LA ESTIMACIÓN DE COSTOS EN PROYECTOS DE INGENIERÍA Los Los proy proyec ecto toss de inge ingeni nier ería ía son son tare tareas as comp comple leja jass que que requ requie iere ren n una una partic participa ipació ción n multid multidisc iscipl iplinar inaria ia de ingeni ingeniero eross para para planif planificar icar,, diseña diseñarr y gestionar estos esfuerzos. La necesidad de facilitar esta tarea se estableció en primer lugar con el fin de estimar los costos del proyecto. Los ingenieros ayudan a determinar el valor económico de un proyecto. En cualquier proyecto una de las preguntas más obvias dadas desde un comienzo es cuál va a ser el costo del mismo, pero no es tan comn preguntar sobre el rango de error de dic!a estimación. "i bien es cierto en proyectos pequeños o medianos se puede obtener rápidamente un costo de refe refere renc ncia ia del del merc mercad ado, o, este este asun asunto to es más más deli delica cado do al trat tratar arse se de megaproyectos en donde la inversión es considerable, en estos casos esta información información demanda un gran estudio en donde se invierte mayor tiempo y esfuerzo esfuerzo de parte de los especialista especialistas, s, y en algunos casos se debe encargar encargar esta tarea a terceros que sean e#pertos en la materia, en este caso a especialistas en la estimación de costos. ¿QUÉ ES LA ESTIMACIÓN DE COSTOS? $e acuerdo con la %%&E, una estimación se define de la siguiente manera' Es una evaluación y determinación de los costos más probables de los elem elemen ento toss que que está están n invo involu lucr crad ados os en un proy proyec ecto to o trab trabaj ajos os defi defini nido doss mediante un alcance acordado entre las partes. TIPOS DE ESTIMACIÓN DE COSTOS La %merican %ssociation of &ost Engineering (%%&E) !a creado una escala de clases de estimación de costos, donde la calidad de las apro#imaciones depende del nivel de definición del proyecto. *n mayor grado de definición implica una mayor precisión, pero tambi+n conlleva un mayor costo de elaboración de la estimación. En fases tempranas, para ejecutar los análisis de inversión, tendremos que conformarnos con una estimación rápida, esto se !ace con la finalidad de que se pueda decidir proseguir o no en el proyecto. % medida que la ingeniería avanza, de conceptual a básica, de básica a detallada, el nivel de definición y detalle mejora, y por lo tanto la estimación es más precisa. E#isten tres tipos específicos de estimación, basados en la grado de precisión'
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. Estimación en orden de magnitud, -. Estimación presupuestaria, y . Estimación definitiva. /ípicamente una estimación es una evaluación, basada en !ec!os específicos y supuestos, del costo final de un proyecto y los resultados de este proceso varían con' •
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El tipo tipo de esti estima maci ción ón,, la cant cantid idad ad,, el deta detallllee y la clar clarid idad ad de la información, Los datos disponibles en la fase del proyecto, para estimación, El tiempo asignado para preparar la estimación, La perspectiva del contratista, diseñador o propietario, La !abilidad y conocimiento del estimador, estimador, La t+cnica de cálculo, La precisión deseada en la estimación, La evaluación de riesgos.
USOS DE LA ESTIMACIÓN E#isten 0 propósitos para los que una estimación puede servir' . 1rop 1ropor orci cion onar ar una una ev eval alua uaci ción ón del del cost costo o de capi capita tall para para un trab trabajo ajo determinado. -. &ons &onsti titu tuir ir la base base para para la plan planif ific icac ació ión n y el cont contro rol, l, defi defini nien endo do el alcance del trabajo y su costo estimado asociado. . 1ropor 1roporcio cionar nar gran parte de la inform informaci ación ón básica básica (!orar (!orario, io, recursos recursos,, tareas, duraciones) que son necesarias para la preparación de un cronogram cronograma. a. 2 tambi+n tambi+n determinar determinar los requerimie requerimientos ntos generales generales para los los recu recurs rsos os tale taless como como mano mano de obra obra,, mate materi rial ales es y equi equipo po de construcción. 3. 1roporciona 1roporcionarr los requerimientos requerimientos financieros financieros necesarios necesarios para preparar preparar una curva de flujo de efectivo. 4. 1rop 1ropor orci cion onar ar paut pautas as para para la ev eval alua uaci ción ón de la prod produc ucti tivi vida dad d y los los riesgos. 0. Es un catalizad zador para el debate, la generación de ide ideas, la participación en equipo. "e logra reunir gran parte de la información relevante del proyecto dentro de un nico documento.
