PROCESOS FINANCIEROS
3.1. METODOLOGIA Para el desarrollo de la investigación y la realización del estudio financiero, se utilizaron técnicas de observación, entrevistas y cuestionarios; con los cuales se obtuvo la información necesaria de las actividades y procesos, que desarrollan los colaboradores de la institución. 3.2. PROCESOS FINANCIEROS Se entiende como, la serie de pasos necesarios para coordinar la marcha financiera de la institución, de conformidad con los lineamientos administrativosfinancieros y con fundamento en las leyes, reglamentos y procedimientos establecidos en su ámbito. Para desarrollar los objetivos, la Coordinación Departamental por medio del Plan Operativo Anual –POA-, establece las necesidades de la institución y los recursos necesarios para realizar sus actividades durante un periodo de un año. 3.3. UNIDAD FINANCIERA La unidad financiera es el área que gestiona las operaciones relacionadas con flujos monetarios, incluye básicamente, la ejecución presupuestaria, gestión del fondo rotativo y diversas actividades relacionadas con la ejecución del presupuesto en el cumplimiento de los programas de alfabetización. Esta unidad es la encargada de coordinar la actividad presupuestaria, consolidar y presentar a la sede central la programación financiera de la ejecución del presupuesto. 3.3.1. FONDO ROTATIVO
“El Fondo Rotativo es la disponibilidad de efectivo que el Ministerio de Finanzas
Públicas autoriza a las Instituciones de Gobierno para su funcionamiento, con régimen y límites establecidos por medio de Tesorería Nacional, quien entrega los fondos necesarios con carácter de anticipo, autoriza la apertura y manejo de cuentas corrientes para facilitar la administración.” 1
La institución cuenta con un monto de Q.25,000.00 el cual fue autorizado por CONALFA Central, el mismo se opera como fondo revolvente 2 de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria, destinado para cubrir únicamente gastos urgentes de funcionamiento, de poca cuantía, y que por su naturaleza no pueden esperar el trámite normal de la orden de pago por medio del Comprobante Único de Registro (CUR), cuya suma se restablecerá periódicamente en su monto original en una cantidad equivalente al total de los desembolsos efectuados. 3.3.2. Combustible El Manual de Clasificaciones Presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, define a los combustibles y lubricantes como los gastos de compra de petróleo crudo y parcialmente refinado; productos derivados del petróleo, tales como gasolina, aceite diésel y grasas lubricantes. Para el renglón de combustibles y lubricantes, se tuvo asignado para el año 2012 un monto de Q.44,110.00 y en el 2013 de Q.18,975.00, los cuales fueron 1
ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 06-98, del Ministerio de Finanzas Publicas. Artículo 2.
2
Fondo Revoltente: Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 2
distribuidos proporcionalmente por el Técnico Financiero de la institución en los meses del año presupuestado y de conformidad en lo establecido en el Plan Operativo Anual. Los gastos correspondientes a este renglón, son controlados por el Técnico Financiero, a través de cupones de combustible por montos de Q.50.00 y Q.100.00, valor que depende de la distancia y el vehículo a utilizar en la comisión a realizarse. Existe un control por parte del Técnico Financiero para el manejo de remanentes de combustible, el cual cosiste en complementar por medio de la asignación de cupones, los montos faltantes necesarios para realizar la nueva comisión. El registro por gasto de combustibles se realiza en un libro auxiliar autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en el cual se registra la fecha, el número de cupón, la persona que lo solicito, el monto asignado y la firma del solicitante. Este libro es custodiado por el Técnico Financiero de la institución. 3.3.3. Viáticos “Es la prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje” 3
En la actualidad la mayoría de entidades reconoce cierta remuneración adicional a sus colaboradores, cuando estos efectúan actividades fuera de la institución y guarden relación con las funciones que desempeñan.
Asignación de Viáticos
3
Diccionario de la Real Academia Española. http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=vi%E1tico 3
En la Dirección Departamental esta función está a cargo del Técnico Financiero, las actividades que desarrolla para llevar a cabo dicha función se describen acontinuación:
Entregar los formularios de solicitud y liquidación de viáticos respectivos, a la persona asignada para la comisión.
Recibir la papelería necesaria para liquidar los viáticos (nombramiento, viático constancia, viático liquidación, informe de comisión).
Revisar la documentación que se encuentre debidamente llenada y que cumpla los requisitos establecidos.
Emitir el cheque para liquidar los viáticos.
Ingresar la operación en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).
