AUDITORIA OPERACIONAL
1. ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN. 1.1 Antecedentes. La auditoria operacional nació por la necesidad que tenia la alta dirección o gerencia de esta de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. El término operacional surge como la designación de actividades y funciones no financ financier ieras as que apare aparecen cen en la declar declaraci ación ón de las respon responsab sabili ilidad dades es de los los auditores internos, publicada publicada por el Instituto de Auditoria Interna. En los últimos 30 años años ha surgi surgido do la necesi necesida dad d de contar contar con otro tipo tipo de audit auditori oria a llamad llamada a Auditoria Operacional que tiene en consideración el rápido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones hacen de su administración. La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a está técnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos recursos físicos físicos y humanos. humanos. Conforme Conforme se van creando creando diversas diversas ciencias, ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo a la gestión eficaz de las empresas, se dan en el país el establecimiento de la auditoria operacional con el propósito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen.
1.2 Definición. En primer lugar la operación es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. La audito auditoría ría opera operacio cional nal es el examen examen objeti objetivo, vo, constru constructi ctivo, vo, sistem sistemáti ático co y profes profesion ional al de esas esas opera operacio ciones nes,, ident identifi ifican cando do y revisa revisando ndo profun profundam dament ente e aquellas áreas consideradas consideradas como críticas efectuado con la finalidad de:
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AUDITORIA OPERACIONAL
A. Verifi Verificar carlas las y eval evalua uarla rlas. s. B. Establecer y aumentar aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía economía de su planificación, planificación, organización, dirección y control interno. C. Info Inform rmar ar sobr sobre e los los hall hallaz azgo goss sign signifific icat ativ ivos os resu resultltan ante tes, s, pres presen enta tand ndo o comentarios, comentarios, conclusiones y recomendaciones recomendaciones para mejoras, y D. Determinar Determinar el cumplimie cumplimiento nto de las disposicione disposicioness legales legales relacionadas. relacionadas. De la ante anteri rior or defi defini nici ción ón se desp despre rend nde e que que el desa desarr rrol ollo lo de una una audi audito toría ría operacio operacional nal implica implica diagnosti diagnosticar car sobre sobre las operacio operaciones nes o actividad actividades es que se examinan y evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia. La auditoría operacional se enfoca en la forma de como se llevan a cabo las actividades al momento de efectuar el examen y como podrían ser mejoradas dichas actividades. Las mejoras pueden ser específicamente en las actividades o en los procesos gerenciales que las dirigen. Como el examen de todas las actividad actividades es o áreas áreas de operació operación n seria seria injustif injustificab icable, le, la auditoría auditoría operacio operacional nal concentra sus actividades en las área consideradas más criticas e importantes. Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá de extenderse a la función de esa operación. La auditoría operacional comprende las siguientes seis actividades, de las cuales las tres primeras corresponden a la auditoría financiera: 1.
Verifi rifica caci ció ón de las tran ransacc saccio ion nes, reg registr istro os, info nformes rmes y esta stados financieros correspondientes correspondientes al período examinado. examinado.
2.
Eval Evalua uaci ción ón de la conf confor ormi mida dad d o cump cumplilimi mien ento to de las las disp dispos osic icio ione ness legales e internas vigentes.
3.
Revis Revisión ión y eval evaluac uación ión del del sist sistema ema de Cont Control rol Inte Interno rno fin financ ancier iero. o.
4.
Examen Examen y evalu evaluació ación n de la planifica planificación ción,, organi organizaci zación, ón, direcc dirección ión y control control interno administrativo. administrativo.
5.
Examen Examen y eval evaluac uación ión de de la efici eficien encia cia,, efectiv efectivid idad ad y econom economía ía con con que se se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. 2
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A. Verifi Verificar carlas las y eval evalua uarla rlas. s. B. Establecer y aumentar aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía economía de su planificación, planificación, organización, dirección y control interno. C. Info Inform rmar ar sobr sobre e los los hall hallaz azgo goss sign signifific icat ativ ivos os resu resultltan ante tes, s, pres presen enta tand ndo o comentarios, comentarios, conclusiones y recomendaciones recomendaciones para mejoras, y D. Determinar Determinar el cumplimie cumplimiento nto de las disposicione disposicioness legales legales relacionadas. relacionadas. De la ante anteri rior or defi defini nici ción ón se desp despre rend nde e que que el desa desarr rrol ollo lo de una una audi audito toría ría operacio operacional nal implica implica diagnosti diagnosticar car sobre sobre las operacio operaciones nes o actividad actividades es que se examinan y evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia. La auditoría operacional se enfoca en la forma de como se llevan a cabo las actividades al momento de efectuar el examen y como podrían ser mejoradas dichas actividades. Las mejoras pueden ser específicamente en las actividades o en los procesos gerenciales que las dirigen. Como el examen de todas las actividad actividades es o áreas áreas de operació operación n seria seria injustif injustificab icable, le, la auditoría auditoría operacio operacional nal concentra sus actividades en las área consideradas más criticas e importantes. Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá de extenderse a la función de esa operación. La auditoría operacional comprende las siguientes seis actividades, de las cuales las tres primeras corresponden a la auditoría financiera: 1.
Verifi rifica caci ció ón de las tran ransacc saccio ion nes, reg registr istro os, info nformes rmes y esta stados financieros correspondientes correspondientes al período examinado. examinado.
2.
Eval Evalua uaci ción ón de la conf confor ormi mida dad d o cump cumplilimi mien ento to de las las disp dispos osic icio ione ness legales e internas vigentes.
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Revis Revisión ión y eval evaluac uación ión del del sist sistema ema de Cont Control rol Inte Interno rno fin financ ancier iero. o.
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Examen Examen y evalu evaluació ación n de la planifica planificación ción,, organi organizaci zación, ón, direcc dirección ión y control control interno administrativo. administrativo.
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Examen Examen y eval evaluac uación ión de de la efici eficien encia cia,, efectiv efectivid idad ad y econom economía ía con con que se se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. 2
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6.
revisi revisión ón y evalu evaluaci ación ón de los los resul resultad tados os de las las operac operacio iones nes prog program ramada adas, s, a fin de determinar si se han alcanzado las metas programadas.
