Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Bel-Mart
UNIVERSITAS TRISAKTI
Nama Kelompok Kelompok : Nur Hamidah
!"#"$$
Siti Ri%k& A&u R
!"#"$'
Pipian (e)orah H
!"#"$#*
+A+ I
DASAR TEORITIS Pada setiap tingkat perusahaan, )aik perusahan ke-il, menengah, maupun perusahaan )esar, persediaan sangat penting harus
)agi kelangsungan dapat
hidup perusahaan.
memperkirakan
/umlah
Perusahaan
persediaan
&ang
dimilikin&a.Persediaan &ang dimiliki oleh perusahaan tidak )oleh terlalu )an&ak dan /uga tidak )oleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi )ia&a &ang akan dikeluarkan untuk persediaan terse)ut. (alam makalah &ang di)ahas kali ini adalah
Persediaan
di
dalam
+elmart.
+elmart
adalah
convinience meat shop &ang men&ediakan segala /enis daging a&am, mulai dari daging a&am segar, a&am &ang di)um)ui, maupun &ang telah siap makan 0 a&am panggang “rotisserie”. 1ika +elmart ingin mengisi persediaan )arang dagang &ang sesuai dengan dasar teori Sistem Informasi Akuntansi !, maka langkah 0 langkah )erikut &ang seharusn&a dilakukan: #. +elmart melakukan Pur-hase 2rder pada supplier &ang dapat memenuhi ke)utuhan toko atau pada (istri)ution 3enter. !. Supplier atau (3 mem)eritahu +elmart )ah4a )arang sudah dikirim dan telah melampirkan surat pengantar untuk penerimaan )arangn&a. ". Saat penerimaan )arang, supplier atau (3 melampirkan surat pengantarn&a dan mem)erikan )arang &ang telah di order, sedangkan pihak
+elmart
menghitung /umlah
)arang &ang dikirim oleh supplier atau (3, apakah /umlah
&ang di order sama dengan /umlah &ang dikirim atau tidak. *. Saat sudah menerima )arang, pihak supplier menagih pihak +elmart untuk melakukan pem)a&aran dengan melampirkan )ukti P2, surat pengantar, in5oi-e dan pa/ak pem)elian. $. +elmart mem)a&ar tagihan &ang ditagihkan dari supplier. '. +elmart menginput data 0 data persediaan &ang telah diterima dari supplier dan atau dari (3. 6. Perlu adan&a -ontrol terhadap persediaan &ang dilakukan se-ara rutin oleh pihak toko. 7. Saat ke)utuhan akan persediaan di)utuhkan, pihak toko akan melakukan Pur-hase 2rder kem)ali, sesuai dengan tahap se)elumn&a.
(i)a4ah ini adalah )agan organisasi +elmart -a)ang 3empaka Putih &ang mem)antu men/alankan siklus persediaan )arang dagang pada toko +elmart .
Kepala Toko Cabang Belmart
KASIR
KASIR +A3KUP
STA88
STA88
STA88
STA88
STA88
(alam toko +elmart -a)ang 3empaka Putih, semua kar&a4an langsung di a4asi kiner/an&a oleh Kepala Toko 3a)ang +elmart. 8ungsi dari +a-kup Sta9 &ang terdiri dari tiga orang sta9 adalah me4akili Kepala Toko 3a)ang +elmart /ika Kepala Toko sedang )erhalangan. Artin&a, fungsi +a-kup Sta9 sama sa/a dengan akil Kepala Toko 3a)ang, tetapi tidak setiap hari ada untuk me4akilkan Kepala Toko 3a)ang +elmart. +a-kup Sta9 di /ad4alkan oleh Kepala Toko 3a)ang sendiri. 1adi, saat Kepala Toko 3a)ang )erhalangan, tidak semua Sta9 me4akilin&a, melainkan sesuai dengan /ad4al &ang telah di)uat oleh Kepala Toko 3a)ang itu sendiri. Sedangkan untuk Kasir, langsung terkoordinasi oleh Kepala Toko 3a)ang +elmart.
