INFORME TÉCNICO DE PRÁCTICA LABORAL. LABORAL.
Alumno: Deborha Caren Aguilera Valdivia. Carrera: Técnico de nivel superior en Administración de Empresas. Fecha
: 3 !ulio "#$.
Tabla de contenido %&T'(D)CC%(&.............................................................................................................3 CA*%T)+( %: ,A'C( %&-T%T)C%(&A+..................................................................... #./ Antecedentes generales............................................................................................ #.# ,isión..................................................................................................................0 #." Visión...................................................................................................................0 #.3 Valores.................................................................................................................$ #. (rganigrama........................................................................................................1 #.0 -ucursales............................................................................................................2 CA*%T)+( %%: *'CT%CA *'(FE-%(&A+..................................................................4 Descripción del cargo: Departamento de Ad5uisiciones...............................................4 ".# Coti6ar 7 generar (rden de Compra:...................................................................4 "." 'ecepcionar productos:.......................................................................................4 ".3 Contabili6ar 8acturas de compra:.......................................................................# ". Emitir che5ues para proveedores:.....................................................................# ".0 Contabili6ar Traspasos de dinero:.....................................................................# ".$ Contabili6ar 'endición de 9astos:....................................................................# ".1 'evisión de documentos electrónicos:..............................................................## ".2 'evisión +ibro de Compras:..............................................................................## ".4 Apo7o cobran6as ca;a chica<:...........................................................................## ".# Apo7o contabilidad:.........................................................................................## ".## ,antención e5uipos de o8icina:.......................................................................## ".#" Apo7o Empresa Euro Transportes= Coti6ar repuestos veh>culos? generar orden de compra? contabili6ar 8acturas 7 rendición de gastos:..........................................## ".#3 Apo7o otras empresas:.....................................................................................#" ".# Apo7o general en labores administrativas:......................................................#" %%% *'(@+E,T%CA DETECTADA DE&T'( DE +A E,*'E-A:...........................#3 3.# 'espaldo de la orden de compra............................................................................# 3." *osible soluciones a la problemtica detectada:...................................................#0 BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB.#$ %V C(&C+)-%(&..........................................................................................................#1
"
INTRODUCCION +as prcticas pro8esionales se constitu7en en una oportunidad para desarrollar habilidades 7 actitudes tendientes a 5ue el estudiante logre un desempeo pro8esional competente para desarrollarse en el mbito pro8esional. Forman un e;ercicio guiado 7 supervisado donde se ponen en prctica los conocimientos ad5uiridos durante el proceso 8ormativo del estudiante. *ermiten aplicar teor>as a situaciones 7 problemticas reales 5ue contribu7en a la 8ormación pro8esional del alumno de Administración de Empresa del %nstituto *ro8esional )C Valpara>so. +as principales metas reali6adas 8ueron en el aspecto personal me;orando mbitos como los siguientes: Capacidad de vincular el conocimiento teórico con la prctica pro8esional= capacidad de detección? anlisis 7 solución de necesidades 7o problemas= habilidades de investigación elaboración 7 e;ecución de pro7ectos con base a su 8ormación pro8esional= capacidad de desarrollar 7 8ortalecer competencias? habilidades? aptitudes? visión 7 valores tendientes a cumplir con su responsabilidad pro8esional 7 social= competencias para el uso de las tecnolog>as de in8ormtica 7 de comunicación= capacidad de adaptación 7 traba;o en e5uipo= habilidad de comunicación oral 7 escrita= tener esp>ritu emprendedor para marcar directrices en el cumplimiento de ob;etivos 7 solución de problemas. El presente in8orme muestra 7 detalla labores reali6adas durante el periodo de prctica pro8esional? aplicando conocimientos ad5uiridos durante estos " aos de estudio como Técnico en Administración de Empresas.
