KATA PENGANTAR PENG ANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah ini berjudul “Desain Struktur Organisasi, Downsizing, Reengeniring dan Desain Kerja”.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan dan sara saran n dari dari semu semuaa piha pihak k yang ang bers bersif ifat at memb memban angu gun n sela selalu lu kam kami hara harapk pkan an demi demi kesempurnaan makalah ini. khir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir.!e akhir.!emoga moga Tuhan Tuhan yang Maha Esa senantiasa memberkati segala usaha kita.
"enpasar, # No$ember %&'(
Penyusun
1
DATAR !S!
KT PEN)NT*..................................................................................................................i "+T* !..............................................................................................................................ii .........................................................................................................................................' PEN"/0/N......................................................................................................................' . 0atar belakang.................................................................................................................' .
*umusan masalah............................................................................................................'
1.
Tujuan..............................................................................................................................%
........................................................................................................................................2 PEM!N........................................................................................................................ 2 . nter$ensi Teknostruktural...............................................................................................2 .
"esain !truktur 3rganisasi..............................................................................................2
1. "ownsi4ing.....................................................................................................................5 ". *eengineering.................................................................................................................5 E.
6ork "esign....................................................................................................................7
.....................................................................................................................................'% PEN/T/P................................................................................................................................'% !impulan...............................................................................................................................'% "*T* P/!TK...............................................................................................................'2
2
"A" ! PENDA#$%$AN
A. %atar &e'akang
agi sebuah perusahaan adanya struktur organisasi sangat diperlukan. Terutama bagi mereka yang per8aya bahwa bagan organisasi diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif, akan menjadi bingung bila hal tersebut tidak ada. ndi$idu tidak akan memahami pekerjaan mereka, apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka akan bisa memenugi pekerjaan subunit lain. "engan tidak adanya
bagan organisasi untuk
mengklarifikasikan hubungan, maka hal yang tidak logik dan kekaburan akan terjadi. Kenyataannya, setiap proses dari pembuatan bagan organisasi merupakan tes yang baik bagi keberadaan bagian tersebut, karena setiap hubungan yang tidak bisa dibuatkan bagannya tampkanya akan menjadi kurang kuat dan karenanya membingungkan mereka yang bekerja di dalamnya.
Mereka yang mendukung dengan kuat per8aya bahwa manajemen akan memilih struktur organisasi dengan spesifikasi tertulis atas persyaratan-persyaratan penting dari masing-masing tingkat manajemen, departemen, komite dan pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang sama. Materi ini memberikan kepada kita indi$idu dan kelompok informasi guna membantu memahami bagaimana usaha mereka berkorelasi dengan usaha pihak lain. "ibeberapa 8ontoh, perusahaan ke8il yang dapat berjalan dengan baik di tahap awal perkembangan mereka, mulai gagal bila pendirinya tidak bisa terus menerus memanajemeni denan gaya pribadi mereka. Transisi dari keberhasilan perusahaan ke8il menjadi perusahaan besar ang berhasil, terganggu karena karyawan melakukan pekerjaan yang sesuai dengan kepribadian dan keterampilan khusus mereka dibanding dengan pekerjaan yang diperlukan utnuk kinerja organisasi. agan organisasi dan dokumen pendukung diperlukan dari saat awal keberadaan perusahaan, tidak hanya bila telah menjadi besar bagi satu orang untuk memanajemeni.
". Ru(usan (asa'a)
'. agaimana desain struktur organisasi 9 %. pa itu downsi4ing 9 2. pa itu reengeniring 9 4. pa yang dimaksud dengan desain kerja 9 1
*. Tujuan
'. Mengetahui dan memahami desain struktur organisasi. %. Mengetahui dan memahami downsi4ing. 2. Mengetahui dan memahami reengeniring. 4. Mengetahui dan memahami desain kerja.
