BIENVENIDOS
AL SEMINARIO
Dr.. Dr .. Adm. Víctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.
Docente ESPOCH - FADE
UNIDAD I
1. ORIG ORIGEN EN Y NATURA NATURALEZA LEZA DEL PROCES PROCESO O ADMINIS ADMINISTRA TRATIV TIVO O 1.1 ORIGEN : ADAN ADAN Y EVA 1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS
LA HORDA: El mas fuerte
LA GENS: El mas anciano
EL CLAN: Sacerdotes – brujos
LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu
2. APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA 2.1 LA ADMINISTRACION EMPIRICA
2.2 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
Intuición
Método
Costumbre
Sistema
Experiencia
Técnica Principios Normas Reglas Otros
UNIDAD II 1. DEFINICIONES : 1. 1 .-Para Wilburg Jiménez Castro: ¨Es una ciencia social, compuesta de principios , técnicas y practicas, cuya aplicación a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente individualmente no es factible lograr lograr¨
1.2 .-Para Víctor Reinoso C.: ¨ Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de una empresa, institución u organismo social para lograr el éxito deseado¨.
2. TIPOS DE ADMINISTRACION
2.1 ADMINISTRACION PUBLICA Pertenece al Estado Gobierna el poder Ejecutivo
2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA PRIVADA Personas naturales
reconocida por un Ministerio Estatal Personas jurídicas: reconocida
2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA MIXTA Integración n de capitales, sector publico y privado p rivado Integració
UNIDAD III
1. IDENT IDENTIFICA IFICACION CION DE DE LA ENTIDA ENTIDAD D DE ACUERD ACUERDO O AL CURS CURSO O O SEMINARIO SEMINARIO 1.1 EMPRESA ¨Es toda organización de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo primordial es fabricar fabricar,, distribuir mercadería o proveer servicios a la colectividad mediante el pago de los mismos¨
1.2 MUNICIPIO ¨Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es que agrupe a una única localidad, aunque también el concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una ciudad¨. Algunos países que no utilizan la noción de municipio apelan al concepto de comuna, que constituye una entidad territorial equivalente.
1.3 INSTITUCION ¨Una institución es una cosa establecida o fundada. Se trata de un organismo que cumple con una función de interés público o privado¨. Institución puede utilizarse como sinónimo de instituto, organización o entidad, según el conte contexto xto
1.4 GREMIO ¨Se conoce como gremio a la corporación formada por personas que desarrollan una misma profesión, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas
1.5 ASOCIACION ¨Asociación es la acción y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a otra para que colabore en algún trabajo, juntar una cosa con otra para un mismo fin, establecer una relación entre cosas o personas)
Sector Asociativo.
Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas
naturales, con actividades económicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnología, equipos y otros bienes, bienes, o comercializar comercializar su producción producción en forma forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgánica Orgánica de la Economía Popular y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria
1.6 PARROQUIA ¨En Ecuador Ecuador,, la parroquia es la división político-territorial de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo la forma jurídico-polític jurídico-política a de la municipalidad que es la autoridad jurisdiccional del cantón en asuntos administrativos¨. Existen dos tipos de parroquias: la urbana y la rural . La parroquia urbana es aquella que se encuentra circunscrita dentro de la metrópoli o ciudad. Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son apartadas de la ciudad principal o metrópoli. Suelen ser comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven de labores agrícolas y del campo.
1.7 CANTON ¨En algunos países, división territorial y administrativa, caracterizada por estar dotada de un importante grado de autonomía política ¨.
1.8 ENTIDAD ¨Una entidad puede ser pública o privada y esta bajo el régimen de su estatuto, puede se una dependencia ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio publico determinado¨.
1.9 ORGANISMO ¨Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o una institución dedicados a un fin determinado¨.
2.1 ECONÓMICO: Utilidades, Inversionistas,
Acreedores.
