KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PA/KPA
:
dr. Ida Bagus Nyoman Banjar, MKM
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BUDHI ASIH PROVINSI DKI JAKARTA
SATKER/SKPD
:
RSUD Budhi Asih
NAMA PPK
:
Sujatmiko. S.Kep
NAMA PEKERJAAN
:
Belanja Pemeliharaan Alat-alat Kedokteran Umum (Manajemen Pemeliharaan Alat Kedokteran dan Kalibrasi)
Kode Rekening Program Kegiatan Sasaran
: : : :
5.2.2.20.21.001 Program Peningkatan dan Pengelolaan Kantor Peningkatan Pelayanan dan Administrasi Perkantoran
TAHUN ANGGARAN 2015
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PEKERJAAN : MANAJEMEN
PEMELIHARAAN
ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BUDHI ASIH PROVINSI DKI JAKARTA - TAHUN ANGGARAN 2015
1. LATAR BELAKANG Pencapaian Misi Jangka Menengah RSUD Budhi Asih di Bidang Sarana, Prasarana dan Peralatan Kesehatan mempunyai tujuan tercapainya peningkatan kualitas pelayanan seluruh unit dan sasaran memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dan peralatan rumah sakit secara bertahap serta indikator sasarannya adalah 100% sarana, prasarana dan peralatan RS terpenuhi pada tahun 2017. Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu program yang akan dilaksanakan adalah manajemen aset dan kalibrasi peralatan medik.
Dalam kurun waktu dua tahun terakhir yaitu tahun 2013 dan 2014, pencapaian kinerja pelaksanaan kinerja manajemen aset dan kalibrasi peralatan medik adalah sebagai berikut : 1. Jumlah peralatan medik bertambah dari 2.121 unit menjadi 2.303 unit. 2. Jumlah pelayanan tetap yaitu 12 instalasi, 16 poliklinik dan 11 rawat inap. 3. Jumlah alat medik yang harus dikalibrasi bertambah dari 1.165 unit menjadi 1.235 unit. Kemudian pada tahun 2013, alat medik terkalibrasi sejumlah 357 unit dan pada tahun 2014 bertambah menjadi 548 unit. 4. Pemeliharaan rutin dan penggantian suku cadang pada tahun 2013 diadakan sebanyak 380 jenis sparepart dan pada tahun 2014 diadakan 37 jenis sparepart. 5. Pelaksanaan perbaikan dengan penggantian suku cadang pada tahun 2013 sebanyak 39 unit dan pada tahun 2014 sebanyak 24 unit. 6. Waktu respon penanganan komplain pada tahun 2013 terjadi 14 panggilan darurat, 56 kali panggilan kerusakan dan 6 kali panggilan diluar jam kerja serta pada tahun 2014 terjadi 9 panggilan darurat, 31 kali panggilan kerusakan dan 2 kali panggilan diluar jam kerja. Hasil pengukuran kinerja pelaksanaan manajemen teknologi peralatan medik (MFK 8) dengan instrumen akreditasi Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) versi 2012 adalah pada tahun 2013 menghasilkan skor 40 dan tah un 2014 menghasilkan skor 55 dari skor ideal 110. Adapun indikator kinerja yang belum dilaksanakan adalah pemeliharaan preventif.
Rumah Sakit Umum Daerah Budhi Asih baik jajaran Direksi maupun seluruh karyawannya telah berkomitmen untuk berupaya memenuhi kesesuaian mutu akreditasi Rumah Sakit (KARS 2012). Pada tahun 2016 lulus akreditasi dengan predikat “Paripurna”. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen teknologi peralatan medik di RSUD Budhi Asih harus dilanjutkan dengan minimal pencapaian skor 80% dari 110 yaitu 88.
Dasar Hukum : a. UU No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
b. UU No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. c. Peraturan Pemerintah Rl Nomor: 72 Tahun 1998 tentang Persiapan Keamanan Farmasi dan Peralatan Medis. d. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor: 363/Menkes/Per/IV/1998 tentang Pengujian dan Kalibrasi Alat Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. e. Keputusan
Menteri
Kesehatan
R.l.
Nomor:
1191/Menkes/Per/VIII/2010
tentang
Penyaluran Alat Kesehatan. f. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah dirubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015. g. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah dirubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011. h. Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 161 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur nomor 142 Tahun 2013 tentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Daerah i. Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 2092 Tahun 2006 tentang Penetapan RSUD Budhi Asih Sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah Yang Menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) Secara Penuh. j. Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota jakarta Nomor 219 Tahun 2015 tentang organisasi dan Tata kerja Rumah Sakit Daerah Budhi Asih sebagai Lembaga Teknis Daerah (LTD). k. Pedoman dan kriteria Akreditasi Rumah Sakit KARS versi 2012 / JC I 2. MAKSUD DAN TUJUAN a. Maksud
Maksud pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASIadalah untuk menciptakan pola kerja yang baik dan teratur dalam pemenuhan ketersediaan peralatan medik yang bermutu dan aman sehingga dapat menunjang pelaksanaan dan kelancaran didalam pelayanan medis serta meningkatkan pencapaian kesesuaian mutu akreditasi Rumah Sakit KARS 2012 / JCI di RSUD Budhi Asih . b.