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LA INGENIERÍA Y GESTIÓN DE COSTO COMO UNA PROFESIÓN La %%&E define a la ingeniería y a la gestión de costos totales (/otal &ost 5anagement /&5) de la siguiente manera' 6/&5 se refiere a la aplicación efectiva de los conocimientos profesionales y t+cnicos de los recursos para el plan y el control, los costos, la rentabilidad y el riesgo.7 En pocas palabras, se trata de un enfoque sistemático para la gestión de costos en todo el ciclo de vida de cualquier proyecto de ingeniería. Esto se logra mediante la aplicación de la ingeniería de costos y los principios de gestión de costos, metodologías probadas y tecnología de apoyo para el proceso de gestión. En esta área práctica de la ingeniería, los criterios y la e#periencia son utilizados en la aplicación de los principios científicos y t+cnicos a los problemas de la planificación de los negocios, estimación de análisis económico y financiero, ingeniería de costos, gestión proyectos, la planificación y la programación, el cronograma valorado y el control de cambios. 1ara lo cual la %%&E !a definido las !abilidades que debe poseer un ingeniero de costos y a su vez, qu+ conocimientos debe adquirir para su adecuado desenvolvimiento en el desempeño de esta área, las cuales se resumen en la siguiente figura.
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Figura 1 Esquema de alto nivel de las !abilidades y conocimientos en la 8ngeniería de &ostos
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DESCRIPCIÓN DETALLADA DE UN PROCESO PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS EN PROYECTOS DE INGENIERIA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS GENERALIDADES DEL PROCESO "e define como proceso a 9una serie de pasos o acciones que producen un resultado9. $entro de la gestión de proyectos, la estimación es uno de los diversos pasos, así como tambi+n tenemos el control de costos, el control de riesgos, administración de procura, etc., siendo cada uno de estos un proceso en sí mismo. El proceso de estimación cuenta con once pasos. . -. . 3. 4. 0. ?. A. B. C. .
8nicio del proyecto. $efinición del alcance de la estimación. 1lanificación y pre:estimación. &uantificación de los materiales y de la mano de obra. ;/<=s. >uentes de datos y cálculo de costo. &ostos directos. @esumen y carátula. $ocumentación y comprobación de la estimación. @evisión gerencial. Edición y almacenamiento de la estimación. @etroalimentación de costos y mejoramiento continuo.
Figura 2 Los pasos del proceso de estimación
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PASOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO Este proceso para la estimación debe ser desarrollado e implementado por el departamento de Estimación o en su defecto por el departamento de 1royectos, 8ngeniería, o el departamento en el cual se realice esta actividad. PASO 1! INICIO DEL PROYECTO %unque dentro del proceso de un proyecto, este paso no está instituido por el departamento de estimación, esta es la actividad que inicia el proceso de estimación. El inicio del proyecto se da cuando !ay una motivación justificada para utilizar los recursos disponibles, en un proyecto determinado. 1ara determinar si es conveniente económicamente realizar el proyecto será necesario un estudio económico y alguna forma de estimación de costos de capital sobre las distintas formas de financiamiento o gasto. Esta fase usualmente se omite cuando ya !a sido pre:establecido claramente el giro de negocio de la empresa y tiene sus líneas de productos establecidas y bien definidas, de acuerdo a la capacidad instalada en planta para fabricar dic!o bien y a los márgenes de utilidad esperados. "i el proyecto que se requiere estimar está dentro de lo antes mencionado solo faltaría analizar ciertos parámetros que indicarían si se inicia con este proyecto, estos parámetros los mediría el departamento de producción o de ventas de la empresa. &omo por ejemplo la disponibilidad de planta por carga de trabajo de actuales proyectos al momento de ofertar. En el presente estudio se está considerando el caso de una metalmecánica y que dentro de sus líneas de productos se cuenta con los tanques de almacenamiento sobre superficie.
