, untuk menyediakan tempat dalam dalam pengolahan dan penyimpanan data.
2.2.4 H ierarchy Plus I nput Process Output (HIPO)
Praptiningsih (2012:03) mengemukakan bahwa HIPO ( Hirarchy Input Process Output ) yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana di dalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output. Beberapa perancangan bahasa pemograman dapat dijabarkan dengan menggunakan HIPO. HIPO mempunyai dua elemen penting yaitu : 1)
Hierarchy Diagrams
2)
Input-Process-Output Diagrams. Hirarki diagram bertujuan untuk melihat hubungan yang terdapat didalam modul atau pada sub program. Pada gambar di bawah ini merupakan contoh dari hirarki diagram :
19
Gambar 2.3 Contoh hirarki diagram
2.3
Teori Basis Data
2.3.1 Pengertian Basis Data
Menurut Sutarman (2012:15), database adalah sekumpulan file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau kumpulan record-record yang menyimpan data dan hubungan diantaranya. Database juga didefinisikan sebagai sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk , optical disk , magnetic drum, atau media penyimpanan sekunder lainnya (Ladjamudin 2013:129). Begitu juga telah dikemukakan oleh Yakub (2012:51-53), bahwa basis data adalah sebagai markas atau gudang, bersarang atau berkumpul dalam suatu database. Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data diantaranya sebagai efisisensi yang meliputi speed, space dan
20
accuracy, menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian, dan meniadakan duplikasi.
2.3.2 Manfaat Basis Data
Beberapa manfaat basis data adalah untuk kecepatan dan kemudahan, efisien ruang penyimpanan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan, dan kebersamaan (Yakub:2012). a.
Kecepatan dan kemudahan, pemanfaatan basis data memungkinkan untuk dapat menyimpan, mengubah, dan menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.
b.
Efisisensi ruang penyimpanan, dengan basis data efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena penekanan jumlah redudansi data, baik dengan sejumlah pengkodean.
c.
Keakuratan, pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan tipe, domain, dan keunikan data dapat diterapkan dalam sebuah basis data.
d.
Ketersediaan, dapat memilah data utama, transaksi, data histori hingga data kadaluarsa.
e.
Kelengkapan, lengkap atau tidaknya data dalam sebuah basis data bersifat relatif.
f.
Keamanan, untuk menentukan siapa-siapa yang berhak menggunakan basis data berserta objek-objek didalamnya dan menetukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.
21
g.
Kebersamaan pemakai, basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa lokasi. Basis data yang dikelola oleh sistem yang mendukung multi user dapat memenuhi kebutuhan, akan tetapi harus menghindari inkonsistensi data.
2.3.3 E ntity R elationship Diagram (ERD)
ERD adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubunngan-hubangan antar relasi antar entitas terebut (Fathansyah, 2012: 79). Adapun kompnen-komponen yang digunakan dlam ERD untuk menggambarkan hubungan antar data yaitu : a.
Entitas adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pekerja dan lain-lain.
b.
Atribut berfungsi endeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entiti pekerja. Setiap entiti bisa terdapat lebih dari satu atribut.
c.
Relationship atau hubungan. Sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti siswa dan entiti mata_kuliah adalah mengikuti. Sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian.
22
Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD Tabel 2.4 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram Simbol
Keterangan
Entitas Melambangkan himpunan entitas. Relasi Melambangkan himpunan relasi. Penghubung Melambangkan penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. Sumber : Fathansyah (2012: 80)
Jenis-jenis relationship a.
One – to – one Contoh:
1
Mahasiswa
1
Memiliki
Gambar 2.5 ERD one-to-one Sumber: Fathansyah (2012)
1)
Setiap mahasiswa memiliki satu id card.
2)
Satu id card hanya dimiliki oleh satu mahasiswa.
IdCard
23
b.
One – to – many (1:M atau M:1) Contoh:
Pembimbing Akademik
1
M
Memiliki
Mahasiswa
Gambar 2.6 ERD one-to-many Sumber: Fathansyah (2012)
c.
1)
Pembimbing akademik memiliki banyak mahasiswa.
2)
Satu mahasiswa hanya memiliki satu pembimbing akademik.
Many – to – many (M:M) Contoh:
M
Mahasiswa
M
Memiliki
Matakuliah
Gambar 2.7 ERD many-to-many Sumber: Fathansyah (2012)
1)
Mahasiswa memiliki banyak matakuliah.
2)
Matakuliah dimiliki oleh banyak mahasiswa.
2.3.4 Normalisasi
Fathansyah (2012:39) mengemukakan, normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Dalam proses normalisasi, persyaratan sebuah tabel masih harus dipecah didasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti untuk menambah atau menyisipkan, manghapus atau
24
mengubah, serta pembacaan dari data tabel tersebut. Bila masih ada kesulit an, maka tabel harus dipecah menjadi beberapa lagi, dan dilakukan proses normalisasi kembali sampai diperoleh tabel yang optimal. Tahapan dalam normalisasi : a.
