Auditoria Operacional

Auditoría Operativa

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CAPITULO I MARCO TEORICO ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA

1.1 Antecedentes Históricos La palabra Auditor, viene del latín Audire que significa Arte de Oír, el título de auditor apareció por primera vez en Inglaterra. Las auditorías han existido desde el siglo XV. El origen exacto de las auditorías de informes financieros es objeto de controversia, pero se sabe que hacia el siglo XV, algunas familias pudientes establecidas en Inglaterra requerían de los servicios de auditores para asegurarse de que no había fraudes en las cuentas que eran manejadas por los administradores de sus bienes.

1.2 Concepto De Auditoría La Auditoría es una actividad profesional que consiste en el examen crítico y constructivo de eventos individuales o colectivos, con objeto de emitir una opinión respecto a ellos y promover la implantación de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecución. La Auditoría no es una subdivisión o una continuación del campo de la contabilidad, el sistema contable establecido incluye las reglas y requerimientos de los organismos autorizados y de las prácticas aceptadas por las empresas. El proceso de reunir información contable dentro de este sistema y a preparación de estados financieros constituye la función del contador.

1.3 AUDITORÍA OPERACIONAL

1.3.1 Concepto La Auditoría Operacional puede definirse como el “examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una


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entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo”.

1.3.2 Diagnóstico De Auditoría Operacional De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una Auditoría Operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalúan, en qué medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con qué nivel de costo (economía) y con qué grado de eficiencia.

1.3.3 Pronóstico De Auditoría Operacional Una vez establecido el diagnóstico sobre la eficacia, economía y eficiencia, la Auditoría Operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estén afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pública o a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se están realizando.

1.4 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

1.4.1 Objetivo El objetivo de la Auditoría Operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el Contador Público puede participar de apoyo en las entidades: Primero: En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos). Segundo: En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.


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Tercero: En la implantación de los cambios e innovaciones. (implantación de sistemas, etc.) La Auditoria Operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos; prever obstáculos a la eficiencia; presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad. En la práctica de una Auditoría Operacional, el Contador Público se circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en las demás niveles queda nula de la práctica de Auditoria Operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa. El Auditor Operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnóstica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.

1.4.2 Alcance El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la Auditoría Operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan. Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una Auditoría Operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.


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La Comisión de Auditoría Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre este particular, considerando que la Auditoria Operacional debe proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.

1.5 ORIENTACIÓN En la Auditoría Operativa la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente, con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. Al realizar una Auditoría Operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino también al futuro. Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos como áreas problema y deficiencias que requieren de más estudio, todo esto obviamente a dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de presupuesto, Contabilidad y control.

1.6 METODOLOGÍA No existe aún una metodología que aplique un auditor operativo en la realización de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Básicamente se aplican cuatro características de la Auditoría Operativa:


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1.6.1 Familiarización Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.

1.6.2 Verificación Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: Calidad, Período correcto y Costo.

1.6.3 Evaluaciones y Recomendación Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen.

1.6.4 Informar de los Resultados a la Administración El auditor debe reservarse para la conclusión del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.

1.7 GRADO DE DIFICULTAD DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL En la Auditoría Operativa durante el desarrollo del examen, existen muchas dificultades al redactar el examen de auditoría; por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere de una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y


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necesidades que difieren; y requiere del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser leído también por la dirección General debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos. El auditor operativo debe ser por lo tanto un productor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa. Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.

1.8 OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN La Auditoría Operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial. Los informes escritos por Auditoría Operativa, no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo. Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administración y gestión a la entidad. Pudiendo o no presentar sus Estados Financieros. Alguno de los beneficios a derivarse de la Auditoría Operativa incluye la oportunidad de: 

Reducir los Costos



Incrementar los ingresos



Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo



Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo




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Volver a definir los objetivos de unidades, cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

1.9 INTERESADOS O USUARIOS. En primer plano, usuarios internos, tales como: la Alta Dirección, gerentes de áreas y supervisores. Y en segundo plano, el punto de vista externo, o sea los accionistas. Los usuarios principales de los informes de auditoría operacional son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de administración.

La

administración de alto nivel requiere de información o informes, en cuanto a que todos los componentes de la organización están trabajando eficaz y eficientemente para lograr las metas de la misma. El auditor independiente es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público, de la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un periodo especifico, siendo ellos los principales interesados en conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas. Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho interés para el auditor independiente, pues sabe que la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una empresa tienen algún defecto sobre los libros de Contabilidad y sobre los Estados Financieros. A través del trabajo del auditor de operaciones, el auditor independiente puede asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos operativos de los sistemas de control. El interés de la colectividad por todo lo que significa, bienes de producción, economía del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos, se exigirá con mayor fuerza en el futuro.

1.9.1 Aportación De La Auditoría Operativa A Los Usuarios Los usuarios de los beneficios de la auditoria operativa se pueden clasificar en -

Dirección General


-

Auditoría Interna

-

Usuarios del Sistema

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Los beneficios que reciben cada uno de ellos incluyen, entre otros, los siguientes:

Dirección General a) Análisis objetivo de áreas operativas clave b) Evaluación real de las causas de los problemas. c) Análisis de la cuantificación del personal integrado en cada área.

Auditoría Interna a) Conocimiento real de la empresa, la Dirección y sus problemas operativos. b) Hablar su mismo idioma c) Trabajo en equipo con otros especialistas d) Entrenamiento en detectar problemas con mentalidad de empresario e) Reafirmación de su función obteniendo beneficios tangibles

Usuarios del Sistema a) Detectar sus verdaderos problemas y evaluar la marcha de su sección o área b) Definición de problemas propios y problemas causados por otros segmentos. Normalmente aparecen problemas heredados por ineficiencia de otras áreas. c) Colaboración

con

las

sugerencias

para

modificar

las

políticas,

organización y/o procedimientos. d) Indirectamente permite que sus proposiciones sean escuchadas por la Dirección.


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1.10 ENFOQUE Podemos indicar que es un trabajo de orientación constructiva, orientada como servicio de asesoría, desarrollada por la Gerencia de la organización, destinada a la evaluación de la eficacia, economía y eficiencia.

Su alcance y extensión,

está limitado a la voluntad de la gerencia. El enfoque en la auditoria operacional está destinado a la evaluación y eficiencia del uso de los recursos, y dirigida a incrementar la efectividad de los procedimientos aplicados en la operación. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, con todas sus etapas en diferentes departamentos (enfoque basado en procesos). El enfoque es una característica eminentemente positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la Gestión Empresarial. Existen dos enfoques básicos de auditoría operativa: 1.10.1 Enfoque de Organización La aplicación de este enfoque está basada en la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización, la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.

1.10.2 Enfoque Funcional Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidades implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la


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administración general dentro de las unidades, que de su efecto de las funciones que revisan. Las auditorias funcionales son con frecuencia muy difíciles porque realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quién trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo.

1.11 NECESIDAD DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como un "examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa", o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el País el establecimiento de la auditoría operativa con el propósito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen. Cualquier organización en nuestros días está expuesta en mayor o menor grado a la presión de la competitividad, esto es, a la carrera acelerada para ampliar o mantener su área de influencia, su cuota de mercado. La necesidad de realizar una auditoría operativa puede surgir tanto por impulsos internos como externos a la organización. Pero en cualquier caso, esta necesidad es más perentoria mientras más inestable y cambiante sea el entorno en el que está inmersa la organización, ya que ésta necesitará redefinir con mayor frecuencia su posición respecto a aquél. La auditoría operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoría teniendo en cuenta los siguientes factores:


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Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoría más específica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. Por alta dirección empresarial; teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determina áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.

1.12 LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. La importancia de la auditoria operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa. La auditoría operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determina su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la Utilidad Neta, los ingresos y Gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomarán medidas correctivas. En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay creciente


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interés en su aplicación por los del organismo superior de control. La auditoría operativa con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial, ya no contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficiencia del control interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economía y efectividad. La importancia de la auditoría operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. La auditoría operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la auditoría operativa en el más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que de ella se obtienen y reporta. El contexto económico empresarial mundial, está impregnado actualmente de factores distintivos tales como la presión ejercida por la competitividad y las nuevas reglas de juego que impone la globalización; a ello hay que agregar la velocidad de las comunicaciones en tiempo real y el apoyo ascendente de la tecnología. Para este efecto, las empresas modernas deberán tener en cuenta en su visión y misión, la implantación de la planeación estratégica como forma de control, la aplicación de objetivos, metas y estrategias, así como mantener una orientación hacia la competitividad, la globalización, los nuevos modelos de negocio, la tecnología de información y el uso, a manera de apoyo, de los instrumentos modernos de gestión como el CRM (Customer Relationship Management).


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Las actuales circunstancias en que funcionan muchas empresas evidencia la ausencia de un efectivo gobierno corporativo, la concentración de toda la autoridad en el Gerente General o CEO (Chief Executive Officer) y las normas actuales permiten que a este se le endose toda la responsabilidad, sin tomar en cuenta a los demás subordinados que muchas veces son los que hacen y deshacen en la organización empresarial. Asimismo se ha observado la relación directa entre los gerentes y los encargados de finanzas, prescindiendo del juicio de la Junta de Accionistas, los Directores, la Auditoría interna y externa y otros órganos especializados de la empresa. Ante este desorden empresarial emergen la Auditoria Operacional, la cual es una evaluación objetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una organización; la finalidad de esta rama especializada del quehacer contable es lograr un alto grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economía, equidad, excelencia y valoración dentro la empresa, considerando además las nuevas tendencias orientadas al ambientalismo que se vive hoy en día. La Auditoría Operativa descubre la realidad del día a día, determinando como son empleados los recursos; así como la adecuación y efectividad de los sistemas de información y control, de manera que cumpla con las políticas establecidas para alcanzar los objetivos establecidas en la compañía. Esta especialización contable está orientada a dos tipos de informaciones, la primera es la Auditoría Operativa, relacionada básicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economía; mientras que la segunda se relaciona con la evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propósito es evaluar el diseño y funcionamiento de los Sistemas establecidos por la empresa. 1.13 UTILIDAD O BENEFICIO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditoría


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operacional la evaluación debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. En suma la Auditoria Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. Es una manera de determinar los puntos clave donde hay un peligro potencial y por otro lado, ubicar las oportunidades de mejora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, con la consiguiente mejora de procesos; así como también evalúa la eficacia de los controles internos. A continuación nos referiremos por separado a la auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación o práctica.

1.14 ASPECTOS GENERALES Y CRITERIOS BÁSICOS UTILIZADOS EN AUDITORÍA OPERACIONAL (EFICACIA, ECONOMÍA Y EFICIENCIA)

1.14.1 Auditoría Operacional. La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental

el

préstamo

de

un

mejor

servicio

a

la

administración

proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. Aun cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá de extenderse a la función de esa operación. Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de información, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. En este contexto que el sistema de control asume


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un rol relevante porque a través de sus evaluaciones permanentes posibilitan maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalización de los sistemas de control se da a través de las auditorias que se aplican en las empresas dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la evaluación. La articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización social en conjunto posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorias especificas

debiendo

ejercitar

el

control

posterior

al

ámbito

político,

administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial. Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. La Auditoría Operativa verifica la información relativa al desempeño institucional y revisando y elaborando informes sobre la administración de recursos. Este análisis implica también el verificar las actividades y procesos clave, evaluar los sistemas de información y control, verificar la utilización de recursos públicos o privados de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y excelencia; así como verificar el cumplimiento de metas y objetivos y en suma evaluar la gestión.

1.14.2 Conceptos De Eficacia, Economía Y Eficiencia En el análisis anterior se planteó que la auditoría ha venido evolucionando en el transcurso del tiempo y que uno de sus objetivos primordiales en la actualidad


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es la evaluación de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia, economía y eficiencia; criterios estos conocidos en la ciencia administrativa como las tres ¨ Es ¨ de la Gerencia. Tales criterios son los que maneja la auditoría operacional, pero con un alcance que transciende los propósitos de la tradicional auditoría financiera. Es conveniente por tanto, que antes de analizar el concepto o definición de esta especialidad de la auditoría, el auditor gubernamental tenga claro el significado de los términos eficacia, economía y eficiencia. 1.14.2.1 Objetivos de Auditoria de Eficiencia: Están orientados a detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencia en los sistemas de información gerencial, los procedimientos administrativos o la estructura organizativa que tiene como efecto el disminuir la eficiencia y o evaluar la calidad tanto en los servicios que presta, como en los bienes que adquiere.