Los informes emergentes de este tipo de auditoría son: a) Auditoría Operativa, relacionada básicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economía. b) Evaluaciones Evaluaciones del Sistema de Control Control Interno, cuyo propósito propósito es evaluar el diseño y funcionami f uncionamiento ento de los Sistemas establecidos. La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Público como Auditor Operacional.
2. OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. 2.1 Objetivo General. Brindar a todo tipo de entidades la información necesaria para la utilizar esta poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para mejorar su desempeño.
2.2 Objetivos Específicos.
Esta Establ blec ecer er el grad grado o en que que la enti entida dad d y sus sus serv servid idor ores es han han cump cumplilido do adecuadamente adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos costos ambien ambiental tales, es, según según cada cada caso caso y formul formular ar recome recomenda ndacio ciones nes oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.
Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización. organización.
Promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las organizaciones. 3
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Estimu Estimular lar la adher adheren encia cia del person personal al al cumpli cumplimie miento nto de los los objet objetivo ivoss y políticas de la entidad.
Mejora Mejorarr los nivel niveles es de produ producti ctivid vidad ad,, compe competit titivi ividad dad y de calida calidad d de la entidad.
Faci Facililita tarr la cons consol olid idac ació ión n de una una polí polítitica ca de cont contro roll de cali calida dad d y de productividad con una visión a largo plazo
2.3 Características. Una de las características de la auditoria operacional, consiste en: representar exclusivamente un instrumento de verificación y señalamiento de problemas; se relaciona con los procesos de solucionar problemas y mejorar, pero no debe, en la opinión de algunos algunos autores, autores, formar, parte de dicho proceso. proceso. En otras palabras, palabras, la auditoria operacional, es un medio para descubrir deficiencia en una empresa. Sin duda, se necesita usar mejor y perfeccionar los instrumentos actuales para resol resolver ver probl problema emas, s, no exten extender der la audit auditori oria a opera operacio ciona nal,l, a activi actividad dades es que que puedan destruir destruir su valor especial como como recurso de administración. administración. El resolver un determ determina inado do proble problema ma media mediante nte una una inten intensa sa aplic aplicaci ación ón de conoc conocimi imien entos tos profu rofun ndos no con constitu tituyye una una noved oveda ad pero el inves nvesti tig gar ruti rutina nari ria a y sistemáticamente sistemáticamente los problemas y las oportunidades de mejorar si las hay. Otras características esencial de la auditoria operacional consiste en cimentarse en resul resultad tados; os; una evalu evaluaci ación ón basad basada a en una una opini opinión ón person personal al,, que no se evidencia en los los hechos, no es una auditoria operacional operacional.. Lo mas distintivo de la auditoria operacional comparado con otras formas de auditoria en su alcance y la variedad de recursos utilizados para alcanzar los objetivos y definir los problemas señalados. Desde luego, el criterio es una parte ineludible del resultado final. Sin embargo, el criterio solo adquiere valor después de que al auditor operacional a recabado los hechos y comparado los resultados con las normas. Una característica mas de la auditoria operacional reside, pues, en medir su relación con normas o estándares, las únicas bases aceptadas de comparación de unidades unidades y períodos de tiempos. Sin normas, una auditoria auditoria queda reducida reducida a 4
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un conjunto de opiniones que varían de un examinador a otro. De hecho, esa clase de evaluaciones la practican actualmente algunos auditores operacionales, merece critica y es, además, totalmente inadecuada. Las normas más valiosas de la auditoria operacional provienen de dos fuentes: la compañía y el ramo industrial al que pertenecen. Para conocer las normas de la compañía. La auditoria operacional depende de la documentación de la unidad estudiada.
4. IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. 4.1 Importancia. La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determine su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas correctivas. En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay creciente interés en su aplicación por los del organismo superior de control. La Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial, ya no contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economía y efectividad. La importancia de la Auditoría Operativa deja en el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus
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funciones que
pudiesen evaluar
la ejecución
y valorizar
los resultados
obtenidos. La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría Operativa en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. En conclusión la importancia de la auditoria operacional descansa en que puede analizar y evaluar la estructura de control interno respecto a la eficiencia o efectividad del mismo, incluyendo áreas no financieras, formando un informe, dirigido exclusivamente a la administración con el propósito de ayudar a la Organización para que opere su negocio con mayor efectividad y eficiencia.
4.2 Funciones. De todo lo descrito con anterioridad, referente a la auditoría operacional, a continuación se listan algunas de las funciones de este tipo de auditoría:
Determina
el cumplimiento,
en su ámbito de acción,
de las
disposiciones legales, reglamentarias y administrativas.
Verificar
que
se
establezcan
planes,
objetivos
y
metas;
y
evaluar los procedimientos utilizados por la Institución para controlar su grado de cumplimiento.
Examina el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación
de la Institución.
Evalúa
el
sistema
de
control
interno
del
área
operacional
seleccionada, con base en manuales de procedimientos y cuestionarios.
Prepara, con base en la investigación inicial, el programa de auditoría
dirigido a las áreas críticas.
Recopilar
la
información
general
del
área
operacional
y
documentar el estudio mediante la preparación de papeles de trabajo.
Obtener
evidencia
suficiente
y
competente
sobre
los
procedimientos y controles establecidos para lograr los objetivos. 6
AUDITORIA OPERACIONAL
Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el
cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría.
Participa en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Auditoría.
5. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN. 5.1 Alcance. Existen dos planteamientos en cuanto al alcance de este tipo de auditoría. Uno se refiere a que la auditoría operacional se orienta hacia la totalidad de las actividades contables administrativas de la entidad, abarcando inclusive como un área más la auditoría de los Estados Financieros. El otro planteamiento considera a la auditoría operacional como la herramienta para evaluar el aspecto de la producción y a la vez mejorar la relación costo beneficio. En el ámbito gubernamental ésta última posición equivaldría al análisis del cumplimento de metas en la producción de bienes y servicios y si dicho cumplimento se hizo de la manera más eficaz y económica. De acuerdo con estas definiciones, se considera factible que las técnicas de auditoría operacional pueden ser aplicadas a la totalidad de la organización y también a cierta área en particular. Los objetivos generales pueden ser planteados por departamentos, sectores o actividad específica. No obstante, el desarrollo de la auditoría operacional no es tan sencillo, por cuanto requiere de ciertas condiciones relativas a la situación de la entidad, oportunidad en que deba practicarse la auditoría y los recursos humanos para ejecutarla. Teóricamente podemos desarrollar un modelo que abarque extensivamente toda la entidad, la cuestión estriba en si verdaderamente estamos en capacidad de desarrollar ese modelo. La ejecución de este tipo de trabajo se recomienda se haga en forma progresiva, bien sea por sectores o áreas y previas consideraciones sobre su factibilidad, de tal forma que se puede ir entrenando personal, midiendo el costo de las auditoría en comparación con los beneficios que proporciona y evitando iniciar trabajos que no puedan concluirse o cuya excesiva duración haga extemporáneos los resultados. 7
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Cuantitativamente el alcance podrá ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con las circunstancias, con instrucciones que reciba el auditor o de conformidad con alguna política establecida. Para lograr el alcance requerido, el auditor deberá entonces definir los procedimientos y decidir sobre la necesidad de contratación de especialistas en determinadas áreas. La auditoría operacional implica:
El período objeto de examen.
Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional.
Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos.
Análisis de actividades y procesos calve, evaluación de sistemas de información y control Verificar la utilización de recursos públicos de conformidad a principios de
eficiencia, efe
Verificar el cumplimiento de metas y objetivos.
Evaluar la gestión.
La segregación de operaciones en una entidad está más acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crédito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideración.
5.2 Campos De Aplicación En cuanto a su campo, la auditoria operacional puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:
Dependencia del Estado
Organismos Autónomos
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En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:
Tamaño de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa, Empresa pequeña. Empresa Mediana y Empresa grande. Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en: Telecomunicaciones, Transportes, Manufactura, Energía, Servicios, Textil, Construcción, Agrícola, Banca, Pesquera, Turismo, Farmacéutica, etc. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales, Internacionales, Mixtas En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:
Tipo de organización
Naturaleza de su función
Por su tipo de organización son: Fundaciones, Agrupaciones, Asociaciones, Sociedades,
Fondos,
Empresas de solidaridad, Programas, Proyectos,
Comisiones, Colegio. Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas: Educación, Cultura, Salud y seguridad social, Política, Empleo, Alimentación, Derechos humanos, Apoyo a marginados y discapacitados. Podemos concluir, que la aplicación de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad. 9
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La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un trabajo que provee beneficios para la organización. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. Una auditoría operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen.
6. LIMITACIONES. La Auditoria Operacional también presenta limitaciones para su desarrollo, debido a su alcance y a los recursos de que dispone para el desarrollo de la función. Dentro de ellas se pueden citar las siguientes:
Tiempo-Costo:
Constituye una limitación,
en virtud de que la
administración precisa conocer el resultado oportunamente para tomar las medidas correctivas o bien atacar los problemas antes de que se empeoren.
No puede extenderse el trabajo por mucho tiempo, pues
existen aspectos que podrían necesitar una acción administrativa rápida o una acción correctiva inmediata; sin olvidar que cuando se trata de una auditoria independiente en la medida que se extiende el número de horas necesarias para la realización del trabajo, así se incrementa el costo de la auditoria.
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Conocimientos: En vista que en el equipo de la auditoria generalmente no cuenta con personal especializado en todas las áreas, algunas veces se requiere la contratación de asesores o personal técnico para la evaluación de determinadas áreas.
Complejidad: La complejidad de operaciones, tomando en cuenta el volumen, proyección, planes que cubre, cambio constante de las condiciones en el mercado, nuevos proyectos, etc., las operaciones de las entidades se tornan cada vez mas amplias y complejas; de manera que realizar Auditoria Operacional a estas entidades cada vez requiere mas recursos que los que normalmente se emplean en exámenes de tipo financiero.
Criterios de evaluación: No existen criterios de evaluación uniforme de la gestión empresarial, ya que un Administrador de empresas, un Contador Público y Auditor o un Ingeniero, aplican sus propios parámetros.
Dificultad al redactar el examen de Auditoria: Por se cada examen un caso único; cada actividad requiere de una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requieren del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser leído también por la dirección general debe ser comprensible para cualquier lector, sin importar sus conocimientos específicos.
7. RELACIÓN CON LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS. Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, han sido definidas como los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, del trabajo que ejecuta y a las informaciones que rinde como resultado de dicho trabajo. En este contexto, se incluye que el auditor en el ámbito de sus actividades debe observar siempre estas normas cuales quiera el trabajo que haga. En cuanto a la realización de la auditoria operacional las normas determinan que el auditor deberá desarrollar su actividad poniendo en evidencia su entrenamiento técnico y capacidad profesional, ejercitando el debido cuidado y diligencia razonable, así como observando siempre una actitud mental independiente. 11
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Estos requisitos son indispensables, debido a que el campo de la auditoria operacional requerirá de el, una preparación adecuada que le permita constituirse en analista critico constructivo del proceso y estructura administrativa de la empresa para formular sugerencias prácticas y económicas.
8. DIFERENCIAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIÓN CON OTRA CLASE DE AUDITORIA. 8.1 Principales Diferencias Entre La Auditoría Operacional Y La Auditoría Financiera. Auditoría Operacional
Auditoría Financiera Tiene un alcance bien definido.
El alcance puede ser limitado dentro Cubre
toda
el
área
financiera
de la entidad pero principalmente significativa. Evalúa la integridad de enfoca áreas críticas. la información contable Todas las fases se efectúan en el La primera fase puede efectuarse en campo. la oficina del auditor. Se elabora un programa por cada Se elabora un solo programa antes fase. de iniciar la labor de campo. Requiere de personal de apoyo Muy pocas veces se utiliza personal dependiendo
del
alcance,
de de apoyo especializado en disciplina
especialistas en algunas actividades, diferente a la Contaduría pública, A medida que avanza el trabajo, el Frecuentemente el equipo de trabajo personal aumentarse.
de
auditoría Los
podrá permanece intacto durante el tiempo miembros que se desarrolla la auditoría.
especializados del equipo de trabajo intervienen únicamente durante el tiempo necesario para aplicar su especialidad.