2.2 SERVICIO: Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores
2.3 SOCIAL: Servicio a la comunidad,
Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa
organizacional onal Clima organizaci
1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS
•
RECURSOS HUMANOS •
•
• • •
Mano de obra no calificada Mano de obra semi calificada Mano de obra calificada Mano de obra técnica Mano de obra profesional
•
RECURSOS TECNOLOGICOS
•
•
RECURSOS ECONOMICOS • •
Capital propio Capital ajeno
•
•
Adquisición de conocicmientos Desarrollo y capacitación Transferencia Tr ansferencia de de tecnología
•
RECURSOS MATERIALES • • • • • • •
Terreno Edificio Maquinarias Bienes Muebles Materia Prima Vehículos Otros •
RECURSOS LOGÍSTICOS • • • • •
Bienes Servicios Humanos Financieros Otros
UNIDAD IV
1. PRI PRINCI NCIPIO PIO DE AUT AUTORI ORIDA DAD D Y RESPONS RESPONSAB ABILI ILIDA DAD D
Poder de mandar y hacerse obedecer
Autoridad formal Autoridad informal Responsabilidad
2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO
Se produce por el aumento del tamaño de la Empresa o Institución
Delegación de funciones Delegación de Autoridad y responsabilidad
Estructuración de la empresa
Especialización
3. PRINCIPIO DE DE UNIDAD UNIDAD DE MANDO
El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un solo jefe (jefe inmediato superior)
Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones
humanas
4. PRINCIPIO DE DIRECCION
Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos
Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una
¨monstruosidad ¨
5. PRINCIPIO DE ORDEN
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar
6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD
El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y opositores
No dar preferencia por asuntos políticos , amistades ,
compadrazgos, etc..
7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO
Integración grupal positiva
Integración ón grupal grup al negativa Integraci Trabajos en grupos Interés general sobre el interés particular
8. PRINCIPIO DE MOTIVACION
Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal)
Reconocimiento miento por escrito o verbal Reconoci Reconocimiento miento económico Reconoci Reconocimiento miento publico Reconoci
9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD
Reconocimiento por nuevas iniciativas
Dejar desarrollar las iniciativas Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idónea
10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO
Conocer al colérico
Conocer al apasionado Conocer al nervioso Conocer al sentimental Conocer al apático
11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION Amor sublime ( Dios – padres) Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirás Quien confía en si mismo , da amor a los demás
atractivo, magnético ( atrae) , pasión Quien ama , es atractivo, Para alcanzar la pasión debe amar y servir a la comunidad,
ayudar a cumplir las aspiraciones as piraciones de otros
UNIDAD V 1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES ¨Las Empresas o Instituciones son administradas administradas por todas las personas que tienen bajo su
responsabilidad responsabilid ad dirigir Recursos Humanos ¨ 1.1 PERSONAS NATURALES:
1.2 PERSONAS JURIDICAS :
Dueños
Constitución del estado
Propietarios
Ley de Compañías
Gerentes
Ley de Artesanos
Otros
Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario
Código de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)
Ley Orgánica de Empresas Publicas
Ley Orgánica de Educación Superior
Otros
QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
2. ¿CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?
Dueño del negocio
Propietario del negocio
Gerente
Jefe
Director
Administrador
Presidente
Líder
Coordinador
UNIDAD VI LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)
1. PREVISION ¿Qué voy hacer? •
1. PROPÓSITO (IDEA) Industria Comercio Servicio
• •
•
•
2. INVESTIGACIÓN Cuestionarios Entrevista Observación de trabajo •
•
•
•
3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIÓN •
Seleccionar una alternativa (negocio)
V I S I O N
2. P L A N I F I C A C I O N ¿Qué se va hacer? OBJETIVO: representa representa lo que espera alcanzar en el futuro – META -FIN – META POLÍTICA: guía – camino – orientación – acción y efecto – camino – orientación – acción PROCEDIMIENTO – métodos: serie de labores concatenadas – manera de ejecutar un – métodos: – manera trabajo PROGRAMAS: conjunto conjunto de objetivos, políticas, procedimiento / fecha inicial y final COSTOS / PRESUPUESTO: PRESUPUESTO: plan de acción financiera / costos de programas Estrategia: FODA – DOFA / DOFA / constituye un programa general general para alcanzar alcanzar los objetivos objetivos y poner en practica la misión TÁCTICA: Experiencia – habilidades ades y destrezas que apoyan a la estrategia en la toma de – habilid decisiones CONTROL: retroalimentación (feedback) ( feedback) M
I
S
I
O
N
3. O R G A N I Z A C I Ó N ¿Cómo se va hacer? a. Estructuras:
b. Sistema operativo:
Organigrama: estructural – Organigrama: estructural – funcional -personal
Métodos:: forma o manera de hacer Métodos las cosas
Niveles de jerarquía: jerarquía : directivo – directivo – ejecutivo – ejecutivo auxiliar – operativo – auxiliar –operativo asesoría
Procedimientos: pasos a ejecutarse de las actividades
Funciones departamentales : funciones departamentos unidades
Manuales:: guía autorizada que sirve Manuales complemento de los organigramas organigramas – – guía para orientar las actividades de una empresa
Puestos y actividades: actividades: funciones a tareas de cada puesto de trabajo
Instructivos: son partes que refuerzan Instructivos: a los reglamentos o actividades especificas
4. I N T E G R A C I O N ¿Con qué se va hacer? 1. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS a. Requerimiento de recursos humanos: humanos: Reclutamiento Selección Examen medico Inducción Clasificación Adiestramiento Capacitación Desarrollo ( Individual y organizacional) organizacional)
b. psicología organizacion organizacional al ( Conducta -¨Comportamiento del hombre, en el puesto de trabajo trabajo ; en las empresas empresas o instituciones¨) 2. ADMINISTRACIÓN DE COSAS COSAS Y BIENES Materiales Económico Tecnológico Logístico
