Flowchart Tugas Observasi SIA Kelompok 6

Makalah

0

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntasi Penjualan PT SILENT Home Furniture

Dosen : Suprayitno

Disusun oleh KELOMPOK 6 :

Pandu Satyo Wicaksono (25) Ryan Agatha Nanda Widiswa (28) Riznaldy Taufik Akbar (29) Sulthoni (32) Suyitno (33) Wiga Valentina Cornelis (35) Yusuf Andy Wiratmoko (37)

Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA Program Diploma III Keuangan Spesialisasi Akuntansi Tahun Akademik 2010/2011/2011 2010/2011/2011

Kata Pengantar

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa k arena atas limpahan berkat dan rahmat-Nyalah makalah ini dapat diselesaikan tepat waktu. Makalah ini berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Si lent Home Furniture”. Di era globalisasi ini, informasi memegang peranan penting dalam berbagai hal, terutama dalam dunia bisnis. Oleh karena itu, maka lah ini membahas salah satu informasi yang sangat penting bagi perusahaan, yaitu sistem infor masi akuntansi, di mana perusahaan yang kami observasi adalah PT Silent Home Furniture yang bergerak dibidang perdagangan furniture. Makalah ini hanya membahas tentang sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas, serta pro sedur pengontrolan barang dagang dari perusahaan tersebut. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada se mua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalia n.

Jakarta, 11 November 2011

Penulis


Sekolah Tinggi Akuntansi Negara

i

Daftar Isi

Kata Pengantar ----------------------------------------------------------------------------------------------- i Daftar Isi ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------1 1.2 Rumusan Masalah ---------------------------------------------------------------------------2 1.3 Batasan Masalah -----------------------------------------------------------------------------1 1.2 Tujuan Penelitian ----------------------------------------------------------------------------2 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ---------------------------------------------------------------------------3 2.2 Pengertian Informasi ------------------------------------------------------------------------3 2.3 Pengertian Akuntansi -----------------------------------------------------------------------3 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ------------------------------------------------3 2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan -------------------------------------------------4 2.6 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas -------------------------------------------------------5 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ------------------------------------------------------------------------------6 3.2 Data / Variabel yang Digunakan ----------------------------------------------------------6 3.3 Metode Pengumpulan Data ---------------------------------------------------------------6 3.4 Teknik Analisis yang Digunakan ----------------------------------------------------------7 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Struktur Organisasi-------------------------------------------------------------------------11 4.2 Fungsi dan Tugas ---------------------------------------------------------------------------11 4.3 Prosedur Sistem yang Berjalan ---------------------------------------------------------12 4.4 Dokumen yang Digunakan Dalam System Penjualan ------------------------------13 4.5 Prosedur Penjualan ------------------------------------------------------------------------13 4.6 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai -------------17 4.7 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas -------------17 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ----------------------------------------------------------------------------------19 5.2 Saran-------------------------------------------------------------------------------------------20 Lampiran ----------------------------------------------------------------------------------------------------- iii



ii

BAB I

Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi dimana akan terjadi perdagangan bebas, informasi menjadi sumber daya yang berharga bagi perusahaan. Informasi merupakan hal yang penting bagi setiap perusahaan pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu

merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan

operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan dagang di Indonesia semakin menjamur, Walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan dagang maka persaingan yang ada semakin ketat. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan,2004:2). Salah satu perusahaan dagang yang sekarang ini berkembang dengan pesat adalah perusahaan dagang PT. SILENT HOME FURNITURE, yang berdiri pada tahun 1994 bergerak dibidang dagang yang memproduksi berbagai macam furniture seperti meja,kursi, tempat tidur, tempat lampu dan lain-lainnya yang berbahan dasar rotan.



1

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, penerimaan kas pada perusahaan

PT. SILENT HOME FURNITURE? Bagaimana penerapan

sistem informasi akuntansi penjualan tunai mengenai pengontrolan barang jadi pada masa ramai oleh perusahaan PT. SILENT HOME FURNITURE ?

1.3 Batasan Masalah

Penulis membatasi masalah hanya membahas tentang sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas PT. SILENT Home Furniture, dan tentang prosedur dan sistem informasi akuntansi penjualan tunai mengenai pengontrolan barang jadi pada masa ramai.

1.4 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dalam kegiatan penjualan tunai. Untuk mengevaluasi apakah sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan ini sudah memadai atau belum.



2

BAB II

Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem

“Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. “ (Jogiyanto, 2005 : 1).

