1
BAB
13
Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu : 1. Menjelaskan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan informasi terkait yang dijalankan dalam siklus pengeluaran. 2. Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pengeluaran, dan mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan kep utusan tersebut. 3. Mengidentifikasi ancaman utama dalam siklus pengeluaran, dan mengevaluasi kecukupan berbagai prosedur pengendalian untuk menghadapi ancaman tersebut. Kasus integratif ALPHA ALPHA OMEGA ELECTRONICS Meskipun system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning atau ERP) di d i Alpha Omega Electronics (AOE) telah memungkinkan perusahaan untuk memangkas biaya terkait dengan pembelian dan utang, Linda Spurgeon,Presiden AOE, yakin bahwa perbaikan tambahan diperlukan,Dia terutama prihatin mengenai isu yang akhir-akhir ini diangkat oleh LeRoy Williams, wakil presiden manufakttur untuk AOE, LeRoy kecewa karena beberapa produk yang dijalankan tertunda di pabrik Wichita disebabkan komponen-komponen yang ada dalam catatan persediaan AOE diindikasikan tidak ada dalam stok sesungguhnya di
1
2
tangan.Ada juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat waktu atau karna mengirimkan produk di bawah standar. Linda meminta Elizabeth Venko, kontrolir, dan Ann Brandt,wakil presiden system informasi AOE, untuk memberikan beberapa rekomendasi mengenai bagaimana system ERP baru AOE dapat membantu menyelesaikan masalah ini.Secara khusus, ia meminta Elizabeth dan Ann untuk mengatasi isu-isu berikut : 1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan persediaan AOE terkini dan akurat untuk menghindari kekurangan komponen yang tidak diharapkan seperti yang dialami di pabrik Wichita ? 2. Bagaimana masalah dipabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat dilakukan untuk memastikan pengiriman tepat waktu terhadap komponen berkualitas? 3. Apakh mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan baku? 4. Bagaimana system informasi informasi dapat menyediakan informasi yang lebih baik untuk memandu perencanaan dan produksi? 5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa merekayasa ulang lebih lanjut aktivitas siklus pengeluaran? Keuangan yang signifikan bagi sebuah perusahaan.Informasi terkini dan akurat mengenai persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif.Sebagaimana yang anda baca dalam bab ini, pikiran mengenai bagaimana menyelesaikan masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.
Pendahuluan Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Figur 13-1).Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang jadi, perlengkapan, dan jasa.Bab 14 dan 15 membahas dua jenis khusus lainn ya dari pengeluaran: perolehan aktiva tetap dan jasa tenaga kerja.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor).Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen.Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran.Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen. 2
2
tangan.Ada juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat waktu atau karna mengirimkan produk di bawah standar. Linda meminta Elizabeth Venko, kontrolir, dan Ann Brandt,wakil presiden system informasi AOE, untuk memberikan beberapa rekomendasi mengenai bagaimana system ERP baru AOE dapat membantu menyelesaikan masalah ini.Secara khusus, ia meminta Elizabeth dan Ann untuk mengatasi isu-isu berikut : 1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan persediaan AOE terkini dan akurat untuk menghindari kekurangan komponen yang tidak diharapkan seperti yang dialami di pabrik Wichita ? 2. Bagaimana masalah dipabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat dilakukan untuk memastikan pengiriman tepat waktu terhadap komponen berkualitas? 3. Apakh mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan baku? 4. Bagaimana system informasi informasi dapat menyediakan informasi yang lebih baik untuk memandu perencanaan dan produksi? 5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa merekayasa ulang lebih lanjut aktivitas siklus pengeluaran? Keuangan yang signifikan bagi sebuah perusahaan.Informasi terkini dan akurat mengenai persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif.Sebagaimana yang anda baca dalam bab ini, pikiran mengenai bagaimana menyelesaikan masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.
Pendahuluan Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Figur 13-1).Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang jadi, perlengkapan, dan jasa.Bab 14 dan 15 membahas dua jenis khusus lainn ya dari pengeluaran: perolehan aktiva tetap dan jasa tenaga kerja.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor).Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen.Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran.Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen. 2
3
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan FIGUR 13-1 Diagram Konteks dari Siklus pengeluaran
Siklus Pendapatan
Pemasok Pengendalian Pesanan Persediaan pembelian Siklus Pemb Pemba a aran aran Berbagai Departemen Sistem buku besar dan pelaporan
3
4
DIAGRAM ARUS DATA TINGKAT 0 DARI SIKLUS PENGELUARAN Siklus Produksi
Berbagai
Pengendalian
1.0 Pemesanan
Pesanan Pembelian
Persediaan
Pemasok
Siklus
Pemasok
2.0 Pemesana n
Laporan
Simpanan Persediaan Laporan Buku Utang
penerimaan Paket
Besar Umum 3.0
4.0 Pengeluara
4
5
untuk berfungsi.Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai betikut :
Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki? Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik? Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkkan harga optimal? Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound? Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok? Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan di Fihur 13-2: 1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa. 2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa. 3. Menyetujui factor pemasok. 4. Pengeluaran kas. Bab ini menjelaskan bagaimana system informasi sebuah perusahan mendukung masingmasing aktivitas tersebut.Kita mulai dengan menjelaskan desain dari system informssi siklus pengeluaran dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa system tersebut menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan efektivitas operasional.Kita kemudian mendiskusikan secara detail tiap-tiap dari empat aktivitas siklus pengeluaran dasar.Untuk setiap aktivitas, kita menjelaskan bagaimana informasi dikumpulkan, diprosees, dan disimpan.Kita juga akan menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak hanya keterandalan dari informasi itu, tetapi juga pengamanan sumber daya perusahaan.
Sistem Informasi Siklus Pengeluaran Seperti yang ditujukkan Tabel 13-1, aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain system informasi akuntansi kedua pihak.Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatannya.Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus pengeluarannya sendiri.Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkin 5
6
mengahruskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain dengan ia berbisnis.Sebagai contoh, para produsen mobil besar dan banyak pengecer besar, seperti Walmart, mensyaratkan para pemasok mereka untuk mengirimkan faktur melalui electronic data interchange (EDI), atau mereka tidak akan berbisnis dengan mereka.Akibatnya, para pemasok tersebut harus memodifikasi system informasi akuntansi mereka untuk menggabungkan EDI.
TABEL 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus pendapatam dan Siklus Pengeluaran
AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN Entri pesanan penjualan-memproses pesanan dari pelanggan.
AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasamengirimkan pesanan ke pemasok
Pengiriman-mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan (logistic 0utbond).
Penerimaan-menerima barang atau jasa dari pemasok (logistic inbound)
Penagihan-mengirimkan faktur ke pelanggan
Memproses faktur-meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok.
