LA FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
EL EXPEDIENTE Y SU FORMACIÓN La formación del expediente se encuentra regulada en el Título V del Libro I del CPC. El expediente es el conjunto de escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presentan o verifican en el procedimiento. En la formación del expediente se deben respetar ciertas reglas: 1. Las piezas se agregan en orden de presentación. 2. El secretario debe agregar la pieza al expediente, numerar cada foja en cifras y letras, lo que se verifica en la parte superior derecha. Sólo se except exceptúan úan del cumpli cumplimie miento nto de esta esta obliga obligació ción, n, las piezas piezas que por su naturaleza no pueden agregarse al proceso o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso (34 CPC). 3. No se pueden retirar piezas sin decreto del tribunal (29 inc. 2°) En caso de desglose, se debe poner una nueva foja en lugar de la que se reti retire re,, indi indica cand ndo o el decre decreto to que que orde ordenó nó el de desg sglo lose se y el nú núme mero ro y natu natura rale leza za de las las piez piezas as de desg sglo losa sada das. s. En el proc proces eso o pe pena nal, l, habr habrá á que que referirse, y la ley así lo hace, al registro (39-44 CPP)
LOS ESCRITOS Acto solemne que contiene las solicitudes que presentan las partes al tri tribuna bunall y que de debe be reu euni nirr los los req equi uis sitos itos cont conten enid idos os en la ley ley. La presentación de los escritos es la forma natural en la cual las partes se comu comuni nica can n con con el trib tribun unal al para para los los efec efecto tos s de form formul ular ar sus sus dive divers rsas as petici peticione ones, s, en el proce procedim dimien iento to en el cual cual pre predom domina ina el princi principio pio de la escrituración.
Requisitos: 1. Papel: Hoy pueden presentarse en papel simple y blanco (no se exige ning ningun uno o en espe especi cial al). ). An Anti tigu guam amen ente te fue fue papel papel sell sellado ado y lueg luego o pape papell proceso. 2. Escrito propiamente tal : El legislador sólo establece que el escrito debe encabezarse con una suma que indique el contenido o el trámite de que se trata. En general, podemos decir que en todo escrito se diferencian tres partes: a. Suma: Resumen del contenido o de las peticiones que se formulan al tribunal. b. Contenido: Individualización del tribunal, la parte solicitante, el proceso (rol y carátula), y el desarrollo del escrito. Generalmente se termina con un “por tanto”. c. Petición: Solicitud formulada
Existen ciertos escritos en los cuales el legislador se ha encargado de regular otros requisitos especiales. Por ejemplo, en la demanda (254 CPC), contestación (309 CPC), en el Recurso de Apelación (189 CPC), etc. Las demandas nuevas debe contener una “presuma”, indicando la materia, el procedimiento y el nombre completo y CI de las partes y sus apoderados. Luego de la suma, debe designarse el tribunal, a las partes, N° de rol y luego el desarrollo del escrito. Finalmente el escrito termina con una petición. 3. Forma de presentación : Junto con cada escrito debe acompañarse en papel simple, tantas copias como partes haya que notificar por el Estado Diario (salvo los que contengan solicitudes de mera tramitación como copias, desarchivos y otros; en aquellos referidos a apersonarse en el juicio; acusar rebeldías; pedir apremios, prórrogas de términos; señalamiento de vistas y sus suspensiones). En caso de tener que notificarse personalmente o por cédula no es necesario dejar copia, el receptor es quien notificará. Si no se entregan copias o si éstas resultan disconformes sustancialmente con la original (cuestión que debe confrontar el secretario), la ley establece las siguientes consecuencias: a. No le corre plazo a la parte contraria b. Debe imponerse una multa a la parte (de ¼ a un sueldo vital) c. Debe apercibírsele para que las acompañe dentro de tercero día so pena de tenerlo por no presentado (31). 4. Lugar de presentación: Al tribunal por intermedio del secretario (30). 5. Formalidad de recepción: El secretario debe estampar en cada foja la fecha y su media firma o un sello autorizado por la Corte que designe la oficina y la fecha de presentación. Además, está obligado a dar recibo de los documentos que se le entreguen, sin poder cobrar (32). En la práctica, mesonero del tribunal estampa en cada hoja, un timbre con la fecha y el número del tribunal. Una vez presentado, el Secretario debe proceder a despacharlo al Juez, en el mismo día o al siguiente hábil cuando la entrega se haga después de la hora designada al efecto. Hay casos en que el secretario letrado de juzgados civiles debe proveerlo directamente, cuando se trate de diligencias de mero trámite, caso en el cual serán autorizadas por el oficial primero (33 inc. 2º). La reposición que se deduzca contra estos decretos será resuelta por el juez.
LA CONSULTA DEL EXPEDIENTE En virtud del Art. 9 del COT los actos de los tribunales son públicos, salvo las excepciones expresamente establecidas en la ley. De acuerdo a lo anterior, una de las funciones de los secretarios es la de dar conocimiento a cualquiera persona de los procesos que tengan en sus oficinas, y de todos los actos emanados del tribunal, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto.
CUSTODIA DEL EXPEDIENTE Se mantiene en la oficina del secretario, bajo su custodia y responsabilidad. Es deber de los secretarios guardar con el conveniente arreglo los procesos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes e instrucciones que la Corte o juzgado respectivo les dé sobre el particular. En la práctica se contempla la custodia especial de ciertos expedientes para impedir su extravío y de ciertos documentos. Los títulos de crédito por ejemplo, deben mantenerse en custodia especial, debiéndose acompañar en fotocopia al expediente. No puede retirarse de la secretaría, sino por las personas y en los casos establecidos por la ley. Personas que pueden retirar el expediente de la secretaría: 1. Oficial de la fiscalía judicial o defensor público: Cuando se requiera oír su dictamen. 2. Receptores: Sólo respecto de las piezas del expediente que sean estrictamente necesarias para la realización de la diligencia que deban efectuar. Deben devolverlo a la secretaría dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en que se practicó la diligencia, con la debida constancia de lo obrado. Pueden ser sancionados, y en caso de reincidencia, suspendidos en sus funciones por un mes.
EXTRAVÍO Y RECONSTITUCIÓN DE EXPEDIENTES Para reconstituir el expediente tiene especial importancia la conservación de la copia de los escritos y actuaciones realizadas ante el tribunal debidamente timbradas por el Secretario. Perdido un expediente, debe presentarse un escrito para que el secretario certifique el extravío. Se solicitará que se tenga por reconstituido en virtud de las copias simples de los escritos que se acompañen, en lo posible que estén timbradas, debido a que el COT las reconoce como auténticas para estos efectos. El tribunal lo tendrá por reconstituido, con citación, disponiendo la notificación de dicha resolución por cédula. Si hay oposición, el tribunal resolverá el incidente. Si en el proceso extraviado hubiere recaído sentencia firme, y se conserva copia original o auténtica de ella, se cumple esa resolución.
