ESAI
DASAR MANAJEMEN KONSTRUKSI
"Pengadaan Barang Dan Jasa"
Belinda Novira R. W
(1431310093)
JURUSAN TEKNIK SIPIL
POLITEKNIK NEGERI MALANG
Dasar Manajemen Konstruksi
"Pengadaan Barang dan Jasa"
Tata cara pengadaan ini adalah tata cara sederhana oleh masyarakat yang menerapkan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat. Artinya pemanfaat, penyelenggara pembangunan dan pemilik adalah satu, yaitu masyarakat/komunitas. Dana yang tersedia merupakan hasil penggalangan dari berbagai sumber baik internal komunitas sendiri (swadaya) maupun dari fihak di luar komunitas (APBN, APBD, dll). Biaya pembangunan merupakan hasil optimal dari efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kualitas fisik bangunan merupakan hasil optimal upaya membangun sendiri. Pola pembangunan adalah swakelola. Seluruh proses pengadaan harus terbuka bagi setiap warga dan dipertanggung- jawabkan dalam rembug KSM. Dalam penerapan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini warga boleh saja menjadi pemasok atau pelaksana pekerjaan (borongan) bila memang memiliki pengalaman untuk itu tetapi harus diperlakukan sama seperti pemasok/kontraktor dari luar komunitas tersebut dan seluruh proses pengadaan harus dilakukan secara transparan dan akuntabel.
Pengadaan diartikan sebagai serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia barang dan jasa yang tepat dan baik.
Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:
Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatmya dan dapat dipertanggung-jawabkan.
Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sesuai sasaran yang ditetapkan.
Terbuka dan Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang.jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang dan jasa setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis adiministrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serat bagi masyarakat luas pada umumnya.
Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apa pun.
Akuntabel, berarti dapat dipertanggungjawabkan - semua proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara benar sesuai ketentuan yang berlaku, Keputusan yang telah disepakati dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua belah-pihak dan para saksi yang terkait. Seluruh proses pengadaan dan hasil kesepakatan panitia pengadaan tersebut wajib didokumentasikan sebagai bagian dari tertib adiministrasi.
Secara garis besar pengadaan barang dan jasa memiliki dua tahap yang harus diperhatikan yaitu tahap perencanaan dan tahap pelaksanaan.
Tahap Perencanaan
Dalam tahap perencanaan terdapat beberapa hal yang harus disiapkan, yaitu gambar-gambar rencana bangunan, spesifikasi/ rencana kerja dan syarat, serta RAB (Rencana Anggaran Biaya) sesuai dengan tahun anggaran. Ketiga hal pokok tersebut dibuat oleh konsultan perencana, yang nantinya akan direalisasikan oleh kontraktor pemenang lelang.
Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap pelaksanaan kontraktor pemenang lelang memiliki tugas melaksanakan hal-hal yang tercantum dalam tahap perencanaan. Kontraktor pemegang lelang memiliki tugas merealisasikan hal-hal dalam tahap perencanaan yang telah dibuat oleh konsultan perencana menjadi sebuah bangunan yang sesuai dengan perjanjian pada tahap perencanaan.
Perlu diketahui penyedia jasa dalam hal ini yaitu konsultan perencana serta kontraktor (Biro Jasa), sedangkan penyedia barang dalam hal ini berarti pengusaha furniture dan sejenisnya. Barang-barang tersebut meliputi meja, kursi, LCD, proyektor, kecuali lampu, hal ini dikarenakan lampu termasuk barang yang ada/ menempel pada sebuah bangunan.
Langkah-langkah Pelaksanaan
Penentuan Tim Pengadaan
Untuk semua jenis/metode pengadaan yang akan dilaksanakan baik oleh KSM maupun panitia harus dilakukan oleh Tim Pengadaan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini. Penentuan tim pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut :
Untuk kegiatan yang berskala semi-publik, KSM melalui rapat anggota KSM memilih anggotanya yang disepakati secara bersama sebagai Tim Pengadaan, dengan anggotanya terdiri dari laki-laki maupun perempuan.
Untuk kegiatan yang berskala public, BKM/LKM dapat membentuk Panitia Pembangunan lengkap dengan Tim Pengadaannya melalui musyawarah warga dengan cara menawarkan nama-nama yang dianggap mampu.
Oleh karena Tim Pengadaan baik pada KSM maupun Panitia tersebut pada dasarnya merupakan unit kerja organisasi pelaksana lapangan KSM/Panitia (Bagian Pengadaan) maka waktu pembentukannya dilakukan pada saat menyusun Organisasi pelaksana lapangan pada tahap penyusunan proposal.
Penyusunan Rencana Pengadaan
Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan bahan/alat dapat dilakukan sebagai berikut.
1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan jenis, kuantitas dan nilai biaya dari setiap jenis bahan/alat kebutuhan pengadaan ini mengacu pada Jenis, kuantitas & nilai biaya kebutuhan setiap Bahan/Alat yang sudah ada di RAB sebelumnya.
2. Tentukan Spesifikasi teknis/persyaratan kualitas setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap jenis bahan/alat mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan pada Analisa RAB sebelumnya.
3. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai.
Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap item pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
Rencana Pengadaan harus mengacu pada Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan. Artinya, agar pengadaan bahan/alat dilakukan sesuai kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi agar tidak terjadi pemborosan akibat kerusakan/hilangnya bahan tersebut ditempat penyimpanan/gudang sebelum digunakan (pemborosan). Selain itu juga, diharapkan agar terjadi pengelolaan dana oleh KSM secara efektif, dimana setiap tahap pencairan dana, tidak hanya digunakan untuk pembelian material saja tetapi juga untuk membiayai pelaksanaan fisik dilapangan (upah tenaga kerja) atau dengan kata lain bahwa kemajuan pencairan dana agar seimbang dengan kemajuan fisik dilapangan.
Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari penyedia Jasa Konstruksi yang direncanakan. Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga dari minimal 3 Penyedia Jasa Konstruksi yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi);
