Controlar La Gestión Con El Presupuesto de Tesorería

PRESUPUESTOS

Controlar la gestión con el presupuesto de tesorería SUPERÁVIT, FACILITA FACILITA LA ➜ EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA ES ÚTIL PARA PREVER SITUACIONES DE DÉFICIT O SUPERÁVIT, NEGOCIACIÓN BANCARIA QUE SE DEBE DESARROLLAR PARA OPTIMIZAR SU GESTIÓN FINANCIERA, MINIMIZANDO SUS COSTES FINANCIEROS O MAXIMIZANDO SUS INGRESOS FINANCIEROS

A

menudo nos encontramos noticias en la prensa especializada acerca de empresas que tienen que paralizar o ralentizar su actividad por encontrarse inmersos en un expediente concursal (Suspensión de pagos, quiebra, etcétera). La mayoría de estas empresas venían anunciando esta situación a través de una cuenta de resultados en la que las pérdidas eran el denominador común. Pero no todos se encontraban en un estado que, analizando los indicadores de balance, cuenta de resultados y crecimiento, demandarán acciones inmediatas con el fin de evitar situaciones como las descritas anteriormente. Esta minoría de empresas ejercía una actividad que presentaba una buena rentabilidad o, incluso una capacidad de autofinanciación que garantizaba la cobertura de sus necesidades en fondos de maniobra. El director financiero de un grupo de empresas al que pertenecí, nos recalcaba a los directores financieros de las filiales en cada una de las reuniones que teníamos la siguiente premisa práctica: “Una empresa puede fracasar por dos causas fundamentales: a) Porque la gestión de la actividad no sea la adecuada y la empresa tenga pérdidas en su explotación a lo largo de varios años, hasta descapitalizarse. b) Porque la compañía no sea capaz de pagar a sus suministradores, por no tener liquidez suficiente. Esta causa es inmediata y puede darse en empresas con una estupenda cuenta de resultados, con buena rentabilidad”. Naturalmente, lo que nuestro director financiero nos quería inculcar es que era tan importante el equilibrio financiero y la liquidez de la empresa como la generación de be-

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neficios y la rentabilidad y crecimiento de la JESÚS VILLALBA FRUTOS misma. Es fundamental tener en cuenta que Sage Concept obtener beneficios no significa disponer de la tesorería que permita realizar con éxito las operaciones.

BENEFICIOS = INGRESOS – GASTOS TESORERIA = COBROS – PAGOS En la medida en que los ingresos no coincidan con los cobros y los gastos no coincidan con los pagos, las cifras de beneficios y variación de tesorería serán diferentes.

Ficha técnica

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Autor: Villalba Frutos, Jesús Título: Controlar la gestión con el presupuesto de tesorería Fuente: Estrategia Financiera, nº 202. Enero 2004. Localizador: 4 / 2003 Resumen: Hemos tratado de resaltar la importancia de la tesorería y su previsión para las áreas de decisión empresarial. El tesorero se convierte en una piedra angular de la gestión empresarial en la medida en que la falta de previsión de los flujos de caja puede hacer que una compañía con indicadores de rentabilidad buenos se paralice por una situación de insuficiencia de liquidez. El presupuesto de tesorería es una herramienta eficaz para prever estas situaciones de déficit o superávit, facilitando la negociación bancaria que va a llevar a la empresa a optimizar su gestión financiera, minimizando sus costes financieros o maximizando sus ingresos financieros. Además, esta forma de controlar las finanzas es dinámica, ya que la empresa podrá analizar las desviaciones sobre lo presupuestado, presupuestado, realizando las pertinentes acciones correctoras y revisando el presupuesto en el horizonte del corto plazo. Descriptores: Presupuesto, presupuesto de tesorería, tesorería, revisiones trimestrales, análisis de desviaciones, rentabilidad, beneficios, negociación bancaria, gestión financiera, cobros y pagos, desinversiones.