Penerimaan kas-memproses pembayaran dari pelanggan
Pengeluaran kas-memproses pembayaran ke pemasok
6
7
FIGUR 13-3 Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk Mendukung Siklus Pengeluaran
Pesanan Permintaan
Tanda Terima
Pembelian
Persediaan
Pembelian
Pemasok Pemesanan
Entri Pesanan
Faktur
Program
Pe
Penerimaan Pemasukan
Pembelian
Menyetujui
Program
Data Penerimaan
Database
Program
Terintegrasi
Ulang
Pemasok,
Program Pengeluaran Membuat Pembayaran
Cek Faktur
Permintaan dan Bank Pemasok Pemasok Status
Status
Status
Persediaan
Pesanan
Rekening Pemasok
Berbagai Departemen dan Manajer
7
8
PROSES Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah system ERP.Figur 13-3 menunjukkan porsi dari system ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE. Meskipun Figur 13-3 menunjukkkan bahwa departemen pengendalian persediaaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untukmembeli barang.Setelah permintaan pembelian telah disetujui, system akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut.Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembeliaan yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI.(Jika perlu, salinan kertas dicetak dan dikirimkan.)Departemen penerimaan memiliki akses ke pengiriman. Bagian utang diberithukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda.Departemen yang menghasilkan permintaan pembeliaan juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui. Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya.Ketika pengiriman tiba, para pekerja dokumen penerimaan menggunakan system pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari pemasok tersebut.Sebagian besar pemasok melabeli kode barang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan kondisi dan barang yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan pembelian terbuka dan setiap ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokan dapat diatasi.Waktu yng tepat atas pengiriman juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok. Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam system.Bagi para pemasok yang tidak mengirimkan faktur, system secara otomatis menjadwalkan sebuah pembayaran berdasarkan syarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan. Petugas bagian untuk memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan validitas.Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembeliaan dari laporan penerimaan, faktur dikirimkan ke penyedia yang sesuai untuk persetujuan.Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya. AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya.Setiap hari, para bendahara menggunakan system pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya.AOE membuat pembayaran
8
9
ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil.Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, system tersebut memperbarui file utang, faktur terbuka dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlhkan, dan jumlah tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembeliaan yang relavan dan laporan penerimaan ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut belum dibayar.Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka.Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice) disiapkan untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayarkan dan jumlah diskon atau potongan yang diambil.Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI.Untuk pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang tercetak diproses, system tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri tersebut ke buku besar umum. Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya.Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang.Kasir tersebut kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan nota pengiriman uang ke pemasok.Transaksi juga dijalankan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara. Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat.Meskipun demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung ada keakuratan dari informasi di dalam database.Kita sekarang mendiskusikan ancaman umum yang terkait dg aktivitas siklus pengeluaran dan menjelaskan pengendalian yang dapat menanggulanginya. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Figur 13-3 menunjukkan bahwaseluruh aktivitassiklus pengeluaran tergantung pada database integrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembeliaan.Oleh karna itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 13-2 adalah data induk myang tidak akurat atau tidak valid.Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya intern(rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.Kesalahan dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegoisasi. Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara (pengendalian 1.1) untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data yang dijelaskan di Bab 10.Ini juga penting untuk membatasi atas data
9
10
induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi system sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk (pengendalian 1.2).Ini mensyaratkan perubahan konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam system ERP untuk secara teliti memisahkan tugastugas yang tidak kompatibel.Sebagai contoh, pertimbangkan situasi yang mana seorang petugas utang memasukkan nama pemasok yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok yang disetujui.Konfigurasi dasar dari banyak ERP akan menghasilkan sebuah permintaan segera yang petugas ingin membuat sebuah catatan pemasok baru melanggar pemisahan tugas yang tepat dengan mengizinkan orang yang bertanggung jawab pada pencatatan pembayaran ke pemasok untuk juga mengotorisasi pembuatan rekening baru.Sama halnya, konfigurasi dasar dari banyak system ERP mengizinkan staf utang untuk tidak hanya membaca harga dari berbagai produk dan saldo terkini atas pemasok, tetapi untuk mengubah nilai dari hal data tersebut.Contoh ini hanyalah beberapa banyak pengaturan konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan pemisahan tugas yang tepat.Meskipun, demikian, karena pengendalian preventif seperti itu tidak pernah dapat 100% efektif, Tabel 13-2 juga mengindikasikan bahwa sebuah laporan atas seluruh perubahan untuk data induk meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat (Pengendalian1.3). Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitive, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Tabel 13-2 menunjukkanbahwa salah satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi system tertersebut untuk menggunakn pengendalian akses kuat untuk membatasi yang dapat menampilkan informasi seperti itu (pengendalian 2.1). Ini juga penting untuk mengonfigurasi system tersebut guna membatasi kemampuan pegawai untuk menggunakan kemampuan permintaan permintaan yang melekat siste, tersebut pada table field tertentu.Selama data sensitive seharusnya dienkripsi (pengendalian 2.2) dalam penyimpanan untuk mencetak pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap system ERP dari penggunaan peralatan system pengoperasian untuk menanmpilan informasi sensitive.Informasi dipertukarkan dengan pemasok melalui internet seharusnya juga dienkripsi selama transmisi. Sebagaimana yang ditunjukkan pada Tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk.Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemuliham bencana (pengendalian 3.1) yang didiskusikan di Bab 10.Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan system ERP sebagai tiga kejadiaan terpisah.Kejadian yang pertamadisebut sebagai produksi, digunakan untuk memproses aktivitas harian.Kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan.Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online terhadap system produksi untuk menyediakan pemulihan secara real-time. Kemampuan pelaporan ekstensif sebuah system ERP (pengendalian 4.1) dapat digunakan untuk mengawasi ancaman kinerja yang buruk.Oleh karena persediaan menunjukkan sebuah
10
11
IDENTITAS
Maslah-masalah utama siklus pengeluaran
Menyetujui faktur pemasok
Pengeluaran kas
ANCAMAN
1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid 2. Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitive. 3. Kehilangan atau penghancuran data 4. Kinerja yang buruk 5. Kekurangan dan kelebihan persediaan 6. Membeli barang yang tidak dibutuhkan 7. Membeli pada harga yang melambung 8. Membeli barang berkualitas inferior 9. Pemasok yang tidak dapat diandalkan. 10. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi 11. Penyuapan (kickbonds) 12. Menerima barang yang tidak dipesan 13. Kesalahan dalam perhitungan 14. Memverifikasi penerimaan jasa 15. Pencurian persediaaan 16. Kesalahan dalam faktur pemasok 17. Kesalahan dalam mem posting ke utang 18. Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu 19. Membayar untuk barang yang tidak diterima 20. Pembayaran duplikat 21. Pencurian kas 22. Mengecek perubahan 23. Masalah arus kas
PENGENDALIAN (NOMOR PERTAMA MENGACU PADA ANCAMAN YANG SESUAI)
1.1 Pengendalian integritas pemrosesan data 1.2 Pembatasan akses terhadap data induk 1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap data induk 2.1 Pengendalian akses 2.2 Enkripsi 3.1 Backup dan prosedur pemulihan bencana 4.1 Laporan manajerial 5.1 Sistem persedian perpetual 5.2 Kode bar atau label RFID 5.3 Perhitungan persediaan fisik secara periodic 6.1 Sistem persediaan perpetual 6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan kembali 6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi 7.1 Daftar harga 7.2 Penawaran yang kompetitif 7.3 Tinjauan pesanan pembelian 7.4 Anggaran 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui 8.2 Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru 8.3 Menahan manajer pembelian yang bertanggungjawab untuk biaya pengerjaan ulang dan scrap 8.4 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan pemasok 9.1 Meminta pemasok untuk memiliki sertifikasi kualitas (misalnya ISO 9000) 9.2 Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman pemasok 10.1 Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan mengonfigurasi system untuk mengizinkan pesanan pembelian hanya ke pemasok yang disetujui. 10.2 Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru 10.3 Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan) 11.1 Melarang penerimaan hadiah dari pemasok 11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib 11.3 Mensyaratkan agen pembelian untuk 11
12
mengungkp kepentingan keuangan dan pribadi dalam pemasok. 11.4 Audit pemasok 12.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima setiap pengiriman. 13.1 Tindak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai kuantitas yang dipesan. 13.2 Mensyaratkan pegawai penerimaaan untuk menandatangani laporan penerimaan 13.3 Insentif 13.4 Penggunaan kode batang dan label RFID 13.5 Konfigurasi system ERP untuk menandai diskrepansi antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi toleransi ambang batas untuk penyelidikan. 14.1 Pengendaliaan anggaran 14.2 Audit 15.1 Pembatasan akses fisik atas ke persediaan 15.2 Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara para pegawai penerimaan dan persedian 15.3 Perhitungan persediaan fisik secara periodic dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas 15.4 Pemisahan tugas penyimpanan persediaan versus penerimaan 16.1 Verifikasi atas keakuratan faktur 16.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu pengadaan 16.3 ERS 16.4 Pembatasan akses ke data induk pemasok 16.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui 17.1 Pengendalian edit entri data 17.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun control buku besar umum 18.1 Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon 18.2 Anggaran arus kas 19.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen pendukung yang diakui baik oleh penerimaan dan pengendalian persediaan 19.2 Anggaran ( bagi jasa) 19.3 Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan 19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan 12
13
untuk biaya perjalanan 20.1 Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk semua pembiayaan 20.2 Kebijakan untuk membayar biaya dari salinan asli atas faktur pemasok 20.3 Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika pembayaran dibuat 21.1 Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatanganan cek 21.2 Akuntansi periodic atas seluruh cek yang dinomori secara 21.3 Pengendalian akses terhadap terminal EFT 21.4 Penggunaan computer dan browser yang didedikasikan bagi perbankan secara online. 21.5 Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk pembayaran 21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang 21.7 Mensyaratkan tanda tangan rangkap pada cek yang lebih besar dari jumlah tertentu 21.8 Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh seseorang yang independen atas prosedur pengeluaran kas 21.9 Pembatasan atas akses terhadap file induk pemasok 21.10 Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk membuat pemasok satu kali 21.12 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest 22.1 Mesin perlindungan cek 22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
Investasi yang dapat diukur atas modal kerja, laporan yang membantu mengelola persediaan sangat berharga.Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen persediaan adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio dari harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan di tangan.Pertimbangkan contoh berikut:penjualan tahunan adalah $500 juta, dan harga pokok penjualan tahunan berjumlah $360 juta.Sebuah rasio perputaran persediaan dari 1 berarti bahwa perusahaan secara efektif menjual pasokan persediaan setahun, mengikat 360 juta.Meningkatkan rasio perputaran persediaan sampai 3 akan mengurangi investasi yg tidak 13
14
menguntungkan menjadi $120 juta, dengan demikian membebaskan $240 juta yg dapat digunakan untuk tujuan lainnya. Para akuntan perlu untuk memahami bagaimana aktivitas bisnis dijalankan dalam rangka untuk mendesain laporan lain yg dapat mebantu manajemen mengelola persediaan dg lebih baik Sebagai contoh, laporan ini berguna untuk mengawasi persentase permintaan yg dapat diisi dari persediaan di tangan.Untuk barang-barang penting, ini seharusnya mendekati 100% untuk menghindari habisnya persediaan ( stockout ) dan penundaan dalam mengisi pesanan pelanggan..Bagi sebagian besar barang, meskipun demikian, tingginya fill ride tersebut tidak diinginkan karena perlunya menjual terlalu banyak persediaaan.Laporan lain dapat membantu manajemenen mengidentifikasi kepentingan relative dari berbagai barang persediaan.Sebagai contoh, laporan tersebut bisa jadi berguna untuk mengklasifikasikan barang-barang diberbagai dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan atau penjualan ulang, dan kontribusi terhadap profibilitas.Barang-barang yg sering dibeli dan diinginkan dan yg akan membuat kontribusi signifikan terhadap profibilitas adalah kepentingan yg tinggi dan seharusnya dikelola, sehingga menjaga fill rate yang tinggi.Sebaliknya manajemen mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengeliminasi barang-barang yg jarang dibeli, jarang digunakan, dan tidak berkontribusi banyak terhadap profibilitas.Sebagaimana yg akan kita lihat dalam bagian selanjutnya, para akuntan dapat membantu para manajer dengan mendesain berbagai laporan mendetail dan metric yg relavan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran.
Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan jasa Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 dalam Figur 13-2) adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa.Figur 13-4 menunjukkan bahwa pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli
MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN Sebagaimana yg ditunjukkan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang tidak akurat apat menciptakan masalah siginifikan bagi perusahaan.Oleh karena itu, akuntan dan system prfesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan. PROSES Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yg cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yg digunakan lbih besar dari yg diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman.Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonois-EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk
14
15
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dg pemrosesan transaksi pembelian.Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan.Biaya kehabisan stok adalah biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan , seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi. Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan jenis barang.Untuk berang berbiaya tinggi atau penggunaan tinggi, seperti chip dan layar computer yang digunakan AOE, semua tiga jenis biaya disertakan dalam formula.Bagi barang berbiaya rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit produknya, biaya pemesanan dan penyimpanan biasanya diabaikan, dan tujuan utamanya adalah untuk memelihara tingkat persediaan yang cukup.Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan.Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan.Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stocks) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan. Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan penyimpanan sejumlah besar persediaan.Utang yang diinvestasikan dalam menyimpan persediaan tidak menghasilkan apa pun.Akibatnya dalam tahun-tahun terakhir ini banyak perusahaaan manufaktur besar di AS, termasuk Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel, McDonald,Douglas, dan Delco Electronics, telah meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah persediaan ditangan dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan material (material requirements planning) atau system manajemen persediaan just-in-time. Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi
15
16
FIGUR 13-4 Diagram Arus Data Tingkat 1.Memesan bahan baku, perlengkapan, dan Jasa (dijelaskan dg menyertakan ancaman) Siklus Pendapatan
Permintaan
1.1. Menerima Barang Apa yang dipesan
Siklus 5
6
Permintaa
Persediaan
n
Pengendalian Persediaan & Berbagai
Salinan Pesanan
Departemen penerimaan
1.2. Memlih Pemasok
7
8
10
9
Pemasok
11
Pesanan Pesanan
Pembelian
Pemasok
(ketepatan) tekhnik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.Sebagai contoh, departemen perencanaan produksi dari sebuah perusahaan 16
17
menggunakan MRP akan menggunakan perkiraan penjualan untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah masing-masing produk jadi untuk memproduksi dalam peride waktu tertentu, seperti tiga bulan berikutnya.Jadwal dan spesifikasi tekhnik ini untuk setiap produk mengidentifikasi kuantitas dari bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan yang diperlukan dalam produksi dan titik waktu ketika mereka akan diperlukan.Jadi, system MRP mengurangi ketidakpastian mengenai kapan bahan baku dibutuhkan dan dengan demikian memungkinkan perusahaaan untuk menyimpan persediaa.n lebih sedikit. Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhdap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.Akibatnya, system JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas sejumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman dalam jumlah besar yang jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan.Oleh karna itu, pabrik yang menggunakan system JIT akan memiliki beberapa dok penerimaan, masing-masing ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang diperlukan di pusat kerja terdekat. Sebuah perbedaan besar antara system MRP dan JIT adalah penjdwalan produksi.Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat kualitas “optimal” pada persediaan barang jadi.Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.Baik system MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.Memilih antara keduanya tergantung, sebagaian , pada jenis produk yang dijual perusahaan.Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti bahan pokok konsumen.Untuk barang seperti itu, perusahaan dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan kehabisan stok ( dengan kerugian penjualan yang dihasilkan) sementara secara bersamaan meminimalkan risiko kelebihan stok dan biaya yang mengikuti dari menurunkan atau membongkar persediaan yang berlebih.Sebaliknya system pengendalian JIT berguna terutama bagi produk yang relative memiliki siklus hidup yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat, seperi mainan yang dikaitkan dengan filmfilm tertentu.Dalam kasus seperi itu, penting bagi bisnis untuk mampu meningkatkan produksi dengan cepat guna memenuhi permintaan yang tidak diantisipasi maupun menghentikan produksi dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan dalam jumlah besar yang harus diturunkan untuk cuci gudang karena produk tidak lagi dalam permintaan. Sebuah permintaan untuk membeli barang atau perlengkapan dipicu bik oleh fungsi system pengendalian persediaan maupun ketika pegawai memberitahukan kekurangan bahan.Sistem pengendalian persediaan canggih yang digunakan dalam perusahan manufaktur besar, seperti IBM atau Ford, secara otomatis menghasilkan permintaan pembeliaan ketika kuantitas dari sebuah barang di tangan berada di bawah titik pemesanan kembalinya.Dalam 17
18
perusahaan-perusahaan kecil, meskipun demikian, para pegawai yang menggunakan barang mencatat ketika stok menipis dan meminta barang tersebut dipesan ulang.Terlebih lagi, bahkan dalam perusahaan yang lebih besar, para pegawai biasanya mengajukan permintaan untuk memesan ulang perlengkapan kantor. Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembeliaan); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.Orang yang menyetujui permintaan mengindikasikan nomor departemen dan nomor rekening ke mana pembelian seharusnya dibebankan. Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan baik efisiensi maupun ketepatan.Dengan demikian, pegawai yang memulai permintaann pembelian hanya perlu melengkapi data pemasok (vendor), tanggal yang diperlukan, dan lokasi (kemana barang dagang dikirimkan) dan nomor serta kuantitas barang yang diminta dalam bagian detail.Sistem kemudian menarik informasi relavan lainnya dari file induk terkait, Hal ini perlu dijalankan untuk mebuat pegawai lebih mudah untuk mempelajari bagaimana menjalankan tugas pekerjaan baru yang timbul dari promosi atu transfer. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya (ancaman 5).Untuk mengurangi risiko pada masalah ini, kesalahan entri data dapat menyebabkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat karna pengetik ahli juga membuat kekeliruan.Oleh karena itu, diperlukan penggunaan tekhnologi informasi (pengendalian 5.2) untuk mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar dapat meningkatkan ketepatan pencatatan persediaan perpetual. Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan yang paling ampuh.Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu barang dan kemudian memasukkan kuantitas secara manual.Sebagai contoh, sebuah took grosir memesan 12 jenis dari soda merek pribadi, petugas penerimaan mungkin memindai hanya satu kaleng dan kemudian memasukkan jumlah yang dibeli secara manual.Oleh karena semua rasa pada harga yang sama, jumlah dari pembelian dihitung dengan benar.Meskipun demikian, catatan persediaan perpetual akan menjadi salah, karena hitungan pasti dari rasa yang dibeli tidak dicatat dengan benar. Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah yang baru saja didiskusikan karena pembaca secara otomatis mencatat setiap barang.Tekhnologi RFID juga lebih efisien daripada kode batang karena tidak perlu bagi manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca.Meskipun demikian, tekhnologi RFID lebih mahal dibandingkan kode batang dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.
