KEPEMIMPINAN KEPEMIMPINAN DALAM KEPERAWATAN
A. Pendahulu Pendahuluan an
Kepala Kepala Bidang Bidang keperaw keperawata atan n adalah adalah Manage Managerr Kepera Keperawat watan an atau atau Pimpin Pimpinan an Keperawatan yang menggunakan proses manajemen untuk mencapai tujuan instusi/organisasi yang telah ditentukan melalui orang lain.
Seorang pemimpin keperawatan perlu memiliki keterampilan kepemimpinan, sehingga efektif dalam mengelola pelayanan dan asuhan keperawatan sesuai dengan perkembangan IPTEK dan dapat memenuhi kebutuhan masyarakat. Ia harus harus mampu mampu mengin menginfor formas masika ikan n mengko mengkoord ordina inasik sikan an serta serta mengar mengarti tikan kan filosofi institusi dan pelayanan keperawatan, keyakinan dasar kerangka kerja manajerial keperawatan dan tujuan dari institusi agar seluruh kegiatan menuju ke suatu arah yang disepakati bersama.
Dalam Dalam menjal menjalanka ankan n fungsi fungsi manaje manajeri rial al pimpin pimpinan an harus harus dapat dapat memenuh memenuhii kebutuh kebutuhan an pasien pasien dan keluar keluarga, ga, dilain dilain pihak pihak pimpin pimpinan an keperaw keperawata atan n harus harus mampu membawakan dirinya (mengelola) (mengelola) untuk menjalin menjalin hubungan hubungan yang efekti efektiff dan terapeu terapeuti tik k dengan dengan atasan atasan staf staf dan tim kesehatan kesehatan lainnya lainnya dan mampu mempengaruhi orang lain agar mau bertindak melakukan kegiatan sesuai dengan rencana.
Hubunga Hubungan n yang yang efekti efektiff dan serasi serasi dapat dapat dilakuk dilakukan an oleh oleh pimpin pimpinan an apabila apabila pimpinan mempunyai ketrampilan berkomunikasi yang efektif dan dapat memotivasi bawahan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja para karyawan.
B. Pengertian Kemimpinan Dan Manajemen
Menurut Sullivan dan Decker (1989), mengatakan bahwa Kepemimpinan merupakan penggunaan ketrampilan seseorang dalam mempengaruhi orang lain, untuk melaksanakan sesuatu dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemamp kemampuan uannya. nya. Kepemi Kepemimpi mpinan nan merupak merupakan an intera interaksi ksi antar antar kelomp kelompok, ok, proses mempengaruhi kegiatan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan.
Farland Farland (1984), (1984), mengatakan mengatakan Kepemimpinan Kepemimpinan adalah proses interpers interpersonal onal yang mempeng mempengaru aruhi hi kegiata kegiatan n orang orang lain lain dalam dalam memili memilih h dan mencap mencapai ai tujuan. Berd Berdas asar arka kan n panda pandang ngan an ters terseb ebut ut diat diatas as dapa dapatt disi disimp mpul ulka kan n bahwa bahwa kepem kepemim impi pina nan n meru merupak pakan an kema kemamp mpuan uan dan dan kesi kesiap apan an yang yang dimi dimili liki ki seseorang untuk dapat mempengaruhi, mendorong, mengajak, menuntun, menggerakkan dan kalau perlu memaksa orang lain agar dapat menerima pengaruh tersebut dan selanjutnya berbuat sesuatu untuk mencapai tujuan institusi/organisasi.
Kepemimpinan dalam keperawatan merupakan kemampuan dan keterampilan seoran seorang g pimpin pimpinan an perawa perawatt dalam dalam mempeng mempengaru aruhi hi perawa perawatt lain lain dibawah dibawah pengawasannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam memberikan pelayanan dan asuhan keperawatan sehingga tujuan keperawatan terca ercapa paii. Seti Setiap ap per perawat awat mem mempuny punyai ai pot potensi ensi yang yang berb berbed edaa dala dalam m kepemi kepemimpi mpinan, nan, namun namun ketera keterampi mpilan lan ini dapat dapat dipela dipelajar jarii sehing sehingga ga selalu selalu ditingkatkan.
Pengertian kepemimpinan dan manajemen berbeda, manajemen merupakan pengkoordinasian dan pengintegrasian semua sumber yang ada melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam pencapaian tujuan. Jadi manajemen keperawatan dan kepemimpinan dalam kepe kepera rawa wata tan n tida tidak k dapa dapatt dipi dipisa sahh-pi pisa sahk hkan an,, kare karena na pada pada hake hakeka katn tnya ya manajemen manajemen dan kepemimpinan kepemimpinan dalam keperawatan keperawatan dilakukan dengan cara bersamaan.
Peran
Pemimpin Terhadap Kelompok
1. Sebagai Sebagai Penghub Penghubung ung Interper Interperson sonal al Yaitu merupakan simbol kepala suatu kelompok dalam melakukan tugas seca secara ra hokum hokum dan dan soci social al,, memp mempun unya yaii tangg tanggun ung g jawa jawab b memo memoti tivas vasi, i, menga mengatu turr tena tenaga ga dan dan meng mengad adaka akan n penge pengemb mban anga gan, n, sert sertaa meru merupa paka kan n penghubung jaringan kerja diluar kelompok.
2. Sebaga Sebagaii Peng Pengin infor formas masi i Yaitu memonitor informasi yang ada dilingkungan organisasi, menyebar luaska luaskan n inform informasi asi dari dari luar luar kepada kepada bawahan bawahan dan mewaki mewakili li kelomp kelompok ok sebagai pembicara.
3. Sebaga Sebagaii Pengam Pengambil bil Keput Keputusa usan n Dalam Dalam hal ini menanga menangani ni konflik konflik,, mendes mendesign ign peningka peningkatan tan organi organisas sasi, i, sumber penyediaan sarana/prasarana, dan negosiator.
Fungsi Dan Tugas Pimpinan a. Merenc Merencanak anakan an dan menorg menorgani anisir sir.. b. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh atasan maupun staf. c. Membua Membuatt penugas penugasan, an, penga pengarah rahan an dan bimb bimbing ingan. an.
d. Bertanggung Bertanggung jawab atas pekerjaannya pekerjaannya dan dan pekerjaa pekerjaan n orang orang lain. lain. e. Menduk Mendukung ung kooper kooperati atiff dan partisi partisitat tatif if dari dari staf. staf. f. Mengevaluas Mengevaluasii hasil hasil dan dan menganal menganalisa isa kekuatan kekuatan dan kelemahan kelemahan staf. staf. g. Member Memberii doronga dorongan n dengan dengan bersikap bersikap bersah bersahabat abat.. h. Mengun Mengungkap gkapkan kan pers persaan aan yang dialam dialami. i. i.
