MAKALAH PENGANTAR MANAJEMEN
KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN
OLEH :
KELOMPOK 6 SILVI MUMTAHANA MIA KARUNIA AGUSTINA LINGKAN MUTIARA
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI YASA ANGGANA GARUT 2010
KOORDINASI
Seiring dengan tumbuh dan berkembangnya sebuah organisasi, dua hal terjadi. Pertama, posisi-posisi dan departemen-departemen baru ditambah untuk menghadapi faktor-faktor lingkungan eksternal atau kebutuhan-kebutuhan dari strategi baru. Kedua, manajer-manajer senior harus menemukan cara untuk mengikat semua departemen dalam organisasi mereka. Rantai komando (chain of command ) formal dan supervisi mungkin efektif, tetapi tidaklah cukup. Organisasi membutuhkan sistem pemrosesan informasi dan komunikasi antar karyawan dari departemen-departemen yang berbeda dan dariberbagai tingkat. Koordinasi
(coordination)
mengacu
kepada
kualitas
kolaborasi
antardepartemen. Tanpa koordinasi, tangan kiri perusahaan tidak akan bergerak selaras dengan tangan kanannya, sehingga meninbulkan masalah dan konflik. Koordinasi tetap diperlukan terlepas dari apakah organisasi menggunakan struktur fungsional, divional, atau tim. Karyawan biasanya mementingkan departemen atau tim mereka sendiri, dan mungkin tidak ingin berkompromi dengan unit-unit lain demi kebaikan organisasi secara keseluruhan.
Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagianbagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih efektif. Ketergantungan antar bagian dan kebutuhan komunikasi dalam melaksanakan pekerjaan tertentuakan menentukan sejauh mana koordinasi diperlukan. Ketergantungan dapat dibedakan menjadi tiga macam: 1. Pooled interdependence: ketergantungan yang tidak membutuhkan banyak interaksi 2. Sequential interdependence: ketergantungan ditandai dengan dipakainya output suatu bagian sebagai input bagian lainnya, tatapi pengaruh masih bergerak satu arah
2
3. Reciprocal interdependence: ketergantungan muncul apabla bagian-bagian saling mempengaruhi satu sama lain. Arah ketergantungan dapat lebih dari satu arah, merupakan tingkat ketergantungan yang paling kompleks. Koordinasi yang efektif tidak mudah dicapai, apabila pekerjaan menjadi semakin terspesialisasi. Lawrence dan Lorsch mengunakan istilah diferensiasi untuk menjelaskan bagian organisasi yang semakin terspesialisasi. Ada empat macam jenis diferensiasi: 1. Bagian organisasi yang berbeda cenderung mengembangkan tujuan bagian tersebut, metode serta kebiasaan yang berlaku untuk mencapai tujuan tersebut 2. Orientasi waktu antar bagian dapat berbeda 3. Gaya interaksi yang dapat berbeda 4. Tingkat formalitas yang berbeda. Perbedaan-perbedaan tersebut akan mendorong konflik antar individu maupun antar bagian dalam organisasi. Lawrence dan Lorsch menggunakan istilah intetrasi (sebagai ganti kata koordinasi) untuk menggambarkan sejauh mana bagian-bagian dalam organisasi bekerja bersama.
Pendekatan untuk Keefektifan Koordinasi
1. Teknik Manajemen Dasar : hirarki manajerial berarti menetapkan rantai komando yang menjelaskan secara spesifik hubungan antar anggota dan unit dalam organisasi. Aliran informasi dan koordinasi dapat ditetapkan berdasar rantai komando tersebut. Semua kepentingan harus ditujukan untuk mencapai kepentingan organisasi tersebut. 2. Meningkatkan Potensi Koordinasi: sistem informasi vertikal memungkinkan informasi mengalir kebawah atau keatas tingkatan organisasi secara bebas. Aliran informasi yang semakin baik tersebut memungkinkan perencanaan, koordinasi, dan pengendalian menjadi semakin baik. Hubungan horisontal memungkinkan aliran informasi menjadi lebih fleksibel. Aliran informasi yang fleksibel akan meningkatkan potensi koordinasi.
3
3. Mengurangi Kebutuhan koordinasi: jika kebutuhan koordinasi menjadi semakin besar, maka kebutuhan akan koordinasi dapat dikurangi. Mengurangi kebutuhan koordinasi merupaka cara aktif, mengantisipasi kemungkinan munculnya konflik dan dengan demikian kebutuhan akan koordinasi berkurang. Dapat juga dilakukan dengan menciptakan unit yang independent yang dapat bekerja sendiri dengan demikian dapat mengurangi kebutuhan koordinasi.
