Tugas Sistem Informasi Manajemen Kasus : Diamond, Inc. Nama : Yolanda Monika P.
1. Menurut anda subsistem mana yang dihadapi Tom yang berkaitan dengan masalah tersebut? Menurut saya, permasalahan yang dihadapi Tom dari kasus diatas, berkaitan dengan 2 hal, yaitu : 1) Teknologi Dari kasus Tom, dapat dilihat bahwa pengoperasian organisasi pada Diamond, Inc berjalan secara manual dari 1 bagian ke bagian yang lainnya. Hal ini dapat dilihat dari ketidaktahuan Tom akan datangnya bahan baku dan Tom tahu bahwa bahan baku telah tiba setelah ia melakukan observasi sendiri melalui telepon. Permasalahan teknologi disini bukan terletak pada tidak adanya Transaction Processing System (TPS) atau Management Information System (MIS) yang digunakan pada Diamond, Inc karena dari bacaan kasus Tom dapat dilihat bahwa laporan penerimaan itu ada dan sebelum laporan itu terbentuk dapat dipastikan bahwa ada data yang diinput melalui aplikasi TPS. Menurut saya permasalahan pada kasus Tom ini disebabkan oleh tidak adanya jaringan (intranet) pada Diamond, Inc dimana jaringan intranet tersebut dapat menghubungkan 1 bagian dengan bagian yang lainnya melalui database sehingga apa yang sudah diinput atau dilakukan oleh 1 bagian tertentu dapat segera diketahui oleh bagian lain yang membutuhkan informasi. Tidak adanya jaringan intranet inilah yang menyebabkan keterlambatan informasi yang diterima oleh Tom. 2) Organisasi / Orang Bukan hanya dari sisi teknologi, tetapi “orang” dari k asus Tom juga ikut berperan dalam menimbulkan sebuah permasalahan. “Orang” yang membuat laporan
penerimaan bahan baku tersebut tidak menjalankan pekerjaan sesuai SOP dimana laporan penerimaan bahan baku yang seharusnya disimpan atau diberikan untuk bagian Accounting tetapi justru melakukan kesalahan yaitu menyimpan atau memberikan laporan penerimaan bahan baku tersebut kepada bagian pembelian. 2. Apakah masalah tersebut dapat terselesaikan dengan komputer? Jelaskan!
Menurut saya bisa. Komputer adalah sebuah alat bantu tekno logi yang dapat membantu memperlancar pengoperasian sebuah organisasi karena dengan adanya komputer ini aplikasi (TPS sampai dengan ESS) dapat dijalankan dan sistem informasi dapat disajikan dengan baik. Tetapi komputer ini akan membantu menyelesaikan masalah apabila dalam pengoperasiannya dilakukan berdasarkan SOP yang jelas dan tepat, dan orang/user yang menggunakannya pun menjalankan SOP dengan baik dan benar. 3. Adakah konteks SIM dalam masalah Tom diatas? Terdapat beberapa hal pokok dalam S istem Informasi Manajemen (SIM), yaitu : 1) Tujuan Tujuan dari Diamond, Inc adalah menjual atau menyajikan es krim yang enak kepada konsumen. Berdasarkan atas 1 tujuan tersebut saja, sudah dapat digunakan oleh Diamond, Inc untuk membuat sebuah rangkaian sistem informasi guna menjalankan atau mengoperasikan organisasi dengan baik dan benar. 2) Prosedur Kerja Prosedur kerja dalam kasus Tom ini tidak digambarkan atau diceritakan dengan jelas. Tetapi dengan adanya kesalahan penyimpanan laporan penerimaan dimana seharusnya diberikan kepada bagian Akuntansi tetapi terjadi kesalahan yaitu diberikan kepada bagian Pembelian, disini dapat dilihat bahwa ada sebuah prosedur kerja yang harus dijalankan namun orang yang menjalankan tidak melakukan sesuai prosedur sehingga terjadi sebuah kesalahan. 3) Informasi Informasi yang diceritakan dalam kasus Tom ini adalah informasi mengenai datangnya bahan baku. Bahan baku yang sudah tiba kemudian di input oleh orang/user yang bersangkutan, kemudian dari data tersebut terbentuklah laporan penerimaan bahan baku dimana laporan tersebut dibutuhkan oleh Tom, tetapi dalam kasus ini Tom terlambat untuk menerima laporan penerimaan bahan baku tersebut. 4) Orang Seperti yang telah diuraikan di point 2, bahwa orang dalam kasus ini juga berperan penting, yaitu melakukan input melalui aplikasi TPS atas datangnya bahan baku dan membuat laporan atas penerimaan bahan baku. Namun orang/user dalam kasus Tom tidak menjalankan pekerjaan sesuai prosedur sehingga orang teresebut melakukan kesalahan dalam pemberian laporan. 5) Teknologi
Pada kasus ini juga tampak jelas bahwa kurangnya teknologi dalam pengoperasian organisasi yaitu jaringan intranet, sehingga bisnis proses pada Diamond, Inc ini dijalankan secara manual antar bagian. Dari kelima point yang telah kami uraikan diatas, menurut kami ada konteks SIM dalam permasalahan Tom dalam kasus ini. 4. Tentang pengembangan perusahaan, subsitem apa yang dapat membantu masalah Tom? Berkaitan dengan pengembangan perusahaan dimana akan mendirikan beberpa anak perusahaan baru dan Tom bertugas untuk menentukan lokasi yangtepat, menurut kami subsistem yang berperan penting adala Decision Support System (DSS). Tom perlu untuk mencari tau pendapat atau informasi dari masing-masing divisi perihal rencana pengembangan perusahaan ini, baik informasi internal maupun informasi eksternal. Dari informasi yang didapat oleh Tom, Tom dapat menggunakan DSS sebagai alat bantu untuk mengambil keputusan perihal pengembangan perusahaan. 5. Langkah apa yang akan anda lakukan untuk memperbaiki masalah diatas? 1) Prosedur kerja Menurut kami, prosedur kerja atau SOP pada Diamond, Inc ini perlu dipelajari kembali oleh manajer dan dilakukan adendum atas SOP yang sudah berlaku di masing-masing bagian, SOP perlu disusun atau dibuat dengan lebih jelas dan detail sehingga kesalahan kerja dapat diminimalisir 2) Data Informasi Menurut kami, informasi dari bagian yang satu dengan bagian yang lainnya harus dapat saling terkait dan diterima dengan cepat dan tepat antar bagian, sehingga penyampaian informasi tidak berjalan dengan lambat 3) Orang Menurut kami, manajemen Diamond, Inc ini perlu mengadakan sosialisasi dan implementasi kembali pada orang/user yang bekerja di Diamond, Inc. Sosialisasi dan implementasi ini meliputi pemberian pemahaman kepada karyawan akan pentingnya bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, apa saja prosedur-prosedur kerja yang harus mereka jalankan, implementasi aplikasi yang telah dirancang untuk masing-masing bagian, dan pemberian pemahaman akan tujuan utama berjalannya organisasi Diamond, Inc. 4) Teknologi
Dari sisi teknologi, menurut kami manajemen Diamond, Inc harus melakukan review kembali atas aplikasi yang digunakan pada Diamond, Inc, manajemen harus menyempurnakan aplikasi yang digunakan sehingga orang yang menggunakan dapat dengan jelas mengerti setiap detail pada aplikasi tersebut, dan yang paling penting adalah di adakannya jaringan intranet pada Diamond, Inc sehingga pelaporan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya tidak dijalankan secara manual.
