GUÍA PARA EL PROCESO DE DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LA PLATAFORMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI) EN LAS EMPRESAS
DOMENICA CHIMIENTI
Caracas, Septiembre de 2013
INDICE Introducción Objetivo Beneficios Metodologia de diagnóstico de BI (BI Assessment) Qué medir Cómo medir Qué metodología usar Levantamiento de Información Organización Tecnología Procesos
Fichas de levantamiento de información Entrevistas Encuestas
Cómo aprovechar los resultados del proceso de evaluación
Entregables Bosquejo de la situación actual Alternativas
Recomendaciones Conclusiones
Introducción El diagnó diagnóstic stico o y eva evalua luació ción n de las soluci solucione oness de Inteli Inteligen gencia cia de Negoci Negocios os (BI Assessment) es un proceso de revisión de los aspectos claves que influyen en el logro de una maduración exitosa de la plataforma de BI en las empresas. Los retos de una estrategia adecuada de BI típicamente incluyen: - extr extrae aer, r, consol consolid idar, ar, trans transfo form rmar ar y entr entreg egar ar volúme volúmene ness de datos datos de fuente fuentess dispersas y poco documentadas, - obte obtene nerr dato datoss conc concep eptu tual alme ment ntee impo import rtan ante tess pero pero que que no disp dispon onen en,, en su mayoría, de claras especificaciones, - entreg entregar ar datos datos a diversos diversos grupos grupos de usuari usuarios, os, (tant (tanto o interno internoss como extern externos) os) con diferentes niveles de adiestramiento y destrezas. Aunque el reto principal es contar con una plataforma adecuada de BI para poder realizar estas tareas complejas de manera constante y sobretodo confiable. La presión actual que existe sobre las empresas para contar con una solución efectiva de BI sigue creciendo cada vez más. Hoy en día, las organizaciones tienen que seguir enfrentando grandes retos ante el incremento acelerado de la competencia, ante la presencia de usuarios cada vez más sofisticados y mejor informados, y ante los cambios constantes en las regulaciones del mercado, del ambiente y otros. Para responder efectivamente a estas presiones las empresas requieren cada vez más de procesos de análisis de información más precisos, rápidos y confiables. Las organizaciones que logren implantar con éxito su plataforma de Inteligencia de Negocios, que sepan adaptarla y puedan hacerla evolucionar en el tiempo, serán las empresas exitosas del futuro, futuro, de aquí la urgencia y la importancia de hacer de las soluciones de BI las piezas claves del negocio. A continuación se presenta una guía del proceso proc eso de diagnóstico y evaluación de Inteligencia de Negocios, con el fin de brindar a las empresas una mejora sustancial en el aprovechamiento de los recursos y de las soluciones de Inteligencia de Negocios. Primeramente, se define en líneas generales el e l objetivo de este proceso, los beneficios y la metodología utilizada para realizar dicho diagnóstico, así como los resultados y entregables que se obtienen de este diagnóstico.
Objetivos El proceso de diagnóstico de Inteligencia de Negocios tiene como objetivos: - Determ Determina inarr la situaci situación ón actual actual de la la data, data, infraes infraestru tructu ctura ra y proyec proyectos tos denominados BI - Revisa Revisarr la Arqu Arquit itect ectur uraa de BI exi exist sten ente te - Defini Definirr y revis revisar ar los los Requer Requerimi imient entos os clave clavess del del negoc negocio io
Beneficios de un Diagnóstico de Inteligencia de Negocios Los beneficios más interesantes que se obtienen de la elaboración de un Diagnóstico en materia de BI son: - Aclara Aclara y valid validaa las metas metas y la la direcci dirección ón de los los proyec proyectos tos de de BI de una una empres empresa. a. - Identi Identifica fica las las debili debilidad dades es y fortal fortaleza ezass en Inteli Inteligen gencia cia de Negoc Negocios ios.. - Fort Fortal alec ecee las las inic inicia iati tiva vass de BI. BI. - Iden Identi tifi fica ca las organ organiz izaci acion ones es respo respons nsab able les. s. - Establ Establece ece una una visión visión cohere coherente nte entre entre los los desarroll desarrollos os de soluci solucione oness actuales actuales y futuros en materia de BI. - Me Mejo jora ra los los proc proceso esoss de nego negocio cio en gen gener eral al.. - Revisa Revisa la estru estructu ctura ra organi organizat zativa iva de la la empresa empresa que que apoya apoya los proce procesos sos de toma toma de decisiones. Este proceso de diagnóstico debe realizarse para: -
Reactivar Reacti var y revita revitaliz lizar ar una plata platafor forma ma de DataWar DataWareho ehouse use exist existent ente. e. Pasar Pasar de ser “Cons “Constru tructo ctores res de BI” BI” a “Operad “Operadores ores de de BI”. Las Las organi organizac zacion iones es necesitan asegurar un proceso continuo de mejora de la calidad de los datos en paralelo con los cambios constantes de las necesidades del negocio y de la infraestructura técnica y seguir ofreciendo información efectiva del negocio. - Migrar Migrar hacia hacia una una integra integración ción de de datos datos de más alto alto nivel nivel,, es decir, decir, mover moverse se de “Primera generación a Segunda generación”, mejorando las estructuras y el acceso a los datos. - Posicionar Posicionar a Intelig Inteligencia encia de Negocio Negocioss (BI) (BI) como como “Core “Core tecnology” tecnology” incluyendo incluyendo el área de Manejo de Conocimientos. - Crecer Crecer de soluci solucione oness departam departament entales ales de de BI a solucio soluciones nes empre empresari sariale aless que permitan a las organizaciones evolucionar y obtener mayor beneficios del negocio. El establecimiento de una plataforma de Inteligencia de Negocios es un compromiso a largo plazo y un habilitador clave del negocio, por ello es necesario realizar procesos periódicos de diagnóstico de estas soluciones de BI para asegurar que dichas soluciones se mantengan vitalizadas, y valoradas.
