Universidad Autónoma de Tlaxcala NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA(15ª) Registro:
Código:
201-RG-14
Revisión:
01
03 de Marzo de 2014 Dr. Víctor Job Paredes Cuahquentzi Rector Presente Por este medio se le notifica que se ha programado la ejecución de la 15ª. Auditoria Interna de Calidad indicada en el Plan de Auditorias para el año 2014. (Requisito 8.2.2.) La fecha asignada para para la realización de dicho dicho evento será del 18 al 24 de marzo de 2014. Se realizarán realizarán las reuniones de apertura respectivas a partir de las 9:30 horas en el lugar que asignen las propias dependencias junto con el personal de las áreas y el equipo auditor asignado, quien les informará en el momento de la apertura los procesos específicos a auditar y el momento de cierre del ejercicio. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Auditar el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGC) en algunas áreas, con la finalidad de: 1. Determinar la conformidad y la no conformidad de los elementos del SIGC con los requisitos especificados en la norma norma de referencia. referencia. ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 2. Verificar el adecuado seguimiento de las observaciones y hallazgos encontrados en las revisiones internas y externas al sistema de gestión. (Control (Control de Hallazgos 201-RG-22) 3. Identificar el nivel de compromiso y de seguimiento para con el sistema de gestión y la madurez del mismo. 4. Verificar la actualización de los indicadores en los planes de calidad. El control de las ediciones de los mismos y sus formatos (201-RG-02ª). El entendimiento y aplicación del concepto “control “control del producto o servicio no conforme” (201-PC-04 y 201-RG-12). 5. Estatus de la documentación de calidad en el portal de calidad de la WEB
ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoria cubrirá las dependencias involucradas en la extensión del alcance, de las actividades y funciones del SIGC de la Universidad Autónoma de Tlaxcala, descritas en el Plan de Auditoria incluido en este documento. Es importante que todas las áreas se encuentren disponibles aun las que no se encuentren en este Plan de Auditoria, para ser auditadas en caso de ser necesario. DOCUMENTOS A AUDITAR Durante la auditoria se revisarán los siguientes documentos: 1. Revisión de SIGC, punto 5.6. de la norma de calidad en todas y cada una de las áreas (101-RG-02 y 2a). 2. Fundamentos legales y reglamentarios de los procesos. 3. Interacción de los procesos (Formato 201-RG-23). 4. Seguimiento de las observaciones y hallazgos de las dos últimas auditorias de calidad. 5. Medición y evaluación de los procesos, metas, logros de Indicadores y análisis comparativos de los mismos. (y 101-RG-03, 201-RG-17 y 201-RG-18). 6. Planes de calidad y seguimiento de los procedimientos. procedimientos. Actualización de indicadores en los Planes Calidad 7. Aplicación y seguimiento de Acciones Correctivas, Correctivas Potenciales, Acciones Preventivas, Acciones de Mejora (201-RG-11, 201-RG-12. 201-RG-22). Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente
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201-RG-14 01
Revisión:
Documentación completa en el portal de calidad.
La auditoria se realizará con el apoyo de las listas de comprobación previamente preparadas y se visitarán las áreas relacionadas con el alcance del SIGC; se tendrán entrevistas con el personal involucrado y se hará revisión a los documentos descritos. El equipo auditor requerirá de 4 días para revisar el alcance planeado del SIGC y será desarrollado por: Nombre Equipo auditor:
No. de equipo
MA Hugo Glez. Olague Mtro. Fco. Muñoz López Mtra. Edith Mendieta Mendieta Mtro. Fco. Méndez Guevara Ing. Verônica Hdz. Ruiz Mtro. Abel Rmz. Mejía Mtro. León Romero Palacios Mtro. Omar Habib Mtz. Lira Ing. Irma Lumbreras Delgado Lic. José Enrique Pineda Mtz. Mtro. Marcelo Paredes Cuahquentzi
Mtro. Gilberto Chavero Hdz. Dra. Araceli Rojano Santillán Lic. Araceli Cornejo Sánchez Mtro. Juan Sánchez Osorio Mtra. Olivia Robles Martínez Mtro Fco. Toledo Castillo
Coord. Gral. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Procedencia Unidad de Calidad Sec. Técnica TSSyP FCEA Coord. Imagen Institucional Coord. De Acreditación FCEA S. Admnva. Cs de la Salud Cs Políticas Cs. Eco. Admvas. CIISDER Odontología Sec. Administrativa Cs. Eco. Admvas. UAMCCC FCsDH
Auditores de apoyo: Equipo
Nombre Lic. Normalinda Cervantes M. Ing. Nazario Paredes Flores Mtro. Guillermo Alvarez C Lic. Elsa Reyes Méndez
Dependencia Sec. Técnica Sec. Técnica Sec. Técnica Sec. Técnica
Equipo 2
Lic. Alejandra Jiménez Rugerio Mtro. José R. Martínez Glz. C.P. Guillermo J. Berruecos Rdz. Lic. Juan Carlos Minor M.
