PANDUAN KOMUNIKASI INTERNAL I.
PENGERTIAN Komunikasi internal terdiri atas dua kata yaitu Komunikasi dan Internal Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “communis” adalah “communico” yang artinya berbagi (Vardiansyah, 2004). Cangara (2010) menyatakan komunikasi adalah suatu transaksi, dimana terjadi sebuah proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan, (1) membangun hubungan antar sesama manusia, (2) melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu. Beberapa para ahli mengkonsepkan komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang secara khusus dirancang oleh suatu kelompok untuk membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan terkait pencapaian tujuan suatu kelompok. (Woodruffe, 1995; Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch & Jackson, 2007). Bovee dan Thill (2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal merupakan pertukaran informasi dan ide- ide dalam sebuah organsisasi. Argenti (2003) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua karyawan yang berada dalam kelompok. Pengelolaan komunikasi datang langsung dari salah satu manajer kedepan, dan dari supervisor untuk karyawan tetapi ketika suatu kelompok tumbuh lebih besar dan lebih kompleks, pengelolaan komunikasi sulit ditangani, sehingga diperlukan sebuah komunikasi internal. Effendy (2004) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu suatu kelompok yang menyebabkan terwujudnya suatu kelompok tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam suatu kelompok yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Komunikasi internal juga dikaitkan dengan capaian efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan membawa harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi internal adalah semua karyawan organisasi menerima informasi yang benar penting untuk pekerjaan mereka pada waktu yang tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel & Fombrun (2008) menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam membangun organizational identification, sebuah kondisi dimana karyawan merasa bangga untuk bekerja, memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of belonging)
kepada suatu kelompok yang diwujudkan dengan dedikasi secara pribadi dalam kinerja. Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh beberapa tokoh di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa “komunikasi internal merupakan pertukaran informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim guna untuk membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan suatu kelompok”. Komunikasi Internal di Puskesmas adalah komunikasi oleh penanggung jawab program program puskesmas kepada pelaksana program program puskesmas serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas pelaksanaan program program puskesmas. Mekanisme komunikasi internal dilaksanakan melalui pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program program puskesmas maupun pertemuan lintas program. Komunikasi internal puskesmas dilaksanakan oleh pelaksana dan penanggung jawab program program puskesmas. Komunikasi internal dilaksanakan setiap bulan dan sewaktu-waktu apabila diperlukan II.
RUANG LINGKUP: Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan penanggung jawab dan pelaksana yang berlaku di Puskesmas. Komunikasi internal dilakukan dengan cara: a. Lokakarya mini b. Pertemuan-pertemuan c. Konsultasi/tatap muka d. SMS dan Whatsapp e. Telpon f. Intramail g. E-mail Komunikasi internal dilakukan untuk koordinasi dan membahas pelaksanaan dan permasalahan dalam pelaksanaan Upaya/Kegiatan Puskesmas. Rekomendasi hasil komunikasi internal ditindak lanjuti dalam pelaksanaan perbaikan
III.
TATA LAKSANA: a. Komunikasi internal melalui lokakarya mini Sumber : Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, Depkes RI, 2006. Prosedur : SOP Tentang Lokakarya Mini Puskesmas
Tujuan umum Lokakarya Mini Puskesmas adalah untuk meningkatkan fungsi Puskesmas melalui penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor serta terlaksananya kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan. Sedangkan tujuan khusus Minlok Puskesmas antara lain untuk : 1. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor. 2. Terpantaunya hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan. 3. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas. 4. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya pemecahan masalah. 5. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya. Mini lokakarya Puskesmas merupakan salah satu bentuk upaya untuk penggalangan dan pemantauan berbagai kegiatan melalui pertemuan. Ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu : Lintas Program ¨Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas ber-dasarkan perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan untuk: 1. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa. 2. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). 3. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK). 4. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja yang baru. Lintas Sektor: Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor-sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan. Pertemuan dilaksanakan untuk : 1. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan. 2. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama. Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas
Tujuan umum Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas adalah untuk pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya. Sedangkan Tujuan Khusus untuk : 1. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu. 2. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program. 3. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu. 4. Dirumuskannya rencana pemecahan masalah. 5. Disusunnya rencana kerja bulan baru. Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas, diselenggarakan dalam dua tahap yaitu : Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas (RPK).Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut : Masukan 1. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggungjawab staf dan kewenangan Puskesmas. 2. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas. 3. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas. Proses 1. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk
2. kegiatan lapangan/ daerah binaan. 3. Analisis beban kerja tiap petugas. 4. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah binaan. 5. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK). Keluaran 1. Rencana kegiatan (Plan Of Action POA) Puskesmas tahunan. 2. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA. 3. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan. Lokakarya Mini Bulanan Rutin Lokakarya Bulanan Puskesmas ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang pertama. Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan POA Puskesmas, yang diiakukan setiap bulan secara teratur. Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang daiam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arch dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatankegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna. Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah sebagai berikut : Masukan 1. Laporan hasil kegiatan bulan lalu 2. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota 3. Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan 4. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru Proses 1. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS
2. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar pelayanan 3. Merurnuskan alternatif pemecahan masalah Keluaran 1. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan 2. Rencana kerja bulan yang baru Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan 1. Pengarah : Kepala Puskesmas 2. Peserta: Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas Puskesmas Pembantu dan Sidan di Desa. 3. Waktu: Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya penyelenggaraan pada jam 10.00 — 15.00. Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan. 4. Acara: Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggalangan Tim 1. Pembukaan 2. Dinamika kelompok 3. Pengenalan program baru 4. POA Puskesmas 5. Analisa beban kerja petugas 6. Pembagian tugas dan desa binaan 7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru Lokakarya Mini Bulanan Rutin 1. Pembukaan 2. Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi 3. Pengenalan program baru 4. Inventarisasi kegiatan bulan !arta 5. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
6. Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang 7. Pembagian tugas bulan yang akan datang 8. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru 5. Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang Iokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta. 6. Persiapan : Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi : Pemberitahuan hari, tanggal dan jam. Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf “U”. Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik. Rencana Kerja Harian bulan lalu. Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain menggunakan PINS. Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan. Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan. Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya
b. Pertemuan/Rapat SECARA sederhana rapat sama dengan pertemuan. Dalam istilah kerennya disebut juga meeting. Rapat merupakan media untuk melakukan musyawarah dan mufakat, khususnya dalam membahas masalah pelayanan puskesmas. Hal ini dilakukan untuk menelaaah rencana kerja, target kegiatan dan capaian hasil pelayanan. Pada dasarnya rapat bertujuan mempertemukan berbagai sudut pandang, dan menyampaikan curah pendapat, dalam menerapkan visi dan misi puskesmas. Rapat kerja yang dilaksanakan ada yang bersifat evaluasi, konsultasi dan koordinasi. 1. Rapat Evaluasi Mengadakan pertemuan dalam rangka evaluasi program kegiatan puskesmas, menyangkut target, capaian dan cakupan pelayanan. Pada tingkat puskesmas, biasanya disebut minilokakarya (minlok), sedangkan bersama dinas kesehatan, semua puskesmas bertemu dalam rapat kerja kesehatan daerah (rakerkesda). 2. Rapat Konsultasi Menyelenggarakan pertemuan dalam upaya konsultasi dengan dinas kesehatan atau jajaran
institusi vertikal lainnya, terutama yang menyangkut masalah pelaksanaan program dan penggunaan anggaran (keuangan) kegiatan 3. Rapat Koordinasi Melaksanakan pertemuan dalam rangka koodinasi terpadu kegiatan antar program maupun antar instansi (lintas sektoral) yang terkait dengan masalah kesehatan masyarakat, sehingga tercapai tujuan pembangunan kesehatan yang menyeluruh DALAM tatanan institusi lainnya yang terkait, pelaksanaan rapat kerja tersebut umumnya dijalankan dengan teknis yang berbeda. Sedangkan dalam tatanan pelayanan organisasi sosial politik, biasanya kegiatan rapat kerja tersebut memiliki jenjang yang bertahap dari tingkat daerah sampai pusat. Apapun nama rapatnya, tentu manfaatnya akan sama untuk melakukan evaluasi, konsultasi dan koordinasi, dalam rangka mencapai tujuan institusi. c. Konsultasi/tatap muka Dilaksanakan baik secara formal maupun informal, secara responsive untuk komunikasi dan menyelesaikan masalah internal atau secara lintas program. d. SMS/Whatsapp Nomer SMS/WA Media komunikasi online yang digunakan adalah gadget dengan pemograman android, menngunakan media social Whatsapp e. Telpon : :…… (jelaskan langkah-langkahnya) f. Intramail: :…… (jelaskan langkah-langkahnya) g. E-mail: :…… (jelaskan langkah-langkahnya) IV.
DOKUMENTASI: a. SOP-SOP komunikasi internal b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal
