Nama: Cut Darmawati Kelas : B Kasus 7-11 Halaman 232 buku Accounting Informastion Systems
Perusahaan Spring Water Spa mempunyai 15 cabang toko di Midwest yang menjual bak air panas, perlengkapan dan aksesoris. Setiap toko memiliki pekerja penuh waktu , manajer dan asisten manajer. Personil penjualan dibayar upah per jam dan komisi berdasarkan volume penjualan. Perusahaan menggunakan pencatatan penjualan secara elektronik untuk merekam setiap transaksi. Penjual memasuki nomor karyawan nya pada awal nya / shift. Untuk setiap penjualan, deskripsi item, harga satuan dan kuantitas (setiap item harus dipindai). Kasir otomatis memberikan nomor berturut-turut untuk setiap transaksi. Kasir mencetak tanda terima penjualan yang menunjukkan total, diskon, pajak penjualan dan total secara keseluruhannya. Personil penjualan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan, memberikan tanda terima kepada pelanggan, dan mengarahkan pelanggan ke gudang penyimpanan untuk mendapatkan barang yang dibeli atau membuat pengaturan dengan departemen pengiriman untuk pengiriman.Personil penjualan bertanggung jawab untuk menggunakan sistem untuk memastikan apakah penjualan kartu kredit disetujui dan untuk menyetujui baik penjualan secara kredit dan penjualan yang dibayar dengan cek. Retruns penjualan ditangani secara persis sebaliknya, dengan penjual mengeluarkan slip retrun bila diperlukan. Pada akhir setiap hari,sistem pencatatan secara elektronik akan mencetak secara berurutan daftar penerimaan penjualan dan menyediakan total uang tunai, kartu kredit, dan penjualan cek, serta uang tunai dan kartu kredit retruns. Asisten manajer memastikan total ini dengan pencatatn kasir, uang tunai di kasir, total faktur penjualan yang berurutan dan slip retrun. Asisten manajer menyiapkan laporan harian yang akan di sampaikan dan akan di perikasa oleh manajer toko. Penjualan tunai, penjualan cek dan penjualan kartu kredit diperiksa oleh manajer, yang mempersiapkan setoran ke bank sehari-hari. Manajer menyetor fisik uang ke bank dan menyimpan slip setoran yang telah divalidasi. Pada akhir bulan, manajer melakukan rekonsiliasi bank. Pencatatan kasir, faktur penjualan, slip retrun, dan laporan harian dikirimkan ke kantor pusat perusahaan untuk diproses dengan file dari semua toko-toko lain. Kantor pusat perusahaan memeriksa retruns penjualan dan komisi laporan kegiatan mingguan untuk setiap manajer toko. Pertanyaan :
Silahkan menanggapi pertanyaan-pertanyaan berikut tentang kegiatan operasional perusahaam Spring Water Spa:
1. Komponen keempat kerangka ERM COSO adalah penilaian risiko. apa resiko yang ada di Spring Water? 2. Mengidentifikasi kekuatan kontrol dalam sistem penjualan / pene rimaan kas Spring Water? 3. Komponen keenam kerangka ERM COSO berhubungan dengan kegiatan pengendalian. Kontrol apa dari kegiatan yang di luar kendali? 4. Masalah apa yang dihindari atau dikurangi dengan risiko kontrol diidentifikasi dalam pertanyaan 2? 5. Bagaimana cara Spring Water memperbaiki sistem control dalam perusahaannya?
Jawaban:
1)
Resiko yang mungkin terjadi pada perusahaan Spring Water Spa yaitu : 1. Hilangnya integrita data. Kesalahan mungkin masuk ke data karena kesalahan yang ditimbulkan oleh software atau pegawai, masukan yang salah, transmisi yang gagal, dan lain-lain. 2. Penyadapan transmisi data. Hackers dapat menyadap transmisi data dan mengkopi transmisi, mengacaukannya, atau menghalanginya untuk sampai ke tempat tujuan 3. Kegagalan system. Masalah software dan hardware, pemadaman listrik, sabotase, kesalahan pegawai, atau factor-faktor lainnya, dapat menyebabkan system gagal atau tidak dapat diakses pada waktu tertentu. 4. Kemungkinan kekeliruan kesalahan pencatatan penjualan, contohnya penjualan kredit tercatat penjualan tunai. 5. Adanya resiko kecurangan pada pihak manajer, karena fisik uang akan berada di manajer sebelum di setor ke bank ke besokan harinya. Karena uang penjualan hari ini pasti akan di setor besoknya ke bank. Resiko akan bertambah besar pada saat penjualan di hari jumat karena harus di setor hari senin.
2)
Adapun control yang di lakukan oleh Spring Water Spa dalam operasional perusahaan adalah : 1. Perusahaan telah melakukan otorisasi yang memadai terhadap transaksi penjualan yang dilakukan oleh asisten manajer pada saat akhir hari. 2. Perusahaan telah melakukan pemisahaan tugas yang dapat dilihat dari karyawan penjualan dan karyawan gudang. 3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan sudah sangat memadai yang dapat dilihat dari penginputan jenis dan harga barang ke dalam sistem sehingga memudahkan kasir pada saat penjualan ke pembeli.