Bentuk Unnormal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saj a data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
b.
Normal pertama (1NF) Hilangkan semua kelompok data yang berulang ( repeating group) dan menentukan primary-key. Hasilnya adalah relasi dibagi-bagi menjadi relasi yang lebih sederhana.
c.
Normal kedua (2NF) Semua non-key atribute ( field yang bukan record ) harus full dependent kepada primary-key. Jika terjadi relasi yang lain maka dibuat relasi yang baru.
d.
Normal ketiga (3NF) Hilangkan transive dependency, yaitu sebuah non-key atribute yang tergantung pada non-key atribute yang lain dalam satu relasi.
2.3.5 Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami
25
secara umum (memiliki standar cara penulisan) (Sukamto dan Shalahuddin 2014:73). Sukamto dan Shalahuddin (2014:73) menjelaskan simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data, yaitu : Tabel 2.8 simbol kamus data NO
SIMBOL
ARTI
1
=
Disusun atau terdiri atas
2
+
Dan
3
[|]
Baik...atau...
4
{}n
n kali diulang / bernilai banyak
5
()
Data operasional
6
*...*
Batas komentar
Sumber: Sukamto dan Salahudin (2014:73)
Kamus data pada DFD nanti harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan basis data yang dilakukan sebelumnya. Jika ada kamus data yang tidak dapat dipetakan pada tabel hasil perancangan basis data berarti hasil perancangan basis data dengan perancangan dengan DFD masih belum sesuai, sehingga harus ada yang diperbaiki baik perancangan basis datanya, perancangan DFD-nya, atau keduanya.
2.4
Teori Bahasa Pemrograman
Menurut dipraja (2014:26), programming language (bahasa pemrograman) merupakan suatu sintak untuk mendefinisikan program komputer, bahasa ini
26
memungkinkan seorang programmer dapat membuat suatu program aplikasi, contohnya: borland delphi.
2.4.1 Tingkatan Bahasa Pemrograman
Menurut Munir (2013: 13) Bahasa pemrograman dibagi menjadi 4 tingkatan yaitu: a.
Bahasa Mesin ( Machine Language) Bahasa pemrograman yang hanya dapat dimengerti oleh mesin komputer yang didalamnya terdapat Central Processing Unit (CPU) yang hanya mengenal dua keadaan yang berlawanan, yaitu:
b.
a.
Bila terjadi kontak atau ada arus bernilai 1.
b.
Bila tidak terjadi kontak atau arus bernilai 0.
Bahasa Tingkat Rendah ( Low Level Language) Karena banyak keterbatasan yang dimiliki bahasa mesin maka dibuatlah simbol yang mudah diingat yang disebut dengan mnemonic (pembantu untuk mengingat). Contoh : Bahasa Assembler, yang dapat menerjemahkan mnemonic.
c.
Bahasa Tingkat Menengah ( Middle Level Language) Bahasa pemrograman yang menggunakan aturan-aturan gramatikal dalam penulisan pernyatannya, mudah untuk dipahami, dan memiliki instruksi-instruksi tertentu yang dapat langsung diakses oleh komputer. Contoh: Bahasa C
27
d.
Bahasa Tingkat Tinggi ( High Level Language) Bahasa pemrograman yang dalam penulisan pernyataannya mudah dipahami secara langsung. 1)
Bahasa Berorientasi pada Prosedur (Procedure Oriented Language) Contoh: Fortran, Pascal, Basic, Cobol.
2)
Bahasa Berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Language) Contoh: Report Program Generator (RPG).
e.
Bahasa Berorientasi Objek (Object Oriented Language) Bahasa
pemrograman
ini
mengandung
fungsi-fungsi
untuk
menyelesaikan suatu permasalahan dan programmer tidak harus menulis secara detail semua pernyataannya, tetapi cukup memasukan kriteria-kriteria yang dikehendaki saja. Contoh : Visual dBase, Visual FoxPro, Delphi, Visual C, Visual Basic.
2.4.2 Borland Delphi
a.
Sejarah Borland Delphi
Menurut kusnassriyanto (2012:1), pada awalnya delphi adalah proyek rahasia di borland yang berevolusi menjadi sebuah produk yang disebut AppBuilder . Sesaat sebelum rilis pertama dari borland , novell appbuilder dirilis sehingga borland harus memberikan nama baru untuk proyek tersebut. Salah satu tujuan asli dari delphi pada waktu itu adalah untuk menyediakan konektivitas database untuk programmer sebagai fitur kunci dan database yang paling populer pada waktu itu adalah oracle.
28
Menurut kusnassriyanto (2012: 2-3), delphi yang pertama dirilis yaitu delphi 1 (1995), untuk windows 3.1 (16 bit). Setahun kemudian delphi 2 versi 32 bit yang kompatibel dengan windows 95, kemudian secara periodik setiap tahun delphi mengeluarkan versi terbaru, dan ketika buku ini ditulis, delphi XE2 sudah diumumkan dan akan segera dirilis.
b.