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AUDITORIA OPERACIONAL
Los conocimientos y experiencias del El auditor normalmente requiere auditor
tienen
que
comprender conocimientos
y
experiencia
diversas áreas relacionadas con la principalmente en el área financiera y gerencia en general y es necesario afines. A menudo tiene un punto de mantener un punto de vista gerencial. vista más orientado hacia economía En cierta forma se especializa en financiera que al logro de objetivos. recaudación
sistemática
de
información, análisis e interpretación. El auditor operativo examina y evalúa El auditor financiero normalmente operaciones corrientes y recién ejecutadas. Los criterios de
aquellas examina y evalúa transacciones por
comparación
un año calendario ya terminado. y Los criterios aplicaos son las normas
evaluación, varía de un área a otra.
internacionales
de
contabilidad,
conjuntamente con los principios de contabilidad aceptados. No se aplica regular o periódicamente Generalmente
generalmente se
efectúan
sino hasta cuando existen problemas anualmente. operativos. Carece de muchos procedimientos y Existen muchos procedimientos y prácticas generalmente aceptados.
prácticas universalmente aceptados.
El producto final lo constituye un El producto final es el Dictamen, con informe con observaciones, problemas la opinión sobre la razonabilidad de o aspectos que deben ser corregidos, las cifras contenidas en los Estados señalando áreas críticas o difíciles, así Financieros. como
las
recomendaciones
respectivas.
8.2 Relación Con Otras Auditorias. Es necesario mencionar las distintas formas de practicar la Auditoria, porque la mayoría de los expertos en la materia adoptan una forma especifica de abordarla, sin tener una idea precisa de qué es la Auditoria Operacional.
La Auditoría Operacional es una actividad importante de una empresa y la forma de llevarla a cabo puede tener poderosos efectos. Entre otras cosas esto no 13
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conduce a considerar similitudes y diferencias de las principales formas de practicar auditoria.
Las principales clases de auditoria son las Financieras,
internas y de Operaciones. Estas clases de auditoria tienen varias características en común:
Toda auditoria efectúa mediciones referidas a normas predeterminadas y aplicables.
Las tres tienen carácter deductivo y por lo tanto, son disciplinas en las cuales se requiere juicio.
Aunque el proceso de formular juicios se asemeja a una metodología, al de la ciencia, en auditoria las conclusiones alcanzadas se basa en muestras más pequeñas.
La independencia se imperativa en todas las ramas de la auditoria; y el auditor, aunque posea buenas aptitudes en la actividad que investiga y evalúa debe llegar a sus conclusiones como si no tuviera más capacidad que la de seguir fielmente su programa fijado.
9. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. 9.1 Técnicas de Auditoría Operacional. Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar. En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de observación, interrogación,
análisis,
verificación,
investigación
y
evaluación;
pero
específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional como las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en control interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales.
9.1.1 PERT (Proyect Evaluation and Review Technique).
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Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigación).
9.1.2 CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinación costo duración de cada actividad, para lograr el costo total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en General).
Observación: Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la practica
Interrogación: Es la recopilación de información mediante platicas con los funcionarios y empleados de la empresa.
Análisis: Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos respecto de este. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.
Verificación: Es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual esta en condiciones de informar válidamente sobre ella.
9.1.3 Muestreo. El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra. La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el examen de la serie completa. Las fases del muestreo son: 1. Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarán, los
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AUDITORIA OPERACIONAL
elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoría. 2. Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las unidades concretas que formarán parte de la muestra. 3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a seleccionar y que formarán la muestra. 4. Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos. La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:
Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden alfabético.
Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en bloque.
9.1.4 Entrevistas. Un auditor usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la auditoría(ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto incluye:
Selección cuidadosa de los entrevistados
Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del
calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una posible duplicación.
Revisión de la información disponible
Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las
entrevistas.
Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación 16
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9.1.5 Diagrama causa y efecto. Fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1943. A este diagrama también se le llama diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto. La cabeza del pescado estaría representada por el efecto y sus posibles causas estarán en las ramas principales del cuerpo del ¨pescado¨.
Estas ramas
principales típicamente son las siguientes: Personas, Equipos, Métodos, Materiales, Ambientes, Medida. Otras ramas pueden ser utilizadas dependiendo de efecto que se esté analizando. Por ejemplo si se desea analizar cómo se puede prevenir un error en el diseño de un producto tendríamos las siguientes ramas principales: Insumo de clientes, Control de diseño, Adiestramiento, Control de documentos. Cuando se entiende la finalidad de esta herramienta. El auditor comprenderá que la misma puede ser utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema. EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qué buscar cuando está ejecutando la auditoría como también le enseña la interrelación entre cada una de las características del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado.
9.1.6 Encuesta. Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas. La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema. Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el 17
AUDITORIA OPERACIONAL
programa o área de la auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores. Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria. Los resultados de un proceso puede pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe existir una relación de CAUSA – EFECTO entre los mismos. Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a efectuar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables más importantes que posiblemente generen el problema. Es difícil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena de causas y efectos. Mediante la aplicación del Diagrama de Causa – Efecto ó Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la búsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:
Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.
Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos.
Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
9.1.7 Diagrama de Flujo. Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por ¨tuberías¨ y ¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del sistema. Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos. 18
AUDITORIA OPERACIONAL
Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
9.1.8 Técnica de TASCOI. Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace realmente la entidad?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? Y ¿Cuáles sus clientes?. La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización. Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor
9.1.9 Desdoblamiento de Complejidad Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales que desarrolla una Entidad en su día a día para lograr su propósito. La construcción de este diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una organización.
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AUDITORIA OPERACIONAL
Las actividades primarias o misionales son el conjunto de tareas básicas de la Entidad auditada en las cuales se agrega valor al producto o servicio. Construyendo un diagrama del Desdoblamiento de Complejidad, el auditor puede apreciar las diferentes actividades primarias que constituyen la razón de ser de la Entidad, empezando por el de toda la organización, siguiendo con las actividades primarias claves del primer nivel, del segundo nivel y así sucesivamente hasta identificar claramente las actividades básicas donde se empieza a agregar valor al producto o servicio. Determinadas las actividades básicas el auditor debe identificar los procesos que las apoyan y los pasos que se dan en cada proceso. La habilidad del auditor al observar la forma como se relacionan los procesos y pasos con el propósito de la actividad básica, le facilitan identificar áreas críticas donde puede focalizar su auditoría. La herramienta del desdoblamiento de complejidad facilita al auditor analizar las actividades primarias que realiza la organización en cada nivel estructural, le permite relacionar el propósito que se atribuye a la organización al enunciar su identidad, con la estructura organizacional requerida para llevar a cabo éste propósito.