TSSyP TSSyP TSSyP TSSyP
Equipo 3
Mtra. Rosalinda Armas Gómez Mtro. José Luís Vera Segura Mtra. Maricela Morales C. Mtra. Guadalupe Avelar García
FCEA FCEA FCEA FCEA
Equipo 4
Mtro. Gilberto Ruiz Bravo Mtro. Marlon Luna Sánchez Mtro. Elias Nava Suárez QI Gonzalo Carmona Pedroza
Cs Básicas Cs Básicas Cs Básicas Cs Básicas
Equipo 5
Mtro. Abel Rmz. Mejía
Coord. De Acreditación
Equipo 6
Mtra. Karla María Zavala U. Ing. Vicenta Muñoz Galván
Representante del SIGC Gestión y Desarrollo
Equipo 7
Ing. Ma. del Rayo Bernal Mtz.
Cs de la Educación
Equipo 1
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Universidad Autónoma de Tlaxcala NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA(15ª) Registro: Mtro. Roberto Bernal Pérez
Cs de la Educación
Equipo 8
Dra. Magdalena Hdz. Rmz. MSP. Circe Minerva Gómez G. MSCP. Nora Violeta Vargas G. MSP. M. Rosario Ruth López L.
Cs de la Salud Cs de la Salud Cs de la Salud Cs de la Salud
Equipo 9
Lic. Lenin Garcia Flores Lic. Margarita Álvarez Glz. Lic. Oscar Hernández Pérez Lic. Liliana López Beltrán
Cs Políticas Cs Políticas Cs Políticas Cs Políticas
Equipo 10
Mtra. Andrea Baez Reyes Dra. Edit Hernández Flores Mtra. Alejandra Cordero Lara Mtra. Gabriela Hdz. Flores
Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas.
Equipo 11
Mtra. Eva Jiménez Membrila Lic. Raquel Guevara Aguilar
CIISDER CIISDER
Equipo 12
CD Nelly Romano Carro CD Lilian Fabiola Lira Rivera Mtra. M.G. Patricia Serrano Gtz. CD. Ma. Ernestina Tenorio C.
Odontología Odontología Odontología Odontología
Equipo 13
Lic. Araceli Cornejo Sánchez
Sec. Administrativa
Equipo 14
Dra Alejandra Méndez Flores Mtra. Guadalupe Cruz García Mtra. Esmeralda Pérez V. Mtro. Javier Corona Sierra
Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas. Cs. Eco. Admvas.
Equipo 15
Lic. Josefina Hernández Tapia Lic. Mariana Ortega Acosta Lic. Eva Gpe. Almeyda Benítez Lic. Rogelio Cervantes Hdz.
UAMCC UAMCC UAMCC UAMCC
Equipo 16
Mtra. Sacnité Jiménez C.
FCsDH
Código: Revisión:
201-RG-14 01
Nota: Cada equipo auditor a través del auditor se comunicará y/o se reunirá con el Responsable de calidad de la dependencia para afinar las reuniones de APERTURA Y CIERRE del ejercicio, afinar los horarios, asignar el auditor específico para los procesos y facilitar la transportación y traslado del equipo auditor. Asimismo solicitamos al personal auditado realizar la evaluación del auditor de manera objetiva y nos haga llegar la información a la brevedad. El cuestionario “Evaluación del Auditor Interno de Calidad” formato 201-RG-22 se encuentra en www.uatx.mx Las áreas que sean auditadas o no, y que se encuentren con algún pendiente en la entrega de documentos o informes, se asume la observación como tal, misma que se encontrará en el informe final.
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PLAN DE AUDITORÍA DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TLAXCALA HORA 9:30 10:30 HORA
ACTIVIDAD Reunión de Auditores Internos para la revisión de los criterios de auditoria.
