2014
Sistema de Información Almacenes Generales de Depósito Diagnóstico y propuesta de solución para Almacenes Generales de Depósito.
Marianne E. Aguilar M. Sergio A. González P. 01/02/2014
Sistema de Información Contenido
Introducción ......................................................................................................................................
3
Descripción de la organización ......................................................................................................
4
Organigrama departamen departamental tal de la organización ..................................................................... 4 Tipo de organización: ......................................................................................................................
4
Productos y/o Servicios de la organización: ................................................................................ 5 Volumen de actividad de la Organización: ..................................................................................
5
Tecnología usada para información ..............................................................................................
5
Definición del problema ..................................................................................................................
6
Descripción breve del problema. ...............................................................................................
6
La Sub-organización del SIA a estudiar (Departamento, Sección). ..................................... 6 El Sistema que se abordará (La Función, El Sistema). ........................................................... 6 Entrada de información al Sistema en estudio. ...................................................................... 7 Salida de información al Sistema de estudio. ............................................................................. 7 Procesos afectados por Sistema en estudio. ...............................................................................
8
Recursos actualmente utilizados utilizados por la Función en estudio. ............................................... 9 Diagnóstico de la situación actual. ...........................................................................................
9
Resumen Gráfico de la Situación actual: ................................................................................... 11 Diseño Lógico Global ......................................................................................................................
12
Propuestas de ERP ..........................................................................................................................
12
Procesos a manejar por el software sugerido ....................................................................... 13 Sistema ERP Manager .....................................................................................................................
13
Características ............................................................................................................................
13
Sistema ERP LAUDUS ......................................................................................................................
15
Características ............................................................................................................................
15
Sistema ERP Defontana .................................................................................................................
16
Características ............................................................................................................................
16
Sistema ERP Softland .....................................................................................................................
17
Características ............................................................................................................................
17
Características de los Insumos y Productos de Fabricación ................................................ 17 Recetas .........................................................................................................................................
17
Procesos .......................................................................................................................................
17
1
Sistema de Información Contenido
Introducción ......................................................................................................................................
3
Descripción de la organización ......................................................................................................
4
Organigrama departamen departamental tal de la organización ..................................................................... 4 Tipo de organización: ......................................................................................................................
4
Productos y/o Servicios de la organización: ................................................................................ 5 Volumen de actividad de la Organización: ..................................................................................
5
Tecnología usada para información ..............................................................................................
5
Definición del problema ..................................................................................................................
6
Descripción breve del problema. ...............................................................................................
6
La Sub-organización del SIA a estudiar (Departamento, Sección). ..................................... 6 El Sistema que se abordará (La Función, El Sistema). ........................................................... 6 Entrada de información al Sistema en estudio. ...................................................................... 7 Salida de información al Sistema de estudio. ............................................................................. 7 Procesos afectados por Sistema en estudio. ...............................................................................
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Recursos actualmente utilizados utilizados por la Función en estudio. ............................................... 9 Diagnóstico de la situación actual. ...........................................................................................
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Resumen Gráfico de la Situación actual: ................................................................................... 11 Diseño Lógico Global ......................................................................................................................
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Propuestas de ERP ..........................................................................................................................
12
Procesos a manejar por el software sugerido ....................................................................... 13 Sistema ERP Manager .....................................................................................................................
13
Características ............................................................................................................................
13
Sistema ERP LAUDUS ......................................................................................................................
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Características ............................................................................................................................
15
Sistema ERP Defontana .................................................................................................................
16
Características ............................................................................................................................
16
Sistema ERP Softland .....................................................................................................................
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Características ............................................................................................................................
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Características de los Insumos y Productos de Fabricación ................................................ 17 Recetas .........................................................................................................................................
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Procesos .......................................................................................................................................
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1
Sistema de Información Máquinas ......................................................................................................................................
18
Elementos de Costos ..................................................................................................................
18
Mano de Obra Calificada ...........................................................................................................
18
Ordenes de Fabricación .............................................................................................................
18
Emisión de Etiquetas de Fabricación ......................................................................................
18
Conexión con Sistemas de Inventario y Contabilidad .......................................................... 19 Seguimiento y Control de la Producción Producción ................................................................................
19
CONSULTAS / INFORMES ............................................................................................................
19
Sistema ERP Cas-Chile (Programa de Bodega) ..........................................................................
20
Descripción: .................................................................................................................................
20
Características Básicas ..................................................................................................................
20
Diagrama del Sistema ....................................................................................................................
24
Malla de Funciones de la solución propuesta ............................................................................ 25 Factibilidad de la solución global propuesta. ...........................................................................
25
Factibilidad técnica ...................................................................................................................
25
Factibilidad Económica .............................................................................................................
26
Factibilidad Operacional ...........................................................................................................
26
Carta Gantt de Planificación ....................................................................................................