2.2 Pengertian Informasi

“Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.” (Bodnar dan Hopwood, 2001).

2.3 Pengertian Akuntansi

“Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian – kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya.” ( Suwardjono, 2002). 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

“Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.” (Romney, 2001).

2.4.1

Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi



3

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.

b. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan. c. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya.

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

a. Pengertian Penjualan Menurut Soemarso : Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. (Soemarso, 2001: 274) b. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam SAK yaitu : Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali.

2.5.1 Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai

1. Prosedur Order Penjualan 2. Prosedur Penerimaan Kas 3. Prosedur Penyerahan barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Sistem Informasi Akuntansi


4

2.5.2 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

1. Faktur Penjualan Tunai (FPT) 2. Pita Register Kas (PRK) 3. Credit Card Sales Slip 4. Bill Of Lading 5. Faktur Penjualan COD 6. Bukti Setor Bank 7. Rekap Harga Pokok Penjualan

2.5.3 Fungsi – fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai

1. Fungsi Bagian Order penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Bagian Gudang 4. Fungsi bagian Pengiriman Barang 5. Fungsi bagian Akuntansi

2.6 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Pengertian Penerimaan Kas Menurut PSAK No.9, definisi kas adalah yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.



5

BAB III

Metodologi Penelitian 3.1 Objek Penelitian

Perusahaan ini bernama PT. Silent Hill Furniture didirikan pada tanggal 10 Juli 1994, berkedudukan di Jalan Bintaro Utama Sektor VII Bintaro Jaya, Tangerang Selatan. Perusahaan ini bergerak di penjualan barang furniture. Kegiatan usahanya antara lain : penjualan furniture yang berbahan dasar rotan, seperti : kursi, meja, tempat lampu,kasur,lemari dan hiasan lainnya.

3.2 Data / Variable yang Digunakan

1. Invoice 2. Purchase Order 3. Sales Report 4. Bukti Transfer DP 5. Bukti Transfer Pelunasan 6. Bukti Penerimaan Kas

3.3 Metode Pengumpulan Data

1. Wawancara ( Interview) 2. Pengamatan (Observasi) 3. Pengumpulan berbagai dokumen, catatan dan laporan yang relevan



6

3.4 Teknik Analisis yang Digunakan 1. Simbol Dasar

Simbol ini berfungsi untuk pemrosesan data dasar dan selalu digunakan untuk mewakili fungsi-fungsi dasar.

Nama

Simbol

Arti Menunjukkan sumber dan

Terminal

tempat tujuan data

Pelaksanaan tugas atau

Proses

fungsi

Pemberi Komentar

Tempat memberi komentar

Aliran Data

Saluran komunikasi

Tabel 3.4.1 Simbol Dasar dalam Flowchart



7

2. Simbol Masuk atau Keluar Khusus

Adalah symbol yang berfungsi mewakili fungsi input dan output (I/O) dan menunjukkan dimana informasi dicatat atau pola pengolahan informasi, atau keduanya. Jika tidak ada symbol khusus, digunakan symbol I/O dasar.

Nama

Kartu Punched

Penyimpanan Online

Pita Magnetic

Pita Punched Komunikasi

Disk Magnetik

Simbol

Nama

Simbol

Dokumen

Masukan Manual

Tampilan

Hubungan

Penyimpanan Offline

Tabel 3.4.2 Simbol I/O Khusus



8

3.

Simbol Proses Khusus

Adalah symbol yang mewakili fungsi pemrosesan dan sebagai tambahan mengidentifikasikan jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi.

Nama

Simbol

Nama

Simbol

Operasi Auxilarry

Keputusan

(Pembantu)

Proses Terdifinisi

Arsip Tetap

Persiapan

Arsip Sementara

Operasi Manual

Sortir

Pembanding

Tabel 3.4.3 Simbol Proses Khusus



9

4.

Simbol Tambahan

Adalah symbol yang digunakan untuk memperjelas bagian alir atau untuk membuat bagan aliran proses menjadi lebih baik.

Nama

Simbol

Pita Transmittal

Terminal

Penghubung

Penghubung Lain Halaman

Model Paralel

Tabel 3.4.4 Simbol Tambahan



10

BAB IV

Pembahasan 4.1 Sturktur Organisasi

Agar kegiatan pelayanan pada ini berjalan sesuai dengan yang diinginkan, tentu ada pengurus yang menjalankan fungsi-fungsi ataupun kegiatan-kegiatan tersebut. Adapun tugas-tugas dari masing-masing bagian meliputi, sebagai berikut:

Bagian Penjualan Pimpinan Bagian Pengiriman Gambar 4.1 Struktur Organisasi

4.2 Fungsi Dan Tugas

1.

