Universidad Arturo Prat Dpto. de Auditoria y Sistemas de Información Cátedra: SIA Profesor: Sergio Etcheverry.
DESARROLLO DE LA METODOLOGIA DE PROTOTIPOS
Integrantes: Roberto Carrasco Cartes. Raúl Henríquez Oyarce. Fernando Sandoval Zamora. Hugo Valderrama Salinas.
Í N D I C E
Párrafo I
MATERIA
Página
Determinación del Requerimiento
3
2.1
Proceso Básico
3
2.2
Entradas y Salidas
3
2.3
Controles de Periodicidad
2.4
Transacciones
6
2.5
Decisiones
7
Prototipo
8
3.1
Prototipo inicial
8
3.2
Evaluación del prototipo
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III
Anexo
11
II
IV
5–6
Entrevistas
12 - 13
Conclusión
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I. DETERMINACIÓN DEL REQUERIMIENTO A continuación se describirán en forma gráfica los procesos que conforman el Sistema de Administración de Viviendas para el personal Fiscal, en las que se podrá apreciar tanto sus entradas como salidas y él impacto que tendrá la automatización del Sistema y los aspectos relevantes que permitirán mejorar actualmente la forma en que se desarrollan.
2.1.- PROCESO BÁSICO: El proceso básico está determinado por los subprocesos que se detallan a continuación: A.- Proceso de Postulación. B.- Proceso de Reparaciones.
2.2.- ENTRADAS Y SALIDAS: En esta etapa se describiremos las etapas de los procesos involucrados A.- PROCESO DE POSTULACIÓN: 1.-
ENTRADA. a.-
Formulario de Postulación
FICHAPOSTULACIÓN HABITACIONAL
GRADO
AÑOÚLT.POSTULACIÓN
NOMBRE
GRUPOFAMILIAR
RUT
CÓNYUGETRABAJA
UNIDAD
AHORROPARA LA VIVIENDA
AÑOSSERVICIOS
MONTODEL AHORRO
N° CARGAS FAMILIARES
CASA PROPIA
TIEMPOEN LAUNIDAD ESTADOCIVIL POSTULACIONES 1°
2°
3°
3
B.- PROCESO DE REPARACIÓN:
Formulario de solicitud de reparaciones
b.-
SOLICITUDDE REPARACIÓN
GRADO
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
NOMBRE DOMICILIO UNIDAD TIPODE REPARACIÓN MAYOR
MENOR
NORMAL
CLASIFICACIÓNDELA REPARACIÓN RUTINA
URGENCIA
FECHA
A.- PROCESO DE POSTULACIÓN: 2.-
SALIDAS:
a.-
Cantidad de postulaciones por mes.
A.- PROCESO DE REPARACIÓN:
4
b.-
Reparaciones por mes
2.3.- CONTROLES DE PERIODICIDAD: A.- PERIODICIDAD 1.-
Proceso de Postulaciones: Los informes que emita el sistema deberán anuales o mensuales, ya que los administradores requieren asignar las viviendas en la época de mayor demanda es decir cuando se producen las contrataciones, despidos y destinaciones anuales, asimismo, mensuales porque quienes queden en lista de espera se les asignará la vivienda una vez producida la vacante o entrega de la vivienda.
2.-
Proceso de Reparaciones: Se requiere que esta información debe ser anual, ya que esta periodicidad le permitirá al administrador contar con la información de los saldos disponibles, comprometer mayor o menor presupuesto y también efectuar reprogramaciones presupuestarias.
B.- CONTROLES
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1.-
Proceso de Postulación: El factor clave del control del proceso para la asignación de Vivienda, estará determinado por el siguiente requisito:
2.-
•
Total de puntaje.
•
Tiempo de espera
Proceso de Reparación: El control de este proceso estará determinado por el cumplimiento de los siguientes criterios: •
Monto de la reparación.
•
Disponibilidad de presupuesto.
•
Clasificación de la reparación.
2.4.- TRANSACCIONES: A continuación se pasan a detallar las transacciones utilizadas para realizar los procesos mencionados.
