APRENDER GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA
La gerencia de proyectos de tecnología Educativa se enfoca en la inclusión de TIC en la Educación y direcciona la secuencia ordenada y eficaz del proceso de actividades que se necesitan desarrollar de forma estructurada para obtener los resultados propuestos en determinado proyecto, establecido y previsto en recursos,
tiempo, costos y calidad.
Se debe tener en cuenta cada
paso
correspondiente en cada proceso Para que se pueda llegar a un objetivo. Se debe prever la sucesión bien concreta de actividades con un principio y un final. Se comienza con el proceso de Iniciación que es la autorización que debe tener el proyecto mediante un acta, que será presentada por el ente iniciador o el patrocinador del proyecto donde quedará nombrado oficialmente el director y toda la información referente al proyecto.
Luego se hace la planificación
estratégica, o la planeación que será la etapa más transcendental en la cual se planifica el curso de acción para conseguir los objetivos de un proyecto; etapa en la cual se tiene como finalidad recoger todas las áreas en las cuales el proyecto pueda tener respaldo y en cuáles de éstas se debe hacer énfasis y así
lograr
excelentes resultados. Para que, ello se cumpla es necesario tener en cuenta las siguientes áreas o fases: Integración, Alcance, Tiempo y Costos; que deben ser cumplidas exactamente antes de pasar a la siguiente. En la planificación de integración se empieza por la elaboración del acta de constitución del proyecto. En la que se transmite la autoridad y autonomía al
director del proyecto para disponer de los recurso que necesite y se cuenta con la claridad de ejecución del proyecto. El plan de gestión de la integración es el que conforma todos los procesos y actividades que se necesitan para identificar, concretar y ordenar todos los métodos de acciones de dirección de proyectos. En esta fase se puede prever el alcance y se logra observar y registrar el trabajo. La integración es muy importante porque es mediante la cual se logra la unificación, y es de gran importancia su aplicación en proyectos educativos porque se puede ir
integrando
paso a paso la planeación y
así tener
una mejor visión y
organización en los procesos. Además se consolida y articula las acciones que son vitales para la correcta terminación del proyecto. La planificación del alcance es la fase en la que se define completamente el proyecto; ello demanda una organización y para ese fin se debe establecer “una estructura de desglose de trabajo” (EDT)1.Aspectos fundamentales del alcance del proyecto. PMBOK (2008). Que es la encargada poner el orden en todos los procesos , adecuando las partes del proyecto en micro partes manejo y control en todos los aspectos; adecuadamente
con más fácil
Para que un EDT pueda funcionar
se necesita tener en cuenta fundamentalmente tres aspectos
que a continuación se hace referencia: El primero es la inclusión de cada uno de los procedimientos que hacen parte de la organización y así se genere el impacto esperado con determinado proyecto; el segundo aspecto que se incluye es el alcance del proyecto, en el que se requiere tener claro hasta donde generara impacto en la organización; lo cual se obtiene al concretar la idea que se propone y los esfuerzos. El tercer aspecto a llevar a cabo es la creación del plan de gestión
del alcance; en el que se define cómo se va a logar el alcance. Para este proceso se debe tomar en cuenta estamentos financieros, operativos, de planificación y de control que establezca conceptos para crear una secuencia de procedimientos para obtener el alcance del proyecto. El EDT debe contener una plantilla que especifique
los objetivos del proyecto con los responsables, claramente
identificados,
con
capacidad
de
entregar
los
resultados
esperados
y
oportunamente, pero sobre todo con la correcta consecución del proyecto. El plan de gestión del alcance radica en concretarlo íntegramente
y se enmarcan las
características más trascendentales junto a los límites del proyecto. En el plan de gestión del alcance debe tener inclusión mínimo cinco aspectos que a continuación se hace referencia.” Objetivos del proyecto y del producto, requisitos y características del producto o servicio, criterios de aceptación del producto,
límites
del
proyecto,
requisitos
y
productos
entregables
del
proyecto.”2.Aspectos fundamentales del alcance del proyecto. Referencia original PMBOK (2008). Para desarrollar el plan de gestión general del proyecto se deben abarcar todas las tareas que se necesitan para disponer todas las actividades y acciones con el fin de gestionar desde cómo se inicia, todo su proceso en el transcurso hasta
el cierre del proyecto. Se debe cumplir con las actividades
necesarias para llegar a una concreta ejecución. En esta etapa es fundamental tener elaborada toda la documentación de las actividades relacionadas con el proyecto. Igualmente se debe documentar las experiencias positivas y las que dejan lecciones para ponerlas en práctica en futuros proyectos.
Es de gran significado el cierre del proyecto, que es donde se establecen los procedimientos que se necesitan para confirmar y justificar el producto entregable del proyecto,
que éste sea entregado a gusto del cliente teniendo claro los
términos de tiempo y costos. Es de gran importancia en los proyectos Educativos ya que es la supervisión y el control del proyecto, y la aplicación porque de ese modo se puede acoger acciones para corregir o advertir, teniendo el control del rendimiento del proyecto. El plan de gestión del tiempo es lograr la concreta realización de los objetivos del proyecto dentro del plazo específico y el plan de gestión de costos es la inclusión de procesos necesarios para planificar, estimar y controlar los costos, estableciendo un presupuesto que implica sumar los costos individuales con base a las necesidades. Además se refiere a todos los elementos que conforman un proyecto y que son esenciales para una culminación oportunamente; estos se definen a continuación “Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del proyecto, evaluar el rendimiento para ejecutar una acción correctiva o preventiva cuando sea necesario, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto, suministrar proyecciones para actualizar la información del coste actual y del cronograma actual y supervisar la implementación de los cambios aprobados cuando y a medida que estos se produzcan”. FIGURA 13 Elementos de supervisión y control. NOTA Fuente: Adaptado de PMBOK, Referencia original PMBOK(2008).
Los anteriores pasos son los que se encargan de direccionar el camino y deben estar plasmados en el cronograma y es importante en los proyectos Educativos
porque marcar el ritmo de desempeño y su aplicación se hace para estimar la duración de las actividades teniendo como base el cronograma. Para finalizar este proceso se debe apreciar el plan de gestión de costos; que se define como la inversión que tomará el proyecto y que será el gran desafío, porque
de los costos depende
su aprobación. En la gestión de costos se
establecen tres aspectos como son: Hacer una estimación de ellos, realizar un cálculo de presupuesto y controlar
los costos durante toda la ejecución del
proyecto. Esta fase es importante en los proyectos Educativos porque se puede analizar cuánto presupuesto se requiere invertir acercamiento de costos integrales del proyecto.
y su aplicación
crea una