3
CAPITULO I: MARCO INSTITUCIONAL 1.- Antecedentes generales E)'(*+A&T es una empresa agr>cola de inversionistas espaoles 5ue comen6ó sus actividades comerciales en chile en el ao #442. Aprovechando el no/ho 5ue se ten>a en el rubro de los almcigos 7 5ue en chile este tipo de negocios estaba recién empe6ando? se invirtió en invernaderos 7 en un terreno ubicado en hi;uelas por sus apropiadas condiciones climticas. %nicialmente se hac>a solo servicio de hechura 7 paulatinamente se empe6ó a vender la planta con la semilla incluida. Adems desde los comien6os E)'(*+A&T tuvo la representación de !%-A un 8abricante de 8ertili6antes especiales. A través de los aos la empresa 8ue creciendo incorporando vendedores de terreno en las distintas 6onas productivas del pa>s? en el ao "0 empe6aron a hacerse ventas en Arica 7 en el "2 se inauguró la sucursal en el valle de +luta permitiendo as> atender las necesidades de los agricultores ari5ueos directamente. +uego en el "## se abrió la sucursal de (valle como un centro de ventas 7 para me;orar la log>stica de entregas desde la casa matri6. A la 8echa E)'(*+A&T es una de las empresas almacigueras ms grandes del pa>s 5ue ha diversi8icado su gama de productos para atender las necesidades de los agricultores de lo largo 7 ancho de chile.
.
Nombre de la Empresa Rut de la Empresa Direcci(n Contactos
Tel)6ono Tipo de Or9ani5aci(n C(di9o de Actiidad Econ(mica Actiidad Econ(mica
Euro Plant Cile S.A! "#!$%%!&#&'$ C)pica * Panamericana Norte +m ,&- . /i0uelas 1ean Paul Merlet 2 Contacto Comercial 3 Adri4n Inostro5a 2 1e6e Sucursal 3 778'88-,,$$ &,,8;& Cultio en ieros e ornamentales distribuci(n de insumos a9r?colas3
Constructora Sant 1ordi S!A Euro /abitat
CANTIDAD DE TRA@A1ADORES BBB!europlant!cl Euro Plant S!A ,-8 Rut: -#!,7&!,78'8 8& Rut: -#!7-$!,,$'# 8# Rut: -#!,$8!7$;', Rut: -#!,-;!,8%'
Euro Renoables
Rut:-#!8&-!%#%'#
P49ina eb Empresas Internas Euro Transportes S!A Euro esti(n S!P!A
Identiicaci!n de la E"#resa. F$ente% Área de Pers&nas ' ($ni& )*1+
0
1.1 Misi!n +a misión de E)'(*+A&T -.A es ser una empresa de almcigos e insumos agr>colas ms conveniente 7 con8iable? a través del compromiso? la ética? el desarrollo de sus colaboradores 7 de una alian6a estratégica con nuestros proveedores? cu7o propósito es satis8acer las necesidades 7 eGpectativas de nuestros clientes.
1.) ,isi!n +a Visón de E)'(*+A&T -.A es ser una empresa agr>cola l>der en el mercado nacional en lo 5ue respecta a almcigos e insumos agr>colas? en donde la log>stica 7 el desarrollo de sus miembros son la clave para el logro de sus metas? as> como también para alcan6ar los ob;etivos del crecimiento 8inancieros 7 comerciales de la gerencia general? estando a la vanguardia de los reiterados cabios 5ue eGige el mercado.
1. ,al&res +os Valores de E)'(*+A&T -.A son compromiso? ética pro8esional? iniciativa e innovación 7 con una alta orientación al cliente cu7o pilar 8undamental son sus colaboradores internos 7 eGternos 5ue permiten alcan6ar de manera e8ica6 7 e8iciente los ob;etivos establecidos. As> mismo la empresa propicia un ambiente de oportunidades 7 crecimiento tanto laboral como personal? a través de sus programas de capacitación 7 desarrollo. El 8ormar e5uipos de alto desempeo atreves de un lidera6go participativo 7 situacional es clave 7 tiene como propósito generar compromiso 7 con8ian6a entre nuestros colaboradores. As> como también la eGcelencia en el servicio de Distribución.
$
1. Organigra"a
1
1./ 0$c$rsales
2
CAPITLO II% PRÁCTICA PROFE0IONAL. Descri#ci!n del carg&% De#arta"ent& de Ad2$isici&nes .
Con8ección de órdenes de compra? seguimiento completo desde emisión? envió? recepción 7 revisión del producto o servicio ad5uirido. 'evisión de 8acturas recibidas. 'ecepción 7 revisión de semillas. %ngreso de 8acturas al sistema De8ontana. 'eempla6o en el rea de tesorer>a cuando sea re5uerido. Tareas administrativas re5ueridas por el rea 7 a5uellas instrucciones 5ue le impartan a sus superiores. !err5uicos 7 en especial a5uellas 5ue emanen de su ;e8atura directa.
