HORENSO (Keterampilan Berkomunikasi Berkomunikasi di Perusahaan Jepang)
Disampaikan oleh Dra. Aviana MS Tjokro, M.Si MATSUSHITA GOBEL INSTITUTE (
[email protected]/
[email protected] [email protected]/
[email protected]))
Dalam Kuliah MONOZUKURI UNIVERSITAS DARMA PERSADA 15 Oktober 2014
LATAR BELAKANG
Negara Jepang adalah negara yang tidak begitu luas dibandingkan dengan Indonesia. Luas 2
1
negara Jepang adalah 377.835km . Ini berarti kurang dari 20% dari luas negara Indonesia . Banyak sorotan ke Asia Timur, karena telah menjadi pusat pertumbuhan ekonomi dunia. Dan Jepang telah menunjukkan perananannya dalam industri manufaktur, sehingga Asia diakui sebagai manufaktur dunia. Industri di Jepang sudah mulai sejak jaman Kekaisaran Edo (tahun 1603). Monozukuri sebagai spirit kebanggaan, spirit yang dimiliki oleh orang Jepang yang membuatnya bisa bertahan dalam proses produksi dari waktu ke waktu.
Melalui Monozukuri kita dapat
melihat bagaimana Jepang membangun industrinya.
MONOZUKURI
Kata Monozukuri dapat dibandingkan dengan kata “craftmanship” dalam bahasa Inggris, namun dengan tekanan pada manusia dan ketrampilannya. Monozukuri menekankan kata “mono” berarti barang dan “zukuri” berarti proses pembuatan. Itu berarti manufaktur. Kata Monozukuri ini memiliki makna yang lebih dalam, yaitu tentang memiliki pikiran, semangat untuk untuk menghasilkan tidak hanya produk yang sangat baik, tetapi juga memiliki kemampuan untuk terus meningkatkan sistem produksi dan proses-prosesnya. Sebelum Monozukuri, sudah ada dua kata Jepang lainnya yang biasa digunakan untuk pembuatan dan produksi, yaitu Seizo dan Seisan. Kedua kata ini umumnya digunakan untuk semua jenis manufaktur modern, sedangkan Monozukuti umumnya digunakan khusus untuk menggambarkan proses manufaktur bergaya Jepang. Monozukuri digunakan untuk menggambarkan teknologi dan proses pengembangan yang terintegrasi, produksi dan pengadaan, juga termasuk kualitas dari keahlian dan motivasi untuk melakukan perbaikan terus menerus. Kata Monozukuri dikenal luas ketika Perdana Menteri Jepang membangun “Monozukuri Kondankai” (consultative council on Monozukuri), pada tahun 1998, dan memberlakukan
1
Luas negara Indonesia adalah 1.990.250km
2
peraturan untuk mempromosikan Monozukuri Foundation Technology. Tujuannya adalah untuk melakukan de-industrialisasi kembali kekuatan Jepang di bidang manufaktur. Profesor Takahiro Fujimoto dari Pusat Penelitian Manajemen Manufaktur di Universitas Tokyo, yang dikenal sebagai ahli teori Monozukuri, mendefinisikan Monozukuri sebagai 2
“duplikasi data desain menjadi material” , dan juga “seni, ilmu pengetahuan dan kerajinan 3
untuk membuat sesuatu” . Japan Economic and Trade Organization (JETRO) menjelaskan Monozukuri sebagai memiliki semangat memproduksi produk unggulan dan kemampuan untuk terus meningkatkan sistem produksi dan proses.