Kelebihan Borland Delphi
Menurut Kusnassriyanto (2012:3-4), kelebihan borland delphi yaitu: 1.
Kemudahan penyusunan user interface.
2.
Bahasa object pascal.
3.
Dapat membuat program yang sangat ringan menggunakan installer atau bahkan tanpa installer sama sekali.
4.
Ukurannya kecil sehingga distribusinya akan jauh lebih baik.
c.
Delphi 7 Menurut ichwan (2012:80), delphi 7 merupakan bahasa pemrograman yang
dikeluarkan pada bulan agustus tahun 2002 oleh borland software corporation, sebuah perusahaan perangkat lunak komputer yang berkantor pusat di Austin, Texas. Walaupun perkembangan delphi sudah sangat pesat masih banyak pengembang aplikasi yang menggunakan delphi 7 , alasannya yaitu delphi 7 masih sangat memadai dan mempunyai kestabilan yang prima serta kebutuhan akan perangkat keras yang tidak terlalu tinggi.
29
2.5
Teori Bisnis Proses
2.5.1 Estimasi
Estimasi merupakan suatu perkiraan, tetapi dengan menggunakan teknikteknik tertentu (Diana Khairani Sofyan 2015:13). Peramalan adalah pernyataan mengenai nilai yang akan datang dari variabel. Prediksi yang lebih baik dapat menjadi keputusan dengan menggunakan banyak informasi (David Wijaya dan Hirson Kurnia 2014:76).
2.5.2 Bahan Baku
Bahan baku merupakan bahan mentah yang menjadi dasar pembuatan suatu produk yang mana bahan tersebut dapat diolah melalui proses tertentu untuk dijadikan wujud yang lain (Freddy Rangkuti, 2013). Adapun jenis-je nis dari bahan baku antara lain : a.
Bahan Baku Langsung Bahan baku langsung atau direct material adalah semua bahan baku yang merupakan bagian daripada barang jadi yang di hasilkan. Biaya yang di keluarkan untuk membeli bahan baku langsung ini mempunyai hubungan yang erat dan sebanding dengan jumlah barang jadi yang di hasilkan.
b.
Bahan Baku Tidak Langsung Bahan baku tidak langsung atau disebut juga dengan indirect material , adalah bahan baku yang ikut berperan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung tampak pada barang jadi yang di hasilkan.
30
2.5.3 Produksi
Produksi adalah suatu yang dihasilkan oleh perusahaan baik bentuk barang (goods) maupun jasa (service) dalam suatu periode waktu yang selanjutnya dihitung sebagai nilai tambah bagi perusahaan (Irham Fahmi 2012:2).
2.5.4 Estimasi Bahan Baku Produksi
Berdasarkan instruksi kerja pada peraturan perusahaan mengenai estimasi bahan baku produksi oleh estimator pada department PPIC, terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan, diantaranya yaitu : 1)
Estimasi dilakukan setelah diterimanya PO customer.
2)
Rumusan penghitungan estimasi adalah sebagai berikut : Kuantitas Bahan (kg) = Total Panjang Produk (m) * Berat Jenis Bahan (kg/m) Total Panjang = Jumlah Produk * Panjang Produk Berat Jenis = Berat Jenis (/m2) * Lebar Bahan
3)
Pengecekan ketersediaan bahan yang sesuai.
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1
Profil Perusahaan
PT. Cahaya Benteng Mas awalnya adalah sebuah bisnis perorangan yang dirintis oleh Bpk. Indra Tio pada tahun 1971. Dimulai dengan hanya memasarkan produk seng galvanis untuk ducting AC di seputaran Jakarta. Sampai tahun 1981 maka didirikanlah sebuah badan usaha dengan nama PT Cahaya Benteng Mas untuk lebih mengembangkan bisnis yang telah dijalankan selama ini. Seiring dengan semakin pesatnya pertumbuhan usaha yang dijalankan dan melihat peluang yang ada masih terbuka luas, maka pada tahun 1994 CBM mulai memasuki era Manufacturing . Di awali dengan membeli sebidang tanah di kawasan industri Cikarang dan mendatangkan mesin atap dan mesin shearing pada tahun yang sama. Maka dimulailah era manufacturing dengan produk pertamanya berupa atap dan dinding gelombang. Sejak saat itu CBM terus mengeluarkan
produk baru untuk melayani
kebutuhan pasar yang terus bertumbuh. Di antaranya Seng Super KOALA & KOALAMAS, Penyangga Lantai Cor CBMDECK, Rangka Atap Baja Ringan CBMTRUSS, Rangka Plafond CBMHOLLOW, dan Genteng Metal CBMTILE. Meskipun sudah memasuki era Manufacturing namun bisnis Trading tetap dijalankan hingga saat ini. Mulai saat itu produk-produk CBM mulai menyebar ke s eluruh Indonesia. Di mulai pada tahun 1995, dengan membuka kantor cabang di Bandung yang kemudian terus berkembang hingga pada tahun 2010 CBM membangun kantor,
31
32
pabrik dan gudang di Bandung. Dilanjutkan dengan membangun kerjasama distribusi pemasaran bersama para mitra di seluruh Indonesia yang hingga kini produk-produk CBM telah tersebar hingga di seluruh pelosok wilayah Indonesia.