Figura " Ejemplo de formato de orden de estimación
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1ara el caso de requerirse una estimación, el departamento comercial o de ventas, considerando que se trata de un producto que está dentro de su línea de venta, emitiría una solicitud de estimación para oferta, directamente al departamento de estimación para que sea procesado. PASO 2! DEFINICIÓN DEL ALCANCE DE LA ESTIMACIÓN *na vez entregada la solicitud del requerimiento para la estimación del bien, se debe determinar cuál va a ser el trabajo que va a realizar el departamento de estimación. El alcance de este trabajo se lo podrá determinar de la siguiente forma' El estimador proveerá un formato en el que se organizará el alcance y en grupos lógicos y significativos, que se enumeran a continuación' • • • • • •
Dases de diseño %lcance detallado La estructura de desglose de trabajo $esglose por categorías &ódigos de cuentas y >ormatos requeridos por los usuarios
1ara el desarrollo de este paso deben considerarse la determinación de las metas a alcanzar, los objetivos de la estimación, las capacidades disponibles, estrategias contractuales, responsabilidades de los participantes del proyecto tales como el propietario, las organizaciones contratantes, los proveedores, municipios y otros organismos que se vean de una u otra forma involucrados. Lo primero que se debe determinar es la función principal para la cual se elaborará la estimación. #a$%$ &% &i$%'(! La base del diseño constituye una declaración del objetivo del proyecto. Este provee los requerimientos funcionales que deben cumplirse para la realización del proyecto. Esta es considerada una buena práctica por parte del propietario, quien es el responsable de proporcionar la base del diseño por escrito. La base del diseño debe siempre establecer las razones para realizar el proyecto. A)*a+*% &%,a))a&(! "obre la base del diseño, se detallará el alcance del proyecto. El alcance del proyecto comprende especificaciones y descripciones de ítems que se cumplirán con la base de diseño funcional.
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Los enunciados del alcance son generados para cada una de las principales disciplinas del trabajo (equipos, tuberías, estructuras, F8, etc.). En muc!os casos las bases del diseño pueden ser seguidas inmediatamente por una serie secuencial detallada 6gota a gota7 (triGle doHn). 1ara definir el alcance de la estimación se requiere que la información de las bases de diseño sea analizada y asignada a una estructura funcional y sistemática, que se conoce como la estructura de desglose de la obra con sus siglas en ingl+s (ID", IorG DreaGdoHn "tructure). La %$,ru*,ura &% &%$g)($% &% ,ra-a.( /T0% (r #r%a&(3+ S,ru*,ur% #S4 *na manera de ayudar a clarificar el alcance del proyecto es realizar la estructura de desglose de trabajo. *na ID" es un esquema o guía de la estimación. El ID" es típicamente un esquema en cascada del alcance, que enumera el proyecto desde el nivel superior de la estructura y luego se subdivide en sistemas funcionales, o en otras subdivisiones principales. El nivel más bajo de ID" resulta en una lista de elementos similares a los detalles de elementos del alcance discutidos anteriormente. "i los presupuestos y costos actuales incurridos !an de ser asociados con los ID", entonces el código de cuentas debe ser establecido para el nivel apropiado del ID". 5#r%a&(3+$6 7(r *a,%g(r8a$! &omo complemento del ID", el estimador juntamente con el equipo del proyecto y además utilizando los estándares de la compañía, pueden seleccionar subdivisiones que comprenden ciertas categorías preestablecidas utilizadas en el desarrollo de la obra. El t+rmino 6&ategorías7 40 se refiere a aquellos elementos que están agrupados por características físicas similares o comunes dentro de las disciplinas de ingeniería tales como equipos de proceso, tuberías de proceso, instrumentación y control, cálculo y fabricación estructural, el+ctrica, etc. Estos a veces suelen ser estandarizados por instituciones internacionales o locales sobre todo en el área de la construcción. C9&ig($ &% *u%+,a$! *n código de cuentas de acuerdo a la %%&E es' 6un m+todo num+rico sistemático de identificación de varias categorías de costos incurridos en el proceso de ejecución de un trabajoJ la desagregación en ingeniería,
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adquisiciones, fabricación, construcción, y costos del proyecto asociados a elementos para efectos contables7. El código de cuentas puede ser igual al nivel más bajo de ID" o puede tener un mayor nivel de detalle si el ID" no está definido en el nivel de costos requerido. F(r:a,($ r%;u%ri&($ 7(r %) u$uari(
1ropósito de la estimación. /ipo de estimación. 1recisión de la estimación. *suarios finales de la estimación. >ormatos a utilizarse en la estimación y formularios. &olaboradores de la estimación. /iempo de elaboración y revisión. &osto de preparación de la estimación. *nidades de medida a usarse en la estimación. Página 9
Pr(79$i,( &% )a %$,i:a*i9+ En la planificación, el propósito de la estimación significa determinar para qu+ será usada la estimación. La estimación podrá ser usada con los siguientes propósitos' . 1ara asignación de inversiones -. 1ara calcular un costo del ciclo de vida de un producto, incluyendo la operación y mantenimiento . 1ara una licitación pblica de un bien o servicio 3. 1ara verificar la validez de la oferta de un contratista o utilizarse para otros fines. El propósito de la estimación es el motor principal de la cantidad de tiempo, dinero y recursos que se requieren para la preparación de la estimación. Ti7( &% %$,i:a*i9+ "e deben tener en cuenta los siguientes puntos para determinar el tipo de estimación' • •
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&omo va a ser utilizada la estimación. El tipocalidadcantidad de información disponible para preparar la estimación. El rango de precisión deseado en la estimación. La t+cnica de cálculo utilizada para preparar la estimación. El tiempo disponible para desarrollar la estimación. El m+todo de ingreso y salida (en computador, manual, etc) de datos para la preparación de la estimación. La fase del proyecto (factibilidad, apropiación y construcción) relativa a la estimación. La perspectiva del preparador (propietario, contratista, compañía de seguros).