Tareas diarias #r3ctica #r&esi&nal% ).1 C&ti4ar 5 generar Orden de C&"#ra% Cada encargado de departamento? principalmente !e8e de *roducción 7 Ventas solicitan pedidos de semillas 7o productos? para esto la empresa cuenta con un sistema contable llamado De8ontana 7 cada vendedor debe subir F(+%( al sistema donde indi5ue producto? precio? cantidad 7 8echa estimativa de entrega? este Folio ser anali6ado por Cobran6as para veri8icar si el cliente tiene algHn tipo morosidad? eGiste un sistema de E5ui8aG Dicom< para revisar cada caso de clientes esta tarea la reali6a el departamento de cobran6as? una ve6 aprobado el pedido el !e8e de *roducción Veri8ica vs su stoc si cuenta con la totalidad de las semillas para siembra de lo contrario genera una ho;a de solicitud donde detalla lo 5ue necesita 5ue se compre? eGiste una lista de precios donde estn los descuentos 7 convenios con semilleros por e;emplo -7ngenta? I, Clause? -emameris? entre otros si el producto o semilla se compra por primera ve6 se debe Coti6ar 7 asesorar por !e8e de Ventas para veri8icar 5ue el margen de ventas este correcto.
4
).) Rece#ci&nar #r&d$ct&s% El pla6o m>nimo para recibir un producto es de " d>as 7a 5ue la ma7or>a de los proveedores es de -antiago? se debe hacer seguimiento para asegurar 7 recibir producto. )na ve6 recibido el pedido se entrega a 5uien lo solicito 8irmando un respaldo en caso de pérdida u eGtrav>o 5ue pueda pasar en bodega de semillas<. -e cuenta con un sistema EGcel para registrar cada orden de compra 5ue lleva un nHmero interno? 8echa? montos? etc. De esta manera se puede estar en orden de 5ue lo est pendiente 7 lo 5ue 7a est o Distribución de documentos recepcionados con orden de compra: )na ve6 recepcionado el producto 7 entregado al encargado? se separan 9u>as de Despacho? 8acturas de compra 7 (rden de recibo? si la orden de compra cuadra en montos con 8acturas 7 gu>as se genera un (J en sistema contable para ingresar producto al stoc 7 as> se puedan generar consumos de bodega? siembras? ventas directas? etc. +uego se archivan documentos donde corresponda 7 las 8acturas 5ue tenga respaldos 7 cuadren con orden de compra se recepcionan de manera inmediata 7 las 5ue no cuadran se ve detalle del por 5ué no cuadran 7 luego se contabili6ar de manera directa es decir sin rescatar orden de compra del sistema 7 5uedar>an para próGimos pagos las 9u>as 7 otros 5uedan pendientes por recibir 8acturas como pla6o mGimo 8in de mes antes del pago de %VA<.
). C&nta6ili4ar act$ras de c&"#ra% Adems de las 8acturas de productos solicitados por F(+%( la empresa proporciona los llamados F(&D(- por 'E&D%' lo cual se entrega una cantidad cerrada para luego rendir gasto en ca;a Chica esto siempre 7 estando este autori6ado por su superior. )na ve6 aprobado las 8acturas se contabili6an directamente como gasto? eGisten variadas cuentas en el sistema contable por e;emplo= Alo;amientos? Colaciones? 9astos @ancarios? *ea;es? etc.
-e contabili6ar en De8ontana para registrar en gasto 7
encargado.
). E"itir c7e2$es #ara #r&8eed&res% Cada 5uince d>as se generan che5ues para pago a proveedores 5ue se les compro con orden de compra a pla6o m>nimo de 3 d>as 7 mGimo en general es de #2 d>as pueden eGistir casos eGcepcionales 5ue vea directamente el gerente general? che5ues se hacen de 8orma manual? se de;an para 8irma de 9erente general 7 Controller lo 8irman dos personas< una ve6 8irmados se distribu7en para entrega por mano en o8icina o env>o por
#
correo certi8icado. Cuando se entregaron de deben archivar 8acturas contabili6adas 7 timbrara para no enredar los documentos pagados con los pendientes de pago.