27
Conclusiones. ..................................................................................................................................
28
Bibliografía y Material de Apoyo .................................................................................................. 29 Libros. ...........................................................................................................................................
29
Sitios de interés. .........................................................................................................................
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Sistema de Información
Introducción El presente informe tiene como objetivo presentar la situación actual de la empresa Ferrosur Ltda. para proponer y asesorar en un proyecto para la implementación de un Sistema de Control de Inventario Físico y Valorizado para el área de Almacenes Generales de Depósito de esta compañía, en la ciudad de Santiago, el cual depende directamente del Departamento de Contabilidad y Finanzas; lo cual se realizará basándose en una pauta para un Informe de SIA (En Modalidad de Simulación). El trabajo, a grandes rasgos, consiste en implementar un sistema computacional de vanguardia para controlar todos los procesos que se llevan a cabo en esta unidad.
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Sistema de Información 4
Descripción de la organización Organigrama departamental de la organización
GERENCIA
PRODUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SUPERVISOR
AYUDANTES (2)
Tipo de organización:
Mediana empresa del sector privado comercial.
VENTAS
SECRETARIA
Sistema de Información Productos y/o Servicios de la organización:
Su actividad económica principal está dada por la fabricación de partes y piezas para llaves de corte de agua y de gas en distintos diámetros, según requerimientos del mercado; sus productos son comercializados en empresas del mercado nacional por su propio Departamento de Ventas y en una empresa extranjera llamada Ferroandina Ltda., de la cual es copropietaria y está ubicada en la provincia de Buenos Aires, República Argentina. Volumen de actividad de la Organización:
El personal del departamento de Almacenes Generales de Depósito está compuesto por tres personas. Un supervisor que opera la parte computacional y da órdenes a los ayudantes y dos ayudantes los cuales apoyan en los procesos físicos de control, recepción y entrega de materiales. Además existe, dependiendo de la carga de trabajo una persona de apoyo que pertenece al área de contabilidad. Tecnología usada para información
Se utiliza un computador de bajas prestaciones con programas y herramientas básicas de productividad. Programas gratuitos como: OpenOffice Calc (OpenOffice 4.0.1) y una base de datos de OpenOffice Base (OpenOffice 4.0.1). La planilla de cálculo electrónica de OpenOffice Calc (OpenOffice 4.0.1), se utiliza como elemento de control de entrada/salida de los Almacenes Generales de Depósito. El computador funciona de manera independiente de los demás sistemas de la organización, no existiendo en este caso una red de datos de información que retroalimente a los distintos departamentos. Los datos ingresados para los procesos se graban en una memoria USB, los cuales
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Sistema de Información son procesados en equipos de otros departamentos de la compañía. Por ejemplo: contabilidad.
Definición del problema Descripción breve del problema.
Como problema principal podemos mencionar que el sistema actual no es óptimo en el cumplimiento de los procesos ya que afecta a las distintas áreas de la organización
provocando
retrasos
en
los
diferentes
procedimientos
administrativos y operacionales. Debido a una evidente falta de personal en el área de ingreso de datos, requiriendo personal de apoyo de otras áreas de la compañía. Podemos decir por otra parte que la tecnología utilizada para los procesos de control de inventario es muy básica, lo cual genera lentitud al momento de entregar la información precisa y oportuna a los demás departamentos que son Gerencia y Producción.
La Sub-organización del SIA a estudiar (Departamento, Sección). Área de “ Almacenes Generales de Depósito”, dependiente directamente del
Departamento de Contabilidad y Finanzas. El Sistema que se abordará (La Función, El Sistema).
La idea es implementar un sistema computacional de vanguardia para control de todos los procesos que se llevan a cabo en esta unidad, para lo cual es propondrán algunos sistemas disponibles actualmente en el mercado y se seleccionará la alternativa acorde con las dimensiones, presupuestos y características de lo requerido, que en este caso es u sistema de “ Control de
inventario físico y valorizado ”.
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Sistema de Información Entrada de información al Sistema en estudio.
Para la entrada de información al sistema actual se utilizan guías de despacho, facturas, notas de productos, en donde también se pueden considerar los productos terminados, semi-terminados. En las Planillas se tiene un registro inicial con datos relevantes de las guías y facturas como:
Razón Social:
RUT del Proveedor:
N° de Documento:
Fecha de emisión:
Valor:
Tipo de material:
Inventario a utilizar:
Localización de bodegaje:
Salida de información al Sistema de estudio.
La salida de información es de manera impresa y de almacenamiento de datos, por lo que toda la información queda respaldada en documentos y unidades de almacenamiento para ser utilizada por los distintos departamentos. Las salidas de información se ven reflejadas en las siguientes formas:
Transferencias de mercadería.
Salida materias primas.
Ventas, guía de despacho de unidades vendidas.
