ESTRUCTURA DE COSTOS DE UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIÓN INTRODUCCIÓN El presente artículo trata sobre la estructura de costos de una empresa de construcción, tema desconocido por muchos profesionales ingenieros o arquitectos que dedican su actividad profesional a este oficio de por sí complejo. Se trata de hacer claridad sobre conceptos básicos básicos que se manejan en el lenguaje corriente del denominado “contratista”. Esos conceptos son: el costo directo, los gastos generales o costos de administración del proyecto, los costos de administración de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos y la utilidad o margen de ganancias.
1. COSTOS DIRECTOS Algunas excepciones incluyen un acuerdo directo sin licitación, pero EN TODOS LOS CASOS SE REQUIERE LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO. La parte más conocida por todos los constructores y a la que se dedica mayor atención es la relacionada con los costos directos. Constituyen costos directos de un presupuesto, todas aquellas partidas que, de acuerdo con un listado o formulario normalmente suministrado por el contratante, forman parte o quedan involucradas en la ejecución material de la obra objeto del análisis. En términos generales cualquier actividad requiere por lo menos uno de los siguientes recursos:
Materiales para su elaboración Obra de mano para su realización Equipo mayor para su correcta ejecución Equipo de transporte Equipo menor complementario Herramientas
Eventualmente, podrán aparecer otros recursos diferentes a los mencionados. La suma de los productos de las cantidades de obra multiplicadas por los precios unitarios calculados al elaborar el presupuesto, conforma el costo directo total de un proyecto. Los equipos con muchas horas de trabajo tienen altos costos de mantenimiento, baja confiabilidad en las horas efectivas de trabajo y por supuesto rendimientos menores que equipos más “jóvenes” en horas. En resumen, los problemas financieros podrán hacer su aparición si se supone un costo directo por debajo de la realidad.
2. GASTOS GENERALES Todos los gastos diferentes a los costos directos requeridos necesariamente para la realización del proyecto constituyen los denominados gastos generales o costos de administración
específicos de la obra . NO TIENEN NADA QUE VER CON AQUELLOS GASTOS NORMALES
PERMANENTES DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Los gastos generales se pueden dividir en tres tipos. Aquellos que varían con el tiempo de ejecución del trabajo; otros que son fijos y se producen independientemente del plazo del contrato, y algunos que son proporcionales al valor total.
Costos variables con el tiempo No se pretende hacer una enumeración exhaustiva de las innumerables partidas que pueden involucrarse en la realización de una obra. Se hará referencia simplemente a aquellas más importantes.
PERSONAL TÉCNICO PROFESIONAL
Comprende todos los profesionales que se enganchen para el manejo de la obra. Ingenieros civiles, arquitectos, ingenieros mecánicos, ingenieros industriales, economistas, administradores de empresas, contadores, etc. Ellos tendrán a su cargo la dirección técnica, el control de calidad, el mantenimiento del equipo, la administración de recursos humanos o financieros.
PERSONAL TÉCNICO INTERMEDIO En este grupo estarán agrupados topógrafos, auxiliares de ingeniería, dibujantes, maestros de obra, capataces especializados, técnicos mecánicos o electricistas, jefes de mantenimiento preventivo o correctivo, inspectores especializados, y personal requerido que no haya quedado incluido en el presupuesto de costos directos.
PERSONAL ADMINISTRATIVO Incluye almacenistas, jefe de personal, apuntadores, bodegueros, recibidores de material, aseadores, personal de mantenimiento, personal de casino (donde se requiera), secretarias, digitadores, auxiliares de contabilidad y auxiliares varios. PERSONAL DE VIGILANCIA Puede incluir jefe de seguridad industrial el personal de vigilancia propiamente dicho
SERVICIOS PÚBLICOS Y DE COMUNICACIONES Energía, agua, teléfono, radio.
FIANZAS O GARANTÍAS DE COMPAÑÍAS DE SEGUROS Aquellas exigidas por el contratante y otros seguros que el contratista considere necesario tomar.
PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO . VEHÍCULOS VARIOS. Para transporte de personal, para servicio del personal técnico y administrativo, transportes internos varios, etc.
PASAJES Y COSTOS DE TRANSPORTE DE PERSONAL. LIMPIEZA DURANTE LA ETAPA DE CONSTRUCCIÓN.
COSTOS FIJOS Son aquellos cuya inversión es independiente del tiempo de duración de la obra. Algunos de ellos requieren erogaciones adicionales por conservación o mantenimiento en el caso de que la duración del proyecto se extienda más allá de lo programado.
Instalaciones provisionales. Incluye campamentos para vivienda del personal, oficinas, bodegas, talleres, etc. Vías de acceso. Su construcción y mantenimiento. Instalaciones para servicios de energía, agua, t eléfono. Dotaciones para oficinas, campa mentos, talleres, etc. Transporte del equipo e implementos al sitio de trabajo. Desmovilización y limpieza final del sitio de trabajo.
Costos Proporcionales al valor del contrato.
Impuesto de timbre nacional. Impuestos o sobretasas que cobran algunas entidades oficiales sobre el valor de cada pago o para legalización del contrato. Costos financieros propios del proyecto.
Su valor depende del flujo de fondos del contrato, para cuya elaboración hay que verificar el periodo de pago contractual. Estos gastos generales requeridos para la ejecución del contrato se expresan como un porcentaje del costo directo. Como se entenderá fácilmente ese porcentaje no puede ser un número arbitrario y obviamente tiene variaciones en cada caso. La distribución de costos directos y gastos generales no es rígida. Depende de la forma como se elabore el presupuesto y el listado de referencia que entregue el contratante.
