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INTRODUCCIÓN Para iniciar con la planeación del tiempo en un proyecto, tomaremos un aparte de la definición de proyecto según el PMBOK®1: “ Esfuerzo que se lleva a cabo cabo para para crear crear un product producto o o servic servicio io único que tiene la característica de ser temporal, es decir que tiene un inicio y fin establecidos”
Según esta definición, uno de los principales aspectos a considerar durante el desarrollo de un proyecto, es el tiempo. urante la reali!ación de un proyecto las diferentes acti"idades tecnológicas, organi!ati"as y log#sticas $ue se lle"an a ca%o, est&n interrelacionadas de diferente manera y los recursos para desarrollarlas no son ilimitados. Por esta ra!ón se de%e entender $ue de alguna forma de%e estructurarse una 'agenda( del proyecto para $ue pueda compl complet etar arse se en un l#mi l#mite te de tiem tiempo po esta esta%l %lec ecid ido. o. Para Para esto esto es neces necesar ario io ente entend nder er la importancia del tiempo y la planeación del mismo en un proyecto. esd esdee el conte conte)t )to o colo$ colo$ui uial al del del diar diario io "i"i "i"ir, r, el tiem tiempo po es un recu recurs rso, o, $ue $ue una una "e! consumido, no se puede recuperar. Sin em%argo, para un gerente de proyecto, el tiempo se define como una restricción y por tanto de%en aplicarse principios efecti"os de gestión del mismo mismo para para $ue este este pueda pueda ser utili!a utili!ado do como como un recurs recurso o*. +om%in +om%inand ando o las dos *definiciones, la importancia de la planeación del tiempo en proyectos radica en poder utili!ar este recurso de forma óptima teniendo en cuenta $ue una "e! transcurra no podr& recuperarse. n otras pala%ras, la importancia de la planeación del tiempo, no es e"idente, /asta $ue la prontitud por completarlo lo e)ige. ste se con"ierte en el principio del 0)ito o el fracaso de muc/os proyectos, teniendo en cuenta $ue un proyecto $ue se retrasa, no tiene pro%lemas en el cierre sino desde la iniciación. n este ensayo se muestra la percepción del autor so%re la importancia de la planeación del tiem tiempo po como como papel papel fund fundam ament ental al en la trip triple le rest restri ricc cció ión n pero pero teni tenien endo do en cuen cuenta ta su interrelación con limitaciones de alcance y costo.
I&D 1
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PMBOK. ta ed. *21*. Ker!ner. Pro3ect Management. Management. 12a ed. *224.
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)iste un "ie3o dic/o acerca de la planeación de tiempos en gestión de proyectos5: ' El primer 90% del cronograma de un proyecto requiere del 90% del tiempo, el 10% restante del cronograma, requiere el otro 90% del tiempo( sto $uiere decir, $ue la planeación del tiempo de%e tenerse en cuenta a tra"0s del ciclo de "ida del proyecto y re"isar detallada y continuamente su progreso con el propósito de "erificar el estricto cumplimiento del cronograma. Para un gerente de proyectos su concepto de la importancia de la planeación del tiempo impactar& en los resultados del mismo. Por esta ra!ón la gestión de la planeación del tiempo, es el proceso mediante el cual de%e esta%lecerse pol#ticas, procedimientos y documentación durante la planeación, e3ecución, monitoreo y control del cronograma del proyecto6. ste grupo de procesos in"olucra todo lo referente a las acti"idades a lle"ar a ca%o, sus recursos y duración. 7dem&s, incluye entrega%les precisos como la 8 y el Plan de 9estión del +ronograma. igura 1. 9rupo de Procesos 9estión de la Planeación del 8iempo
uente. PMBOK®. ta ed.
;n gerente de proyectos de%e tener en cuenta dentro de su gestión el %uen mane3o del tiempo como recurso cla"e de asignación al proyecto. Para esto de%e distri%uir su tiempo 3
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aitos
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PMBOK. ta ed. *21*.
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structura etallada de 8ra%a3o. ABS en ingl0s-.
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entre reuniones, preparación de informes, comunicaciones e)ternas e internas y resolución de conflictos. n la medida $ue se ad$uiera e)periencia, el gerente de proyectos de%e delegar tareas e implementar medidas efecti"as para gestionar el tiempo. Para esto, Ker!ner ? *224-, sugiere contestar las siguientes preguntas y poder identificar pro%lemas en la gestión.
PREGUNTA
RESPUESTA
8iene pro%lemas para la culminación del tra%a3o dentro del tiempo esta%lecido +u&ntas interrupciones tiene al d#a 8iene un procedimiento para mane3ar las interrupciones 8iene disponi%ilidad, sin so%retiempo, de un tiempo largo sin interrupciones +ómo re"isa correos electrónicos y cómo atiende llamadas y "isitas 8iene esta%lecidos procedimientos para el tra%a3o rutinario st& cumpliendo mayor o menor número de metas $ue /ace 5 meses Cue tan dif#cil es para usted, decir $ue no e%e re"isar el tra%a3o $ue reali!an sus su%ordinados 8iene suficiente tiempo al d#a para atender sus intereses personales Sigue pensando en su tra%a3o, aún fuera de la oficina Deali!a usted una lista de tareas y las priori!a Su agenda tiene cierto grado de fle)i%ilidad
ste m0todo le ayudar& al gerente del proyecto a entender la diferencia entre el tiempo como recurso y el tiempo como restricción. s importante mencionar $ue, la gestión del tiempo radica principalmente en la planeación para luego ser e3ecutada y controlada a ca%alidad. ic/a planificación de los tiempos del proyecto pro"iene de los pla!os, los re$uerimientos del cliente, las dependencias de o%ligatoriedad o /ard logic-E, las dependencias discrecionales o soft logic-F, y un poco de predicción. n algunos casos, el tamaGo del proyecto influye en la planificación desde el punto de "ista del desarrollo de la 8. ;na "e! definido el alcance, los o%3eti"os y la estrategia, es el momento de comen!ar 6
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Ker!ner. Pro3ect Management. 12a ed. *224. +uando la dependencia es in/erente al tipo de tra%a3o reali!ado. sto se de%e a la forma en $ue se construyen los
entrega%les. 8
+uando la dependencia es determinada por el e$uipo del proyecto. s una decisión gerencial, ar%itraria, con el o%3eti"o de ma)imi!ar el uso de los recursos, definir puntos de control o poder reali!ar alguna auditor#a de calidad.