5. D I R E C C I O N ¿Ver ¿V er que se haga? ha ga?
Comunicación
Estilos de dirección
Delegación
Motivación
Liderazgo
6. CONTROL ¿Cómo se ha realizado?
•
Inspección (Colegio, Policía)
•
Supervisión (Instructor, Asesor)
•
Evaluación
(Ley Org. Del Ser. Publico) (Código de trabajo) (Ley Org. Educación Superior) •
Seguimiento (para mejorar)
7. COORDINACION ¿Quién, Quienes han realizado? Sincronización Sincronización de actividades Relaciones Humanas Relaciones Públicas
Creatividad Espíritu empresarial
8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PREVER
PLANIFICAR
ORGANIZAR
INTEGRAR
DIRIGIR
CONTROLAR
TECNICO
LOGISTICO
PARA USAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
HUMANO
MATERIAL
ECONOMICO
PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DESEADOS POR LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES ,ONG
COORDINAR
UNIDAD VII LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES INSTITUCIONES
1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)
Procreación del hombre
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES INSTITUCIONES
2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDO ¨JESUS¨ (Belén – Judea) – Judea)
¨MAHATMA GANDHI¨ (Mahatma = Alama Grande) (Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi) (India)
¨LUIS NOBOA NARANJO¨ (Ecuador)
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCION INSTITUCIONES ES
3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO ¨ MADRE TERESA TERESA DE CALCUTA¨ ( Agnes Agnes Gonxha Bojaxhiu) (Albanesa – India) – India) Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad Premio Nobel dela Paz - 1979
¨RIGOBERTA MENCHU¨ (Guatemala) Premio Nobel de la Paz -1992
¨LOURDES TIBAN ¨ (Ecuador)
4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCI INSTITUCIONES ONES
Lo que se desea
Innovadores D AMotivadores D SCreadores D Don de gentes
FDeterminantes F Planificadores
Ambiciosos G G Competentes
Organizadores
Imparciales
Líderes
Positivos
Responsables
Comprensivos
Equilibrados
Conservadores
Observadores
Profesionales
Confidentes
Calidad humana
Saber escuchar
Persistentes
Agradables
Colaboradores
PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCI INSTITUCIONES ONES
Lo que NO se desea
j
j
J J
Chismosos
Carácter ogros
Dejados
Negativos
Mal genios
Problemáticos
Peleones
Que se quieran ellos mismos
Mentirosos
Necios
Testarudos
Ociosos
Irracionales
Incomprensibles Disociadores
5. - 15 Característic Características as de un emplead empleado o Triunfador 1. Ser experto experto (conocimien (conocimiento) to)
7.Aprender constantemente (capacitación)
2. Contacto con otros otros conocimientos conocimientos
8.Perseverancia
3. Luch Luchar ar por un objetivo objetivo común común
9.Dominar otro idioma
4. Gra Grado do de motiva motivación ción 5. Nuevos y mejores mejores desarrollar el trabajo
métodos métodos
6. Crecer profesionalment prof esionalmente e oportunidades de desarrollo)
para
10.Disfrutar lo que esta haciendo 11.Aplicar relaciones interpersonales
(buscar 12.Saber comunicar 13. Ser creativo 14.Saber escuchar 15. Administrar su tiempo
Secretarias Gerenciales ¡..TRIUNFADORAS..! No escuches a los mediocres que te dicen ¡.. NO SE PUEDE.. !
Solo escucha a los optimi optimistas stas que te dicen ¡.. AV AVANZA, TU PUEDES..!