Metodologia de Diagnóstico de BI (BI Assessment) Con base en las metodologías más importantes del mercado en materia de Inteligencia de Negocios, se ha diseñado una metodología propia que permitirá a los clientes medir el estado de sus activos en materia de Inteligencia de Negocios y les orientará en su posicionamiento futuro. En primera instancia y de manera rápida se aplica el Diagnóstico de BI del Modelo de Madurez de BI diseñado por “The Data Warehouse Institute (TDWI):
Las definiciones que establece este instituto para realizar el Diagnóstico son las siguientes:
Entorno BI/DW - Cualquier arquitectura o sistema que integra información proveniente de múltiples fuentes y le permite a los usuarios empresariales realizar consultas, informes, analizar, monitorear o extraer la información para poder tomar mejores decisiones, desarrollar planes o tomar una determinada acción. El diagrama a continuación demuestra un entorno clásico de BI/DW. B I/DW. de TI de de un entorno de BI/DW. Las tareas DW - El "back-end" o la porción céntrica de y procesos necesarios para reunir, trasladar, depurar, transformar y cargar la información a un warehouse de datos o a un data mart.
BI - El "front-end" o la porción céntrica del usuario de un entorno de BI/DW. Las herramientas y procesos que permiten que los usuarios puedan realizar consultas, generar informes, analizar, monitorear, o tomar alguna acción específica. El Modelo de Madurez de TDWI es una herramienta útil para ayudar a los equipos de BI a entender dónde han estado, en dónde están y hacia dónde quieren ir. El grado de madurez se define en cinco c inco etapas: Neonatal Infantil Adolescente Adulto Sabio Aunque también se contemplan las etapas de transición: Golfo: Entre la etapa Neonatal e Infantil Abismo: Entre la etapa Adolescente y Adulto Las ocho categorías que se miden son: 1. Alcance. ¿En qué medida el programa BI/DW soporta todas las partes de la organización y todos sus usuarios potenciales? 2. Patrocinio. ¿En qué medida los patrocinadores de BI/DW están involucrados y comprometidos con el programa? BI/ DW cuando se trata se 3. Financiamiento. Financiamiento. ¿Qué tan exitoso es el equipo de BI/DW asegurar el financiamiento para cumplir con los requisitos de negocios?
4. Valor. ¿Qué tan eficientemente cumple la solución de BI/DW con las necesidades y las expectativas empresariales? 5. Arquitectura. ¿Qué tan avanzada es la arquitectura de BI/DW, y en qué medida los grupos respetan los estándares de la arquitectura? e l ambiente de BI/DW 6. Datos. ¿En qué medida la información proporcionada por el cumple con los requisitos de negocios? 7. Desarrollo. ¿Qué tan efectivo es el enfoque del equipo de BI/DW para manejar proyectos y desarrollar soluciones? 8. Entrega de resultados. ¿Qué tan alineadas están las capacidades de reporte y análisis con las necesidades de los usuarios y qué tanto se utilizan? La Encuesta de Benchmark tiene 40 preguntas divididas en ocho categorías que representan las dimensiones del Modelo de Madurez de BI de TDWI. Cada categoría contiene cinco preguntas. (También hay unas doce preguntas pre guntas demográficas utilizadas como filtro.)
Puntuación. Cada pregunta en las ocho categorías tiene cinco opciones de respuesta. Cada respuesta representa un nivel distinto en el Modelo de Madurez de BI de TDWI y recibe un puntaje entre 1 y 5, donde 1 representa la etapa Neonatal y 5 representa la etapa de Sabiduría. La puntuación por cada categoría representa la suma de las ponderaciones para las cinco preguntas en esa categoría. La puntuación global representa la suma de las ponderaciones para todas las categorías, divididas entre ocho (categorías). La evaluación de los resultados dará para cada categoría una puntuación entre 5 y 25 y una designación de su nivel de madurez. La Tabla 1 muestra la distribución entre puntajes y niveles de madurez por categoría. PUNTUACIÓN ETAPA 5 A 7 Neonatal 8 a 12 Infantil 13 a 17 Adolescente 18 a 22 Adulta 23 a 25 de Sabiduría Tabla 1. Escala de madurez de TDWI. Estadísticamente, cuando una puntuación puntuación cae en la línea que divide dos rangos, se le asocia con el rango más alto. Así, una puntuación de 7 pertenecería a la etapa Infantil, no a la Neonatal.
