SISTEM DOKUMENTASI GMP
BALAI BESAR INDUSTRI AGRO ( BBIA ) Jl. Ir. H Juanda 11 BOGOR
LANGKAH- LANGKAH PENERAPAN SISTEM DOKUMENTASI GMP
•
•
•
Membentuk kelompok
/ tim kerja Mendokumentasikan sistem mutu ( Manual / Pedoman, Prosedur kerja, Instruksi kerja & Formulir / Rekaman ) Menerapkan sistem mutu yang didokumentasikan dalam setiap kegiatan/aktifitas yg berhubungan dengan sistem tsb
ESENSI DARI SISTEM MUTU
Dokumentasikan apa yang akan dilakukan Lakukan apa yang telah didokumentasika didokumentasikan n tersebut Catat hasil pekerjaan yang telah dilakukan Lakukan audit untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif Ambil umpan balik (feed back) dan lakukan penyempurna penyempurnaan an
• •
• •
•
SIKLUS APDAR FEED BACK
REVIEW
AIM
PROCESS
AUDIT
PLAN DO (Activities)
SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI
LEVEL 1
LEVEL 2
LEVEL 3
LEVEL 4
MANUAL / PEDOMAN
PROSEDUR KERJA
INSTRUKSI KERJA
FORMULIR / REKAMAN
FUNGSI DAN KEGUNAAN DOKUMENTASI
Sebagai sarana komunikasi
Merupakan bukti obyektif
Memberikan keluaran yang konsisten
Memungkinkan audit, mampu telusur & tindakan koreksi
Mengidentifikasi tanggung jawab personil
Merupakan dasar perbaikan
Sebagai sarana pelatihan
LEVEL 1 : MANUAL / PEDOMAN MUTU Merupakan dokumen panduan untuk penerapan dan pemeliharaan GMP Memberikan uraian tentang sistem manajemen mutu yang meliputi semua aspek yang tercantum dalam GMP seperti Pengadaan bahan baku, Disain dan fasilitas pabrik, Higiene karyawan, Pengendalian proses, Pemeliharaan sarana pengolahan & kegiatan kegiatan sanitasi, Penyimpanan, Penyimpanan, Pengangkutan, Keterangan produk dan Pelabelan
LEVEL 2 : PROSEDUR KERJA
Menerangkan sistem dalam pedoman mutu ke keadaan sebenarnya
Prosedur berisi pernyataan yang meliputi :
- Apa yang dikerjakan - Mengapa dikerjakan - Siapa yang mengerjakan - Bagaimana, kapan dan dimana dikerjakan - Apa sumberdaya yang diperlukan - Informasi-informasi lain yang diperlukan Tanpa prosedur operasi, pernyataan-pernyataan
dalam pedoman mutu hanya sebagai pernyataan bukan bekerjanya suatu sistem
SUSUNAN ISI / FORMAT PROSEDUR KERJA
Tujuan ( mengapa prosedur dibuat, mengapa harus dikerjakan) Ruang lingkup ( apa yang dikerjakan ) Acuan / referensi ( peraturan, standar dsb) Definisi ( penjelasan istilah-istilah dalam prosedur, bila ada) Tanggung jawab ( sebutkan posisi / jabatan) Kegiatan / Prosedur ( apa, bagaimana, kapan, dimana harus dikerjakan, cara pelaporan dsb, gunakan diagram alir bila perlu) Dokumen terkait (sebutkan dok yang terkait dengan prosedur)
Prosedur kerja Harus dituliskan semua tahapan kerja sehingga diketahui dengan pasti bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan
Prosedur kerja dapat menghindari kebingungan Perlu konsistensi dari karyawan Penting terutama bila ada karyawan yang cuti Penting terutama bila ada karyawan baru atau magang/temporer
•
•
Prosedur kerja bersifat efektif bila mudah dimengerti. Susunan isi / format prosedur kerja dapat berupa : Uraian, Diagram alir, Gambar/ Ilustrasi/ Foto
•
•
PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA Contoh kegiatan yang memerlukan prosedur kerja:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Higiene karyawan Monitoring mutu air Mencuci tangan Penerimaan bahan baku Penggunaan bahan sanitasi secara aman Pembersihan dan sanitasi Pencegahan kontaminasi silang Pembersihan, pemelihaan fasilitas dan peralatan
9. Pengendalian hama 10. Pengkalibrasian termometer 11. Pengukuran suhu ruang penyimpanan dingin dan ruang penyimpanan beku 12. Pengukuran suhu pangan 13. Proses pengolahan pangan 14. Penyimpanan pangan 15. Penarikan produk pangan 16. Penandaan bahan kimia 17. Pelabelan produk pangan
MENCUCI TANGAN Cuci tangan : Sebelum mulai bekerja Sebelum mengolah pangan. Diantara penanganan pangan yang berbeda Sesudah menggunakan toilet Sesudah menyentuh sampah atau bagian tubuh di tempat cuci tangan
Jangan menggunakan tempat cuci tangan untuk mencuci bahan pangan atau peralatan.