Pimpinan

Bertugas langsung sebagai pimpinan harian dan mengawasi jalannya operasional perusahaan secara continue, serta mengatasi masalah yang ada dari setiap bagian organisasi perusahaan, selain itu juga mengoreksi Laporan Akhir dari kegiatan akhir perusahaan yang telah diselesaikan.serta melakukan negosiasi dengan bagian keuangan dalam penyusunan perubahan Anggaran Belanja. Tugasnya : Sistem Informasi Akuntansi


11

a) Setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha minimal untuk satu tahun mendatang. b) Mengkoordinasikan karyawan dibawahnya untuk menjalankan kegiatan usaha. c)

Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan dibawahnya Menyetujui pengeluaran keuangan perusahaan dalam jumlah tertentu.

2. Bagian Penjualan

Bertugas melakukan pencatatan transaksi keluar masuknya data keuangan, dan bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan perusahaan. a) Melaporkan realisasi program penjualan dan pemasaran serta analisanya kepada Pimpinan untuk dievaluasi. b) Melaporkan barang yang akan dibeli pelanggan ke staf gudang.

3.

Bagian Pengiriman

Melakukan tugas sebagai pengirim barang apabila barang tersebut hendak diantar kepada pelanggan yang memesan.Tugas : a) Melaksanakan pengiriman barang ke Pelanggan. b) Mengecek daftar pengiriman dan kondisi. c) Melaporkan kekurangan pembayaran jika pembayarannya belum dilunasi atau kurang.

4.3 Prosedur Sistem yang Berjalan

Prosedur system yang sedang berjalan ini dapat terbagi menjadi beberapa prosedur prosedur tertentu yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan membentuk satu system, prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : 1. Proses Transaksi Penjualan Pelanggan memesan barang yang diinginkan secara langsung. Pelanggan melihat daftar harga dan dicatat ke daftar harga yang diinginkan, setelah itu catat data penjualan sebagai



12

bukti pelunasan pembayaran barang secara tunai, maka penjual akan membuatkan tanda bukti pelunasan pembayaran yaitu berapa faktur penjual. 2.

Proses Faktur Setelah proses pemesanan barang dan pembayaran selesai, maka barang tersebut dikirimkan ke pelanggan berdasarkan Faktur.

3.

Proses Laporan Penjualan Bagian keuangan mencatat hasil penjualan secara tunai dan hasil pengiriman ke pelanggan. Selanjutnya catatan tersebut dijadikan laporan dan diberikan kepada Pimpinan.

4.4

Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan pada PT. SILENT home furniture

1. Faktur penjualan tunai 2. Pita register kas 3. Bukti setor bank

4.5 Prosedur Penjualan pada PT. SILENT Home furniture

1. Pembeli memilih barang kemudian setelah memperoleh barang yang diinginkan maka pembeli memesan barang tersebut kepada pramuniaga. 2. Setelah menerima pesanan dari pembeli kemudian bagian pramuniaga membuat faktur penjualan tunai sebanyak 2 lembar yaitu : •

Lembar 1 ke bagian kasir melalui pembeli.

•

lembar 2 bersama barang oleh bagian pramuniaga diserahkan ke bagian pengambilan barang.

3. Setelah kasir menerima FPT lembar 1 dari pramuniaga melalui pembeli, kemudian kasir mengoperasikan mesin register. 4. Kemudian kasir menerima pembayaran dari pembeli lalu mencetak Pita Register Kas 2 lembar dan mencap “LUNAS” pada FPT. Sistem Informasi Akuntansi


13

5.

Lalu kasir menyerahkan FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 ke bagian pengambilan barang via pembeli, dan kasir menyerahkan PRK lembar 2 ke bagian keuangan bersama uang.