La debilidad detectada es que, no obstante exista un reglamento general que deben observar todas las dependencias del estado para la asignación de viáticos, no existe un reglamente específico que se adecue a las necesidades de la Coordinación Departamental de Baja Verapaz. Cabe mencionar que toda normativa relacionada con el tema de viáticos debe tener armonía con el Acuerdo Gubernativo Número 397-98 del Presidente de la República de Guatemala “Reglamento de G astos de Viáticos”, ya que dicho reglamento es
general para todas las entidades del estado y un reglamento específico debería adecuar dichas normas a la idiosincrasia de la Coordinadora Departamental.
3.3.4. Almacén
4
“Se define como el local, edificio o parte de este que sirve para depositar o
guardar gran cantidad de artículos, productos o mercancías para su posterior venta o distribución.”
4
En CONALFA el área de almacén se encuentra asignada una persona, la cual se encarga del manejo correcto de los inventarios, esto es necesario para garantizar un perfecto funcionamiento y control de los materiales y suministros; es encargada de realizar las solicitudes de materiales y suministros a CONALFA central, por medio de una proforma o requisición de materiales. El encargado también registra los ingresos y egresos de materiales y suministros del almacén, llevando un registro de existencias por medio de tarjetas Kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas; esto permite controlar las existencias y mantener un inventario adecuado. El manejo de las solicitudes de materiales por parte de los coordinadores municipales, para ejecutar los programas de alfabetización, es por medio de una proforma de transferencia de materiales la cual es firmada por el coordinador municipal. Tiene a su cargo las tarjetas de control de mantenimiento y reparaciones de los vehículos, ella es la encargada de registrar todo lo que se eroga por dichas reparaciones y mantenimientos, para ello tiene a la vista la papelería correspondiente como la factura de los servicios o repuestos para dejar constancia de que el trabajo fue el que se realizó y de esta manera constatar con una reparación posterior para que no se dupliquen los mantenimientos o reparaciones. 3.3.5. Compras
4
http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n
5
“Es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de
un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución. Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra”. 5
El proceso de compras el conjunto de operaciones coordinadas y ejecutadas para la adquisición de suministros, bienes y/o contrataciones de servicios que demanden la Coordinación Departamental, con la finalidad de contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos que conlleva el desarrollo del programa de alfabetización a nivel departamental. La Coordinación Departamental, no cuenta con un departamento de compras, sin embargo las compras de bienes y servicios las realiza CONALFA central, las cuales son agrupadas en distintos rubros, utilizando el manual de clasificaciones presupuestarias para el sector público. Las compras que realiza la Coordinación Departamental, son aquellas que sobrepasen Q 30,000.00 y no excedan de Q.900,000.00, las mismas son realizadas por medio de cotización. El Técnico Financiero realiza tres cotizaciones a diferentes proveedores, posteriormente las traslada al Coordinador Departamental quien elige la propuesta que cumple las necesidades de costo y calidad; el coordinador autoriza la compra y el Técnico Financiero hace el desembolso correspondiente.
5
2014. Buenos Aires, Argentina. Consultado el 12/04/2014. Disponible en:
http://www.proyectoangel.net/ManualAngel/WebHelp/concepto_de_compras.htm 6
3.4. ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA, EJERCICIO FISCAL 2012 Y 2013 El análisis presupuestario es el examen y explicación de los principales componentes de los ingresos y gastos de la entidad, y su respectivo impacto en las actividades económicas y sociales expresadas en el presupuesto. La ejecución presupuestaria consiste en realizar todas las actividades u obras contempladas en el presupuesto para ejecutarlos como se ha planeado por medio del -POA- y así lograr los objetivos proyectados y alcanzar las metas propuestas. 3.4.1. Ejecución presupuestaria 2012 y 2013 La ejecución presupuestaria del año 2012 se encuentra integrada por cinco renglones y para el año 2013 han desaparecido el renglón 002, Servicios Administrativos y Financieros; y renglón 004, Alfabetización “Yo Si puedo”. Al
desaparecer dichos renglones el presupuesto del año 2013 distribuyó dentro de los tres renglones que quedaron, lo presupuestado en el año 2012. En lo que respecta al renglón 003, “alfabetización español”, para el año 2013 se
incrementó lo presupuestado en Q1,120,869.00, equivalente a un 31.69% en comparación al año 2012. En la educación Bilingüe hubo una disminución de Q73,644.00 en el año 2013, equivalente al 5.86%; y para la inversión física hubo un recorte de Q289,994.00 correspondiente a un 98.11% para el año 2013, en relación a lo presupuestado para el año 2012.
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3.4.2. Ejecución presupuestaria en relación al presupuesto inicial. El presupuesto inicial (PI) asignado para el año 2013 tiene una variación en comparación al año 2012 es de Q46,036.00 equivalente al 78%, esto quiere decir que para el año 2013 se asignó un presupuesto menor en relación al del año 2012.
