GHID EXCEL/WORD PENTRU CONTABILI PROIECT CONTZILLA.RO
DIANA DRAGOMIR
CUPRINS
INTRODUCERE .............................................................................................. 2 I.
Excel pentru contabili........................ contabili........................................ ................................. ................................. .................... .... 3
A.
Scurtaturi Scurtaturi de taste in Excel ................................ ............... ................................. ................................ .................... .... 3
B.
Functii clasice in Excel....................... Excel....................................... ................................. ................................. .................... .... 8
1.
Functia SUM ........................................................................................ 8
2.
Functia AVERAGE ................................................................................ 9
3.
Functiile: MAX, MIN, COUNT, GEOMEAN GEOMEAN ................. ................................ ............................ ............. 9
4.
Functia SUMIF ................................................................................... 10
5.
Functia SUMIFS ................................................................................. 10
6.
Functia SUMPRODUCT ...................................................................... 11
7.
Functia IF .......................................................................................... 12
8.
Functia VLOOKUP .............................................................................. 14
9.
Functia HLOOKUP.............................................................................. 15
10.
Functia MID ................................................................................... 15
11.
Functia CONCATENATE .................................................................. 16
12.
Functia SUBSTITUTE SUBSTITUTE ................ ................................. ................................. ................................ ..................... ..... 16
13.
Functiile LOWER, LOWER, UPPER SI PROPER ........................................... ........................... .................. .. 17
14.
Functia ROMAN .............................................................................. 18
15.
Functii de tip data calendaristica si ora ............... ............................... .......................... .......... 18
C.
Functii financiare in Excel ............................... .............. ................................. ................................. ..................... .... 19
1.
Functia PV ......................................................................................... 20
2.
Functia FV ......................................................................................... 21
3.
Functia PMT ...................................................................................... 22
4.
Functia RATE ..................................................................................... 23
5.
Functia NPER .................................................................................... 23
6.
Functia NPV ....................................................................................... 24
D. Trucuri utile in Excel ................................. ................. ................................. ................................. .......................... .......... 25 II. Word pentru contabili ............................... ............... ................................. ................................. .......................... .......... 31 A.
Scurtaturi Scurtaturi de taste in Word ................................ ............... ................................. ................................ .................. .. 31
B.
Trucuri utile in Word ................................. ................. ................................. ................................. .......................... .......... 32
PAGINA 1
INTRODUCERE
Oricine lucreaza in contabilitate stie ca atat Word-ul cat si Excel-ul sunt instrumente de baza pentru redactarea, verificare si pentru intocmirea diverselor situatii si rapoarte. Nu, insa, toate facilitatile sale sunt cunoscute de catre utilizatori. Esti contabil si te-ai saturat sa petreci mult timp in fata calculatorului facand calcule interminabile? Echipa Contzilla vine in ajutorul tau cu un ghid complet Excel si Word, dedicat in special contabililor, care iti va transforma munca intr-o placere. Pentru inceput lucrarea ne propune sa ne familiarizam putin cu aceste doua programe oferite de pachetul Office. Microsoft Office Office este un pachet cu programe create special pentru a sporii productivitatea angajatilor din companii. In al doilea rand este util si in viata privata a unei persoane pentru a primi, a trimite scrisori electronice, a redacta un CV, a scrie o carte cu memorii sau a compune un testament. Din continutul acestui pachet face parte si programul Microsoft Excel (unul dintre cele mai utilizate componente) dar si Microsoft Word. In realitate trucurile din Word te pot da oricand pe spate iar Excelul poate face minuni atunci cand vine vorba de o multime de calcule si rapoarte de elaborat. Microsoft Excel este un program de calcul tabelar care face parte din pachetul Microsoft Office si care rezolva numai acele probleme care pot fi transpuse intr-un tabel. Totodata, Excelul a devenit cel mai folosit program pentru efectuarea calculelor de dimensiuni mari si este folosit peste tot unde sunt liste de calculat, de aranjat pentru a fi analizate pe toate partile. Domeniile unde se foloseste foarte des acest program sunt s unt urmatoarele: evidenta de contracte cu
beneficiarii, cu furnizorii, evidenta si
calculul facturilor, evidenta cartilor dintr-o biblioteca, evidente de personal etc. Microsoft Excel pune la dispozitia utilizatorilor un caiet (workbook) cu 16 foi de calcul (sheets). Fiecare foaie de calcul contine coloane (columns) si randuri (rows) care intersectate formeaza celule (cells). Coloanele sunt etichetate cu litere in ordine
alfabetica (A,B,C,...,Z; AA,AB,AC,…,AZ; BA,BB,BC; etc), iar randurile sunt numerotate
PAGINA 2
crescator (1,2,3,...). Fiecare celula are o adresa unica formata din litera coloanei si numarul liniei. De exemplu: A1, B5, C12. Microsoft Word Word este o aplicatie a pachetului Microsoft Office si este specializata in procesarea textelor si a obiectelor grafice. Fisierele create in Word se numesc documente si au extensia .doc. Pe de alta parte, Word-ul este un excelent editor profesional care are capacitatea de a lucra cu meniuri complexe si care detine instrumente de utilizare destul de amanuntite. Acest program este folosit pentru: redactarea de corespondenta; redactarea de cereri sau formulare; redactarea de articole sau prezentari. In continuare va vor fi prezentate cateva dintre avantajele utilizarii programului Word:
viteza de lucru extrem de mare;
multiplele seturi de caractere;
alinierea paragrafelor (centrat, la stanga, la dreapta sau rand plin);
posibilitatea intercalarii de grafica (imagini, desene) d esene) in text;
posibilitatea de previzualizare a paginii;
salvarea periodica a textelor (la un interval de timp prestabilit de utilizator (de exemplu 5 minute) editorul salveaza automat textul care se editeaza, fara nici o interventie a utilizatorului).
puteti transforma documente foarte usor in pagini Web;
puteti integra date din Word cu date din alte aplicatii Windows;
puteti genera cuprinsuri, indexuri si rezumate;
puteti adauga legende de ilustratii, note explicative, note de subsol si note de final documentului;
puteti folosi posta electronica pentru colaborarea pe documente si partajarea informatiilor.
I.