)./ C&nta6ili4ar Tras#as&s de diner&% En ca;a se entrega dinero para compras o trmites varios? estos se deben contabili6ar en el sistema indicando el 'ut? &ombre? 8echa 7 monto para de;ar registro 5ue la persona debe. -e debe estar pendiente para 5ue rinda antes de solicitar otro monto.
).+ C&nta6ili4ar Rendici!n de 9ast&s% )na ve6 contabili6ado el Traspaso 7 8actura? se registra la rendición de gastos por persona segHn 5uien rindió< a5u> se pegan boletas 7 copias de las 8acturas para rescatar 7 de;ar pago hecho as> no aparecen como pendientes de pago 7a 5ue 8ueron pagadas desde ca;a chica? 7 adems se rescata el traspaso de dinero para 5ue no apare6ca en deuda o también se puede pagar directo de ca;a? es decir sin haber solicitado 8ondos por rendir.
).: Re8isi!n de d&c$"ent&s electr!nic&s% En el sistema contable automticamente llegan documentos electrónicos 9u>as 7 8acturas< se debe revisar cada mes para asegurar 5ue se declaren 7 5ue correspondan a la empresa? se revisa uno por uno 7 se aprueba para 5ue no 5uede pendiente 7 cerrar mes.
).; Re8isi!n Li6r& de C&"#ras% Antes de la declaración de %VA se debe revisar libro de compras? se eGporta del sistema contable a una tabla EGcel para revisar una por una para 5ue estén bien 8echas? montos? es decir todos los datos de emisión.
).< A#&5& c&6ran4as =ca>a c7ica?% +os d>as sbados? 7o 5ue la persona encargada de ca;a chica no este se debe hacer reempla6o para recibir pagos de clientes ventas de o8icina< +as personas encargadas de 8acturación entregan documentación lista 8actura? boleta? letra? otros< 7 la misión es recibir pago en e8ectivo? che5ue o abonos si es necesarios.
##
).1* A#&5& c&nta6ilidad% En caso de 5ue se necesite se debe apo7ar al departamento de contabilidad? es decir si ha7 muchos clientes? si ha7 documentos por contabili6ar che5ues? 8acturas? pagos? che5ues< se deben ingresar al sistema para apurar cierre de mes.
).11 Mantenci!n e2$i#&s de &icina% -e debe preocupar 5ue impresoras? aires acondicionados? dispensador de agua? computadores? otros 8uncionen de manera correcta. EGiste un cuaderno para llevar registro en caso de 5ue algHn e5uipo no 8uncione? cada persona avisa a ad5uisiciones 7 se llevara a cabo el conducto regular 5ue es veri8icar 5ue e8ectivamente el e5uipo este en mal estado 7 posteriormente se contacta a 5uien debe reali6ar mantención.
).1) A#&5& E"#resa E$r& Trans#&rtes@ C&ti4ar re#$est&s 8e7c$l&s generar &rden de c&"#ra c&nta6ili4ar act$ras 5 rendici!n de gast&s% Euro Transportes es una empresa de Euro *lant pero por la cantidad de veh>culos 5ue eGisten se separó para un orden interno 7 declaración de pago impuestos combustibles. -olo cuenta con cho8eres 7 ;e8e log>stica por el momento? es decir hasta 5ue se estructure personal administrativo? la labor es comprar repuestos de veh>culos segHn soliciten? generar orden de compra 7 recepcionar 8actura a di8erencia de Euro *lant no se ingresa a un stoc el gasto va como Kmantención veh>culosL 7 se asigna a la patente. Esto sirve si 5uieren pagar comisiones a vendedores o revisar gastos se 8iltran patentes 7 se saca gasto? cada 8actura 7o boleta se asigna a una patente &( va en general
).1 A#&5& &tras e"#resas : Euro *lant cuenta con otras empresas nuevas? de las cuales se debe reali6ar apo7o en general con atención a clientes? compras etc. hasta 5ue se realice un orden 5ue est en proceso.