2
"A" !! PE+"A#ASAN
A. !nterensi Teknostruktura'
nter$ensi Tekno-struktural adalah sebuah model inter$ensi dalam pengembangan organisasi yang menggunakan pendekatan teknologi dan struktural dalam prosesnya. nter$ensi Teknostruktural menekankan pada peningkatan efekti$itas organisasi dan pengembangan sumber daya manusia dengan berfokus pada teknologi dan struktur organisasi. nter$ensi ini berakar dari bidang teknik, sosiologi, dan psikologi yang dikombinasikan dengan sistem sosio-teknis, analisis pekerjaan, dan desainnya. :enis inter$ensi ini sangat bergantung pada pendekatan berbasis defi8it, yaitu gagasan utamanya adalah untuk meme8ahkan masalah. Menurut 1ummings dan 6orley ;%&&'< pendekatan teknostruktural memfokuskan pada peningkatan teknologi organisasi ;misalnya metode penugasan dan desain pekerjaan< dan struktur ;misalnya pembagian kerja dan hirarki< ;Kormanik ;%&<. nter$ensi Teknostruktural bertujuan untuk= '. Meningkatkan konten kerja, metode kerja, dan hubungan antara pekerja. %. Mengurangi biaya produksi dengan mengganti bahan, metode, peralatan, dan desain alur kerja yang tidak efisien, serta tenaga kerja yang tidak perlu dengan teknologi yang lebih efisien.
erikut adalah beberapa 8ara yang dapat dilakukan dalam inter$ensi teknostruktural= '. "esain !truktur 3rganisasi %. "ownsi4ing 2. *eengineering (. 6ork "esign
". Desain Struktur Organisasi
$an8e$i8h ;%&&7< mendefinisikan desain struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. "engan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. da enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketiak akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi = 3
'.
!pesialisasi Pekerjaan = adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
%.
"epartementalisasi = adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan se8ara bersama-sama
2.
*antai komando = adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari pun8ak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. 6ewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
(.
*entang Kendali = adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer se8ara efisien dan efektif
#.
!entralisasi > "esentralisasi. !entralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
5.
+ormalisasi = adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Desain Organisasi -ang $(u(
'. !truktur !ederhana ;simple stru8ture< !truktur
sederhana
adalah
sebuah
struktur
yang
di8irikan
dengan
kadar
departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. !truktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha ke8il di mana manajer dan pemilik adalah sama. Kekuatan utama dari struktur sederhana ini terletak pada kesederhanaanya. 1epat, fleksibel, tidak mahal untuk dikelola, dan akuntabilitasnya jelas. !edangkan kelemahannya adalah tidak bisa diterapkan pada organisasi yang besar. al ini karena ketika diterapkan pada organisasi yang besar dimana formalisasi-nya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi akan menyebabkan kelebihan beban ;o$erload< informasi di pun8ak. Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena tergantung kepada satu orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi.
4
%. !truktur irokrasi !truktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang di8apai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti ra ntai komando. Kekuatan utama birokrasi adalah terletak pada kemampuannya menjalankan kegiatankegiatan yang terstandar se8ara efisien. Menyatukan beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional menghasilkan skala ekonomi, duplikasi yang minim pada personel dan perlatan, dan karyawan memiliki kesempatan untuk berbi8ara ?dengan bahasa yang sama@ di antara rekan-rekan sejawat mereka. !edangkan kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi, kurang ino$atif dan birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadai masalah-masalah yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas 8ara penyelesaiannya. rtinya, ketika dihadapkan pada permasalahan baru, struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena diperlukan aturan-aturan baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut. 2. !truktur Matrik !truktur matrik adalah sebuah struktur uang men8iptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. !truktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan para spesialis , yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi. !edangkan kelemahannya adalah sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran. Kelemahan utama dari struktur matrik adalah 5
sering menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat men8iptakan konflik.
*. Downsizing
dakalanya agar tetap dapat bersaing, perusahaan harus melakukan downsi4ing, yaitu mengurangi jumlah dan ukuran dari yang dimiliki oleh perusahaan saat ini dengan tujuan untuk pengurangan biaya ;8ost 8utting<. "ownsi4ing dilakukan dengan pengurangan jumlah karyawan, kadang jumlah unit operasi, namun dengan atau tanpa mengubah komposisi bisnis dalam portofolio perusahaan. pendekatan ini mensyaratkan pemutusan hubungan kerja dan juga mengurangi jumlah jenjang hirarki organisasi. da beberapa penyebab yang menjadikan sebuah perusahaan melakukan downsi4ing = '. %. 2. (. #.
