KAP & MANAGEMENT CONSULTANT RAWIATMAJA & PARTNER
Bandar Lampung, 10 Agustus 2007
No
: 112/KAP.MABS/XII/200 112/KAP.MABS/XII/2007 7
Lampiran
: 3 eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit atas Keterlambatan Produksi PT Serat Sutra
Kepada Yth. Manajer PT Serat Sutra di Bandar Lampung
Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi yang terjadi pada PT Serat Sutra tahun 2006. Audit kami hanya mencakup di Bidang Produksi untuk menilai tingak efisiensi, efektivitas dan ekonomis atas kegiatan Produksi dan Operasi yang dilakukan oleh PT Serat Sutra. Kami telah memberikan saran perbaikan atas kelemahan kegiatan Produksi sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat melaksanakan proses produksi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I
:Informasi latar belakang
Bab II
:Kesimpulan Audit yang didukung dengan temuan audit
Bab III
:Rekomendasi
Bab IV
:Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan , dan kerja sama dari berbagai pihak jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
1
Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini.
Kantor Akuntan Publik & Management Consultant Rawiatmaja & Partner
Tn.Pram Sanjaya
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
2
Bab I Informasi Latar Belakang
A. Dasar Audit
1. Surat Permintaan dari PT Serat Sutra nomor S-16/PTIJ/SDM/XX/2007 tanggal 1 Januari 2007. 2. Kontrak Audit dengan nomor kontrak K-333/AUDITSDM/PTIJ/XX/2007 tanggal 1 Maret 2007. 3. Surat tugas nomor ST-052/KAP.MABS/XII/2007 tanggal 1 April 2007 tentang Audit Produksi dan dan Operasi Pada PT Serat Sutera Tahun berakhir 2007. B. Tujuan Audit
Adapun tujuan dilakukan Audit ini diantaranya: 1. Memberikan rekomendasi agar kegiatan Produksi dan Opeasi pada perusahaan dapat berjalan secara ekonomis, efektif, efisien dan tepat waktu. 2. Memberikan rekomendasi agar perusahaan dapat
mengambil Kebijakan
Pengiriman secara tepat waktu.
C. Data dan Informasi Auditan
PT. Serat Sutera bergerak di bidang Industri Tekstil. Awalnya PT Serat Sutera adalah Pabrik tenun tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin ( ATBN). Mulai tahun 1995 PT Serat Sutera beralih ke teknologi meodern untuk kegiatan produksinya. PT Serat Sutera mengahsilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merek yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor yang tidak tersedia di dalam negeri. Dalam kegiatan Produksinya Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4750 meter untuk kain dengan bahan selain sutra. Dari kapasitas yang dimilik, perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
3
Perusahaan mampu mengakumulasikan laba Rp3,5 triliun dalam lima tahun terakhir (2001-2005).
Susunan direksi :
Direktur Utama
: Ny. Shri
Direktur Akuntansi dan Keuangan
: Ny. Trini Ray
Direktur Produksi
: Tn. Hendro Sukantja
D. Hasil Pengujian dan review Sistem pengendalian manajemen
a. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk memnuhi kebutuhan pelangan dalam kuantitas, kualitas dan waktu pengiriman yang tepat dan harga bersaing. b. Kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling lama waktu 7 hari sejak pesanan diterima. c. Jadwal produksi terintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku. d. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilistas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda. e. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan. f. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk. g. Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
4
Bab II Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :
Kondisi :
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutera impor sering tidak tepat. 2. Oleh karena proses produksi harus brjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses. 3. Jadwal pemeliharan mesin tidak selalu tepa dengan jadwal penggunaannya. 4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan. 5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan denga terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.
Kriteria :
1) Jadwal produsi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk. 2) Jadwal produksi harus mampu meminimalkan. a. Biaya Persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang, b. Biaya penyetelan mesin c. Upah lembur d. Pengangguran sumber daya
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
5
3) Jadwal Produksi harus terintegrasi dengan: a. Jadwal peneimaan bahan baku, bahan baku sudah tersedia dan siap di lokais pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai b. Pemeliharan fasilitas produksi, mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan c. Pengiriman barang, barang jadi dikirim paling lambat 7 hari sejak pesanan diterima. 4) Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat pengguanan kapasitas produksi. 5) Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi fungsi yang lain. 6) Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab :
1. Kesalahan bagian perencanaan dalam menetapkan bahan baku perusahaan terutama untuk produk berbahan dasar impor 2. Tidak tersedianya bahan baku yang ada di lokasi pabrik secara tepat waktu sehingga harus menunggu bahan baku dari luar pabrik. 3. Belum adanya jadwal ataupun pdoman terkait pemeliharaan fasilitaas produksi. 4. Belum dibuatnya kebijakan terkait pesanan yang bersifat mendadak 5. Belum adanya kebijakan terkait perubahan pesanan oleh pelanggan.
Akibat :
1. Kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatatan penerimaan bahan baku tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memnuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan. 2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra. 3. Waktu tunggu yang lama rata-rrata 1 jam dalam setiap hari.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
6
4. Penundaan pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan. 5. Proses produksi mengalamai hambatan rata rrata 18 jam dalam 1 minggu.
Pejabat yang bertanggungjawab :
Manajer Perencaanan
Direktur Produksi
Direktur Akuntansi dan Keuangan
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
7
Bab III Rekomendasi
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokan menjadi : 1. Kelemahan yang terjadi atas Perencanaan kebutuhan bahan baku, jadwal penerimaan bahan baku dan ketersediaan bahan baku. 2. Kelemahan
atas
tidak terjadwalnya antara pemeliharan mesin dan penggunaan
mesin. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atas langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Atas Permasalah tersebut kami rekomendasikan kepada Direktur PT Serat Sutera untuk: 1. Melakukan riset terlebih dahulu dalam menetapkan bahan baku baik secara harian, bulanan, triwulanan, semesteran ataupun tahunan. 2. Memastikan bahan baku selalu tersedia secara tepat waktu untuk kegiatan produksi dengan membuat kartu kendali bahan baku sehingga bahan baku yang tersedia cukup untuk melakukan kegiatan produksi. 3. Membuat pedoman dan jadwal pemeliharaan fasilitas produksi. 4. Pihak manajemen membuat kebijakan terkait pesanan yang bersifat mendadak. 5. Membuat peraturan terkait perubahan pesanan yang dilakukan oleh pesanan.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
8
Bab IV Ruang Lingkup Audit
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi keterlambatan terhadap kegiatan produksi yang terjadi selama tahun 2006. Audit kami mencakup penilaian atas perencanaan ketersediaan bahan baku, perawatan mesin dan proses produksi yang terjadi selama tahun 2006.
Referensi: Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat, hlm 59-66.
BAB 6 : Audit Produksi dan Operasi
August 10, 2016
9