Excel pentru contabili
A. Scurtaturi de taste in Excel Pentru o accesare mai usoara a diferitelor facilitati din programul Excel, va propunem, in cele ce urmeaza, cateva scurtaturi ale al e tastelor:
PAGINA 3
CTRL + N – Creeaza un document nou;
CTRL + O – Deschide un document existent;
CTRL + S – Salveaza documentul deschis. O a doua apasare pe CTRL + S salveaza modificarile aduse documentului deschis;
CTRL + P – Imprima fisierul deschis;
CTRL + F2 – Afiseaza documentul inaintea imprimarii (Print Preview);
CTRL + F4 – Inchide documentul deschis;
ALT + F – Inchide Excel;
CTRL + F1 – Ascunde sau afiseaza meniul principal (tip Ribbon);
F1 – Deschide meniul de ajutor;
CTRL + Z – Anuleaza ultima actiune;
CTRL + Y – Refa actiunea anulata anterior;
CTRL + C – Copiaza celulele selectate in memorie;
F4 – Reaplica ultima actiune realizata;
CTRL + X – Decupeaza celulele selectate;
CTRV + V – Lipeste celulele taiate sau copiate la pozitia cursorului;
CTRL + ALT + V – Afiseaza meniul special de lipire;
CTRL + F – Afiseaza fereastra prin care puteti cauta ceva in documentul deschis;
CTRL + H – Afiseaza fereastra prin care puteti cauta si inlocui automat ceva in documentul deschis;
Shift + F4 – Gaseste urmatoarea locatie din document in care exista ceea ce cautati;
CTRL + Shift + F4 – Gaseste locatia anterioara in care exista ceea ce cautati; ALT + F1 – Creeaza un grafic din continutul selectat;
CTRL + Shift + L – Pozitioneaza cursorul la filtrul automat;
F11 – Creeaza un grafic intr-o noua pagina a documentului (worksheet);
ALT + Sageata in jos – Activeaza filtrul la pozitia curenta a cursorului in tabel; CTRL + T – Creeaza un tabel din celule selectate;
ALT + PgDn – Afiseaza urmatoarea pagina in dreapta din tabel;
ALT + PgUp – Afiseaza urmatoarea pagina in stanga din tabel;
PgUp – Afiseaza o pagina mai sus;
PgDn – Afiseaza o pagina mai jos;
CTRL + Sageata dreapta – Muta cursorul in marginea din dreapta a datelor introduse in tabel;
PAGINA 4
CTRL + Sageata stanga – Muta cursorul in marginea din stanga a datelor introduse in tabel;
CTRL + Sageata in sus – Muta cursorul in marginea superioara a documentului;
CTRL + Sageata in jos – Muta cursorul in marginea inferioara a documentului;
Home – Pozitioneaza cursorul la inceputul randului;
CTRL + End – Pozitioneaza cursorul in ultima celula din document;
CTRL + Home – Pozitioneaza cursorul in prima celula din document;
Shift + Spatiu – Selecteaza randul din tabel in care se afla cursorul;
CTRL + Spatiu – Selecteaza coloana din tabet in care se afla cursorul;
CTRL + A – Selecteaza intregul tabel;
Shift + Click – Adauga la selectie celule adiacente;
CTRL + Click – Adauga la selectie celule care nu sunt adiacente;
CTRL + ALT + Sageata dreapta – Muta cursorul in dreapta printre selectii neadiacente;
CTRL + ALT + Sageata stanga – Muta cursorul in stanga printre selectii neadiacente;
Shift + F8 – Activeaza si dezactiveaza adaugarea la o selectie existenta.
ESC – Anuleaza selectia;
Shift + Backspace – Selecteaza doar celula activa;
CTRL + Backspace – Afiseaza celula activa in tabel;
Enter – Muta celula activa in jos in interiorul selectiei;
Shift + Enter – Muta celula activa in sus in interiorul selectie;
Tab – Muta celula activa la dreapta in interiorul selectiei;
Shift + Tab – Muta celula activa la stanga in interiorul selectiei;
Shift + Sageata dreapta – Extinde selectia cu o celula la dreapta;
Shift + Sageata stanga – Extinde selectia cu o celula la stanga;
Shift + Sageata in sus – Extinde selectia cu o celula in sus;
Shift + Sageata in jos – Extinde selectia cu o celula in jos;
CTRL + Shift + Sageata dreapta – Extinde selectia pana la ultima celula de la dreapta;
CTRL + Shift + Sageata stanga – Extinde selectia pana la ultima celula de la stanga;
CTRL + Shift + Sageata in sus – Extinde selectia pana la ultima celula de sus;
CTRL + Shift + Sageata in jos – Extinde selectia pana la ultima celula de jos;
PAGINA 5
Shift + PgUp – Extinde selectia mai sus cu o pagina;
Shift + PgDn – Extinde selectia mai jos cu o pagina;
ALT + Shift + PgDn – Extinde selectia la dreapta cu o pagina;
ALT + Shift + PgUp – Extinde selectia la stanga cu o pagina;
Shift + Home – Extinde selectia pana la inceputul randului;
CTRL + Shift + Home – Extinde selectia pana la prima celula din tabel;
CTRL + Shift + End – Extinde selectia pana la ultima celula din tabel;
F2 – Editeaza continutul celulei active;
Shift + F2 – Insereaza sau editeaza un comentariu aferent celulei active;
ESC – Anuleaza modificarile introduse intr-o celula sau deselecteaza;
Shift + sageata dreapta – Selecteaza cate un caracter la dreapta in celula;
Shift + sageata stanga – Selecteaza cate un caracter la stanga in celula;
CTRL + sageata dreapta – Muta cursorul dupa urmatorul cuvand din celula in dreapta;
CTRL + sageata stanga – Muta cursorul inaintea cuvantului anterior din celula, in stanga;
CTRL + Shift + sageata dreapta – Selecteaza un cuvant la dreapta cursorului;
CTRL + Shift + sageata stanga – Selecteaza un cuvant la stanga cursorului;
Shift + Home – Selecteaza continutul unei celule de la pozitia curenta a cursorului pana la primul caracter;
Shift + End – Selecteaza continutul unei celule de la pozitia curenta a cursului pana la ultimul caracter;
CTRL + Delete – Sterge pana la capatul liniei;
Delete – Sterge urmatorul caracter;
Backspace – Sterge caracterul anterior;
ALT + Enter – Pozitioneaza cursorul la inceputul unei noi linii in interiorul aceleeasi celule;