Krisis ekonomi yang dalami oleh perusahaan Pendapatan perusahaan lebih ke8il ketimbang pengeluaran :umlah tenga kerja yang terlampau banyak utuh tenaga kerja yang lebih professional dan personalia yang baru Perusahaan ingin membuka 8abang baru
D. Reengineering
nter$ensi ini mendesain ulang se8ara radikal proses pekerjaan inti organisasi untuk men8iptakan unjuk kerja yang lebih responsif . ammer dan 1hampy mendefinisikan reengineering sebagai pemikiran ulang serta fundamental dan peran8angan ulang se8ara radikal atas proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal-hal ukuran-ukuran kinerja yang penting dan kontemporer, seperti biaya, kualitas, pelayanan, dan ke8epatan. - +undamental = dalam melaksanakan reengineering pelaku bisnis harus menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang paling mendasar ;fundamental< tentang perusahaan mereka dan bagaimana operasinya. Pertanyaan-pertanyaan fundamental ini memaksa pelaku bisnis untuk melihat aturan-aturan tak tertulis dan asumsi-asumsi mendasar 8ara mereka menjalankan bisnis. 6
-
*adikal = berasal dari bahasa latin *adiA yang berarti akar. Meran8ang ulang se8ara radikal, berarti mulai dari akar permasalahan. bukannya membuat perubahan perubahan yang superspesial atau berkutat dengan apa yang sudah ada, akan tetapi melempar jauh-jauh yang lama. *eengineering ditujukan dengan akti$itas tentang men8ipta ulang bisnis, bukan meningkatkan bisnis, memperkuat bisnis atau memodifikasi bisnis. "ramatis = *eengineering bukanlah upaya men8apai peningkatan se8ara marjinal atau
-
in8remental tetapi men8apai suatu lompatan besar ;Buantum leaps< dalam hal kinerja perusahaan. Proses= !ebagai pelaku bisnis tidak berorientasi terhadap proses, mereka memusatkan
-
perhatian pada tugas-tugas,pekerjaan, orang-orang, struktur dsb. *eengineering merupakan penemuan pendekatan-pendekatan baru untuk memproses struktur kerja yang berbeda dari pendekatan pada era-era sebelumnya. jadi reengineering adalah lompatan besar ;Buantum leap< dalam hal kinerja yang merupakan penyempurnaan seratus persen bahkan sepuluh kali lipatnya yang dapat terjadi dari proses-proses dan struktur-struktur kerja yang benar-benar baru, sehingga merupakan pedoman yang pasti untuk men8iptakan suatu bentuk baru perusahaan bagi dunia bisnis baru. ;ammer C 1hampy, 'DD#<. +engaa Per'u Reengineering SD+ /
!etiap organisasi terbentuk dari 2 pilar utama yaitu proses, sumber daya manusia dan teknologi. "alam mendesain serangkaian proses, ketiga elemen tersebut harus dipadukan sesuai dengan kebutuhan pasar atau pelanggan. Perlu diperhatikan sumber daya manusia yang akan mengoperasikan proses tersebut, teknologi juga digunakan untuk mendukung proses terutama teknologi informasi. Teknologi memainkan peran utama bersama dengan proses dan sumber daya manusia, bagi kesuksesan reengineering. ketiga elemen tersebut harus se8ara efektif dipadukan untuk melakukan strategi bisnis. erdasarkan penelitian eung dan ro8kbank ;'DD(< terhadap '5& eksekutif perusahaan besar di 1alifornia menunjukkan terdapat tiga faktor utama yang mendorong dilakukan reengineering yaitu = pengurangan biaya, meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik, dan perubahan budaya perusahaan. asil penelitian menunjukkan bahwa faktor pengurangan biaya merupakan yang terpenting yakni FDG dari jawaban responden, urutan
7
kedua untuk meningkatkan pelayanan ;F5G< sedangkan urutan ketiga merubah budaya perusahaan yang bertujuan mengurangi birokrasi dan pemberdayaan karyawan ;F&G<. "engan reengineering !"M diharapkan setelah layanan !"M yang penting dan rutin terarah serta terstandarisasi dengan menggunakan teknologi informasi, maka fungsi-fungsi !"M dapat dibebaskan dari standar dan arah tersebut guna lebih memfokuskan pada akti$itas-akti$itas !"M yang bernilai tambah tinggi ;eung C ro8kbank, 'DD(<. Tujuan Reengineering
ennis dan Mis8he menyebutkan tentang tujuan rekayasa ulang ;reengineering<, sebagai berikut = '. Meningkatkan produkti$itasH dengan men8iptakan proses-proses ino$atif dan tanpa hierarki, yang memiliki aliran tanpa henti dan terdapat pada suatu urutan yang alami serta dengan ke8epatan yang alami. %. Meningkatkan nilai bagi para pemegang sahamH dengan melakukan segala sesuatunya se8ara berbeda. 2. Men8apai hasil yang luar biasaH dimaksudkan untuk men8apai setidaknya peningkatan sebesar #& persen. (. Mengonsolidasikan fungsi-fungsiH berusaha men8iptakan suatu organisasi yang lebih ramping, lebih datar, dan lebih 8epat. #. Menghilangkan tingkatan dan pekerjaan yang tidak perluH tingkat dan akti$itas organisasi yang mewakili sedikit nilai untuk para pemegang saham atau ke8il kontribusinya bagi daya saing juga disusun ulang dan dihilangkan@ ;ennis dan Mis8he, 'DD#='(-'7<.