3. COSTOS TOTALES La suma de los costos directos y los gastos generales da como resultado el costo total del proyecto, o sea las erogaciones que deben tenerse en cuenta para el flujo de fondos.
4. IMPREVISTOS Una actividad como la construcción está afectada por una serie de eventos que no se presentan en las actividades industriales. obligan a incluir una partida de imprevistos generalmente como un porcentaje de los costos directos. Esta cifra porcentual puede a su vez ser función de varios factores.
Tiempo disponible para la preparación del presupuesto. Tipo de obra que se está cotizando. Puede tratase de un trabajo rutinario para la empresa o uno en el cual se intenta por primera vez. Desconocimiento de las condiciones locales. Cantidad de personal especializado del que se dispone para la obra. Antecedentes del contratante, tanto del punto de vista de seriedad en el pago de sus compromisos financieros, como de su estructura técnica. Grado de dificultad del proyecto. Dominio del proyecto por parte de quienes elaboraron el presupuesto. Como normalmente la decisión sobre porcentaje de imprevistos, está en manos de la
dirección de la empresa, existirá de parte de quien toma esa responsabilidad el propio concepto sobre la confiabilidad que ofrecen las cifras detalladas, preparadas en la oficina técnica.
5. COSTOS FINANCIEROS Es normal que las empresas constructoras medianas y grandes tengan un endeudamiento bancario más o menos importante, común a la naturaleza del negocio. No se trata de los costos financieros que pudieran resultar como consecuencia del proyecto que se evalúa; esos costos deben haber quedado incluidos en el estudio de gastos generales como costos propios del proyecto. Se hace relación a la carga financiera que tiene que sufragar la empresa y cuyos recursos para atenderla no pueden tener un origen diferente al resultante de la ejecución de los diferentes contratos que se realizan simultáneamente.
6. COSTOS DE ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA CENTRAL Estos costos comprenden cualquier erogación necesaria para el funcionamiento de la empresa u oficina que no constituye un gasto de las construcciones en proceso, tales como salarios, alquileres de oficina, servicios públicos, impuestos municipales, papelería, dotaciones de oficina, vehículos, mantenimiento, etc. y como en el caso del punto anterior debe estimarse su valor total para un año, de tal forma que también se pueda conocer su costo anual expresado como porcentaje del valor total proyectado de los contratos que se realizarán en el periodo. El cálculo también puede basarse en datos estadísticos de años anteriores 7. UTILIDADES Toda actividad comercial debe producir un lucro para sus propietarios. La construcción se caracteriza por ser un negocio que se basa en utilidades porcentuales muy bajas comparadas con las de cualquier otro negocio. Por supuesto que cada empresario debe tener un criterio claro sobre los beneficios económicos que considera aceptables para su caso particular, pues es quien toma la decisión en el momento de firmar una propuesta.
El editor no comparte estos planteamientos 8. CÁLCULO DEL PORCENTAJE DEFINITIVO SOBRE LOS COSTOS DIRECTOS. Es más práctico hacer todos los cálculos de la parte correspondiente a costos financieros, administración central y utilidades sobre el valor total del contrato, puesto que la información estadística se maneja con base en valores de facturación total por año o ventas anuales. Como complemento a lo enunciado, suponer que la “Constructora NN” registra para el año una facturación total por contratos de construcción estimada en $654 millones. Su presupuesto de costos mensuales para la oficina principal vale $2.5 millones y tiene un pasivo bancario que la obligará a cubrir intereses por valor de $800.000 cada mes. La estructura final del presupuesto quedará así: Costos directos 182.000.000 Gastos generales obra 21.500.000 Suman 203.500.000 Imprevistos 1% $ 2.000.000 Costo total $205.500.000
Costos financieros expresados como porcentaje del valor final:
$9.600.000 / 654.000.000 = 1.5%
Costos de administración de la oficina central expresados como porcentaje del valor final: 30.000.000 / 654.000.000 = 4.6%
Total de costos financieros, oficina central y utilidad: 1.5 + 4.6 + 8.0 = 14.1%
Se puede entonces calcular el valor final de la propuesta, así: 205,500,000 ---------------1- 0.141
205,500,000 = ---------------0.859
= 239,200,000
En este ejemplo el porcentaje que afecta a los costos directos calculados, para cumplir con las suposiciones mencionadas es de 31.48% que resulta de dividir el valor final del presupuesto por el costo directo total.
CONCLUSIONES
1. El desconocimiento de la estructura de costos de una empresa de construcción grande o pequeña, puede llevar a sus propietarios a presentar propuestas que no se ajustan a la realidad de sus expectativas.
2. El porcentaje que se aplica sobre los denominados costos directos de un proyecto, no es un número caprichoso. Es el resultado de un estudio en el cual se deben calcular los gastos generales del proyecto, los costos de administración de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos, y suponer la utilidad que se espera en cada proyecto.
3. Para el cálculo de los gastos generales de un proyecto es una buena ayuda tener a mano un listado de verificación completo de todos los costos que se requieren para el funcionamiento de una obra.
4. Los costos de administración de la oficina central y los financieros en las empresas que tengan endeudamiento importante, deben ser distribuidos en todos los proyectos que realice la empresa. Se sugiere un método que tiene en cuenta la facturación o ventas totales anuales.
5. El porcentaje de imprevistos puede ser evaluado tomando en cuenta varios factores que afecten directa o indirectamente al proyecto en estudio.
6. Los presupuestos que presentan las empresas con altos endeudamientos, deben tener en cuenta esta situación particular en el análisis del porcentaje escogido para aplicar al costo directo. Ignorar esta situación puede conducir a situaciones inmanejables, puesto que los proyectos en ejecución deben aportar el dinero suficiente para ir disminuyendo paulatinamente el endeudamiento.