UNIDAD VIII LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES 1. LA ORGANIZACIÓN El término organización, viene del griego ¨ORGANON¨, que significa INSTRUMENTO, de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN La
organización es un producto humano y como tal , nunca será perfecta pero si perfectible
Toda organización debe estar encaminada a un fin
Organizar por organizar no tiene sentido
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION ¨La Organización es un esquema de responsabilidades, es el armazón dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo el proceso administrativo en forma efectiva¨ (Brech) ¨ La organización es una función que consiste en determinar cuales son las actividades necesarias para cualquier propósito, disponiéndolas en grupos que pueda asignarse a individuos¨ (Urwick)
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
DEFINICIONES DE ORGANIZACION ¨La Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin de lograr su máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados¨ (Agustín Reyes Ponce)
¨La organización es el ordenamiento de los recursos de las empresas
e instituciones para lograr los objetivos propuestos¨ (Víctor Reinoso)
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Economía
de Personal .
Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada unidad/no significa reducir personal/ reubicación de personal de acuerdo a sus conocimientos
Economía de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos / Economía
de maquinas y equipo.
Se dan de acuerdo a los requerimientos de la
empresa/
Economía
de espacio.
Reducción
de imprevistos .
Economía
de tiempo.
Los espacios físicos deben estar de acuerdo al numero de maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que será determinado por la logística Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitar esto debe mantenerse logísticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo ¨el tiempo es oro¨, por ende los ejecutivos deben procurar que todas las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento lógico delos equipos y materiales
Otros , mantenimiento equipos , maquinas, vehículos , etc.
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES 4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZA ORGANIZACIÓN CIÓN a. ANALISIS DEL OBJETIVO ( qué
–
cómo
–
cuándo
–
dónde - quién y por qué )
b. DIVISION DEL TRABAJO Delegación de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc.
c. COORDINACION A mas de los sub elementos de la coordi coordinación, nación, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar; para lograr la coordinación eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa sincronización de actividades
d. DELEGACION DE AUTORIDAD La dirección, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegación de funciones, limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegación de autoridad debe estar en equilibrio equilibri o con con la responsabili responsabilidad dad e inversamente inversamente
e. CONTROL A mas de los sub elementos del Control, (inspección, supervisión , evaluación) es comprobar la ejecución como se ha planificado y se ha organizado: personal, producción, producción, finanzas, ventas, etc.
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PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN f. EST ESTABLECIMIE ABLECIMIENTO NTO DE DOCUMENT DOCUMENTACION ACION ADECU ADECUADA ADA Documentación de acuerdo al requerimiento con precisión, a fin de evitar desperdicios de materiales. Sirve para realizar realizar tramites mediante mediante ordenes o instrucciones, instrucciones, controlar controlar memorándums,, recibos, oficios, etc.) informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorándums de todo tipo de actividades ) g. SIMPLIFICACION ( de )
Estar de acuerdo con el avance avance
de la tecnología Satisfacer er las necesidades de los clientes Satisfac diseños, tamaños, calidades, uso de materia prima de calidad, calidad, Cambios de diseños, maquinaria, métodos de fabricac fabricación, ión, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente pequeñas)
h. EST ESTANDARIZACION ANDARIZACION Crear hábitos que faciliten la ejecución, disminución de los costos, buscar mayores rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevación de costos (ejm.) Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares pares// Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, 300, produce 90 pares, /Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana gana $. 300, produce 80 pares
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZA ORGANIZACIÓN CIÓN i. INSTRUCTIVOS Elaboración de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior de la empresa o institución, sujetándose de conformidad con el Código de Trabajo, Ley Orgánica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden ser generales, específicos y colater colaterales ales
j. CUADROS CUADROS Y GRAFICOS GRAFICOS Reforzar informes ejecutivos con cuadros y gráficos de mil palabras y que representa toda la parte teórica en un solo gráfico)
( un gráfico habla por mas
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5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS (Tipos o modelos de organización )
Conocidas también como tipos o modelos, a través de los cuales se pueden desarrollar sistemas de organización Se determina las relaciones entre los diversos niveles de jerarquías dentro de las empresas o instituciones
Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o absoluta, estarán de acuerdo con sus peculiaridades o requerimientos administrativos
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTUR ESTRUCTURAS AS 5.1.1 ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR
ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILIT MILITAR AR
VENTAJAS a. b. c. d.
e. f. g. h. i.