3.1.1 Visi Dan Misi
Visi dan misi adalah acuan yang digunakan untuk pengembangan perusahaan dalam jangka panjang dalam upaya memperoleh masa depan yang lebih baik. Visi merupakan cita – cita yang ingin dicapai oleh perusahaan yang harus dijadikan pendorong untuk maju dalam waktu yang terbatas. Misi adalah tugas yang diemban oleh perusahaan yang harus dipegang dan diletakkan sebagai nilai-nilai dasar dalam melakasanakan kegiatan perusahaan. Berikut adalah visi dan misi PT. Cahaya Benteng Mas : a.
Visi Menjadi Perusahaan yang Terjamin dan Terpercaya.
b.
Misi Menjadi Market Leader, Inovatif dan Bermutu.
3.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki (bertingkat) yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan dimana setiap individu (sumber daya menusia) yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsi masing-masing. PT. Cahaya Benteng Mas mempunyai
33
struktur organisasi yang berbentuk staf dan garis. Hal ini terlihat dengan adanya pembagian tugas antara satu bagian dengan bagian lainnya.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab a.
Level 0 Direktorat
Direktorat atau jajaran direksi terdiri dari satu orang presiden direktur dan dua orang direktur. Tugas utama direktorat :
Menentukan arah usaha dan visi misi serta sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.
Memegang kekuasaan dan kendali secara penuh dan bertanggung jawab secara menyeluruh terhadap pengembangan perusahaan.
Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, termasuk juga melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan. Tanggung jawab direktorat adalah mengelola usaha perusahaan sesuai
anggaran dasar. Secara formal direksi mengadakan beberapa kali rapat direksi
34
untuk melakukan evaluasi kinerja operasional dan keuangan perusahaan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga diadakan guna membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.
1)
President Director Tugas dan tanggung jawab seorang presiden direktur diantarany :
Melakukan koordinasi dan pengendalian segala bentuk kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretarian.
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan perusahaan.
Membuat rencana untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.
Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan pihak luar, seperti perusahaan lain, pemerintah, dan masyarakat.
Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan CEO).
Melakukan pengendalian keuangan, mulai dari pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan, dan sejenisnya.
Memimpin rapat umum dalam hal untuk memastikan pelaksanaan tata tertib, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan, memastikan
35
keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, dan mengarahkan diskusi kearah consensus.
Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam rapat-rapat BOD.
Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.
2)
Finance Director Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang
jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan dewan direksi. Pada PT. Cahaya Benteng Mas seorang finance director selain membawahi bidang keuangan juga membawahi bidang administrasi seperti HRD. Maka tugas utama dari seorang finance director adalah :
Pengawas operasional mengenai keuangan perusahaan.
Memberi pertanggungjawaban dalam tiap kegiatan yang terkait urusan finansial.
Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan.
Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian yang terkait masalah keuangan.
Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya.
Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk memastikan dan menjamin tidak adanya kebocoran terkait penggunaan keuangan.
36
Mengembangkan sistem perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai.
Melaksanakan kebutuhan administrasi dan kepagawaian.
Membina pengembangan staff administrasi.
3)
General And Purchasing Director General And Purchasing Director
pada PT. Cahaya Benteng Mas
membawahi beberapa manager department yang berbeda, seperti GA, IT dan purchasing. Adapun tugas dan tanggung jawab general and purchasing director adalah sebagai berikut :
Menentukan dan menetapkan prosedur kegiatan perusahaan pada masingmasing manajer untuk mencapai sasaran yang diinginkan perusahaan.
Menetapkan tujuan dan misi dari tiap-tiap manajer yang dibawahinya.
Melakukan pengawasan, kontroling dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara berkala dan pertanggungjawabannya.
Menyusun dan menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.
b.
Level 1 Department
Level department pada struktur organisasi PT. Cahaya Benteng Mas meliputi semua manager pada setiap department yang ada. Tugas seorang yang menjabat sebagai manager sebenarnya adalah penyatuan, yakni bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya)
37
kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme dan tugas yang diperlukan untuk menyatukan berbagai variabel di atas antara lain:
Melakukan pengarahan (direction) yang meliputi pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
Membuat rancangan organisasi dan pekerjaan.
Melakukan seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
Menerapkan sistem komunikasi, pengendalian, dan reward.
1)
Sales And Marketing Manager pemasaran bertugas menangani hal-hal yang terkait promosi dan
penjualan bisnis yang dimiliki perusahaan. Manager pemasaran memiliki tanggung jawab antara lain :
Bertanggung jawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.
Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien.
Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.
2)
Factory Manager Segala urusan terkait proses produksi dan kegiatan di pabrik kerja diemban
oleh manager pabrik. Segala hal yang berkaitan Kepada Direktur, s eorang manager pabrik mempunyai tanggung jawab yaitu:
38
Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan la ngsung.
Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas dalam perusahaan tersebut. Sementara itu, segala hal yang berkaitan dengan produksi, manager pabrik
mempunyai tangggung jawab sebagai berikut :
Manajer pabrik membawahi PPIC, produksi, QC, maintenance dan gudang bahan.
Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi.
Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.
Mengarahkan setiap bagian yang ditunjuk oleh direktur perusahaan.
3)
Finance And Adminstration Manager Manager keuangan dan administrasi tidak hanya menangani semua
operasional mengenai keuangan perusahaan tetapi juga pengorganisasian, perencanaan program dan pengendalian pada unit personalia. Tugas dan tanggung jawab manager keuangan dan administrasi antara lain :
Membawahi cost control accounting, HRD dan perizinan.
Pengorganisasian, perencanaan program dan pengendalian pada Unit personalia.
Melakukan proses dan prosedur rekrutmen yang mencakup: searching, interview, test and selection.
39
Remuneration Management yakni terkait dengan struktur dan skala gaji, basic salary, allowance, incentive dan overtime.
Menangani seluruh perizinan ketenagakerjaan.
Membuat sistem pelaporan seluruh kegiatan personalia dan pengembangan SDM.
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan
Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan
Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai perusahaan
4)
General And Purchasing Manager General And Purchasing Manager membawahi beberapa unit kerja berbeda
seperti IT dan purchasing. Tugas dan tanggung jawab general and purchasing manager antara lain :
Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaan pembelian yang diterima dari department terkait.
Mengelola
penerapan
teknologi
baru
menggunakan
prinsip-prinsip
manajemen perubahan dengan cara sosialisasi yang terencana untuk meminimalkan resistensi pengguna
40
Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait.
Perencanaan dan pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Perancangan implementasi serta pemeliharaan sistem informasi perusahaan yang terintegrasi yang mampu mendukung upaya perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja.
Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih efesien.
c.
Level 2 Section
Level 2 section pada struktur organisasi PT. Cahaya Benteng mas ini meliputi bagian-bagian yang dibawahi oleh manager pada tiap department. 1)
Sales Tugas utama seorang sales adalah :
Mencari target pasar.
Merekap data hasil penjualan.
Menjamin kepuasan pelanggan.
Mencari mitra kerja.
Menyusun strategi lanjutan
2)
Marketing Promotion Tugas utama seorang marketing promotion adalah :
Membuat ide-ide untuk promosi.
41
Membuat desain untuk bahan promosi bulanan.
Mempertahankan standar dalam materi promosi dan iklan.
Membantu sales dalam kegiatan sehari-hari.
Melaksanakan kewajiban lain yang berkaitan dengan sales dan marketing
3)
Production Tugas utama bagian produksi adalah :
Melaksanakan proses produksi.
Bertanggung jawab atas hasil produksi.
4)
Quality Control Tugas dan tanggung jawab bagian quality control antara lain :
Memantau semua produk yang diproduksi perusahaan.
Memastikan kualitas atas hasil produksi.
Membuat standar untuk setiap produk yang dihasilkan.
5)
Warehouse Tugas dan tanggung jawab bagian gudang antara lain :
Bertanggung jawab mengawasi persediaan barang dan bahan baku di gudang.
Bertanggung jawab mengawasi keluar masuk barang di gudang.
Bertugas memberi informasi kepada PPIC mengenai stock barang dan bahanbaku.
42
6)
PPIC Tugas dan tanggung jawab bagian PPIC :
Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana produksi sesuai dengan pesanan marketing.
Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan serta melakukan pemantauan dalam proses pembuatan contoh produk ke tangan konsumen langganan.
Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari marketing melalui pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi
Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat.
Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan penyelesaian masalah produksi.
7)
Maintenance Tugas dan tanggung jawab bagian maintenance :
Menerapkan dan meningkatkan pemeliharaan pencegahan
Meningkatkan kemampuan atau kecepatan perbaikan
Bertanggung jawab atas semua pemeliharaan dan perbaikan mesin di peusahaan.
43
8)
HRD Tugas dan tanggung jawab bagian HRD :
Merekrut personil untuk posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka.
Monitoring kinerja dari setiap karyawan.
Memutuskan pemberian pengangkatan jabatan dan kompensasi.
Distribusi Pembayaran Karyawan
Monitoring perlengkapan kesehatan dan keselamatan bagi karyawan.
9)
Accounting Tugas dan tanggung jawab bagian accounting :
Mencatat data utasng dan piutang.
Membuat pembukuan keuangan.
Mengawasi dan melaksanakan pembayaran piutang.
10)
General Affair Tugas dan tanggung jawab bagian GA :
Perawatan kebersihan lingkunag kerja.
Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya.
Keamanan perusahaan.
Mengurusi semua kebutuhan semua kebutuhan operasional perusahaan.
44
11)
Teknologi Informasi Tugas Utama bagian IT adalah :
Merawat software dan hardware komputer yang ada di perusahaan
Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan
Memastikan semua hardware dan komputer berfungsi optimal, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja sistem IT.
12) Purchasing Tugas utama bagian purchasing :
Bertanggung jawab atas pemesanan dan pembelian bahan baku kepada supplier.
3.2
Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan
Untuk memudahkan dalam penggambaran sistem secara umum yang sedang berjalan pada PT. Cahaya Benteng Mas, penulis menggunakan diagram alir untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan.
45
Gambar 3.2 Flowchart sistem berjalan
46
3.2.1 Analisa Masalah
Setelah mengetahui prosedur yang berjalan pada PT. Cahaya Benteng Mas dan wawancara yang telah penulis lakukan, maka penulis menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa kekurangan pada sistem yang berjalan saat i ni. a.
Pada proses penerbitan order produksi (OP), PPIC melakukan estimasi bahan baku produksi secara manual sehingga terkadang kuantitas bahan baku untuk proses produksi tidak tidak sesuai dengan kuantitas produk yang diinginkan.
b.
Proses pencarian data penunjang penerbitan order produksi seperti data bahan baku dan data status order produksi dirasa masih kurang efisien karena dilakukan pada form yang berbeda.
3.2.2 Analisa Solusi
Pemecahan masalah yang penulis usulkan untuk permasalahan yang dihadapi dalam menunjang proses penerbitan order produksi dan estimasi bahan baku produksi adalah : 1)
Membuat sebuah sistem estimasi yang terintegrasi.
2)
Dalam form yang sama dapat ditampilkan database terkait dengan estimasi dan penerbitan OP, sehingga lebih mudah dan efisien.
3.3
Usulan Sistem
Gambaran secara umum dari sistem yang diusulkan adalah sebuah sistem estimasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan database. Rancangan
47
sistem yang di ajukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja user dan dapat meminimalisir kesalahan dalam penghitungan bahan baku untuk produksi. 3.3.1 Perancangan Sistem Dengan DFD a.
Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan sebuah sistem yang mempunyai keterkaitan dengan sejumlah entitas, baik keterkaitan dengan entias dalam sistem maupun keterkaitan dengan entitas di luar sistem.
Purchasing
Sales Order Customer BPP
PO BPP
Sistem ERP
Bahan
Order Customer Bahan BPP
PO BPP
Inventory
OP
Estimator
OP
Produksi
Gambar 3.3 Diagram konteks Keterangan : PO = Purchase Order BPP = Bukti Permintaan Pembelian OP = Order Produksi b.
Diagram Zero
Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data. Berikut adalah diagram zero pada sistem usulan penulis :
48
Sales
PO Customer
1.0 Pencatatan SO
Customer
PO Customer
Estimator
BPP
2.0 Estimasi BPP PO BPP
3.0 Pencatatan BPP Pencatatan Bahan Bahan
Data OP
BPP
Purchasing
PO BPP
Inventory
4.0 Pencatatan Bahan Bahan 5.0 Estimasi Bahan Produksi
Lap. Produksi
OP
OP
Produksi
6.0 Penerbitan OP Lap. Produksi
7.0 Pencatatan Produksi
Gambar 3.4 Diagram zero Keterangan : PO = Purchase Order BPP = Bukti Permintaan Pembelian OP = Order Produksi
49
c.
Diagram Level 1 Proses 5.0 Data Bahan
Estimator
Bahan Available
5.1 Input Data Bahan
Bahan
Customer Sales Estimator
Data OP
5.2 Create OP OP
Gambar 3.5 Diagram level 1 proses 5.0 Keterangan : BB = Bahan Baku OP = Order Produksi
3.3.2 Perancangan Basis Data a.
E ntity Relationship Di agram (ERD) Suatu file yang terdiri dari beberapa kelompok elemen yang berulang-ulang
perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan kelompok elemen yang berulang ini disebut tabel relasi atau relasi antar tabel. Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabeltabel yang menunjukan entity dan relasinya yang berfungsi untuk mengakses data item sedemikin rupa sehingga database tersebut mudah dimodifikasi.
50
Gambar 3.6 Diagram Hubungan Antar Entitas
b.
Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel ini merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur operasi suatu database.
51
Gambar 3.7 Relasi Antar Tabel
c.
Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu teknik pengelompokan file yang sesuai dan saling berkaitan dengan atribut lainnya. Kerugian normalisasi ini adalah untuk meminimalkan pengulangan informasi (redudancy) dan memudahkan indentifikasi objek. 1)
Bentuk Unnormal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
52
Tabel 3.8 Bentuk unnormal Nik
Nama_est
No_Telp
No_op
Del_Date
Area
Hasil_jadi
Id_cust
Nama_cust
Nik
No_coil
Jenis
No_coil
Tebal
Berat_jenis
Status
Id_cust
Alamat
No_telp
Lebar
Id_sales
Id_sales
Nama_sales
User_name
No_telp
pass
2)
Bentuk Normalisasi Ke-1 (1NF) Suatu tabel memenuhi 1-NF jika dan hanya jika tabel tersebut tidak me miliki
atribut banyak. Tabel 3.9 Bentuk 1NF
3)
Nik
Nama_est
No_Telp
No_op
Del_Date
Lebar
Hasil_jadi
Id_cust
Nama_cust
No_telp
No_coil
Jenis
Alamat
Tebal
Berat_jenis
Id_sales
Nama_sales
Status
Area
No_telp
User_name
Pass
Bentuk Normalisasi Ke-2 (2NF) Suatu tabel memenuhi 2-NF Jika : Memenuhi 1-NF Suatu atribut bukan kunci bergantung penuh pada atribut kunci, bukan pada sebagian atribut kunci.
Tabel 3.10 Bentuk 2NF Tabel Estimator **Nik
Nama_est
User_name
Pass
No_telp
53
Tabel 3.11 Bentuk 2NF Tabel Sales **Id_sales
Nama_sales
Area
No_telp
Tabel 3.12 Bentuk 2NF Tabel Customer **Id_cust
Nama_cust
Alamat
No_telp
Berat
Tebal
Tabel 3.13 Bentuk 2NF Tabel Bahan **No_coil
Jenis
Berat_jenis
Status Tabel 3.14 Bentuk 2NF OP
4)
**No_op
*Id_sales
Nama_sales
Del_date
Hasil_jadi
*Id_cust
Nama_cust
*Nik
*No_coil
Jenis
Bentuk Normalisasi Ke-3 (3NF) Normalisasi bentuk ketiga mensyaratkan bahwa 2-NF sudah terpenuhi dan
setiap atribut yang bukan kunci tidak boleh tergantung dengan atribut yang bukan kunci lainnya
54
Gambar 3.15 Bentuk Normalisasi 3NF
d.
Kamus Data
Kamus data atau data dictionary merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi yang dipergunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir di sistem secara lengkap, dan juga dipergunakan untuk merancang input, laporan-laporan, dan database. 1.
Nama Arus Data
: Data Customer
Alias
:-
Aliran Data
: Entitas Customer – Proses 1.0
Volume
: Setiap customer memesan produk
Keterangan
: Memberikan data customer dan detail barang
Struktur Data
: id_cust, nama_cust, alamat, no_telp
55
2.
Nama Arus Data
: Data OP
Alias
:-
Aliran Data
: Proses 5.0 – Penyimpanan OP – Proses 6.0 Produksi
Volume
: Setiap OP diestimasi kemudian diterbitkan ke bagian produksi
Keterangan
: Mengestimasi bahan baku produksi sebelum OP diterbitkan
Struktur Data
: no_op, del_date, id_sales, no_coil, hasil_jadi, id_cust, nik
3.
Nama Arus Data
: Data Bahan
Alias
:-
Aliran Data
: Proses 4.0 – Penyimpanan Stock Bahan – Proses 5.0
Volume
: Setiap data stock bahan disimpan sebagai acuan estimasi
Keterangan
:
Estimator
melihat
data
stock
bahan
memutuskan bahan yang akan dipakai produksi. Struktur Data
: no_coil, jenis, berat, tebal, berat_jenis, status
dan
56
e.
Struktur Database
Tabel Estimator Tabel 3.16 Struktur tabel estimator
No
Nama Item
Type
Lebar
1
*Nik
Integer
10
2
Nama_est
Varchar
20
3
User_name
Varchar
10
4
Pass
Varchar
20
5
No_telp
Varchar
13
Tabel Sales Tabel 3.17 Struktur tabel sales
No
Nama Item
Type
Lebar
1
*Id_sales
Integer
10
2
Nama_sales
Varchar
20
3
Area
Varchar
20
4
No_telp
Varchar
13
Tabel Customer Tabel 3.18 Struktur tabel customer No
Nama Item
Type
Lebar
1
*Id_cust
Integer
10
2
Nama_cust
Varchar
20
3
Alamat
Varchar
30
4
No_Telp
Varchar
13
57
Tabel Bahan Tabel 3.19 Struktur tabel bahan
No
Nama Item
Type
Lebar
1
*No_coil
Integer
10
2
Jenis
Varchar
10
3
Berat
Integer
5
4
Tebal
Decimal
10
5
Berat_jenis
Integer
5
6
Status
Varchar
10
Tabel OP Tabel 3.20 Struktur tabel OP No
Nama Item
Type
Lebar
1
*No_op
Integer
15
2
**Id_sales
Integer
10
3
Del_date
Date
-
4
**No_coil
Integer
10
5
Hasil_jadi
Varchar
20
6
**Id_cust
Integer
10
7
**Nik
Integer
10
3.3.3 H ierarchy Plus I nput Process Output (HIPO)
HIPO merupakan alat dokumentasi program yang sekarang banyak digunakan sebagai alat desain teknik dokumentasi dalam pengembangan sistem.