Puntuación global. La madurez general del programa de BI/DW se calcula sumando los valores ponderados de todas las preguntas y dividiéndolos entre ocho. Rangos de Golfo y Abismo. Podemos sobreponer el Golfo o el Abismo en nuestra escala existente para reforzar la noción de que en ciertos puntos en su s u evolución, su programa de BI/DW se moverá a través del Golfo y el Abismo y experimentará una importante turbulencia. La Tabla 2 incluye puntuaciones para el Golfo y el Abismo. PUNTUACIÓN ETAPA 5 a 7 Prenatal/Neonatal 6 a 9 El Golfo 8 a 12 Infantil 13 a 17 Adolescente 15 a 19 El Abismo
18 a 22 Adulta 23 a 25 de Sabiduría Tabla 2. Puntuaciones de la Escala de madurez de TDWI. La Encuesta de Benchmark tiene 40 preguntas divididas en ocho categorías que representan las dimensiones del Modelo de Madurez de BI de TDWI. Cada categoría contiene cinco preguntas. (Ver ANEXO I – Encuesta de Diagnóstico de TDWI). La Metodología de TDWI está detallada en el Documento de Benchmark de TDWI. Una vez obtenido el resultado inicial del Diagnóstico de BI, se procede a realizar el Diagnóstico detallado, el cual se basa en la metodología “TBIA Business Intelligence Capability Maturity Model” cuyos objetivos son:
-
Identificar y Definir qué se quiere Medir El primer paso es definir e inventariar los activos de BI, es decir los componentes de data, infraestructura, aplicaciones y software denominados así y utilizados para realizar Inteligencia de Negocios que se encuentran en los momentos funcionando en la plataforma tecnológica del cliente. El levantamiento de dichos activos deberá estar clasificado de acuerdo a los siguientes componentes: o
Plataforma Analítica
La Plataforma Analítica incluye todas las interfases de usuario requeridas para obtener la información de la fuente integrada de datos, es decir todos los componentes de consultas, reportes de análisis, procesamiento analítico en línea (tableros, pantallas y otros) que componen las aplicaciones de BI de una organización. o
Motor de Inteligencia de Negocios
El motor de Inteligencia de Negocios es el corazón y el habilitador de la información requerida para hacer Inteligencia de Negocios. Es donde se recolecta, se transforma y se integra la información desde las múltiples fuentes de datos en una sola fuente que es más depurada, precisa, limpia, integrada, sumarizada y de fácil acceso. Incluye la identificación de los modelos de bases de datos (datamart, datawarehouse, estructuras de cubos y otros). o
Data
La cali calida dad d de la Data Data es uno uno de los los fact factor ores es más más rele releva vant ntee en el diagnóstico de los activos de Inteligencia de Negocios. Todo comienza a partir de las fuentes de datos que alimentan a su vez la fuente de BI, la cual cual debe ser consi conside derad radaa como como la fuen fuente te únic únicaa de la verd verdad ad en la organización. En este paso es importante conocer las fuentes originales de datos, la identificaci identificación ón de alguna alguna metadata, metadata, los estados estados de transición por los que pasa la data antes de llegar a la fuente única. o
Plataforma de Integración de Data
Los componentes componentes de la Plataforma de Integración Integración de Data incluyen incluyen todos los procesos utilizados en la organización para recolectar data desde las fuen fuente tess oper operac acio iona nale less y otra otrass fuen fuente tes. s. La data data es depu depura rada da,, rereform format atea eada da,, trad traduc ucid idaa e inte integr grad adaa dent dentro ro de la fuen fuente te únic únicaa de información la cual se espera que sea correcta, consistente y de fácil acceso.
o
Metodología de Desarrollo
Las metodologías utilizadas durante el desarrollo de Soluciones de Inteligencia de Negocios son críticas para el éxito de BI en las organizaciones. El modo en que la información es recolectada,
transformada e integrada más las estrategias utilizadas en el desarrollo de soluciones analíticas deben estar bien documentadas, con métodos y procesos establecidos y muy bien comunicados a los integrantes de la organización. Durante el proceso de Diagnóstico cualquier información relacionada a la creación de los activos de BI es necesaria. o
Metadata
La Metadata es es información acerca de los datos. Mientras más información se tenga de la data, más valor tendrá para el análisis de negocios. La Metadata también debe ser precisa, de fácil acceso y estar muy relacionada con la data misma. o
Infraestructura Infraestructura No Técnica
La Infraestructura No Técnica se compone de intangibles que proveen un marco consistente a lo largo de los activos de BI. Incluye por ejemplo, todos los estándares, guías, reglas de negocio, acuerdos de niveles de serv servic icio io,, inic inicia iati tivvas de aseg asegu urami ramien ento to de cali calida dad d de los dato datos, s, adiestramiento y comunicaciones. o
Infraestructura Infraestructura Técnica
La Infraestructura Técnica es la base donde se sustentan los productos de BI, es la primera capa de la arquitectura de BI y es donde se apoya el ambiente técnico que sirve para construir las soluciones de BI. Incluye desde la infraestructura de Hardware, middleware, sistemas operativos, redes, manejadores de bases de datos, manejadores de metadata, software de BI y cualquier otro componente requerido para el adecuado funcionamiento de la solución. VER FORMATOS ANEXO II -
Crear los factores de medición (KPI para BI) Para cumplir este objetivo, se acuerdan qué Indicadores serán utilizados para medir y caracterizar los activos de BI. En conjunto con el cliente se definen aquellos aspectos de interés que condicionan los procesos de negocio, partiendo de una guía básica de Indicadores (KPI). El modelo de TBIA se basa en los siguientes Indicadores: -
Patr Patroc ocin inio io/S /Sop opor orte te Gere Gerenc ncia iall Requer Requerimi imient entos/ os/Cum Cumpli plimie miento nto de Metas Metas del del Negoci Negocio o Alin Alineac eació ión n con con los los objet objetiv ivos os del del Neg Negoc ocio io Relació Relación n entre entre Gerenc Gerencias ias de de Negoci Negocio o y Gerenc Gerencias ias de de TI (Tecno (Tecnolog logía ía de Informática) Integración Escalabilidad Adaptabilidad Rendimiento Facilidad de uso
-
Comp Compre rens nsió ión n del del Ne Nego goci cio o Callidad de Pro Ca Prod ductos Velocidad Valor Ag Agregado
Estos Indicadores a su vez se corresponden con las 8 categorías que mide el modelo de madurez del TDWI. Se recomienda profundizar y detallar el diagnóstico en los aspectos técnicos que puedan dar a la organización mayor valor agregado, específicamente en lo referente a Arquitectura (Escalabilidad, Adaptabilidad), Datos (Integración) , Desarrollo de las Soluciones de BI ( Rendimiento, facilidad de uso, Comprensión del Negocio, Calidad de Productos) y Entrega de Resultados (Velocidad, Valor Agregado). Todo esto enmarcado dentro de los aspectos críticos a revisar como son: Efectividad de la Organización y los Procesos de BI, Cobertura de las Necesidades del Negocio, Flexibilidad del Modelo de Datos y Escalabilidad de la Arquitectura Técnica. Los resultados del Diagnóstico le permitirán identificar acciones consistentes y acordes con su particular situación para continuar y reorientar sus programas de BI/DW. VER FORMATO ANEXO III -
Definir la escala de medición a utilizar Los lineamientos y las mejores prácticas prác ticas en BI a nivel mundial han sido ya identificados y agrupados en diversas categorías, con esta base se establece así la escala comparativa contra la que se medirán las organizaciones.