Tujuan Program MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASIini dirancang untuk menjamin pemilihan peralatan medik yang tepat, mendukung proses pelayanan medis di RSUD Budhi Asih, memastikan kesiapan SDM yang efektif dan bertanggung jawab atas penggunaan, pemeliharaan dan perbaikan peralatan, dan terus-menerus memastikan ketersediaan peralatan yang efektif dan aman melalui program pengadaan dan pemeliharaan yang direncanakan, perbaikan tepat waktu, monitoring dan evaluasi dari semua peristiwa yang dapat berdampak negatif terhadap keselamatan pasien atau staf. Tujuan dari rencana pengelolaan ini adalah untuk meningkatkan penggunaan peralatan medis yang aman dan efektif.
3. TARGET/SASARAN Target/sasaran yang ingin dicapai dalam Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI ini adalah sebagai berikut : a. Terlaksananya pemantauan aset peralatan medik dengan inventarisasi jumlah jenis peralatan medik pada setiap pelayanan melalui pengelolaan sofware SAMRS. b. Terlaksananya kalibrasi peralatan medik sesuai jadwal. c. Terlaksananya pemeliharaan preventif peralatan medik sesuai jadwal. d. Tersedianya suku cadang / spare part peralatan medik. e. Terlaksananya perbaikan peralatan medik. f. Terlaksananya waktu respon keluhan pelanggan. 4. NAMA ORGANISASI PENGADAAN BARANG Nama organisasi yang menyelenggarakan/melaksanakan Pekerjaan PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI:
K/L/D/I
: Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
Satker
: RSUD Budhi Asih
PPK
: Sujatmiko, S.Kep
5. SUMBER DANA DAN PEMERIKSAAN BIAYA
MANAJEMEN
a. Sumber dana yang diperlukan untuk membiayai Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI adalah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. b. Total perkiraan biaya yang diperlukan untuk Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI Rp. 6.541.414.000,(Enam Milyar Lima Ratus Empat Puluh Satu Juta Empat Ratus Empat Belas Ribu Rupiah). 6. RUANG LINGKUP PENGADAAN/LOKASI DAN TATA DAN FASILITAS PENUNJANG a. Ruang lingkup Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI adalah pelaksanaan kegiatan manajemen aset peralatan medik dengan alat bantu SAMRS, kalibrasi, pemeliharaan preventif, pemasangan suku cadang / spare part, perbaikan peralatan medik serta waktu respon permintaan pelanggan. b. Total perkiraan biaya yang diperlukan Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASIRp. 6.541.414.000,- (Enam Milyar Lima Ratus Empat Puluh Satu Juta Empat Ratus Empat Belas Ribu Rupiah). c. Data dan fasilitas yang dapat disediakan oleh PA/KPA/PPK : 1) Laporan aset peralatan medik akhir tahun 2014. 2) Rencana strategis RSUD Budhi Asih terbaru. 3) Laporan kegiatan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASItahun 2013 dan 2014. 4) Konsultan Pengawas/Panitia Penerima Barang Jasa 5) Ruang kerja dengan kondisi repsesentatif,bersih dan nyaman serta catu daya listrik dan sarana utilitas. 7. PRODUK YANG DIHASILKAN Hasil/produk yang akan dihasilkan dari Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI adalah kinerja seba gai berikut : a. Pemantauan aset peralatan medik dengan inventarisasi jumlah jenis peralatan medik termasuk peralatan medik yang diadakan pada tahun 2015 di setiap pelayanan melalui pengelolaan sofware SAMRS. b. Kalibrasi peralatan medik sesuai jadwal. c. Pemeliharaan preventif peralatan medik sesuai jadwal. d. Penyediaan dan pemasangan suku cadang / spare part peralatan medik. e. Perbaikan dan penggantian suku cadang peralatan medik. f. Waktu respon keluhan pelanggan. a. WAKTU PELAKSANAAN DIPERLUKAN Waktu yang diperlukan untuk Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASI adalah 2 (dua) bulan sejak SPMK dikeluarkan.
No
Kegiatan
2015 Jan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agust
Sep
Okt
Nov
Des
√
1
Persiapan
2
Pelaksanaan
√
√
√
√
3
Evaluasi Pekerjaan Pembayaran
√
√
√
√
4
b. TENAGA AHLI/TERAMPIL Tenaga yang dibutuhkan untuk koordinasi manajemen proyek Pekerjaan MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASImeliputi :
No.