Pr%*i$i9+ &% )a %$,i:a*i9+ Este es uno de los más importantes criterios que se deben analizar en esta etapa. La precisión de la estimación se refiere a la disponibilidad de' . -. . 3.
La información del alcance, El tiempo, La disponibilidad de recursos (personas, equipo, dinero) y La metodología de estimación o el algoritmo.
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La precisión depende de la disponibilidad de la información. La precisión de la estimación depende de cuánto se conoce acerca del proyecto. El enfoque más comn para definir el ámbito de aplicación es definir la información conocida. En la figura 3 la zona de color negro define el límite del ámbito de aplicación, !aciendo !incapi+ en la información que se incluye en el proyecto.
Figura > %lcance definido como 6ítems incluidos7 Es tambi+n muy til, enfocarse en la información que se e#cluye del ámbito de aplicación, para eliminarlo tanto como sea posible y de este modo destacar todo lo que queda y es de utilidad para la estimación. En la figura 4 se observa en la parte pintada de negro, la información que se e#cluye del ámbito de aplicación. Lo mencionado en ambos casos sobre el ámbito de la aplicación, se refiere a una descripción de la especificación de alcance 9incluida:e#cluida9. Esta es una poderosa !erramienta, la cual reduce ampliamente la confusión y los malos entendidos, mejorando así la comunicación y la documentación del proyecto manejada entre las dos partes comprador y constructor.
Figura %lcance definido como 6ítems e#cluidos7
La calidad de la información disponible, afecta en gran medida a la precisión de la estimación. Es una práctica comn pero no muy adecuada el utilizar estimaciones antiguas de proyectos que nunca se iniciaron, como base para nuevas estimaciones. Página 11
La precisión depende de la cantidad de tiempo disponible "e pueden considerar escenarios, de acuerdo al tiempo disponible para elaborar la estimación, como ejemplo para un mismo proyecto se tendría' Tr%$ 0(ra$' &uando e#iste una necesidad de determinar la viabilidad del proyecto. El dueño del proyecto necesita saber de qu+ volmenes de dinero se va a negociar por ejemplo, saber si el costo del proyecto será de MCC millones o MC millones de dólares. "irve para la toma de decisiones. Tr%$ &8a$' &uando e#iste la necesidad de presentar una oferta referencial, saber cuánto costará un proyecto dentro de un rango razonable, que luego pueda ser afinado mientras avancen la negociación, como por ejemplo el costo esta entre BC y C millones, con lo cual sabemos que el volumen de negociación está por los MCC millones de dólares. Tr%$ $%:a+a$' es una estimación más detallada, para inversión, o la presentación de una oferta con un precio global como contratista. Tr%$ :%$%$! comprende una lista detallada de un proyecto que está en curso (proyecto adjudicado) para evaluar los costos finales del proyecto, sobre la base de las cantidades finales obtenidas.
Figura @ El efecto del tiempo en la e#actitud de la estimación
&omo se puede apreciar en la figura 0, la precisión podría cambiar drásticamente en cualquier punto en el tiempo si ocurren cambios importantes en base al desarrollo del diseño.