18
19
Penting juga untuk menghitung persediaan di tangan secara periodic dan menyelidiki setiap ketidaksesuain antara hitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual (pengendalian 5.3 dalam Tabel 13-2).Salah satu perhitungan persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan secara akurat, terutama bagi system MRP dan JIT.Sebaliknya, analisis biaya ABC seharusnya digunakan untuk mengklasifikasikan barang berdasarkan kepentingannya: Barang yang paling penting (barang A) seharusnya dihitung paling sering, dan barang yang kurang penting (barang C) dapat dihitung tidak sering.Jika perhitungan interim tersebut dapat mengungkapkan diskrepansi yang signifikan dengan catatan persediaan, perhitungan komprehensif atas seluruh persediaan harus segera dilakukan.Pendektan ini mungkin telah memperingatkan manajemen di pabrik Wichita AOE dalam kasus perkenalan bab mengenai kekurangan komponen kunci dengan lebih dini untuk menghindari penundaan produksi. Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.Catatan persediaan perpetual yang akurat (pengendalian 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan system pengendalian persediaan secara otomatis.Para penyedia perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian (pengendalian 6.2) yang dimulai dari masing-masing pegawai.Sebuah masalah terkait adalah berbagai pembelian barang yang sama oleh submit yang berbeda dari perusahaan.Akibatnya, perusahaan mungkin menyimpan persediaan yang lebih besar dibandingkan dengan persediaan yang diinginkan dan mungkin akan gagal dalan memanfaatkan diskon-volume yang tersedia.Sebuah fungsi pembelian tersentralisasi (pengendalian 6.3) menanggulangi ancaman semacam ini.
MEMILIH PEMASOK Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.Para agen pembelian (terkadang disebut sebagai pembeli) biasanya menjalankan tugas ini.Dalam perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus produksi.Jadi, seperti yang ditunjukkan Figur 12-1, Ryan McDaniel, Kepala Departemen Pembelian di AOE, melaporkan langsung ke LeRoy Williams, Wakil Presiden Manufaktur. PROSES Beberapa factor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
Harga Kualitas Bahan Baku Keandalan dalam pengiriman
Perlu diperhatikan bahwa mengevaluasi pemasok yang tepat melibatkan lebih dari sekedar membandingkan harga.Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan bahan yang tersisa setelah produksi (scrap), terkait dengan kualitas dari produk yang dibeli.Ada pula biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok (seperi masalah yang dijelaskan dalam kasus perkenalan di pabrik Dayton AOE).Keandalan pemasok sangat penting terutama bagi
19
20
perusahaan yang menggunakan system JIT karena pengiriman yang terlambat dapat memberhentikan seluruh system. Setelah pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya.(Dalam beberapa kasus, meski demikian, seperti pembelian barang berbiiaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen mungkin secara eksplisit ingin mengevaluasi ulang seluruh pemasok potensial setiap kali produk dipesan.Sebuah daftar pemasok alternative potensial bagi setiap barang seharusnya juga dipelihara untuk mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan. Pesanan pembelian (purchase order) (Figur 13-5) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan.Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.Pesanan pembelian mencakup nama pemasok dan agen pembelian, tanggal pesanan dan pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta informasi mengenai barang yang dipesan.Seringkali, beberapa pesanan pembelian dihasilkan untuk mengisi satu permintaan pembeliaan, karena vendor yang berbeda mungkin menjadi pemasok yang ditunjuk untuk berbagai barang yang diminta.Kuantitas yang dipesaan mungkin juga berbeda dari yang diminta, untuk mengizinkan pembeli mengambil manfaat dari diskon kuantitas. Banyak perusahaan memelihara persetujuan khusus dengan pemasok penting.Sebuah pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dan pemasok tertentu untuk jangka waktu ditetapkan, seringnya setahun.Pesanan pembelian selimut mengurangi ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinyadengan lebih efektif. Pemicu biaya besar dalam fungsi pembeliaan adalah jumlah pesanan pembeliaan yang diproses.Oleh karena itu,menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan mempersingkat langkah-langkah yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.Penggunaan EDI dalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembeliaan.EDI mengurangi biaya dengan mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan dokumen kertas.Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali sebuah barang dan selanjutnya menerimanya juga dapat dikurangi.Akibatnya, risiko dari kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profibilitas secara signifikan.Di masa lalu, EDI sangat mahal karena Ia memerlukan penggunaan jaringan dan perangkat lunak hak milik pihak ketiga.Meskipun demikian, pengembangan standar bagi EDI melalui internet (EDINT), seperti protocol AS2 untuk mengamankan pertukaran elektronik atas dokumen, telah memotong biaya EDI secara drastic.Sebagai contoh, AS2 memungkinkan bagi pengirim untuk mengodekan dan penerima dengan benar memecahkan kode (decode) pesanan pembeliaan dan dokumen lainnya.
20
21
Program vendor-managed inventory menyediakan sarana lain untuk mengurangi pembeliaan dan biaya persediaan.Sebuah program vendor-managed inventory (VMI-persediaan vendor yang dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi pembeliaan: Para pemasok diberi akses terhadap data penjualan dan persediaan dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan ketika stok jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan.Persetujuan ini memotong biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan ditangan dan menurunkan biaya pemrosesan dengan mengeliminasi kebutuhan untuk menghasilkan dan mempertukarkan pesanan pembelian formal. Pelelangan terbalik (reverse auction) menyediakan tekhnik lain untuk mengurangi biaya yang terkait pembeliaan.Dalam pelelangan terbalik, para pemasok bersaing dengan satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga terendah.Meskipun pelelangan terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena focus utamanya adalah pada harga, pelelangan ini mungkin paling cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen penting yang berkualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting. Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah melakukan audit pre-award.Audit pre-award biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan tawaran formal oleh pemasok.Audit pre-award biasanya mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana dalam formula pemberian harga yang rumit dan diskrepansi lain, ketika dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup. EDI, vendor-managed inventory, pelanggan terbalik, dan audit pre-award adalah tekhniktekhnik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan persediaan barang jadi.Perkembangan TI baru dapat juga mengubah bagaimana perusahaan menghitung persediaanya.Secara tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan LIFO, FIGUR 13-5 Contoh pesanan pembelian
21
22
FIFO, atau pendekatan rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya untuk persediaan dan harga pokok penjualan.Meskipun demikian, RFID menyediakan kemampuan untuk melacak barangpersediaan individual.Jadi, RFID memungkinkan bagi perusahaan untuk menghitung biaya yang terkait persediaan actual secara lebih akurat dengan beralih ke metode identifikasi spesifik pada akuntansi untuk persediaan. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Tabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok.Salah satunya (ancaman 7) melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.Biaya komponen yang dibeli menunjukkan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk yang diproduksi.Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan berjuang untuk mengamankan harga terbaik bagi barang-barang yang mereka beli.Beberapa prosedur dapat membantu memastikan perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu.Daftar harga bagi barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat (pengendalian 7.1).Harga dari barang-barang berbiaya rendah dapat langsung ditentukan dari catalog.Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk produk berbiaya tinggi dan khusus (pengendalian 7.2).Pesanan pembeliaan seharusnya ditinjau (pengendaliaan 7.3) untuk memastikan bahwa kebijakn ini telah diikuti. Anggaran (pengendalian 7.4) juga membantu dalam pengendaliaan biaya pembelian.Pembeliaan seharusnya dibebankan ke sebuah rekening yang merupakan tanggung jawab dan seseorang atau departemen yang menyetujui permintaan.Biaya yang sebenarnya (actual) seharusnya dibandingkan secara periodic dengan potongan anggaran.Untuk memfasilitas pengendalian, laporan ini harus menekankan setiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip dari manajemen dengan pengecualiaan). Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah adalah membeli produk berkualitas inferior.produk di bawah standar dapat menghasiikan penundaan produksi yang mahal.terlebih lagi.biaya scrap dan pengerjaan ulang sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika bahan bekualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.melalui penglaman.para pembeli biasa mempelajari pemaso mana yang menydiakan barang berkualitats terbaik pada harga yang kompetitif.pengetahuan informal tersebut harus digabungkan ke dalam prosedur pengendalian formal sehingga tidak hilang ketika seorang pegawai tertentu meninggalkan perushaan .salahsatu praktik terbaik adalah menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima( pengendalian 8.1) pesanan pembelian seharusnyaditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui ini yang digunakan (pengedlian 8.2) selain itu.sistem informasi akutansi