Senciill Senc llo o y cla larro. ( empresa familiar , microempres microempresa) a) No hay hay conflic conflictos tos de autor autoridad idad ni ni fugas fugas de resp responsa onsabili bilidad dad Se fa faci cili lita ta la la rap rapid idez ez de de acci acción ón.. Se crea crea una firme firme disci disciplin plina a (cada (cada jefe jefe adquier adquiere e toda toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el único que la posee). Es más más fác fácil il y útil útil en en la pequ pequeña eña emp empre resa. sa. Simpl Si mplic icid idad ad po porr tene tenerr un un sol solo o jef jefe. e. Se delimi delimita ta conc concret retament amente e la autor autoridad idad y la la responsa responsabilid bilidad ad Mayo Ma yorr facil facilida idad d para para impone imponerr la disci discipli plina. na. Mayo Ma yorr faci facilid lidad ad al jef jefe e de ent entren renar arse se en su tra trabajo bajo por ser mas limitado
ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR
DESVENTAJAS a. Se car carec ece e de la la espe especi cial aliz izac ació ión. n. b. No h hay ay flex flexibi ibilid lidad ad para para futura futurass expansi expansione ones. s. c. Es muy muy difí difícil cil capac capacit itar ar a un jefe jefe para para supervis supervisar ar en todos todos los los aspectos que debe coordinar. d. Fa Falta lta de cooper cooperació ación n entre entre los los jefe jefess de grup grupo. o. e. Hay peligr peligro o de autocr autocracia, acia, impidie impidiendo ndo a los los jefes jefes la iniciat iniciativa iva de los subalternos. f. Se pone pone exc excesiv esiva a conf confianz ianza a en la la habil habilida idad d de los los jefe jefes. s. g. Pue Pueden den susc suscit itar arse se rival rivalida idades des entr entre e los jef jefes. es.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.2 ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF
ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF
VENTAJAS a. b. c. d. e.
f. g. h.
Parece ser Parece ser el más con conven venient iente e para para las las empre empresas sas en lo gener general, al, pues pues cons conserva erva much muchas as ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconve inconvenientes. nientes. Introduc Intr oduce e consejo mediant mediante e investiga investigacion ciones es y recomendac recomendaciones iones técnic técnicas, as, pero retiene retiene indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos. Se agrega agrega flexibi flexibilidad lidad al al organism organismo, o, utiliza utilizando ndo consej consejeros eros que que complem complemente enten n la labor labor de los jefes verticales, verticales, sin eliminar la autoridad autoridad del tipo militar. militar. La función función de los espec especialis ialistas tas es es instruir instruir acerc acerca a de los principio principioss básicos básicos y méto métodos dos particulares de organización, así como vigilar su observanc observancia ia Se aplica aplica el princi principio pio de de la divis división ión del del trabajo trabajo en su su fase fase fundam fundament ental al ósea segre segregand gando o la función de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con sus características individuales de introversión o extraversión. Existen Exis ten may mayores ores posibi posibilidad lidades es de estudia estudiarr y corregir corregir los defe defectos ctos exist existent entes es en las las relaciones relaciones departamentales. Se mejoran mejoran los método métodoss de adminis administra tración ción pues pues los consu consultor ltores es están están mejor dispu dispuest estos os a aceptar los adelantos y novedades de la técnica, que los ejecutivos. Por su conex conexión ión con los consu consultor ltores, es, existe existen n oportunidad oportunidades es para para los ejecutivos ejecutivos de ampliar ampliar sus conocimientos.
ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF
DESVENTAJAS a. Los consul consultor tores es hacen hacen recomenda recomendacion ciones es y los ejecuti ejecutivos vos dan dan órdenes órdenes existi existiendo endo el el peligro de que el personal confunda la naturaleza naturaleza de las unas con con el de las otras. b. La intervenc intervención ión de los los consulto consultores res puede servir servir de prete pretexto xto a los los ejecutivos ejecutivos para para declinar responsabili responsabilidades. dades. c. Pue uede de hab haber er ten tende denc ncia iass por parte de los consultores a extralimitarse extralimitarse dando órdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores más importancia que a su jefe vertical. d. De ello ello puede puede derivase derivase con conflic flictos tos de autoridad autoridad creá creándose ndose riva rivalidad lidades es e. en entr tre e amb ambas as cl clase asess de de jef jefes es.. f. Si los los ejec ejecuti utivo voss se suje sujeta tan n estr estric icta tame ment nte e a SU tarea de obrar, obrar, haciendo a un lado la de pensar pensar,, puede apropiarse su actuación, actuación, así como las relaciones con los subalternos. g. Puede surg surgir ir el el desalient desaliento o entre entre los los consulto consultores res cuando sus estudi estudios, os, cuidadosamente cuidadosament e preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son debidamente apreciados por los ejecutivos
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURA ESTRUCTURASS 5.1.3 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, FUNCI ONAL, DEPAR DE PARTTAMENTAL O DE TA TAYLOR
ORGANIZACIÓN ORGANI ZACIÓN FUNCIONAL, FUNCION AL, DEPART DEPARTAMENTAL O DE TA TAYLOR
VENTAJAS a. Tal división división de de funciones funciones hace más más efectiv efectiva a la apreciac apreciación ión del esfuerz esfuerzo o del personal. b. Po Porr ello pueden pueden deter determin minar arse se e imponer imponerse se estánd estándare ares. s. c. Se pro promue mueve ve la may mayor or efi eficie cienci ncia a person personal. al. d. Es posib posible le el emple empleo o del pers persona onall no cali calific ficado ado.. e. Se pr prom omue ueve ve la co coop oper erac ació ión. n. f. Los cas casos os de eme emerge rgenci ncia a los los pueden pueden reso resolve lverr los los subalt subaltern ernos, os, g. Se lim limit itan an los los err error ores es de de un sol solo o jef jefe. e. h. La desaparic desaparición ión de un jefe jefe funcional funcional no tiene tiene la misma tras trascendenc cendencia ia que la de uno vertical i. Una sec secció ción n puede puede depend depender er de de uno uno o var varios ios depa depart rtamen amento tos. s.
ORGANIZACIÓN ORGANI ZACIÓN FUNCIONAL, FUNCION AL, DEPARTAMENTAL DEPARTAMENTAL O DE TA TAYLOR
DESVENTAJAS a. b. c. d. e. f. g.
Se requi requier eren en instru instrucci ccione oness y cartil cartillas las defin definida idas. s. Su implem implement entació ación n y manten mantenimie imiento nto son son más más costo costosos, sos, Hayy difi Ha dificul culta tad d en fo forz rzar ar el apre aprendi ndizaj zaje. e. La di disc scip ipli lina na es má máss déb débil il.. La coor coordinaci dinación ón es más difíc difícil il por por la divis división ión de autori autoridad. dad. La exa exact ctit itud ud se obt obtie iene ne a cos costa ta de de la rap rapide idezz No es fá fácil cil desa desarr rrolla ollarr ejecu ejecutivo tivoss compl completo etoss
LA SECRETARIA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURA ESTRUCTURASS 5.1.4 ORGANIZACIÓN POR COMITES
ORGANIZACIÓN POR COMITES
VENTAJAS a. Puede llegar llegarse se a las mejore mejoress decisiones decisiones en los los problema problemass administra administrativo tivos, s, previa previa su discusión entre varias personas. b. Las decision decisiones es tienen tienen un aspect aspecto o imperso impersonal nal y son de may mayor or fuerza fuerza que las emanadas de un solo individuo, pues éstas en ocasiones producen resentimiento si son expuestas con falta de tacto. c. Como en en el seno seno de las las juntas juntas se trata tratan n necesariam necesariamente ente asunt asuntos os que abarc abarcan an varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinación y de fomentar el espíritu de cooperación. d. No siendo siendo las las decisiones decisiones conse consecuenci cuencia a del criteri criterio o de una una sola perso persona na sino de un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la política general de !a empresa se desarrolla en forma más estable e. Por el estudio estudio de la la generalidad generalidad de los problema problemass de la empresa empresa y la forma forma de de tomar sus acuerdos, el comité es un medio propicio para la preparación y entrenamiento de jefes ejecutivos.
ORGANIZACIÓN POR COMITES
DESVENTAJAS a. Las desvent desventajas ajas solo pueden hallar hallarse se en ¡os comit comités és por ejecut ejecutivos, ivos, como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos capacitados para ejecutar. b. Las decisio decisiones nes se toma toman n por tran transacci sacción ón entre vari varias as perso personas nas o sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos sobre el criterio de algún funcionario experimentado y con conocimiento de causa, a quien aplasta la mayoría. c. No se crea crea un sentid sentido o de respon responsab sabili ilidad dad person personal, al, el cual cual siempr siempre e es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas. d. Los comi comités tés cuand cuando o son ocasi ocasiona onales les,, ocupan ocupan el tiempo tiempo generalmente valioso de los ejecutivos.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURA ESTRUCTURASS 5.1.5 ORGANIZACIÓN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)
ORGANIZACIÓN MATRICIAL MATRICIAL (POR PROYE PROYECTOS, CTOS, POR PROGRAMAS)
VENTAJAS a. Los ejecut ejecutivos ivos del del proy proyecto ecto dete determin rminan an "que" "que" es lo que que hay hay que hacer hacer y "cuándo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo. b. Es una herra herramient mienta a que da una una gran gran flexibili flexibilidad dad en el uso de los los recurso recursoss humanos calificados c. La dire direcci cción ón está está cen centr trada ada en el el objet objetivo ivo..