Mendamaikan/mempertemukan menyelesaikan konflik.
j.
Memperlancar.
pendapat
yang
berbeda,
k. Menen Menentu tukan kan atur aturan an mai main. n.
Berd Berdas asar arka kan n kegi kegiat atan an diat diatas as,, maka maka diken dikenal al gaya gaya kepem kepemim impi pina nan n yang yang berorientasi pada tugas dan pada manusia.
Aktifitas kepemimpinan digolongkan dlam 4 aspek yaitu: 1.
Memb Member erik ikan an peng pengar arah ahan an
2.
Mel Melakuk akukan an sup super ervi visse
3.
Mel Melakuk akukan an koor koordi dina nassi
4.
Motivasi
Keterampilan Dalam Kepemimpinan
1. Keterampilan Teknis Yaitu kesanggupan untuk mengerti dan mengerjakan aktifitas teknis.
2. Keterampilan Konseptual Yaitu kesanggupan untuk mengkonsep dan melihat usaha sebagai keseluruhan serta dapat menganalisanya.
3. Keterampilan Hubungan Antar Manusia Yaitu kesanggupan untuk bekerjasama dengan orang lain sebagai anggota kelompok dan pimpinan.
Keterampilan ini tidak selalu sama posisinya untuk setiap pimpinan tergantung pada tingkat jenjang dan kebutuhan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kepemimpinan :
1.
Karateristik pribadi
2.
Kelompok yang dipimpin
3.
Situas yang dihadapi baik manusia, fisik maupun waktu.
Gaya Kepemimpinan Merupakan suatu pola prilaku yang anda tampilkan sebagai pemimpin, ketika anda mencoba mempengaruhi perilaku orang lain.
Perilaku yang diperlihatkan oleh bawahan pada dasarnya sebgai respon terhadap gaya kepemimpinan yang anda lakukan kepada mereka dalam rangka melakukan proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Gaya kepemimpina cenderung sangat bervariasi dan berbeda-beda, maka dapat diklasifikasikan berdasarka beberapa aspek, yaitu :
1. Perilaku : a. Kepemimpinan Positif : Mempunyai pandngan bahwa orang pada hakekatnya bersedia melakukan pekerjaan dengan baik apabila diberi kesempatan dan dorongan yang cukup. Pimpinan memberi motivasi, memperhatikan dan menyediakan sarana,memperhatikan beban kerja yang ada.
b. Kepemimpinan Negatif : Mempunyai pandangan bahwa orang harus dipaksa untuk bekerja. Pimpinan memotivasi dengan menciptakan rasa takut.
2. Kekuasan dan Wewenang : a. Otoriter (Otokratik) Berorientasi pada tugas, menggunakan posisi dan power dalam memimpin. Piminan menetukan semua tujuan, pengambilan keputusan. Informasi diberikan hanya pada kepentingan tugas. Motivasi dengan reward dan punishment.
b. Demokratis Menghargai sifat dan kemampuan setiap staf. Menggunakan pribadi dan posisi untuk mendorong ide dari staf, memotivasi kelompok untuk
menentukan tujuan sendiri. Membuat rencana dan pengontrolan dalam penerapannya. Informasi diberikan seluas-luasnya dan terbuka.
c. Parsitatif Merupakan gabungan antara otokratik dan demokratik, yaitu pimpinan menyampaikan hasil analisa dari masalah dan mengusulkan tindakannya. Staf dimintai saran dan kritik serta mempertimbangkan respon staf terhadap usulnya. Keputusan akhir oleh kelompok.
d. Bebas Tindak(Laissez-Faire) Pimpinan hanya offisal, karyawan menetukan sendiri kegiatan tanpa pengarahan, supervise dan koordinasi. Kendali minimal hanya sebagai tempat informasi. 3. Situasi Yang Dihadapi : Gaya ini menekankan pada situasi yang dihadapi baik oleh pimpinan maupun bawahan. Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan mempunyai perilaku : a. Memberi pengarahan atau perintah dan member dukungan dalam menjalin hubungan antara atasan dan bawahan. b. Memecahkan masalah dan membuat keputusan. •
ngPerilaku
pimpinan
yang
sangat
mengarahkan
dan
kurang
memberikan dorongan (S1) dinamakan proses memerintah. •
Perilaku pimpinan yang sangat mengarahkan dan sangat memberi dorongan (S2) dinamakan sebagai proses mengajak.
•
Perilaku pimpinan yang kurang mengarahkan dan banyak member dorongan (S3) dinamakan sebagai proses melibatkan.
•
Perilaku pimpinan yang kurang mengarahkan dan kurang member dorongan (S4) dinamakan sebagai proses melimpahkan.
Unsure situasi dapat mempengaruhi gaya kepemimpinan. Unsure situasi tertentu dapat menjadi tepat guna pada situasi yang dihadapi,antara lain : waktu, tuntutan tugas, iklim organisasi, antar kerabat kerja dan sebagainya.
Selain itu tingkat perilaku mengarahkan dan mendorong yang dilakukan pimpinan bergabung dengan tahap perkembangan bawahan tugas, serta peran atau pencapaian sasaran yang telah ditentukan. Tahap perkembangan bawahan berarti tahap kemampuan dan kemauan bawahan untuk melaksanakan tugas. Tahap perkembangan setiap bawahan berbeda-beda tergantung pada tugas, peran dan sasaran.
Tahap perkembangan digambarkan sebagai suatu kontinun dan dibagi dalam 4 tingkatan : 1. Tingkat rendah (D1)
: tidak mampu dan tidak mau
2. Tingkat rendah ke sedang (D2)
: tidak mau tapi mau
3. Tingkat sedang ke tinggi (D3)
: mampu tetapi tidak mau
4. Tingkat tinggi (D4)
: mampu dan mau
Hubungan antara gaya kepemimpinan dan tahap perkembangan : a. Bila bawahan D1, maka gaya kepemimpinan S1 b. Bila bawahan D2, maka gaya kepemimpinan S2 c. Bila bawahan D3, maka gaya kepemimpinan S3 d. Bila bawahan D4, maka gaya kepemimpinan S4
C. Peran Dan Fungsi kepala Bidang Keperawatan
Dinamika masyarakat yang tumbuh serta berkembang sebagai akibat pembangunan, telah meningkatkan tuntutan dan kebutuhan masyarakat terhadap kualitas pelayanan keperawatan di rumah sakit. Juga perkembangan IPTEK Kedokteran, yang terwujud dalam peningkatan kemampuan diagnostic para ahli di rumah sakit merupakan peningkatan tuntutan professional, demikian juga bagi pelayanan keperawatan di rumah sakit. Disamping itu unit pelayanan keperawatn merupakan lapangan riset kesehatan, dan lahan praktek bagi para calon tenaga kesehatan khususnya tenaga dokter dan perawat. Pengembangan rumah sakit sebagai pusat rujukan dan swadana, telah memberi dampak meningkatnya beban kerja tim keperawatan di rumah sakit.