58
Berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. Berikut adalah tabel hirarki sistem yang diusulkan penulis dalam merancang sistem informasi estimasi.
Gambar 3.21 Diagram Hierarchy
3.3.4 Perancangan Layout Program
Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dalam pencatatan dan pengecekan data serta mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik dan efisien bila dibandingkan dengan sistem lama.
59
a.
Perancangan Tampilan Menu Login
Gambar 3.22 tampilan menu login
b.
Perancangan Tampilan Menu Data Bahan
Gambar 3.23 tampilan menu Data Bahan
60
c.
Perancangan Tampilan Menu Data OP
Gambar 3.24 tampilan menu data OP
61
d.
Perancangan Menu Estimasi
Gambar 3.25 tampilan menu estimasi
62
e.
Perancangan Tampilan Menu Terbit OP
Gambar 3.26 tampilan menu terbit OP
63
f.
Keluaran Form Order Produksi
Form order produksi produksi setelah OP diterbitkan.
Gambar 3.27 Tampilan form order produksi
3.3.5 Spesifikasi Software dan H ardware a.
Spesifikasi Software
Perangkat lunak yang akan digunakan untuk perancangan sistem estimasi ini antara lain: 1)
OS Windows 7/8/10 – 64 bit
2)
Borland Delphi 7
3)
DBMS Mysql
b.
Spesifikasi Hardware
Adapun spesifikasi hardware yang dibutuhkan antara lain : 1)
PC Core i3
2)
RAM 2 GB
3)
VGA Card 1 GB
4)
Hardisk 40 GB
64
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari penelitian kerja praktik yang telah dilaksanakan pada PT. Cahaya Benteng Mas, maka penulis menyimpulkan bahwa masih terdapat kekurangan pada sistem yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut diantaranya: 1)
Sering terjadinya ketidakakuratan dalam proses estimasi bahan baku untuk proses produksi oleh estimator.
2)
Proses estimasi yang belum terhubung secara langsung dengan sistem yang berjalan saat ini.
3)
Proses pencarian data penunjang penerbitan order produksi kurang efektif karena berada pada form yang berbeda.
4.2
Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka ada beberapa saran yang diharapkan penulis kepada perusahaan ini yaitu: 1.
Harapan penulis kepada pihak perusahaan agar dapat merealisasikan usulan perancangan sistem estimasi bahan baku produksi ini demi meningkatkan kinerja karyawan khususnya estimator dalam penghitungan dan peramalan bahan baku produksi.
65
2.
Karena perancangan sistem yang belum sempurna, ada baiknya untuk pengembangan sistem informasi estimasi bahan baku produksi ini kedepannya agar dibuat lebih dibuat dengan semenarik mungkin.
66
DAFTAR PUSTAKA
1.
Asropudin, Pipin. 2013. Kamus Teknologi Informasi Komunikasi. Bandung: CV. Titian Ilmu.
2.
Dipraja, Samja. 2013. Panduan Praktis Membuat Website Gratis. Jakarta: Pustaka Makmur.
3.
Fahmi, Irham. 2012. Analisis Kinerja Keuangan. Bandung: Alfabeta
4.
Fathansyah. 2012. Basis Data. Bandung: Informatika.
5.
Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian Kualitatif : Teori dan Praktik , Jakarta: PT. Bumi Aksara.
6.
Ichwan, M. 2012. Pemograman Basis Data Delphi 7 & MySQL. Bandung: Informatika Bandung.
7.
Kusnassriyanto. 2012. Belajar Pemrograman Delphi. Bandung: Modula.
8.
Ladjamudin, Al-Bahra. 2013. Analisis & Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
9.
Munir, Rinaldi. 2013. Algoritma dan Pemrograman dalam Bahasa Pascal dan C . Bandung: Informatika Bandung.
10.
Praptiningsih, Yulia Eka. 2012. Aplikasi Penyewaan Ruangan PT. Simaeru Indonesia Raya Dengan Visual Basic 6.0. Depok: Universitas Gunadarma, UG Jurnal Vol. 6 No. 01, 2012.
11.
Rangkuti, Freddy. 2013. Teknik Membedah Kasus Bisnis Analisis SWOT Cara Perhitungan Bobot, Rating, dan OCAI . Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
12.
Romney, Marshall B, dan Steinbart, Paul J. 2012. Accounting Information Systems. Global Edition. England: Pearson Education Limited.
13.
Sofyan, Diana Khairani. 2015. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta:Graha Ilmu.
14.
Stevenson, J. William dan Sum Chee Chuong. 2014. Manajemen Operasi. Buku 2.Edisi 9. Salemba Empat.
15.
Subhan, Mohamad. 2012. Analisa Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu Cendikia.