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La 7r%*i$i9+ &%7%+&% &% )($ r%*ur$($ &i$7(+i-)%$ Entre los recursos más importantes tenemos' . El personal de estimación' cantidad y la cualificación del mismo. "on quienes deben definir el alcance, elaborar la estimación con los m+todos más adecuados y preparar el presupuesto, -. "oftHare y NardHare, ayuda reducir el tiempo y mejorar la precisión. . Las fuentes de datos para la estimación, como bases de datos para materiales, estándares de fabricación en NN por unidad de fabricación, rendimiento de maquinaria, etc. La 7r%*i$i9+ &%7%+&% &%) ,i7( &% *)*u)( B a)g(ri,:($ Nay numerosos algoritmos que se pueden aplicar para elaborar una estimación, incluyendo para mejorar el nivel de detalle de los ;/<=s, la utilización de curvas de estandarización, los análisis param+trico, y una variedad de algoritmos de factorización. U$uari($
cotizaciones y órdenes de compra, especificaciones, etc. ;ue se utilizan para elaborar los detalles de la estimación. La /abla muestra los tipos de campos que se encuentran en muc!as !ojas estándar del detalle de lo estimado. *n ejemplo de un formulario de detalle estimación se muestra en la >igura ?. Ta-)a 1 $escripción de las columnas en el formulario de la Estimación
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Figura Ejemplo de formato detallado para 5<, material construcción y equipo R%$u:%+ &% )a %$,i:a*i9+ La !oja de cálculo del resumen general detalla' ) el subtotal de cada categoría de costos directos -) el subtotal de cada categoría de costos indirectos. Su7u%$,($ B D(*u:%+,a*i(+%$ &% )a E$,i:a*i9+ La documentación de las !ipótesis es fundamental para la comprensión e interpretación de una estimación. $ebe !acerse una planificación suficiente por adelantado a fin de que toda la documentación sea registrada durante el proceso de estimación. C()a-(ra&(r%$ &% )a %$,i:a*i9+ 1ueden tenerse tanto colaboradores internos como e#ternos de la empresa. $entro del proyecto, debe considerarse el nmero de estimadores en las diferentes especialidades requeridas. En proyectos más grandes, un equipo de estimadores a menudo se rene con un estimador líder para asignarle la responsabilidad de coordinar todo el proceso de estimación para este proyecto.
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En este tipo de proyectos el estimador líder incorporará los detalles de los estimadores de otras especialidades, revisará su trabajo, reunirá los resmenes de estimación, suposiciones, documentación y carátula, y coordinará el proceso de revisión y aprobación. /odos los colaboradores y líderes de la estimación deben documentarse en el paso A de la estimación, documentación y revisión. Ti%:7( &% %)a-(ra*i9+ B r%i$i9+ 1ara el tiempo de elaboración se deberá determinar el tiempo adecuado para elaborar la estimación. La capacidad para determinar la fec!a límite (deadline), depende de la cantidad de trabajo para estimar tomando en cuenta el detalle del alcance, la cantidad de recursos y cuantos estimadores disponibles tiene el departamento. Las revisiones de la estimación pueden tomar muc!o más tiempo del requerido y puede prolongar el calendario de preparación de la estimación. %ntes de iniciar el proceso de estimación, los estimadores siempre deben preguntar qui+n revisará la estimación para que el proceso de revisión pueda ser incorporado en el programa de preparación. &on el fin de planificar correctamente la estimación se pueden responder las siguientes preguntas' • • • • •
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O&uál es la fec!a de vencimiento de la estimaciónP O;ui+n tiene la responsabilidad de la revisión de la estimaciónP O;ui+n tiene autoridad de aprobación de la estimaciónP O*na secuencia de revisión es importanteP OE#iste personal e#terno a la empresa que debe revisar o aprobar la estimación como, cliente, subcontratista, proveedor, etc.P O%lguna de estas personas no estará disponible para participar en el proceso de revisiónP O"e generarán resmenes especiales que requieran un nivel más alto de revisión para la estimaciónP
C($,( &% 7r%7ara*i9+ &% )a %$,i:a*i9+ %ntes de empezar a trabajar en una estimación grande, muc!os gerentes solicitan una 9estimación de la estimación9, es decir, determinar el costo requerido para preparar la estimación. U+i&a&%$ &% :%&i&a &% )a %$,i:a*i9+ $entro de un proceso de globalización y de las posibilidades de e#portar así como de importar equipos !acia y desde diversos países, que utilizan diferentes unidades de medida. El estimador debe conocer las conversiones