MONOZUKURI MELALUI HITOZUKURI
Melakukan Monozukuri tidak dapat dipisahkan dengan Hitozukuri (“hito” berarti manusia, dan “zukuri” berarti proses). Dimana melalui Monozukuri, maka berarti industri juga membangun sumberdaya manusianya, membangun kultur hidup dan bukan hanya sekedar mempekerjakan manusia semata. Monozukuri adalah membuat produk yang tepat untuk pelanggan yang tepat dan membuatnya dengan cara yang benar, yaitu dengan proses kerja yang paling efisien dan memiliki nilai tambah. Hitozukuri adalah membentuk manusia dalam arti secara terus menerus mengembangkan ketrampilan teknis dan kemampun untuk memecahkan masalah dengan orang lain dalam suasana saling percaya. Perusahaan telah dirancang untuk mengoptimalkan biaya mereka melalui fungsi sistem dan program yang ada. Sistem mutu yang ada harus menjaga biaya yang tidak mendukung kualitas untuk turun, demikian juga sistem pembelian yang ada harus menjaga harga dari supplier turun dan sebagainya. Semuanya ini dilakukan untuk membuat produk yang tepat
2 3
“the duplication of design data into a material” “art, science and craft of making things”
dengan cara yang benar bagi pelanggan dan mengembangkan kompetensi teknis dalam semangat saling menghormati dan kerjasama tim di sisi lainnya. Monozukuri melalui Hitozukuri dapat digambarkan dengan sebuah pohon, lengkap mulai dari akar, batang, buah dan daun (lihat gambar.1). Gambar.1
KAIZEN
TQM
3M
5S
8 waste 4R
JIT
3G
MONOZUKURI HORENSO
HITOZUKURI
Green
Green
Green
Industry
Productivity
Innovation
Hitozukuri merupakan akar dari pohon, merupakan fondasi terkuat. Pembentukan Hitozukuri ini didukung oleh inovasi dan produktivitas. Monozukuri merupakan batang pohon, yang menunjukkan proses untuk berkembang. Dari sini akan tumbuh batang yang akan menghasilkan buah, sebagai alat untuk implementasi di manufaktur, seperti 5S (SeiriSeiton-Seisho-Seiketsu-Seisuke), 3G (Gemba-Genji-Gembutsu), 4R (Reduce-Reuse-Recycle-
4
Recovery), 3M (Muda-Mura-Muri), 8 waste (DOWNTIME) dan lain-lain. Daun-daun yang terus tumbuh menunjukkan Kaizen yang harus terus menerus dilakukan. Dan yang akan menghubungkan proses-proses pada akar, batang dan buah adalah HORENSO (HoukokuRenraku-Soudan).
JAPANESE MIND STYLE
“If we seek to understand a people we have to put ourselves, as far as we can , in that particular historical and cultural background. One has to recognize that countries and people differ in their approach and their ways, in their approach to life and their ways of living and thinking. In order to understand them we have to understand their way of life and approach. If we wish to convince them, we have to use their language as far as we can, not language in 5
the narrow sense of the word, but the language of the mind .” [Jawaharlal Nehru] Hubungan antara orang Jepang, dimulai dengan adanya dasar pengertian
(basic
understanding) yang sama antara satu dengan yang lain, yaitu pengertian secara emosional dan psikologis. Dimulai dari pola pikir yang sama, perasaan yang sama dan pada akhirnya terjadi interaksi dengan adanya satu pengertian. Hal ini dapat ditunjukkan pada Diagram 1. Sedangkan hubungan antara orang Jepang dengan bukan orang Jepang, dapat ditunjukkan pada Diagram 2, dimana mulai dari pola pikir yang berbeda, meskipun mungkin dengan adanya perasaan yang seimbang, tetapi tidak bisa terjadi interaksi diantara keduanya..
4
DOWNTIME adalah singkatan dari Defect or rework, Over production, Waiting, Non-utilization of talent, Transportation or travel, Inventory, Motion, Extra Processing 5 Terjemahan bebas: "Jika kita berusaha untuk memahami orang lain, kita harus menempatkan diri kita, sejauh kita bisa, pada latar belakang sejarah dan budaya mereka. Kita harus mengakui bahwa negara-negara dan orang-orang berbeda dalam pendekatan dan cara mereka, dalam pendekatan mereka terhadap kehidupan dan cara mereka hidup dan berpikir. Dalam rangka untuk memahami mereka, kita harus memahami cara hidup dan pendekatannya. Jika kita ingin meyakinkan mereka, kita harus menggunakan bahasa mereka sejauh kita bisa, bukan bahasa dalam arti sempit kata, tetapi bahasa pikiran . "
Perbedaan utama utama diantara kedua Diagram 1 dan Diagram 2 adalah mengenai “Hara” [“
6
”], yang berarti adanya saling pengertian (tacit understanding), seperti ungkapan
“Hai!!!” yang dapat berarti setuju [Agree] atau tidak setuju [Not Agree].
KONSEP HORENSO [
1. HOUkoku [
]
] - Laporan
7 hal penting dalam LAPORAN 1. Pelaporan itu harus diprioritaskan dari pada pekerjaan rutin harian. 2. Bila mengalami kesulitan, tanpa pikir panjang, laporkan pada atasan 3. Keadaan yang buruk harus dilaporkan lebih cepat. 4. Melaporlah dengan urutan berikut: kesimpulan – alasan – latar belakang – keadaan – pendapat. 5. Sebelum melaporkan masalah yang rumit, rangkum dan rapikan fakta yang akan dilaporkan dan ditulis. 6. Pisahkan antara fakta sesungguhnya dan pendapat pribadi anda. 7. Penting untuk mencoba mendapatkan laporan dari diri kita sendiri sebelum orang tersebut melapor ke kita. 6
Dapat diterjemahkan sebagai satu pikiran, maksud sebenarnya seseorang, motif seseorang [one's mind; one's real intentions; one's true motive]
2. RENraku [
] – Kontak/ Informasi
7 hal penting dalam KONTAK 1. Kontak untuk kondisi mendesak lebih penting daripada pekerjaan rutin harian. 2. Rangkum dan siapkan inti-inti dari masalah yang rumit 3. Ikuti langkah berikut: kesimpulan=> alasan, latar belakang, dan keadaan. 4. Saat menyampaikan suatu pesan, pastikan pesan itu disampaikan dengan benar. 5. Saat anda diminta menyampaikan pesan, langkahnya adalah : mencatat=> mengulangi pesan=> memberikan nama Anda. 6. Jika pesan itu mendesak, informasikan pada orang-orang yang berkaitan dengan masalah tersebut. 7. Waktu terbaik untuk melakukan kontak adalah di tiap-tiap selesainya fase pekerjaan.