1.14.2.2 Objetivos de Auditoria de Eficacia: Están relacionados con determinar el nivel de cumplimiento de las metas propuestas; y si se están llevando a cabo exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados.

1.14.2.3 Objetivos de Auditoria de Economía: Determinar los términos y condiciones bajo los cuales las Entidades de Gobierno usan los recursos financieros, humanos y físicos asignados, proporcionando una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de estos por parte del ente.

1.14.2.4 Eficacia o Efectividad En una concepción elemental, clara y sin eufemismos la efectividad, también denominada eficacia, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las


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metas programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, una operación, un proyecto, un programa o una gestión, según sea el grado de alcance que se le dé, será efectiva en la medida en que los propósitos, metas o resultados sean obtenidos, alcanzados o logrados. La eficacia es la esencia de la gerencia pública, pues su misión es conducir el ente hacia el logro de los objetivos, metas y resultados deseados. Las organizaciones, organismos o empresas, existen para cumplir con unos objetivos; por principio no puede concebirse ningún ente público que carezca de finalidades o propósitos, pues no tendría justificación su existencia. Los objetivos estratégicos de una institución gubernamental generalmente están señalados en la disposición legal que la crea u ordena su creación y las metas periódicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivos estratégicos es una responsabilidad del titular de la entidad, para lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos o misión primordial de la organización, fijando metas o resultados periódicos a alcanzar, los cuales podrán ser mensurables o cualitativos. 1.14.2.5 Economicidad o Economía Economía desde el punto de vista de la auditoría operacional, la economicidad o desarrollo de las operaciones es lograr el costo mínimo posible, o sea gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, una meta o un resultado deseado. En términos pragmáticos lo más económico es no gastar ningún dinero, pero él no gastar impide alcanzar los objetivos o las metas deseadas para la organización o institución, por lo tanto la economía debe visualizarse en función de dichos objetivos o metas. El sistema de contabilidad es el medio de que se valen las entidades para poder medir los costos invertidos en la obtención de las metas, objetivos o resultados deseados.


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La economía o economía de las operaciones o actividades de las entidades públicas se expresa en términos monetarios. 1.14.2.6 Eficiencia La eficiencia es el criterio integral que maneja la auditoría operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones o actividades, con un estándar de desempeño o con una medida o criterio de comparación. Con gran razón algunos autores señalan a la auditoría operacional como sinónimo de auditoría de eficiencia, pues es claro que ésta involucra además los conceptos de eficacia y economía. No obstante, para de aplicación pragmática, en auditoría operacional se manejan en forma independiente los criterios de eficacia, economía y eficiencia. La eficiencia se expresa normalmente en términos porcentuales (relativos).

1.14.3 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficacia o Efectividad La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en qué medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pública auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), también con criterio independiente, una evaluación de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.


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1.14.4 Beneficios de la Auditoría Operacional de Economía o Economicidad La auditoría operacional de economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance más amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pública o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.

1.14.5 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficiencia La auditoría operacional de eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo.

1.15 FRECUENCIA DE AUDITORÍA OPERATIVA. Una auditoría operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen. En el caso de existir carencia de políticas o la no-comprensión de


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las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como las carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan a lugar a la realización de una auditoría operativa donde el auditor podrá desarrollar los antecedentes del cliente.

1.16 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL El enfoque inicial de una auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones

o

actividades

inefectivas,

antieconómicas

o

ineficientes.

Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.

1.17 AREA CRITICA O DEBIL Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En un área crítica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las más importantes de la organización. En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.


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1.18 DIFERENCIAS BÁSICAS ENTRE LA AUDITORÍA TRADICIONAL Y LA AUDITORÍA OPERACIONAL La auditoría, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras. En el Cuadro No. 1 que se presenta a continuación, se relacionan las diez diferencias mencionadas. 1.19 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.

En Cuanto a: Objetivo

Financiera Emitir opinión o dictamen sobre la razonabilidad de la situación financiera de una entidad a una fecha dada, así como sobre el resultado de sus operaciones financieras y el flujo de fondos para el periodo que termina en dicha fecha. Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestión.

Operacional Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia, economía y eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad.


Alcance

Orientación

Medición

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Limitado a las operaciones Ilimitado. Puede cubrir todas financieras las operaciones o actividades que realiza un organismo, entidad o empresa. Hacia la situación financiera y Hacia las operaciones o resultados de las operaciones actividades de la entidad en de la entidad desde un punto el presente con proyección de vista retrospectivo. el futuro. Principios de contabilidad No existen aún criterios de generalmente aceptados. medición de aceptación general.


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CAPITULO II MARCO LEGAL 2.1 Normas de la Auditoria Operativa En un inicio no había normas para esta auditoría, la operativa pero si se sabía lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estándares de comparación para juzgar y medir la función que se está analizando. Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas serán las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal. 2.1.1 Normas Personales Estas normas son las más inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de auditoría, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia. Las normas que a continuación se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros: a. El auditor debe ser una persona que, teniendo título profesional oficialmente reconocido

y

o

la

habilitación

legal

correspondiente,

debe

tener

entrenamiento técnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.


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La especialización técnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional. b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en él se encuentran. c. El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias. Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, porque él conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que él tenga. d. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión. Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo teórico integral que la norme, describa y explique. 2.1.2 Normas a la Realización del Trabajo a. El trabajo de auditoría debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene colaboradores también se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoría que incluirá, como mínimo: 

Los objetivos del trabajo




27

Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar.



El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe.



Los procedimientos de auditoría y el momento que se aplicaran.



Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.

b. El trabajo de auditoría debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada. También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión existente para saber cómo es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y economicidad de la empresa. c. El trabajo de auditoría debe comprender la obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe. Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se está evaluando las decisiones administrativas. 2.1.3 Normas Relativas al Informe El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen. En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa


28

a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen. La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir cómo están funcionando. Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación. b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente: Objetivo da la auditoria y motivo de su realización. 

Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria.



Alcance y limitaciones del examen.



Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico.



Sugerencias y recomendaciones necesarias.



Pronostico de la información.



Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la comprensión del informe.



Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.

c. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización. La dinámica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman, tienen que ser rápidas, ya que las organizaciones cambian muy rápido. Es por este motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.


29

d. El informe debe reunir, como mínimo, las características de: materialidad, precisión,

practicabilidad,

integridad,

veracidad,

concisión,

claridad,

oportunidad, prudencia.  Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total.  Precisión: La información debe ser apta y convenientes para los requerimientos del usuario.  Suficiencia: La información, debe además, reunir los atributos necesarios para transmitir su utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la gestión administrativa.  Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situación auditada.  Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo.  Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos.  Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión, para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del receptor.  Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.  Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios. 2.2 Norma Internacional de Auditoría 220, Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros. 2.2.1 El sistema de control de calidad y la función de los equipos de encargos.


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Los sistemas, las políticas y los procedimientos de control de calidad son responsabilidad de la firma de auditoría, de acuerdo con la NICC 1, la firma tiene la obligación de establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione una seguridad de que: a) La firma de auditoría y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables; y b) Los informes emitidos por la firma de auditoría o por los socios del encargo son adecuados en función de circunstancias. 2.2.2 El objetivo del auditor es implementar procedimientos de control de calidad relativos al encargo que le proporcionen una seguridad razonable de que: a) La auditoría cumple las normas profesionales y requerimientos legales y reglamentarios aplicables, 2.2.3 El socio del encargo asumirá la responsabilidad de la calidad global de cada encargo de auditoría que le sea asignado. 2.2.4 Durante la realización del encargo de auditoría, el socio del encargo mantendrá una especial atención, mediante la observación y la realización de las indagaciones necesarias, ante situaciones evidentes de incumplimiento por los miembros del equipo del encargo de los requerimientos de ética aplicables.

Independencia 2.2.5 El socio del encargo llegará a una conclusión sobre el cumplimiento de los requerimientos De independencia sean aplicables al encargo de auditoría, a tal efecto, el socio del encargo. a) Obtendrá información relevante de la firma de auditoría y, en su caso, de las firmas en la red, para detectar y evaluar circunstancias y relaciones que supongan amenazas a la independencia. b) Evaluará la información sobre los incumplimientos detectados, en su caso, de las políticas y los procedimientos de independencia de la firma


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de auditoría para determinar si constituyen una amenaza a la independencia de la firma de auditoría, y. c) Adoptará las medidas adecuadas para eliminar dichas amenazas o para reproducirlas

a

un

nivel

aceptable

mediante

la

aplicación

de

salvaguardas, o, si se considera adecuado, para renunciar al encargo de si las disposiciones legales o reglamentarias aplicables así lo permiten.

Realización del Encargo Dirección, supervisión y realización 2.2.6 El socio del encargo asumirá la responsabilidad: a) De la dirección, supervisión y realización del encargo de auditoría de conformidad con las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables; b) De que el informe de auditoría sea adecuado en función de las circunstancias. Revisiones 2.2.7 El socio del encargo asumirá la responsabilidad de que las revisiones se realicen en acuerdo con las políticas y procedimientos de revisión de la firma de auditoría. a) En la fecha del informe de auditoría o con anterioridad a ella, el socio del encargo se satisfará, mediante una revisión de la documentación de auditoría y discusiones con el equipo del encargo, de que se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada para sustentar las conclusiones alcanzadas y para la emisión del informe de auditoría. Consultas 2.2.8 El socio del encargo: a) Asumirá la responsabilidad de que el equipo del encargo realice las consultas necesarias sobre cuestiones complejas o controvertidas;


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b) Se satisfará de que, en el transcurso del encargo, los miembros del equipo del encargo hayan realizado las consultas adecuadas, tanto dentro del equipo del encargo como entre el equipo del encargo y otras personas a un nivel adecuado dentro o fuera de la firma de auditoría; c) Se satisfará de que la naturaleza, el alcance y las conclusiones resultantes de dichas consultas hayan sido acordados con la parte consultada; y d) Comprobará que las conclusiones resultantes de dichas consultas hayan sido implementadas. 2.2.9 El revisor de control de calidad del encargo realizará una evaluación objetiva de los juicios significativos realizados por el equipo del encargo y de las conclusiones alcanzadas a efectos de la emisión del informe de auditoría. Esta evaluación conllevará: a) la discusión de las cuestiones significativas con el socio del encargo; b) la revisión de los estados financieros y del informe de auditoría propuesto; c) la revisión de la documentación de auditoría seleccionada, relacionada con los juicios significativos realizados por el equipo del encargo y con las conclusiones alcanzadas; y d) la evaluación de las conclusiones alcanzadas a efectos de la emisión del informe de auditoría y la consideración de si el informe de auditoría propuesto es adecuado. 2.2.10 En el caso de auditorías de estados financieros de entidades cotizadas, al realizar la revisión de control de calidad del encargo, el revisor de control de calidad del encargo también considerará lo siguiente: a) la evaluación por el equipo del encargo de la independencia de la firma de auditoría en relación con el encargo de auditoría; b) si se han realizado las consultas necesarias sobre cuestiones que impliquen diferencias de opinión o sobre otras cuestiones complejas o


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controvertidas, así como las conclusiones alcanzadas como resultado de dichas consultas; y c) si la documentación de auditoría seleccionada para su revisión refleja el trabajo realizado en relación con los juicios significativos y si sustenta las conclusiones alcanzadas.