+A+ II
PENGAMATAN LAPANGAN (ATA;(ATA REA< PERUSAHAAN
Sistem Pengenalian
Perp!taran Perseiaan Barang
"ang Belak! Paa Belmart Sistem pengendalian perputaran persediaan )arang &ang )erlaku di +elmart adalah se)agai )erikut : #. Penentuan ke)utuhan persediaan = sto-k a> Penentuan ke)utuhan persediaan
pada
+elmart
didasarkan atas ke)utuhan pada -ostumer dan sto-k di gudang. Saat pengorderan ?Pur-hase 2rder>, pihak toko harus
men&esuaikan
dengan
ke)utuhan
-ustomer
dengan kuantitas &ang di mark up se)esar "@ dari &ang di)utuhkan. Untuk produk gro-eries ?misaln&a )um)u;)um)u>, dilakukan sistem P2 dan satu uantit& )isa men-akup satu pa-k. 1ika )eda produk dan atau ukuran, maka )eda pula /umlah pa-k atau uantit&.
Pem)ukuan persediaan dilakukan oleh masing;masing toko -a)ang sesuai dengan ke)utuhan tokon&a. -> Untuk pengiriman )arang, +elmart menerima dua penerimaan, &aitu dari supplier dan dari (istri)ution 3enter. (ari supplier, pengiriman )arangn&a diantar.
Sedangkan, dari (istri)ution 3enter diantar dan di drop /uga dari 3i)u)ur ?dari 3ompan& sendiri>. !. Penerimaan persediaan a> Penerimaan persediaan tidak dilakukan dengan -ara per )oC. Karena )eda;)eda supplier, )eda pula produkn&a. Sehingga produkn&a langsung diterima per kardus. Tidak seperti Indomart dan Alfamart. )> Untuk surat pengantar ?+ukti Tanda Terima +arang>, pasti ada. Karena, saat P2 harus melampirkan tanda )uktin&a untuk menga/ukan in5oi-e atau penagihan pem)a&aran &ang sesuai dengan P2. Setiap supplier pasti )eda surat pengantar karena tiap order )eda -atatann&a, tidak )oleh di/adikan satu. (an setiap supplier )eda pula )arang &ang di order. -> 1ika saat penerimaan )arang datang tanpa pengantar, pihak toko tidak )isa menerima )arangn&a. +arang terse)ut
akan
ditolak
4alaupun
pihak
toko
mem)utuhkann&a. 1ika pihak toko menerima )arang terse)ut, ada kendala dari pihak toko dan pihak supplier. Untuk pihak toko, +ukti Tanda Terima +arang akan mengalami kesulitan tanda )ukti. Sedangkan supplier, mengalami kesulitan untuk penagihann&a. ". Pengisian rak untuk persediaan sudah dikonsep oleh kantor pusat. Saat isi la&out sudah ada &ang )erkurang ?sudah ter/ual> maka akan dilakukan P2, tetapi harus disesuaikan /uga dengan ke)utuhan toko. Baksudn&a, /ika )an&ak )arang &ang ter/ual, maka toko
akan mem)uka P2. Tetapi /ika )arang &ang ter/ual sedikit, toko tidak akan mem)uka P2.
*. Administrasi persediaan a> (alam pengelolaan administrasi dikelola oleh kantor pusat. Sedangkan, administrasi pengorderan dilakukan oleh toko. )> Pihak toko melakukan penge-ekan se-ara Dsik
&ang
dilakukan se-ara rutin setiap malam ?Sto-k 2pname>. -> 3ontrol pihak toko dilihat dari sto-k &ang ada ditoko dengan
sto-k
&ang
sudah
terinput
dikomputer
? udang > sudah akan mengurangi sto-k dan itu nanti akan dilihat di akhir malam ? Sto-k 2pname> . Pihak toko akan mem)uka sold /ournal lalu akan diorder sesuai dengan produk &ang keluar hari itu. 1ika ada )arang &ang hilang dari &ang pihak toko terima, akan di)andingkan dengan data dikomputer lalu /ika ada )arang &ang hilang penggantiann&a dari lingkungan kar&a4an atau di-ari lagi.