Kemampuan manajemen para pimpinan pelayanan keperawatan di rumah sakit yang mencakup aspek operasional maupun menajerialnya akan terlaksananya harapan tersebut.
Pengertian Pelayanan Keperawatan :
Yang dimaksud dengan pelayanan keperawatan di rumah sakit adalah salah satu jenia pelayanan professional yang disekenggarakan oleh rumah sakit untuk melayani kebutuhan masyarakat. Khususnya dalam bidang keperawatan yang diorganisir melalui pelayanan rawat inap.
Seluruh kegiatan pelayanan keperawatan di rumah saki di selenggarakan selam 24 jam sehari secra berkesinambungan. Kegiatan tersebut diatur dan diorganisir oleh seorang perawat yang bertindak sebagai kepala bidang perawatan di rumah sakit.
Tujuan Pelayanan Keperawatan di Rumah Sakit:
Terlaksananya pelayan perawatan paripurna, yang disertai tersedianya fasilitas praktek bagi calon teenaga kesehatan khususnya tenaga keperawatan, serta tersedianya fasilitas untuk penelitian masalah kesehatan khususnya penelitian keprawatan.
Tugas Pelayanan Keperawatan di Rumah Sakit : Menyelenggarakan pelayanan keperawatan yang berfokus kepda manusia yaitu pasien dan keluarganya, yang mencakup aspek preventif, kuratif, rehabilitative serta memperhatikan pengaruh psikologis, seni-budaya dan spritualnya.
Fungsi Bidang Pelayanan keperawatan di Rumah Sakit :
•
Mengatur dan mengendalikan kegiatan keperawatan diunit-unit pelayanan keperawatan.
•
Mengkoordinasikan tenaga keperawatan khususnya yang dtugaskan dalam bidang pelayana keperawatan.
•
Menetapkan dan menerapkan filosofi, tujuan dan standar keperawatn pasien dalam pelayanan keperawatan.
•
Menyususn perencanaan pelayanan keperawatan, sesuai dengan lingkup kewenangannya dan perencanaan implementasi untuk setiap level tenaga keperawatan.
•
Mengkoordinasikan fungsi-fungsi bidang pelayanan keperawatan dengan fungsi bidang pelayanan yang alin agar dapat meberikan pelayanan yang terpadu.
•
Estimasi tuntutan kebutuhan
bidang pelayanan
keperawatan dan
mengusulkan kebijakan serta prosedur untuk menjaga kemampuan staf yang adekuat.
kestabilan
•
Mengembangkan metoda kerja bagi staf keperawatan sehingga dapat bekerja sama dengan staf lain di rumah sakit.
•
Parstipasi
dalam
penyusunan
kebijakan
personalia
rumah
sakit,
menerapkan kebijakan yang telah ditentukan serta mengevaluasi hasilnya. •
Mengembangkan system dan prosedur pencatatan dan pelaporan baik dalam perawatan pasien maupun pelayanan perawatan.
•
Estimasi kebutuhan tenaga keperawatan, mendapatka standar ketenagaan, baik kuantitas maupun kualitas untuk memlihara pelayanan keperawatan yang bermutu.
•
Estimasi kebutuhan fasilitas keperawatan, pangadaan perlengkapan maupun peralatan, evaluasinya.
•
serta
system
dan
prosedur pengawasan
dan
Partisipasi dalam perencanaan anggaran pendapatan dan biaya tahunan rumah sakit, terutama yang berhubungan dengan pelayanan keperawatan.
•
Mengambil insiatif & atau partipasi dalam penelitian bidang keperawatan untuk meningkatkan pelayanan keperawatan di rumah sakit.
•
Menyelenggarakan
program
pembinaan
dan
latihan
yang
berkesinambungan bagi tenaga keperawatan di rumah sakit. •
Partisipasi dalam program bimbingan siswa/mahasiswa tesistemnaga keseahatan untuk pengalaman praktek mereka.
•
Menciptakan dan melaksanakan system dan prosedur evaluasi pelayanan keperawatan pada unit-unit pelayanan.
Ruang Lingkup Wewenang & Tanggung Jawab Kepala Bidang Keperawatan •
Menetapkan kebijakan pelayanan keperawatan untuk diusulkan menjadi kebijakan rumah sakit dibidang pelayanan keperawatan.
•
Sebagai staf pimpinan rumah sakit, partisipasi dalam menentukan kebijakan umum rumah sakit, penyusunan system dan prosedur pencapaian tujuan pelayanan rumah sakit.
•
Bertanggung jawab akan : Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi dan evaluasi kegiatan pelayanan keperawatan di rumah sakit.
•
Bertanggung jawab akan terciptanya suasana persaudaraan yang akrab diantara staf keperawatan, sehingga mendorong mereka berpartisipasi dalam tanggung jawabnya memberikan pelayanan keperawatan yang bermutu kepada masyarakat.
Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab :
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan keperawatan, Kepala Bidang Keperawatan mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawabnya kepada para asisten, kepala unit pelayanan dan kepala ruang.
Pelaksanaan Kegiatan : •
Pelayanan keperawatan langsung kepada pasien dan keluarganya diunit pelayanan keperawatan di rumah sakit.
•
Pelayanan keperawatan tak langsung kepada pasien & keluargana di unit pelayanan penunjang keperawatan rumah sakit.
D. Komunikasi Dalam Kepemimpinan komunikasi
dalam
kepemimpinan
merupakan
proses
penyampaian informasi baik secara verbal maupun nonverbal, untuk mencapai pengertian dan penerimaan. Dalam komunikasi termasuk dalam bertukar pikiaran dan akan lebih efektif apabila
dilakukan
secara langsung,
tatap muka,
komunikasi dua arah dengan sikap yang baik. Keterampilan keterampilan pimpinan
berkomunikasi utama
dan
keperawatan;
yang
sangat
baik
penting
keberhasilan
merupakan bagi
seorang
seorang pimpinan
sebagian besar tergantung pada kemampuan berkomunikasi. Komunikasi
dalam
keperawatan
merupakan
pendekatan
terencana dan dipakai secara sadar untuk mempengaruhi orang lain seperti staf perawatan, pasien dan keluarganya, tim kesehatan lainnya.
