Hubungan Internal dan Komunikasi Karyawan
PR menangani hubungan-hubungan antara orgnisasi dengan semua tipe publik. PR juga bisa dipandang sebagai upaya untuk berkomunikasi dengan publik eksternal. Disini kita dapat melihat bagaimana peran PR memberi kontribusi pada komunikasi yang efektif di dalam organisasi, yang juga disebut sebagai hubungan internal. Komunikasi di dalam organisasi bisa dikatakan lebih penting ketimbang komunikasi eksternal, karena organisasi harus berfungsi efektif dalam mencapai tujuannya t ujuannya guna menjaga kelangsungan hidupnya. Hubungan internal berarti membangun dan menjaga hubungan dengan semua publik di dalam organisasi. ARTI PENTING HUBUNGAN INTERNAL
Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level. Istilah publik internal dan pulik karyawan mengacu pada baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi. Menurut Alvie Smith, ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu fungsi PR ini: 1.
2.
Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karywan dalam mencapai hasil yang diinginkan. d iinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang memberi setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya.
Komunikasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen – karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan. Koordinasi dan mediasi yang dibutuhkan untuk menghadapi karyawan dewasa ini telah menempatkan staf PR, dengan pengetahuan dan keahlian komunikasinya, ditengah-tengah pengelolaan hubungan internal. Hubungan sehari-hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya. Idealnya hubungan kerja itu dicirikan dengan kondisi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas, bawah, dan samping di dalam organisasi. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang. Kontinuitas kerja tanpa perselisihan. Lingkungan yang sehat dan aman. Keberhasilan usaha. Optimisme tentang masa depan.
Pimpinan eksekutif hrus membangun kultur ini dan menegakkannya sebagai kebijakan formal. Tetapi walau ada dukungan dari atas, ada banyak hambatan yang menghadang komunikasi dua arah yang bebas di dalam organisasi. Opinion Research Corporation sejak tahun 1950 telah meneliti opini karyawan tentang komunikasi internal organisasi. Sebagian besar mengakui kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi “memberi tahu mereka apa yang sedang terjadi,” te rjadi,” atau komunikasi ke bawah (manjemen ke karyawan). Juga hanya kurang kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi organisasi mau “mendengar pendapat mereka,” atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen). Menyeimbangkan kepuasan karyawan dengan kekuasaan usaha dalah salah satu aspek dari penyesuaian dan rekonsiliasi yang terus-menerus dilakukan dalam hubungan karyawan – atasan – terutama dalam setting multikultural. Akan tetapi, sebagai bagian dari fungsi PR yng lebih luas, tujuan hubungan internal adalah membangun dan mempertahankan hubungan yang sama-sama bermanfaat antara organisasi dan karyawan, di mana kesuksesan dan kegagalan organisasi akan tergantung kepada karyawan. KULTUR ORGANISASIONAL
Kultur organisasi merupakan faktor penting karena ia memberikan dampak signifikan pada model PR sebagai praktik organisasi dan pada komunikasi internal.