22
23
harus mengumpulkan data kualitas produk yang detail (pengendalian 8.3).Sebagai contoh, AOE dapat mengukur kualitas dari produk pelanggan dengan melacak seberapa sering barangnya gagal melalui inspeksi dalam departemen penerimaan dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan baku di bawah standar.Manajer pembelian seharusnya secara teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui.Akhirnya, manajer pembelian harus dimintai pertanggungjawabannya untuk total biaya pembelian (pengendalian 8.4) yang menyertakan tidak hanya harga pembelian, tetapi juga biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan ulang dan serap.Melakukan hal ini mensyaratkan desain system untuk melacak biaya terakhir, sehingga dapat dialokasikan kembali ke departemen pembelian. Sebagaimana yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, masalah potensial lainnya adalah kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok (ancaman 9 dalam Tabel 13-2).Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah dengan ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000 (pengendalian 9.1).Meskipun demikian, system informasi akuntansi seharusnya juga didesain untuk menangkap dan melacak informasi mengenai kinerja pemasok (pengendalian 9.2).Sebagai contoh, AOE dapat melacak tanggal pengiriman actual versus yang dijanjikan.Memang, system ERP dapat dikonfigurasikan secara otomatis untuk menghasilkan laporan pesanan pembeliaan yang belum dikirimkan dalam periode waktu yang dijanjikan. Pembeliaan dari pemasok yang tidak diotorisasi (ancaman 10) dapat menghasilkan berbagai masalah.Barang-barang mungkin akan berkualitas inferior atau dihargai mahal.Pembeliaan mungkin bahkan menyebabkan masalah hukum.Berbagai badan pemerintahan, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of Industry and Security dalam Departemen Perdagangan, memelihara daftar individu dan perusahaan dengan siapa itu illegal untuk bertransaksi bisnis dengannya.Pembayaran ke entitas dalam daftar tersebut dapat menghasilkan denda yang substansial, terkadang, dan pidana penjara.Akibatnya, system ERP harus dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembeliaan ke pemasok yang tidak di dalam file induk yang disetujui (pengendalian 10.1).Seluruh pesaanan pembeliaan seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan (pengendalian 10.2).Ini penting terutama untuk membatasi akses terhadap daftar pemasok yang disetujui dan secara periodic meninjau daftar untuk semua perubahan yang tidak diotorisasi. Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian tambahan.Akses ke system EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password), ID pengguna, matriks control akses, dan pengendaliaan akses fisik.Prosedur untuk memverifikasi dan mengauntenfikasi transaksi EDI juga diperlukan.Sebagian besar system EDI deprogram untuk mengirimkan sebuah pengakuan bagi setiap transaksi, yang menyediakan sebuah pengecekan akurasi yang belum sempurna.Perlindungan lebih lanjut terhadap masalah transmisi, yang dapat menghasilkan hilangnya pesanan, disediakan pada waktu menstempel dan penomoran seluruh transaksi 23
24
EDI.Perusahaan sehariusnya memelihara dan meninjau sebuah log secara periodic atas seluruh transaksi EDI untuk memastikan bahwa semuanya telah diproses dan bahwa kebijakan yang ditetapkan diikuti.Enkripsi dapat memastikan privasi dari transaksi EDI, yang terutama penting bagi tawaran yang kompetitif.Tanda tangan digital seharusnya digunakan untuk memastikan autentisitas (keaslian) dari transaksi. Berbagai ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus ditutupi dalam perjanjian perdagangan.Contoh dari jenis isu ini termasuk sebagai berikut: Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan? Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak tersebut tidak diikuti? Pihak mana yang bertanggungjawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label? Apa yang terjadi jika kesalahan dalam system penjualan perusahaan pembeliaan menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok? Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukkannya sebagian?terha
Tabel 13-2 menunjukkan bahwa penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok kea gen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok, adalah ancaman yang lainnya.Bagi penyuapan untuk membuat alas an ekonomi pemasok harus menemukan cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan pada sogokannya.Ini biasanya dicapai dengan harga yang melambung pada pembelian berikutnya atau dengan menggantikan barang berkualitas rendah.Bahkan jika tidak ada dari masalah ini yang terjadi penyuapan mengganggu objektivitas pembeli. Untuk mencegah penyuapan, perusahaan harus melarang agen pembelian menerima segala hadiah (pengendalian 11.1) dari pemasok potensial atau yang sudah ada.(Pernak-pernik yang jelas-jelas bernilai rendah mungkin diizinkan.) Kebijakan ini seharusnya menerapkkan tidak hanya terhadap hadiah barang berwujud, tetapi juga terhadap jasa.Sebagai contoh, perencana pertemuan harus diinformasikan bahwa ini melawan kebijakan perusahaan untuk menerima poin pelancong sering dari hotel untuk pemesanan pertemuan perusahaan di sana.Melatih para pegawai untuk bagaimana merespons “hadiah” yang tidak diinginkan dan pemasok juga penting, karena banyak skema penyuapan dimulai ketika pemasok yang tidak etis mengirimk an semacam “hadiah apresiasi”, biasanya dalam bentuk tunai, kepada pegawai yang tidak waspada.Setelah pegawai menerima hadiah tersebut, pemasok mengancam untuk mengungkap pembayaran tersebut ke seorang penyedia kecuali pegawai membuat pembelian tambahan dari pemasok itu. Rotasi pekerjaan (pengendalian 11.2) adalah pengendalian penting lainnya untuk mengurangi risiko atas penyuapan:Agen pembelian seharusnya tidak berhadapan dengan pemasok yang sama terus-menerus, karena melakukannya meningkatkan risiko bahwa agen 24
25
tersebut mungkin tergoda dengan godaan konstan yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak etis.Jika perusahaan terlalu keras untuk merotasi tugas pekerjan antar-agen pembelian yang berbeda, ia seharusnya secara periodic melakukan sebuah audit yang mende tail terhadap aktivitas agen pembelian.Agen pembelian juga harus disyaratkan untuk mengambil waktu berlibur yang dialokasikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku absen dan tidak mampu untuk terus menutupi aktivitas yang tidak sah tersebut.Terakhir, agen pembelian harus disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas pernyataan kepentingan (pengendalian 11.3) mengungkap setiap kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok saat ini atau potensial. Penyuapan sangat sulit dicegah, sehingga pengendalian defektif juga diperlukan.Fokus 131 mendiskusikan satu pengendalian deteksi yang efektif:audit pemasok (pengendalian 11.4). PENERIMAAN Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 dalam Figur 13-2) adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan.Figur 13-6 menunjukkan dua jenis sebagai proses yang berbeda karena masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi yang berbeda.Departemen penerimaan bertanggungjawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok.Ia biasanya melapor ke menejer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur.Departemen penyimpanan persediaan, yang kemudian melapor ke wakil direktur manajer gudang, yang bertanggungjawab untuk penyimpanan barang.Informasi mengenai tanda terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.
25
26
PROSES Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pemasok dengan pesanan pembelian. FOKUS 13-1
Audit Pemasok:Sebuah Cara untuk Mengendalikan Pembelian
Audit pemasok mungkin salah satu dari alat terbaik untuk menilai efektivitas dari pengendalian siklus pengeluaran.Audit ini mensyarat kan adanya auditor internal yang mengunjunngi kantor pemasok untuk mengecek catatan ny.Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi pemasok yang cenderung terkait dengan masalah seperti penyuapan.Bendera merah yang mengindikasikan masalah potensial termasuk: 1. Persentase besar atas penjualan kotor pemasok adalah untuk perusahaan yang menjalankan audit pemasok. 2. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari praktik industry standar. 3. Pemasok tidak memiliki peralatan yang ia sewa tetapi ia sendiri menyewakan peralatan tersebut dari pihak ketiga. 4. Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari penjualan kotor pemasok tersebut. 5. Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah atau fiktif. 6. Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.