Enter – Confirma introducerea textului intr-o celula si pozitioneaza cursorul in prima celula de dedesubt;
Shift + Enter – Confirma introducerea textului si muta cursorul in celula de deasupra;
Tab – Confirma introducerea textului si muta cursorul in celula din dreapta;
Shift + Tab – Confirma introducerea textului si muta cursorul in celula din stanga;
PAGINA 6
CTRL + Enter – Confirma introducerea textului si selecteaza celula curenta;
CTRL + Enter – Introduce acelasi text dintr-o celula in celulele de mai jos;
CTRL + ; – Introduce data curenta intr-o celula;
CTRL + Shift + : – Introduce ora curenta in celula;
CTRL + D – Completeaza textul din celula de deasupra;
CTRL + R – Completeaza textul din celula din stanga;
CTRL + ‘ – Copiaza formula din celula de deasupra;
CTRL + Shift + ” – Copiaza valorile din celula de deasupra;
CTRL + K – Ataseaza un URL celulei curente;
ALT + Sageata in jos – Afiseaza optiunile de completare automata; CTRL + E – Completeaza o serie de valori dintr-un sir de celule pornind de la un algoritm dedus automat – Flash fill;
CTRL + 1 – Afiseaza fereastra de formatare pentru celula curenta sau celulele selectate;
CTRL + Shift + F – Afiseaza fereastra de formatare a celulelor selectate cu pagina de modificarea a caracterlor – Font in prim plan;
CTRL + B – Aplica sau anuleaza ingrosarea caracterelor selectate – Bold;
CTRL + I – Aplica sau elimina inclinarea caracterelor selectate – Italic;
CTRL + U – Aplica sau elimina sublinierea caracterelor selectate – Underline;
CTRL + 5 – Aplica sau elimina taierea cu o linie a unor valori selectate – Strikethrough;
ALT + H + A + C – Aliniaza continutul unei celule pe centru;
ALT + H + A + L – Aliniaza continutul unei celule la stanga;
ALT + H + A + R – Aliniaza continutul unei celula la dreapta;
ALT + H + 6 – Creeaza si extinde spatiul de alineat;
ALT + H + 5 – Elimina spatiul de alineat;
ALT + H + F + G – Mareste dimensiunea fontului cu o treapta;
ALT + H + F + K – Micsoreaza dimensiunea fontului cu o treapta;
CTRL + Shift + ~ – Aplica formatul general pe o celula;
CTRL + Shift + $ – Aplica formatul moneda pe o celula – Currency;
CTRL + Shift + % – Aplica formatul procent pe o celula;
CTRL + Shift + ^ – Aplica formatul stiintific pe o celula;
CTRL + Shift + # – Aplica formatul data pe o celula;
CTRL + Shift + @ – Aplica formatul ora pe o celula – Time;
PAGINA 7
CTRL + Shift + ! – Aplica formatul numeric pe o celula;
CTRL + Shift + & – Incadreaza o celula in rama;
ALT + R – Ataseaza sau anuleaza o bordura in partea dreapta a celulei;
ALT + L – Ataseaza sau anuleaza o bordura in partea stanga a celulei;
ALT + T – Ataseaza sau anuleaza o bordura in partea superioara a celulei;
ALT + B – Ataseaza sau anuleaza o bordura in partea inferioara a celulei;
ALT + D – Traseaza sau anuleaza o linie pe diagonala celulei din stanga jos in dreapta sus;
ALT + H – Traseaza sau anuleaza o bordura orizontala intre celule selectate;
ALT + V – Traseaza sau anleaza o bordura verticala intre celule selectate;
CTRL + Shift + _ – Elimina bordurile;
CTRL + Shift + + – Afiseaza fereastra de inserare celule, randuri, coloane;
CTRL + Shift + + – Insereaza un rand nou daca un rand intreg este selectat;
CTRL + Shift + + – Insereaza o coloana noua daca o coloana este selectata;
CTRL + – – Afiseaza fereastra de stergere celule, randuri, coloane;
CTRL + – – Sterge celule selectate;
CTRL + – – Sterge un rand daca un rand intreg este selectat;
CTRL + – – Sterge o coloana daca o coloana intreaga este selectata;
Delete – Sterge continutul unei celule;
CTRL + 0 – Ascunde o coloana;
CTRL + 9 – Ascunde un rand;
CTRL + Shift + 9 – Afiseaza randurile ascunse;
CTRL + Shift + 0 – Afiseaza coloanele ascunse;
ALT + Shift + Sageata dreapta – Grupeaza randuri sau coloane selectate;
ALT + Shift + Sageata stanga – Degrupeaza randuri sau coloane selectate.
B. Functii clasice in Excel 1. Functia SUM Cu ajutorul acestei functii, in Excel, vei putea sumariza/aduna toate celulele care contin
cifre/numere. Presupunem ca avem o coloana denumita „Pret fara TVA” si o coloana „TVA (20%)” iar in continuare noi vrem sa aflam pretul produselor cu tot cu TVA. Astfel, tot ce trebuie sa facem este sa utilizam functia SUM (pe care o regasiti in imaginea de mai jos).
PAGINA 8
2. Functia AVERAGE Cu ajutorul fuctiei Average, in Excel, vei putea calcula media aritmetica a anumitor celule care contin cifre/numere. Presupunem ca avem o coloana cu „Pretul fara TVA”
si o coloana cu „cota de TVA 20%” iar noi dorim sa aplicam aceasta cota de TVA, astfel:
3. Functiile: MAX, MIN, COUNT, GEOMEAN
Functia Max returneaza cea mai mare valoare din lista. Lista poate fi compusa din numere, formule numerice, adrese sau nume de campuri;
Functia Min returneaza cea mai mica valoare din lista. Lista poate fi compusa din numere, formule numerice, adrese sau nume de campuri;
Functia Count are rolul de a numara celulele ocupate dintr-o lista de campuri;
Functia Geomean calculeaza media geometrica a valorilor dintr-o lista.
PAGINA 9
4. Functia SUMIF Functia SUMIF va este necesara pentru momentul in care doriti sa insumati anumite valori care se afla intr-un interval si care respecta criteriile pe care dumneavoastra leati specificat. De exemplu, sa presupunem ca, intr-o coloana care contine numere, doriti sa insumati numai valorile mai mari decat 50, trebuie sa procedati precum in imaginea de mai jos:
5. Functia SUMIFS Functia SUMIFS, este una dintre functiile matematice si de trigonometrie, care aduna toate argumentele sale care indeplinesc mai multe criterii.