Documentación 2.2.11 El auditor incluirá en la documentación de auditoría: a) Las cuestiones identificadas en relación con el cumplimiento de los requerimientos de ética aplicables y el modo en que fueron resueltas. b) Las conclusiones en relación con el cumplimiento de los requerimientos de independencia que sean aplicables al encargo de auditoría, y cualquier discusión relevante con la firma de auditoría que sustente dichas conclusiones. c) Las conclusiones que se hayan alcanzado en relación con la aceptación y continuidad de las relaciones con clientes, y de encargos de auditoría. d) La naturaleza, el alcance y las conclusiones de las consultas realizadas en el transcurso del encargo de auditoría.

2.3 Norma Internacional De Auditoría 315, Identificación y Valoración De Los Riesgos De Incorrecciones Material Mediante El Conocimiento De La Entidad Y De Su Entorno.

2.3.1 Alcance Trata de la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido el control interno de la entidad.


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2.3.2 Objetivo Identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material.

2.3.2 Definiciones Riesgo de Negocio: Riesgo derivado de condiciones, hechos, circunstancias, acciones u omisiones significativos que podrían afectar negativamente a la capacidad de la entidad para conseguir sus objetivos y ejecutar sus estrategias o derivado del establecimiento de objetivos y estrategias inadecuados.

Control Interno: el proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El término “controles” se refiere a cualquier aspecto relativo a uno o más componentes del control interno.

Riesgo Significativo: riesgo identificado y valorado de incorrección material que, a juicio del auditor, requiere una consideración especial en la auditoría.

2.3.3 El Conocimiento Requerido de la Entidad y su Entorno, Incluido su Control Interno La entidad y su entorno El auditor obtendrá conocimiento de lo siguiente:


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a) Factores relevantes sectoriales y normativos, así como otros factores externos, incluido el marco de información financiera aplicable. b) La naturaleza de la entidad, en particular: i.

sus operaciones;

ii.

sus estructuras de gobierno y propiedad;

iii.

los tipos de inversiones que la entidad realiza o tiene previsto realizar, incluidas las inversiones en entidades con cometido especial; y

iv.

el modo en que la entidad se estructura y la forma en que se financia para permitir al auditor comprender los tipos de transacciones, saldos contables e información a revelar que se espera encontrar en los estados financieros.

c) La selección y aplicación de políticas contables por la entidad, incluidos los motivos de cambios en ellas. El auditor evaluará si las políticas contables de la entidad son adecuadas a sus actividades y congruentes con el marco de información financiera aplicable, así como con las políticas contables utilizadas. d) Los objetivos y las estrategias de la entidad, así como los riesgos de negocio relacionados, que puedan dar lugar a incorrecciones materiales. e) La medida y revisión de la evolución financiera de la entidad. El control interno de la entidad El auditor obtendrá conocimiento del control interno relevante para la auditoría. Si bien es probable que la mayoría de los controles relevantes para la auditoría estén relacionados con la información financiera, no todos los controles relativos a la información financiera son relevantes para la auditoría. El hecho de que un control, considerado individualmente o en combinación con otros, sea o no relevante para la auditoría es una cuestión de juicio profesional del auditor.

Naturaleza y extensión del conocimiento de los controles relevantes


36

Al obtener conocimiento de los controles relevantes para la auditoría, el auditor evaluará el diseño de dichos controles y determinará si se han implementado, mediante la aplicación de procedimientos adicionales a la indagación realizada entre el personal de la entidad.

2.3.4 Componentes del Control Interno Entorno de control El auditor obtendrá conocimiento del entorno de control. Como parte de este conocimiento, el auditor evaluará si: a) la dirección, bajo la supervisión de los responsables del gobierno de la entidad, ha establecido y mantenido una cultura de honestidad y de comportamiento ético; y si b) los puntos fuertes de los elementos del entorno de control proporcionan colectivamente una base adecuada para los demás componentes del control interno y si estos otros componentes no están menoscabados como consecuencia de deficiencias en el entorno de control.

2.3.4.1 El Proceso De Valoración Del Riesgo Por La Entidad El auditor obtendrá conocimiento de si la entidad tiene un proceso para: a) la identificación de los riesgos de negocio relevantes para los objetivos de la información financiera; b) la estimación de la significatividad de los riesgos; c) la valoración de su probabilidad de ocurrencia; y d) la toma de decisiones con respecto a las actuaciones para responder a dichos riesgos. Si la entidad ha establecido dicho proceso (denominado en lo sucesivo “proceso de valoración del riesgo por la entidad”), el auditor obtendrá conocimiento de tal proceso y de sus resultados.


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2.3.4.2 Actividades De Control Relevantes Para La Auditoría El auditor obtendrá conocimiento de las actividades de control relevantes para la auditoría, que serán aquellas que, a su juicio, es necesario conocer para valorar los riesgos de incorrección material en las afirmaciones y para diseñar los procedimientos de auditoría posteriores que respondan a los riesgos valorados. Una auditoría no requiere el conocimiento de todas las actividades de control relacionadas con cada tipo significativo de transacción, de saldo contable y de información a revelar en los estados financieros o con cada afirmación correspondiente a ellos.

2.3.4.3 Seguimiento De Los Controles El auditor obtendrá conocimiento de las principales actividades que la entidad lleva a cabo para realizar un seguimiento del control interno relativo a la información financiera, incluidas las actividades de control interno relevantes para la auditoría, y del modo en que la entidad inicia medidas correctoras de las deficiencias en sus controles. Si la entidad cuenta con una función de auditoría interna, el auditor, con el fin de determinar si la función de auditoría interna puede ser relevante para la auditoría, obtendrá conocimiento de lo siguiente: a) la naturaleza de las responsabilidades de la función de auditoría interna y el modo en que se integra en la estructura organizativa de la entidad; y b) las actividades que han sido o que serán realizadas por la función de auditoría interna. Entre los ejemplos de cuestiones que el auditor puede considerar para obtener conocimiento de la naturaleza de la entidad, se incluyen: Actividad operativa, tales como: a) Naturaleza de las fuentes de ingresos, productos o servicios, y mercados, incluida la participación en el comercio electrónico, como las ventas por internet y las actividades de marketing.


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b) Desarrollo de las operaciones (por ejemplo, etapas y métodos de producción, o actividades expuestas a riesgos medioambientales). c) Alianzas, negocios conjuntos y extemalización de actividades. d) Dispersión geográfica y segmentación sectorial. e) Ubicación de las instalaciones de producción, almacenes y oficinas, así como ubicación y cantidades de existencias. f) Clientes clave y proveedores importantes de bienes y servicios, acuerdos laborales (incluida la existencia de convenios colectivos, compromisos por pensiones u otros beneficios posteriores a la jubilación, acuerdos de opciones sobre acciones y de bonos de incentivos, así como la regulación gubernamental en relación con las cuestiones laborales). g) Actividades y gastos en investigación y desarrollo. h) Transacciones con partes vinculadas. Inversiones y actividades de inversión, tales como: a) Adquisiciones o desinversiones previstas o recientemente realizadas. b) Inversiones y disposiciones de valores y préstamos. c) Actividades de inversión en capital. d) Inversiones en entidades no consolidadas, incluidas sociedades, negocios conjuntos y entidades con cometido especial. Financiación y actividades de financiación, tales como: a) Principales entidades dependientes y asociadas, incluidas estructuras consolidadas y no consolidadas. b) Estructura de la deuda y sus condiciones, incluidos los acuerdos de financiación fuera de balance y los acuerdos de arrendamiento. c) Beneficiarios efectivos (nacionales, extranjeros, reputación comercial y experiencia) y partes vinculadas. d) Uso de instrumentos financieros derivados.


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2.4 Norma Internacional de Auditoría 500, Evidencia de Auditoría 2.4.1 Objetivos El objetivo del auditor es diseñar y aplicar procedimientos de auditoría de forma que le permita obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada para poder alcanzar conclusiones razonables en las que basar su opinión.

2.4.2 Evidencia de Auditoría: Información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información.

2.4.3 Evidencia De Auditoría Suficiente y Adecuada: El auditor diseñará y aplicará procedimientos de auditoría que sean adecuados, teniendo en cuenta las circunstancias, con el fin de obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada.

2.5 BOLETÍNES DE AUDITORÍA OPERACIONAL 2.5.1 Boletín No. 1 La Auditoría Operacional Coordinada Con El Examen De Los Estados Financieros (Auditoría Operativa) El propósito del boletín 1 es presentar una introducción sobre el concepto de la auditoría operacional realizada por un contador público en su carácter de auditor independiente coordinadamente con su examen de estados financieros tendientes a la emisión de su dictamen sobre los mismos. Por lo tanto, en los términos de este boletín, por auditoría operacional debe entenderse el servicio adicional que presta el contador público y auditor en carácter de auditor externo cuando, coordinadamente con el examen de los estados financieros, examina ciertos aspectos administrativos con el propósito


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de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativas de su cliente, a través de proponer las recomendaciones que considere adecuadas. En otras palabras, este boletín solo se ocupa de la auditoría operativa, entendida esta como la labor que realiza el contador público en su carácter de auditor externo, en forma coordinada con su examen de estados financieros, con el propósito de sugerir en ciertos aspectos medidas que incrementen la eficiencia y eficacia operativas de su cliente.

2.5.1.1 Examen de Estados Financieros y Auditoría Operativa: Lo que distingue fundamentalmente el examen de los estados financieros de la auditoría operativa es su objetivo o finalidad, según se manifiesta en el distinto uso que el mismo sujeto asigna a sus dos objetos: Mientras que el objetivo del examen de estados financieros consiste en agregarle confiabilidad mediante la emisión de una opinión independiente sobre los mismos, el objeti8vo de la auditoría operativa es ayudar a la empresa a aumentar su eficiencia mediante la presentación de recomendaciones tendientes a ese fin. Mientras en el examen de estados financieros, estos son el fin, en la auditoría operativa, los estados financieros son el medio que utiliza el auditor en su análisis cuantitativo de la empresa a la que tratara de ayudar con sus recomendaciones. Por su alcance y enfoque, la auditoría operativa requiere de una profundidad especial; a menudo presenta dificultades distintas a las propias del examen de estados financieros; normalmente exige una experiencia y conocimientos técnicos diferentes y en todos los casos, requiere una asignación formal de tiempo, por lo que debe ser objeto de una contratación previa y especifica adicional al examen de estados financieros que culmina con la emisión de un dictamen sobre los mismos de un informe sobre el examen de control interno de4sde los puntos de vista de confiabilidad de información y protección de activos.


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2.5.2 Boletín No. 2 Metodología de la Auditoría Operacional 2.5.2.1 Directrices de actuación: Son los aspectos de actuación profesional que debe tomar en cuenta el contador público, al llevar a cabo una auditoría operacional. En auditoría operacional debe hacerse un examen y una evaluación del control interno orientados a establecer si dicho coadyuva a mejorar la eficiencia operativa. Cuando se delega parte de su ejecución a colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores. El contador público deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

2.5.2.2 Operaciones: En auditoría operacional se considera una operación al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa.

2.5.2.3 Metodología de la Auditoría Operacional: La metodología son las herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen. Entendiendo el objetivo de la auditoría operacional y teniendo la capacidad profesional adecuada, lo único necesario para efectuarla, independientemente de cualquier posible metodología, es la actitud mental de constante búsqueda en todos los ámbitos de la empresa de oportunidades para aumentar eficiencia y eficacia en los controles operacionales y en la realización misma de las operaciones. Es necesario establecer una metodología: 

Consideración de la información preliminar se sugiere el problema (familiarización)


42



Formulación del problema (panorama general)



Observación de hechos pertinentes al problema ( recolección de información)



Usos de reconocimientos anteriores (preparación especial y capacidad profesional)



Formulación de la hipótesis(recomendaciones tentativas alternativas)



Deducción de las implicaciones de la hipótesis (análisis la investigación)



Conclusión que informe o no la hipótesis (afinación de los hallazgos y presentación del problema a los afectados)

La utilización de este método permite establecer un sistema de carácter general aplicable en diversas situaciones o circunstancias. La metodología tiene carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentran en el desarrollo de cada trabajo. Familiarización: esta permite conocer la estructura, organización, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos de la empresa en términos generales. Visita a las instalaciones: tienen por objetivo observar directamente como se efectúan las operaciones y detectar posibles problemas en los controles operacionales o en la realización de las operaciones. Análisis Financiero: a través del mismo se conoce la marcha de la empresa, su situación actual, tendencias, etc., y se obtienen indicios de las áreas en que pueden existir problemas operacionales. Análisis de información operativa (no financiera): consiste en el estudio de datos de operación internos, tales como estadísticas de producción, rotación del personal, estadísticas de ventas por artículos, zonas o responsables, etc. Entrevistas: debe realizar con los principales funcionarios responsables de la ejecución de las operaciones objeto del examen de aquellas que estén relacionadas.