).1 A#&5& general en la6&res ad"inistrati8as% Al llegar a la empresa lo primero 5ue se debe hacer es apo7o en labores de o8icina= contestar el telé8ono de central tele8ónica en caso de 5ue las personas de recepción estén ocupadas eGisten aneGos en toda la o8icina para atención tele8ónica 7a sea de clientes? proveedores? traba;adores? entre otros.
#"
III PRO@LEMTICA DETECTADA DENTRO DE LA EMPRESA: )na de las ma7ores problemticas en el rea 5ue realice la prctica pro8esional en el departamento de ad5uisiciones. Es la reali6ación de las órdenes de compra 5ue se reali6an diariamente de distintitos departamentos tanto de producción? venta? cobran6as 7 recursos humanos. Todas estas órdenes de compras se reali6an mediante un 8olio 5ue lo autori6a el rea de cobran6a si ellos lo aprueban se da paso a la reali6ación? el cual muchas veces los ;e8es de las distintas reas no entienden 5ue no solo pasa por la persona encargada de reali6ar la orden de compra? si no 5ue de otro departamento 5ue en este caso es el departamento de cobran6a= lo cual los distintos departamentos tanto venta? producción ''II? etc. eGigen pla6os para la entrega del producto los cuales muchas veces no se logra llega a cumplir con lo re5uerido? 7 as> se producen diversas molestias 7 problemticas en el departamento 7a 5ue a los departamentos les interesa reali6ar las ventas pero no les importa el proceso 5ue re5uiera hacer la orden de compra. Es entendible 5ue los vendedores 5uieran todo al momento 7a5ué cada venta va mediante un contrato 7 un pla6o a los cuales muchas veces no se puede dar cumplimiento a las 8echas indicadas con los cliente? 7a sea por no contar con stoc de parte del proveedor el cual no lo tenga disponibilidad o 5ue la cantidad re5uerido no sea el 5ue el proveedor tiene estipulado en la lista de precios? 7a 5ue todos los productos 5ue se compran a diario la ma7or>a se rige por unas lista de precio? de cada proveedor 7 cada uno tiene un monto de tope para su venta? 7 a veces los contratos son por una suma in8erior al estipulado. Es por eso 5ue ha7 ocasiones 5ue se tienen 5ue ;untar dos 8olio de dos d>as para poder reali6ar la orden de compra 7 eso va siendo ms lento el proceso de la llegada del producto . También otro problemtica es el medio de envió se demora ms de lo habitual 7 muchas veces los proveedores env>an el producto a otras sucursales nuestras 7 eso igual genera una demora eGtra 7 si no lo tuvieran de8initiva mente el producto ha7 5ue ver ms opciones de cómo conseguirlo 7 empe6ar a coti6ar a otros proveedores lo cual muchas veces el precio 5ue se comprara es mucho ms elevado al 5ue ellos ten>an en cuenta el precio de venta 7 el contrato 7a reali6ado tienen 5ue nueva mente anularlo al igual 5ue el 8olio anterior para re5uerir otro nueva mente con su nuevo precio 7 todas #3
estas problemticas van generando demora para el cliente 7 molestia 7 esto puedo ocasionar perdida de la venta 7 ese es una problemtica mu7 grave 7a 5ue aparte de *erder una venta también se puede perder un cliente. M por Hltimo 7 una de las ms importantes es 5uienes autori6an la orden de Compra 5ue en este caso es el 9erente 9eneral don !ean *aul ,erlet ? la ;e8a de contabilidad Claudia 9on6le6 7 por Hltimo la encargada de generar la orden de compra Deborha Aguilera. Faltando una 8irma no se puede enviar la orden de compra aun teniendo todos los pasos anteriores reali6ados 7a5ué a veces alguno de los ;e8es 5ue no 8irme ante de la hora estipulada de parte de los proveedores 5ue esta es hasta las #: am. Ma no se enviaran los productos en los pla6os correspondientes o como muchas veces 5ue a pasado est ausente alguno de los ;e8es 7 no se logre conseguir las 8irmas correspondientes. Esta orden de compra 7a no se enviara hasta el d>a siguiente para lograr tener las 8irmas 7 eso el vendedor no lo entiende 7a 5ue a ellos les importa la venta lo cual ellos ganan una comisión.
