SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ORELATIONAL DATABASE (RESUME)
DOSEN :
Dr. NADIRSYAH, SE, M.Si Dr. ISLAHUDDIN, M.Ec
NIKMAWATI
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS SYIAH KUALA 2014
I.
PENDAHULUAN Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan
pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file utama ke pool data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi. Program database management system (DBMS) bertindak sebagai interface antara database dengan berbagai program aplikasi. Kombinasi database DBMS dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai sistem database.
1. SISTEM DATABASE Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami data. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya. Memisahkan tampilan logis dan fisik memungkinkan pengembangan aplikasi baru karena programer dapat berkonsentrasi untuk memasukkan kode ke dalam logika aplikasi dan tidak perlu mermusatkan perhatian pada bagaimana dan dimana berbagai data disimpan atau diakses. Memisahkan tampilan fisik dan logis data juga berarti para pemakai dapat mengubah konsep hubungan antara berbagai bagian data tanpa mengubah cara data tersebut secara fisik disimpan. Dengan cara yang sama seorang administrator database dapat mengubah penyimpanan fisik data untuk meningkatkan kinerja sistem, tanpa menimbulkan pengaruh atas para pemakainya atau program aplikasinya.
2. Skema Skema menggambarkan struktur logis database. Terdapat tiga skema yaitu konseptual, eksternal, dan internal. Skema tingkat konseptual adalah tampilan seluruh database pada tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan hubungan antara mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi
pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari database. Skema ini mendeskripsikan bagaimana data sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang catatan dan seterusnya. Para akuntan sering terlibat dalam pengembangan skema pada tingkat konseptual dan eksternal, sehingga penting untuk mengetahui perbedaan antara keduanya.
3. Kamus Data Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data, yang mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data yang mendeskripsikan elemen tersebut. DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan, kamus data ini sering kali merupakan salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru diimplementasikan. Masukan untuk kamus data mencakup elemen data yang baru atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama, deskripsi, atau penggunaan elemen data yang ada. Keluaran mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programer, perancang database dan pemakai sistem informasi. Laporan sampel mencakup (1) daftar dari semua program dimana suatu data digunakan, (2) daftar dari semua sinonim untuk elemen data dalam file tertentu, (3) daftar dari semua elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan (4) daftar dari seluruh laporan output dimana elemen data digunakan.
4. Bahasa DBMS Di dalam data base adada beberapa bahasa DBMS, antara lain: Bahasa definisi data (DDL) digunakan untuk membangun kamus data, mengawali atau menciptakan database, mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programer, dan memberikan batasan untuk keamanan field atau catatan pada database. Bahasa manipulasi data (DML) digunakan untuk perawatan data, yang mencakup operasi seperti pembaruan, penyisipan dan penghapusan suatu bagian dari database, memudahkan program penulisan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan meminta lokasi penyimpanan fisiknya. Bahasa permintaan data (DQL) dipergunakan untuk menyelidiki database. DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data dan menyajikan suatu bagian dari database sebagai respon atas permintaan data.
II. PENGERTIAN DATABASE RELASIONAL DBMS dikarakteristikan melalui jenis model logis data yang mendasarinya. Model Data adalah perwakilan abstrak dari isi suatu database. Kebanyakan DBMS yang baru disebut sebagai database relasional. Model relasional data mewakili semua yang disimpan di database. Database Relasional adalah suatu model database yang disajikan dalam bentuk tabel. Model ini diperkenalkan pertama kali oleh E.F. Codd. (1) Tujuan dari model data relasional adalah sebagai berikut : a. Untuk menekankan kemandirian data. b. Untuk mengatasi ketidak konsistenan dan duplikasi data dengan menggunakan konsep normalisasiUntuk meningkatkan kemampuan akses data. (2) Karakteristik Database Relasional : a. Struktur Tabular b. Satu Bahasa digunakan untuk semua pemakai c. Data dihubungkan melalui nilai data (3) Kelebihan Database Relasional : a. Tabular View b. Seluruh hasil operasinya berupa table c. Tidak terdapat pointer-pointer d. Memiliki kemampuan operator yang baik e. Fleksibel f. Mudah digunakan 1. Jenis-Jenis Atribut Tabel-tabel dalam database relasional memiliki tiga jenis atribut kunci utama adalah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel. Kunci luar adalah atribut yang muncul dalam suatu tabel, yang juga merupakan kunci utama dalam tabel lainnya. Kunci-kunci luar digunakan untuk menghubungkan tabel-tabel. Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci di dalam setiap tabel, menyimpan informasi penting mengenai entitasnya.