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Diagnostico Preliminar: es un resumen de conociendo general que se prepara con base a los resultados obtenidos en las etapas anteriores de la metodología; en él se planean los principales indicios de problemas detectados hasta ese momento y se apuntan las operaciones que pueden ser examinadas y las posibles soluciones. Selección de Operaciones a Examinar: estas deben relacionarse en base a su importancia y procurando que sean aquellas que por sus características ofrezcan mayores posibilidades de mejoramiento de la empresa. Discusión Previa de los Problemas Detectados: con ella se logra aprovechar la experiencia del personal de la empresa y evitar errores de apreciación o interpretación. Diagnóstico: es el informe de auditoría operacional y se trata más adelante. Debe señalarse que en la aplicación práctica de la metodología antes expuesta, frecuentemente se llevaran a cabo en forma simultánea o sin seguir el orden aquí escogido, las etapas antes descritas.

2.5.2.4 Evaluación y Efecto de los Problemas: El enfoque que convienen dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificable que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias.

2.5.2.5 Responsabilidad: La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones e implementación de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en términos generales, queda fuera del alcance del trabajo de auditoría operacional, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.


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2.5.2.6 Forma: Los hallazgos de la auditoría operacional pueden irse comunicando en el curso del examen o a su término; esto dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia con la que se aplique las medidas correctivas. Es importante que el resultado de la auditoría operacional se presente e invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicación pueden resultar convenientes. Para que el informe cumpla con su cometido el auditor deberá pensar en la persona a quien se dirige la preparación, posición dentro de la organización, etc., Y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en la que debe presentarse. Lo que hay que recordar es que se debe ser tan versátil como sea necesario para lograr inadecuada comunicación. El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las cuales están: 

Centra la atención



Obliga a leerlo



Logra un cambio de impresiones automático



El auditor se percata de las relaciones

Recomendaciones practicas para la elaboración del informe: Definir cuál es el propósito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama). 

A quien se dirige



Que le interesa al o los lectores.



Uso de síntesis.



Necesidad de seccionar y utilizar índices.



Utilizaron de subtítulos.



Los comentarios deben jerarquizarse.

Solo en casos de excepción deben describirse procedimientos del examen.


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Las tendencias y cifras relativas pueden ser mejores que las estáticas y números absolutos. Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas.

2.5.3 Boletín No. 3 Auditoría Operacional de Compras Este boletín presenta lo que se considera deben ser los aspectos básicos de la auditoría operacional de compras en empresas comerciales. Las compras constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimiento de los artículos que se adquieren para su reventa o su transformación es factor determinante en los resultados económicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.

2.5.3.1 Propósitos del Boletín: Los propósitos de este boletín son los siguientes: Establecer el concepto básico y el alcance de la operación de compras. Definir el producto de la auditoría operacional de compras. Indicar y orientar acerca de la metodología (instrumentos). Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la información relativa a los resultados obtenidos en el trabajo.

2.5.3.2 Concepto y Alcance de la Operación de Compras: La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos. La operación de compras comprende entre otras, las siguientes: 

Proponer objetivos, políticas y metas de compra, aplicarlos y vigilarlos.



Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones.



Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicas.




46

Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos.



Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos.

2.5.4 Boletín No. 4 Auditoría Operacional de Ventas 2.5.4.1 Propósitos: Las ventas producen los ingresos, son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo las operaciones de las empresas. Establecer el concepto básico de la operación de ventas y el alcance. Definir de manera general el objetivo de la auditoría operacional de ventas. Señalar la metodología que puede utilizarse.

2.5.4.2 Concepto y Alcance de la Operación de Ventas: La operación de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos. La operación de ventas comprende las siguientes actividades: Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales técnicos y humanos que integran la operación de ventas y proponer los cambios pertinentes. Planear actividades de venta de productos adecuados. Identificar las necesidades de los clientes Conocer las características de los competidores. Participar en el establecimiento de las listas de precios. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito.


47

La operación de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigación y análisis de mercado, permite se adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artículos y servicios que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidades satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.

2.5.4.3 Objetivos de la Auditoría Operacional de Ventas: La auditoría operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realización misma de las operaciones, de cuya solución pueden surgir disminución de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

2.5.5 Boletín No. 5 Auditoría Operacional de Cobranzas 2.5.5.1 Propósitos del Boletín: Establecer el concepto básico de la operación de cobranzas y el alcance. Definir los objetivos de la auditoría operacional de cobranzas. Señalar la metodología que se considera aplicable.

2.5.5.2 Concepto y Alcance de la Operación de Cobranzas: La operación de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crédito. La operación de cobranzas, actividades básicas: 

Participara en la fijación de objetivos y políticas de cobranzas.



Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa la cuantificación de los objetivos establecidos




48

Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para alcanzar las metas establecidas en esta operación.



Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la operación.



Controlar la documentación de las cuentas por cobrar de la empresa.



Participar en la selección, adiestramiento y capacitación del personal encargado de las cobranzas.

2.5.5.3 Objetivo de la Auditoría Operacional de Cobranzas: La eficiente operación de las cobranzas, puede ser examinada considerando entre otros: 

Que el periodo de cobro sea el mínimo



Que la rotación de las cuentas por cobrar se aproxime al promedio de crédito concedido a los clientes.



Que las cuentas incobrables sean las mínimas



Que la cobranza se realice al menor coste posible.

2.5.6 Boletín No. 6 Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos 2.5.6.1 Concepto y Alcance de la Administración de Recursos Humanos: La Administración de Recursos Humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneración más adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados; entrenar y desarrollar al personal. La Administración de Recursos Humanos abarca las siguientes actividades: 

Contratación y despido de personal.



Administración de sueldos y salarios




49

Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa.



Organización, capacitación y desarrollo.

2.5.6.2 Objetivo de la Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos: Su objetivo es examinar críticamente, las actividades y subactividades indicadas anteriormente,

con

la

finalidad

de

definir

problemas

que

estuviesen

obstaculizando la eficiencia en su manejo.

2.5.7 Boletín No. 7 Auditoría Operacional de Centros de Proceso Electrónico de Datos 2.5.7.1 Concepto y Alcance de las Actividades Desarrolladas en los Centros de PED: Un centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde: a) se realizan actividades de proceso de datos, por medio de la utilización de uno o más computadores y otros equipos auxiliares relacionados y b) se desarrollan los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso. El centro de PED abarca las siguientes actividades: 

La recepción y control de los documentos fuente.



El proceso de los datos mediante la operación, programación y control de las unidades del equipo de PED.



El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible.



La custodia y control de los archivos y programas grabados en un medio legible. La conciliación de los datos incluidos en los reportes con la información de los documentos fuente.


50

2.5.7.2 Objetivos de la Auditoría Operacional de Centros de PED: Examinar críticamente las actividades indicadas anteriormente, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su operación.

2.5.8 Boletín No. 8 Auditoría Operacional de Otorgamiento de Crédito Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales. En vista de la relación estrecha que guarda la operación de otorgamiento de crédito con la de cobranzas, este boletín incluye parte de la información mencionada en el boletín relativo a la operación de cobranzas. 2.5.8.1 Propósito del Boletín: Establecer el concepto básico de la operación de otorgamiento de crédito y al alcance que, para efectos de este boletín, se dará a esta operación. Definir el objetivo de la auditoría operacional de otorgamiento de crédito. Señalar la metodología que se considera aplicable para realizar la auditoría operacional de otorgamiento de crédito e indicar algunos de los instrumentos y técnicas de que se dispone.

2.5.8.2 Concepto y Alcance de la Operación Otorgamiento de Crédito: La operación de otorgamiento de crédito es el conjunto de actividades que realiza una empresa ara otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujetos a ciertas condiciones y características que regulan su recuperación. Para establecer el marco de referencia que limita la operación de otorgamiento de crédito, se mencionan a continuación las actividades básicas que la integran: 

Participar en la fijación de objetivos y políticas de crédito acordes a los presupuestos financieros de la empresa.




51

Los objetivos fundamentales están relacionados con niveles de las cuentas por cobrar y costo de la ejecución de la operación, y entre las políticas se pueden mencionar las referentes a: límites de crédito, forma de investigación de los solicitantes, personal autorizado para concederlos, documentación de créditos otorgados, etc.



Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo.



Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operación.



Tramitar las solicitudes de crédito de clientes potenciales, obteniendo las referencias que se requieran, bancarias, comerciales de agencias especializadas, etc.



Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las políticas generales de crédito y a las específicas de aprobaciones establecidas.

2.5.8.3 Objetivo de la Auditoría Operacional de Otorgamiento de Crédito: La auditoría operacional de otorgamiento de crédito tiene como objetivo, promover la eficiencia de las actividades que integran esta operación. La eficiente operación de otorgamiento de crédito puede ser examinada considerando, entre otros, los siguientes aspectos: 

El apego a las políticas de crédito y su relación con las estrategias y tácticas financieras de la empresa.



Que el otorgamiento del crédito se realice en el menor tiempo posible.



Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los límites planeados de crédito.

2.5.9 Boletín No. 9 Auditoría Operacional de la Administración de Inventarios Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditoría operacional de la administración de inventarios.


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Los inventarios están constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformación para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancías. Generalmente los inventarios representan uno de los activos más importantes de una empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecución de los objetivos y resultados económicos de la misma.

2.5.9.1 Propósitos del Boletín: Establecer el concepto básico de la administración de inventarios y el alcance que se le dará para los efectos particulares de este boletín. Definir el objetivo de la auditoría operacional de la administración de inventarios. Señalar la metodología aplicable a esta revisión.

2.5.9.2 Concepto, Alcance de la Administración de Inventarios: Es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias (materias primas, materiales, suministros, productos semielaborados y terminados) para producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias a costos óptimos. Con el objeto de establecer el marco de referencia de la administración de inventarios, a continuación se mencionan las actividades básicas que la integran: 

Incluir los objetivos, estructura organizacional, políticas y procedimientos de la administración de inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.



Definir las actividades y funciones que integran la operación y asignar los recursos materiales y humanos necesarios.



Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la administración de inventarios.


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2.5.9.3 Objetivos de la Auditoría Operacional de la Administración de Inventarios: Es examinar las actividades que la integran, con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.

2.5.10 Boletín No. 10 Auditoría Operacional de los Sistemas de Administrativos de Información El presente boletín se enfoca a los lineamientos más sobresalientes que debe considerar todo contador público al efectuar una evaluación de los sistemas de información con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen. La aplicación de este boletín es general, no se limita a algún tipo de entidad.


54

CAPITULO III

3.1 LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORÍA El método general para realizar una auditoría operacional es similar al utilizado en auditoría financiera. Esta dado por unas normas, unas técnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo.

3.1.1 El Proceso De Auditoría Operacional Todo trabajo de auditoría, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificación; ejecución del examen; e informe.

La ejecución de una Auditoría Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensión de la Entidad Auditada, FASE III Selección de Áreas Críticas o Débiles, FASE IV Examen Detallado de las Áreas Críticas y FASE V comunicación de resultados.


55

3.1.1.1 Preparación de la Auditoría La preparación de una auditoría operacional implica el cumplimiento de varias tareas, tales como el relevamiento de información para determinar el grado de auditabilidad que respecto a esta clase de auditoría tiene la entidad que se va auditar, la determinación de los términos de referencia de la misma o plan general del trabajo, la asignación del equipo de profesionales que la efectuará y el cronograma general de la ejecución.

3.1.1.2 Relevamiento de Información Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditoría operacional, el Auditor debe obtener datos generales de la entidad que se auditará y sobre esta base apoyar la elaboración de los Términos de Referencia de la Auditoría.