A.- Proceso de Postulación: 1.-
Presentación de la solicitud.
2.- Evaluación de los antecedentes de la solicitud, para su ingreso al proceso. 3.-
Aprobación de la solicitud.
4.-
Ingreso de la solicitud al escalafón.
5.-
Asignación de puntaje.
6.-
Selección de postulantes.
7.-
Asignación del inmueble.
8.-
Entrega del inmueble.
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B.- Proceso de Reparaciones: 1.
Presentación de solicitud de requerimiento de reparación.
2. Evaluación del requerimiento. 3. Determinación de los costos. 4. Verificación de presupuesto en la cuenta. 5. Autorización de trabajo de reparación. 6. Elaboración de solicitud de licitación de reparación. 7. Evaluación de cotizaciones. 8.
Selección de contratistas.
9. Asignación de la licitación. 10.Elaboración de la orden de compra. 11.Entrega de la orden de trabajo. 12.Inicio de las reparaciones. 13.Término de las reparaciones. 14.Inspección, recepción y aprobación de los trabajos realizados. 15.Remisión de la Orden de compra al Depto. Finanzas. 16.Recepción de la Factura para pago. 17.Pago de la factura al contratista.
2.5.
DECISIONES: Las salidas de la clarificación de requerimientos, por ejemplo 1.- Proceso de Postulaciones: SALIDAS: Cantidad de postulaciones por año.
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Esta salida le permite al Administrador conocer la cantidad de viviendas que requerirá para satisfacer la demanda anual de los postulantes. Esta información ha sido decidida por el administrador ya que conocer la cantidad de postulaciones se relaciona con el presupuesto que requerirá para poder efectuar las mantenciones por la cantidad de viviendas que se desocuparán o requerirán anualmente. 2.- Proceso de Reparaciones: SALIDAS: Gastos mensuales por reparaciones:
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Esta salida es utilizada por el administrador para verificar el grado de comportamiento del presupuesto asignado a reparaciones, con el podrá establecer las prioridades de reparaciones y contar con las estimaciones financieras para poder proyectarse de un mes a otro y también le proporcionará información para la programación del presupuesto anual.
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II. -
PROTOTIPO: El prototipo de nuestro trabajo es para el Departamento Habitacional de Bienestar Social, Unidad que ha planteado el requerimiento para la implementación de un sistema de información automatizada que le permita contar con la información para mejorar aspectos deficientes de los procesos de asignación de viviendas fiscales, como asimismo, contar con un mecanismo que procese información en forma más rápida y certera para manejar en forma más eficiente los presupuestos asignados para reparación de las viviendas. Para este propósito se ha diseñado un modelo que ayude a resolver los actuales problemas de información que posee dicha organización 3.1.- Prototipo inicial: Este prototipo fue construido con la información aportada en la etapa de requerimientos del proyecto, contando para ello con la información expuesta por el Administrador y el personal que se desempeña en esta administración. A.-
PROTOTIPO DE ENTRADA 1.-
Proceso de Postulación. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEVIVIENDAS
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2.- Proceso Reparaciones SISTEMA DEADMINISTRACIÓNDE VIVIENDAS
B.-
PROTOTIPO DE SALIDA 1.- Proceso de Postulación.
SISTEMADEADMINISTRACIÓNDEVIVIENDAS
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2.- Proceso de Reparación.
SISTEMA DEADMINISTRACIÓN DE VIVIENDAS
3.2.- Evaluación del prototipo: El prototipo será evaluado por los siguientes usuarios: •
Jefe de Unidad Habitacional
•
Supervisor de Unidad y quién se desempeña como administrador general de las Viviendas
De acuerdo a lo manifestado por los usuarios en las rondas de conversaciones y entrevistas se ha podido ratificar que el diseño del prototipo cumple hasta ahora con sus expectativas, ya que a priori el prototipo les proporciona la información que requieren para mejorar aspectos administrativos deficientes producto de la falta de un sistema automatizado. Por lo comentado por cada uno de los encuestados ha manifestado que por el momento no se requiere de cambios y que estos podrían surgir una vez se pruebe el sistema, ocasión en la que podrían hacer mayores recomendaciones.
