El presupuesto, Administración y su relación con la Auditoria (2)

Finanzas II El Presupuesto, la Administración, y su relación con la Auditoria

EL PRESUPUESTO, LA ADMINISTRACIÓN, Y SU RELACIÓN CON LA AUDITORIA EL PROCESO ADMINISTRATIVO La adminis administrac tración ión es el proceso proceso de planific planificar, ar, organiza organizar, r, dirigir dirigir y controla controlarr las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización. Un proc proces eso o es una una form forma a sist sistem emát átic ica a de hace hacerr las las cosa cosas. s. Se habl habla a de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. La administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, embargo, cuando se utiliza conocimiento conocimiento organizado, y se sustenta sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia. Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. A partir de estos conceptos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funci función ón de Admin Administ istrac ración ión que Fayo Fayoll defin definie iera ra en su tiempo tiempo como: como: Prev Prever, er, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una activid actividad. ad. La adminis administrac tración ión comprend comprende e varias varias fases, fases, etapas etapas o funcione funciones, s, cuyo cuyo conocimiento conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. Autores como Urwick define el proceso administrativo administrativo como las funciones funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Investigación Planificación Coordinación Control Previsión Organización Comando

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Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

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Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso

Administrativo.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato

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Planificación

Organización

Dirección

- Metas

Control

- Motivación

- Normas

- Objetivos

- Estructura

- Liderazgo

- Medidas

- Estrategias

- Administración de recursos humanos

- Comunicación

Comparaciones

- Planes

- Comportamiento - Individual y de grupo

- Acción

PLANIFICACIÓN Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar. Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos. Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. Además son guía para: •

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Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.

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Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización. A continuación se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc. Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.

ORGANIZACIÓN El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente: a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento. b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o identico. c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología específica. Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

Su importancia: 1. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

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2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la 3. primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes. 4. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

DIRECCIÓN Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados: 1. En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas. 2. En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

CONTROL Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es

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qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control. El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales: Establecer las normas de desempeño. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas. • •

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El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no. Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

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El PRESUPUESTO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO PRESUPUESTO: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado. Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de una Empresa en un período, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlas. Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicación de: 



Objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificación de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de utilidades a Largo Plazo. Un Plan de utilidades a Corto Plazo detallados por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informe periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento.

Objetivos del presupuesto •

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Dentro de los objetivos del presupuesto, se pude mencionar: Organización : estructura las relaciones entre funciones, niveles, y actividades. Coordinación: dirección, equilibra las diferentes secciones que integran la organización. Control: acción de apreciación si los planes y objetivos se están cumpliendo.

Ventajas del presupuesto Los presupuestos son una característica importante de la mayor parte de los sistemas de control. Cuando se administran con inteligencia los presupuestos: a) obligan a la planeación b) proporcionan criterios de desempeño c) fomentan la comunicación y la coordinación

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Los presupuestos obligan a los gerentes a mirar hacia el futuro y estar listos a las condiciones cambiantes. Esta planeación forzada es en gran parte la mayor aportación que hace la elaboración de presupuestos a la administración. La elaboración de los presupuestos es una parte integral tanto en la planeación a corto plazo (normalmente de un año o menos) y la planeación a largo plazo. Ambas formas de la planeación pueden incluir lo que algunas personas llaman elegantemente aspectos estratégicos. Estos aspectos incluyen los recursos de la organización, el comportamiento de los competidores y en especial las demandas actuales y proyectadas del mercado. La expresión cuantitativa resultante de los planes, determinada después de estudiar estos aspectos estratégicos, se conocerían como un presupuesto.

Tipos de presupuestos Los presupuestos pueden abarcar un periodo de un año o menos en los casos de las plantas o cambios en los productos, hasta diez años o más. Cada vez son más las compañías que usan los presupuestos como herramienta básica para la planeación a largo plazo. El periodo normal de la planeación y del control del presupuesto es de un año. Es normal que el presupuesto anual este dividido por meses para el primer trimestre y por trimestres para el resto del año. La información presupuestada para un año se revisa con frecuencia según avanza el año.

Clasificación del presupuesto: 1.

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2. •

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Según la flexibilidad: Rígidos, estáticos, fijos o asignados : Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. Flexibles o Variables: Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.

Según el periodo que cubran: A corto plazo : Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos. A largo plazo : En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país.