Luam ca exemplu o baza de date in care regasim pe prima coloana „conturi”, pe cea de-a doua „cod material”, pe cea de-a treia „alternativ” iar pe ultima coloana „suma”. Avem criterii de selectie multiple: cont = 345, cod material = 100, alternativ = 711 si
PAGINA 10
dorim sa obtinem suma totala pentru aceste criterii cumulate, rezultatul se poate observa din imaginea de mai jos.
6. Functia SUMPRODUCT Functia SUMPRODUCT se utilizeaza atunci cand se doreste sa se obtina suma produsului datelor de pe doua sau mai multe coloane. In exemplul de mai jos dorim sa inmultim coloana Vanzari cu cea de Retururi si apoi sa face un total.
Mai mult, daca dorim ca insumarea sa se faca in functie de anumite criterii, de exemplu dorim sumele doar pentru orasul Cluj, se poate face acest lucru schimband putin sintaxa, asa cum se vede in exemplu :
PAGINA 11
7. Functia IF Functia IF verifica o conditie logica si returneaza o valoare daca se constata ca rezultatul verificarii este adevarat si o alta valoare daca se constata ca rezultatul verificarii este fals. Valorile returnate pot fi cifre sau text. Daca valoarea este text, in formularea conditiei acea valoare text trebuie introdusa intre ghilimele. Metoda ce mai buna de a incepe sa scrieti o instructiune IF este sa va ganditi ce incercati sa realizati. Ce comparatie incercati sa faceti? De multe ori, scrierea unei instructiuni IF poate fi la fel de simpla ca logica pe care o aveti in minte: „ce ar trebui sa se intample daca se indeplineste aceasta conditie vs. ce ar trebui sa se intample daca nu se indeplineste?” Va trebui sa va asigurati intotdeauna ca pasii dvs. urmeaza o progresie logica, altfel, formula nu va face ce credeti ca ar trebui sa faca. Acest lucru este important mai ales atunci cand creati instructiuni IF complexe (imbricate). Mai jos veti putea regasi cateva exemple de calcule in care s-a utilizat functia IF. Exemplul 1: Sa presupunem ca avem pe o singura coloana in excel un sir de numere, pozitive (sume in debit) si negative (sume in credit) si dorim sa separam pe coloane diferite sumele pe debit de cele de pe credit.
Exemplul 2: Avem o coloana cu personalul dintr-o institutie privata si o coloana cu vechimea fiecarei persoane din cadrul institutiei. Dorim sa aflam care este procentul (spor de vechime) aplicat fiecarei persoane in functie de numarul de ani in institutie. Formula utilizata este afisata in campul de introducere functii (fx).
PAGINA 12
Exemplul 3: Avem o coloana cu cheltuielile necesare pentru a demara o investitie in diferite obiecte, o coloana cu bugetul disponibil, de alocat, al unei societati si dorim sa aflam daca bugetul societatii este suficient pentru a putem aloca sau nu investitia respectiva.
Exemplul 4: Daca o functie IF simpla are doar doua rezultate (exemplu: Adevarat sau Fals), functiile IF imbricate poate avea de la 3 la 64 de rezultate. Vom lua ca exemplu un sir de numere de la 1-10 pentru care dorim sa aflam daca acestea indeplinesc urmatoarea conditie: daca numarul este egal cu 4 „Da” , in caz contrar daca numarul este egal cu 5 returneaza „Nu”, in caz contrar returneaza „Poate”.
PAGINA 13
8. Functia VLOOKUP VLOOKUP este una dintre functiile de cautare si referinta, atunci cand trebuie sa gasiti ceva intr-un tabel sau intr-o zona, pe un rand. De exemplu, cautati numele unei angajate dupa numarul sau de angajat sau gasiti numarul sau de telefon prin cautarea numelui de familie (ca intr-o agenda telefonica). Secretul pentru functia VLOOKUP este sa va organizati datele astfel incat valoarea pe care o cautati (numele de familie al angajatului) sa fie in partea stanga a valorii returnate pe care doriti sa o gasiti (numarul de telefon al angajatului). Exemplu: Vom lua ca exemplu o baza de date in care avem o coloana cu nume de persoane si o coloana cu vanzarile aferente fiecarei persoane. Dorim sa aflam care este
volumul vanzarilor pentru „Popescu Adina”, functia folosita este regasita in imaginea de mai jos.
PAGINA 14
9. Functia HLOOKUP Aceasta functie returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unui tablou de consultare orizontala. Argumentul cheie (sub forma unei referinte celulare sau nume de camp) va fi cautat in prima linie a campului de consultare, iar daca valoarea va fi gasita pe un numarul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiva va fi returnata de functia HLOOKUP.
Vom lua ca si exemplu trei coloane intitulate „Contabili”; „Avocati”; „Judecatori” iar pentru fiecare categorie am introdus numarul persoanelor. Dorim sa aflam care este numarul de contabili de pe linia 3 a foi de calcul, rezultatul este vizibil in imaginea de mai jos.
10.
Functia MID
Functia MID are rolul de a intoarce un anumit numar de caractere dintr-un sir de text, incepand din pozitia speficicata, pe baza numarului de caractere specificat. Vom porni de la un CNP oarecare: 2960108021172 si dorim sa extragem pe coloane separate in Excel: anul, luna si ziua. Unde:
Text – este sirul de caractere de unde dorim sa obtinem informatia (CNP-ul);
Start_num – reprezinta numarul caracterului din sir de unde dorim sa facem extragerea (ex: la CNP, anul nasterii incepe de la caracterul 2);
Num_chars – reprezinta numarul de caractere pe care doresc sa il extrag (anul nasterii este reprezentat in CNP de 2 caractere).
Rezultatul este dupa cum se poate vedea in imaginea de mai jos:
PAGINA 15
11.
Functia CONCATENATE
Sa presupunem ca aveti doua sau mai multe coloane de date pe care doriti sa le combinati intr-o singura coloana, cum ar fi numele si CNP-ul unei persoane. Pentru a combina doua sau mai multe coloane, puteti utilizati functia concatenate intr-o formula intr-o celula din apropiere (de obicei, la dreapta ultimei coloane de date pe care doriti sa o combinati) apoi glisati formula in jos de-a lungul randurilor care contin date. Puteti urmari imaginea de mai jos pentru a observa functionalitatea acestei functii.