DESVENTAJAS a. Muchas Muchas veces veces los gerent gerentes es del proy proyect ecto o tienen tienen autoridad autoridad deleg delegada ada del del más alto jefe común, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el logro del objetivo. b. La autoridad autoridad para para dirigir dirigir las actividade actividadess del proyect proyecto o se transfier transfiere e a los jefes jefes de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes, las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.
UNIDAD IX LOS ORGANIGRAMAS
SE LOS CONOCE COMO: organización ón Cartas de organizaci organización ión Diagramas de organizac Cartograma Cuadro jerárquicos
organización ón Cuadro de organizaci
LOS ORGANIGRAMAS
9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS
Es la representación gráfica que muestra la estructura orgánica interna , de la organización formal e informal de una empresa u organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, las las principales funciones departamentales, líneas de autoridad y responsabilidad que se desarrollan desarrollan en un ente social social (Víctor Reinoso)
LOS ORGANIGRAMAS
9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR
Existen diversas tipologías de elaboración de los más usados en el Ecuador son: ORGANIGRAMAS, pero los
Por su Objeto o Contenido
LOS ORGANIGRAMAS
a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES
Representan la estructura interna de una empresa, Institución u organismo social
Es el esqueleto de la empresa
Es la radiografía de la empresa
Se puede representar en forma SINTÉTICA SINTÉTICA,, Lo más importante de la empresa (Unidades principales)
En forma ANALÍTICA forma ANALÍTICA ( todos las unidades de la empresa con sus divisiones)
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.
LOS ORGANIGRAMAS
b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES
Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determin determinaa las funciones de cada unidad
En ningún caso las funciones de las personas Ej.: ORGANIGRAMA FUNCIONAL FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)
Funciones del Consejo Politécnico Las funciones del Rectorado, no del Rector Las funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA ORGANIGRA MA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ¨X¨LTDA. ¨X¨LTDA.
LOS ORGANIGRAMAS
c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL
Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas Ej. Consejo universitario universitario / NO Junta Accionistas Accionistas / NO Directorio / NO Directiva /NO
Solamente a partir de Rector Gerente Presidente de la Republica
Estos organigramas organigramas se determinan El número de personas El sueldo que perciben, en cada unidad administrativa Sirven para realizar análisis de presupuestos
No es recomendable exhibir, por las críticas
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL
LOS ORGANIGRAMAS
9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS a. El organig organigrama rama elabor elaborado ado debe ser de utili utilidad, dad, prácti práctico co,, no comple complejo. jo. b. Que sea real real y auténtic auténtico, o, es decir decir que sea fiel fiel reflejo reflejo de las jerar jerarquías quías exist existentes entes.. c. Que sea divulg divulgado ado y conoc conocido ido por por todos todos los los componen componentes tes de de la empresa empresa e incluso incluso ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc. d. Qu Que e est esté é act actua uali lizzad ado o e. Primer Primero o se deben deben crear crear los puesto puestoss de trabajo trabajo,, después después se adaptan adaptan las las personas personas a estos puestos de trabajo, y nunca nun ca lo contrario. f. Que se se teng tenga a en cuen cuenta ta par para a promo promocio cionar nar los los asce ascenso nsos. s. g. Que se teng tenga a en cuenta, cuenta, cuando cuando apare aparezc zcan an nuevas nuevas funcione funcioness a desarrolla desarrollarr en la empresa. h. En el orga organigr nigrama ama deben figura figurarr las funcion funciones, es, no el nombr nombre e de los puesto puestoss que aparecen.