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3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa: •

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Presupuesto Maestro: Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Presupuesto De Operación: Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio. Presupuesto De Ventas: Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo. Presupuesto De Producción: Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. Presupuesto De Mano De Obra (PMO): Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. Presupuesto De Gasto De Fabricación: Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Presupuesto De Costo De Producción: Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto. Presupuesto De Requerimiento De Materiales (PRM): Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales. Presupuesto De Gasto De Ventas (PGV): Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo. Presupuesto De Gastos Administrativos (PGA). Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Presupuesto Financiero. Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa. Presupuesto de Tesorería. Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.

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4.

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Presupuesto de Erogaciones Capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos.

Según en el sector en el cual se utilicen: Públicos. Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. Privados. Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.

EL CONTROL PRESUPUESTARIO COMO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA La información financiera presupuestada está basada en diversos eventos e hipótesis que se espera ocurran en un futuro. Dicha información puede referirse a una cuenta, proyecto o estados financieros futuros de una entidad. A su vez éste tipo de información financiera puede estar elaborada bajo circunstancias que no necesariamente se espera que ocurran, con el propósito de determinar diversos escenarios financieros (pesimista, esperado y optimista) para ayudar a la toma de decisiones. La auditoría presupuestaria tiene como objetivo analizar la forma de cálculo de las cifras, así como verificar que tengan relación con las circunstancias, supuestos o hipótesis bajo las cuales fueron determinadas. Lo anterior para otorgar una opinión profesional sobre la certeza de las cifras presupuestadas en el caso de darse los supuestos bajo los cuales fueron estimadas o proyectadas. El presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos dependerá de la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación ya que además de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar y que afecte de algún modo lo que se planea para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. En suma, el presupuesto, es un conjunto de pronósticos en términos financieros referentes a un periodo precisado." Un presupuesto es un artificio que permite a la dirección planear y controlar las actitudes de una empresa de modo que pueden realizar sus objetivos en cuanto a ganancias y servicios El sistema de presupuestos exige una previsión sistemática

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basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se prevean en el futuro. Los presupuestos pueden cubrir diferentes períodos, dependiendo del tipo de presupuesto. Por ejemplo, los presupuestos operativos cubren normalmente el período de un año o menos (corto plazo). Los presupuestos para cambios de planta o productos pueden cubrir un período de 2 a 10 años (largo plazo). A menudos los presupuestos operativos se clasifican por mes para el primer trimestre y en totales para los tres trimestres siguientes. Al final del primer trimestre los presupuestos de los tres trimestres siguientes se actualizan en base a la nueva información. En la actualidad muchas organizaciones utilizan presupuestos continuos mediante los cuales siempre se suministran datos correspondientes a 12 meses. Al final de cada mes, se descarta este último y se agrega el siguiente de manera que siempre se dispone de la misma cantidad de meses.

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CONCLUSIONES

1. Una ejecución efectiva, requiere de información y capacitación al personal para la adecuada implementación del presupuesto. 2. Uno de los objetivos se refiere a que se necesita que sean realistas con referencia a los datos que se utilizan en el presupuesto. 3. La responsabilidad del manejo del presupuesto a nivel general recae en el Gerente Administrativo, o Administrador, por lo tanto es necesario que la administración mantenga una adecuada comunicación con todas las unidades operativas del negocio para tener todos los componentes necesarios para el armado de la estructura del presupuesto en todos sus niveles.

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RECOMENDACIONES

1. Identificar las áreas propensas a error y en los cuales sea necesario la implantación de control interno, y dar validez a los datos proporcionados reduciendo el margen de error que antes tenía. 2. Retroalimentar y dar seguimiento a las implantaciones de control que se realizan dentro de la entidad, para poder verificar que sea eficiente y a la vez eficaz con los datos que se cuentan. 3. Es de suma importancia comunicar a todas las áreas de la empresa la decisión de la preparación de presupuestos por cada unidad, estableciendo metas por un lado, y por otro las reglas del proceso, de forma que toda la información preparada y recopilada esté dirigida a la obtención de los objetivos establecidos dentro de la empresa, como por ejemplo la rentabilidad y la liquidez. 4. Tomar todos los términos que sean necesarios en la planificación de nuestro presupuesto, ya que debemos tener un control de la información para que sea lo más precisa y que se logre realizar y evaluar el rendimiento obtenido con la utilización de este método. 5. No cambiar la unidad que se utiliza o elemento dentro del presupuesto, ya que puede variar y proporcionar datos y no se logre el objetivo de la utilización del control presupuestal en una entidad.

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BIBLIOGRAFIA

www.angelfire.com/zine2/uvm_lce.../padmon.htm

www.scribd.com/.../UNIDAD-II- Proceso-Administrativo

www.vlpconsultores.com/ auditoriapresupuestaria .html

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El presupuesto, Administración y su relación con la Auditoria (2)

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