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P R E S U P U E S T O S

Para evitar estas situaciones de tutela judicial o, simplemente para controlar adecuadamente los flujos financieros de cada entidad, en previsión de eventuales dificultades de financiación, debemos utilizar una herramienta de control fundamental en la empresa moderna: el presupuesto de tesorería. El presupuesto de tesorería es una herramienta de previsión con la que se puede anticipar, en fecha y volumen, los cobros y pagos futuros, así como los flujos financieros de toda índole, lo que permite tomar las medidas necesarias a tiempo, con el fin de garantizar la liquidez de la compañía y optimizar los resultados financieros. La gestión del presupuesto nos permitirá una correcta toma de decisiones de inversión y financiación de las puntas de tesorería o los déficits de la misma. El objeto del presupuesto de tesorería es prever el modo en que la empresa va a financiar sus elecciones empresariales. Es decir, es una herramienta para la consecución de los objetivos de la empresa. Nos va a indicar, mes a mes, los déficits o los superávits de la caja de la entidad. Lo que debe perseguir el tesorero de la entidad, verdadero responsable de la elaboración y seguimiento del presupuesto de tesorería, es estudiar el escenario más verosímil en el que se van a encontrar las finanzas de la empresa a lo largo del periodo presupuestado. A tal efecto, y para su elaboración, no sólo deberá tener en cuenta la evolución histórica de los flujos financieros de la empresa, sino también las acciones a desarrollar a lo largo del ejercicio, con su correspondiente cuantificación, y

Ventajas del presupuesto de tesorería La elaboración del presupuesto de tesorería conlleva las siguientes ventajas: • Asegura la liquidez de la empresa en el corto y medio plazo. • Optimiza la gestión financiera de la compañía, minimizando los costes financieros y maximizando los ingresos financieros. • Mejora la gestión de las necesidades operativas de fondos de maniobra. • Identifica las necesidades de financiación o liquidez con tiempo suficiente para realizar una negociación bancaria óptima. • Mejora la rentabilidad de los excedentes, eliminando saldos ociosos. • Permite controlar el cash-flow de una forma sencilla y ergonómica, de manera que no sean terceros (bancos, suministradores, etc.) los que marquen las pautas en la gestión financiera de la entidad.

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así poder construir un adecuado cuadro de necesidades de financiación. El presupuesto de tesorería se puede definir como un conjunto de planes cuantificados de ingresos y gastos que nos van a indicar la liquidez de la empresa en cada momento, y nos van a informar de las necesidades de financiación o posibilidades de inversión y en que momento se van a producir. El presupuesto de tesorería es un paso intermedio entre el presupuesto financiero y la posición de tesorería. Es, pues, una herramienta que se incluye en la previsión financiera de la compañía, como instrumento de decisión a corto e incluso a largo plazo. No obstante la efectividad del presupuesto de tesorería suele cifrarse en un horizonte temporal de un año.

HORIZONTE TEMPORAL DE LOS PRESUPUESTOS DE TESORERÍA El tiempo es un factor clave para la elaboración del presupuesto de tesorería. Dependiendo de la sensibilidad financiera que tenga nuestra empresa, el presupuesto tendrá mayor o menor periodicidad. El presupuesto está muy unido al corto plazo (espacio no superior a un año), tanto para datos pasados como para datos futuros. Al estar vinculado a la consecución de los objetivos empresariales, deberá constatar los datos reales y compararlos con el presupuesto o con los datos reales de otros años. Tenemos, no obstante, distintos tipos de presupuesto de tesorería, atendiendo a su horizonte temporal.

1. Anual: Es el más importante porque en él se van a comparar los datos presupuestarios y los reales. Aquí se va a comprobar si finalmente se han cumplido los objetivos de la compañía. 2. Trim Trimes estr tral al:: Es un presupuesto de revisión por si el desarrollo de los objetivos no se corresponde a lo esperado. Las revisiones del presupuesto de tesorería suelen hacerse sobre este tipo ( forecast o rolling forecast ). ). Se utilizan los datos reales de último trimestre y se revisan los datos del presupuesto para los meses siguientes hasta el final del año. Este tipo de revisión es muy utilizada, sobre todo en compañías americanas. 3. Men Mensual sual:: Es el presupuesto por excelencia, porque marca la información financiera básica, aquella que le interesa a la empresa para conseguir sus objetivos.