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El prototipo de respalda dado principalmente que no existe experiencias anteriores y se pude advertir que junto con generarse altas expectativas en los beneficios que podría generar este proyecto, existe además inquietud por las eventuales inconveniencias de adaptarse con mayor facilidad a esta nueva herramienta
y dejar de utilizar los actuales
métodos manuales en los que ellos confían mucho, ya que no todos los que intervienen en el proceso tienen una relación continua con sistemas automatizados.
III.-
Anexo Con el propósito de evaluar el grado de factibilidad de este prototipo, éste fue sometido a una evaluación por parte de quienes lo utilizarán, a objeto determinar si este cumple con los requerimientos establecidos en la etapa de determinación de requerimientos, por lo que se puede establecer que este es factible de desarrollarlo conforme a las especificaciones de los usuarios. En el Anexo se adjunta las entrevistas practicadas para este evento.
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ENTREVISTAS
Entrevista al Jefe de Unidad Habitacional: Pregunta: ¿Usted cree, que el prototipo presentado cumple con las expectativas de optimizar sus procesos administrativos?
Respuesta: Creo que de la forma que esta presentado reúne las características de la información que queremos saber, ya que esta es de carácter general que esencialmente necesitamos para tomar decisiones.
Pregunta: ¿Piensa Ud. que este le proporcionará la información que realmente necesita?
Respuesta: Si, porque hasta ahora el proceso de reunir la información es muy lento y no tenemos certeza sobre ella.
Pregunta: ¿Usted, le haría cambios al prototipo presentado? Respuesta: No, por el momento tengo la convicción de que se ha considerado las sugerencias que presentamos en su oportunidad, cambios podríamos sugerir una vez veamos el comportamiento del sistema, es probable que surjan otras necesidades.
Entrevista al Supervisor de Unidad: Pregunta ¿El prototipo presentado cumple con los requerimientos planteados por ustedes?
Respuesta: Por lo visto se ya que nosotros creemos que este nos proporciona la información que necesitamos para mejorar nuestra actividad.
Pregunta: ¿Le haría algún cambio ahora?
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Respuesta: No, porque este nos muestra la información que nosotros pertinente en forma instantánea y o tenemos que buscarla, perdiendo con ello una gran cantidad de tiempo, durante el cual podríamos hacer otras actividades.
Pregunta: ¿Cree Ud., que esta herramienta le permitirá mejorar el proceso? Respuesta: Sin duda, el automatizar el proceso nos brinda mayores beneficios y por ello mayor confianza en la información. Las decisiones a tomar, especialmente respecto al presupuesto serán mejores, más aún nos permitirá focalizar los problemas y priorizar, específicamente en el ámbito de las reparaciones.
Pregunta: ¿Cada cuanto tiempo requiere la información para tomar decisiones? Respuesta: A nosotros, en el nivel mío para mi es importante que esta sea mensual y nos permita también hacer una proyección anual.
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CONCLUSIÓN
En el momento del desarrollo de la
METODOLOGIA
POR PROTOTIPOS ,
es
fundamental que el usuario participe de manera más directa en la experiencia de análisis y diseño, ya que, la construcción de prototipos es muy eficaz bajo las circunstancias correctas. Sin embargo, al igual que los otros métodos, el método es útil sólo si se emplea en el momento adecuado y en la forma apropiada. Por otro lado, contar con la mayor cantidad de antecedentes posibles y lógicamente con las expectativas de resultados que se pretenden obtener además de los objetivos del desarrollo requerido. Los usuarios evalúan el diseño y la información generada por el sistema. Lo anterior sólo puede hacerse con efectividad si los datos utilizados, al igual que las situaciones, son reales. Por otra parte, deben esperarse cambios a medida que el sistema se ha puesto en marcha y generado una suerte de progreso por la de utilización periódica o permanente por parte de los usuarios y/o actores involucrados, los cuales sugerirán algunos perfeccionamientos al sistema para alcanzar una mejora continua.
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