Kultur organisasi didefinisikan sebagi berikut: Kultur organisasi adalah keseluruhan nilai, simbol, makna, keyakinan, asumsi, dan ekspektasi yang dianut bersama yang mengorganisir dan mengintegrasikan sekelompok orng yang bekerja sama. “
Kultur Organisasi seringkali merupakan hal yang membedakannya dari organisasi lain, dan jika dikelola dengan baik dapat menjadi aset yang berharga dalam membangun kepaduan dan teamworkdalam organisasi, dan menghasilkan efektivitas organisasional dalam mencapai tujuannya. Meskipun seringkali t idak dibicarkan, kultur organisasi sangat mempengaruhi bagaimana perilaku didefinisikan dalam organisasi, termasuk mendefinisikan siapa yang punya kekuasaan dan bagaimana mereka menggunakan kekuasaan itu. Hubungannya dengan PR adalah dalam hal mensosialisasikan kebijakan-kebijakan, nilai-nilai dalam kultur organisasi. Kultur dan Kekuasaan
Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi hasil keputusa di dalam organisasi. Kekuasaan dapat ditujukan untuk mencapai tujuan organisasional. Kekuasaan formal ada di tangan pejabat resmi. Kekuasaan ini merepresentasikan otoritas untuk menjalankan tangggung jawab, seperti kekuasaan eksekutif atas yang luas dan kekuasaan departemen legal yang terbatas. Sebaliknya kekuasaan informal dipegang oleh orang-orang yang punya kemampuan untuk mempengaruhi orang lain sesuai dengan keinginannya, tetapi tidak melalui perintah resmi melainkan dengan daya tarik dalam organisasi. Teori kekuasaan-kontrol menyatakan bahwa koalisi dominan menentukan tujuan organisasi dan menentukan cara bisnis dijalankan. Koalisi dominan cenderung menganut ide yang sama dan sepakat pada hasil-hasil organisasional yang diharapkan. Hubungan antara kekuasaan dan kultur bersifat sirkuler atau melingkar. Yakni, orang yang berkuasa mengembangkan kultur organisasi dan kultur organisasi mempengaruhi siapa yang mendapat kekuasaan. Pengaruh Koalisi Dominan Terhadap PR
Fungsi PR dalam organisasi akan mendapatkan kekuasaan apabila anggota koalisi dominanmenghargai PR sebagai fungsi manajemen yang penting, atau tidak menganggapnya sekedar fungsi teknis yang bertugas mengimplementasikan strategi komunikasi yang diputuskan oleh orang lain. Jika PR punya kedudukan di dalam koalisi dominan, maka PR akan memainkan peran yang lebih besar dalam menentukan dan mencapai tujuan organisasional. Koalisi dominan memegang kekuasaan terkuat di dalam organisasi. Kelompok ini terdiri dari pembuatan keputusan papan atas. Ketika koalisi dominan melihatnya sebagai fungsi manajmen yang penting, maka profesional PR akan bisa memberi masukan dalam pembuatan keputusan strategis organisasi dan karenanya temuan opini publik yang mereka berikan akan dipertimbangkan dalam pembuatan strtegi organisasi. Peran ini memberikan keuntungan tersendiri bagi organisasi karena jika opini publik dipertimbangkan da lm pembuatan keputusan organisasi, maka keputusankeputusan itu kemungkian besar akan lebih seimbang dari segi apa yang diharapkan publik dari organisasi. Karena itu, keputusannya akan lebih tahan lama dan tidak terlalu menimbulkan reaksi negatif karena pa ndangan publik dipertimbangkan dalam keputusan tersebut. Pandangan Dunia dan Kultur Organisasi
Pandangan dunia berarti sistem nilai dan keyakinan dasar yang berlaku di dalm organisasi. Biasanya pandangan duni dari koalisi dominanlah yang akan membentuk pandangan dunia dari organisasi secara keseluruhan melalui komunikasi internal. Ada 2 jenis pandangan ini – Simetris dan Asimetris. Pandangan dunia yang asimetris adalah pandangan dimana tujuan organisasi adalah untuk mendapatkan apa yang diinginkannya tanpa jalannya pelaksanaan (bisnis). Pandangan dunia yang simetris menggabungkan ide negosiasi, resolusi konflik, dan kompromi di dalm prosedur operasi organisasi. Pandangan dunia yang simetris dan asimetris menghasilkan kultur organisasional yang berbeda – otoritarian dan partisipatif. Dua kultur ini punya efek langsung dan tak langsung terhadap sifat dan aliran komunikasi internal dalam organisasi. 1. Kultur Organisasi Otoritarian
Kultur organisasi otoriter muncul dari pandangan dunia yang asimetris. Dalam kultur ini, proses komunikasi distrukturisasi dan diformalisasikan dalam hirarki pembuatan keputusan. Contohnya: Organisasi militer. Dalam kultur organisasi otoritarian, keputusan dibuat oleh pimpinan dan diimplementasikan oleh bawahannya.