Sin embargo loplanificado en los dos años es similar considerando
que esta variación es inferior al 1%. La variación en lo que respecta al monto no ejecutado es de Q.527,232.30 que corresponde al 28.12%. Para el año 2012 no se ejecutó del total del presupuesto asignado el 31.81%, y para el año 2013 el 23.05% del total del presupuesto asignado. 3.4.3. Ejecución presupuestaria por tipo de gasto Anualmente se realiza la ejecución presupuestaria por tipo de gasto de acuerdo a lo establecido en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Con esta clasificación el destino del gasto se agrupa en los diferentes programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras que ejecuta -CONALFA- Baja Verapaz. Según se estableció cuando se presenta la ejecución por tipo de gasto, éstos se ordenan en grupos (1 decimal) y subgrupos (2 decimales), específicamente, en el caso de CONALFA se tienen identificados 5 grupos para el año 2012 y 4 grupos para el año 2013 como se puede observar en los cuadros 11 y 12, Ejecución
Presupuestaria
por
Tipo
de
Gasto
2012
y
2013.
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Ejecucion presupuestaria por el tipo de gasto 2012
El presupuesto total asignado no tuvo una variación significativa del año 2012 al 2013, ya que aunque hubo una disminución de Q.46,036.00, este monto no supera el 1% de variación entre los dos años. En el año 2012 se tenían cinco grupos de gastos principales, sin embargo la estructura para el año 2013 fue modificada, ya que el grupo de Transferencia Corrientes no figura
en dicho año, el cual tenía asignado un monto
considerable. Citando siempre el año 2013, se formó un nuevo subgrupo denominado “Personal por Jornal y a Destajo”, por lo que en esencia se hizo un cambio en la
estructura para que se reflejarán de mejor forma los gastos, ya que al considerar valores absolutos aumentó en Q.96,000.00 aproximadamente. También es oportuno resaltar que el subgrupo de productos metálicos fue eliminado en el año 2013, su asignación era de Q.500.00. El grupo de gastos de Servicios Personales, es donde se registran los gastos concernientes a las remuneraciones de personal. Se subdivide en cuatro subgrupos, los más importantes son: Personal Temporal y Personal por Jornal y a Destajo (este último integrado en el presupuesto del año 2013). La asignación presupuestaria para el personal temporal tuvo un aumento del 4% del año 2012 al 2013, lo cual muestra que permaneció la tendencia en lo relativo a los sueldos en general, ya que los restantes subgrupos Aportes Patronales y Otras Prestaciones no tuvieron una variación significativa en la asignación del presupuesto.
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Los servicios no personales son el segundo grupo de gastos que conforman el presupuesto, aquí se incluyen todos los gastos relacionados con los servicios que son necesarios para realizar el proceso de alfabetización. Es importante hacer énfasis en el subgrupo de divulgación, impresión y encuadernación ya que éste se redujo en aproximadamente un 10% con relación al año 2012, lo que puede ocasionar que no se alcance un grado de difusión adecuado hacia la población y respecto al conocimiento de los programas que se imparten en esta institución. En lo que respecta a viáticos, transporte y almacenaje se ha reducido la asignación presupuestaria, y se debe centrar la atención en otros servicios no personales, ya que aumentó de forma significativa. Los gastos por mantenimiento
y
reparación
también
aumentaron
en
la
asignación
presupuestaria. Para el año 2013 se presupuestaron Q.72,000.00, para servicios técnicos y profesionales, que son para mejorar el área técnica de la institución. Los materiales y suministros, son los gastos necesarios para la elaboración de material didáctico, útiles y materiales, y éstos a su vez son los utilizados para impartir los cursos de alfabetización en las diferentes etapas. La propiedad, planta y equipo integran el último grupo de gastos, el cual disminuyó en Q.289,995.00, y se presupuestó para el año 2013 únicamente Q.5,580.00, lo cual supone que los activos fijos con los que cuentan están en buenas condiciones de uso, y no se harán adquisiciones significativas. En relación con el presupuesto ejecutado, al hacer un análisis comparativo, se estableció que los servicios personales aumentaron, es decir, se pagó más en concepto de sueldos y las remuneraciones relativas al proceso de alfabetización, lo cual indica que mantuvo el mismo nivel de trabajo para alcanzar el objetivo de reducir el analfabetismo. 10
Ejecución presupuestaria por tipo de gasto 2013
Es importante mencionar que en el subgrupo de gastos de
“divulgación,
impresión y encuadernación”, el monto ejecutado en el año 2013 fue de Q.10,398.40 que representa el 4.45% del total asignado para este año. Es evidente que se le ha dado más prioridad a gastos de personal que a otros gastos que son fundamentales para poder combatir el analfabetismo en Baja Verapaz. Los gastos de viáticos se ejecutaron en su mayor parte (77.10%). Los arrendamientos por ser una erogación fija fue la misma en los dos años (2012 y 2013). Se presupuestaron gastos de transporte, almacenaje, textiles, vestuarios y servicios técnicos y profesionales, que no fueron utilizados y no se logró establecer la causa de no usar estos fondos. Los productos de papel, cartón e impresos, tuvieron un aumento del 77%, por tanto, el material didáctico para las diferentes etapas fue suficiente para cubrir con las personas participantes, pero aun así no se ejecutó ni el 50% del total asignado para cubrir este subgrupo de gastos. En general los materiales y suministros, no se ejecutaron a un nivel esperado. La variación entre los fondos asignados y los ejecutados han sido en promedio el 27%, lo cual en cifras para el año 2013 fueron Q.1,347,593.39 monto considerable, el cual se puede utilizar para beneficio del proceso de alfabetización.