-
Definir el método de Diagnóstico o auditoria Los pasos y procesos macros a seguir para realizar el diagnóstico son los siguientes:
-
Identificar Identificar los responsables responsables que formarán formarán parte parte del proceso proceso de Diagnóstico Diagnóstico para cada organización, departamento o área de BI de la empresa cliente a evaluar. Solicit Solicitar ar el llenado llenado comple completo to del cuest cuestion ionari ario o inicial inicial (Benchm (Benchmark ark del TDWI) TDWI).. Analiz Analizar ar los resul resultad tados os del posici posiciona onamie miento nto en la la escala escala de madur madurez ez de cada cada área y de toda la organización y preparar el bosquejo inicial de recomendaciones. Identi Identifica ficarr en detal detalle le los los activos activos de de BI exist existent entes es para para el momen momento to de la la evaluación llenando los formatos diseñados para tal fin. Prioriz Priorizar ar los aspect aspectos, os, indic indicado adores res clave clavess a medir medir para cada cada compon component entee de BI. Acordar Acordar la escala escala de de medici medición, ón, se reco recomie mienda nda util utiliza izarr la misma misma utiliza utilizada da en el para el Benchmark del TDWI, es decir una escala numérica simple .
Organización
Estructura Organizacional Personal asignado Tecnología
Arquitectura Fuentes de Datos Soluciones existentes de BI Software de BI Procesos
Objetivos y/o metas Flujo del Proceso
-
Describir cómo utilizar los resultados del Diagnóstico Como parte de la metodología se incluye un programa completo dirigido a utilizar los resultados del diagnóstico practicado en Inteligencia de Negocios (BI), orientando además a los clientes en el tránsito adecuado hacia un mayor grado de madurez en BI. En este sentido, se les indica cuáles son los próximos pasos y se les ofrece la consultoría necesaria para implementarlos. Los entregables del proceso de Diagnóstico son:
-
Docu Docume ment ntaci ación ón del del proc proceso eso de de Diagn Diagnós óstic tico. o. Recomen Recomendaci dacione oness para alcan alcanzar zar el sigui siguient entee grado grado de madure madurezz en la escala. escala. Propues Propuesta ta de re-es re-estru tructu cturaci ración ón de la Organ Organiza izació ción n de BI y/o mejo mejora ra de los los Procesos cuando aplique. Mejore Mejoress Prácticas Prácticas y Metod Metodolo ología gíass a utilizar utilizar en la la implant implantaci ación ón exitos exitosaa de un Programa de BI en su Departamento/Área u Organización. Plan de accio acciones nes a seguir seguir tradu traducid cido o en una una carte cartera ra de proy proyect ectos. os. Recomen Recomendaci dacione oness de Platafo Plataforma rma Técnic Técnica a de BI a utiliz utilizar ar y/o compl compleme ementa ntar. r.
Conclusión Aquellas organizaciones que estén mejor posicionadas en Inteligencia de Negocios tendrán una mayor ventaja competitiva en sus negocios. Saber Sa ber identificar qué es lo mejor en materia de BI para una determinada organización dependerá de las necesidades de la misma. El éxito en BI siempre está dirigido a medir qué tan grande es la brecha entre lo que ofrece y lo que se espera y qué tanto se cumple los objetivos y metas del negocio. En general, la gerencia de las empresas siempre tendrá una gran necesidad de identificar y comunicar a todos en la organización los objetivos y metas específicas del negocio.
ANEXO I INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN FICHA TÉCNICA IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Nombre: Apellido: Título: Nombre de la compañía: Dirección: Teléfono: Ciudad: Estado/Provincia: Código Postal: País: CARACTERIZACIÓN DEL CLIENTE
¿Cómo describe su LABOR?
( ) Patrocinador de BI/DW ( ) Analista empresarial o experto en la materia ( ) Director o gerente de BI/DW ( ) Arquitecto o desarrollador de BI/DW ( ) Administrador o analista de sistemas de BI/DW ( ) Otro [
¿Qué TIPO de trabajo desempeña en su empresa?
( ) Empresarial (Negocios) ( ) Tecnología de la l a Información ( ) Los dos tipos
¿Cuál es su OCUPACION OCUPACION actual?
( ) Profesional de Informática ( ) Patrocinador empresarial, controlador, o usuario ( ) Integrador de sistemas o consultor ( ) Representante del proveedor (p. ej. ventas, mercadeo, consultor) ( ) Profesor o estudiante
¿A qué SECTOR pertenece su organización?
( ) Aeroespacial ( ) Publicidad/Mercadeo/Relaciones Publicidad/Mercadeo/Relaciones Públicas ( ) Agricultura ( ) Manufactura de Computadoras ( ) Químicos/Petróleo ( ) Construcción/Arquitectura/Ingeniería Construcción/Arquitectura/Ingeniería ( ) Consultoría/Servicios Consultoría/Servicios Profesionales ( ) Educación – Primaria y Secundaria ( ) Educación - Universidad ( ) Servicios Financieros ( ) Bienes de Consumo ( ) Gobierno: Federal ( ) Gobierno: Estatal/Local
( ) Sanidad ( ) Hotelería/Turismo Hotelería/Turismo ( ) Seguros ( ) Derecho ( ) Manufactura (no computadores) ( ) Farmacéuticos ( ) Medios de Comunicación/Publicidad/Entreten Comunicación/Publicidad/Entretenimiento imiento ( ) Sin ánimo de lucro/Asociaciones Comerciales ( ) Bienes Inmuebles ( ) Minoristas/Mayoristas/Dis Minoristas/Mayoristas/Distribuidores tribuidores ( ) Software/Internet Software/Internet ( ) Telecomunicaciones Telecomunicaciones ( ) Transporte/Logística ( ) Servicios Públicos ( ) Ninguna de las anteriores
¿Cuáles son los ingresos anuales de su organización?