3.1.2 Términos de Referencia o Resumen del Plan General Cuando se considere necesario, especialmente si se trata de una primera auditoría operacional que se efectuará en una entidad. Dichos términos tienen como objetivo permitir que tanto las autoridades de la entidad que se va a auditar, tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivos, alcance y metodología de la auditoría que se realizará, así como de la composición del equipo profesional que deberá llevarla a cabo y del apoyo que la entidad auditada debe prestar para el éxito de la auditoría.

3.1.2.1 Designación del Equipo de Auditoría El cuidado que se debe tener en la designación del equipo de profesionales que efectuará una auditoría operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus miembros depende el logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos. Se deberá tener el cuidado de integrar un grupo multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de sistemas y de ser posible se


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incorporará desde el inicio un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de profesionales que integrarán el equipo estará dada por el alcance que tendrá la auditoría y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general la experiencia indica que un equipo de auditoría operacional debe estar integrado por lo menos por cinco profesionales calificados.

3.1.2.2 Planeación y Programación de la Auditoría La planeación y programación del trabajo de una auditoría operacional se efectúa en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programará el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programará la Fase II, y así sucesivamente. La presupuestación del tiempo a insumir en la ejecución de una auditoría operacional es de por sí difícil; pero lo es aún más cuando se trata de una primera auditoría para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecución de cada una de las cinco fases del proceso de auditoría operacional, como resultado de la planeación general del trabajo que dio origen a los Términos de Referencia. Con la elaboración de este cronograma termina la preparación de la auditoría y con base en él, se procederá a la ejecución de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el Cuadro Nº 2 y se explican a continuación.


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3.1.3 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditoría Operacional, es el de obtener información sobre la entidad, organismo o empresa pública, la cual deberá servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustración general del personal de Auditoría que sea agregado a la ejecución del trabajo.

3.1.3.1 Recopilación de Información Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:


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3.1.3.1.1 Antecedentes 

Por qué y para qué se creó la empresa o entidad



Cambios en los objetivos iníciales



Informes financieros recientes



Informes técnicos recientes

3.1.3.1.2 Marco Legal 

Disposición legal de creación



Estatutos



Reglamentos



Pacto o Convenio Laboral



Leyes, decretos y demás normas de carácter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa.

3.1.3.1.3 Organización 

Organigrama



Asignación de Responsabilidad



Delegación de autoridad o grado de autonomía



Manual de Funciones



Reglamento Interno o Manual General Administrativo

3.1.3.1.4 Operaciones 

Operaciones actividades de importancia



Manuales de procedimiento

3.1.3.1.5 Financiamiento 

Fuentes de Financiamiento



Presupuesto


59

3.1.3.1.6 Control 

Manual de Auditoría Interna



Manuales específicos de control

3.1.3.1.7 Información Adicional La demás información de carácter interno o externo, que tenga relación con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditoría Operacional.

3.1.3.2 Características de la Fase I de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes características: 

No es una lectura detallada de información o de manuales



Es un proceso rápido de recopilación de información escrita y mediante entrevistas con funcionarios.



Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas críticas, no se deben examinar; solamente se dejará constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

3.1.3.3 Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar A continuación se relacionan los procedimientos de carácter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditoría.

Entrevista Con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y demás funcionarios de importancia, para obtener información sobre los 7 aspectos.


60

Es la primera actividad que deberá realizar el equipo de auditoría y está dirigida a obtener información general sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparará una Guía de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relación con los distintos responsables de áreas y la solicitud de colaboración de todos los niveles de la organización o ente. El Responsable de Departamento de Auditoría, Auditor Interno o Socio Gerente de Firma CPI, debería asistir a la reunión y entregar a la máxima autoridad además de la credencial de la auditoría una nota oficial de presentación, firmada por el Responsable de grupo en la que conste: 

Solicitud de colaboración a la organización.



Solicitud de Datos Básicos de la Organización.



Terminada la reunión, se confeccionará el memorándum de operaciones Correspondiente

Otras Entrevistas En esta etapa, se efectuarán entrevistas con Niveles inmediatos inferiores al de la máxima autoridad para obtener información de cada área específrc4 con el objetivo de: 

Obtener información adicional del área específica del funcionario entrevistado. Las preguntas deberán orientarse en ese sentido debiendo además acordarse en la misma el nombre de los funcionarios de línea con que se tratarán los temas con mayor detalle.



Terminada la reunión, se confeccionará el respectivo memorándurn donde se volcarán los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la entrevista deberá ser consensuada v firmada por el entrevistado.


61

 Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.  Clasificación y referenciación de la información de acuerdo a los 7 Grupos señalados anteriormente.

En síntesis la fase de estudio preliminar en auditoría operacional es similar a la auditoría financiera, solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la información a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoría, y, en que para su revisión y análisis existe una fase específica en el proceso. En el proceso de recopilación de la información sobre los siete aspectos básicos el auditor gubernamental y los servidores públicos que realizan auditorías deberán contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en función del objetivo definido y las características de la auditoria: 

¿qué es posible satisfacer y cuán factible es Ia realización de la auditoría?



¿qué se va a buscar concretamente (OBJETMS Y ALCANCEX)?



¿qué recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qué



momento?



¿cuáles son las fechas tentativas de iniciación y terminación del trabajo?



¿existen restricciones técnico - políticas?

Básicamente debe determinarse qué necesidades deben satisfacerse y cómo estos propósitos se harán operativos. Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (p.ej. el objetivo puede ser sólo definir el nivel de gestión alcanzado, o un paso más adelante, si éste fue satisfactorio, o cuáles


fueron

las

causas

de

los

desvíos

y

si

finalmente

se

62

efectuarán

recomendaciones). Se deberá considerar también el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qué actividades se tendrán en cuenta y con qué profundidad y detalle se las evaluará: 

La disponibilidad de datos (con cuáles se podrá contar; si se obtendrán en forma oportuna, cuál será la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:



Qué periodo debe ser incluido.



Si será posible su proyección.



Qué nivel de validación se necesitará para documentar la existencia de un problema y su causa.



Qué comparaciones se harán

Establecer los objetivos significa determinar el campo de acción que abarcará la auditoría.

3.1.4 FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad, organismo o empresa pública. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta – Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

3.1.4.1 Actividades Mínimas para Comprender la Entidad Auditada 

Determinar por qué se creó la entidad, organismo o empresa pública. Cuál fue la necesidad de su creación y los propósitos u objetivos que señalaron su creación.




63

Determinar si los objetivos iníciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.



Determinar con claridad la misión primordial de la entidad, organismo o empresa pública y cuáles son los objetivos principales para alcanzar la misión primordial.



Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propósitos de cada actividad.



Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pública.



Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento serán o no revisados posteriormente según la determinación de las áreas críticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional el Auditor habrá adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que está actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones válidamente con los funcionarios de la administración.

3.1.5 FASE III - IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS QUE SERÁN AUDITADAS 3.1.5.1 Aspectos Básicos El alcance ilimitado de la auditoría operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios años de auditoría. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoría es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia,


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economicidad y eficiencia en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoría operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan general. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad

o

eficacia),

los

costos

son

excesivos

(economicidad)

y

consecuencialmente la eficiencia no será óptima. La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario identificar cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que tendrá la prioridad en la evaluación. Por principio de auditoría operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas seleccionar las más significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicación de la auditoría operacional. El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y justificadas para sugerir el área a ser examinada; o la Contraloría conoce previamente problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen áreas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoría financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e


65

informes de auditoría financiera indican que áreas se consideran críticas para ser sometidas a auditorías operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad

o

eficacia),

los

costos

son

excesivos

(economicidad)

y

consecuencialmente la eficiencia no será óptima. Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación de áreas críticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de auditoría. Si la entidad ha realizado auditoría financiera previamente a la auditoría operacional que se practicará, la evaluación del control interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad, resultado que sería utilizado en la auditoría operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y evaluar.

3.1.5.2 Control Interno Operacional El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: 

El Desarrollo de los Objetivos.



La medición de los resultados.



Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas.



Análisis de las causas de las diferentes desviaciones.



La determinación de la acción gerencial apropiada.



La toma de acción.



Revisión continúa.


66

3.1.6 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.

3.1.6.1 Programas de Auditoría para el Examen de las Áreas Críticas Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase IV, pero será necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según sean el tipo y la naturaleza del área, unidad u operaciones que serán evaluadas. Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la metodología,

en

auditoría

operacional

los

programas

deberán

ser

lo

suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación. El programa de Auditoría se dividirá en dependencia de la dimensión de la Auditoría. Si se encarara una sola actividad podrá no efectuarse ninguna


67

subdivisión. Por cada área crítica se elaborará un subprograma, conteniendo procedimientos según la diferenciación de los problemas específicos a resolver.

3.1.6.2 Características del Hallazgo de Auditoría Operacional Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economía o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoría operacional. En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus características.

Las características del hallazgo de auditoría operacional son cuatro a saber:

-

La Condición

Esta característica está dada por la situación actual encontrada por el auditor (Lo que es).

-

El Criterio

El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que ¨ el criterio ¨ es ¨ lo que debe ser¨, es decir la situación ideal.

-

El Efecto

Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos irrescatables.


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-

La Causa

-

Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición.

3.1.6.3 Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las características de un hallazgo estará en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solución, para formular finalmente la recomendación o recomendaciones, propósito de su trabajo.



La Conclusión es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, de las características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa). Dicha síntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.



Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarán orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoría operacional, deben ser practicables, útiles y costeables.

Finalmente, la evaluación del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.

3.1.6.4 Papeles de Trabajo en Auditoría Operacional Norma Internacional de Auditoria No. 230


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1. El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos respecto de la documentación en el contexto de la auditoría de estados financieros.

2. El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoría y dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría.

3. "Documentación" significa el material (papeles de trabajo) preparados por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexión con el desempeño de la auditoría. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos, u otros medios.

Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de: 

Información obtenida en el transcurso del examen.



Evaluación de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificación y selección de las áreas críticas.



La evaluación o desarrollo de los hallazgos.

3.1.6.4.1 Cédulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analíticas. Las cédulas sumarias resumen todo lo concerniente al hallazgo de Auditoria Operacional. (condición, criterio, efecto, causa, conclusión y recomendación). Las cédulas analíticas sustentan, fundamentan o demuestran los hallazgos de Auditoria Operacional.


70

3.1.6.4.2 Documentos Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor.

3.1.6.4.3 Utilidad de los Papeles de Trabajo En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para: 

Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia.



Suministrar información suficiente para la preparación del Informe de Auditoría Operacional



Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.



Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.



Guiar la conducción de Auditorías Operacionales subsiguientes.

3.1.6.4.4 Normas de preparación de los Papeles de Trabajo 

Debe tener un encabezamiento que indique el área bajo examen o evaluación, la fecha de la evaluación y el título de su contenido.



Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramática.



Deben ser elaborados con limpieza y matemáticamente exactos



Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.



Deben contener las informaciones que demuestren la realización de las pruebas y procedimientos realizados.



Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisión no requiera de la presencia de quien los elaboró.


71

3.1.6.5 Indice Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

3.1.6.6 Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones.

3.1.6.7 Archivo de los Papeles de Trabajo 

Archivo corriente está compuesto por los papeles de trabajo de interés exclusivo para una Auditoría determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorías posteriores, como son los análisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditoría, etc.



Archivo Permanente está integrado por los papeles de trabajo de utilización continua o necesaria en auditorías posteriores como son: disposiciones legales, políticas, procedimientos, organización de la entidad, evaluación de control interno, etc.

Finalmente, es importante señalar que en auditoría operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditorías financiera ya elaborados, como cédulas analíticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditoría operacional es parte de una auditoría con enfoque integral.

3.1.7 FASE V - COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL 3.1.7.1 Aspectos Básicos de la Comunicación de Resultados


72

El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoría. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoría operacional, se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad

de

las

conclusiones y la

conveniencia

de

aceptar

las

recomendaciones. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos: 

Importancia.