juga sering mengungkap pelanggaran terhadap konflik perusahaan dari kebijkan bunga.Menariknya, banyak pemasok mendukung ide atas audit pemasok karena proses tersebut member mereka sebuah “alas an bagus” untuk tidak menawarkan agen pembelian menerima hadiah atau hiburan
Audit pemasok dapat menghasilkan pengembalian (return) yang substansial.Perusahaan bisa mendapatkan kembali lebih dari $250.000 untuk masalah seperti penagihan duplikat.Audit pemasok 26
27
terbuk a untuk memverifikasi bahwa barang dipesan.Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan.Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas. Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas (jumlah).Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi utang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima. Tiga pengecualiaan yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi.Dalam seluruh tiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok.Biasanya pemasok akan member pembeli izin untuk mengoreksi faktur bagi semua ketidaksesuaian (diskrepansi) dalam kuantitas.Dalam kasus barang rusak atau berkualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut memo debit isiapkan setelah pemasok setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga.Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta.Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.Departemen utang diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut.Sebuah salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok. Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif tenaga kerja.Salah satu cara bagi perusahaan seperti AOE untuk meeningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mensyaratkan pemasok untuk menempelkan kode batang atau label RFID ke produk produknya.Pendekatan tersebut meringkas perhitungan barang diterima tetapi tidak mengeliminasi kebutuhan untuk menginspeksi kualitas. EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatkan efidiensi logistic kedalam( inbound ).Pemberitahuan pengiriman di awal EDI menginformasikan perusahaan
27
28
FIGUR 13-6 Diagram Arus Data Tingkat I: Penerimaan (dijelaskan dengan menyertakan ancaman)
Barang & Slip Pengepakan
Pemasok
2.1. Menerima Barang
12
13
14
15
Pesanan Pembelian
Barang & Laporan
Pemasok
Persediaan Penerimaan
Pemberitahuan ke Penerimaan untuk
Barang & Laporan
Barang yang
22
Penerimaan Transfer barang ke Penyimpanan atau
Pengendalian
Siklus Departemen persediaan
Persediaan
13
& Berbagai
Pendapatan
15
Laporan Penerimaan
Utang
28
29
Ketika produk telah dikirimkan.Dengan menggunakan perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang bertautan dengan satelit.sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang datang dan memastikan bahwa staf yang cukup akan berada di sana untuk membongkar truk.Para pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk menarik ked ok pemuatan tertentu yang paling dekat dengan tempat yang mana barang akan digunakan. Ancaman Dan Pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menggulangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa Figur 13-6 menunjukan departemen penerimaan perlu akses membuka file pesanan pembelian. Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas pemerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan, banyak perusahaan yang mendesain system pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan (pengendalian 13.1). (jJika dokumen kertas masih digunakan , field kuantitas yang dipesan digelapkan dalam salinan departemen penerimaaan atas pesanan pembelian.) Meskipun demikian, petugas penerimaan masih mengetahui kuantitas barang yang diharapakan karena pemasok biasanya menyertakan sebuah slip pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya, ada godaan untuk hanya melakukan perbandingan visual kilat atas kuantitas yang diterima dengan diindikasi dalam slip pengepakan, untuk dengan cepat rute barang ke tempat di maana barang dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan dengan jelas berkomunikasi pada petugas penerimaan akan pentingnya menghitung secara cermat dan akurat seluruh pengiriman. Sebuah cara komunikatif efektif qadalah masyarakat petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya dalam system (pengendalian 13.2). Prosedur seperti itu mengindikasikan sebuah asumsi tanggung jawab, yang biasanya menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus (penegndalian 13.3) bagi petugas penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan kuantitas actual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi. Dimanapun layak, penggunaan kode barang dan fable RFID (penegndalian 13.4) dapat mengurangi kesalahan yang tidak disengaja dalam perhitungan sevcara signifikan. Terakhir, system ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandaiketidaksesuaian antara hitungan
29
30
penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki (pengenndalian 13.3). Sejauh ini, diskusi telah memusatkan pada pembelian barang persediaan. Prosedur prosedur yang berbeda diperlukan untuk mengendalikan pembelian jasa, seperti pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-benar dijalankan (ancaman 14), yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan apakah sebuah ruang telah dicat, ini tidak mengungkapkan, meski demikian, apakah tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan. Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Penyelia tersebut perlu mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya terkait yang kemudian dibebankan kerekening yang ia pertanggungjawabkan. Biaya actual versus biaya yang dianggarkan seharusnya secara rutin dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian diselidiki (pengendalian 14.1). Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang efektif adalah fungsi audit internal untuk menjalankan tinjaun mendetail secara periodic atas kontrak bagi jasa (pengendalian 14.2), termasuk audit catatan pemasok, sebagaimana yang didiskusikan di Fokus 13.1. Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses yang terbatas (pengendalian 15.1). Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya didokumentasikan (pengendalian 15.2). Sebagai contoh, baik departemen penerimaan maupun departemen simpanan persediaan seharusnya mengakui transfer barang dari dok penerimaan ke dalam persediaan. Sama halnya, baik departemen simpanan persediaan maupun produksi. Dokumentasi tersebut memberikan informasi yang diperlukan dalam menetapkan akuntabilitas untuk setiap kekurangan persediaan, dengan demikian mendorong pegawai untuk mengambil perawatan khusus untuk mencatat segala pergerakkan persediaan secara akurat. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di tangan secara periodic dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan (pengendalian 15.3). Pada akhirnya, pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 15.4) dapat lebih membantu meminimalkan resiko pencurian persediaan. Para pegawai yang bertanggung jawab mengendalikan akses fisik terhadap persediaan seharusnya tidak dapat menyesuiakan catatan atas penyimpanan persediaaan maupun yang diotoritas untuk menyesuaikan catatan persediaan seharusnya bertanggung jawab untuk fungsi penerimaan atau pengiriman.
30
31
MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran (lingkaran 3.0 dalam figure 13.2). PROSES
Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Untuk alasan praktis meski demikian, sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktur pemasok. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting bagi pembuatan keputusan harian, tetapi ini memerlukan pembuatan jurnal penyesuian yang sesuai untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiscal. Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher (voucher package). Paket voucher adalah seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Setelah pemberi persetujuan (approver ) memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran. Ada dua cara memprpses faktur pemasok, disebut sebagai sitem nonvoucher atau voucher . Dalam sebuah system nonvoucher , tiap-tiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) di- posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur, paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai, dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur dibayar. System voucher (voucher system) metode untuk memproses utang yang mana voucher pencarian disiapkan, bukannya mem- posting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencarian mengidentifikasi pemasok, mencamtumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan system nonvoucher. DalamSystem nonvoucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan (disbursement voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan setiap diskon da potongan yang berlaku. System voucher menawarkan tiga manfaat atas nonvoucher. Pertama, system tersebut mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin disertakan dalam satu voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencarian adalah sebuah dokumen yang dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh utang. Ketiga, karena voucher menyediakan sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok yang 31
32