6. Lalu bagian pengambilan barang menerima FPT lembar 2 bersama barang dari pramuniaga, dan menerima FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 dari kasir melalui pembeli. 7. Lalu bagian pengambilan barang mencocokan FPT lembar 2, FPT lembar 1, PRK 1 dan barang. 8. Setelah itu menyerahkan FPT 2 dan PRK 1 beserta barang kepada pembeli, sedangkan FPT 1 diserahkan ke bagian keuangan. 9. Bagian keuangan menerima PRK 2 dari kasir beserta uang dan menerima FPT lembar 1 dari bagian pengambilan barang, kemudian mencocokannya apakah uang yang diterima sesuai dengan PRK 2 dan FPT 1. 10. Setelah itu menyerahkan PRK 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap FPT 1. 11. Kemudian bagian keuangan menyetorkan uang ke bank apabila uang sudah terkumpul banyak dan menyerahkan bukti setor dari bank ke bagian akuntansi. 12. Bagian Akuntansi Menerima PRK 2 dan bukti setor dari bagian keuangan, kemudian mencocokannya. Kemudian mencatat dalam jurnal dan mengarsip tetap PRK 2 dan BS.



14

FLOWCHART

Pelanggan

Data Pelanggan

Pramuniaga

Bagian Kasir

Bagian Penerima Barang

Bagian Keuangan

Data Pelanggan

FPT FPT

FPT FPT

FPT FPT LUNAS D Proses register

PRK

PRK PRK

PRK

PRK 1 Mencocoka n Mencocoka

Uang



15

FLOWCHART

Bagian Akuntansi

1

PRK

Bank

2

Uang

Mencocokka n

Bukti Setor

Bukti Setor

Bank

Bank



16

4. 6 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Kebaikannya : 1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggungjawab yang jelas 2.

Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang, sehingga barang jadi tidak diserahkan langsung kepada bagian penjualan.

Kelemahan : 1. Belum adanya sistem komputer untuk program aplikasi yang dapat menghubungkan jumlah persediaan barang jadi dengan bagian pramuniaga dalam melakukan penjualan, padahal dibeberapa perusahaan dagang lainnya yang sudah menerapkan sistem ini pada penjualan tunai terbukti dapat mengontrol penjualannya pada masa ramai dan dapat memenuhi pesanan konsumen tanpa khawatir kekurangan barang jadi. 2. Dalam pengeluaran barang jadi barang dapat keluar tanpa harus ada persetujuan manager penjualan.

4. 7 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

Kebaikan : 1. Fungsi penyimpanan terpisah dengan fungsi pencatatan. 2. Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor urut tercetak. 3. Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli. 4. Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank.

Kelemahan :



17

1. Tidak ada batasan atas jumlah uang tunai yang dipegang atau disimpan oleh bagian keuangan dari transaksi penjualan tunai, sehingga dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Belum diadakannya pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperusahaan serta kas dalam perjalanan sehingga apabila terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan akan mengalami kerugian yang besar apabila jumlah kas tersebut relative besar. 3. Bagian keuangan tidak menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai.



18

BAB V

Kesimpulan dan Saran Kesimpulan

1. Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yang diterapkan PT. SILENT home furniture meliputi hal-hal sebagai berikut : •

Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada PT. SILENT home furniture adalah bagian penjualan, bagian kas, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian akuntansi.

•

Dokumen yang digunakan adalah faktur penjualan tunai, pita register kas, bukti setor bank, dan catatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan dan kartu gudang.

•

Prosedur yang dijalankan perusahaan yaitu prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas prosedur penyerahan barang, prosedur penyetoran kas ke bank.

•

Praktek yang sehat yang diterapkan dalam pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yaitu fungsi kasir menyetorkan uang hasil penjualan ketika sudah terkumpul banyak.

2. Setelah kami mengetahui dan mengevaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan tersebut, kami menarik kesimpulan bahwa hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan :



19

•

Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi operasional, fungsi pemegang dan penyimpanan barang jadi, fungsi pengawasan, dan fungsi pencatatan dalam kegiatan penjualan.

•

Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang.

•

Terdapat struktur pengendalian intern dan pembagian tugas yang baik.

•

Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt ) dan bernomor urut tercetak.

•

Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pemb ayaran dari pembeli.

•

Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank.

Saran

1. Agar dibuat suatu program aplikasi yang dapat menghubungkan bagian persediaan barang jadi dengan bagian penjualan mengenai jumlah persediaan barang jadi. 2. Agar diperhatikan pembuatan laporan penjualan tunai oleh bagian akuntansi jangan sampai terjadi kekurangan barang jadi. 3. Untuk pengamanan kas seharusnya ada pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada di perusahaan serta kas dalam perjalanan.



20

Lampiran



iii

Flowchart Tugas Observasi SIA Kelompok 6

Recommend Documents