Bagaimana mencuci tangan dengan baik ? 1. Basahi tangan dengan air bersih
2. Gunakan sabun 3. Gosokkan sabun ke tangan secara merata meliputi : pergelangan tangan, antara jari-jari, di bawah kuku, punggung tangan. —
4. Bilas tangan dengan air bersih 5. Keringkan tangan dengan handuk atau serbet bersih atau pengering udara
2 S A 1 B B A U S N A I
H I
3 G O S O K
4
B I L A S
5 N K A G I N E R K
LEVEL 3 : INSTRUKSI KERJA Digunakan untuk menerangkan aktifitas yang dapat /mempunyai akibat langsung terhadap mutu produk atau pengujian Dokumen paling sederhana yang menerangkan langkah-langkah dasar untuk melakukan suatu tugas Memberikan petunjuk yang siap dilakukan pemakai Memberikan informasi yang benar dan tepat serta mudah dibaca & dimengerti
Penyusunan Instruksi Kerja Gunakan kalimat perintah yang mudah dipahami Sajikan instruksi yang ringkas namun cukup memberikan petunjuk pelaksanaan pekerjaan Bila mungkin tidak lebih dari satu halaman Dapat berbentuk gambar, diagram atau poster Sediakan di tempat pekerjaan dilaksanakan Susunan / format isi IK sama dengan prosedur kerja Contoh : Instruksi kerja mesin gilingan daging 1. Instruksi kerja kalibrasi termometer dengan titik es 2.
LEVEL 4 : FORMULIR / REKAMAN
Formulir / rekaman/ lembar kerja digunakan untuk mencatat bila suatu pekerjaan telah dilaksanakan Formulir membantu industri pangan untuk: –
–
–
–
–
–
Merinci pekerjaan semua karyawan Menjadwalkan setiap pekerjaan Memonitor proses pengolahan Memonitor dan mencermati mutu pangan Merencanakan kondisi pemeliharaan Memonitor masuknya bahan baku dari pemasok
Dibuat dalam lembaran yang berisi kolomkolom sesuai keperluan Dapat dibuat dalam bentuk buku catatan / kartu Satu formulir bisa terdiri beberapa lembar, misal tiga lembar beda warna
n i i n W m i m H a l g u s A n
m a M a i s a N s i v N o r i r
t t s e K
KEGUNAAN FORMULIR Kegunaan dari informasi pada formulir: –
–
–
–
Untuk mengawasi mutu pangan
Harus diisi dengan benar dan jujur, jangan memanipulasi data Informasi yang salah akan mengurangi integritas dari program mutu pangan Kesalahan dapat membawa risiko mutu pangan
PENGEMBANGAN FORMULIR Contoh kegiatan yang memerlukan Formulir : Formulir :
B. LEMBAR KERJA
1.
Monitoring mutu air
2.
Penerimaan bahan baku
3.
Pembersihan dan sanitasi harian
4.
Pembersihan, pemeliharaan fasilitas dan peralatan
5.
Pengendalian hama
6.
Pengukuran suhu ruang penyimpanan dingin dan ruang penyimpanan beku
7.
Proses pengolahan pangan
8.
Penarikan produk pangan
Formulir memuat hal-hal sebagai berikut: u
tanggal
pekerjaan yang telah dilakukan
siapa yang melakukan suatu pekerjaan
tandatangan karyawan
temuan-temuan
tindakan yang dilakukan
PEMANTAUAN SUHU RUANG PENYIMPANAN Tanggal/Bulan :
PENGOLAHAN PANGAN
Tanggal/bulan :
IDENTIFIKASI DOKUMEN
Identifikasi seluruh dokumen perlu dicantumkan : Nama perusahaan
Nama/judul dokumen
Nomor dokumen
Nomor halaman
Nomor dan tanggal edisi / revisi
Tanda pengesahan
PENOMORAN DOKUMEN
Kembangkan pada tahap awal penyusunan dokumen
Mencakup seluruh dokumen (pedoman / manual, prosedur, instruksi kerja & formulir)
Nomor spesifik, mudah diingat dan dikenali
Dapat digunakan kode huruf / angka
Buat daftar seluruh dokumen yang ada, misalnya dalam buku induk dokumen atau dalam formulir daftaf dokumen Contoh nomor dokumen :
PK 15A (prosedur kerja)
IK 21 B ( instruksi kerja )
Form 12 A ( formulir)
PENOMORAN HALAMAN
Cantumkan nomor halaman & jumlah halaman keseluruhan Contoh : halaman 1 dari 4, atau 1/4
PENGESAHAN DOKUMEN
Dengan tanda tangan dan cap ( bila ada) Tanda tanda pengesahan oleh pimpinan puncak, atau pimpinan bagian / seksi terkait untuk sesuatu jenis dokumen dokumen
PERUBAHAN DOKUMEN Perubahan / revisi dokumen harus dicatat /
ditulis dalam form perubahan dok.atau buku catatan perubahan dok. Dokumen baru diberi nomor edisi/ revisi baru
sesuai ketentuan di perusahaan Tanggal penerbitan dok.perlu diganti sesuai
tanggal perubahannya Dokumen baru diberikan kepada pengguna/
pemegang dokumen. dokumen. Dokumen lama diambil dari pemegang
dokumen & dimusnahkan
TERIMA KASIH