4
RENTANG MANAJEMEN
Dua aspek penting dalam proses pengorganisasi adalah pembagian kerja dan departementalisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kegiatan-kegiatan dalam organisasi dibutuhkan untuk mendorong organisasi beroperasi secara lebih efektif dalam rangka mencapai tujuan. Semakin banyak kegiatan organisasi yang terpisah dalam bagian atau departemen tersendiri, menuntut kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi. Kemampuan manajer melakukan koordinasi secara efektif sangat dipengaruhi oleh bentuk rentang manajemen dalam organisasi. Rentang manajemen atau span of control atau span of authority, atau span of
attantion atau span of supervision adalah Jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer.
Menentukan rentang manajemen yang ideal dalam organisasi sangat penting sebab rentang manajemen mempengaruhi dua aspek, yaitu : 1. Efisiensi manajer dan efektivitas pelaksanaan kerja bawahan, rentang manajemen yang melebar akan mendorong penggunaan manajer dengan lebih efisien, sebab organisasi tidak perlu mempekerjakan banyak manajer sehingga biaya manajer berkurang, tetapi rentangan yang terlalu melebar menyebabkan tidak efektifnya kerja manajer yang harus mengendalian terlalu banyak bawahan. Rentang yang terlalu sempit menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya, tetapi pelaksanaan kerja bawahan lebih efektif sebab manajer mengendalikan jumlah bawahan yang relatif sedikit.
5
2. Struktur organisasi. Rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi vertikal atau mendatar atau flat , yang menggambarkan jumlah tingkatan manajemen yang sedikit. Rentang manajemen yang menyempit akan membentuk struktur organisasi horizontal atau tinggi atau tall yang menggambarkan banyak tingkat manajer pengawas di antara manajemen puncak dan manajemen tingkat bawah.
6
Bentuk dan Faktor Yang Menentukan Rentang Manajemen
Rentang manajemen yang dapat digunakan dalam organisasi berada pada tiga pilihan yaitu : a) Rentang manajemen menyempit atau tinggi. b) Rentang manajemen melebar atau datar. c) Kombinasi keduanya. Organisasi dapat menggunakan rentang manajemen menyempit dengan alasan: meningkatkan efektivitas pelaksanaan tugas manajer dan perhatian terhadap bawahan secara perorangan, sehingga mendorong moral dan produktifitas karyawan. Rentang manajemen melebar digunakan dengan alasan: penggunaan sumber daya manajer secara efisien sebab mengurangi biaya gaji manajerial dan mempercepat waktu penyebaran informasi serta. mengurangi penyimpangan atau distorsi dalam menyebarkan informasi, koordinasi dan koorporasi berkembang karena setiap individu melaksanakan fungsi sendiri dengan bantuan minim dari atasan.
Gambar 1. Rentang Manajemen Melebar
Alasan digunakan penggunaan sumber daya manajer secara efisien dan mempercepat waktu penyebaran informasi serta, mengurangi penyimpangan dalam menyebarkan informasi yang berkembang karena setiap individu melaksanakan fungsi sendiri dengan bantuan minim dari atasan .
7
Gambar 2. Rentang Manajemen Menyempit 0100090000037400000002001c00000000000400000003010800050000000b0200000 000050000000c02f103440a040000002e0118001c000000fb029cff000000000000900 1000000000440001254696d6573204e657720526f6d616e0000000000000000000000 000000000000040000002d0100000400000002010100050000000902000000020d00 0000320a5a00ffff0100040000000000410aee03207f2d001c000000fb0210000700000 00000bc02000000000102022253797374656d00000000000000000000180000000100 0000a8621600e4040000040000002d010100030000000000
Alasan digunakan: meningkatkan efektivitas pelaksanaan tugas manajer dan perhatian terhadap bawahan secara perorangan, sehingga mendorong moral dan produktifitas karyawan.
8
Faktor-faktor yang menentukan rentang manajemen dalam organisasi
1) Faktor situasi, rentang manajemen dapat relatif melebar bila : -
pekerjaan bersifat rutin
-
operasi stabil
-
pekerjaan sejenis
-
bawahan mandiri
-
prosedur dan metoda telah diformulasikan
-
pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.
2) Faktor bawahan, rentang manajemen melebar bila: -
bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.
-
bawahan dapat bekerja tanpa pengawasan yang ketat.
3) Faktor atasan, rentang manajemen melebar bila : -
manajer terlatih dan berkemampuan tinggi
-
manajer menerima bantuan dalam pengawasan.
-
manajer lebih menyukai dalam pengawasan yang ketat.
9