Pembuatan keputusan disentralisasikan pada tingkat tertinggi dalam organisasi, dan masukan biasanya tidak dicari dari karyawan tingkat menengah ke bawah. Kultur ini biasanya menekankan akuntabilitas individual untuk area dalam lingkup terbatas, dan departemen-departemen organisasionalnya bersifat independen. Tidak banyak ada dialog atau umpan balik dalam kultur organisasional, karena input karyawan dianggap tidak penting dalam manajemen. Kultur otoritarian cenderung menolak perubahan. Input dari publik dianggap ancaman kepada otoritas, bukan dianggap sebagai peluang untuk melakukan perubahan. 2. Kultur Organisasi Partisipatif
Kultur organisasi partisipatif didasarkan pada pandangan dunia yang simetris yang menghargai dialog dan input dua arah. Teamwork dihargai, dan penekanan diberikan pada kolektif ketimbang pribadi, yang berarti organsasi dan karyawan berbagi tujuan bersama. Kultur organisasi partisipatif menghargai informasi dan mencari input dari publik internal. Umpan balik simetris dan komunikasi ke atas membuat karyawan dan mere ka yang berada di level bawah bisa memberikan pandangannya dalam pembuatan keputusan manajemen. Tipe kultur ini bersifat organik, yang berbeda dengan tipe mekanistik, karena bagian-bagian dari tim bekerja bersama dalam lingkungan yang mendorong dan menghargai inovasi. Dalam kultur organisasi partisipatif, keputusan dibuat secara desentralisasi dan diimplementasikan oleh pihak yang bertanggungjawab atas area yang spesifik. Ide-ide inovatif datang dari setip level organisasi. Kesimpulannya, hubungan internal dan komunikasi yang simetris menghasilkan efektivitas keseluruhan organisasi yang lebih besar. TANTANGAN HUBUNGAN INTERNAL 1. Keamanan dan Kepatuhan
Dibanyak organisasi, tugas penting dari hubungan internl adalah menyediakan dukungan komunikasi untuk memastikan agar regulasi lingkungan dan standar keamanan kerja tetap terjaga. 2. Hubungan Tenaga Kerja
Salah satu tugas paling signifikan dari hubungan internal adalah berinteraksi dengan karyawn atu tenag kerja, yang sebagian dari mereka tergabung dalam serikat pekerja . Hubungan dengan tenaga kerja adalah hubungan yang penting yang sangat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi. Hubungan ini tidak boleh dianggap sepele. Pemeliharaan hubungan dengan tenaga kerja merupakan sebagian besar dari pek erjaan spesialis hubungan internal, terutama di organisasi dengan tenaga kerja yang banyak. 3. Perubahan Organisasi: Merger, Akuisisi, dan Pemecatan
Spesialis komunikasi internal punya tanggungjawab strategis penting selama proses perubahan organisasional. Dalam situasi seperti merger dan akuisisi, publik internal disemua level segera butuh komunikasi tentang masa depan posisi mereka dalam organisasi. Situasi ini cenderung menimbulkan kecemasan, terutama bagi mereka yang tidak dilibatkan dalam diskusi dan keputusan yang menghasilkan perubahan tersebut. Peran hubungan internal adalah membantu mengkomunikasikan merger atau akuisisi kepada publik internal dengan segera dan secara bijaksana, menjawab semua pertanyaan dan menangani ketidakpastian secara jujur dan terbuka. KOMUNIKASI INTERNAL
Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan publik internal, yang banyaknya akan tergantung pada imajinsi profesional PR. Komunikasi internal bisa dilakukn dengan cara lisan, melalui med ia elektronik, visual dan tulisan. Antara lain: 1. Pernyataan Visi
Pernyataan visi memberikan gambaran tentang tujuan organisasi dalam pengertian yang luas. Pernyataan visi mengungkapkan sasaran strategis dan tujuan masa depan dri sebuah organisasi. Ia merupakan alat penting bagi hubungan internal, terutama untuk membantu mengelola reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan. 2. Pernyataan Misi
Pernyataan misi membantu karyawan menentukan prioritas dan tujuan, sehingga semua anggota organisasi berkomitmen untuk mencapai misi yang dinyatakan dalam pernyataan tersebut.