2. Persyaratan Dasar Untuk Model Data Relasional Model data rasional menekankan beberapa persyaratan untuk struktur tabeltabelnya. Persyaratan yang mewakili database dengan struktur yang baik yaitu:
a. Setiap kolom dalam sebuah baris harus berlainan nilainya. b. Kunci utama tidak boleh bernilai nol. Kunci utama adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris dalam suatu tabel. Agar syarat ini terwujud, kunci utama dari suatu baris dalam sebuah hubungan tidak boleh bernilai nol. Karena nantinya tidak akan ada jalan untuk secara unik mengidentifikasi baris tersebut dan menarik data yang disimpan dalamnya. c. Kunci luar, jika tidak bernilai nol, harus memiliki nilai yang sesuai dengan nilai kunci utama di hubungan yang lain. d. Seluruh atribut yang bukan merupakan kunci dalam sebuah tabel harus mendeskripsikan objek yang diidentifikasi oleh kunci utama.
Keempat syarat ini akan menghasilkan database yang terstruktur dengan baik yang memungkinkan konsistensi data, dan meminimalkan serta mengendalikan pengulangan data.
Bagian
berikutnya
menggambarkan
manfaat-manfaat
tersebut,
dengan
memperlihatkan contoh berbagai jenis masalah yang dapat muncul apabila keempat syarat tersebut dilanggar.
3. Dua Pendekatan dalam Desain Database Terdapat dua cara dasar untuk mendesain database relasional yang terstruktur dengan baik. Salah satunya dinamakan normalisasi, yang dimulai dengan asumsi bahwa semua data pada awalnya disimpan dalam satu tabel besar. Pendekatan ini kemudian diikuti dengan serangkaian peraturan untuk memisah-misahkan tabel awal tadi menjadi serangkaian tabel yang dinormalisasi. Tujuannya adalah menghasilkan serangkaian tabel awal yang dapat dikatagorikan sebagai bentuk normal ketiga (third normal form-3NF), karena tabel-tabel seperti ini bebas dari masalah anomaly pembaruan, penyisipan, serta penghapusan, seperti yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya. Cara alternatif untuk mendesain database relasional yang terstruktur dengan baik adalah dengan menggunakan pembuatan model data semantik. Dalam pendekatan ini, desainer database menggunakan pengetahuan mereka mengenai bagaimana proses bisnis biasanya berlangsung dan mengenai bagaimana proses bisnis biasanya berlangsung dan mengenai kebutuhan informasi yang berhubungan dengan proses transaksi, untuk membuat gambar grafis mengenai hal-hal yang seharusnya dimasukkan dalam database yang
didesainnya. Gambar yang dihasilkan kemudian dapat langsung digunakan untuk membuat serangkaian tabel relasional yang termasuk dalam katagori 3NF. Pembuatan model data semantik memiliki dua kelebihan utama daripada membangun database hanya dengan mengikuti peraturan-peraturan proses normalisasi. Pertama, cara ini memfasilitasi desain yang efisien atas database proses transaksi, karena cara ini mempergunakan pengetahuan desainer sistem mengenai proses transaksi dan kegiatan bisnis. Kedua, cara ini memfasilitasi komunikasi dengan para calon pemakai sistem tersebut, karena model grafis yang dihasilkan secara eksplisit mewakili informasi mengenai proses bisnis dan kebijakan organisasi. Komunikasi semacam ini sangat penting untuk memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan para pemakai yang sebenarnya.