9.4 REGLAS O PASOS PASOS PARA PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.1 IDENTIFICAC IDENTIFICACION ION
Se debe colocar en la parte parte superior del organigrama el nombre completo del ORGANIGRAMA ORGANIG RAMA o unidad administrativa que se elabora Las siglas de la razón social se las ubica al lado del nombre de la Empresa
Ejemplos : Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ¨ESPOCH¨ Organigrama Funcional de la Universidad Técnica de Ambato ¨UTA¨ Organigrama de Posición de Personal de la Empresa Multiactiva Cía. Ltda. Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ¨ESPOCH¨
REGLAS O PASOS PARA PARA ELABORAR LOS ORGANIGRA ORGANIGRAMAS MAS
9.4.2 USO DE RECTANGULOS No es saludable utilizar
a. FIGURAS GEOMETRIC GEOMETRICAS AS
figuras geométricas que pueden confundir o no se logran escribir en su interior
NO SI
REGLAS O PASOS PARA PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAM ORGANIGRAMAS AS
TAMAÑO DE LOS RECTANGULOS
b. DIMESION DE LOS RECTANGULOS
DIRECTIVO
El tamaño representan los niveles de Jerarquías y debe tener en armonía
Junta de Accionistas Dire Direct ctor orio io
su
elaboración
20 cm 19 cm
EJECUTIVO
Gerente Sub Gerente
18 cm 17 cm
AUXILIAR
Secretaria,Financiero,Biblioteca Secretaria,Financiero,Biblioteca
16 cm
OPERATIVO
Producción , ventas, cobranzas
15 cm
ASESORIA
asesores
14 cm
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c. OBSERV OBSE RVACIONES ACIONES
Los rectángulos deben tener las mismas dimensiones por Niveles Ejm: contador o financiero, secretaria, si es de 18 cm, todos deben tener 18 cm ( no pueden variar) Se debe ubicar solo color negro, para representar las unidades, debe ser lo más simple y no colocar colores porque daña el objetivo de los organigramas y fisonomía
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9.4.3 USO DE LINEAS
CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que existen entre las distintas unidades administrativas. Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir los canales de mando ( autoridad y responsabilidad)
LINEA
PUNTEADA.
Representa las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, generalmente se representan las coordinaciones con organismos que forman parte de la dependencia que se la representa como: Comisiones y Comités
REGLAS O PASOS PARA PARA ELABORAR LOS ORGANIGR ORGANIGRAMAS AMAS
USO DE LINEAS
LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una línea fina y un rectángulo a continuación
LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA O DE APOYO . Se la representa por una línea continua y un rectángulo abajo
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9.4.4. NIVELES DE JERAQUIAS JERAQUIAS Deben representarse representarse claramente los niveles
de jerarquía como son característica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES BLOQUES todos los organigramas organigramas para identificar identificar los Como característica niveles de jerarquías
BLOQUES 1. DIRECTIVO O LEGISLA LEGISL ATIVO R O S E S A . 5
2. EJECUTIVO
3. AUXILIAR
4. OPERA OPER ATIVO
Asamblea General de Socios, Junta de Accionistas, Directorio Presidente, Vicepresidente de la Republica, Gerente, Sub Gerente,, Presidente y Vicepresidente de Gremios Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo, Estadística, Biblioteca, Computo, etc. Los que cumplen con el objetivo de la empresa Producción , ventas, Facultades, Vocales de Gremios, Técnico , atención al Cliente
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9.4.5 LEYENDAS
Ejemplos: Departamento Financiero ( Dpto. Financiero) Departamento de Producción ( Dpto. Producción) Estadísticaa (Estad.) Estadístic Administración Administr ación (Adm.) Contabilidad Contabilida d ( Cont.)
Se debe escribir todo el nombre de la unidad administrativa de preferencia, solo se permite las abreviaciones que nos indica la Gramátic Gramática a Castellana
REGLAS O PASOS PARA PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAM ORGANIGRAMAS AS
9.4.6 CUADRO DE REFERENCIAS a. Se debe ubicar en la parte inferior inferior del organigrama organigrama un cuadro cuadro pequeño de referencia referencia que tenga armonía con el Organigrama b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensión de la estructura interna de la empresa
CUADRO DE REFERENCIAS NIVELES DE JERARQUIAS
1. 2. 3. 4. 5.
N. Directivo N. Ejecutivo N. Auxiliar o Apoyo N. Operativo N. Asesoría
CLAVES
Autoridad Auxiliar de Dependencias Asesoría Coordinación
ELABORADO
APROBADO
Por:
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Fecha:
Fecha:
TELEFONO:: 03 284534 / CELULAR MOVI : 099933572 TELEFONO EMAIL:
[email protected] [email protected]