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Cuadro 1. NOMBRE

HORIZONTE

DETALLE

FUENTE DE INFORMACION

RESULTADO

OBJETIVO

Presupuesto anual de tesorería

1 año (fijo)

Mensual

Presupuestos generales de la empresa

Necesidades financieras

Preparar la negociacion bancaria

Previsión trimestral de tesorería

3 meses (a partir del próximo)

Decenal o semanal

Ventas realizadas Compras realizadas Actividad

Anticipar desfases con el presupuesto anual

Decidir la utilización de la financiación

Previsión mensual de la tesorería

1 mes

Diario

Entradas y salidas de fondos conocidas

Posición de liquidez de la compañía

Completar la posición de tesorería

ELEMENTOS DETERMINANTES DEL PRESUPUESTO DE TESORERÍA El presupuesto de tesorería forma parte indisoluble del presupuesto general de la compañía, ya que necesita toda la información que el presupuesto general le puede brindar. Los distintos elementos de presupuesto de tesorería bien podrían ser estos (Figura 1):

El presupuesto de ventas La venta es el motor fundamental de la actividad de la empresa, y es la que va a lograr la generación de tesorería. Los indicadores clave en la generación de tesorería son las cuentas a cobrar de clientes, los impagados y el IVA repercutido. En el caso de las cuentas a cobrar de clientes, el importe y momento real en el que se pro-

Figura 1. Presupuesto Gastos Generales Presupuesto Inversión Presupuesto Ventas

Inversión

Presupuesto Producción Presupuesto Compras

Presupuesto Tesorería Financiación

Presupuesto RRHH

El presupuesto de tesorería emana pues, de la síntesis de los presupuestos elaborados por los responsables operativos de la empresa. Los elementos imprescindibles imprescindibles en un presupuesto de tesorería son el presupuesto de inversiones, el presupuesto de ventas, el de compras, el de producción, el de recursos humanos y el de gastos generales. Cuanto más exhaustivos sean los datos obtenidos de estos presupuestos más exacto y fiable será el presupuesto de tesorería, a pesar de que podamos tener un exceso de datos que nos dificulte el análisis de los mismos. Los presupuestos de ventas, compras, producción, recursos humanos y de gastos generales podemos encuadrarlos en el llamado presupuesto de operaciones.

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ducen los cobros a tener en cuenta dependerá de los plazos de cobro negociados con dichos clientes. La consideración de los impagados deberemos realizarla en base a datos históricos en devoluciones sobre ventas. Para el IVA repercutido, el plazo de pago y su importe dependerá de los plazos legales a los que esté sometida la empresa por su tamaño y características.

El presupuesto de producción Deberá ser elaborado a partir del presupuesto de ventas y contemplará la información acerca de los gastos de mantenimiento y los suministros necesarios para mantener el ritmo de producción.


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El presupuesto de compras

Presupuesto de inversión

Obtendremos del presupuesto de compras información acerca de las cuentas a pagar, cuyo importe y momento real dependerá del plazo de pago negociado con los proveedores, si el dato real se conoce y si no, por el plazo medio de pago. También obtendremos información acerca del IVA soportado y su tratamiento es similar al IVA repercutido relacionado en el apartado del presupuesto de ventas.

Presupuesto de recursos humanos No servirá información necesaria sobre los pagos por devengo de nóminas, cuyo plazo dependerá del número de pagas relacionadas en el convenio del sector al que pertenezca la empresa. También serán relacionados los pagos devengados de Seguridad Social (normalmente a mes vencido) y de retenciones de IRPF, cuyo importe dependerá de los salarios y circunstancias personales de los empleados, y el plazo de pago del tamaño de la empresa y sus características legales.

Presupuesto de gastos generales De él se extraerán todos los pagos relacionados con los gastos de administración, gastos comerciales (viajes, publicidad, comunicación, etcétera) y los gastos financieros.