ACTIVIDAD REQUISITOS A REVISAR EN TODOS LOS PROCESOS CON ÉNFASIS EN LO QUE SE ESPECIFIQUE PARA ALGUNAS ÁREAS :
4.2.3 Control de Documentos. Lista Maestra de Documentos 201-RG-01 y Registro de modificación de documentos o registros 201-RG-02ª.
DEPENDENCIA Auditorio de Casa de Seminarios DEPENDENCIA
AUDITOR
Cs para el Desarrollo Humano Procesos: Ed. Especializada 1, 2 y Cs de la Familia 3,4,5
Equipo 9
5.6 Informes de Revisión al sistema de gestión. Períodos: Enero- Junio 2013, Cs de la Educación Procesos: Julio-Diciembre 2012 (101-RG-02). Cs Educación. 1, 2 y Cs Comunicación e 7.1 Plan de calidad y procedimientos específicos de cada proceso. (Revisar la actualización del plan de calidad en la web y actualización de innovación E. 3,4,5 indicadores)
7.4 Compras. En la coordinación de Facultad.
10:00 17:30
Odontología Procesos: 1,2,3,4 y 5
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Facultades de Derecho, Ciencias Agrobiología, Ciencias Básicas, Ingeniería y tecnología, Odontología. (201-RG-09) Políticas y Criminología Procesos: Derecho 2 y 8.3 Control del servicio o producto no conforme. Entendimiento, comprensión y Cs Políticas 2 ,3 y 5 aplicación del requisito (201-PC-04 y 201-RG-12) Trabajo Social, Sociología y Psicología 8.2.1 Satisfacción del usuario. Instrumento de medición, aplicación, resultados, Procesos: Trabajo Social 1 y 5 análisis y acciones de mejora (101-RG-03) Psicología 1 y 2 Sociología 4 8.2.3 Seguimiento y medición del proceso. Medición de indicadores, metas establecidas y análisis de resultados ( 201-RG-17) 8.4 Análisis de datos. Análisis de tendencias, resultados e interpretación. (201RG-18)
Se auditarán los procesos de los diferentes programas educativos de cada facultad.
Lic. José Enrique Pineda Mtz. Miércoles 19
Equipo 1 Dr. Fco. Muñoz López Miércoles 19 Equipo 2 Mtra. Edith Mendieta M. Miércoles 19 Equipo 15 Mtra. Olivia Robles Martínez Jueves 20
Equipo 4 Mtra. Veronica Hdz. Ruiz Lunes 24 Equipo 12
Agrobiología Lic. Biología Procesos: 1,2,3,4 y 5
Dra. Araceli Rojano Santillán Viernes 21
Agrobiología 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acciones preventivas. Campus Tlaxco Con énfasis en la documentación del análisis de las causas raíz para el Lic Cs Ambientales establecimiento de las acciones correctivas efectivas (201-RG-10) Procesos: 1,2,3,4 y 5
Nota: el alcance de la revisión de los registros será de los dos últimos períodos 2013, así como, la comparación entre los periodos mencionados.
AUDITOR Todos los equipos de auditores Martes 18
Agrobiología Campus Huamantla Lic. MVZ Documentación Seguimiento y resolución eficaz de las Observaciones de la 14ª auditoria Procesos de Licenciaturas
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Equipo 14 Mtro. Juan Sánchez Osorio Jueves 20 Equipo 8 Ing. Irma Lumbreras Delgado Miércoles 19
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1. 2. 3.
Proceso de Academias de Facultad.
4. 5.
Procesos de licenciaturas (ingreso, permanencia, egreso y titulación)
Proceso Tutorías y asesoría académica. Proceso Extensión y cultura en Facultad, con énfasis en los mecanismos, seguimiento y medición de la vinculación y seguimiento de egresados. Proceso Coordinación Administrativa de Facultad (Compras, mantenimiento y servicios).