9.1.10 Matriz FODA. Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente de las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo. La cotejación de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores internas y externas. Es una técnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivo, a través de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al exterior sus Amenazas y Oportunidades.
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AUDITORIA OPERACIONAL
Matriz FODA Dejar siempre en blanco.
FORTALEZAS (F) 1. Hacer
lista
OPORTUNIDAD (O) de2.
debilidades DEBILIDADES (D) 3.
Hacer
lista
ESTRATEGIAS FO de
1. Uso de fortalezas
fortalezas
para 2. aprovechar 3. oportunidades ESTRATEGIAS FA
AMENAZAS (A) 4.
Hacer
lista
de
amenazas
Hacer lista de
oportunidades ESTRATEGIAS DO 1. Vencer debilidades 2. aprovechando 3. oportunidades ESTRATEGIAS DA
1. Usar fortalezas para
1. Reducir a un
2. evitar amenazas
2. mínimo las 3. debilidades 4. y evitar 5. amenazas
9.2 Procedimientos de Auditoría Operacional. Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situación que afecta la eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional- HAO) y de ser así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solución pertinente. Como ya se ha mencionado los procedimientos de auditoria son la agrupación de técnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operación; prácticamente resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en el caso particular.
Extensión o alcance de los procedimientos Se llama extensión o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente.
Oportunidad de los procedimientos Es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas. 21
AUDITORIA OPERACIONAL
10. ESQUEMA BÁSICO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. Todo trabajo de auditoria, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificación; ejecución del examen; e informe.
La ejecución de una Auditoria Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: a. FASE I Estudio Preliminar, b. FASE II Comprensión de la Entidad Auditada, c. FASE III Selección de Áreas Críticas o Débiles, d. FASE IV Examen Detallado de las Áreas Críticas, y e. FASE V comunicación de resultados.
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AUDITORIA OPERACIONAL
10.1 FASE I: Estudio Preliminar. El objeto de esta fase del proceso de Auditoria Operacional, es el de obtener información sobre la entidad, organismo o empresa pública, la cual deberá servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustración general del personal de Auditoria que sea agregado a la ejecución del trabajo.
a) Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar
Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y demás funcionarios de importancia, para obtener información sobre los 7 aspectos. 23
AUDITORIA OPERACIONAL
Recopilación de la información sobre dichos aspectos.
Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.
Clasificación y referenciación de la Información de acuerdo a los
7
aspectos. En síntesis la fase de estudio preliminar en auditoria operacional es similar a la auditoria financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la información a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoria, y, en que para su revisión y análisis existe una fase específica en el proceso.
10.2 FASE II: Comprensión De La Entidad Auditada. En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad, organismo o empresa pública. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta – Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.
a) Actividades Mínimas para Comprender la Entidad Auditada
Determinar por qué se creó la entidad, organismo o empresa pública. Cuál fue la necesidad de su creación y los propósitos u objetivos que señalaron su creación.
Determinar si los objetivos iníciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.
Determinar con claridad la misión primordial de la entidad, organismo o empresa pública y cuáles son los objetivos principales para alcanzar la misión primordial.
Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propósitos de cada actividad.
Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pública. 24
AUDITORIA OPERACIONAL
Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento
serán
o
no
revisados
posteriormente
según
la
determinación de las áreas críticas. Al final de esta fase o etapa del proceso de auditoria operacional el Auditor habrá adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que está actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones válidamente con los funcionarios de la administración.
10.3 FASE III - Identificación Y Selección De Las Áreas Débiles O Críticas Que Serán Auditadas. a) Aspectos Básicos El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios años de auditoria. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoria es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan general. La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario identificar cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que tendrá la prioridad en la evaluación. Por principio de auditoria operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas seleccionar las más significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicación de la auditoria operacional. 25
AUDITORIA OPERACIONAL
El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y justificadas para sugerir el área a ser examinada; o la Contraloría conoce previamente problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen áreas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoria financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que áreas se consideran críticas para ser sometidas a auditorias operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no será óptima. Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación de áreas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de auditoria. De otra parte, si la Contraloría ha realizado auditoria financiera previamente a la auditoria operacional que se practicará, la evaluación del control interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad, resultado que sería utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y evaluar. Por tanto, es conveniente que la evaluación de la eficacia del sistema de control interno que efectúe la Contraloría en ejercicio de la auditoria financiera, no solo se enfoque a los propósitos de este tipo de auditoria, sino que también debe proporcionar resultados útiles a futuras auditorias operacionales. De no ser así, en esta fase o etapa del proceso de auditoria operacional se revisaría y evaluaría el sistema de control interno a efecto de identificar las
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AUDITORIA OPERACIONAL
debilidades importantes en la organización administrativa que amerite orientar hacia ellas la acción de auditoria operacional. Para el efecto con base en la información acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarán operaciones típicas y representativas de todas las actividades, examinándolas para obtener evidencias prácticas sobre:
Forma en que se efectúan las operaciones en la realidad.
Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento
Resultados de las transacciones según los objetivos, políticas y normas.
El auditor operacional considerará en la evaluación, con respecto a cada área de actividades, los elementos básicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluación del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administración y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el análisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluará los elementos relativos al proceso de control interno de carácter gerencial u operacional que se señalan a continuación.
b) Control Interno Operacional El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: 1. El Desarrollo de los Objetivos: El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben señalar los objetivos de la Unidad y las metas periódicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y políticas generales de la organización como conjunto. La Efectividad del control interno operacional
está relacionada
directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas. 2. La medición de los resultados: Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medición del rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.