4. Perusahaan telah melakukan Penjagaan asset dan pencatatan sudah sangat memadai yang dibuktikan dengan adanya karyawan gudang yang menjaga dan mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang. 5. Pemeriksaan independen atas kinerja telah dilakukan oleh pihak kantor pusat setiap akhir bulan, pemeriksaan meliputi penjualan kredit, penjualan dengan cek dan penjualan melalui kartu kredit. 3) Dalam hal operasional perusahaan Spring Water Spa sudah sangat bagus dalam pengendalian, namun dalam pengendalian itu pasti ada kekurangan yang harus di perbaiki terus menerus oleh perusahaan, kalau menurut saya kekurangan yang terjadi dalam perusahaan yaitu :
Dalam hal pembelian, pembeli di perbolehkan ke gudang tempat penyimpanan barang, apabila semua pembeli di perbolehkan ke gudang maka akan tidak terjamin keamanan barang dalam gudang. Pembelian dengan kartu kredit juga mempunyai resiko penipuan penyalahgunaan kartu kredit orang oleh oknum yang membeli di perusahaan, sehingga diperlukan investigasi yang lebih terinci terhadap pembelian dengan kartu kredit.
4) Masalah yang harus di hindari dari sistem control yang di lakukan oleh Perusahaan Spring Water Spa adalah : 1. Kemungkinan terjadi permainan / kerjasama kecurangan antara kasir dengan asisten manajer dalam hal melakukan laporang kas di akhir hari. 2. Dengan di perbolehkan pembeli kegudang memungkinkan penjaga gudang melakukan pencurian barang dengan membuat alasan kehilangan oleh pembeli yang masuk ke gudang. 3. Fisik uang pada hari jumat yang sangat beresiko terjadi kecurangan yang di lakukan oleh manajer, sehingga di butuhkan dual control dalam hal berangkas penyimpanan uang. 4. Adanya kemungkinan pembelian dengan kartu kredit curian sehingga perlu di antisipasi dengan sangat hati-hati oleh kasir. 5) Cara Perusahaan Spring Water Spa memperbaiki sistem control dalam perusahaannya : 1. Menggunakan supervisi yang efektif mencakup melatih, mendampingi pegawai, mengawasi kinerja, mengoreksi kesalahan, dan melindungi aset dengan cara mengawasi pegawai yang memiliki akses ke hal-hal tersebut. 2. Menggunakan sistem akuntansi pertanggungjawaban mencakup anggaran, kuota, jadwal, biaya standar, dan standar kualitas; laporan kinerja yang membandingkan kinerja yang aktual dengan kinerja yang direncanakan, serta menunjukkan perbedaan yang signifikan; dan prosedur untuk menyelidiki perbedaan yang signifikan dan mengambil tindakan tepat
pada waktunya, untuk mengoreksi kondisi-kondisi yang mengarah pada perbedaan tersebut. 3. Melacak perangkat lunak ( software) yang telah dibeli dan perangkat mobile. The Business Software Alliance (BSA) telah melacak dan mendenda perusahaan yang telah melanggar perjanjian lisensi software. Untuk memenuhi hak cipta dan melindungi mereka dari kejahatan penggunaan software, perusahaan harusnya secara berkala melakukan pemeriksaan software. 4. Melakukan audit internal mencakup peninjauan ulang keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional serta menyediakan penilaian keefektifan pengendalian internal.audit internal juga mencakup penilaian kesadaran pegawai terhadap prosedur dan kebijakan manajemen, hukum dan peraturan yang berlaku, serta mengevaluasi efisiensi dan keefektifan manajemen. 5. Memperkerjakan seorang petugas keamanan komputer dan Chief Compliancce Officer. Seorang Computer Security Officer (CSO) mempunyai tanggung jawab untuk kemanan sistem, independen dari sistem fungsi informasi dan melaporkannya ke Manager atau CEO. 6. Melibatkan Spesialis Forensic. Penyelidik forensik yang mengkhususkan diri pada penipuan sangat cepat berkembang di dalam kelompok dalam profesi akuntansi. 7. Dari sisi gudang penyimpanan, sebaiknya pembeli tidak diperbolehkan ke gudang karena untuk menjaga keamanan barang di gudang dan mudah menjaga keluar masuk orang kegudang. Sebaiknya perusahaan menempatkan beberapa contoh barang di toko agar pembeli muda dalam hal melihat barang yang akan di belinya tanpa harus kegudang, apabila pembeli sudah merasa cocok dan sudah melakukan pembayaran baru barang di keluarkan dari gudang. 8. Dalam hal penyimpanan fisik uang, semestinya ada dual control sehingga dapat menghindari dari pencurian yang dapat terjadi sewaktu-waktu. Dan cash opname harus dilakukan setiap akhir hari untuk mencocokkan jumlah uang yang ada dalam laporan dengan fisik uangnya. 9. Menginstal software pendeteksi penipuan. Penipu mengikuti pola yang berbeda dan meninggalkan petunjuk di belakang yang dapat ditemukan oleh software pendeteksi penipuan.