Posisi / Jabatan
1
Project Leader
2
Chief Asset Management & Medical Equipment Maintenance
3 4
Kualifikasi Pendidikan
S1 Teknik (Elektro / Fisika/ industri), Minimal 5 (lima) tahun sebagai top manager dalam Pengelolaan manajemen pemeliharaan peralatan medik Rumah Sakit.
Minimal DIII Teknik Elektromedik, Minimal 2 (dua) tahun sebagai middle manager dalam proyek manejemen pemeliharaan peralatan medik Rumah Sakit D3 teknik Elektromedik / Minimal SMK Elektro, min. Medical Equipment Maintenance, pengalaman 2 tahun sebagai teknisi perbaikan alat medik Calibration & Repair Technician rumah sakit Administrasi
Min SMA atau Sederajat, pengalaman min. 2 tahun
Jumlah Personil
1 Org
1 Org
3 Org 1 Org
c. KUALIFIKASI PERUSAHAAN 1. Peserta harus memiliki surat izin untuk menjalankan kegiatan/usaha:
-
SIUP Klasifikasi Non Kecil / Menengah sub Bidang Jasa Pelayanan / Perawatan Alat-alat Rumah Sakit, Jasa Kalibrasi.
-
Izin lain : Izin penyelenggara Institusi Penguji Alat Kesehatan dari Dinas Kesehatan setempat dan sudah terakreditasi KAN
2. Perusahaan bersangkutan dan manajemennya atau peserta perorangan, tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak sedang dihentikan kegiatan usahanya, dinyatakan dalam surat pernyataan. 3. Salah satu dan/ atau semua pengurus dan badan usahanya atau peserta perorangan tidak masuk dalam draf hitam.
4. Memiliki NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun pajak terakhir (SPT tahunan 2014 5. Peserta berbentuk badan usaha harus memperoleh paling sedikit 1 (satu) pekerjaan sebagai pemeliharaan dan Kalibrasi Alat-alat Medik / Kedokteran di Rumah Sakit dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir, baik di Rumah Sakit milik Pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman subkontrak, kecuali bagi penyedia yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun.
d. PENDEKAKATAN DAN METODOLOGI Pendekatan/penghampiran masalah dan
metodologi
terkait
dengan
Pekerjaan
MANAJEMEN PEMELIHARAAN ALAT KEDOKTERAN DAN KALIBRASIadalah keterkaitan antara dasar hukum dan pedoman teknis pelaksanaan manajemen teknologi peralatan medik dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) versi 2012 / JCI dengan uraian sebagai berikut : 1) Dasar Hukum UU RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
Pasal 7 ayat (1) : “Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan lokasi, bangunan, prasarana, sumber daya manusia, keselamatan dan peralatan “
Pasal 16 ayat (1) : “Bahwa Persyaratan peralatan sebagaimana dimaksud meliputi peralatan medis dan nonmedis harus memenuhi standar pelayanan, persyaratan mutu, keamanan, keselamatan dan laik pakai
Pasal 16 ayat (2) : Peralatan medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diuji dan dikalibrasi secara berkala oleh Balai Pengujian Fasilitas Kesehatan dan/atau institusi pengujian fasilitas
Pasal 16 ayat (5) :
kesehatan yang berwenang”
“Pengoperasian dan pemeliharaan peralatan Rumah Sakit harus
dilakukan oleh petugas yang mempunyai kompetensi dibidangnya”.
Pasal 16 ayat (6) : “Pemeliharaan Peralatan harus didokumentasikan dan dievaluasi
secara berkala dan berkesinambungan”
Pasal 17 : “Rumah Sakit yang tidak memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10, Pasal 11, Pasal 12, Pasal 13, Pasal 14,
Pasal 15, dan Pasal 16 tidak diberikan izin mendirikan, dicabut atau tidak diperpanjang izin operasional Rumah Sakit. 2) Pedoman
Teknis
Pelaksanaan
Manajemen
Teknologi
Peralatan
Medik
dalam
Pemenuhan Kesesuaian mutu Akreditasi KARS 2012
Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK) Kepemimpinan dan Perencanaan, Keselamatan dan Keamanan, Bahan-bahan Berbahaya, Manajemen Kedaruratan, Pengamanan Kebakaran, Peralatan Medis, Sistem Pendukung / Utiliti dan Pendidikan Staf
Untuk Program Pelaksanaan Manajemen Pemeliharaan Peralatan Medik adalah sebagai berikut :
FMS 8 : Organisasi merencanakan dan mengimplementasikan program untuk inspeksi, pengujian dan pemeliharaan peralatan medik dan mendokumentasikan hasilnya
FMS 8.1 : Organisasi mengumpulkan dan memonitor data untuk program manajemen peralatan medik. Data ini dapat digunakan sebagai perencanaan jangka panjang organisasi yang dibutuhkan untuk Upgrade dan penggantian alat .
