AUDITORIA IV EJERCICIO DE AUDITORIA OPERACIONAL La empresa comercial denominada “La Favorita, Favorita, S.A.” le solicita solicita a usted que realice una auditoría operacional
en el departamento de ventas, por el período del 1 de enero al 31 de agosto de 2016, debido a que se han determinado algunas irregularidades. Con base en la normativa de Auditoría Operacional aplicable y después de haberse realizado los procedimientos adecuados, se establecieron, entre otros, los siguientes aspectos: 1. De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se estableció que la empresa cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así también cuenta con los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se encuentran desactualizados ya que fueron elaborados en el año 2000 y nunca se han modificado, aunque las operaciones si han sufrido cambios sustanciales. En la mayoría de casos cuando una persona nueva ingresa a la empresa, toma la misma forma de trabajo de la persona que le enseñó, ya que no existe una inducción formal por parte de la empresa. Lo anterior denota que la entidad no cuenta en el área de ventas, con manuales de funciones y de procedimientos operativos actualizados ya que estos ayudan a desarrollar las actividades de manera eficiente y eficaz y la empresa logra con su aplicación los objetivos establecidos. En consecuencia, la falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de las transacciones, se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de éstas; en caso de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave. Las operaciones se realizan de forma empírica, lo cual pudiera ocasionar desviaciones a los lineamientos definidos, duplicación de funciones y posibles errores de parte de los empleados, por falta de conocimiento de los procedimientos correctos. 2. Durante la inspección física en el área de ventas, se encontraron notas por devoluciones de productos defectuosos, efectuadas por los clientes, las cuales se encontraban sin ser atendidas y con fechas vencidas, dichas devoluciones fueron aceptadas en su momento únicamente por los vendedores, y en total exceden del 2% estimado como máximo de devolución por período. Según las estadísticas de productos ingresados por devolución de clientes, durante los últimos 3 años representaron en promedio un 10% del producto vendido, lo cual indica que no se están apegando a la política de devoluciones de productos de los clientes, que señala que sólo se pueden efectuar cambios de productos por las razones siguientes: a) Mal empacado. b) Defectos de fábrica y c) Accidente en su traslado. Lo anterior puede ser causado al no contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los clientes de la entidad. Denota también, insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes. Con base en la información anterior se le pide: Elaborar el informe de auditoría operacional, según la estructura usual, considerando principalmente los dos hallazgos o deficiencias establecidas incluyendo: a) Condición, b) Criterio, c) Causa, d) Efecto y e) Recomendación.
RESOLUCIÓN SUGERIDA DE EJERCICIO DE AUDITORÍA OPERACIONAL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL No. 1-2016 7 de noviembre de 2016 A Consejo de Administración La Favorita, S.A. Hemos realizado la auditoría operacional del área de ventas de la empresa La Favorita, S.A., mediante verificación selectiva, para diagnosticar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles de las operaciones vigentes del 1 de enero al 31 de agosto de 2016, y detectar situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional en el manejo de las ventas de la compañía. Efectuamos la auditoría operacional de conformidad con la metodología establecida por los boletines de auditoría operacional emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. El Enfoque de la revisión fue evaluar los procesos específicos para la operación de ventas, para presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en sus políticas y procesos. La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre problemas detectados y sugerir posibles soluciones. Como resultado de la revisión se observaron deficiencias en los procesos, los cuales se incluyen en anexo incluyendo nuestras recomendaciones. La revisión se efectuó con el objetivo de examinar las actividades que integran las operaciones de ventas con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los procesos y operaciones existentes, a fin de incrementar su eficiencia. La administración de la compañía es la responsable de diseñar e implementar los procesos y operaciones mencionados. Agradeciendo la atención y colaboración otorgada por parte de las personas involucradas en las operaciones de ventas y estando a la disposición para ampliar la información detallada en el presente informe.
Lic. Juan Peréz Auditor responsable ANEXO AL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL REVISIÓN DEL 1 DE ENERO AL 31 DE AGOSTO DE 2016 SITUACIONES QUE AFECTAN DESFAVORABLEMENTE LA EFICIENCIA OPERACIONAL ÁREA DE OPERACIONES DE VENTAS
Hallazgo No. 1: Falta de actualización de los manuales de función de puestos y de procedimientos operativos: Condición: De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se estableció que cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así también cuenta con los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se encuentran desactualizados ya que fueron elaborados en el año 2000 y nunca se han modificado, aunque las operaciones y procesos si han sufrido cambios sustanciales. En la mayoría de casos cuando una persona nueva ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona que le enseñó, ya que no existe una inducción formal por parte de la empresa. Criterio: La entidad debe de contar con manuales de funciones y procedimientos operativos actualizados ya que estos ayudan a desarrollar las actividades de manera eficiente y eficaz, y apoyan a la empresa en lograr los objetivos establecidos. Causa: La empresa si cuenta con manuales de funciones y procedimientos operativos, pero están desactualizados ya que fueron elaborados en el 2000 y por tal razón, no existe supervisión adecuada de su cumplimiento. Efecto: Las operaciones se realizan de forma empírica, lo cual pudiera ocasionar desviaciones a los lineamientos definidos, duplicación de funciones y posibles errores de parte de los empleados, por falta de conocimiento de los procedimientos correctos. Recomendación: Actualizar las descripción de puestos de los empleados involucrados en el área de ventas, así como elaborar e implementar manuales de procedimientos operativos y controles aplicables a las operaciones relacionadas con la finalidad de ejercer los controles adecuados.
Hallazgo No.2 Falta de un cumplimiento de las políticas para las devoluciones de productos defectuosos: Condición: Durante la inspección física en el área de ventas, se encontraron notas por devoluciones de productos defectuosos, efectuadas por los clientes, las cuales se encontraban sin ser atendidas y con fechas vencidas, dichas devoluciones fueron aceptadas en su momento únicamente por los vendedores, y en total exceden del 2% estimado como máximo de devolución por período. Criterio: El cumplimiento a las políticas de devoluciones de los clientes que consignan que solo se pueden efectuar cambios de productos defectuosos, debidamente autorizados por la persona responsable, y por las razones siguientes: a) Mal empacado, b) Defectos de fábrica y c) Accidente en su traslado a cargo de la empresa, y que no deben exceder del 2% estimado como máximo de devolución. Causa: Falta de supervisión por persona responsable de que se cumplan las políticas establecidas para devoluciones de productos por parte de los clientes, ya que según las estadísticas de productos ingresados por devolución de clientes, durante los últimos 3 años representaron en promedio un 20% del producto vendido. Y No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los clientes de la entidad. Efecto: Insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes. Potenciales pérdidas para la empresa por artículos defectuosos. Recomendación: Es importante que para disminuir las devoluciones de productos por parte de los clientes, el Jefe de Ventas o persona responsable, previo a autorizar un cambio de producto, debe verificar el estado físico del mismo, de dónde proviene, qué vendedor.