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AUDITORIA OPERACIONAL
3. Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas: Esta comparación hace posible la identificación de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos débiles en el proceso. 4. Análisis de las causas de las diferentes desviaciones: Determinar por que resultaron las desviaciones significativas. 5. La determinación de la acción gerencial apropiada: Al analizar la situación es necesario determinar que acción correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos. 6. La toma de acción: La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos. 7. Revisión continua: Después de haber efectuado la acción correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.
c) Selección de las áreas débiles o críticas Al finalizar la evaluación del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluación establecerá las áreas débiles o críticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionará dentro de éstas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoria operacional. El alcance del examen detallado estará relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medición y de información sobre los resultados obtenidos en la ejecución de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto también podrá reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes del área crítica seleccionada para efectuar su evaluación en un tiempo razonable. Para poder identificar las áreas Débiles o Críticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las
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AUDITORIA OPERACIONAL
desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administración y en las áreas tanto de administración como sustantivas. En dicha matriz presentará a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularán los objetivos del Control Interno, los sistemas de administración y las áreas de la entidad. Con una x se marcará, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el último renglón se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administración y cada área de la entidad. Los sistemas y áreas con más x serán los sistemas y las áreas débiles o críticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionará las más importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escogerá las más propicias para el examen detallado.
10.4 FASE IV - Examen Detallado De Áreas Críticas. Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoria operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditoria son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del área o existen limitaciones de tiempo para la ejecución del examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a algunas de las operaciones más significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un tiempo prudencial. Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoria que sean significativos y tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.
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AUDITORIA OPERACIONAL
a) Actividades que Comprende el Examen Detallado de las Áreas Críticas o Débiles Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deberá desarrollar las siguientes actividades:
Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que tenga relación con el área crítica seleccionada.
Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.
Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.
Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programático o en el Programa Anual de Operaciones
PAO,
estándares
de
desempeño,
indicadores
de
rendimiento).
Determinación de la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas.
Selección de la operación u operaciones que se consideren más importantes o significativas y dentro de estas las más viables, para ser examinadas a profundidad.
Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de auditoria operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del área examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del área o unidad y de la entidad y para establecer la economía y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las áreas criticas.
Formulación de las conclusiones e identificación de las recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoria operacional.
30
AUDITORIA OPERACIONAL
Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual contemplará como último procedimiento la discusión de los resultados de los Hallazgos de Auditoria Operacional con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.
10.5 FASE V - Comunicación De Los Resultados De Auditoria Operacional. a) Aspectos Básicos de la Comunicación de Resultados El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoria. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razón habilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Asimismo, la comunicación oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentación equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redacción del informes y si es el caso consultar bibliografía al respecto, para asegurarse de la adecuada presentación del informe final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos:
Importancia.
Utilidad y Oportunidad 31
AUDITORIA OPERACIONAL
11.
Sustentación exacta, suficiente y adecuada
Convicción
Objetividad y Concisión
Integridad
Tono Constructivo
RELACIÓN CON EL CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA DEL
CONTROL INTERNO. El control interno Es un proceso realizado por la administración, el directorio y el personal de la entidad que proporciona un grado de seguridad razonable y que está diseñado para lograr los siguientes objetivos:
efectividad y eficiencia en las operaciones.
confiabilidad de la información financiera.
cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
salvaguarda de los recursos
11.1 Importancia de la Auditoría Operacional en el Control Interno. Mediante la Auditoria Operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa. Esto conlleva que con el fin de efectuar una correcta Auditoria Operacional a los Controles Internos se deben observar los siguientes aspectos:
Evaluación de la planeación de la empresa: Permite precisar las
deficiencias administrativas y operativas en la planificación, no sólo en los niveles altos y medios de una organización, sino también en los niveles más bajos. Incluye la visión general y misión, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
Evaluación de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son
indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. 32
AUDITORIA OPERACIONAL
Por lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros periódicos, declaración de ingresos, etc. Evaluación
de
la
función
cuestionarios, se pueden evaluar la
de
mercadotecnia:
Mediante
visión general de mercadotecnia,
ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física. Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería: Estas áreas
son analizadas también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas. Evaluación de la función de producción: Este debe ser planeado,
programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Comprende la visión general de producción, inventarios y compras. Evaluación de la función de personal: La dificultad de valorar el
factor humano, hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales. Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los
cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. Evaluación del sistema de información: Debe determinarse el grado
de control gerencial sobre el sistema de información.
Se evalúan los
controles al departamento de computación, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.
11.2 Guía Metodológica para la Evaluación del Control Interno. Para ello se debe determinar lo siguiente:
áreas críticas que afectan el desempeño de la organización.
líneas de responsabilidad.
confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones. 33
AUDITORIA OPERACIONAL
aporte del control interno al logro de los objetivos y metas.
11.3 Evaluación de Riesgos de Control Interno. Un riesgo es una amenaza que un suceso o acción pudiera afectar negativamente la capacidad de la organización para el logro de sus objetivos y la ejecución exitosa de sus estrategias. La auditoria busca identificar las debilidades en el control y monitoreo de los riesgos de negocio. Factores de Riesgo (internos y externos):
Impacto financiero
Capacidad de producción
Calidad de los Bienes y Servicios
Reputación
Los avances tecnológicos
11.4 Uso De Indicadores De Gestión. Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. Ejemplos: cantidad de defectuosos por semana, rotación del personal, número de accidentes mensuales, porcentaje de incumplimiento del estándar, errores por informe.
12. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL 12.1 En el Área de Compras. La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa
para adquirir
los recursos necesarios, principalmente de carácter
material para la realización de los objetivos.
Objetivo Está contenido en examinar las actividades antes aludidas, con el propósito de mejorar los controles operativos, componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades. 34
AUDITORIA OPERACIONAL
Metodología Consiste en estudiar
los expedientes de auditoria e informes
y cartas de
recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable, inspeccionar las instalaciones de Compras, incluyendo las áreas de recepción y almacenaje, analizar la información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como externo, estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores, comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con las empresas similares, elaborar el cuestionario y guías de entrevista que permitan conocer como se realiza la operación de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecución de compras y verificar la aplicación de las políticas de área, estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, estadísticas, análisis de casos significativo, etc., comparar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas.
12.2 En el Área de Ventas. Las ventas son el
conjunto de actividades que realiza una empresa
para
satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos
Objetivo La Auditoria Operacional de ventas tiene el objetivo
de examinar
ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto alcance de las operaciones de ventas. Con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales.
Metodología Con el entorno económico, político, social y legal, en el que actúa la empresa y con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, políticas, estructura
orgánica, sistemas, procedimientos y prácticas, que permitan la
ubicación de ventas en el flujo de las operaciones.
35
AUDITORIA OPERACIONAL
La Familiarización específicamente puede llevarse a cabo investigando entre otros
las características y estratificaciones de los productos que vende la
empresa, los mercados que surte, sus competidores, la porción del mercado que absorbe, sus canales de distribución, el número promedio de clientes que maneja, las características de los productos. Artículos de primera necesidad o de flujo, demanda permanente, estacional o de moda, las políticas de crédito que se tenga establecido, las políticas de publicidad establecida, estudio de los expedientes de auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando este sea aplicable, inspeccionar las instalaciones del departamento de ventas y de los departamentos vinculados, análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externo relativo a las ventas, con el objeto de evaluar su importancia en el conjunto
de operaciones de la empresa,
comparación de las ventas con las efectuadas con años anteriores, apreciando su tendencia y aplicación de razones
financieras, elaboración de guías
de
entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de ventas, tendientes a investigar si efectúan eficientemente.
12.3 En el Área de Cobranzas. La operación de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crédito.
Objetivo Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta operación.
La eficiente operación de las cobranzas, puede ser examinada
considerando, entre otros, los siguientes aspectos:
Que al establecer las políticas de cobranza se considere la repercusión en otras políticas de la empresa.
Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes.
Que el periodo de cobro sea el mínimo.
Que la rotación de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crédito concedido a los clientes.
Que las cuentas incobrables sean las mínimas.
Que la cobranza se realice al menor costo posible. 36
AUDITORIA OPERACIONAL
Que exista una adecuada coordinación con las operaciones afines.
Metodología Además de la familiarizaron de carácter general con la empresa, será necesario conocer la estructura de organización del departamento de Cobranzas y la ubicación organizacional de las áreas de crédito, embarques y caja, así como las relaciones con Ventas y Contabilidad,
Inspeccionar las instalaciones de los
departamentos de Crédito y Cobranzas, Facturación, Embarques y Caja.
Obtención de la información que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situación operacional de las cobranzas, elaboración de guías de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de cobranza, las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operación de cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas de trabajo, el nivel de preparación del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes.
12.4 En la Administración de Recursos Humanos. La administración de Recursos Humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneración más adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados y de estos entre si; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de sus necesidades como individuos.
Objetivo El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Recursos Humanos es examinar críticamente las actividades y sub-actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo. Esta revisión no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del personal, la moral del personal, es solo una de sus fases, su objetivo es más amplio.
37
AUDITORIA OPERACIONAL
Metodología El auditor debe familiarizarse con la administración de recursos humanos de la empresa que está examinando a través del estudio de los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal, la infraestructura especifica establecida para la administración de recursos humanos, los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos. Estudiar la forma en que la administración resuelve problemas, comparar lo planeado en materia de ejecución de sub-actividades y programas establecidos con lo ejecutado.
12.5 En el Proceso Electrónico de Datos (PED). Un centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde se realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilización de uno o más computadores y otros equipos auxiliares para producir información para la toma de decisiones y ejercer control de las operaciones de una empresa y se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso.
Objetivo La auditoría Operacional de Centros de PED, tiene como finalidad detectar problemas que obstaculicen la eficiencia en las actividades de dichos centros.
Metodología El auditor debe familiarizarse con el centro de PED mediante el estudio de la estructura del centro de PED y su ubicación; planes a corto y largo plazo, coordinación con planes y objetivos generales; manuales de políticas y procedimientos de actividades incluyendo su administración; informes de anteriores revisiones efectuadas anteriormente; antecedentes del centro de PED, origen, desarrollo equipo y sus modificaciones, prioridades, etc., impacto de costos y gastos del centro de PED en los Estados Financieros; principales áreas que reciben servicio del centro de PED, importancia financiera y operativa.
12.6 En el Otorgamiento de Créditos. 38
AUDITORIA OPERACIONAL
El otorgamiento de créditos es el conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que
se les
proporcionan a los clientes sujetos a ciertas condiciones y características que regulen su recuperación.
Objetivo Su objetivo es promover la eficiencia de las actividades que la integran, y pueden ser examinados en los siguientes aspectos:
Apego a políticas de crédito y su relación con las estrategias financieras de la empresa.
Que se otorgue el crédito en el menor tiempo posible.
Que exista un equilibrio entre el crédito ofrecido por la empresa con las necesidades el cliente y las condiciones generales del mercado y la competencia.
Que las cuentas por cobrar se mantienen en los límites planeados de créditos.
Que las cuentas incobrables sean las mínimas.
Que el costo de la operación de crédito sea el mínimo posible.
Metodología Se debe conocer la estructura de organización de créditos, así como las relaciones con ventas, embarques y contabilidad. Los cuales deben tener objetivos, políticas y sistemas de las áreas antes mencionadas, así como el procesamiento electrónico de datos, cuando proceda.
Inspeccionar las
instalaciones de los departamentos en mención para observar recursos materiales, relaciones interpersonales, y el ambiente de trabajo.
12.7 En la Administración de Inventarios. Como inicio se debe de decir que los inventarios están constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformación para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancías.
Generalmente los
inventarios representan uno de los activos más importantes de una empresa
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AUDITORIA OPERACIONAL
industrial o comercial y son un factor determinante en la consecución de los objetivos y resultados económicos de la misma.
Objetivo El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Inventarios, es examinar las actividades que la integran, con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.