12.
Functia SUBSTITUTE
Cu ajutorul acestei functii poti inlocuii anumite texte, valori cu alte texte si valori pe care le doresti tu. De exemplu ai o lista de nume si prenume, cu spatiu intre ele si doresti sa pui punct intre ele pentru a putea obtine adresele de mail-uri. Tot ce trebuie sa faci este sa utilizezi aceasta functie, dupa cum observati in imaginea de mai jos.
PAGINA 16
Functia Substitute se poate folosii impreuna cu functia Concatenate. Astfel, in exemplul urmator am dorit sa obtinem adresele de e-mail ale unor persoane, avand initial in baza de date doar campul „Nume/Prenume”. Mai intai am folosit functia substitute pentru a inlocui spatiul liber dintre nume si prenume cu punctul, apoi am folosit functia concatenate pentru a adauga pe langa nume.prenume si sintagma „@yahoo.com”, dupa cum se poate observa si in imaginea de mai jos.
13.
Functiile LOWER, UPPER SI PROPER
In momentul in care avem o baza de date cu nume si prenume de persoane, unele scrise cu litere mari, altele cu litere mici si vrem sa le formatam unitar pentru a putea utiliza baza de date in corespondenta ne putem folosi de functiile lower si upper precum in exemplul creat mai jos.
Prima functie converteste toate literele in litere mari. A doua functie le transforma in litere mici. Functia a treia transforma in litere mari literele cu care incepe cuvantul, si restul le transforma in litere mici.
PAGINA 17
14.
Functia ROMAN
Aceasta functie converteste numerele din format cifric arab in text ce semnifica numere cu format cifric roman. Formatul – cu valori de la 0 la 4 - reprezinta gradul de concizie al numarului roman nou generat. Numarul arab de transformat trebuie sa fie intreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat in imaginea regasita mai jos.
15.
Functii de tip data calendaristica si ora
Aceste functii de tip data calendaristica si ora (Date & Time) manipuleaza si opereaza calcule cu valori numerice ce reprezinta date calendaristice sau timp precum in imaginea alaturata.
NOW – returneaza un numar corespunzator datei curente – cu zecimale ce reprezinta ora;
TODAY – returneaza un numar – data corespunzator datei curente;
PAGINA 18
DATEVALUE – calculeaza numarul – data corespunzatoare sirului de caractere in format data calendaristica (sirul trebuie plasat intre ghilimele);
DATE – calculeaza numarul – data pentru data calendaristica specificata ca argument;
YEAR – returneaza corespunzator anului, un numar cuprins intre 0 si 199 – extragand rezultatul dintr-un numar – data;
MONTH – extrage luna dintr-un numar – data, sub forma de valori cuprinse intre 1 si 12;
DAY – genereaza un numar corespunzator zilei cu valori cuprinse intre 1 si 31;
WEEKDAY – returneaza
numarul
zilei
din
saptamana
corespunzator
argumentului X care poate fi de tip numar data calendaristica sau text in format data calendaristica;
DAYS360 – calculeaza numarul de zile intre doua date calendaristice considerand anul ca avand 360 de zile;
TIME – calculeaza un numar – timp corespunzator orei, minutului si secundei;
TIMEVALUE – returneaza numarul – timp corespunzator sirului de caractere specificat in format data/ora (intre ghilimele);
HOUR – extrage ora dintr-un numar – timp (0.000000 pentru ora 24:00:00 si 9.999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numar cuprins intre 0 si 23;
MINUTE – extrage minutul dintr-un numar – timp, sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59;
SECOND – extrage secunda dintr-un numar – timp sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59.
C. Functii financiare in Excel Functiile financiare efectueaza o serie de calcule economico-financiare furnizand prin valorile returnate informatii utile referitoare la amortismente, la rentabilitatea investitiilor, plasamentelor, imprumuturilor, etc. Aceste functii sunt utile atat pentru persoanele fizice care doresc sa-si calculeze anumite rate ale dobanzilor cat si pentru persoanele juridice care interactioneaza cu asa-zisele elemente financiare.
PAGINA 19
1. Functia PV Functia PV returneaza valoarea actuala (present value) aferenta unei sume investite sau depozitate la banca, prin plati periodice, in conditiile unei rate constante a dobânzii. Aceasta caculeaza valoarea prezenta a unei sume investite, adica valoarea curenta a unei serii de plati viitoare. Se utilizeaza pentru a determina daca valoarea de revenire a unei anumite investitii este favorabila sau nu, tinand cont de costul initial al investitiei. Elementele componente ale acestei functii sunt:
Rata dobanzii – este procentul de dobanda perceput pentru o anumita perioada;
Numar de perioade – este numarul total de plati periodice;
Marimea platii – este valoarea platii facute in fiecare perioada;
Valoarea viitoare – este suma toata care se dorecte a fi realizata dupa ultima plata;
Tipul – este parametru care semnifica faptul ca plata se face la inceputul perioadei (1) sau la sfarsitul perioadei (0).
Exemplu: O entitate doreste sa contracteze un imprumut pentru o perioada de 10 ani cu o rata anuala a dobanzii de 20%. Entitatea urmeaza sa plateasca lunar o rata de 100.000 lei. Costul anuitatii perceput de banca este estimat la 20.000.000 lei. Regasiti mai jos calcului valorii prezente cu ajutorul functiei PV. Pentru a introduce corect datele, in partea de sus a documentului efectuati click pe (Fx) si cautati functia PV, apoi urmariti instructiunile aplicatiei Excel.
PAGINA 20
Calculul de mai sus dovedeste faptul ca valoarea prezenta este de 5.174.492,364 lei, valoare mai mica decat valoarea anuitatii calculate de banca care este de 20.000.000 lei. Am impartit rata dobanzii si numarul de ani la 12 deoarece am dorit o exprimare in luni. Totodata se observa ca functia PV a returnat un numar negativ. Explicatia acestui rezultat este legata de faptul ca functia PV semnifica o cheltuiala, o iesire de bani.
Pentru ca functia sa returneze un rezultat pozitiv, ar fi trebuit ca argumentul “valoarea platii” sa fie introdus ca numar negativ (de exemplu –200.000).