Filosofía y Letras Procesos de licenciaturas. Documentación, Seguimiento y resolución eficaz de las observaciones de las auditorías internas 2013
Cs Básicas, Ingeniería y Tecnología. Procesos: Ingeniería Química 1,2,3,4 y5 Observación de Sai Global 14:00 15:30
Alimentos y reunión entre el equipo auditor
17:30
Reunión del equipo auditor cierre, reporte de observaciones y evaluación del equipo auditor (201-RG-20)
HORA 10:00 17:30
ACTIVIDAD
Procesos: Trámites de revalidación / Convalidación
DEPENDENCIA Coordinaciones De División Cs y Humanidades Cs Biológicas •
Código:
201-RG-14 01
Revisión:
Equipo 10 Mtro. Marcelo Paredes Jueves 20
Equipo 3 Mtro. Fco. Méndez Guevara Miércoles 19
AUDITOR Equipo 16 Mtro. Fco. Toledo Castillo
•
Viernes 21 HORA
ACTIVIDAD
DEPENDENCIA
AUDITOR
Secretaria de Investigación y Centro de Investigación CICB
Equipo 6 Mtro. León Romero Miércoles 19/Jueves 20
DEPENDENCIA
AUDITOR
Procesos: •
10:00 17:30
•
Apoyo a la Investigación científica para la Secretaria de Investigación y Proceso Gestión para la obtención de recursos para el apoyo de proyectos de investigación para el centro de investigación.
La información del portal de Calidad del SIGC (Página Web). Objetivo de calidad institucional No. 4
HORA 10:00 17:30
HORA 10:00 17:30
HORA
ACTIVIDAD Seguimiento a la observación de auditoría externa Sai Global Procesos: Documentación e implementación del proceso de Obras y Mantenimiento. (Plan de calidad y registros institucionales del S IGC) Programas de mantenimiento preventivo y seguimiento del mantenimiento correctivo. ACTIVIDAD Procesos: Personal académico Titulación Planes y programas Objetivo Institucional de Calidad no. 2
ACTIVIDAD
Equipo 5 Secretaria Administrativa
Mtro. Abel Rmz. Mejía Viernes 21
DEPENDENCIA
AUDITOR Equipo 11
Secretaria Académica
Mtro. Gilberto Chavero Hdz. Miércoles 19
DEPENDENCIA
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AUDITOR
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Universidad Autónoma de Tlaxcala NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA(15ª) Registro:
10:00 17:30
Informes semestrales de Revisión por la Dirección 2013. La información actualizada del portal de Calidad (Pagina Web) de todos y cada uno de los procesos. Observación de Sai Global
Código:
201-RG-14 01
Revisión:
Equipo 13 Secretaría de Extensión Universitaria y Difusión Cultural
CP. Araceli Cornejo Sánchez Lunes 24
HORA 10:00 17:30
ACTIVIDAD Documentación y Seguimiento de la observación de S ai Global 2013 Seguimiento y estado del 3er Objetivo de calidad institucional Seguimiento de autorización del Reglamento de Control y Registro Escolar Proceso de Tutoría Institucional y Diseño y análisis estadístico.
HORA 10:00 17:30
HORA Según hora convenida entre el auditor y auditado
DEPENDENCIA
Equipo 7 Secretaría Técnica
DEPENDENCIA
AUDITOR Equipo 6
Rectoría
Mtro. León Romero Palacios Viernes 21
ACTIVIDAD
Reunión de Cierre
Mtro. Omar Habib Mtz. Lira Lunes 24
ACTIVIDAD Procesos Comunicación Social Informes de Revisión por la Dirección verano y otoño 2013 La información completa y actualizada del portal de Calidad (Pagina Web) Observación de Sai Global
AUDITOR
DEPENDENCIA
AUDITOR
En cada una de las dependencias auditadas.
Equipo Auditor
Nota: Durante la reunión de apertura, los horarios establecidos podrán modificarse y adecuarse a las necesidades y disponibilidades del personal de la Universidad Autónoma de Tlaxcala con el equipo auditor. El equipo auditor se compromete a manejar con estricta confidencialidad la información proporcionada por las dependencias y áreas auditadas. Al término de la auditoria se realizará una reunión de cierre acordada con el equipo auditor, con el propósito de presentar en forma resumida y general un informe verbal de las actividades realizadas. Durante el ejercicio de auditoria podrán solventarse las observaciones presentando al equipo auditor las evidencias correspondientes, acción que permitirá retirar la observación o degradar la categoría de la misma según sea el caso. Posteriormente se enviará el reporte final detallado y previamente revisado entre el Responsable de Calidad y el Auditor Líder. En caso de tener duda o de necesitar aclaraciones al respecto, me reitero a sus órdenes. Atentamente Mtro. Hugo H. González Olague Coordinador Institucional de Gestión de la Calidad
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