( ) Menos de US$100 millones ( ) De US$100 millones a US$500 millones ( ) De US$500 millones a US$1 billón ( ) De US$1 billón a US$2.5 billones ( ) De US$2.5 billones a US$5 billones ( ) De US$5 billones a US$10 billones ( ) De US$10 billones a US$50 billones ( ) Mas de US$ billones ( ) No poseo esa información
¿En dónde está LOCALIZADA su empresa?
( ) E.E.U.U ( ) Canadá ( ) Europa ( ) Australia ( ) Asia ( ) África ( ) México, Centro América/Sudamérica, Caribe ( ) Medio Oriente ( ) Otro
¿En total, cuántos grupos específicos de BI/DW existen en su ORGANIZACION? ()0 ()1 ()2 ()3 ()4 ( ) Mas de 5
¿Cómo describe el ALCANCE del grupo en el que trabaja?
( ) Corporativo ( ) Unidad de negocios ( ) Departamento o área funcional (p. ej. finanzas, ventas, mercadeo) ( ) Otro [ ]
¿Cuál es la ORIENTACION ORIENTACION del grupo en que trabaja? ( ) Empresarial ( ) TI ( ) Otro [
]
Hace CUANTO TIEMPO comenzó la iniciativa de BI/DW de su grupo?
( ) No ha comenzado aun ( ) Hace menos de un año ( ) De 1 a 2.5 años ( ) De 2.5 a 5 años ( ) De 5 a 10 años ( ) De 10 a 20 años ( ) Mas de 20 años ( ) No poseo esa información
¿Cuáles son las TAREAS de BI/DW que su grupo realiza? {Choose one}
( ) Solamente DW ( ) Solamente BI ( ) Tanto BI como DW ( ) Otro [
]
¿Cuántos MIEMBROS DEL PERSONAL DE BI/DW trabajan una jornada completa (incluyendo contratistas)? contratistas)?
( ) 5 o menos ( ) De 6 a 10 ( ) De 11 a 20 ( ) De 21 a 50 ( ) Mas de 51
¿Cuál es el presupuesto anual de su grupo para BI/DW, incluyendo al personal, software, hardware, y servicios?
( ) Menos de US$100mil ( ) De US$100mil a US$500mil ( ) De US$500mil a US$1millón ( ) De US$1 millón a US$2.5millones ( ) De US$2.5millones US$2.5millones a US$5millones ( ) Más de US$5millones
ENCUESTA DE DIAGNÓSTICO de TDWI
ALCANCE ¿Cómo describiría el ALCANCE del entorno de BI/DW de su grupo?
( ) Individual - Los usuarios se valen de sí mismos - no existe un soporte efectivo de BI/DW ( ) Departamental (Local) - Un solo departamento dentro de una unidad de negocios ( ) Departamental (Empresarial) - Un solo departamento a lo largo de casi todas (o todas) las unidades de negocios ( ) Unidad de Negocios - Casi todos (o todos) los departamentos dentro de una unidad de negocios ( ) Empresarial - Casi todos (o todos) los departamentos y unidades de negocio negocio dentro de la organización ( ) Inter-Empresarial - casi todos (o todos) los departamentos y unidades de negocios, así como casi todos (o todos) los clientes y proveedores
¿Cómo describe el estado de la IMPLEMENTACION de BI/DW de su grupo?
( ) Aun no hemos comenzado ( ) Hemos iniciado el primer proyecto de gran volumen ( ) Hemos completado dos o más proyectos de gran volumen ( ) Hemos consolidado múltiples proyectos dentro de un programa de BI/DW que está en toda la
empresa ( ) Administramos un programa de BI/DW que ya es maduro y está implementado a lo largo de toda la empresa
¿Cuántos DEPARTAMENTOS O AREAS FUNCIONALES diferentes (p. ej. ventas, finanzas, manufactura, etc.) soporta su entorno de BI/DW?
()0 ()1 ()2 ()3 ()4 ( ) más de 5
¿Cuántas APLICACIONES soporta su entorno de BI/DW?
( ) De 0 a 1 ( ) De 2 a 5 ( ) De 6 a 10 ( ) De 11 a 20 ( ) Mas de 21
¿De TODOS LOS EMPLEADOS de su grupo, qué porcentaje utiliza el entorno BI/DW o lo que éste produce?
( ) De 0 al 20% ( ) De 21 al 40% ( ) De 41 al 60% ( ) De 61 al 80% ( ) De 81 al 100%
PATROCINIO ¿Cuál es el PATROCINADOR PATROCINADOR de su grupo de BI/DW?
( ) No tenemos ( ) Director de informática o CIO ( ) Un solo patrocinador proveniente de un departamento o unidad de negocio ( ) Múltiples patrocinadores provenientes de múltiples departamentos o unidades de negocio ( ) Múltiples niveles de comités departamentales departamentales y empresarios
¿Cómo perciben los EJECUTIVOS el PROPOSITO del entorno de BI/DW de su grupo? ( ) Centro de costo operacional - Un sistema de informática necesita ser el centro del negocio ( ) Recurso Táctico - Herramientas para asistir en la toma de decisiones. ( ) Recurso de misión crítica - Un sistema que es de suma importancia para manejar las operaciones del negocio. ( ) Recurso estratégico - La clave para adquirir los objetivos del desempeño y metas. ( ) Diferenciador en la competencia - La clave para adquirir o mantener los clientes y/o la cuota del mercado.