2. Functia FV Cu ajutorul acestei functii se poate calcula valoarea viitoare pentru o serie de incasari sau de plati egale (specificate in argumentul platit), facute intr-un numar de perioade reper, cu o anumita dobanda (primul argument). Dobanda trebuie sa aiba aceeasi unitate de masura ca reper. Exemplu: O societate doreste sa investeasca bani pentru un proiect care va fi realizat peste 2 ani. Aceasta entitate depune suma de 20.000 RON intr-un cont de economii cu o dobanda de 4% pe an. Totodata aceasta entitate va depune lunar cate 5000 RON la inceputul fiecarei luni. Dorim sa aflam care este suma care se va strange in contul entitatii la sfarsitul celor 2 ani (24 luni).
PAGINA 21
Din calculul de mai sus reiese faptul ca entitatea peste 2 ani va avea in contul de economii suma de 146793 RON.
3. Functia PMT Aceasta functie are rolul de a calcula valoarea lunara sau anuala a platii pentru o investitie sau un imprumut. Exemplu: O societate contracteaza un imprumut de la o banca comerciala pentru a face o investitie pe termen lung in valoare de 90.000 RON. Rata dobanzii pentru acest imprumut este de 25% pe an, iar durata imprumutului este de 6 ani.
PAGINA 22
Valoarea lunara pe care societatea trebuie sa o plateasca catre banca pentru imprumutul acordat este de 2424.35 RON.
4. Functia RATE Cu ajutorul acestei functii se va returna rata dobanzii pe perioada unei anuitati, pentru un imprumut sau o investitie. Exemplu: O societate contracteaza un imprumut in valoare de 40.000 RON pentru o perioada de 2 ani, cu o valoare lunara de rambursat de 600 RON. In cele ce urmeaza vom calcula care este dobanda lunara perceputa de banca.
Rata dobanzii lunara pe care banca o percepe societatii pentru acest imprumut este de aproximativ 7%
5. Functia NPER Functia NPER returneaza numarul de perioade de plata pentru o investitie sau un plasament. Se calculeaza cate varsaminte sunt necesare pentru ca un capital constituit printr-o investitie si remunerat printr-o dobanda sa atinga o valoare specificata.
PAGINA 23
Exemplu: O societate contracteaza un imprumut in valoare de 50.000 RON la o rata anuala a dobanzii de 25%. Acesta plateste lunar suma de 1500 RON. Dorim sa aflam numarul de ani in care investitorul va restituii valoarea imprumutului.
Din calculul generat cu functia NPER a reiesit faptul ca societatea va trebui sa ramburseze suma imprumututata intr-o perioada de aproximativ 5 ani.
6. Functia NPV Cu ajutorul acestei functii putem calcula valoarea actuala neta a unei investitii bazate pe o serie periodica de intrari de numerar (cash flows). Functia NPV difera de functia PV (present value), pentru ca se bazeaza pe varsaminte care nu au aceeasi marime. Astfel se calculeaza valoarea actuala neta a unor intrari viitoare de fonduri, pentru a se evalua rentabilitatea unei investitii. Exemplu: O societate doreste sa realizeze o investitie pentru care se plateste timp de 2 ani suma de 50.000 RON. In urmatorii trei ani se obtin venituri anuale de 9000 RON, 20.000 RON si 30000 RON. Dobanda anuala este de 15%. Dorim sa calculam valoarea net actualizata a invetitiei.
PAGINA 24
Din calculul generat cu functia NPV a reiesit faptul ca valoarea net actualizata a investitiei este de 30038.27 RON.
D. Trucuri utile in Excel Cu totii stim ca acest program joaca un rol foarte important in munca de zi cu zi, de aceea exista foarte multe trucuri si sfaturi utile pentru absolut orice utilizator, fie el incepator sau avansat. In continuare dorim sa va prezentam cateva dintre aceste sfaturi cu privire la foaia de calcul Excel (Microsoft 2010) pe care poate inca nu le stiti.
Doar un click pentru a selecta tot: cu ajutorul unui singur click pe butonul din coltul de sus (stanga) toate datele vor fi selectate in doar cateva secunde.
PAGINA 25
Deschide mai multe fisiere Excel deodata: atunci cand aveti nevoie de mai multe fisiere de lucru, exista o cale simpla sa le vizualizati pe toate cu un singur click. Selectati fisierele pe care doriti sa le deschideti + CTRL, apoi apasati tasta Enter, in acest fel toate fisierele se vor deschide simultan.
Comuta intre diferite fisiere Excel: utilizati CTRL + Tab pentru a putea comuta intre diferite fisiere in mod liber.
Creaza un nou meniu de comenzi rapide: in general exista trei comenzi rapide in meniul de sus: Salvare, Readuce tastarea, Repeta tastarea. Cu toate acestea daca doriti sa utilizati mai multe comenzi rapide cum ar fi Copy (copiaza) si Cut (taie), le puteti configura dupa cum urmeaza: File -> Optiuni -> Bara de instrumente Acces rapid, adauga Cut si Copy din coloana, de la stanga la dreapta si salvati.
PAGINA 26
Adauga o linie diagonala la o celula: acest lucru se poate realiza astfel: faceti un click in categoria Font pe More Borders, acolo veti gasi mai multe optiuni printre care si linia diagonala, faceti click pe ea.
Adauga mai mult de un rand sau o coloana: cel mai bun mod de a adauga mai multe randuri sau coloane este acela de a face click dreapta pe randurile sau coloanele evidentiate si de a alege optiunea Insert din meniul vertical. Randurile noi vor fi introduse mai sus randului sau la stanga coloanei intai selectate.
Stergere rapida a celulelor goale: unele date implicite vor fi goale din diferite motive. Daca doriti ca acele celule goale sa dispara cea mai simpla metoda este aceea de a Filtra toate celulele necompletate si a le sterge cu un singur click. Selectati coloana pentru care doriti sa adaugati filtru (Data -> Filter), se va anula mai intai butonul Select All (Selecteaza tot) si se va bifa
PAGINA 27
butonul Blanks (Gol). Dupa aceasta etapa pe foaie vor mai ramane doar celulele goale pe care le selectati si le stergeti.
Transpune datele de la un rand la o coloana: copiati zona pe care doriti sa o transpuneti, mutati cursorul la o alta locatie goala. Mergeti in meniul Home (acasa) -> Paste -> Transpose (transpunere).