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tanto para unidades de medida físicas como monetarias, y tambi+n las equivalencias de códigos y estándares. PASO >! CUANTIFICACIÓN DE MATERIALES QTOS Y DESCRIPCIÓN DE CANTIDAD DE TRA#AO &on la planificación elaborada y !abiendo delimitado el alcance, el proceso de estimación se puede dar inicio al paso 3. En este punto, el estimador rene todos los documentos disponibles, la definición del alcance y luego comienza a desarrollar los detalles de la estimación (a menudo llamado QcontenidoR), en primer lugar por los costos directos y luego los costos indirectos. En efecto, los pasos 3 y 4 se llevan a cabo dos veces' una para los costos directos en las !ojas de detalle estimación (>igura ?) y de nuevo por los costos indirectos en la !oja de resumen (>igura A). Este paso incluye la realización de la cantidad de materiales y su labor asociada (;/
3. Los supuestos que definen an más los límites del alcance, y las bases para los ajustes que se !an !ec!o. 4. Las fuentes de datos de estimación. 8ndependientemente del grado de detalle o de naturaleza conceptual de la estimación es, siempre dejan un rastro de auditoría. "enderos descriptivos de auditoría ayudará a otros más tarde si es necesario volver sobre sus procesos de pensamiento. CANTIDADES Y UNIDADES DE MEDIDA APLICA#LE La cantidad viene de mirar el material de origen en su condición de suministro en bruto y la realización de una cantidad de material basado en los planos de construcción, un dibujo conceptual, diagrama de flujo de proceso, o un dibujo de planta. La unidad de medida (metros cbicos, pies lineales, tonelada, etc.) tambi+n debe ser suministrada a las cantidades y estas deben corresponder a un mismo sistema, no es conveniente mezclar diferentes sistemas. DESCRIPCIÓN FÍSICA La descripción física normalmente corresponde a especificaciones tales como la capacidad, la función, materiales de construcción, el fabricante, el tamaño, dimensiones, peso, fuentes de ;/<=s tales como, el nmero sGetc!s, planos, especificaciones, etc. % menudo, aquí se incluye una referencia a la fuente de datos para la estimación. CLUSULAS 5INCLUYEHECLUYE6 &omo se mencionó anteriormente, las declaraciones 9incluye y e#cluye9 pueden agregar una gran cantidad de claridad sobre el alcance del tema por estimar específicamente indicando las posibles ambigSedades o suposiciones y documentando las desviaciones de los estándares tradicionales, paradigmas, códigos o normas. SUPUESTOS DE DEFINEN EL LÍMITE DEL ALCANCE % partir de los sub :ítems que quedan en incertidumbre y que deben ser aclarados durante el proceso de estimación, o a su vez son asumidos por el estimador. FUENTES DE DATOS DE INFORMACIÓN Esta etapa requiere tomarse todo el tiempo que sea posible para seleccionar las fuentes de información más adecuadas que se puede utilizar para estimar cada tarea. $ebe considerarse que la estimación más detallada, no siempre es la más adecuada. Las estimaciones conceptuales se espera que tengan menos detalles, menos precisión, y más contingencia y riesgos. Las fuentes de datos de la estimación se analizan en detalle en el 1aso 4. Página 18
PASO ! FUENTES DE DATOS Y CLCULO DE COSTOS Este paso es el paso del dinero. "e trata de dos diferentes actividades asociadas al dinero' .
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tarea. Esto se conoce como composición de las cuadrillas. Los costos de mano de obra tambi+n se pueden derivar de las cantidades, tipos de unidad de producción, y los salarios de la siguiente manera en la siguiente ecuación'
PASO @! COSTOS DIRECTOS %ntes de analizar los m+todos para la obtención de los costos, es necesario entender la diferencia entre los costos directos y los costos indirectos. El costo $irecto es definido por la %%&E como' 6El costo de los equipos instalados, materiales y mano de obra directamente involucrada en la construcción física de la instalación permanente.7 2 el &osto 8ndirecto es definido por la %%&E como' 6Los gastos que no se conviertan en una parte final de la instalación, pero que son necesarios para la realización de la misma y puede incluir, pero no están limitados a, la administración de campo, supervisión directa, !erramientas, los costos de puesta en marc!a, los !onorarios del contratista , seguros, impuestos, etc.7 El subtotal de los costos directos se lleva a cabo aquí en el paso 0 utilizando el m+todo de e#tensión o el m+todo de introducción directa. El subtotal de 8ndirectos se realiza en la !oja de resumen en el paso ?, más adelante.