Pimpinan
keperawata
perlu
memahami
prinsip-prinsip
komunikasi, karena kemampuan melakukan komunikasi yang efektif dan terapeutik tidak terjadi secara otomatis, tetapi keterampilan tersebut harus direncanakan, dipelajari, dan paling penting dipraktekkan secara berulang-ulang baik pada diri sendiri maupun pada lingkungan disekitarnya.
Pada proses komunikasi ada lima komponen yang harus diperhatikan oleh pimpinan keperawatan yaitu : 1. Pengirim berita (komunikator), pihak yang menyampaikan perintah, laporan dan saran-saran. 2. Penerima berita (komunikan) orang yang dituju 3. Berita (pesan) yang disampaikan seperti perintah dan saran-saran 4. Sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan berita seperti tulisan, telepon, radio, televise dll. 5. Umpa balik atau tanggapan dari penerima berita. Pada proses pengiriman informasi ada kegiatan encoding yaitu perumusan oleh komunikator sebelum disampaikan pada komunikan dan kegiatan decoding yaitu penilaian pesan oleh komunikan saat penerima pesan. Hal in dipengaruh oleh pengalaman, pendidikan, persepsi, emosi dan motivasi dari komunikator dan komunikan. Pesan yang disampaikan bias verbal maupun non verbal 1. Komunikasi verbal : Merupakan usaha yang disadari oleh pimpinan untuk memilih kata-kata yang akan dipakainya. Bias komunikasi lisan, tulisan dan kombinasi antara lisan dan
tulisan,
pelaksanaanya.
cara
kombinasi
lebih
efektif
dalam
Agar komunikasi verbal ini efektif, kata-kata yang diucapkan harus : a. Jelas, sederhana, nyata, tepat dan singkat. b. Konsisten, kesatuan yang bulat tidak bertentangan c. Kecukupan, informasi hendanya memadai kebutuhan dan dapat langsung dikerjakan. d. Tepat waktu dan bersangkut paut e. Sampai pada orang yang dituju (distribusi)
2. Komunikasi Non verbal yaitu : a. Vocal,
nada
suara,
kualitas,
keras
atau
lembut,
kecepatan yang semuanya menggambarkan suasana emosi. b. Gerakan, reflek, postur, ekspresi wajah, gerakan yang berlangsung atau gerakan lain. Khusus gerakan dan ekspresi wajah dapat diartikan suasana hati. c. Jakar bicara, komunikasi yagn intim lebih atau sama dengan 45,4 cm; komunikasi personal 45,4 cm-120 cm. d. Sentuhan, sangat penting utnuk memberikan dorongan mental, tetapi aspek budaya dan kebiasaan perlu dipertimbangkan. Cara membina hubungan yang efektif dan terapeutik
Menurut Sullivan, hubungan intim yang sehat ditandai dengan kepekaan akan kebutuhan orang lain dan saling menghargai. Sedangkan menurut Rogers hubungan yang sehat ditandai dengan kepekaan akan kebutuhan orang lian dan saling menghargai. Sedangkan menurut Rogers hubungan yang sehat ditandai dengan komunikasi saling terbuka, menerima orang lian sebagai individu yang berharga dan empati yang mendalam. Pimpinan
keperawatan
harus
mempunyai
kebiasaan
mempersiapkan diri untuk berhubungan dengan orang lian, untuk memperlancar
berkembangnya
kematangan
pribadi.
Apabila
pimpinan menolak usaha mempersiapkan diri untuk berhubungan dengan orang lain, dapat menghambat timbulnya jatidirinya atau kematangan pribadi. Akibatnya pimpinan cenderung bergumul dengan konflik internal dan mungkin dapat terlibat dengan konflik eksternal. Konflik internal dan eksternal yang tidak terselsesaikan dengan baik dan berlangsung lama, akan mengganggu kesehatan mental, akibat lebih lanjut kestabiland alam penyesuaian diri dapat terganggu. Kebiasaan mempersiapkan diri atau cara meningkatkan kesadaran diri adalah titik temu antara : 1. Pengetahuan,
apa
yang
harus
dilakukan
untuk
mempersiapkan diri atau meningkatkan kesadaran diri. 2. Keterampilan, bagaimana cara melakukannya 3. Keinginan (motivasi) yang berulang-ulang dan terus-menerus untuk berhubungan.
Kebiasaan dan keterampilan tersebut diatas tidak akan efektif apabila
tidak
mengerti
ada
dan
keinginan
memahami
secara
orang
terus-menerus
lain.
untuk
Keterampilan
ini
memerlukan banyak waktu, tetapi akan menghemat dimasa yang
akan
datang
dan
dapat
meminimalkan
hambatan
komunikasi. Cara berkomunikasi dengan meminimalkan hambatan sambil mempertimbangkan dengan obyektif permasalahan yang ada disebut KOMUNIKASI EFEKTIF. Komunikasi Asertif Komunikasi asertif adalah kemampuan menyampaikan secara tepat baik pikiran dan perasaan (persoalan/kemelut) seseorang dengan tetap menghormati dan menghargai hak dan martabat orang lain. Komunikasi asertif bukan konfrontasi berkepanjangan tetapi dengan sengaja pimpinan mengolah pikiran dan perasaan, memilih dan menyusun secara tepat : apa, kapan, baiaman dan kepada siapa akan dikatakan pesan yang perlu dikomunikasikan tersebut. Cara untuk dapat melakukan komunikasi yang asertif adalah : 1. Kehangatan 2. Menghargai 3. Ketulusan 4. Mendengar aktif 5. Tingkah laku asertif
Sikap asertif adalah ketrampilan utnuk menyatakan diri secara nyata, sungguh-sungguh untuk mendapatkan sesuatu dengan tetap respek dan menghargai orang lain. Merupakan pendekatan aktif dan memecahkan masalah tanpa melukai orang lain. Tingkah laku Asertif : a. Mampu mengungkapkan pikiran, perasaan, pendapat kepada orang lain tanpa menyinggung perasaan orang lain. b. Berbicara dengan volume yang sesuai c. Menempatkan diri dengan tingkat yang sesuai. d. Kehidupan emosinya relative stabil mampu mengolah control diri yang sehat. e. Mempunyai kepercayaan diri yang sesuai integritas diri yang jelas. Tingkah laku assertif tidak terjadi secara otomatis tetapi melalui latihan dan belajar, yang lambat laun mejandi kebiasaan yagn menetap. Dengan akibat terkesan sebagai bagian dari insan tersebut. Gaya pimpinan yang asertif ditandai dengan : a. Menyokong/memperhatikan karyawan dengan sikap hangat dan menghargai perasaan orang lain. b. Mengarahkan/membimbing karyawan dengan penuh respek dan kepercayaan. c. Berpikir secara analitis dapat mengendalikan emosi saat menyampaikan fakta, informasi ataupun gagasan.