Ascunde anumite date: cel mai bun si mai usor mod de a ascunde datele foarte bine este acela de a utiliza functia Format Cells. Alege zona pe care doresti sa o ascunzi apoi mergi la meniul Home (acasa) -> Font -> Format Cells (formatare celule) -> Number (numar) ->Custom (Personalizare) -> iar la sectiunea Type (tip) scrieti: ;;; . In acest fel celulele selectate vor fi invizibile.
PAGINA 28
Valorile de intrare sa inceapa cu cifra zero: cand o valoare de intrare incepe cu cifra zero , Excel va sterge acea cifra implicit. Aceasta problema poate fi rezolvata foarte rapid prin adaugarea unui singu r semn citat (‘) inainte de primul zero asa cum veti vedea in imaginea de mai jos.
Un singur click pentru a obtine o stare: starea unei baze de date se poate urmari in partea dreapta de jos a foi de calcul. Puteti urmarii: suma (sum) valorilor, media (average) valorilor dar si cate valori exista efectiv (count). Pentru a urmari si alte stari ale bazei de date puteti efectua un click dreapta pe banda de jos (sum, average, count) si puteti sa bifati si alte stari (min, max).
PAGINA 29
Redenumirea unei foi folosind dublu click: exista mai multe moduri de a redenumi foile de calcul, cel mai utilizat mod este acela de a efectua click dreapta pe foaie si a alege optiunea Redenumire, insa acesta metoda necesita mai mult timp. Cel mai bun mod este acela de a face dublu click pe foaia de calcul si de a tasta denumirea dorita.
Freeze panes (Inghetare panouri): presupunem ca aveti un tabel de 5000 de randuri si preferati ca, pe masura ce faceti scroll in jos, capul de tabel sa ramana vizibil. Optiunea care face acest lucru se numeste freeze panes (inghetare panouri) si o gasiti in tab-ul Vizualizare. Atunci cand o activezi, zona din stanga si de deasupra celulei active va ramane stabila.
PAGINA 30
II.
Word pentru contabili
A. Scurtaturi de taste in Word Pentru ajungerea mai usor la anumite sestiuni ale programului Word sau pentru selectarea rapida a unei portiuni din cadrul unui text, puteti utiliza tastele si combinatiile de taste corespunzatoare actiunii dorite, regasiti mai jos cateva dintre aceste scurtaturi ale tastelor:
Alt + Tab – comutare la urmatoarea fereastra;
Alt + Shift + Tab – comutare la fereastra anterioara;
Ctrl + W – inchideti fereastra activa; Alt + F5 – restabiliti dimensiunea ferestrei active dupa ce a-ti maximizat-o; Ctrl + F6 – cand sunt deschise mai multe ferestre, comutati la fereastra urmatoare;
Ctrl + F10 – maximizati sau restabiliti o fereastra selectata;
Ctrl + sageata la stanga – deplasati-va un cuvant la stanga;
Ctrl + sageata la dreapta – deplasati-va un cuvant la dreapta;
Shift + sageata la stanga – selectati sau anulati selectia unui caracter la stanga;
Shift + sageata la dreapta – selectati sau anulati selectia unui caracter la dreapta;
Shift + sageata sus – Selecteaza in sus o linie;
Shift + sageata jos – Selecteaza in jos o linie;
Shift + Home – Selecteaza pana la inceputul liniei;
Shift + End – Selecteaza pana la sfarsitul liniei;
Ctrl + Shift + sageata dreapta – selecteaza pana la sfarsitul cuvantului;
Ctrl + Shift + sageata stanga – selecteaza pana la inceputul cuvantului;
Ctrl + Shift + sageata sus – selecteaza pana la sfarsitul paragrafului;
Ctrl + Shift + sageata jos – selecteaza pana la inceputul paragrafului;
Ctrl + F12 (Ctrl+O) – afisati caseta de dialog „Deschidere”;
F12 – afisati caseta de dialog „Salvare ca”;
Ctrl + Z - anulati o actiune;
Ctrl + Y – faceti din nou sau repetati o actiune;
Ctrl +C – Copiati textul sau obiectul selectat;
Ctrl + V – Lipiti textul sau un obiect;
Ctrl + Alt + V – Lipiti special;
PAGINA 31
Ctrl + N – Creati un document nou;
Ctrl + O – Deschideti un document;
Ctrl + W – Inchideti un document;
Ctrl + S – Salvati un document;
Ctrl + Page up – Deplasati-va la obiectul de rasfoire anterior (stabilit in optiunile de rasfoire);
Ctrl + Page down - Deplasati-va la obiectul de rasfoire anterior (stabilit in optiunile de rasfoire);
Alt + Shift + sageata in sus – mutati in sus paragrafele selectate;
Alt + Shift + sageata in jos – mutati paragrafele selectate in jos;
Ctrl + P – imprimati un document;
Ctrl + K – introduceti un hyperlink;
Ctrl + Shift + C – copiati formatarea din text;
Ctrl + Shift + V – aplicati formatarea copiata din text;
Ctrl + Shift + A – formatati toate literele ca majuscule;
Alt + Shift + N – imbinati un document.
B. Trucuri utile in Word Cu toate ca cei mai multi dintre noi folosesc aplicatia Word aproape zilnic, fie pentru uz personal, fie la munca, putin sunt cei care ii cunosc toate optiunile si facilitatile. In
continuare ne dorim sa va prezentam cateva „trucuri” care iti vor fi de mare ajutor atunci cand vine vorba de scris si de editat documente.
Moduri de vizualizare a paginii: modul de vizualizare a documentului
redactat se poate modifica din campul „Vizualizare” regasit in partea dreapta, sus, a fisierului Microsoft Word. Metodele de vizualizare oferite sunt: mod citire, aspect pagina imprimata, aspect web, schita, ciorna, etc.
PAGINA 32
Gasirea unui cuvant/expresie si inlocuirea acesteia: vom utiliza funcţia Find care poate fi apelata din meniul Edit, sau cu combinatia de taste CTRL+F. Rezultatul cautarii este potiţionarea cursorului de inserare in document. Daca dorim si inlocuire vom utiliza functia Find and Replace, din acelasi meniu, sau CTRL+H. Inlocuirea se poate executa pentru toate cuvintele simultan sau pe rand, dupa ce au fost gasite si vizualizate (spre exemplu, inlocuiere Lorem Ipsum cu Lorem).