Indikator kinerja FMS 8 dan 8.1 adalah untuk menjamin bahwa peralatan medik selalu siap untuk digunakan dan berfungsi dengan baik, maka organisasi harus: 1). Menginventaris peralatan medik 2). Secara regular melakukan inspeksi peralatan medik 3). Melakukan pengujian terhadap peralatan medik sesuai dengan kegunaannya dan persyaratan yang ditentukan 4). Melakukan preventive maintenance 5). Orang – orang yang memenuhi kualifikasi yang melakukan kegiatan ini (Lihat Glossary). Peralatan di periksa dan di uji ketika masih baru dan yang masih digunakan, yang sesuai dengan umur alat, penggunaan atau berdasarkan rekomendasi dari pabrik. Hasil pemeriksaan, pengujian dan pemeliharaan lainnya didokumentasikan, hal ini untuk menjamin kesinambungan dari proses pemeliharaan dan membantu dalam perencanaan untuk penggantian alat baru, Upgrade dan penggantian lainnya.
Tolak ukur dari FMS 8 adalah sebagai berikut : - Peralatan medik di manage melalui organisasi sesuai rencana - Adanya inventaris semua peralatan medik
- Peralatan medik di periksa secara regular - Peralatan medik dilakukan pengujian ketika masih baru sesuai persyaratan yang direkomendasikan - Adanya program preventive maintenance - Personil yang sesuai dengan kualifikasi untuk pekerjaan ini
Tolak ukur dari FMS 8.1 adalah sebagai berikut : -
Data hasil monitoring dikumpulkan dan didokumentasikan untuk program manajemen peralatan medik
Data hasil monitoring digunakan untuk tujuan perencanaan dan peningkatan
FMS 8.2 Organisasi harus mempunyai product / peralatan recall system Organisasi harus mempunyai sebuah proses untuk mengidentifikasi, penarikan dan pengembalian atau penghancuran product / alat yang telah ditarik oleh pabrikan atau supplier. Adanya sebuah kebijakan atau prosedur yang diperuntukkan dalam menggunakan setiap product atau alat dalam masa recall
Tolak ukur dari FMS 8.2 adalah sebagai berikut : - Adanya sistem recall untuk product / alat - Adanya
sebuah
kebijakan
atau
prosedur
yang
diperuntukkan
menggunakan setiap produk atau alat yang dalam masa recall - Kebijakan dan prosedur diimplementasikan e. SPESIFIKASI TEKNIS Spesifikasi teknis yang diperlukan, meliputi: No.
Uraian
Volume
A
Kalibrasi peralatan medik
679 Unit
B
Pemeliharaan preventif peralatan medik
180 Unit
C
Penyediaan dan pemasangan suku cadang / spare part peralatan medik.
720 Unit
D
Perbaikan dan penggantian suku cadang peralatan medik.
36 Unit
E
Tenaga Kerja dalam Manajemen Proyek
6 Orang
dalam
f.
LAPORAN KEMAJUAN PEKERJAAN Laporan yang harus dipenuhi dalam pengadaan Pekerjaan Manajemen Pemeliharaan AlatAlat Kedokteran Umum, meliputi: 1) Laporan pendahuluan Laporan pendahuluan memuat program kerja serta tahap persiapan pelaksanaan termasuk tenaga kerja yang akan melaksanakan Pekerjaan Manajemen Pemeliharaan Alat-Alat Kedokteran Umum. Laporan harus dipresentasikan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja sejak SPMK diterbitkan.
2) Laporan Bulanan Laporan bulanan berupa prestasi pelaksanaan pekerjaan sebagai bahan pembahasan antara Direksi, Konsultan Pengawas, Panitia Penerima Barang Jasa dan User. Kemudian hasil pembahasan yang disetujui akan menjadi dasar untuk penagihan bulanan. Adapun jenis laporan adalah sebagai berikut : a. Kinerja Kalibrasi peralatan medik. b. Kinerja Pemeliharaan preventif peralatan medik. c. Kinerja pemasangan suku cadang / spare part peralatan medik. d. Kinerja Perbaikan dan penggantian suku cadang peralatan medik. e. Kinerja waktu respon keluhan pelanggan. f. Kinerja dan absensi SDM manajemen proyek.
Jakarta, .................................. 2015 PENGGUNA ANGGARAN RSUD BUDHI ASIH
I B N BANJAR NIP. 196301101989011001