El presupuesto de inversión nos va a reflejar la composición e importe de las inversiones a realizar en el periodo presupuestado. Contemplará además las desinversiones por realización de activos. Concierne a todos los proyectos de compromiso de gastos en bienes materiales e inmateriales cuyo ciclo de explotación sea superior a un año. La inversión abarca proyectos de sustitución o de productividad, destinados a mantener o me jorar la capacid capacidad ad y efica eficacia cia produ productiv ctivaa mediant mediantee la reducción de los costes de producción o el incremento en la calidad del producto final.

Presupuesto Financiero Es una consecuencia de los anteriores que evalúa las necesidades de financiación que se derivan del presupuesto de inversión y del presupuesto de operaciones. Establece un plan de financiación que compagine las disponibilidades de fondos con las necesidades identificadas en los anteriores presupuestos. Sus conclusiones se vierten en el presupuesto de tesorería, que es el resumen del financiero. Nos va facilitar la negociación bancaria al anticiparnos el momento de la necesidad de fondos, por lo que podremos sacarle una mayor rentabilidad a la misma. El esquema presupuestario podría ser el siguiente (Figura 2):

Figura 2. Administrativos

Presupuesto Operaciones

Comerciales Presupuesto Ventas

Presupuesto Producción

Presupuesto Inversiones

Presupuesto Gastos Generales

Financieros Desinversiones Inversiones

Presupuesto Financiero

Plan Financiero Presupuesto Tesorería

Presupuesto Ejercicio

Balance Previsional Cuenta de Resultados Previsional

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De todos estos presupuestos se obtendrán los datos necesarios para crear el presupuesto de tesorería y éste, a su vez, nos informará de las necesidades de financiación o inversión y en qué momento se producirán.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO DE TESORERÍA Antes de poder calcular los saldo mensuales de tesorería, el tesorero deberá proceder a un cierto número de revisiones y de verificaciones. verificaciones.

a) El tratamien tratamiento to de la informac información ión recibida recibida:: Deberemos transformar los datos contables de la empresa en datos de flujos de caja, como hemos descrito en cada uno de los apartados presupuestarios de ventas, com-

pras, producción, recursos humanos, gastos generales e inversión, utilizando datos estadísticos cuando el dato real no esté disponible o sea poco fiable. Eventualmente y, para evaluar la fiabilidad de las previsiones, podrían realizarse simulaciones con distintos escenarios posibles en función de la coyuntura económica, el estado de la empresa y la situación del sector y el mercado.

b) La previsión previsión del saldo saldo de tesorería tesorería: Una vez analizada la información recibida y realizados los pertinentes ajustes, el tesorero deberá elaborar un cuadro de previsión de saldo de tesorería o posición de tesorería, utilizando el horizonte temporal de un año. Un ejemplo de este cuadro podría ser: (Figura 3)

Figura 3. PREVISION DE LA POSICION DE TESORERIA CONCEPTO

ENERO

.....

DICIEMBRE

TOTAL

1. Posición Inicial Cobros a clientes ventas anteriores Cobros a clientes ventas presupuesto Realización de activos fijos Ampliaciones de Capital Obtención de préstamos Ingresos Financieros Otros cobros 2. Total cobros Pagos de salarios y seguros sociales Pagos a proveedores Pagos de alquileres Pagos de reparaciones y mantenimiento Pagos a profesionales Pagos por servicios de transporte Pagos por primas de seguros Cargos por servicios bancarios Pagos por publicidad Pagos por suministros Pagos por otros servicios Tributos Gastos Financieros Amortizaciones de préstamos y deudas Inversiones Otros pagos 3. Total pagos 4. Movimiento de tesorería neta (2-3) 5. Posición final