¿Cuál es el nivel de COMPROMISO de su patrocinador patrocinador con el programa de BI/DW? ( ) Muy bajo ( ) Bajo ( ) Moderado ( ) Alto ( ) Muy alto
¿Qué nivel de RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD tiene el patrocinador de BI del resultado de la solución de BI/DW? ( ) Muy Bajo - Únicamente el gerente del proyecto o programa es responsable. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado.
( ) Moderado - El patrocinador asume la responsabilidad pero no está comprometido con su desempeño. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - El patrocinador asume la responsabilidad y está comprometido con su desempeño.
¿Qué nivel de PROCESOS en marcha tiene el programa de BI/DW para darle prioridad, ajustar la inversión de BI/DW y resolver conflictos? ( ) Muy bajo - Cada grupo de BI/DW tiene sus propias responsabilidades responsabilidades y hace sus propias tareas con sus propios recursos. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado. ( ) Moderado - Cada grupo de BI/DW compite para obtener recursos corporativos por medio del proceso de presupuestos. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - Los grupos de BI/DW se reúnen para darle prioridad a la inversión del proyecto de BI/DW dentro de un proceso gubernamental formal.
FINANCIAMIENTO ¿Qué tan fácil es conseguir los FONDOS monetarios para el presupuesto anual de BI/DW de su grupo?
( ) Bastante difícil - Siempre asignan el presupuesto a otros proyectos de TI antes que al nuestro. ( ) Difícil - Está entre muy difícil y moderado. ( ) Moderado - Casi siempre asignan nuestros fondos al tiempo que a otros proyectos de TI. ( ) Fácil - Está entre moderado y muy fácil. ( ) Muy fácil - Ya que tenemos una buena trayectoria de proyectos, generalmente nos asignan los fondos que pedimos.
¿Qué grupo es el encargado de ASIGNAR fondos monetarios a su grupo de BI/DW?
( ) Ninguno de una manera consistente ( ) Presupuesto departamental departamental ( ) Presupuesto de la unidad de negocios ( ) Presupuesto corporativo de TI, por medio de asignaciones monetarias monetarias o cargos ( ) Auto asignación de fondos por medio de cargos a clientes u honorarios por servicios
¿Aproximadamente ¿Aproximadamente qué porcentaje representa el PRESUPUESTO PRESUPUESTO anual de BI/DW de su grupo, del presupuesto anual de TI?
( ) 0% ( ) 1% o menos ( ) De 2% a 3% ( ) De 4% a 5% ( ) De 6% a 10% ( ) Mas del 11%
¿Cuál es el nivel de INVERSION INVERSION CAPITAL en su sistema de BI/DW? ( ) No tenemos ayuda ajena en nuestro sistema. ( ) Hemos recibido el capital inicial para adquirir los sistemas y software. ( ) Hemos recibido capital adicional. ( ) Hemos recibido una inversión capital significante para poder llevar a cabo una total implantación de nuestra visión. ( ) Ya hemos realizado toda la implantación y no requerimos de tanto capital adicional.
¿Cuál es el PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO actual para el sistema de su grupo de BI/DW?
( ) Muy bajo - Esta muy limitado o no tenemos los fondos necesarios para llevar a cabo y darle soporte a los proyectos empresariales solicitados. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado.
( ) Moderado - Tenemos los fondos necesarios para llevar a cabo y darle soporte a algunos, pero no todos, los proyectos empresariales empresariales solicitados. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - Tenemos todos los fondos necesarios para llevar a cabo y darle soporte a casi todos, o todos, los proyectos empresariales solicitados.
VALOR Estime el VALOR AGREGADO (p.ej. benefícios cuantificables) del entorno de BI/DW de su grupo.
( ) El retorno está por debajo de los costos ( ) El retorno está apenas por debajo de los costos ( ) El retorno es el mismo que el costo ( ) El retorno es más alto que los costos ( ) El retorno es muchísimo más alto que los costos
¿Hasta qué nivel depende de los BENEFICIOS INTANGIBLES INTANGIBLES para justificar su inversión inversión de BI/DW? ( ) Principalmente beneficios intangibles ( ) Casi todos los beneficios son intangibles, algunos tangibles ( ) Partes iguales i guales de beneficios tanto intangibles como tangibles ( ) Casi todos los beneficios son tangibles, algunos son intangibles ( ) Principalmente beneficios tangibles
¿Cómo describiría el EXITO obtenido por su grupo con el programa de BI/DW?
( ) Tiene problemas y lo más seguro es que no sobreviva. ( ) Tiene "momentum", pero necesita probarse a sí mismo. ( ) Ha traído cierto valor agregado, pero aun no se considera un éxito. ( ) Ha traído un gran valor agregado a la compañía y es considerado un éxito. ( ) Ha traído un alto valor agregado a la compañía y es considerado un éxito total.
Usuarios de Poder
( ) Es irrelevante para su trabajo; una pérdida de tiempo ( ) Es tangente para su trabajo; de valor marginal ( ) Es relevante para su trabajo; un buen valor ( ) Es importante para su trabajo; un valor superior ( ) Es la clave de su éxito; un valor superior
Usuarios Casuales
( ) Es irrelevante para su trabajo; una pérdida de tiempo ( ) Es tangente para su trabajo; de valor marginal ( ) Es relevante para su trabajo; un buen valor ( ) Es importante para su trabajo; un valor superior ( ) Es la clave de su éxito; un valor superior
ARQUITECTURA ¿Cuál es la ARQUITECTURA PREDOMINANTE de su entorno de DW?
( ) Escritorio- o informes generados por los usuarios (ej. spreadmarts) ( ) Múltiple, warehouses no integrados ( ) Un solo DW central, con múltiples marts dependientes dependientes (Inmon), data marts conformadas (Kimball), o no data marts ( ) Un servicio de BI/DW el cual federa un DW central y otr a fuente de datos por medio de una interface estándar.
¿Hasta qué nivel pueden ACCEDER directamente los usuarios la información que requieren procedente de una sola interface?