Preluarea formatarii textului intr-o alta parte a documentului: Se va selecta textul care contine formatarea dorita, apoi se va face click pe iconita
PAGINA 33
(pensula) – descriptor de formate apoi se va selecta textul pe care dorim sa il modificam cu aceasta formatare.
Inserarea unei formule mai complicate in texul dumneavoastra: se poate face efectuad click in meniul Insert, iar in partea dreapta a meniului va
aparea casuța Ecuatie. Se pot accesa ecuații predefinite sau se pot cr ea altele chiar de dumneavoastra, avand toate simbolurile de care aveti nevoie.
Inserarea de grafice: in cadrul Microsoft Office-Word se pot insera grafice aferente unor calcule preluate din Excel. Se va accesa meniul Insert, apoi in cadrul meniului Ilustratii va aparea iconita Diagrame. Se va efectua click pe aceasta, urmand a se deschide un fisier cu mai multe modele de diagrame. Se va alege unu dintre modele apoi automat Word-ul va deschide un fisier de tip Excel in care dumneavoastra va veti introduce datele aferente graficului.
PAGINA 34
Urmareste editarile facute in document: daca documentul la care lucrati trece prin mai multe maini, este important sa vedeti ce modificari s-au facut pe parcurs. Selectand optiunea "Urmarire modificari" din meniul "Revizuire" puteti vedea ce schimbari au fost facute la document, cand si cine le-a facut.
Schimba preferinta de selectare a textului: inainte de a incepe sa lucrati in Word, intrebati-va daca doriti ca programul sa selecteze automat cuvinte intregi atunci cand apasati si trageti cu mouse-ul diferite portiuni. Word are aceasta optiune pornita automata si poate deveni extrem de enervanta atunci cand incercati sa selectati si sa schimbati doar o portiune a unui cuvant, in loc de tot cuvantul. Pentru a schimba aceasta optiune, mergeti la meniul Preferinta, selecteaza optiunea Editare si debifati casuta "Selecteaza cuvinte intregi atunci cand selectezi text". Daca folositi Word 2010, din meniul File, selectati Optiuni, apoi Avansat (Complex).
PAGINA 35
Creaza comentarii si sugestii: Daca nu doriti sa modificati un text, ci doriti sa lasati comentarii si sugestii, selectati portiunea care va intereseaza si, din meniul Inserare selectati comanda Comentariu. Deasupra textului selectat va aparea o sectiunea in care puteti scrie ceea ce doriti.
Referinte bibliografice: atunci cand scrieti o lucrare de specialitate este nevoie de inserarea in document a unor referinte bibliografice. Exista o functie in Word care face adaugarea de surse bibliografice foarte rapid. Mergeti la tabul "Referinte", de acolo, selectati al doilea buton din meniu pentru a vedea referintele bibliografice. Pentru a adauga o referinta, apasati butonul „Inserare
referinta” .
Functia Autocorect: de multe ori intr-o editare in Word folosim un termen sau o denumire in mod repetat. Facilitatea Autocorrect ne ofera posibilitatea de a putea introduce textul respectiv scriind de la tastatura doar o parte din el sau in cazul numelor mai lungi putem cere Word-ului sa inlocuiasca acronimul cu numele complet. Pentru asta trebuie apasat butonul pentru Office (se afla in coltul din stanga sus al ferestrei) apoi trebuie mers la Word Optiuni - VerificareOptiuni Autocorect - Autocorect unde vom preciza termenul care sa fie inlocuit si termenul cu care cel dintai sa fie inlocuit.
PAGINA 36
Schimbarea formatarii textului: daca aveti formatat un text, dar v-ati hotarat ca nu va mai place, il puteti schimba foarte usor cu ajutorul unor comenzi. Selectati textul si apasati simultan butoanele Ctrl + bara de Space. Daca vrei sa revii la stilul si formatarea initiala, apasa Crtl + Shift + New.
Antet si subsol: Antetul si Subsolul se pot introduce fie din meniu (Inserare – Antet/Subsol), fie pur si simplu ducand cursorul in partea de sus a uneia dintre paginile fiserului si dand dublu-click. Dupa ce antetul a fost introdus puteti stabili din meniu (Pornire) alinierea sau tot din meniu (Optiunea Antet si Subsol – Instrumente – Design - Antet) ne putem alege un layout dintre cele pe care Word-ul le pune la dispozitia utilizatorilor. Apoi pentru a iesi din zona de Header este deajuns un dublu-click in afara acesteia.
PAGINA 37
Text wrapping (Incadrare text): de multe ori cand folositi in Word o imagine impreuna cu un text doriti ca aceasta sa fie incadrata in interiorul textului, dar in acelasi timp sa fie pastrata o distributie corecta a textului si sa nu fie alterate in acest fel prezentarea sau modul de afisare. Astfel ca pentru a ne usura munca Word-ul pune la dispozitia utilizatorului facilitatea Text Wraping (dupa s electarea imaginii mergeti in meniu la Aspect – Format – Incadrare text si alegeti una dintre optiunile aflate in lista care apare).
Crearea unei trimiteri catre o pagina web: Pentru a face o trimitere catre o pagina web trebuie sa selectati textul sau imaginea dorita iar mai apoi sa mergeti in meniul Inserare -> Linkuri -> Hyperlink -> Pagini Web Rasfoite. In campul adresa trebuie sa introduceti adresa de web pe care o doriti. Totodata Microsoft Word va ofera posibilitatea sa faceti legatura cu o pagina web, cu anumite foldere din computer-ul dumneavoastra sau cu fisiere recente.
PAGINA 38
Modificarea orientarii intregului document: Acest aspecte il regasiti in fila Aspect pagina -> Orientare. Microsoft Word ofera doua optiuni privind orientarea documentului: Portret sau Vedere.
Aplicarea unei teme de culoare pedefinite: Culorile din document se pot modifica prin selectarea unei noi teme de culoare. Cand alegeti o tema de coloare noua, Word formateaza automat mai multe parti din document cu anumite culori complementar proiectate. Aceasta facilitate o puteti accesa din meniul Proiectare -> Culori, apoi faceti click pe culoare dorita (pecum in prima imagine). Daca doriti sa modificati fontul, culorile si efectele din document, faceti click pe Proiectare -> Teme, apoi alegeti tema dorita (precum in imagine a doua).
PAGINA 39