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ANÁLISIS Y TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES Cuando nos hallamos ante una realidad tan dinámica y cambiante como es el día a día de una empresa, la incidencia de las desviaciones en cascada sobre el presupuesto de tesorería, al concentrar tantas áreas de gestión, es muy alta. Esto nos podría llevar a la conclusión errónea de que el cumplimiento del presupuesto de tesorería se hace una tarea casi imposible. El cumplimiento del presupuesto de tesorería no es un fin en sí mismo, pues, como hemos indicado anteriormente, se trata de una herramienta eficaz para la consecución de los

objetivos de la empresa en su globalidad. De ahí que su gran utilidad es la de servir de guía de actuación sobre qué hacer cuando se originan las desviaciones presupuestarias. Las desviaciones son los principales indicadores de la evolución del negocio en el presupuesto. Mensualmente, semanalmente, o incluso diariamente, se puede realizar un seguimiento de los saldos presupuestados en la previsión de posición de tesorería con el fin de controlar las desviaciones. Siguiendo el modelo anterior, un ejemplo de informe de seguimiento podría ser éste (Figura 4):

Figura 4. SEGUIMIENTO SEMANAL DE LA PREVISION DE LA POSICION DE TESORERIA CONCEPTO

DATOS DATOS DIFERENCIA REAL REALES ES PREV PREVIS ISTO TOS S

OBSERVACIONES

1. Posición Inicial Cobros a clientes ventas anteriores Cobros a clientes ventas presupuesto Realización de activos fijos Ampliaciones de capital Obtención de préstamos Otros cobros 2. Total cobros Pagos de salarios y seguros sociales Pagos a proveedores Pagos de alquileres Pagos de reparaciones y mantenimiento Pagos a profesionales Pagos por servicios de transporte Pagos por primas de seguros Cargos por servicios bancarios Pagos por publicidad Pagos por suministros Pagos por otros servicios Tributos Gastos financieros Amortizaciones de préstamos y deudas Inversiones Otros pagos 3. Total pagos 4. Movimiento de tesorería neta (2-3) 5. Posición final

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El control presupuestario se basa en el análisis de las desviaciones, de tal manera que el tesorero deberá verificar que los objetivos se han cumplido y, si no fuera así, implicar a los responsables de cada área para suscitar acciones correctoras .

Hay diferentes tipos de desviaciones. Se podrían clasificar en tres grandes grupos:

Los elementos imprescindibles en un presupuesto de tesorería son el presupuesto de inversiones, el de ventas, el de compras, el de producción, el de recursos humanos y el de gastos generales

a) Correc Corrector toras as: Estas desviaciones nos van a indicar la diferencia existente entre el presupuesto inicial y las previsiones. b) Complem Complement entaria ariass: Estas desviaciones nos indican la diferencia entre las previsiones y los datos reales. c) Presup Presupues uesta taria rias: s: Nos van a indicar la diferencia entre el presupuesto inicial y los datos reales. El análisis de las desviaciones se realizará a nivel de concepto presupuestario y teniendo en cuenta los diferentes estados del presupuesto. Así pues, podremos analizar las desviaciones entre (Figura 5):

Una vez analizadas las desviaciones deberemos proceder a su tratamiento, ya que el cálculo de las mismas no es un fin en sí mismo, sino que al análisis deberán acompañarle una serie de acciones correctoras. Si el dato real se desvía mucho del previsto, deberemos realizar un análisis adicional acerca de la fiabilidad y la coherencia de las previsiones recogidas en el presupuesto de tesorería. Para poder realizar un buen tratamiento de las desviaciones, deberemos tener en cuenta los factores que han podido influir en cada una de

Figura 5. Presupuesto Inicial

Presupuesto Revisado

Presupuesto Inicial

Presupuesto Realizado

Presupuesto Revisado

Presupuesto Realizado

En principio, sólo se controlarán desviaciones significativas, por lo que deberemos establecer cuáles son las desviaciones que consideramos aceptables y aquellas que consideramos como inaceptables. No obstante, sería un error de bulto despreciar ciertas desviaciones que pueden parecer poco significativas, ya que estas pueden ser la adición de desviaciones importantes que se compensan entre sí.

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las desviaciones parciales, sean estos relacionados con la coyuntura económica, la fluctuación del mercado en el que opera la empresa, la situación del sector al que pertenece la compañía, acciones realizadas por la competencia, acontecimientos no controlables por la entidad, así como la evolución de todos estos factores en el corto plazo, con el fin de proponer a los responsables de cada área las acciones correctoras más eficaces. 


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