telah disetujui untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini mempermudah untuk menjadwalkan kedua aktivitas untuk memaksimalkan efisisensi. Proses utang, yang mencocokan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global besar dapat memproses lebih dari jutaan faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan dengan masyarakat kepada pemasok untuk menyerahkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan system secara otomatis mencocokan faktur-faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gaagal dalam proses pencocokan ini yang perlu diproses secara manual. Opsi lain adalah mengeldiminasi faktur pemasok. Bagaimanapun, bagi pembelian yang paling banyak terjadi, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada waktu meeka dipesan. Dengan demikian, segera saat tanda terima barang atau diverifikasi, seluruh informasi yang diperlukan untuk membayar pemasok telah diketahui. Pendekatan “tanpa faktur” ini disebut sebagai evaluated receipt settlement (E RS) . ERS menggantikan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan (figur 13-7). ERS menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokan, karenanya, jumlah ketidaksesuaian potensial. Faktanya, system ERS sering dikonfigurasi untuk mengotomatiskan proses pencocokan dua cara dan secara otomatis menghasilkan pembayaran; tinjauan manual diperlukan hanya ketika ada ketidaksesuaian atas laporan penerimaan dan pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya pemasok untuk menghasilkan dan melacak faktur. Ini adalah sebuah contoh bagaimana perbaikan dalam proses siklus pengeluaran atu perusahaan memberikan manfaat terhadap proses siklus pendapatan perusahaan lainnya. Pada akhirnya, sebagaimana yang ditunjukkan focus 13-,perbaikan dramatis sering dapat dihasilkan dari rekayasa ulang proses utang itu sendiri. Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang terbesar untuk meningkatkan efisiensi atas dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan besar mempertanggungjawabkan sebagai proporsi dari transaksi utang, tetapi merepresentasikan perentase kecil dari total nilai dolar seluruh pembelian. Sebagai contoh, survey yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih 60% dari seluruh faktur yang diproses oleh departemen utang adalah untuk jumlah dibawah $2.000. Kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk mengeleminasi kebutuhan bagi untang untuk memproses banyak faktur kecil tersebut. Kartu pengadaan ( procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Batas pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening untuk setiap kartu pengadaan dapat dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan utang karena perusahaan menerima satu laporan bulan yang merangkum pembelian nonpersediaan berdasarkan kategori rekening. Kartu pengadaan juga 32
33
meningkatkan efisiensi dari proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu pembayaran untuk semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu tertentu, bukannya, membuat pembayaran terpisah kepada pemasok. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Table 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur pemasok, seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga actual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi (pengendalian 16.1) dan harga serta kuantitas yang dicantumkan disana dibandingkan dengan yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, para pengguna harus diisyaratkan untuk menyimpan tanda bukti (pengendalian 16.2) dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS (pengendalian 16.3) mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan mencocokan perhitungan dari apa yang mereka terima dengan harga yang dicantumkan ketika barang dipesan. Meskipun demikian, penggunaan ERS membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok (pengendalian 16.4) dan mengawasi seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya Karena file induk pemasok sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli. Pada saat entri data mengenai kuantitas barang diterima system tersebut menggunakan harga-harga tersebut untuk menetapkan jumlah yang dibayarkan ke pemasok. Jadi, perubahan yang tidak diotorisasi atas harga tersebut dapat menghasilkan lebih bayar ke pemasok. FIGUR 13-7 Perbandingan Pencocokan Tiga Cara Tradisional untuk Utang dg pencocokan 2 cara yg digunakan oleh ERS 1. Mengirimkan Pesanan Pembelian ke
2. Menerima Barang dan Mengisi Laporan
33
34
3. Bagian Hutang Menerima Faktur Pemasok Salinan
Faktur Pemasok
Salinan Laporan Penerimaan
Pesanan Pembelian
4. Apakah Kuantitas pada Faktur Pemasok = Kuantitas pada Laporan Penerimaan dan Harga pada Faktur
Memanggil
Membayar
Pemasok dan
Faktur
Merekonsiliasi Pemasok
Faktur ke Dokumen Pendukung 1. Mengirimkan Pesanan Pembelian dan
Mengirimkan Salinan Pesanan pembelian ke Bagian Utang
34
35
Pesanan
Pesanan
Pembelian
Pembelian
3. Menghitung jumlah yang harus dibayar = Kuantitas diterima (dari laporan Penerimaan) dikalikan Harga Per Unit (dari Pesanan Pembelian)
Membayar Pemasok
35
36
Bahkan, dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena kompleksitas menciptakan berbagai peluang untuk kesalahan terjadi. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman yang terkait dengan pengiriman adalah menyediakan para staf pembelian dan utang dengan pelatihan yang cukup mengenai praktik dan terminology transportasi. Sebagai contoh, jika kontrak pembelian mengatakan “muatan penuh diizinkan,”pemasok bertanggungjawab atas biaya pengiriman. Ketika perusahaan pembelian bertanggungjawab atas biaya pengiriman, menggunakan sebuah kurir yahg ditunjuk untuk seluruh pengiriman yang dapat mengurangi biaya. Diskon hanya akan terwujud, meski demikian, jika para pemasok mematuhi permintaan-permintaan untuk menggunakan kurir tersebut. Oleh karena itu, sebuah pengendalian detektif yang penting adalah memiliki audit internal yang secara periodic memverifikasi atas tagihan pengeriman dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak sedang dibebankan untuk biaya transportasi yang pemasok semestinya bayar (pengendalian 16.5). Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok (ancaman 17) menghasilkan laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya, yang dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang buruk. Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan yang didiskusikan di bab 10 (pengendalian 17.1)diperlukan untuk mencegah jenis-jenis masalah ini. Salahs atu pengendalian seperti itu adalah untuk membandingkan perbedaan dalam saldo rekening pemasokdngan total jumlah dari faktur yang diproses-sebelum dan sesudah pengecekan pemrosesan. Total dari seluruh saldo rekening 36
37
pemaasok (atau voucher yang belum dibyar) juga harus direkonsiliasi secara periodic dengan jumlah dari akun control utang dalam buku besar umum (pengendalian 17.2). PENGELUARAN KAS
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran4.0 dalam figure 13-2)
FOKUS 13-2 Menerapkan Prinsip-Prinsip Perbaikan Untuk Utang Usaha
Medrotonic, Inc, sebuah perusahaan teknologi medis global, sedang mendemontrasikan bahwa prinsip-prinsip perbaikan proses awalnya dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas manafaktur yang juga dapatberhasil dapat diadopsi untuk memperbaiki fungsi utang. Seperti kebanyakan produsen, Medrotonic telah berhasil menggunakan baik prinsip six sigma dan Lean untuk merampingkan aktivitas arus kerja dan memperbaiki kualitas produk. Six sigma adalah sebuah filosofi yang berfokus pada perbaikan kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis Lean berupaya untuk meningkatkan efisiensi dengan mengeleminasi kemacetan (bottlenecks) dan pengulangan. Medtronic memutuskan mencoba menerapkan teknik-teknik sama yang digunakan dalam manufaktur ke fungsi utang usahanya. Motivasi awal untuk melakukannya adalah pandangan bahwa transakai keuangan, sama seperti manufaktur sebuah produk, melibatkan pergerakan sebuah barang (misalnym faktur pemasok) melalui urutan langkahlangkah. Medtronic mengawali proyek serangkaian lima hari yang intensif, disebut k aizen, untuk menerapkan prinsip-prinsip Six sigma dan Lean untuk meningkatkan utang. Pada hari 1, sebuah tim terdiri artas para pegawai dan ahli perbaikan proses manufaktur dengan cermat bagaimana faktur pemasok diproses, dimulai dari ketika surat pertama dibuka sepanjang jalan melalui pencetakan hingga pengecekan pengiriman. Pada hari 2, tim tersebut mengukur waktu yang diperlukan untuk menjalankan setiap langkah dari proses dan volume transaksi yang melalui setiap langkah. Pada hari 3 dan 4, tim tersebiut membuat diagram bagan arus fisik dari seluruh dokumentasi utang. Mereka kemudian mengatur ulang bilik dan meja serta menambahkan gerobak roda baru dan keranjang kertas untuk memotong jarak fisik sebuah perjananan faktur pemasok dari 1.464 menjasi 165 kaki. Mereka juga memodifikasi proses pemindaian gambar agar mampu menggabungkan seluruh faktur pemasok (faktur untuk persediaan pembeliaan, dengan pesanan pembelian terkait, dan faktur tanpa pesanan pembelian) kedalam satu antrian. Pada hari 5, tim tersebut berjalan-jalan ke seluruh departemen melalui proses arus kerja yang direkayasa ulang Aplikasi Medrotonic pada teknik perbaikan proses menghasilkan sebuah peningkatan dramatis dalam efisiensi dan efektivitas dari fungsi utangnya:
37
38
Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir, memproses serta mencatat faktur pemasok menurun dari tiga hari menjadi satu hari. Jumlah faktur yang mendiskontokan pembayaran tepat waktu diambil meningkat sebesar 15% Waktu pemrosesan pembayaran dipotong sebesar 50%.