( ) Muy bajo - Los usuarios no pueden acceder a casi ninguna información que requieren. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado. ( ) Moderado - Los usuarios pueden acceder a una cantidad moderada de la información que requieren. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - Los usuarios pueden acceder a toda la información que requieren. requieren.
¿Hasta qué grado ha establecido estándares para la TECNOLOGIA Y HERRAMIENTAS en su entorno de BI/DW?
( ) Muy bajo - Aun no hemos definido los estándares ( ) Bajo - Hemos definido algunos estándares ( ) Moderado - Hemos definido casi la mitad de los estándares ( ) Alto - Hemos definido casi todos los estándares ( ) Muy alto - Hemos definido todos los estándares
¿Hasta qué grado se ADHIEREN los individuos y grupos a los estándares de tecnología y herramientas establecidos por su grupo?
( ) Muy bajo - Nadie se adhiere a ellos (o los estándares no existen). ( ) Bajo - Muy pocas personas e individuos se adhieren a ellos. ( ) Moderado - Varias personas y grupos se adhieren a ellos. ( ) Alto - Casi todas las personas y grupos se adhieren a ellos. ( ) Muy alto - Todas las personas y grupos se adhieren a ellos.
¿Hasta qué grado ha definido, documentado, e implementado su grupo las DEFINICIONES Y NORMAS para los términos clave y las métricas?
( ) Muy bajo - No se han definido. ( ) Bajo - Algunas se han definido. ( ) Moderado - Casi la mitad se han definido. ( ) Alto - Casi todas se han definido. ( ) Muy alto - Todas se han definido.
DATOS ¿Hasta qué grado CONFIAN EN LA INFORMACION que reside en su entorno de BI/DW los usuarios finales?
( ) Muy bajo - Los usuarios no confían en la información. Encuentran Encuentran demasiados errores, excepciones y omisiones. Dependen Dependen de otras fuentes de datos para tomar decisiones importantes. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado. ( ) Moderado - Los usuarios confían un poco en la información. La comparan con otras fuentes confiables antes de utilizarla. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - Los usuarios confían plenamente plenamente en la información. La ven como el sistema a usar en la organización y dependen de ella para tomar decisiones importantes.
¿Cuántas FUENTES DE DATOS utiliza su entorno de BI/DW para extraer información? ()0 ( ) De 0 a 2 ( ) De 3 a 6 ( ) De 7 a 10 ( ) De 11 a 20 ( ) Mas de 21
¿En promedio, cada cuanto se ACTUALIZA la MAYORIA de los elementos de su entorno de BI/DW? ( ) Anualmente o trimestralmente
( ) Trimestralmente o mensualmente ( ) Trimestralmente o semanalmente ( ) Semanalmente Semanalmente o diariamente ( ) Diariamente o varias veces en el día
¿Hasta qué grado ha integrado su grupo la INFORMACION NO ESTRUCTURADA ESTRUCTURADA (ej. texto o documentos) en el entorno de BI/DW?
( ) Muy bajo - No tenemos planes ni propuesta. ( ) Bajo - Está entre muy bajo y moderado. ( ) Moderado - Los usuarios pueden hacer búsquedas en el texto y documentos por medio de otra aplicación que no es BI. ( ) Alto - Está entre moderado y muy alto. ( ) Muy alto - Proporcionamos información estructurada estructurada y no estructurada por medio de una consulta de BI.
¿Cuál es el grado de sincronización que mantiene su grupo de los MODELOS DE INFORMACION que se encuentran a continuación? -Fuente ETL y modelos de objetivos -Modelos warehouse de datos y data mart -BI semántica o modelos de consulta
( ) Muy bajo - No sincronizamos los modelos. ( ) Bajo - Sincronizamos manualmente algunos de los modelos. ( ) Moderado - Sincronizamos manualmente manualmente algunos modelos y otros automáticamente. automáticamente. ( ) Alto - Sincronizamos automáticamente casi todos los modelos, pero no todos. ( ) Muy alto - Sincronizamos automáticamente todos los modelos.
DESARROLLO ¿Cuál es el enfoque que ha utilizado su grupo de BI/DW para DESARROLLAR las soluciones de BI/DW?
( ) Independiente - Los grupos de negocios desarrollan sus propias soluciones de BI/DW sin requerir de nuestra asistencia u orientación. ( ) Ad hoc - Desarrollamos soluciones soluciones de BI/DW a medida que los grupos de negocios las financian, utilizando las técnicas y herramientas disponibles en el momento. ( ) Alineado - Desarrollamos soluciones BI/DW utilizando un conjunto común de técnicas y herramientas que aseguren un alineamiento alineamiento a largo plazo. ( ) Estandarizado - Desarrollamos una cartera de aplicaciones de BI integradas utilizando un conjunto común de técnicas y herramientas, trabajando dentro de una estructura común de arquitectura y procesos. ( ) Federado - Dejamos que las unidades de negocios desarrollen sus propias soluciones de BI/DW, siempre y cuando se adhieran a nuestra estructura de arquitectura y procesos.
¿Hasta qué grado ha definido, documentado, e implementado su grupo los estándares para el DESARROLLO, PRUEBAS, PRUEBAS, E implementación de las funcionalidades de BI/DW (ej. código ETL e informes de BI)?
( ) Muy bajo - Nuestro grupo aun no ha establecido los estándares de BI/DW. ( ) Bajo - Nuestro grupo ha establecido algunos estándares de BI/DW. ( ) Moderado - Nuestro grupo ha establecido casi la mitad de los estándares necesarios de BI/DW. ( ) Alto - Nuestro grupo ha establecido casi todos los estándares de BI/DW. ( ) Muy alto - Nuestro grupo ha establecido un conjunto integral de estándares de BI/DW.