E. 0ork Design
"alam pendekatan work design ini ada tiga teori yang dapat digunakan yaitu =
'. The engineering approa8h Pendekatan ini berfokus terhadap efisiensi dan simplikasi gaya kerja lama menjadi modern dan lebih efisien. )aya kerja yang lebih simple dan efisien akan lebih
8
mudah dalam memaksimalkan waktu dan tenaga kerja. !ehingga perusahaan dapat memaksimalkan tenaga kerja untuk men8apai tujuan-tujuan yang telah perusahaan tetapkan.
%. Moti$ational theories Melakukan pendekatan yang berguna untuk membantu dan meningkatnkan moti$asi pegawai. !ehingga pegawai mampu terus menjaga moti$asinya dalam bekerja untuk men8apai target yang telah di tetapkan perusahaan. Moti$asi sangat penting bagi ter8iptanya hasil kerja dan produkti$itas yang maksimal. Moti$asi dipengaruhi oleh banyak hal, salah satu aspek penting moti$asi adalah keadaan psikologis dari orang tersebut.
1ara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan moti$asi dan kepuasan pegawai adalah dengan memperkaya pekerjaannya. Menurut model a8kman dan 3ldman, ada beberapa hal yang perlu diperkaya bagi seorang pegawai yaitu =
-
!kill $ariety ;Iariasi keterampilan<, yaitu dengan meningkatkan jumlah keterampilan yang dimiliki terkait dengan pekerjaannya. Misalkan seorang penjaga toko, maka ia dilatih agar mampu menjadi kasir, pelayan, dan juga petugas.
-
Task identity ; identitas tugas<, sejauh mana indi$idu melakukan tugasnya. Misalkan seorang pekerja yang memeriksa keseluruhan mesin pesawat, sasis, pengereman, dan juga elektrik pesawat akan lebih merasa puas dibandingkan dengan pegawai yang hanya bertugas memeriksa bagian penegereman saja.
-
Task signifi8an8e ;signifikansi tugas<, pekerjaan yang dilakukan berdampak pada pekerjaan orang lain. Misalkan pekerjaan seorang perawat akan juga berdampak pada penanganan dokter yang menjadikan pasien menjadi 8epat pulih.
"alam proses pengayaan pekerjaan tentunya juga akan menghadapi hambatanhambatan. eberapa hambatan yang akan dihadapi adalah sebagai berikut =
a. Masalah teknis Teknologi sebuah organisasi dapat menjadi suatu penghambat pengayaan sebuah organisasi. 9
b.
!istem personil !istem personil dapat membatasi pengayaan pekerjaan. "eskripsi pekerjaan formal yang didefinisikan se8ara kaku dan membatasi fleksibilitas dalam mengubah tugastugas pekerjaan pegawai. !ebagai 8ontoh, banyak serikat perjanjian sempit seperti deskripsi pekerjaan antara manajemen dan serikat buruh.
8.
!istem kontrol !istem kontrol, seperti anggaran, laporan produksi, dan praktik akuntansi, dapat membatasi kompleksitas dan tantangan pekerjaan di dalam sistem. !ebagai 8ontoh, sebuah perusahaan yang bekerja pada sebuah kontrak pemerintah mungkin memiliki prosedur kontrol kualitas yang terlalu ketat.
d.
!istem pengawasan !uper$isor menentukan untuk sebagian besar jumlah otonomi dan umpan balik yang bawahan dapat pengalaman. !ejauh pengawas menggunakan kontrol yang terkait dengan pekerjaan, maka pekerjaan yang dilakukan akan sulit.