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a descri%ir cada una de las acti"idades. @a descripción de cada acti"idad se ampl#a y completa in"ocando sus atri%utos tales como, el nom%re, su código de identificación, su descripción y los recursos necesarios. espu0s de esto se define la secuencia y la duración estimada de las acti"idades al igual $ue sus retrasos y adelantos. Miranda 4 *212-, descri%e en seis ?- pasos el proceso de planificación del tiempo $ue son, la definición de las acti"idades, esta%lecer la secuencia de las acti"idades, estimar los recursos necesarios, estimar el tiempo de duración de las acti"idades, desarrollar el cronograma y controlar el cronograma. Según mi concepto, los cinco - primeros pueden efectuarse a tra"0s de di"ersas /erramientas $ue facilitan el desarrollo del plan de tiempos del proyecto, cuya elección est& relacionada en mayor proporción, con la comple3idad y el tamaGo del proyecto a reali!ar. Sin em%argo, el uso inadecuado de 0stas, se con"ierte en un pro%lema mayor a un retraso en el cronograma. ;n mal uso de la /erramienta de programación se deri"a en un pro%lema de disponi%ilidad de recursos, de so%recostos y de limitaciones en el resultado del proyecto, esto sin mencionar adem&s, la reputación del gerente del proyecto y de la empresa e3ecutora. n cuanto al se)to, es necesario $ue el gerente del proyecto e)ponga sus /a%ilidades gerenciales dentro del marco del PM+12, lo $ue le permitir& cumplir a ca%alidad con los entrega%les y o%3eti"os del proyecto. Para terminar, como dato rele"anteH las e)periencias recogidas en administración de proyectos muestran $ue el FI de los proyectos falla de%ido a un inadecuado inicio del mismo, deri"ado de una inapropiada definición de o%3eti"os. Otra ra!ón es la falta de atención al alcance, errores en el proceso de integración del e$uipo, fallas en la comunicación y de%ilidades en la estructuración de contratos11.
CONCLUSIONES l principal propósito de un gerente de proyecto de%e ir alineado con el enfo$ue $ue de%e darse a la gestión de la planificación del tiempo, el cual consiste en la culminación del proyecto en la fec/a pre"ista.
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Miranda, J. l desaf#o en la gerencia de proyectos. ditorial MM. 5ra ed. *212.
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Pro3ect Manager +ompetency e"elopment rame=or>. *nd ed. *22E.
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Miranda, J. l desaf#o en la gerencia de proyectos. ditorial MM. 5ra ed. *212.
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+a%e resaltar $ue una %uena planificación de los tiempos del proyecto no conlle"a a o%tener me3ores resultados pero s# a cumplir con los o%3eti"os del mismo dentro del pla!o definido inicialmente. sto se "e refle3ado directamente en t0rminos monetarios $ue definen la renta%ilidad del proyecto. urante la gestión de la planeación del tiempo de%en tenerse en cuenta otros aspectos importantes como la gestión de las comunicaciones, el control de cam%ios y el plan de gestión de riesgos. stos grupos de procesos fa"orecen la planificación adecuada del tiempo considerando su influencia en el desarrollo del proyecto. ;n %uen mane3o de la planeación del tiempo en la e3ecución de los proyectos conlle"a a resultados e)itosos como la satisfacción del cliente, el me3oramiento de los lineamientos estrat0gicos de la organi!ación, a la producti"idad del e$uipo, a la estimación confia%le de la l#nea %ase, a una %uena estimación del presupuesto y consecuentemente, al cumplimiento del alcance definido en el Pro3ect +/&rter. s importante recordar $ue el dinero no puede comprar el tiempo, pero el tiempo puede significar muc/o dinero. @os retrasos refle3ados en el cronograma del proyecto no son resultado de impre"istos, sino de una mala planificación del mismo1*.
CARLOS ALBERTO SUAREZ PERTUZ EXCEL – PROJECT CON ENFOQUE PMI COHORTE 7B – MGP UNIVERSIDAD EAN REFERENCIAS /ttp:<<===.euroi.>tu.ltaitos
Gray & C!""#r$. Pro3ect Management. 8/e Managerial Process. ta ed. *211 %r'(r) H. Pro3ect Management. 12ma ed. *224. 12
Dincón, +. otas de +lase. )cel® L Pro3ect® con enfo$ue PM. ;ni"ersidad 7. *216
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La *r!+ r,*r!--!.(. )tra#do de: /ttp:<
M!ra($a) J. l desaf#o en la gerencia de proyectos. ditorial MM. 5ra ed. *212 O-a/a) J0 9estión de proyectos con mapas mentales. Nol. PMBO% G1!$. Pro3ect Management Body of Kno=ledge *21*-. Pro3ect Management nstitute. ta ed. ;S7
PMI20 Pro3ect Manager +ompetency e"elopment rame=or>. *nd ed. *22E R!(-.() C0 otas de +lase. )cel® L Pro3ect® con enfo$ue PM. Maestr#a en 9estión de Proyectos. ;ni"ersidad 7. *215 *216
