Estructura de Costos
Tener una estructura de costos facilita la lectura del estado de la empresa y de cual es su real comportamiento financiero. Para simplificarlo, podríamos decir, que no tener una estructura de costos es como ser jefe de un hogar en el cual la preocupación es cuales facturas de servicios se deben pagar hoy, cuando me llega el salario mensual, que hace falta de mercado, etc, pero sin tener claridad de por qué se está pagando un determinado valor por cada servicio, si esa es la mejor opción, si se está gastando de una manera adecuada el mercado, etc. En este escenario, la preocupación se centra en poder sostener los egresos y si sobra algo... bien, se mirará que más hace falta. El análisis de costos nos permite tener el "mapa" económico de la empresa, desglosado por secciones, de tal manera que podemos saber en que estamos gastando la plata; cuales son los centros que requieren mayores recursos y sobretodo que tan eficiente es cada flujo de fondos. El hecho de reunir adecuadamente la información de los egresos o desembolsos y registrarlos u organizarlos en base de datos o programas especializados es un muy buen paso en la formulación de una estructura. Pero la parte fundamental está es el análisis o interpretación que hagamos de los mismos, pues dicho análisis es el que se convertirá en la base de las decisiones que se tomen para mejorar el comportamiento financiero de la empresa. Objetivos de una Estructura de Costos: Algunos resultados generales que debe entregar una adecuada estructura o sistema de costos son los siguientes: •1. Facilitar la elaboración de la contabilidad de la empresa para efectos tributarios: tributarios: El pago de impuestos y demás obligaciones debe facilitarse de la mejor manera. Una buena estructura de costos debe permitir que la generación de estados financieros sea muy ágil y eficiente. •2. Determinar costo real de los productos o servicios: servicios : La verdadera utilidad o rendimiento financiero de un negocio solo se puede calcular una vez se tenga una estructura de costos que realmente refleje lo que pasa en la empresa. De otra manera, siempre van a existir inconsistencias entre lo que se cree que genera g enera el negocio como ganancias y los flujo de fondos reales.
•3. Generar indicadores para la toma de decisiones de la gerencia: Es el aspecto más importante. Toda decisión gerencial debe tener como herramienta de apoyo algunos indicadores de costos. No existen indicadores estándar para todas las empresas. Cada indicador, depende de la misma naturaleza del negocio, de su tamaño, de su nivel tecnológico y especialmente de los aspectos puntuales a los que el gerente quiera realizarles seguimiento. •4. Facilitar la elaboración de presupuestos: Como medio de planeación financiero que permita darle proyección a la empresa. Lo más importante es que una estructura de costos no solamente es para la contabilidad empresarial, sino que es una herramienta muy valiosa si se utiliza como fuente de información que permita analizar periódicamente que está pasando en la empresa. Tipos de Estructuras de Costos Tradicionalmente se han considerado dos tipos de estructuras o sistemas de costeo: por ordenes de producción o por procesos. Para el caso de costeo por ordenes de producción lo que se busca es definir de la mejor manera los costos que involucra un pedido, o lote de producción caracterizado por componerse de productos iguales. De esta manera, el costo unitario de producción es el valor del costo total de producción del lote, dividido por el numero de unidades producidas en dicha orden. Este tipo de costeo se recomienda para empresas que funcionan sobre pedidos o que generan lotes de producción específicos para venta. No se recomienda para empresas que producen en serie, sin importar el número o tipo de pedidos. Para el caso de estructura de costeo por proceso, la unidad de análisis, tal como su nombre lo dice, es el proceso. Consecuentemente, el costo unitario se calcula tomando los costos totales para un determinado proceso durante un periodo de tiempo específico y dividiendo este valor por el numero de unidades que en este mismo tiempo pueden ser producidas. Indicadores de una Estructura de Costos A pesar de que cada empresa debe definir los indicadores de costos que necesita, a continuación se presentan algunos ejemplos de indicadores que pueden orientar sobre la definición de los mismos:
Costo de comercialización: Este indicador claramente refleja cuanto me cuesta vender mi producto y a su vez establecer una relación con el costo de producción. En muchos productos, vale más este aspecto que el del mismo producto, pues aparecen temas como empaque, publicidad, etc que se convierten en factor decisivo para el consumidor. Costo unitario por materia prima en producto final : El objetivo final de este indicador, es saber del total del costo de materia prima, cuanto se carga al producto final, lo cual permite establecer un indicador secundario de eficiencia. Costo administrativo: ¿Cuánto vale administrar el negocio?. Eventualmente puede costar más que la misma elaboración del producto. ¿Es adecuado esto? Depende de la naturaleza del negocio, pero es bueno revisar esta relación. Costos de mantenimiento: Depende si el mantenimiento es preventivo o remedial. Involucra los costos de parada de producción, repuestos, pérdidas de producto, pérdidas de mercado, etc. Costos por Enfermedad : ¿Cuánto le cuestan a la empresa los ausentismos laborales por enfermedad?, ¿Qué tan frecuentes son?