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3.4.4. Ejecución presupuestaria por fuente de financiamiento. Fuente de Financiamiento: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para desarrollar los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado correspondiente a un período anual. Existen varias fuentes de financiamiento y las mismas se encuentran mencionadas (o clasificadas) en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Ejecución presupuestaria por fuente de financiamiento 2012 y 2013
Los ingresos corrientes según el presupuesto asignado para el año 2012 es mayor en Q.170,809.00, correspondiente a un 5.54% en relación al año 2013 y lo ejecutado según los ingresos corrientes para el año 2013 se redujo en Q.299,631.39, equivalente a un 14.55% según comparación con el año 2012. En lo que corresponde a la disminución de caja y bancos de recursos del tesoro el presupuesto asignado para el año 2013 es Q.185,926.00, correspondiente a un 44.98% mayor a lo que fue en el año 2012, y lo ejecutado fue por Q.685,353.55, equivalente a un 71.66% mayor del año 2013 en comparación al año 2012. Cabe destacar que el presupuesto asignado según esta fuente de financiamiento es menor a lo ejecutado para ambos años, en detalle para el año 2012 se ejecutó un 137.63% más del presupuesto asignado, y para el año 2013 se ejecutó un 209.29% más del presupuesto asignado. Para otros recursos del tesoro con afectación específica la variación es la siguiente: lo presupuestado asignado para el año 2013 sufrió una disminución de Q.61,173.00, correspondiente a un 2.55% en comparación al año 2012, y lo 12
presupuestado-ejecutado para el año 2013 fue mayor en Q.95,414.14, correspondiente a 6.86% en relación a lo ejecutado en el año 2012. En este análisis se refleja como la Coordinación Departamental, planifica en su Plan Operativo Anual, de acuerdo a las fuentes de financiamiento, sin embargo en el transcurso del ejercicio fiscal se realizan ajustes al presupuesto que se relacionan con las fuentes de donde provienen los recursos, ejemplo de eso es que la fuente “12 Disminución de caja y bancos del recurso del tesoro” tiene una
asignación baja pero a medida que transcurre el ejercicio, los recursos provenientes de esa fuente son mayores hasta en un 109% de lo presupuestado inicialmente. 3.4.5. Evaluación comparativa de la ejecución presupuestaria 2012 y 2013 Ejecución presupuestaria en relación al presupuesto inicial 2012 y 2013
El presupuesto Inicial Asignado para el año 2013 tuvo un disminución de Q.46,036.00, correspondientes al 78% (menos del 1%) en relación al año 2012. El presupuesto Ejecutado-Devengado para el año 2013 fue mayor en Q.481,136.30, equivalente al 11.97% en relación a lo ejecutado para el año 2012. La variación de lo no ejecutado para el año 2013 fue menor en un Q.527,172.30, que equivalen al 28.12% en relación al año 2012 debido a que se ejecutó un porcentaje mayor en el año 2013.
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3.4.6. Índice de ejecución presupuestaria Ejecución presupuestaria en relación al presupuesto vigente 2012 y 2013
El índice de ejecución presupuestario es el indicador que mide el nivel de ejecución de los recursos presupuestales de la entidad, en función del total asignado en un período vigente, con corte a un período determinado; el resultado se expresa en porcentaje, el cual indica el nivel de ejecución de los recursos presupuestales de la Coordinación Departamental asignado en un período. En el año 2012 el índice fue de 67.79% y en el 2013 aumentó a 82.68%, diferencia equivalente al monto de Q.485,685.00. El presupuesto ejecutado devengado según la cuadro anterior es Q.481,136.30, correspondiente al 11.97% mayor para el año 2013 en relación al año 2012, y lo vigente fue en un 8.19% menor para el año 2013 porque se ejecutó más en ese año que en el anterior.
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