+A+ III
PEMBA#ASAN +elmart merupakan minimarket &ang men/ual daging a&am segar maupun olahan. +elmart &ang terletak di daerah 3empaka Putih ini a4aln&a )erasal dari +ang)arung, +ogor &ang di)uka pada )ulan (esem)er !F. Binimarket ini merupakan salah satu anak perusahaan dari PT Sierad Produ-e T)k. PT Sierad terse)ut merupakan perusahaan multinasional &ang )ergerak di)idang peternakan unggas. Sistem diterapkan
pengendalian oleh
siklus
pihak toko
persediaan
+elmart
)arang
&ang
telah dilaksanakan
se-ara tepat, -ermat dan rutin. (alam pelaksanaan sistem pengendalian perputaran persediaan
)arang pada +elmart
sudah sesuai dengan standar mutu serta teori;teori &ang )erlaku pada sistem pengendalian persediaan dan siklus paerputaran pen-atatan
persediaan.
Betode
&ang
digunakan
dalam
perputaran persediaan )arang di gudang dan di
toko adalah metode perpetual, dimana setiap pem)elian persediaan di-atat, lalu diinput ke dalam komputer pada (aftar Persediaan untuk men-atat kuantitas persediaan )arang &ang di)eli
lalu
ter/ual.
Semua
toko
-a)ang
+elmart
sudah
menggunakan sistem &ang terkomputerisasi untuk setiap pen-atatan persediaan, )aik pem)elian persediaan )arang, persediaan )arang &ang ada di gudang maupun pen/ualan persediaan )arang.
Hampir
semua
/enis
)arang
&ang
dihasilkan
oleh
perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan )arang &ang )aru. (alam tahap ini, )arang )aru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan )arang lama &ang sudah kuno. Beskipun /umlah pesaing sudah )erkurang tetapi penga4asan )ia&a men/adi sangat penting karena permintaan sudah /auh menurun.Apa)ila )arang &ang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan )arang )aru, maka perusahaan han&a dapat )eroperasi pada pasar tertentu &ang sangat ter)atas. +elmart sendiri mempun&ai dua /enis audit internal &ang )er)eda,
&aitu
Audit
Keuangan
dan
Audit
Produk
&ang
dilakukan setiap enam )ulan sekali. Untuk Audit Keuangan )erada di kantor pusat, han&a mengaudit masalah keuangan seperti
siklus
pendapatan
dan
pengeluaran
perusahaan.
Sedangkan Audit Produk ada karena toko +elmart men/ual )ahan 0 )ahan makanan seperti a&am, )um)u 0 )um)u, min&ak goreng, ds). dan )ertu/uan untuk men/aga kesegaran dan kualitas produk. Untuk Audit Produk di)agi lagi men/adi dua
fungsi, &aitu Gualit& Produ-t dan Gualit& Audit. 8ungsi Gualit& Produ-t adalah &ang mengaudit kualitas produk &ang di/ual di +elmart dan euipment &ang men/adi sarana pen/ualan di +elmart. 8ungsi Gualit& Produ-t sendiri dalam
se)ulan dapat
dilakukan se)an&ak dua atau tiga kali. Sedangkan 8ungsi Gualit& Audit, &ang menerima hasil laporan Gualit& Produ-t dan mem;follo4 up Gualit& Produ-t ke )agian maintenan-e. (ari toko -a)ang sendiri /uga harus melakukan Internal 3ontrol &ang dise)ut Sto-k 2pname setiap harin&a, agar tidak ter/adi ke-urangan diantara lingkungan kar&a4an. (engan adan&a Sto-k 2pname dari toko -a)ang sendiri dan adan&a Audit Produk, ke-urangan atau pen-urian &ang ter/adi diantara lingkungan kar&a4an )isa diminimalisir atau diketahui oleh pihak internal sendiri. (engan memiliki /aringan +elmart, Sierad memiliki kendali penuh atas pen/ualan produk;produkn&a, sekaligus mem)angun alternatif /aringan pen/ualan selain /alur; /alur &ang )iasa dipakai oleh mereka ?traditional dan modern market >. Pilihan )entuk minimarket khusus produk tertentu /uga merupakan pilihan tepat, karena )entuk itulah &ang paling memungkinkan
untuk
)erkem)ang
di
antara
/epitan
hipermarket dan minimarket,-ontohn&a lihat )agaimana Top +uah dan Total +uah &ang masih eksis.