d. Berpenampilan ekspresif , hidup, penuh energik, spontan, dan mengungkapkan perasaan yang sesungguhnya. Faktor yang mempengaruhi sikap asertif adalah : konsep diri dari pimpinan, untuk dapat menggunakan dirinya secara efektif dan terapeutik pimpinan harus meningkatkan dirinya agar dengan mudah dapat memahami orang lain. Ada 3 cara untuk meningkatkan kesadaran diri (suart dan sundeen, 1987) yaitu : 1. Mempelajari diri sendiri 2. Belajar orang untuk menerima umpan balik 3. Memuka diri
E. Motivasi Dan Kepuasan Kerja Sebagaimana halnya komunikasi, motivasi juga mempunyai peran yang sangat penting ntuberhasilnya suatu pekerjaan. Seorang pemimpin harus mampu menggerakkan terus kelompok dan
anggota
Dbidang
perorangan
keperawatan,
menuju salah
arah satu
keperawatan, adalah memotivasi staf dipimpinnya
untuk
mencapai
tujuan
yang
dikehendaki.
tuga
pengelolaan
keperawatan institusi
yang
dengan
menciptakan iklim motivasi. Perawat
pengelola
dalam
memotivasi
perlu
memahami
keunikan setiap individu dan pengetahui kebutuhan apa yang diharapkan oleh staf.
Dengan demikian ia dapat memotivasi stafnya dengan tepat karena motivasi berkaitan dengan produktifitas, kepuasan kerja, kemangkiran, ataupun pergatian staf. Beberapa Teori Tentang Motivasi
1. Teori Abraham Maslow Abraham maslow memperkenalkan suatu konsep yang dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan manusia tersebut. Maslow berpendapat bahwa hirarki kebutuhasn manusia dapat dipakai utnuk melukiskan dan meramalkan motivasinya. Konsep Maslow menyebutkan bahwa bila pada suatu saat semua kebutuhan tersebut ada dan belum terpuaskan, maka kebutuhan
faali
akan
terasa
paling
kuat
tuntutan
pemenuhannya. Oleh karena itu, kebutuhan-kebutuhan yang lain belum akan terasa tuntutannya.
2. Teori Herzberg Herzberg meninjau motivasi dalam hubungannya dengan kepuasan kerja. Ia membedakan kebutuhan yang mendorong orang bertingkah laku dalam dua kelompok yaitu factor higienik (ekstrinsik) dan factor motivasional (intrinsik)
Factor Higienik (Factor Ekstrinsik) Faktor ekstrinsik disebut juga factor yang mempengaruhi ketidakpuasan kerja atau factor yang dapat mencegah
terjadinya ketidakpuasan kerja tetapi tidak berarti kepuasan kejra sudah tercapai.
Factor-faktor tersebut adalah : jabatan, status, Gaji, Kodisi kerja, jam kerja, kebijakan, peraturan institusi, kualitas hubungan interpersonal atasan, kelompok, bawahan, jaminan dalam pekerjaan.
Factor motivasional (factor Intrinsik) Factor motivasional adalah seperangkat kondisi kerja yagn membantu membangun suatu motivasi yang menghasilkan kepuasan kerja tetapi tidak berarti jika kondisi ini tidak ada akan terjadi ketidakpuasan. Factor-faktor tersebut adalah : prestasi, peningkatan status pekerjaan itu sendiri, tanggun jawab, pengakuan atas hasil kerja, pertumbuhan dan perkembangan pribadi.
Hersberg mengungkapkan bahwa masalah motivasi sangant berkaitan dengan pekerjaan itu sendiri. Beliau mengatakan cara untuk mempertinggi motivasi adalah mengubah desain tugas sehingga menimbulkan kegairahan kerja. Mengubah desain inilah yang disebut pengayaan tugas (Job Enrichment). Dalam pengayaan tugas factor motivasional yang harus dimasukkan dan bukan factor higienik.
3. Teori X-Y Mc. Gregor Mc. Gregor mengatakan bahwa terdapat dua sikap dasar pada mausia. Sikap seorang akan mempengaruhi motivasi kerja sehingga akan mempengaruhi produktivitasnya. a. Sikap dasar yang dilandasi oleh teori X Teori ini berasumsi bahwa pada hakekatnya kebanyakan manusia lebih suka diawasi dari pada diberi kebebasan. Mereka tidak senang menerima tanggung jawab, malas, dan selalu ingin aman saja. Motivasi kerja mereka yagn utama adalah uang dan keuntungan financial. Kelompok ini mau bekerja karena ada imbalan atau hadian. Pimpinan yang mendasarkan tindakannya
atas
teori
X,
cenderung
mengadakan
pengawasan secara ketat terhadap bawahannya. Banyak melalukan hukuman atau ganjaran.
b. Sikap dasar yang dilandasi oleh teori Y Teori ini berasumsi bahwa pada kakekatnya kebanyakan manusia suka bekerja. Bekerja merupakan kegiatan alami seperti halnya bermain. Control terhadap diri sendiri merupakan
suatu
hal
yang esensial.
Pimpinan yang
mendasarkan tindakan pada Teori Y akan lebih terbuka mendorong berkembang.
bawahannya
untuk
berinisiatif
dan
4. Teori Mc. Clellend Beliau mengembangkan teori prestasi dan menyimpulkan bahwa
motivasi
yang
terdapat
dalam
diri
seseorang
dipengaruhi oleh tiga kebutuhan : 1) Kebutuhan akan keberhasilan, dimana seseorang selalu ingin tampil lebih baik dari sebelumnya. 2) Kebutuhan
akan
afiliasi,
dimana
seseorang
memiliki
keinginan untuk membentuk persahabatan, cinta dan rasa memiliki. 3) Kebutuhan akan kekuasaan, dimana pada diri seseorang timbul keinginan, untuk mengontrol cara mempengaruhi orang lain dan keinginan untuk mempertahankan control tersebut.