SISTEM DATABASE DAN MASA DEPAN AKUNTANSI Sistem database dapat sangat mempengaruhi sifat dasar akuntansi. Contohnya sistem database dapat mengarah pada ditinggalkannya model akuntansi pembukuan berpasangan (doble entry). Alasan dasar sistem pembukuan berpasangan adalah pengulangan pencatatan jumlah suatu transaksi sebanyak dua kali, yang berfungsi sebagai alat pemeriksa proses data yang akurat. Setiap transaksi menghasilkan masukan debit dan kredit yang sama besar, kemudian persamaan debit dan kredit yang sama besar, kemudian persamaan debit dan kredit diperiksa lagi dan lagi dengan berbagai cara, dalam suatu proses akuntansi. Akan tetapi, pengulangan data berlawanan dengan konsep database. Apabila jumlah yang berhubungan dengan sebuah transaksi dimasukkan ke dalam sistem database dengan benar, maka jumlah tersebut hanya perlu disimpan sekali saja, bukan dua kali. Proses data terkomputerisasi sudah cukup akurat tanpa harus mempergunakan sistem pemeriksaan dan pemeriksaan ulang, yang merupakan ciri khas dari model akuntansi pembukuan berpasangan. Sistem database juga memiliki potensi untuk mengubah sifat pelaporan eksternal secara signifikan. Pengaruh sistem database yang paling signifikan mungkin dalam hal cara informasi akuntansi akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan. Kesulitan merumuskan permintaan khusus dalam sistem akuntansi berdasarkan pendekatan file atau sistem DBMS yang tidak rasional, membuat akuntan bertindak seolah-olah sebagai penjaga gerbang informasi. Informasi keuangan tersedia hanya dalam format yang belum tetap dan dalam waktu tertentu saja. Akan tetapi, database rasional menyediakan bahasa
permintaan yang luas dan mudah dipergunakan. Jadi para manajer tidak perlu lagi terhalang dengan berbagai detail prosedur mengenai cara mendapatkan informasi. Sebagai gantinya, mereka dapat berkonsentrasi hanya untuk menspesifikasikan informasi apa yang mereka inginkan. Hasilnya, laporan keuangan dapat dengan mudah dipersiapkan untuk mencakup periode waktu manapun yang ingin dipelajari oleh para manajer, bukan hanya dalam periode yang secara tradisional dipergunakan oleh para akuntan. DBMS relasional juga dapat mengakomodasi berbagai pandangan atas suatu fenomena yang sama. Sebagai contoh, tabel-tabel yang menyimpan informasi mengenai aset dapat berisi kolom-kolom yang bukan hanya berdasarkan biaya historis, tetapi juga biaya pergantian dan nilai pasar. Jadi para manajer tidak lagi dipaksa melihat data dalam cara yang telah ditetapkan oleh para akuntan. Terakhir, DBMS relasional menyediakan kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan operasional. Sebagai contoh data mengenai kepuasan pelanggan yang dikumpulkan melalui survey atau wawancara, dapat disimpan di dalam tabel yang sama yang juga dipergunakan untuk menyimpan informasi mengenai saldo saat ini dan batas kredit. Jadi, manajer akan memiliki akses ke serangkaian data yang lebih luas untuk membuat keputusan taktis dan strategis. Melalui cara-cara ini, DBMS relasional memiliki potensi untuk meningkatkan penggunaan dan nilai informasi akuntansi dalam membuat keputusan yang taktis dan strategis untuk menjalankan perusahaan. Akan tetapi, para akuntan harus memiliki pengetahuan lebih banyak mengenai sistem database agar mereka dapat berpartisipasi dalam mendesain sistem informasi akuntansi di masa mendatang.