Figura J 5+todo para el cálculo de los ;/
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Luego se agregan los subtotales de todas las categorías de costos directos y transfiera los subtotales de cada grupo a la !oja de resumen. PASO ! RESUMEN Y CARTULA En esta sección se describe brevemente la preparación de una !oja de resumen de la Estimación y la carátula. K(.a &% r%$u:%+ El propósito de la !oja de resumen es poner el costo total estimado del proyecto, proporcionando un formato y recapitulando todos los costos directos e indirectos del proyecto y un c!ecG:list para la comprobación detallada. La !oja de resumen proporciona una visión general de los costos del proyecto. /ambi+n puede proporcionar los índices de costes para la comparación de estándares conocidos. La comparación de índices es un m+todo comn para determinar si los gastos están 9fuera de rango9. C($,($ &ir%*,($! En la sección de costos directos de la !oja de resumen de estimación se deben reflejar las categorías de las !ojas de detalle. "e pueden entregar resmenes adicionales conforme a los acuerdos mantenidos en reuniones de estimación previas. C($,($ i+&ir%*,($! Los costos indirectos no suelen requerir tanto tiempo para estimar como los costos directos lo requieren, pero su contribución como costo es significativo y, en ocasiones, superior a los costos directos. Los costos indirectos pueden incluir cualquiera de los rubros siguientes, costos de nómina, !oras e#tras, gastos generales de campo, gastos generales de oficina, 8ngeniería, oficinas, personal de apoyo, margen de utilidad de los contratistas, escalación, tiempo no productivo, ajustes y otros. 5uc!os de los costos indirectos se relacionan con los costos directos. %lgunas empresas utilizan una gama de relaciones o factores que se aplican a la mano de obra directa y material para calcular los indirectos. arios rubros como cargas laborales, impuestos sobre las ventas, pequeñas !erramientas y suministros consumibles pueden estar relacionados con los costos directos. &ostos de escalamiento y de ingeniería a menudo se estima en detalle o pueden ser factorizados como un porcentaje del subtotal del costo directo y los costos indirectos.
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C(+,i+g%+*ia! Estos costos se aumentan en la estimación para añadir fondos para las incertidumbres de eventos que lo más probable es que se produzcan. La contingencia no cubre los cambios en el alcance o grandes eventos imprevistos como desastres naturales o !uelgas. Los fondos adicionales de contingencia, a menudo son llamados reservas o fondos de gestión de riesgos. E#iste softHare disponible que analiza los riesgos asociados con el alcance del proyecto, cronograma, etc. Car,u)a &% )a %$,i:a*i9+ La carátula de la estimación es la primera !oja y debe tener la siguiente información básica' • •
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Tombre y localización del proyecto. Tombre e iniciales del estimador, del verificador (quien revisa la Estimación), y del solicitante de la Estimación. Tmero de estimación. >ec!as de la preparación y de la revisión, y nmero de revisión. &ualquier información de seguridad claramente marcada (cómo 6&onfidencial7). /ipo de estimación (orden de magnitud, apropiación, revisión de oferta, etc.). Dreve resumen de las bases del diseño. >uentes de la mano de obra, gestión de proyectos e ingeniería. 5+todo supuesto de contratación. &osto total estimado y rango de precisión. &alendario relacionado con los ítems que afectan el costo (tiempos supuestos, supuesta fec!a de la aprobación). Tombre y versión del softHare utilizado para preparar el Estimado, si es que aplica.
"e debe preparar las portadas con los participantes actuales del proyecto y los usuarios finales en mente. /ambi+n proporcionar información adecuada, de manera que la estimación pueda ser utilizada correctamente en el futuro para preparar otras estimaciones. Página 22
PASO ! DOCUMENTACIÓN Y COMPRO#ACIÓN DE LA ESTIMACIÓN El paso de la documentación y la comprobación consiste en escribir las bases para la estimación si no se !an establecido. E) A#C 7ara &(*u:%+,ar u+a %$,i:a*i9+! •
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&ualquier cosa que se encuentre en la lista de verificación de la carátula del 1aso ?, pero que no se !ayan descrito en la misma. Listas básicas, documentación, o las suposiciones que sustentan la estimación tales como listas de planos y especificaciones aplicables con nmeros de revisión, codificaciones especiales utilizadas en la estimación, las fuentes de datos de estimación e índices, etc. &álculo de reserva para apoyar la contingencia, la escalación, incrementos en los rangos salariales del personal, etc. $ocumentación y supuestos que rigen la estimación tales como las condiciones de trabajo, estrategias de contratación, los niveles de productividad asumidos, y las condiciones de trabajo, etc. Las e#plicaciones de los ajustes en la estimación, como los cambios realizados durante la revisión final. /oques finales tales como e#actitud y el rigor en la !oja de presentación, !oja de resumen, y todo lo necesario adjunta copia de seguridad.