5. Prosess Theoris of Motivation (Teori proses Motivasi) Teori ini berfokus pada cara mengontrol atau mempengaruhi perilaku seseorang. Berikut ini akan dibahas empat teori proses terjadinya motivasi :
a. Penguatan (reinforcement) : Perilaku dipelajari melalui pdroses pengetahuan yang didapat melalui konsekuensi dari perilaku. Konsekuensi dari perilaku mempengaruhi diulang atau tidak suatu perilaku. Perilaku yang memuaskan harus dikuatkan dan
dipuji untuk meningkatkan dorongan mengulang kembali perilaku tersebut semakin dikuatkan.
b. Pengharapan (Expectancy) Pengharapan adalah tingkat penampilan tertentu, mungkin terwujud melalui usaha tertentu. Individu akan memiliki alternative usaha yang memungkinkan hasil yang paling baik. Teori ini meyakini bahwa individu termotivasi oleh harapan hasil yang akan datang.
c. Keadilan (Equity) Keadilan
adalah
usaha
atau
kontribusi
yang
diberikan/dihargai sama dengan penghargaan pada orang lain.
Yang
termasuk
kontribusi
adalah
kemampuan,
pendidikan, pengalaman, fasilitas dan sebagainya. Perlakuan yang adil tidak akan merubah perilaku tetapi perlakukan yang tidak adil akan merubah perilaku.
d. Penetapan Tujuan (goal setting) Penelitian menggambarkan bahwa penetapan tujuan yang spesifik menghasilkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.
Tujuan hendaknya mempunyai lima komponen, yaitu : SMART, Sepsifik, Measurable, Achievable, Realistic, Time bound
Strategi untuk meningkatkan Motivasi Salah satu cara untuk meningkatkan motivasi adalah menata kembali
penugasan
yang
ada
dengn
memodifikasi
setiap
keperawatan untuk menigkatkan tuntutan tanggung jawab, otonomi dan pengembangan professional. Cara tersebut adalah : 1. Job Rotation 2. Job Enlargement 3. Job Enrichment
Cara menciptakan iklim motivasi a.l : 1. Mengidentifikasi sumber stress Jumlah pasien berlebihan, kondisi pasien yang berat dan serius, staf perawat kurang, konflik diantara perawat-dokter. 2. Melakukan tindkan pencegahan atau mengurangi stress •
•
•
Rotasi dinas yang luwes Tidak terlalu sering melakukan perubahan Mengadakan program latihan.
3. Menciptakan suasana kerja yang akrab, terbuka. 4. Komunikasi yang efektif baik secara verbal maupun secara horizontal
5. Mengurangi control pada tugas yang telah diberikan untuk mengembangkan keandirian dan tanggungjawab. 6. Memberikan reinforcement pada hasil kerja/ penampilan yang positif. 7. Bila memungkinkan peningkatan kesejahteraan. 8. Mengembangkan konsep kerja tim.
F. Cara Mengatasi Konflik Konflik adalah perbedaan pandang atau ide antara seseorang atau orang lain. Pimpinan keperawatan seringkali terkait dengan konflik sebagai akibat peran kepemimpinannya. Konflik manajemen merupakan suatu peristiwa yang alamiha yang dapat terjadi didalam proses administrasi dan manajemen dan dapat diselesaikan dengan baik apabila pimpinan dapat mengidentifikasi penyebab, akibat, tipe konflik dan menentukan cara untuk mengatasi konflik.
Penyebab Konflik 1. Kebutuhan dasar manusia tidak terpenuhi, akan menimbulkan rasa frustasi, tidak puas atau rasa bersalah.
Hal ini dapat merupakan factor yang mendasari timbulnya konflik antara individu dan kelompok, selanjutnya dapat sebagai factor pencetus timbulnya perilaku konflik, seperti menolak bekerjasama, konpetisi yang tidak sehat, menguasai atau mendominasi. 2. Mengandalkan bantuan orang lain 3. Hubungan yang sangat dekat. 4. Peran yagn tidak sesuai dengan apa yang diharapkan 5. Perbedaan pandangan.
Akibat konflik 1. Konflik berlanjut dapat mengakibatkan merusak kesatuan pada
unit
kerja.
Konflik
interpersonal
ringan
dapat
menimbulkan motivasi kerja. 2. Bias positif atau negative tergantung pada level dan lamanya konflik terjadi. Seara umum konflik dapat menimbulkan situasi yang tidak menyenangkan atau kecemburuan.
TAHAPAN DAN TIPE KONFLIK
Pimpinan harus mengenal dengan baik tahap dan perkembangan konflik. Setiap situasi, konflik dinamis dan berubah-ubah setiap saat. Konflik merupajan suara siklus meliputi : 1. Tahap awal, konflik akan menetap, mengembangkan rasa curiga, rasa bersalah terhadap orang, belutn ielas faktor penyebab. 2. Tahap kedua, rasa bermusuhan disampaikan secara verbal atau perilaku. 3. Tamp ketiga: menarik diri atau menghindar dari upaya penyelesaian konflik. 4. Tahap akhir (keempat), terjadi konflik total dan rasa berniusuhan yang dalam.
Tindakan untuk menyelesaikan konflik lebih efekrtif dilakukan pada awal. Bila pada tahap akhir konflik, biasanya tidak efektif lagi dan memerlukan bantuan ahli. Tipe Konflik Terdiri Dari : 1. Konflik langsung yaitu konflik yang terjadi secara langsung yang disebabkar
perbedaan
interpersonal.
Hal
ini
pandangan lebih
mudah
atau
gangguan
dikontrol
hubungan
melalui
intetvensi
interpersonal. 2. Konflik tidak langsung, perbedaan pandangan individu dari organisasi, sering ditampilkan dengan sering tidak masuk tanpa khabar atau tidak tepat waktu. Peningkatan kesadaran diri training sensitifitas, training asertif dapat
meningkatkan
kemampuan
pimpinan
keperawatan
dalam
mengatasi perilaku konflik.
Uraian Jabatan Dalam suatu organisasi terjadi suatu proses pengorganisasian. yaitu cara pimpinan menakoordinir berbagai macam kegiaian sehinaga semua anggota berperan mencapai tujuan organisasi. Pimpinan pengembangan
bertangbung metode
jawab
menbatur
pelaksanaan
tugas
semua yang
fungsi efisien.
dan Juga
bertanggung jawab atas lingkup tugas yang ditetapkan serta penampilan tenaga kerja dalam nielaksanakan tugasnya. Dalam operasional
melaksanakan harus
diberi
tanggung
wewenang
jawab
yang
tersebut
cukup
kepuasan dan efisiensi kerja dalam lingkup tugasnya.
untuk
pimpinan meniamin
Seorang pimpinan bertanggung jawab untuk menentukan cara pelaksanaan tugas, siapa yang melaksanakan dan menentukan cara pekerjaan serta mutu tenaga kerja. Pendelegasian tugas didasarkan pada kebijakan institusi, garis wewenang dan uraian jabatan. Pimpinan dapat membantu pengembangan prosedw dan uraian jabatan yang berhubungan dengan lingkup pekerjaan.