Penting untuk mencatat bahwa manfaat-manfaat ini diperoleh dengan pegawai yang sama dan telah bekerja dalam utang sebelum upaya rekayasa ulang. Ini menunjukkan bahwa ketika perusahaan sedang berusaha untuk meningkatkan hasil, mereka harus terlebih dahulu berfokus dalam memperbaiki proses, bukannya mengganti orang-orang yang menjalankannya. PROSES
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggungjaab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir ke sebuah paket voucher. Meskipon banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayarab yang tepat waktu (anacaman 18) dapat menjadi mahal. Sebagai contoh, diskon sebesar 1% untuk membayar dalam 10 hari bukannya 30 hari mempresentasikan penghematan sebesar 18% setiap tahunnya. Pengajuan yang tepat dapat mengurangi resiko secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan system harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodic (pengendalian 18.1). sebuah anggaran arus kas (pengendalian 18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang luar biasa juga dapat membantu perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang menyediakan proyeksi penerimaan kas di masa depan. Utang dan file pesanan pembelian terbuka mengindikasikan jumlah komitmen terkini dan tertunda terhadap pemasok, dan fungsi sumberdaya manusia menyediakan informasi mengenai kebutuhan penggajian. Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancamanini adlah menbandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari departemen pemerimaan. Banyak perusahaan mensyaratkan departemen poengendalian persediaan untuk memverifikasi kuantitas dalam laporan pemerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok (pengendalian 19.1). Verifikasi bahwa jasa (misalnya, pembersihan atau pencatatan) yang dilakukan dengan cara ditagih lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan 38
39
terrgantung pada pengendalian penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen (pengendalian 19.2) untuk mengiidikasikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan. Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin perhatian khusus karena ini adalah sebuah area dimana penipuan sering terjadi dan trend teknologi telah mempermudah bagi para pegawai untuk menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh, sebagian besar maskapai sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding pass di rumah. Ini menghmat waktu pelancong pada saat chek-in, tetapi juga mengurangi nilai dari boarding pass sebagai dokumen pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen karena dokumen tersebut dapat digandakan oleh pelancong atau dicetak, tetapi tidak pernah digunakan. Akiabatnya, banyak perusahaan mensyaratkan pegawai untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang mengidentifikasikan pengunjung, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar mengambil perjalanan (pengendalian 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah bagi seorang pegawai untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel membatalkan semuanya kecuali termurah, tetapi menyerahkan klaim penggantian untuk opsi yang termahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah masyarkat seluruh pegawai untuk menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan (pengendalian 19.4), karena hal ini memastikan bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh beban dan mengkredit ke rekening. Pembayaran duplikat (ancaman 20) dapat terjadi untuk berbagai alasan. Ini mungkin menjadi faktur duplikat yang dikirimkan setelah cek perusahaan telah ada di surat, atau ini mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher . Meskipun pemasok biasanya mendeteksi sebuah pembayaran duplikat dan mengkredit rekening perusahaan, ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan menjadi salah, setidaknya sampai pembayaraan duplikat terdeteksi. Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini. Pertama (pengendalian 20.1), faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli faktur harus dibayarkan (pengendalian 20.2). sebagai besar faktur duplikat yang pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan yang asli. Pembayaran seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotokopi sebuah faktur. Ketigs, ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur dan dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai “dibayar”)dalam cara yang akan mencegah pengiriman ulang (pengendalian 20.3). Meskipun ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap penting untuk menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk menghindari pembayaran duplikat. Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas adalah pencurian atau penyalahgunaan dana (ancaman 21). Dikarenakan kas adalah asset yang mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatanganan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus dinomori secara urut dan secara periodic dihitung (pengendalian 21.2) oleh kasir. 39
40
EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur pengendalian tambahan. Pemgendalian akses yang ketat atas seluruh transaksi EFT ke luar (pengendalian 21.3) sangat penting. Kata sandi dan ID pengguna harus digunakan secara spesifik untuk mengidentifikasi dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk memulai transaksi EFT. Lokasi dari terminal asal juga dicatat. Transaksi EFT di atas adalah ambang batas tertentu yang harus mensyaratkan persetujuan penyeliaan secara real-time. Ada juga batas-batas dalam total jumlah dolar atas transaksi yang diizinkan per hari per individu. Seluruh transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel waktu dan dinomori untuk memfasilitasi rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut modul audit tertanam, dapat didesain ke dalam system untuk mengawasi seluruh transaksi dan mengidentifikasi setiap karakteristik spesifik yang dimiliki. Sebuah laporan dari transaksitransaksi yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke menajemen dan audit internal untuk tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih detail. Transaksi perbankan secara online memerlukan pengawasan konstan. Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segera dari bank diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman serius adalah bahwa perangkat lunak keystokelogging dapat menginfeksi computer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan para penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik untuk menanggulangi anacaman ini adalah dengan menunjuk sebuah computer tertentu yang digunakan untuk perbankan online (pengendalian 21.4), untuk membatasi akses ke computer itu ke bendahara atau siapapun yang bertanggungjawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya menggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya. Perusahaan juga harus mempertimbangkan penempatan blok-blok Automed Cleaning House (ACH), yang menginstrusikan bank untuk tidak mengizinkan ACH mendebit (arus kas keluar) dari rekenimh spesifik. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membuat seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya darei rekening pengecekan pengoperasian utamanya, ia mungkin berharap untuk menginstruksikan bank untuk memblokir seluruh debit ACH dari rekening bank lain miliknya (pengendalian 21.5). Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis umum dari penipuan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 21.6) dapat secara signifikan mengurangi resiko atas ancaman ini. Fungsi utang harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan sebuah paket voucher , meski demikian, hanya bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek harus mengirimkan cek yang ditandatangani bukannya mengembalikannya ke utang. Kasir tersebut juga harus membatalkan seluruh dokumen dalam paket voucher untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang lain. Cek yang melebih jumlah tertentu seperti $5.000 sampai $10.000, memerlukan dua tanda tangan (pengendalian 21.7) dengan demikian menyediakan tinjauan independen lain atas pengeluaran. Pada akhirnya seseorang yang tidak berpatisipasi dalam permrosesan baik dalam penerimaan atau pengeluaran kas harus merekonsialiasi seluruh rekening bank (pengendalian 21.8). 40
41
Pengendalian meyediakan sebuah cek independen paada kecepatan dan mencegah seseorang dari penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan pencurian dengan menyesuaikan laporan bank. Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (pengendalian 21.9. Ini terutama penting untuk membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali (pengendalian 21.10) dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru dan menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu. Ketika memungkinkan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT. Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk membayar bagi pembelian minor, seperti kopi atau pensil, secara tunai. Sebuah dana kas kecil (pengendalian 21..11), dikelola oleh seorang pegawai yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan untuk menangani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai dana imprest. Dana imprest (imprest fund) memiliki dua karakteristik : ini diatur pada jumlah tetap $100, dan ini memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap waktu penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika dana rendah, voucher disajikan pada utang untuk pengisian kembali (replenishment). Setelah utang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menuliskan sebuah cek untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang telah ditentukan. Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian regular, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian dana kas kecil harus dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetapkan. Operasi dari imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-prinsip pemisahan tugas karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas juga mengotorisasi pencairan dana tersebut dan memelihara sebuah catatan saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi (offset), bagaimanapun, dengan kenyamanan tidak harus tidak harus memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan, risiko penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memiliki auditor internal membuat hitungan yang tidak diumumkan secara periodic atas saldo dana dan voucher dan dana menahan orang yang bertanggungjawab atas akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan selama audit kejutan tersebut (pengendalian 21.12). Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin perlindungan cek (pengendalian 22.1) dapat mengurangi resiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna yang berbeda, misalnya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus (pengendalian 22.2) yang mengandung tanda air dapat jauh mengurangi kemungkinan perubahan banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi perusahaan terhadap cek palsu. Satu layanan seperti itu, disebut Pembayaran Positi (pengendalian 22.3), melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek sah kepada bank, yang kemudian akan menghapus haknya cek yang muncul dalam daftar tersebut. Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah pengendalian detektif yang penting untuk mengidentifikasi penipuan cek. Jika dilakukan tepat 41
42
waktu, rekonsiliasi tersebut mempermudah pemulihan dari bank. Tentunya, banyak bank akan menutupi kerugian cek kosong hanya jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan segera setiap cek yang ditemukannya. Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas (ancaman 23). Sebuah anggaran arus kas (pengendalian 23.1)adalah cara terbaik untuk menanggulangi ancaman ini. Ringkasan dan Kesimpulan Kasus Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan dalam termasuk memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa; menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa; menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran; serta membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan evektivitas ini dapat secara signifikan memengaruhi kinerja keseluruhan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, defisiensi dalam meminta dan memesan persediaan dan perlengkapan dapat menciptakan kemacetan produksi dan menghasilkan hilangnya penjualan dikarenakan kehabisan stok ( stokout) barand-barang yang popular. Masaah dalam prosedur prosedur yang terkait dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat mengakibatkan pembayaran perusahaan untuk barang-barang yang tidak pernah diterima, menerima pengiriman dan menimbulkan biaya penyimpanan untuk barang-barang yang tidak dipesan, dan mengalami pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui faktur pemasok dalam pembayaran dapat mengakibatkan lebih bayar pemasok atau kegagalan untuk mengambil diskon yang tersedia untuk pembayaran segera. Kelemahan dalam proses pengeluaran kas dapat menghasilkan penyalahgunaan kas. Teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan aktivitas siklus pengeluaran yang dijalankan. Secara khusus, EDI, kode batang, RIFD, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait denganpemesanan, penerimaan, dan pembayaran untuk barang. Prosedur pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk menanggulangi berbagai ancaman, seperti kesalahan dalam menjalankan aktivitas siklus pengeluran dan pencurian persediaan atau kas. Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko diperkenalkan kepada Linda Spurgeon atas rekomendasi mereka untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE. Ann mengindikasikan bahwa rencana LeRoy Wiliamsuntuk menjalankan perhitungan fisik dengan lebih sering terhadap komponen bahan baku akan meningkatkan ketepatan database dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok masa depan dipabrik Wichita. Ia juga mendesain sebuah pernyataan untuk menghasilkan sebuah laporan kinerja pemasok harian yang akan menekankan segala trend negative sebelum trend tersebut menjadi jenis masalah yang menganggu produkdi di pabrik Dayton. Ann juga menginidikasikan bahwa ini akan memungkinkan untuk menautkan persediaan AOE dan system perencanaan produksinya dengan pemasok besar untuk mengelola tingkat persediaan AOE dengan lebih baik. 42