La *(:7r(-a*i9+! La comprobación consiste en' • •
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erificar la validez de los cálculos. *tilizando el paso 3 de la prueba de fuego 6acid test7 para una obtener una descripción adecuada y rentable. @evalidando las estimaciones de las fuentes de datos. &onsidere la posibilidad de !acerlo sobre todo cuando se utilizan t+cnicas de estimación por ordenador. To se puede asumir que una estimación es necesariamente correcta sólo porque es generada por ordenador. erificación de que las relaciones entre categorías sean como un porcentaje del costo directo, relaciones laborales a material y otros factores utilizados por la empresa para verificar que las relaciones de estimaciones sean lógicas. /ome ventaja de los registros !istóricos de la empresa y la e#periencia de gestión, y el supervisor de la estimación. "e debe tener muc!o cuidado al realizar comparaciones entre proyectos anteriores y el que se est+ estimando, debido a que pueden cometerse errores al no estar compara situaciones equivalentes y que a primera vista parezcan similares o sea saber que se está comparando 9manzanas con manzanas9 .
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1ocas y sabias !an sido las empresas que invirtieron tiempo y dinero de forma rutinaria utilizando todos los m+todos de comprobación de estimación. PASO J! REISIÓN GERENCIAL E#iste un viejo dic!o en la estimación que dice' 6To e#iste una buena estimación, 2a que si el balance de costos da un saldo a favor se dice que el diseño fue el bueno, o que el personal que ejecutó el proyecto !izo un e#celente trabajo. 2 lo contrario, si el balance arroja que e#isten p+rdidas, entonces se dice que se debió a una mala estimacion.7 "e est+ o no de acuerdo con esta filosofía. Lo cierto es que la administración juega un papel importante por dos razones' . "on los responsables de la supervisión de la preparación de las estimaciones y -. por lo general tienen el conocimiento y la e#periencia para saber 9lo que podría salir mal9. PASO 1! EDICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LA ESTIMACIÓN $ado que las estimaciones contienen una gran cantidad de información relacionada con el proyecto, que son documentos de trabajo para el equipo de proyectos, y debido a su valor como fuente !istórica, es necesario un cierto grado de protección. En cualquier caso, se requiere un m+todo fiable y sistemático para almacenamiento, de referencia y de control. Las estimaciones suelen ser numeradas y luego arc!ivarse en un lugar conocido. En algunos casos, se trata de una zona de seguridad con acceso concedido a personal específico solamente. *na base de datos se puede mantener con las caratulas incluyendo otros datos importantes como los índices de elaboración y comparación. El sistema de recuperación debe ser fácil, rápido y conveniente para los usuarios. "istemas de numeración se diseñan generalmente con la estructura corporativa en la mente, es decir, si la empresa cuenta con un grupo central de estimación entonces las estimaciones pueden ser numeradas consecutivamente o divididas por tipo de cliente proyecto. En las organizaciones descentralizadas, sistemas de numeración generalmente se mantienen y se asigna de forma distinta dentro de cada división de la compañía. Los nmeros de control son importantes y deben mantenerse de manera que no est+n duplicados y el sistema de numeración pueda mantener su integridad.
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$entro de las buenas prácticas de control de documentos, deben realizarse las copias maestras de las estimaciones, para asegurar que' • •
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&ada estimación debe tener un nmero nico. /odas las copias que se prestan son objeto de control para su conseguir regresarlas al arc!ivo. En ciertos casos se requiere firmar en un registro su pr+stamo. El volumen de los costos estimados y el nmero de estimaciones puede ser reportados mediante un informe a la gerencia. El sistema de arc!ivo es seguro. %lgunas estimaciones, pueden convertirse en prueba legal, por lo que la seguridad en el almacenamiento de las estimaciones debe mantenerse.
PASO 11! RETROALIMENTACIÓN DE COSTOS Y MEORA CONTINUA *n proyecto no !a terminado !asta que sitio de obra !aya sido limpiado, los contratistas se !ayan ido, los climbs (órdenes de cambio) !ayan sido aprobados por el cliente, y se !aya firmado el acta de entrega recepción. %sí tambi+n el proceso de estimación no se termina !asta que' . *n proyecto terminado tenga un informe de cierre close:out, -. /odos los costos reales del sistema de información de costos !an sido entregados, y . Los datos !istóricos !an sido procesados en una base de datos de costos mediante un sistema de recolección. Esto es e#tremadamente importante para que la precisión de la estimación de los datos, el rendimiento del estimador, y las !istorias de proyectos pueden ser desarrollados. Los contratistas y los propietarios deberían considerar la posibilidad de pasar más tiempo, dinero y esfuerzo al final del proyecto para producir estos registros de terminación de proyecto estimación. Ellos tienen un valor incalculable en las lecciones aprendidas de grabación y en la recopilación de datos para apoyar la estimación.
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