Utilidad y Oportunidad



Sustentación exacta, suficiente y adecuada



Convicción



Objetividad y Concisión



Integridad



Tono Constructivo

3.2 El Informe de Auditoría Operacional El informe final es el producto de la auditoría practicada y frecuentemente es lo que esperan con interés los responsables de la administración de la empresa, su contenido debe ser objetivo indicando los problemas detectados y las recomendaciones pertinentes. Aunque el informe final se puede, considerar como el último paso de la auditoría operacional en el transcurso de la misma pueden presentarse informes de carácter parcial.


73

Muchos hallazgos de la auditoría operativa deben ser comunicados en ,el transcurso del trabajo, esto dependerá lo crítico y de la trascendencia del problema y de la urgencia de la corrección, esta información puede ir trasladándose a los funcionarios responsables para que procedan a tomar las medidas necesarias y dependiendo la importancia podrá informarse a la alta gerencia para poder cambiar las políticas y normas existentes, algunos casos presentados pueden ser: falta de controles internos en los sistemas de información, no se cumple los procedimientos de contratación como están designados en los manuales de procedimientos y se violan las políticas de las estructuras salariales, existen embotellamientos, desperdicios exagerados, métodos obsoletos, etc. Una práctica común es que el auditor redacte su informe borrador a medida que realiza el trabajo, ello le permite ir evacuando por medio de sus papeles de trabajo. Las debilidades y sugerencias que se plantearán en la revisión, por otro lado debe ir preparando su informe considerando a quienes irá dirigido, redactarlo de manera comprensible, claro y breve, haciendo las ampliaciones pertinentes en forma verbal o con la ayuda de cuadros anexos, debe resaltar aquellos puntos de mayor interés para los usuarios del informe sin olvidar la importancia relativa de los datos. No hay un formato estándar para la presentación del informe, sin embargo debe tener una imagen mental de lo que presentará en forma uniforme y de acuerdo al plan general, sin perder la propia personalidad y estilo del Auditor encargado y debe contener básicamente los tres elementos siguientes:

3.2.1 Alcance y Limitaciones del Trabajo En esta sección debe identificarse los objetivos del trabajo realizado y el periodo abarcado en la revisión, indicar que todas las operaciones se han evaluado o hacer la excepción de algún proceso no evaluado, las prioridades establecidas


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en la evaluación que tienen relación con la definición del objetivo, así como la utilización de especialistas y la responsabilidad asumida en el trabajo, las limitaciones que existieron. Detalle de los problemas que entorpecieron la realización del plan general, la utilización de tiempo y los recursos empleados, las limitaciones pueden ser de origen interno como las fuentes de información propias de recursos humanos y externas las fuentes de información ajenas a recursos humanos como otras direcciones dentro de la propia organización y otras instituciones o entidades con las cuales no se pudo realizar las pruebas pertinentes y que pueden alterar el resultado de la opinión del auditor operacional.

3.2.2 Eventos que Afectan la Eficiencia Operacional En esta sección se presenta un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más significativos y se indique el efecto negativo sobre la buena marcha del negocio, señalan las causas de los problemas detectados, y sus consecuencias. Son conclusiones a las que se llegan después del examen de auditoría operacional practicado.

3.2.3 Recomendaciones Para Mejorar La Eficiencia Es conveniente que las recomendaciones se incluyan inmediatamente después de que se señalaron los eventos desfavorables, estas sugerencias pueden ser específicas o generales.

Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia, citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos, prediciendo en lo posible los resultados del cambio, hasta poder dar cifras de ahorros o aumentos de productividad que se "obtendrán con los cambios.

3.2.4 Responsabilidad del Informe


75

La elaboración del informe es el punto final del trabajo del auditor y probablemente el paso más importante después de un laborioso proceso de captación y tratamiento de información suficiente y competente para que el auditor operacional se forme una opinión de acuerdo con su experiencia y conocimientos y sea capaz de realizar un diagnóstico y recomendaciones objeto para lo cual ha sido contratado, por lo tanto el auditor debe ser muy hábil en el manejo de la información porque se trata de aspectos muchas veces poco definidos y muy amplios para ser limitados a un criterio cuantitativo. La responsabilidad de Auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados, sugerir y recomendar las soluciones, coadyuvar a su implementación y verificar los resultados. Es responsabilidad directa y plena de la administración de la entidad auditada, cumplir con las recomendaciones luego de ser aprobadas por la Gerencia General, en el caso del informe sobre recursos humanos debe ser la Gerencia de dicha unidad administrativa la responsable del cumplimiento de lo recomendado.


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CAPITULO IV CASO

PRÁCTICO

DE

AUDITORÍA

OPERACIONAL

EN

RECURSOS

HUMANOS EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIÓN DE POLLO.

Descripción de la Empresa auditada Enunciado La empresa objeto de evaluación es una industria alimenticia de gran volumen de operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, técnicos, financieros y físicos son de gran magnitud, su interés de practicar una Auditoría en Recursos Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de control interno, para lo cual se solicito la contratación de una Auditoría Externa con experiencia en este campo operacional.

Descripción de la empresa Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACIÓN DE POLLO

Fecha de constitución:

Enero de 1,999

Periodo Fiscal:

1 de enero al 31 de diciembre

Constitución social

Anónima

Estructura organizativa:

Organigrama anexo en los papeles de trabajo

Número de empresas relacionadas con la operación: 8 de manera corporativa.

Características del departamento de Recursos Humanos El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8 empresas relacionadas con la corporación, le presta servicio a 12 centros y


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departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la producción avícola, industrial, servicios, ventas y administración. Número de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de trabajo. Existe una rotación de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio mensual de 125 bajas y un número similar de altas de empleados, porque la cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las operaciones ameriten aumentar o disminuir el número de empleados. Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos humanos tenga que efectuar las labores de liquidación y contrataciones en forma continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento, capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos, etc., esto incide en los costos de operación de R.H. por el número de personas que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de transacciones que se llevan a cabo. El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro de importancia financiera dentro de la corporación. Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a cabo cumpliendo planes de trabajo y con relación al gasto por medio de presupuestos, por lo que su ejecución se evalúa periódicamente. Las políticas y procedimientos están descritos en los manuales, por lo que debe apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo esta comunicación en la inducción. No todos los puestos tienen su manual, sin embargo existe una comunicación de normas de trabajo y procedimientos por medio de memorandums. La administración del recurso humano y lo que ello implica desde su selección, reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de


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procesos, funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una auditoría operativa en sus distintas fases de desarrollo: Los sistemas informáticos y demás recursos tecnológicos han sido diseñados a la medida de las necesidades, pero aún no se encuentran sistematizadas todas las operaciones. El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y la rotación dentro del departamento es menor al 1 %. Existe el departamento de Auditoría Interna, quienes tienen a su cargo la revisión en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones laborales, no tiene un programa permanente de revisión.


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Auditoría Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A, Carta propuesta del trabajo de Auditoría Operacional

Guatemala, 15 de junio de 2012

Junta Directiva y Comité Ejecutivo Procesadora de Aves, S.A. Guatemala, C.A. Presente

Respetables Señores:

De acuerdo a la solicitud planteada nos permitimos poner a su consideración la propuesta del trabajo de Auditoría Operacional para ser practicada en el departamento de Recursos Humanos de la empresa Procesadora de Aves, S.A. tomando como base el resultado de operaciones durante el año dos mil diez, este departamento será el único objeto de la Auditoría y no tiene otra finalidad si no evaluar la efectividad operativa y el control interno del departamento de Recursos Humanos en todo su ciclo de transacciones. El trabajo se realizará en forma diligente y con el mayor cuidado posible, poniendo a disposición los Auditores Operacionales mejor capacitados en estas áreas de servicio, incluirá además de nuestra opinión las recomendaciones pertinentes y seguimiento a la implementación de éstas recomendaciones. Esperamos colaboración de la Gerencia y del personal involucrado y confiamos que nos brinden la información solicitada, queda entendido que si existieran severas

limitaciones

o

revelaciones

importantes

responsabilidad de la administración tal excepciones.

no

informadas

será


80

Para tal efecto acompañamos a la presente propuesta los alcances, objetivos, la planificación de las actividades, nuestro trabajo se llevará a cabo cumpliendo todas las normas de auditoría que sean necesarias y de acuerdo a las técnicas necesarias para efectuar una Auditoría Operacional según las guías de Auditoría, poniendo a su disposición las recomendaciones que se deriven del mismo. Nuestros honorarios serán de treinta y cinco mil quetzales, (Q.35, 000.00), que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basarán en el tiempo y personal utilizado, más desembolsos directos por gastos. La metodología a emplear será el conocimiento de su compañía por medio de información y entrevistas que llevaremos a cabo, trabajo de campo y de gabinete de acuerdo a nuestro programa de trabajo, propuesta inicial del informe y seguimiento a las recomendaciones planteadas. Solicitamos en atención a nuestra propuesta nos confirmen su aceptación o ajuste a los planteamientos que presentamos, en los documentos adjuntos.

Atentamente Julia Magali Gerente Grupo No. 9


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Objetivos de la auditoría operacional en el departamento de Recursos Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A. El objetivo para practicar una auditoría operativa en Recursos Humanos es como un instrumento de previsión, mejora y cambio de la gestión que actualmente efectúa ese departamento dentro de la empresa Procesadora de Aves, S.A., estableciendo los efectos de su gestión dentro de la organización, detectando sus fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y oportunos. Determinar si se están cumpliendo los planes estratégicos del servicio y desarrollo que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas relaciones laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de orden legal. Generales Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del año, como son servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicación a éstos para darle a conocer las políticas generales de la empresa, manteniendo buenas relaciones laborales así como proveer de un adecuado control interno en los pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y fiscales. Específicos Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear mejores métodos de trabajo para hacer más eficiente los recursos humanos, tecnológicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carácter interno y externo, especificados en los siguientes puntos de interés: 1. Establecer si se cumplen las políticas de la empresa 2. Determinar si los procedimientos, registros y cálculos proveen de un adecuado control interno.


82

3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales, fiscales, y convenios colectivos. 4. Sugerir métodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo por los altos volúmenes de operación 5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informáticos y tecnología empleada. 6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su desempeño es acorde a las exigencias de las necesidades de la empresa. 7. Establecer si la gestión de Recursos Humanos provee eficiencia, efectividad y productividad a la empresa en general.

Alcance de la Auditoría Operativa en Recursos Humanos (R.H.) y de la Organización. La auditoría únicamente comprenderá el departamento de R.H. en todas sus acciones y no toda la organización, evaluando los resultados de sus relaciones con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un grupo de empresas industriales, avícolas, de servicios administrativos y distribución. Materias a auditar: El entorno o posición en que se encuentra dentro de la organización, estrategias, servicios, cliente y demanda, políticas, funciones, actividades, procesos, estructura de la organización, aspectos legales, relaciones con terceros, utilización de sus recursos. Ubicación: Se evaluará su gestión centralizada en oficinas administrativas y en delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avícola, de servicios y distribución. Temporalidad: La evaluación será sobre los resultados del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2006.


83

Cobertura: La presente auditoría se realizará por primera vez dentro de la empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditorías practicadas anteriormente. Profundidad en el análisis: Orientación valorativa, contar con la experiencia de los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es importante. Orientación verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, políticas y prácticas. Orientación examinativa, análisis detallado de los sistemas y sus controles. Medios para obtener la información cualitativa y cuantitativa: Análisis documental, explotación de la información propia de R.H. Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontación de lo indagado en las entrevistas. Observación directa, con el personal responsable de cada función. Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el departamento de R.H. Pruebas de verificación, cumplimiento y sustantivas. Planificación de la Auditoría Operativa en R.H. Este plan debe incluir la selección del personal que tendrá a su cargo, la determinación de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusión del resultado, el seguimiento y supervisión de las recomendaciones, el respaldo a la administración de la capacitación y entrenamiento al personal involucrado.

Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la auditoría operativa son: a. Visitas preliminares para establecer objetivos de la Dirección b. Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Dirección c. Familiarización con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A."