¿Cuánto tiempo le toma a su grupo añadir un nuevo "subject area" al entorno de BI/DW? ( ) Más de 12 meses ( ) De 9 a 12 meses ( ) De 6 a 9 meses
( ) De 3 a 6 meses ( ) Menos de 3 meses
En promedio, ¿cuántos PROYECTOS DE BI/DW tiene su grupo a la vez, que duran tres o más meses?
()0 ()1 ()2 ()3 ()4 ( ) Más de 5
¿Hasta qué grado ha definido, documentado, e implementado su grupo los estándares para el DESARROLLO, PRUEBAS, E implementación de las funcionalidades funcionalidades de BI/DW (ej. código ETL e informes de BI)? ( ) Muy bajo - Nuestro grupo aun no ha establecido los estándares de BI/DW. ( ) Bajo - Nuestro grupo ha establecido algunos estándares de BI/DW. ( ) Moderado - Nuestro grupo ha establecido casi la mitad de los estándares necesarios de BI/DW. ( ) Alto - Nuestro grupo ha establecido casi todos los estándares de BI/DW. ( ) Muy alto - Nuestro grupo ha establecido un conjunto integral de estándares de BI/DW.
ENTREGA DE RESULTADOS ¿Cómo describe el nivel más alto del PROPOSITO PROPOSITO de su entorno de BI (ej. generación de informes/análisis)? informes/análisis)? ( ) Nivel 1 - Proporciona informes en papel o en línea para consumo organizacional organizacional ( ) Nivel 2 - Le permite a los usuarios analizar tendencias/temas tendencias/temas y poder tener un mejor conocimiento ( ) Nivel 3 - Monitorea eventos empresariales empresariales a medida que estos van ocurriendo y permite que se realicen respuestas proactivas ( ) Nivel 4 - Predice resultados, resultados resultados de modelos, y optimiza los planes ( ) Nivel 5 - Automatiza los procesos y respuestas, respuestas, incluyendo la interacción interacción de los clientes
¿Cómo describe su entorno para la GENERACION DE INFORMES para los USUARIOS CASUALES?
( ) Personalizado - Los usuarios casuales dependen de informes estáticos o personalizados creados por el departamento de informática. ( ) Sin control - Los usuarios casuales dependen dependen de los usuarios de poder para crear sus informes utilizando hojas de cálculo y herramientas del escritorio. ( ) Auto-servicio - Los usuarios casuales crean sus propios informes con nuestras herramientas estándar de BI. ( ) Delegados - Un equipo particular de usuarios crean los informes para sus colegas utilizando nuestras herramientas estándar de BI. ( ) Entrega personalizada - El equipo de BI (TI) desarrolla un conjunto de informes y tableros de control parametrizados y a la medida, que son los que utilizan siempre los usuarios casuales.
¿Qué porcentaje de sus CLIENTES O PROVEEDORES PROVEEDORES utilizan el contenido generado por su entorno de BI/DW? (Seleccione el porcentaje de proveedores o clientes que sea más alto).
( ) De 0 a 20% ( ) De 20 a 40% ( ) De 40 a 60% ( ) De 60 a 80% ( ) De 80 a 100%
¿Cómo describe el acceso de los usuarios a los METADATOS METADATOS DE NEGOCIOS?
( ) Nivel 1 ( ) Nivel 2 ( ) Nivel 3 ( ) Nivel 4 -
No existen metadatos de negocios que acceder. acceder. Los usuarios consultan los informes de metadatos que distribuimos periódicamente. Los usuarios consultan varios repositorios para acceder los metadatos de negocios. Los usuarios consultan un repositorio central para acceder los metadatos actualizados. actualizados.
( ) Nivel 5 - Los usuarios solo tienen que hacer clic con el mouse una sola vez para poder visualizar los metadatos de negocios integrados, contextuales y actualizados.
¿Cuál de las respuestas a continuación se acerca más a la PROPORCION de usuarios de poder y usuarios casuales que utilizan su entorno de BI/DW? ( ) 100% usuarios de poder ( ) 80% usuarios de poder, 20% usuarios casuales ( ) 60% usuarios de poder, 40% usuarios casuales ( ) 40% usuarios de poder, 60% usuarios casuales ( ) 20% usuarios de poder, 80% usuarios casuales
ANEXO II Proyecto de Diagnóstico: Nombre del Proyecto/Etapa Proyecto/Etapa del proyecto
La calidad de la Data es uno de los factores más relevante en el diagnóstico de los activos de Inteligencia de Negocios. Todo comienza a partir de las fuentes de datos que alimentan a su vez la fuente de BI, la cual debe ser considerada considerada como la fuente única única de la verdad en la organiza organización. ción. En este paso es important importantee conocer las fuentes originales de datos, la identificación de alguna metadata, los estados de transición por los que pasa la data antes de llegar a la fuente única.
Gerencia
Departamento/ Unidad de Negocio
BD Fuentes
Tiene metadata?
BD/Repositorio BD/Repositorio de Metadata
Estado de la Data
ANEXO III INDICADORES/FACTORES DE MEDICIÓN (KPI para BI) Proyecto de Diagnóstico: Nombre del Proyecto/Etapa Proyecto/Etapa del proyecto
A continuación se presenta una lista de Indicadores Claves desarrollados por el Modelo de madurez de Inteligencia de Negocios TBIA utilizados como factores de medición para realizar el diagnóstico de los activos de BI, éstos indicadores pueden ser utilizados para cada componente de la plataforma de BI como para la plataforma completa. Junto con el cliente se define cuál de los factores de medición es más importante. INDICADOR Patrocinio/Soporte Patrocinio/Soporte Gerencial Requ Requer erim imie ient ntos os/C /Cum umpl plim imie ient nto o de Meta Metass del del Negocio Alineación con los objetivos del Negocio Relación entre Gerencias de Negocio y Gerencias de TI (Tecnología de Informática) Informática) Integración Escalabilidad Adaptabilidad Rendimiento Facilidad de uso Comprensión del Negocio Calidad Valor Agregado
Escala de Importancia