Pengertian Pada dasarnya uraian jabatan adalah merupakan penjelasan tentang maksud suatu jabatan seeara umum yang memberikan gambaran secara garis besar tentang kewajiban dan tanggung jawab. Beberapa deisnisi mengenai Job Description (uraian jabatan) sebagai berikut : a. Menurut
edwin
b.
Fllipo
dalam
buku
"Principles
of
Personnel
Management": Uraian Tabatatt adalah suatu keteranban yang nyata dan teratur dari pada
kewajiban-kewajiban
dan
tanggumg
jawab
suatu
jabatan
tertentu. b. Menurut Roger Bellows ("Psychology of Personnel in Business and Industry"): Uraian jabatan adalah suatu keterangan yang menyatakan sifat-sifat, kewaiibankewajiban
dan
tanggung
jawab-tanggung
jawab
suatu
jabatan tertentu. c. Menurut George R.Terry, Ph.D, ("Principles of Management"): Uraian jabatan adalah suatu uraian tertulis mengcnai jabatan-jabatan seseorang dan mengandung kewajiban-kewajiban tanggung jawab-tan
ggung jawab pekerjaan yang dilakukan dan perlengkapan yang digunakan. Jadi definisi uraian jabatan dapat disimpulkan sebagai berikut: Uraian jabatan adalah suatu keterangan singkat yang ditulis secara cermat mengenaikewajiban-kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.
Kegunaan Uraian Jabatan 1. Sebagai dasar untuk menilai jabatan sekaligus merupakan alat bagi seorang pemimpin untuk memimpin. 2. dipergunakan pimpinan untuk merencanakan pekerjaan kelompak 3. Menugaskan
kar
yawan dalam
jabatan dimana uraian
jabatan
membantu meyakinkan orang tentang apa yang diharapkan; dan juga menunjukkan bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut. 4. Pencatatan kewajiban membentu pimpinan untuk menentukan standar hasil pekerjaan yang pada akhirnya membantu pimpinan menilai hasil kerja masing-masing karyawan. 5. Menganalisa penggunaan tenaga kerja (pekerjaan yang memerlukan sedihit kecakapan ditugaskan kepada tingkat karyawan yang paling rendah). 6. Menentukan kira-kira berapa lama peker;aan diselesaikan dan berapa banyak tenaga yang dibutuhkan. 7. Sebagai suatu alat teknik manajemen yang dasar. 8. Merupakan bantuan bagi pimpinan bila uraian jabatan dibuat dengan sebaik-baiknya atau bila uraian jabatan benar-benar menguraikan pendelegasian kewajiban.
Tujuan Uraian Jabatan (Dale Yoder, Ph.D., dkk.) 1. Memberikan persyaratan yang terinci untuk mencari calon karyawan. 2. Memberi garis besar mengenai kesempatan kerja.
3. Memberi dasar program pelatihan. 4. Memberikan
keterangan
mengenai
penguraian
iabatan
untuk
menempatkan tenaga sesuai kemampuan. 5. Memberikan kemungkinan penyederhanaan pekerjaan lebih-lebih bila uraian jabatan di kembangkan secara periodik. 6. Menentukan
perbandingan-perbandingan
nilai
jabatan
yang
berhubungan dengan balas jasa karyawan. 7. Meningkatkan semangat kerja, karena semua jabatan itu penting 8. Merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi. 9. Memperbaiki administrasi dan sistem pengawasan. 10.Bermanfaat bagi program keselamatan kerja.
Pengembangan Uraian Jabatan (Development of Job Description) Kebijakan-kebijakan administrasi dari suatu organisasi membantu. Pimpinan
dalam
menyusun
uraian
jabatan
yang
menggambarkan
kewajiban, tanggungjawab dan fungsi dari setiap kelompok pekerjaan. Sesungguhnya
kepala
bidang
keperawatan
dan
pimpinan
menengah harus Inengelnbangkan uraian jabatan baai kepaia, staf dan semua tenaga yang lain dibawah pimpinannya agar gambaran pada setiap posisi tersebut itu jelas. Namun sebaiknya dalam menyusun uraian jabatan pada setiap posisi kepala bidang keperawatan dan pirnpinan menengah mendapat saran-saran dari bawah. Uraian jabatan yang ada perlu ditinjau kembali secara lebih sering dan periodik sehubungan dengan perubahan yang terjacii terus-menerus. Uraian
jabatan
disusuli
untuk
mengarahkan
punpinan
mendelegasikan kewajiban dan tanggung jawabnya sehuingga hal-hal yang kelihatan sudah ketinggalan zaman atau tidak saksama dalam uraian jabatan yang ada dapat dipertanggungjawabkan.
Pengarahan untuk mengerjakan suatu pekerjaan adalah saat penting yang dapat diikuti melalui suatu prosedur kerja yang ditentukan. Semua karyawan harus mengetahui dan mengikuti prosedurprosedur tersebut dalam melaksanakan tugasnya. Bila suatu metode kerja yang diterapkan berbeda dengan manual, maka manual tersebut harus ditinjau kembali oleh staf dan bila perlu ditulis kembali sesuai dengan situasi yang terakhir. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun uraian jabatan adalah: 1. Kembangkan uraian jabatan untuk semua posisi. 2. Tinjau kembali dan kembangkan semua uraian jabatan yang ada sekarang sekurang-kurangnya pada periode tertentu. 3. Masukkan ke dalam setiap uraian jabatan informasi seperti: nama jabatan; kewajiban dan tanggungjawab kualifikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan, bertanggungjawab kepada siapa dan kewajiban khusus untuk posisi tersebut, kondisi kerja, waktu jabatan. 4. Atur kewajiban-kewajiban dalam suatu instruksi yang logik. 5. Gambarkan setiap kewajiban secara jelas dan singkat. 6. Hindari istilah-istilah yang umum dan gunakan kata kerja aktif daripada kata kerja pasif, kata-kata yang jelas daripada kata-kata yang samar-samar.
Pokok-pokok pertama yang harus tertulis dalam uraian jabatan adalah: • Nama jabatan dan Bagian Maksud utama adalah supaya dapat dikenal. • Fungsi
Fungsi dimasukkan dalam suatu uraian jabatan sebab dalam suatu organisasi ada beberapa posisi yang jabatannya tidak memberi gambaran ruang lingkup tugasnya secara umum.
Tujuan ditetapkannya fungsi dalam uraian jabatan antara lain: 1. Untuk membedakan jabatan-jabatan yang ada di organisasi. 2. Uraian
jabatan
sesungguhnya
untuk
berbagai
keperluan
yaitu:
memberikan keterangan dasar pada calon karyawan atau pelamar tentang gambaran suatu pekerjaan, yang menguraikan secara singkat tentang ruang lingkup dan maksud-maksudnya dalam memberi penjelasan.