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b) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo c) Actividades de campo d) Supervisar el trabajo de campo efectuado e) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo f) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo g) Diagnóstico de lo evaluado h) Efectuar memorándums de desviaciones y correcciones luego de ser aprobadas. i) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones j) Informe y propuesta final k) Implementación de la propuesta l) Seguimiento y evaluación de la implementación

Presupuesto de tiempo y recursos

La planificación del trabajo a realizar se llevará a cabo cumpliendo el cronograma de actividades que dará inicio el 17 de enero del 2001, se evaluará el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al cronograma de actividades estimadas. El equipo de trabajo que tendrán a su cargo la revisión y análisis de la Gerencia de Recursos Humanos, estará integrados por 2 asistentes júnior, Auditor sénior como responsable de la Auditoría Operacional y el socio que revisará en forma permanente los resultados del trabajo. Si fuese necesario se contratará los servicios de cualquier experto en las materias fuera de la competencia de los auditores operativos.


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La comunicación con la Dirección y Gerencia de R. H. estará a cargo del Auditor responsable, el informe final luego de ser discutido por el Staff de Auditores será entregado a la Dirección de la empresa y posteriormente a la Gerencia de R.H.

Programa de Trabajo Efectuar un cronograma del trabajo de la auditoría operativa de Recursos Humanos. Presentación de los Auditores que tendrá a su cargo el trabajo de gabinete y campo. El programa de Auditoría Operacional incluye los métodos para realizar el trabajo y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de "guías de Auditoría" para evitar desvío de situaciones que no son las más importantes cubriendo los siguientes aspectos como mínimo: 1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos 2. Estructura organizativa 3. Políticas, prácticas, sistemas y procedimientos 4. Regulaciones fiscales y laborales 5. Controles Internos y seguridad 6. Personal 7. Recursos técnicos y físico


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PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL Actividad objeto de revisión Planes y objetivos dé Recursos Humanos Objetivos: 1. Evaluar si los planes y objetivos responden a la misión planteada por la dirección de la empresa. 2. Examinar los planes de cada función que realiza Recursos Humanos, para determinar el grado de avance y cumplimiento. 3. Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los recursos disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado. 4. Revisar si los nuevos proyectos que tendrán un efecto en la productividad y rentabilidad en la empresa. 1.2 Programa de Trabajo Auditor Ref. P.T. Definir con la dirección los planes y objetivos generales y específicos de Recursos Humanos Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los miembros de R.H. y evaluar si están en la misma línea con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta Directiva. Comparar los logros del año con los resultados de años anteriores. La ejecución de los planes de trabajo, dio los resultados que se esperaban, qué beneficios logró la gestión de Recursos Humanos para la empresa y para los empleados. Verificar el cumplimiento a los Índices de medición en las actividades de rutina. Identificar las razones por lo que algunos objetivos no se han podido cumplir.

Auditor

Ref. P.T.

Julia Magali

RH01

Alex Mérida

RH01

Jorge Chaicoj

RH01

Carlos Hernández

RH01

Adolfo Hernández

RH01

Joaquín Churumia

RH01


87

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves

R.H. 01 S.A.

Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011

Aspecto Auditado

Preparo

Iniciales

Fecha

JJCHL

15/06/2012

Reviso

Planes y Objetivos de Recursos Humanos SI NO N/A OBSERVACIONES

Los planes estratégicos de la Gerencia General coinciden con los planes y objetivos propuestos por la Gerencia de R. H. El objetivo de R. H. está aprobado por la Dirección. Todo el personal conoce los objetivos estratégicos de la empresa y la Gerencia de R. H. Hay limitación para el logro de objetivos por falta de recursos Se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si existen desvíos se justifican claramente.

Es medida la productividad alcanzada cada año Comparar el logro de objetivos del año anterior con los logros del presente año . Indice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega de pagos e información de manera oportuna y eficiente a nuestros clientes internos y externos. Los programas fueron desarrollados de acuerdo al presupuesto estimado. Las transacciones económicas generadas por R. H. quedaron registradas contablemente. Existe reparos de auditoría interna por el cumplimiento a los controles internos, a políticas y procedimientos

x x No se ha hecho una presentación formal x

x

x

x

Se tiene conocimiento de mejoras pero no han sido medidas.

x

x x x

x

Han recomendado aspectos fiscales y de control interno.


88

Conclusión: Los planes y objetivos se evalúan, pero no se hace una medición de la contribución de éstos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus objetivos por la evaluación que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza la mayoría.


R.H. 02 S.A.


Aspecto Auditado

El organigrama se actualiza cuando se efectúan cuando se efectúan cambios en la estructura organizativa y funcional. Se tiene una clara definición de cada puesto y se definen en los manuales las actividades principales Los niveles de autoridad y subordinación quedan claramente definidos en el organigrama.

Existe una adecuada segregación de funciones en los puestos Existen superposiciones o duplicidad de funciones. El mantenimiento de departamentos, secciones, categorías y puestos está restringido a un responsable. Los delegados de R. H. para atender al

Preparo

Iniciales

Fecha

JJCHL

15/06/2012

Reviso

Estructura Organizativa SI NO N/A OBSERVACIONES Son muy cambiantes los organigramas haciendo revisiones x periódicas.

x

x La división de labores está evaluada dentro del C. I.

x x

x x


personal de los centros, se visitan periódicamente para brindar apoyo. La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de todos los programas bajo su responsabilidad.

x

Definición clara de las actividades centralizadas y descentralizadas.

x

La distribución de tareas se efectúa según la especialidad de cada miembro de R.H. existe un sobrecargo de trabajo u ociosidad.

x

Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos son atendidas en forma conveniente y eficaz. Conclusión:

89

Las funciones críticas por control están centralizadas Las funciones de reclutamiento y liquidaciones son las más cargadas Aspectos contables de integración y conciliaciones tienen algún atraso

x

La estructura organizativa está facilitando la coordinación de las actividades y controla los actos de los empleados de R.H.


R.H. 03 S.A.


Aspecto Auditado

Preparo

Iniciales

Fecha

JJCHL

15/06/2012

Reviso

Políticas Prácticas y Procedimientos N SI O

Existen políticas y procedimientos autorizados para cada función y operación que se lleva a cabo en R. H.

x

N/ A

OBSERVACIONE S No todos los procesos están respaldados por normas escritas y autorizadas.


Las políticas, manuales y procedimientos son del conocimiento del personal de R. H.

x

Se llevan a cabo análisis de procesos para medir el tiempo y esfuerzo de los mismos, con el objeto de poder mejorar los procesos

Existen embotellamientos, excesiva burocracia, complejidad en algunos flujos de operaciones, se detienen los procesos. Los sistemas informáticos producen los resultados esperados y el tiempo de respuesta es razonable

90

x

x

Eventualmente se han realizado flujo gramas, reducido el tiempo y esfuerzo. Derivado de lo pesado de los controles se detiene los procesos.

x

Existen reclamos del personal con relación al pago de sueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados no cubiertos. x Todos los pagos y prestaciones tienen su correspondiente política y procedimiento autorizado por la Gerencia General. x

Existen muchos movimientos y acciones que deben hacerse al personal. No están escritas las políticas.

Conclusión: No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la actuación de R.H., algunas actividades no están respaldadas por una política o norma que las rige, los procedimientos no están escritos en su totalidad y algunas prácticas no están autorizadas, son por costumbre.


91

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9

R.H. 04

Empresa: Procesadora de Aves S.A. Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011

Iniciales Preparo JJCHL

Fecha 15/06/2012

Reviso

Procedimientos SI NO N/A OBSERVACIONES Se cumplen las obligaciones prescritas del 3 extranjero y 2 Código de Trabajo x menores Existen permisos de trabajo de extranjeros y menores de edad x Se emiten al 100% los contratos de trabajo x Las inspectoras y revisiones son atendidas No hay reparos al adecuadamente x respecto Existen multas y reparos en el pago de los impuestos x Cumplimiento de pactos colectivos por las partes x Los descuentos y pagos de impuestos y arbitrios son adecuados y pagados según las leyes respectivas x Existen contingencias legales en la gestión de R.H. x Algunas excepciones encontradas, 4 Se lleva el control y archivo adecuado de expedientes de 490 todos los empleados de la corporación x no encontradas El cumplimiento de pagos, declaraciones y presentaciones se hace con el debido cuidado y oportunidad x Las retenciones que se efectúan a los empleados son acordes a lo que la ley ordena x


92

Conclusión: Si existe apego a las regulaciones y normas de carácter legal, encontrándose algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicación del reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.


R.H. 05 S.A.


Aspecto Auditado

Iniciales Fecha Preparo

JJCHL

15/06/2012

Reviso

Seguridad Física y Técnica

PROCEDIMIENTOS Segregación de funciones de administrador y operador del sistema.

Los back up cuentan con su custodia y prueba de su confiabilidad. Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con los usos pastor. Existen procesos en la emisión de nominas y otros pagos. Para anulación de cheques éstos se mutilan y quedan registrados en el sistema evitando su repetición. Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursos informáticos. Licenciamiento completo de los programas en uso. Los servidores y equipo informático cuentan

SI NO OBSERVACIONES x

x

No se hacen pruebas para determinar su contenido, contando con una sola copia

x Por errores de operación

x

x x x x

No se tienen licencias en 3 programas en uso El acceso restringido,


con seguro y están protegidos físicamente. Se lleva bitácora o registro del usuario que ha efectuado novedades en el sistema informático. Existen los manuales técnicos de todos los programas en uso. Se garantiza la confidencialidad de la información generada por los sistemas electrónicos.

x

x

93

no se tienen puertas de seguridad No sobre los cambios en las bases de datos en forma directa No han sido dados por los proveedores y programadores

x

Conclusiones: El apoyo que brinda el departamento de informática en el cumplimiento a las normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del conocimiento de la Gerencia General y se comprobó que están siendo solventadas.

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9

R.H. 05

Empresa: Procesadora de Aves

S.A.


Aspecto Auditado


JJCHL

15/06/2012

Reviso

Personal a Cargo de R.H.

PROCEDIMIENTOS Se efectúan evaluaciones de desempeño periódicas El programa de inducción se efectúa para todos los empleados Las labores fuera de horario son frecuentes. En que puestos

SI NO OBSERVACIONES x

Semestralmente

x x

Planillas y prestaciones en fecha pico de trabajo


Se repiten las actividades y procesos por errores del personal Comparación de la descripción de los puestos con las actividades diarias que se realizan Se cumple con el programa de aumentos salariales, vacaciones y otros pagos de acuerdo a las políticas Se hace periódicamente una evaluación del clima organizacional Los empleados participan en el planteamiento y solución de los problemas por medio de reuniones de trabajo o círculos de calidad Se emplean asesores, especialistas, técnicos y recursos de fuente externa Existen manuales de los puestos y sus perfiles necesarios Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y cumplimiento a las normas disciplinarias

x

x

x

94

No son repetitivos pero siempre existen No ha sido para todo el personal, ha hecho falta presupuesto No están completas y algunas funciones han cambiado

x

x x

Reuniones mensuales detectando problemas y dando soluciones Se tiene que contratar y es alto su pago

x

x

Conclusión: El conocimiento técnico del personal es adecuado para desarrollar sus funciones, su administración se basa en la gestión de resultados


95


R.H. 05 S.A.



JJCHL

Reviso

Revisión al Programa de trabajo, previo al informe 1)

Verificar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la auditoria. Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 3) Revisar los papeles de trabajo y determinar si aún quedan aspectos pendientes de indagar o soportes pendientes 4) Ajustar el plan para incluir las actividades llevadas a cabo no previstas. 5) Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él las recomendaciones pertinentes 6) Recopilar las copias de los memorándums de recomendaciones propuestas que fueron informadas dentro de la Auditoria 7) Recopilar los hallazgos más importantes de las áreas examinadas 8) Diagnóstico e informe preliminar 9) Emitir una opinión relativa al estado actual del departamento de Recursos Humanos en relación a la eficiencia , eficacia, finanzas, organización y control interno 10) Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y análisis de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razón.

15/06/2012


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Auditoría Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA DE AVES S.A.

PLANES Y OBJETIVOS La empresa hace uso de la planificación en sus distintos niveles de responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para lograr sus metas de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento.

Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo actividades que se tenían previstas, la dinámica de operación exige flexibilidad en la realización de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo estas modificaciones deben estar autorizadas.

Deficiencias La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los objetivos que pretende la Gerencia General en relación con su gestión comercial, administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por donde pretende ir la empresa, únicamente se presentaron los proyectos y objetivos de R.H. para el año 2006. Uno de los objetivos de la Gerencia General es atender las necesidades y desarrollo de los empleados, en esta dirección se orientó los objetivos de la Gerencia de R.H., alcanzando un 85%.

Se estableció directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se debió a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del alcance de los responsables.


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El cumplimiento al cronograma de ejecución fue aceptable, varió en términos de 1 semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la dirección de informática y de la salida de uno de los empleados de R.H.

Recomendaciones: La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para evitar desorientación y falta de compromiso con la empresa.

Los cambios de dirección o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el desarrollo de los departamentos, ya que al principio del año se les debe trasladar el cronograma de actividades haciendo énfasis que el incumplimiento por causas externas será imputables a la dirección que se trate, dándolo a conocer a la Gerencia General.

La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal debe dar como resultado una evaluación de desempeño baja en ese aspecto. Dicha observación se hace porque no está reflejada en las evaluaciones de las Jefaturas.


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Auditoría Operativa en Recursos Humanos Procesadora de aves, S.A.

ORGANIZACIÓN La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las distintas funciones y procesos que se llevan a cabo, únicamente se puede advertir que la rotación de empleados hace que los puestos de selección y contratación y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes.

El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizándose nuevas plazas si la operación no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un número autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los empleados retirados.

Los salarios, la categoría y el puesto, responde a la estructura salarial autorizada, determinándola desde el ingreso del empleado o con el cambio por promoción, el responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisión que se cumpla, y aún mejor, dentro del sistema de nóminas existen los parámetros para limitar al ingreso de datos sí no cumple la estructura salarial.

La descentralización de las actividades es efectiva en función del servicio inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la administración de acuerdo a las políticas Gerenciales.

Deficiencias: La rotación es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes, teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los


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recursos financieros, técnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de los distintos centros y departamentos. En el presente caso el costo de contratación y salida del empleado es de Q, 46,537.50

El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de Q.18, 882.50

La especialización del personal que tiene a cargo la administración de R.H. es positiva, sin embargo dicha especialización, permite concentrarse únicamente en sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en la carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros que tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo.

Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las funciones que desempeña un empleado.

Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de selección y contratación, el manual de encargado de pago de prestaciones laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual de la secretaria de gerencia.

El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relación al servicio que presta, indicó que existen aspectos no cubiertos, como la atención social personalizada, el trámite oportuno de carnés de seguro social y de recreación, la cobertura más rápida de las plazas vacantes, la promoción de más actividades

recreativas

y culturales,

el mejoramiento

al programa

de

capacitación. Estas debilidades son las más significativas que arrojó la encuesta.


100

Se deben efectuar visitas más frecuentes a los centros productivos, para mejorar la comunicación y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos laborales, con ello se garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo más estrecho a los encargados de R.H. en los centros, los cuáles algunas veces carecen de la autoridad necesaria o les falta experiencia e iniciativa para solventar los problemas rutinarios de la relación laboral.

Recomendaciones Determinar las causas de la rotación de empleados, para ello se podría implementar la realización de una encuesta de clima organizacional, una entrevista de salida o buzón de sugerencias, un análisis de las condiciones económicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las causas del retiro de empleados o inconformidades en su relación laboral.

Se determinó que en algunas oportunidades no existe cooperación entre los empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer más grata y efectiva las labores.

Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con los cambios en los manuales existentes, esto permitirá tener el medio para la realizar las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer un cronograma de actividades rutinarias y prestarle atención a los distintos procesos con el afán de no descuidar ningún servicio y priorizar aquellos que su importancia vaya más allá que el servicio, como son las obligaciones patronales.

Debe haber una presencia más continua del staff de R.H. con el afán de apoyar a los centros de trabajo.


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Auditoría Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A.

POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de actuación es el conjunto de políticas que norman y dirigen las actividades, los criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir.

Toda organización se crea para determinados fines, en el presente caso nos referimos a una unidad dentro de la organización como es R.H., y esta unidad administrativa tiene una misión que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para ello es necesario realizar actividades físicas y mentales encaminadas al logro de esos objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las funciones dentro de los procesos, éstos a su vez dentro de los sistemas y todo ello se describe por medio de los procedimientos o métodos que en forma ordenada, secuencial y lógica tiene como resultado final la realización de un producto o servicio.

Deficiencias: El departamento de R.H. cuenta con manual de políticas debidamente autorizadas que respaldan su actuación y el apego a las mismas, sin embargo no todas las prácticas cuentan con la política escrita, algunas de ellas son verbales y producen confusión o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre estos casos están: política para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para promociones, para bonos por producción.


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No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89 funciones y únicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por experiencia y antecedentes.

Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de nóminas, pre-planillas, prestaciones, premios de producción, evaluación de desempeño, capacitación por competencias, seguridad e higiene industrial y el de puestos y salarios.

Estos sistemas no tienen manual técnico ni de operación, solo tienen manuales el de higiene y seguridad industrial, el de capacitación por competencia, realizados en el segundo semestre del año 2001.

Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos. Debe documentarse todas las actuaciones de la administración, especialmente en casos de pagos de prestaciones por las contingencias económicas que ello implica, pues se deja de pagar la indemnización y en algunos casos no se ha levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal.

Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de información, con el objeto de corregir errores en operación, sin embargo todos absolutamente deben ser autorizados, antes de ser ejecutados.

No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se cumple con las fechas indicadas para la presentación, debido a irregularidades del sistema de nóminas.


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No se cumple con el programa de capacitación como está planificado, concentrándose en erogaciones únicamente para informática, dejando otros programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la empresa. Recomendaciones Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisión de una política gerencial que le dé carácter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse la realización de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitirá no desviarse de la política y apegarse a la eficiencia operativa. Debe solicitarse al departamento de informática que por cada desarrollo de programas emita al mismo tiempo el manual técnico y de operación, para quedar documentado y servir de guía para otros usuarios. Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operación de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados. Toda excepción al proceso normal de los sistemas sean éstos sistemáticos o manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales prácticas que alteran el control interno. Debe acatarse las políticas en todo su contenido, y velar como parte del control interno el cumplimiento y adhesión a las mismas, ello es garantía para que la empresa este segura en su gestión, al mismo tiempo deba ser revisadas o provocar que los ejecutores den sugerencias con el afán de mejorar las mismas. Debe hacerse un análisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y cierres contables con el objeto de agilizar su emisión o buscar alternativas distintas como pueden ser transferencias de datos electrónicos traslado a otros sistemas como hojas electrónicas o procesadores de textos. Cualquier situación que altere la autorización inicial de los presupuestos debe quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto que se justifique el incumplimiento a los programas de capacitación y cualquier otro por desarrollar.


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Auditoría Operativa en Recurso Humanos Procesadora de Aves, S.A.

REGULACIONES FISCALES Y LABORALES Se cuenta con el personal capacitado y las asesorías jurídicas necesarias a las circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento efectivo de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia económica y ética de actuación, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de actuar.

Deficiencias: No están elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios creada recientemente.

No se han publicado los reglamentos autorizados. Las políticas de la administración han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes de 490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos de trabajo.

Debe cumplirse con la presentación ante el patrono de todos los empleados afectos al ISR, se determinó que 31 empleados no cuentan con la declaración patronal de ingresos.

Recomendaciones: Cumplir con la actualización y publicación de los reglamentos interiores de trabajo de todas las empresas de la corporación.


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Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporación sin este documento dentro de su expediente. Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relación a las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones, reintegros, conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este aspecto fiscal.


SEGURIDAD FÍSICA Y TÉCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMÁTICOS La gran Inversión financiera que se hace en los recursos tecnológicos y la importancia que reviste la información contenida en los mismos, debe generar toda atención a su seguridad.

Deficiencias: No se han hecho pruebas durante un año de la información que se guarda de respaldo para determinar su contenido.

No se tiene licencias sobre todos los programas, éstos son aplicaciones que se utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias, se han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no cuentan con sus manuales técnicos y de operación.


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Recomendaciones: Debe asegurarse que la información de respaldo sea confiable y que se garantice su restauración en cualquier momento que se necesite por razones de pérdida de información.

Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten con licencia, para evitar sanciones al momento de una revisión de tecnología. En estos casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras. Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener sus manuales técnicos con el afán de poder hacer mantenimientos, tener una guía para su instalación y uso. Así mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los manuales de operación que garantiza que aunque no se encuentre el titular los trabajos pueden continuar haciendo uso de éstas guías de operación.


PERSONAL Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la empresa y con competencia para cumplir la misión y objetivos de la Administración.

Deficiencias: Cuatro de dieciséis empleados no han seguido con la conclusión de carreras universitarias afines a las funciones que desempeñan. Se pudo percibir un ambiente de poca comunicación que no ayuda a mejorar el equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su experiencia, competencia y el apego a los procedimientos.


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Recomendación: Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar capacitados cada día, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del mercado laboral.

Mejorar la comunicación formal e informal con barreras dentro del trabajo o algunas veces dificultades personales que están afectando el desempeño laboral.


AMBIENTE, EQUIPO FÍSICO Esta revisión comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los equipos de oficina, las carteleras, las señalizaciones y el ornato general de las instalaciones administrativas, los sistemas de archivo.

Deficiencias: No se ha hecho una depuración de archivos y expedientes que ya perdieron vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio físico innecesario. Debe mejorarse el orden en los espacios de impresión y en algunos escritorios, esto produce mala impresión para los visitantes y además hace un lugar más cómodo para trabajar.

Recomendaciones: Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por término de 5 años, por lo que se recomienda hacer una destrucción de la documentación obsoleta.


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Guatemala, 15 de julio del 2012

Señores JUNTA DIRECTIVA: PROCESADORA DE AVES, S.A.

De acuerdo a nuestra propuesta de servicios de profesionales, efectuamos una auditoría operacional del departamento de Recursos Humanos de esta corporación, para determinar:

El grado de productividad y eficiencia en los procesos, sistemas y actividades, cumplimiento y eficacia de las políticas y procedimientos, coherencia de las acciones de trabajo con relación a los objetivos y metas, análisis de la estructura organizativa, revisión de aspectos legales normativos, así como una evaluación de los controles internos administrativos.

Esta revisión se efectuó sobre aspectos administrativos y de control durante el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2,006.

Nuestro examen se enfocó a revisar operacionalmente las funciones específicas de Recursos Humanos y no incluye ni pretende informar acerca de alcances de tipo financiera o de otra índole ni de otro órgano administrativo distinto a este departamento.

Los aspectos evaluados fueron: 

Selección y reclutamiento,



Capacitación y desarrollo,




Administración de sueldos y salarios,



Comunicación y servicios,



Trabajo social y seguridad e higiene industrial,



Sueldos y compensaciones,



Área legal del departamento de R.H.

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Los aspectos evaluados fueron planes y objetivos, estructura organizativa, políticas, sistemas y procedimientos, regulaciones normativas, controles internos y seguridad, personal y uso de recursos técnicos, materiales y financieros.

Para el efecto se cubrió el plan de trabajo de Auditoría Operacional, aplicando todos los procedimientos de auditoría considerados necesarios a las circunstancias, de acuerdo a las normas y metodología de esta auditoría especial.

en nuestra opinión, la gestión de la Gerencia de Recursos Humanos en esta empresa es satisfactoria no estableciendo una situación crítica o apremiante que afecte la buena marcha de la corporación, sin embargo se presenta el anexo de hallazgos y recomendaciones con el fin de autorizarlo por parte de la Gerencia General y ponerlo en marcha bajo nuestra supervisión, a efecto de mejorar las condiciones operativas actuales y lograr mayor eficiencia y seguridad en las funciones que se realizan en esta unidad administrativa.

Atentamente,

Julia Magali Gerente Grupo 9

Auditoria Operacional

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