3. Dokumen Kebijakan
Kebijakan dan prosedur organisasional dikomunikasikan kepada karyawan melalui beragam saluran. Kebanyakan organisasi menggunakan buku pedoman (handout) karyawan yang berisi cara-cara mengimplementasikan kebijakan dan prosedur dalam situasi umum. Pedoman kebijakan pada umumnya berupa buku yang tebal atau dalam bentuk elektronik yang memuat hak, tanggung jawab, dan saluran birokratis untuk melaksanakan prosedur. Dokumen kebijakan umum lainnya adalah kode etik atau pernyataan etik. Kode etik memberikan pedoman mengenai nilai, prioritas, standar, dan kebijakan organisasional sebagaimana dianut oleh manaje men senior. 4. Materi Training
Materi training membantu mensosialisasikan karyawan baru ke dalam kultur organisasi. Seorang karyawan telah melebur ke dalam kultur organisasi apabila dia sudah menginternalisasikan nilai-nilai organisasi dan mulai mengidentifikasi dirinya sebagai bagian dari organisasi. Sosialisasi dan e nkulturasi karyawan baru adalah aspek penting dari hubungan internal. MEDIA INTERNAL
Komunikasi dalam organisasi terjadi dalam bentuk komunikasi lisan dan tertulis. Semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan adalah tanggung jawab bagian hubungan internal. Antara lain: 1. Publikasi Karyawan
Walaupun dengan adanya teknologi komunikasi yang baru, publikasi media cetak masih menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Publikasi organisasi ditujukan untuk banyak publik, tetapi yang paling umum adalah untuk komunikasi karyawan. 2. Newsletter
Newsletter cetak masih merupakan alat komunikasi karyawan, meskipun kita sudah memasuki abad komputer dan internet. Newsletter adalah bentuk paling umum dari publikasi periodik. Karena sudah ada teknologi desktop publishing yang mudah dan murah, newsletter relatif mudah, murah, dan cepat untuk diproduksi. Akibatnya, kebanyakan organisasi mengandalkan newsletter untuk mengomunikasikan berita secara tepat waktu dan sesuai sasaran. 3. Surat
Bahkan ketika e-mail mulai mendominasi, surat tradisional masih tetap merupakan tulang punggung komunikasi internal. Surat dianggap lebih formal, langsung, personal, dan lebih mahal ketimbang e-mail. 4. Publikasi Pidato, Position Paper, dan Backgrounders
Mengemukakan pandangan organisasi dengan mengirimkan pidato dan pernyataan pandangan secara elektronik melalui website adalah salah satu metode komunikasi dengan publik eksternal. Ini juga merupakan cara efektif untuk memberikan informasi kepada publik internal. Paper position dan backgrounder juga membantu karywan memahmi pendekatan baru dengan cepat dan mungkin mencegah mereka untuk menggunakan pendekatan lama guna memecahkan problem atau isu. Tapi kelemahannya adalah informasi ini hanya akan dicari oleh publik yang memang menginginkannya. Karena itu hubungan internal juga harus mendorong karywan lain untuk selalu mengunjungi arsip publikasi di situs internet. 5. Bulletin Board dan Pengumuman Elektronik
Penggunaan bulletin board sudah menyebar luas. Makin banyak pengumumn akan membuat medium ini tetap dipakai. Bulletin board merupakan ruang fisik yang menampilkan pengumuman tradisional dan pengumuman elektronik. Hal-hal lainnya adalah berbagai macam bentuk cara yang seringkali dipakai oleh publik dalam mengkomunikasikan keinginan dalam internal organisasi. Hal-hal tersebut antara lain: 1. 2.
Komunikasi Tatap Muka dan Selentingan Surat Kabar Hotline
3. 4. 5.
Rapat dan Telekonferensi Presentasi Video dan Film Display atau Pameran
Beberapa pokok pembahasan tadi menyimpulkan tentang media utama dan saluran komunikasi karyawan utama yang dipakai dalam hubungan internal. Media terkontrol adalah media utama untuk berkomunikasi dengan publik internal. Karena komposisi publik internal yang tidak menyebar dan membuat mereka relatif mudah di jangkau menjadikan media-media komunikasi internal tersebut sangat mendukung tercapainya strategi PR dalam internal organisasi. Posted by dedy in 11:46:14