Jam-jam Kerja Jam-jam kerja perlu dicantumkan, khususnya bila ada latihan khusus (Training Specialist ) agar dapat menyiapkan program-pragram latihan dan penjadwalan. Karena kewajiban-kewajiban tertentu hanya dilaksanakan pada jam-jam tertentu saja selama dalam jam kerja, maka prosedur latihan dapat diatur bila ditentukan jam-jam kerja tersebut.
Kewajiban / tanggung jawab Oleh
karena
salah
satu
tujuan
uraian
jabatan
yang
tidak
menyangkut latihan adalah untuk kepentingan organisasi, maka untuk kepentingan ini sangat penting dicantumkan : bertanggungjawab kepada, bertanggungjawab atas dan berwenang terhadap siapa saja. Pokok
utama
dalam
uraian jabatan
adalah
kewajiban
atau
tanggung jawab. Kewajiban adalah sesuatu hal yang harus kerjakan bukan sesuatu yang harus diketahui.Kewajiban mencakup beberapa bagian yang lebih kecil. Hal ini disebut sebagai tugas ( task ). Memisahkan antara kewajiban dan tugas seringkali tidak mudah, karena akan muncul satu daftar yang panjang yang tidak mudah dibaca, maka dari beberapa tugas yang mungkin dapat digabung-gabungkan dapat dibuat satu daftar kewajiban.
Dalam menulis daftar kewajiban/tanggung jawab dapat menurut: 1. Uraian pentingnya atau menurut urutan secara kronologisnya. 2. Kewajiban rutin, lalu yang tidak rutin. Tugas
adalah
kegiatan
tertentu
yang
merupakan
bagian
dari
kewajiban. Untuk melaksanakan tugas dalam jabatan tentu diperinci syaratsyarat minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas/kewajiban jabatan. Syarat-syarat
minimum
tersebut
meliputi
pengetahuan
yang
diperlukan, kecakapan, dan sikap yang dimiliki untuk memenuhi tuntutan tugas. Syarat-syarat minimum itu disebut spesifikasi jabatan.
Manajemen Rapat Yang Efektif Sebagai seorang pemimpin perawatan, saudara sering mengikuti rapat, baik sebagai peserta rapat atau sebagai pimpinan rapat. Bila saudara sebagai pimpinan rapat, kemungkinan besar anda mempunyai keinginan bahwa rapat yang saudara pimpin dapat berhasil mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Agar
rapat
tersebut
dapat
mencapai
sasaran,
maka
perlu
diperhatikan langkah-langkah memimpin suatu rapat, yang terdiri dari: 1. Persiapan rapat 2. Pertemuan / pelaksanaan rapat a. Membuka rapat b. Jalannya rapat 3. Penutup rapat
1. Persiapan rapat Rapat adalah penukaran informasi, ide atau pendapat diantara dua orang (atau lebih) yang berperan aktif untuk tnencapai hasil tertentu. Agar rapat efektif, maka kita harus menyediakan waktu untuk membuat persiapan. Persiapan yang tidak memadai merupakan penyebab utama kegagalan rapat.
Langkah-langkah utama untuk mempersiapkan sebuah rapat: 1. Putuskan tujuan dan sasaran rapat 2. Pilihlah peserta rapat 3. Buatlah sebuah agenda yang efektif 4. Pilihlah tempat rapat 5. Organisir ruangan rapat beserta perlengkapannya 6. Bagikanlah agenda itu kepada peserta rapat dengan waktu yang
cukup (jangan mendadak)
ad 2. Pertemuan/Pelaksanaan Rapat a.
Membuka
rapat
Dengan : •
Bertcrimakasih dan menyambut peserta dengan hangat
•
Meninjau kembali agenda rapat dan merencanakan kembali nomor-nomor dalam agenda jika muncul “keadaan darurat”
•
Membuat sasaran menjadi dapat dilihat
•
Memperkenalkan setiap nomor dalam agenda
•
Menjelaskan tingkat keterlibatan yang diperlukan dari peserta rapat
•
Menetapkan peraturan
dasar untuk mencegah tirnbulnya
gangguan b.
Jalannya Rapat : Mungkin saudara pernah mengikuti suatu rapat yang sampai dengan selesai hanya mencapai sebagian dari sasaran rapat, atau bahkan sama sekali tidak tercapai tujuati rapat. apabila saudara pernah mengikuti suatu rapat seperti tersebut diatas,maka akan menimbulkan masalah berat bagi pemimpin rapat, yaitu bagaimana menjaga agar jalan pikiran dan diskusi peserta rapat tetap pada relnya. Hal ini tidak mudah serta menuntut keputusan saudara yang bijaksana. Agar jalan pikiran dan pembicaraan setiap peserta rapat tetap pada rel yang tetap,salah satu cara mengingatkan. Yaitu: pemimimpin rapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan bagaimana cara menanyakan merupakan hal yang tidak
mudah,
karena
selain
tergantung
dari
pengalaman
pemimpin rapat juga tergantung dari peserta rapat.
Beberapa Saran Dalam Mengajukan Pertanyaan Adalah Sbb.:
1. Bila seorang peserta rapat menyipang dari rel, bantulah dia dengan mengajukan pertanvaan langsung. 2. Ulangi pertanyaan saudara bila peserta rapat merasa kurang jelas 3. Ajukan pertanyaan-pertanyaan
yang mampu
dijawab
aleh
peserta rapat. 4. Tanyakan tentan pengalaman-pengalaman peserta rapat yang ada hubunganya dengan topik rapat. 5. Saudara
dapat
menggerakkan
diskusi
dengan
cara
mengembalikan pertanyaan anggota kepada peserta/anggota rapat yang lain.
ad 3. Penutup Rapat Bagian terakhir dari rapat adalah penutup Pada penutupan ini sebaiknya mencakup hal-hal sbb.: a. Tinjaulah topik utama dalam rapat. b. Nyatakan kembali persetujuan dan keputusan yang telah dicapai dalam rapat dan tindakan-tindakan yang akan dilaksanakar.. c. Pastikan bahwa apa Yang sudah disetujui & diputuskan itu benarbenar telah dipahami oleh semua orang yang berkepentingan. d. Tinjaulah kembnali hal-hal van- masili beluni dibahas. e. Ucapan terima kasih kepada peserta rapat atas partisipasi mereka. f.Rencanakan dan umumkan waktu serta tempat rapat yang akan datang, apabila diperlukan.
Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam memimpin Rapat Adatah : a. Hindari hal-hal yang meragukan.