3. SOUdan [
] – Konsultasi
7 hal penting dalam KONSULTASI 1. Mintalah nasehat dari yang lain saat Anda tak dapat menyelesaikan suatu masalah sendirian. 2. Berkonsultasilah saat Anda tidak yakin dengan keputusan Anda 3. Sebelum berkonsultasi, pikirkan jalan keluarnya dulu sendiri 4. Siapkan data dan acuan yang diperlukan terlebih dahulu. 5. Jangan hanya berpegang pada pendapat anda. 6. Mintalah pendapat dari teman kerja atau dari yang lebih b erpengalaman. 7. Konsultasi itu bermanfaat untuk membina hubungan kerja
Horenso merupakan pengetahuan dasar untuk bekerja dalam perusahaan Jepang. Bagaimana anda mengimplementasikannya, atau Kualitas HORENSO, akan menunjukkan bagaimana kualitas prosedur bisnis dijalankan. Pada akhirnya Kualitas Kerja akan ditunjukkan dari bagaimana Kualitas Praktek Bisnis anda dijalankan dan bagaimana Kualitas HORENSO yanga diimplementasikan.
*Kualitas Kerja+ = A *Kualitas Praktek Bisnis+ x B *Kualitas HORENSO = ( prosedur bisnis)+
IMPLEMENTASI HORENSO melalui “3-3-5”
Ada 3 (tiga) poin yang menjadi fokus dalam implementasi Horenso, yaitu:
3 Sudut Pandang Pengamatan HORENSO
3 Tingkat Kedalaman Informasi
3 Pilar dari HORENSO sebagai dasar.
“BENTO Report ”
Ini adalah istilah yang biasa kami sampaikan jika memberikan laporan kepada atasan. Atau sering juga disebut dengan “One page report” . Bayangkan bentuk “Bento”, maka akan terbayang kelengkapan penyajian makanan mulai dari makanan pembuka ( appatizer ), makanan utama lengkap (main course) dan makanan penutup (dessert ).
Demikian juga dalam pembuatan laporan kepada atasan, dengan mempertimbangkan efisiensi waktu, maka atasan menuntut untuk dapat menerima laporan yang akurat dan membacanya dalam waktu yang singkat, sehingga bentuk “bento” seringkali dijadikan acuan. Laporan harus memuat data yang lengkap dan mudah untuk dibaca. Bentuk grafik dan gambar visual menjadi pilihan terbaik dalam penyampaian laporan. Umumnya laporan disampaikan dalam format A3, dan dilampirkan dengan data-data pendukung yang terkini. Tidak ada panduan baku dalam bentuk sebuah laporan. Yang perlu menjadi perhatian adalah kesepakatan terhadap isi laporan itu sendiri.
Contoh 1.
Contoh 2:
Contoh 3:
MANAJEMEN INDONESIA – JEPANG 7
Tabel.1 NO
ITEM
Manajemen Jepang PROCESS ORIENTED
1
Customer Satisfaction
Customer Satisfaction Build Customer Trust
Relationship Individual Customer Oriented
2
Leadership
Policy Objective Detail direction
3
People Involvement
Team work and task force
General Policy Compromise (Collective Responsibility) Togetherness
4
Process Approach
PDCA (Plan-Do-Check-Action) to support QCDSME
Partial (not complete PDCA)
5 6
System Approach Fact Data Analysis
Integrated Based on statistical data and latest information
Partial Based on Invidual opinion
7
Continual Improvement
Kaizen Activities 5S and Safety
Individual Initiative
8
Mutual Benefit
Partnership Relation Long-term
Internal Relation Short-term
KESIMPULAN
8
Gambar.2
7 8
Manajemen Indonesia COMPROMISE ORIENTED
Thesis Aviana Mayudrasari, Universitas Indonesia, 2007 sda
REFERENSI
Panasonic Regional Training Center, Singapore – Training material “Understanding The Japanese Culture” dan buku-buku terlampir dibawah ini:
Japan Intercultural Consulting (www.japanintercultural.com)