.1 Res#ald& de la &rden de c&"#ra
#
.) P&si6le s&l$ci&nes a la #r&6le"3tica detectada% Como posible solución? se propone crear una tabla de desempeo cu7o control sea diario 7 mensual. Esta es una herramienta 5ue actualmente no eGiste en la empresa 7 la 5ue contribuir>a en la me;ora paulatina de los 8lu;os de ad5uisición. -u principal 8unción es la de controlar de 8orma diaria los pedidos 7 ordenes de compras pendientes as> como también sus tiempos de retrasos 7 liberaciones de compras. Este control también debe ser revisado mensualmente? permitiendo de esta 8orma dar un seguimiento a los 8lu;os 7 reportar sus puntos cr>ticos en las reuniones de pauta con los ;e8es correspondientes. De esta 8orma? contribuiremos con esta posible solución a una me;ora permanente? la cual se conseguir en e5uipo 7 en el caso 5ue hubiera situaciones inesperadas al momento de la reali6ación de las órdenes de compra? buscar medios adecuados 5ue permitan no impactar el cumplimiento en el pla6o de los contratos estipulados con los clientes. Como la empresa? una ve6 al ao entrega un bono a través de una evolución del ;e8e de departamento correspondiente 5ue se ri;an también por esta tabla de desempeo 7 5ue no tan solo se evalué por lo personal o por el tiempo 5ue se lleva en la empresa como suele ser? 7a 5ue esta tabla los pondr en alerta para 5ue podamos verlo en con;unto 7 no solo los ;e8es. NEsto se puede ir mane;ando a través de una tabla de colores. *or e;emplo: color verde gana el bono? color amarillo se descuenta un porcenta;e del bono 7 color ro;o peligro algo est 8allando para poder corregirlo esto reali6arlo en el departamento de contabilidad? producción? cobran6a? recursos humanos 7 venta en general reali6rselo al e5uipo no tan solo a la persona 5ue genera la orden de compra 7 colocarles en el servidor el EGcel 5ue se mane;a a diario donde se va colocando cuando llegara? por5ue el retrasó etc.
#0
Donde se respeten los tiempos 7 los pla6os indicados 7 no se salten los protocolos los departamentos 7 vean por ellos mismo los retrasó 7 el por5ué de cada orden de compra.
Departamento de venta: Iarr7 !acobsen Departamento de producción: -ergio 9on6ale6 Departamento de cobran6a: Dan7 @ara66a Departamento ''II: ,arcela Contreras Departamento contabilidad: Claudia 9on6ale6
TABLA DE APOO #$
En esta es la ta6la 2$e se c&l&cara a diari& en el de#arta"ent& de Ad2$isici&nes a la 8ista de l&s de#arta"ent&s 2$e reali4an s$s #edid&s.
IF CONCLUSION -e puede concluir 5ue 8ue una eGperiencia agradable haber presentado 7 reali6ado mi prctica pro8esional en la empresa Euro *lant Chile -.A. )bicada en Ii;uelas. EGisten cosas nuevas para la vida? por5ue nos encontramos 7 nos en8rentamos a la realidad al Egresar como Técnico en Administración de Empresas. -in lugar a duda la presentación de mi prctica pro8esional a7udo mucho? tanto como estudiante por5ue demostré mis habilidades 5ue tengo 7 5ue ad5uir> durante el periodo de estudio? 7 también como persona por5ue descubr> 5ue siempre puedo dar ms de lo 5ue he dado 7 sacar lo me;or de m>? 7 5ue si puedo lograr todo lo 5ue me proponga. -e est preparadao< para en8rentar al nuevo ciclo de mi vida 5ue me espera al egresar del Centro de 8ormación Técnica? a estar preparada para poder en8rentarme 7 poder ingresar al mercado laboral? por5ue cuento 7a con una eGperiencia 5ue tal ve6 es m>nima pero de suma importancia. +os resultados arro;ados por el desempeo de mis actividades encomendadas al reali6ar durante el periodo? 8ueron mu7 óptimos 7 8avorables. Durante toda mi permanencia de reali6ación de prctica pro8esional no se me llego a presentar ningHn tipo de problema con el personal de la empresa ? debido a 5ue siempre e8ectHe mis actividades con mucha atención? pero sobre todo con gran responsabilidad? para 5ue todos los resultados 5ue se arro;aran 8ueran correctos 7 de buena evaluación.
#1
#2