Ketika kendala-kendala pelaksanaan ini telah diatasi, maka efek pengayaan pekerjaan akan menjadi kuat dan tahan lama apabila didukung oleh praktek-praktek organisasi lain, seperti yang berkaitan dengan pelatihan, kompensasi, dan super$isi.
2. !o8iote8hni8al systems methods Merupakan teknik pengembangaan kemampuan bersosial pegawai dalam bekerja sehingga dapat membentuk group kerja yang efisien. pabila pegawai memiliki kemampuan berkerjasama yang baik, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dalam hal efisiensi pegawai. Pendekatan ini terdiri dari dua bagian yaitu bagian so8ial, termasuk di dalamnya adalah performa pekerja dan hubungan diantara mereka, dan bagian teknik berupa peralatan, alat, serta teknik mereka dalam melkukan performansi. !osioteknikal system memiliki dua komponen sehingga memiliki dua hasil juga. Teknis menghasilkan barang dan jasa, sedangkan so8ial menghasilkan kepuasan kerja dan komitmen. da beberapa 8ara yang dapat dilakukan pada pendekatan ini, diantaranya adalah =
-
!elf Managed 6ork Teams dalah aplikasi yang paling umum dari pendekatan !T!. 1ara yang dilakukan adalah dengan mengatur diri sendiri dalam kinerja tim kerja, desain kerja ini terdiri dari 10
anggota pelaksana tugas-tugas yang saling terkait. Mereka mengendalikan anggota perilaku tugas dan membuat keputusan tentang tugas tugas yang dilakukan. model ini didasarkan terutama pada pengalaman dengan tim yang melakukan pekerjaan seharihari organisasi ;tim kerja<, yang juga memiliki rele$ansi dengan desain tim lain, seperti tim peme8ahan masalah, manajemen tim, lintas fungsional mengintegrasikan tim, dan karyawan keterlibatan tim.
-
Team task design dalah tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu, konsekuensi dari tim atas apa yang telah mereka kerjakan. Ketika satu tim berhasil mengerjakan tugasnya, maka mereka akan melihat bahwa kontribusi mereka nyata dalam mengembangkan dan memajukan organisasi.
Keberhasilan dari metode sosioteknikal ini juga dipengaruhi oleh faktor inter$ensi dari kelompok dan dukungan dari organisasi atau perusahaan tempat mereka berada. Tanpa adanya dorongan dari dua faktor tersebut, maka metode ini akan sulit untuk berhasil.
11
"A" !!! PEN$T$P
Si(u'an
nter$ensi Tekno-struktural adalah sebuah model inter$ensi dalam pengembangan organisasi yang menggunakan pendekatan teknologi dan struktural dalam prosesnya. nter$ensi Teknostruktural menekankan pada peningkatan efekti$itas organisasi dan pengembangan sumber daya manusia dengan berfokus pada teknologi dan struktur organisasi. $an8e$i8h ;%&&7< mendefinisikan desain struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. dakalanya agar tetap dapat bersaing, perusahaan harus melakukan downsi4ing, yaitu mengurangi jumlah dan ukuran dari yang dimiliki oleh perusahaan saat ini dengan tujuan untuk pengurangan biaya ;8ost 8utting<. "ownsi4ing dilakukan dengan pengurangan jumlah karyawan, kadang jumlah unit operasi, namun dengan atau tanpa mengubah komposisi bisnis dalam portofolio perusahaan. *eengineering merupakan pemikiran ulang serta fundamental dan peran8angan ulang se8ara radikal atas proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal-hal ukuran-ukuran kinerja yang penting dan kontemporer, seperti biaya, kualitas, pelayanan, dan ke8epatan.
12
DARTAR P$STAKA
http=JJwww.hr8entro.8omJartikelJ*eengineering!umber"ayaManusia'%''%'.html http=JJklosetide.wordpress.8omJ%&'%JJ'#Jrekayasa-ulang-organisasi-organi4ationalreengineeringJ http=JJrestoe-ibu.blogspot.8omJ%&'%J&'Jpengertian-downsi4ing.html http=JJteorionline.wordpress.8omJ%&'&J&%J&FJteori-struktur-organisasiJLmore-'7% http=JJadbisku.blogspot.8omJ%&'2J&7J8ontoh-makalah-struktur-organisasi#'%5.html
13