Metodología Como primer paso en la realización de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco económico y legal en que se desenvuelve, así mismo, con la actividad especifica de administración de inventarios., a los siguientes aspectos: Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos, estructura organizacional de las áreas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administración de inventarios, características de los artículos de la empresa y del mercado de su rama de actividad, importancia de los inventarios en relación a la situación financiera de la empresa y del costo de ventas en relación a los resultados de operación de la misma, recomendaciones o sugerencias de auditorias o revisiones anteriores. cuando esta sea aplicable, las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicación y características de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios, investigación y análisis, análisis de información financiera y operativa, el auditor deberá obtener la información necesaria para formarse un juicio de la situación operacional de los inventarios, como estadísticas de consumo, composición de existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento, rotación de inventarios, tendencias y otras razones financieras, puntos de optimización, aprovisionamiento, programática lineal, índices de reexpresión y procedimientos de valuación, así mismo deberá efectuar análisis comparativos de la información recabada, con periodos anteriores y de ser posible con empresas similares.
12.8 En los Sistemas Administrativos de Información. Por sistema administrativo de información se entiende el conjunto de procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos 40
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generados en las operaciones de las empresas o entidades con el fin de obtener información sobre el resultado de la ejecución de estas operaciones. Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la información que generan:
Sistemas de procesos de transacciones suyas características radican en procesar operaciones en volumen y que de los archivos del sistema, desde las manuales y hasta los computarizados, es posible obtener información con un alto grado de detalle, así como información resumida.
Sistema de información para la gerencia y sistemas de respaldo en las decisiones. Estos sistemas están encaminados a proporcionar información dirigida a los más alto niveles de la organización.
Análisis e interpretación de la información principalmente en los informes que serán utilizados por los ejecutivos de más alto nivel es recomendable que la información
se presente resumida y analizada con objeto de hacer más
eficiente el tiempo que el ejecutivo dedica a la lectura del informe.
Objetivos Los objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de información son evaluar el contenido y la presentación de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en todo los niveles de la organización, proponer planes de cajón específicos par mejorar la calidad de la información que se obtiene a todos los niveles de la organización, recomendar la obtención de reportes adicionales para cubrir las carencias de información importantes para la administración de la entidad económica, así como el medio mas apropiado para lograrlo, la metodología general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa a entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria.
Metodología Además de la familiarización de carácter general será necesario conocer la estructura organizacional de operación y los sistemas que la organización tiene instalados para obtener información, Es importante determinar el enfoque de los 41
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diferentes sistemas de información, sus objetivos, los políticos que son aplicables a estos sistemas y los medios para el procesamiento de transacciones que utilizan en la empresa o entidad.
En la investigación preliminar conviene
determinar como se lleva a cabo la plantación de las operaciones con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situación financiera a futuros.
13. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORIA OPERACIONAL. No existe una Estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Administrativa, ya que es muy difícil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o caracter ísticas propias de la actividad, operación o área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente.
13.1 Definición del Contenido. El contenido se define de la forma siguiente:
Síntesis
La Síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor indicando las observaciones más significativas e importantes del Informe. Se prepara principalmente para informar al lector del Informe, generalmente personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el contenido fundamental de éste para motivarlo a tomar las acciones correctivas.
Introducción
Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada. La Información introductoria que se presenta expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a examinar. 42
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Antecedente. En esta parte de la información introductoria, el auditor señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. La manifestación puede ser presentada según el caso, si obedece la realización del examen al cumplimiento del Plan de Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de Auditoría Interna de una empresa o entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede ser ejecutada por la misma Oficina de Auditoría Interna o por una Sociedad de Auditoría previo contrato en este último caso. Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de Trabajo de Campo o la Auditoría propiamente dicha.
Objetivo
Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada. Ejemplo: Si se practica la Auditoría Administrativa en el Área de Trámite Documentario y Archivo, los objetivos serán:
1) Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.
2) Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.
Alcance
Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa si se trata de determinar el alcance del área de trámite documentario y archivo, se especifican el alcance de la manera siguiente: - Área auditada: La administración documentaria, depende de la Secretaría General. Aspectos A Examinar: Control Interno del Sistema Proceso de Recepción Proceso de Clasificación y Registro 43
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Proceso de Control y Seguimiento Proceso de Distribución Proceso de Información Proceso de Archivo Funcionarios Responsables Se deben considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del órgano.
Comisión Encargada
Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría administrativa.
Naturaleza de la Empresa.
Consiste en un breve resumen de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su organización, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y al personal con que cuenta.
Observaciones
Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las observaciones deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría presentarán las observaciones que no tienen solución inmediata, las de menor importancia deben ser dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo para su solución inmediata.
Conclusiones
Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias
que
son
el
producto del
juicio profesional del
auditor.
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Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.
Recomendaciones
Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administración. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las Conclusiones.
Anexos
Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorias administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones planteadas.
14. EL RESULTADO ESPERADO DE UNA AUDITORÍA OPERATIVA La Auditoría Operativa tiene la capacidad para incentivar la mejora de los procesos y el logro de ahorro en los siguientes aspectos; como son: •
Recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos. 45
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•
Comunicaciones.
•
Tiempo de ejecución, etc.
Este valor que tiene la Auditoría Operativa, le dará con justicia la jerarquía y el respeto que merece en la organización que se aplica. Reforzándose para la empresa el convencimiento que ya se ha hecho notar, que este tipo de Auditoría es una verdadera inversión y no un gasto para ella. El concepto de valor agregado de la Auditoría Operativa, debe entenderse sobre la base de la siguiente ecuación: A+B=C
Donde: A = Valor de la organización antes de la Auditoría Operativa B = Recomendaciones de cambios, mejoras correctivas y acciones de prevención, expuestos en el Informe de la Auditoria Operativa. C = Nuevo valor de la organización, después que la administración implementa, conjuntamente, con la Auditoría Operativa, las mejoras, los cambios o acciones de prevención propuestos en el Informe. La Auditoría Operativa agrega valor a la Empresa auditada cuando: •
Propone medidas para disminuir en tiempo la ejecución de los procesos,
•
Cuando propone las medidas correctivas tendientes a disminuir un costo o a coartar las deficiencias detectadas,
•
Cuando ayuda a prevenir un eventual o potencial problema,
•
Cuando recomienda mejoras en el Sistema de Control Interno, para hacerlo más efectivo,
•
Cuando propone mejorar elementos no valorables económicamente, pero que tienen una incidencia importante en todas las actividades de la empresa.
En otras palabras, los auditores operativos tienen claro, que brindar soluciones, corregir a tiempo, es agregar valor a la empresa auditada y, si ellos agregan valor 46