Insumos de fabricación.
Ropa de trabajo para fabricación.
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Sistema de Información Procesos afectados por Sistema en estudio.
Los procesos afectados son los generados por Producción, Contabilidad, Ventas. Los objetivos de los objetivo Almacenes Generales de Depósito son el guardar, almacenar, conservar, controlar, manejar, distribuir o comercializar los bienes o partes y piezas bajo su custodia o bien que se encuentren en tránsito, amparados por guías de despacho, facturas de compras, pedidos entre otros tipos de documentos. Los productos a controlar en el inventario están dados por: a) Materias primas y partes compradas. b) Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso. c) Inventario de bienes terminados (empresas de manufactura, comercializadoras). d) Partes de reemplazo, herramientas, consumibles e insumos varios utilizados directamente en el proceso de producción. c) Los posibles tipos de inventarios que se llevarían en esta compañía serían clasificados por: a. Materias Primas: Son las materias compradas las cuales serán sometidas a otras operaciones de transformación, antes de que se venda como producto finalizado o terminado. b. Productos en proceso de Manufacturación: Es la producción parcial realizada y su costo incluye; los materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación (valores suministrados por producción). c. Productos Terminados: Son aquellos artículos o productos fabricados que están listos y disponibles para su venta (valores fijados por producción). d. Suministro de Fábrica o Fabricación: Incluye todos los materiales para fabricar un producto, (Retiros de Producción para fabricación) el cual no se
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Sistema de Información puede tener la cantidad exacta. e. Materiales Varios. Incluye todos los materiales almacenados que tienen que ver en forma indirecta con los procesos anteriores (Materiales de Administración, Operaciones Logística entre otros). Recursos actualmente utilizados por la Función en estudio.
En la actualidad los recursos que se utilizan en el área de estudio son: una persona que se encarga directamente de ingresar los datos y un computador con planillas de cálculo OpenOffice con base de datos. Diagnóstico de la situación actual.
Actualmente el sistema utilizado recibe los datos en forma separada de los departamentos:
Sistema informático básico y casi obsoleto.
Baja seguridad en tratamiento de datos.
Poca confiabilidad del sistema.
Control deficiente de los activos físicos de la bodega, productos terminados y semi-terminados, materias primas, insumos.
Los flujos de información son manuales.
No existen manuales de procedimientos.
No existen redes de información para comunicarla y relacionarla con otras áreas.
Se tiene acceso a bodega, luego se contabilizan los valores y las unidades, llevando dos sistemas al unísono. Como sugerencia se piensa que deberían estar los valores de comercialización, de producción en maestros apartes para no tener injerencia y no manipularlos.
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Sistema de Información El software de almacenes debe tener acceso a almacenes, contabilidad, ventas y producción, pero producción solo debe modificar archivos maestros de costos de fabricación y ventas de costos de comercialización.
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Sistema de Información Resumen Gráfico de la Situación actual:
Ilustración 1
Ilustración 2
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Sistema de Información
Diseño Lógico Global Para este depósito se propone cambiar el sistema por uno integrado que utilice toda la información de entrada y salida de las planillas de cálculo e integrarlas con la base de datos, así como también incorporar un punto de red al Departamento para enlazarlo con las diferentes áreas que lo requieran.
Propuestas de ERP En el mercado existen diversos productos que nos permiten mejorar nuestra gestión, con herramientas adecuadas y asequibles, integrando las funciones de ventas, existencia, abastecimiento, contabilidad, tesorería, activo fijo, recursos humanos, CRM y Producción, entre otros; todo esto sobre una plataforma flexible y escalable. Además de ocupar interfaces amigable para los usuarios, donde ellos intuitivamente tienen el control de la información.
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Sistema de Información Además mediante el uso y explotación de modelos de gestión los usuarios tienen la posibilidad de crear sus propios reportes, analizar tendencias, revisar resultados y, en general, hacer de la información de la empresa su mejor activo. Ejemplo práctico puede ser el software Manager ERP, diseñado específicamente para estas tareas, que cuenta con módulos de:
Gestión
Contabilidad y Finanzas
Factura Electrónica (ACEPTA.com)
Impresoras Fiscales (EPSON)
Abastecimiento
Existencias
Ventas
Procesos a manejar por el software sugerido
Esta funcionalidad maneja el control en línea del inventario en múltiples bodegas o almacenes. Mantiene actualizado el saldo y costo de los ítems de inventario, y entrega valiosa información para su reposición. Asociar documentos a Ventas (Guías de Despacho).
Sistema ERP Manager Características
Dentro de los procesos que controla el software podemos mencionar:
Corrección monetaria.
Traspaso entre Bodegas.
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Sistema de Información
Contabilización en línea de movimientos.
Codificación definible de artículos.
Código de hasta 5 niveles y 25 caracteres.
3 Descripciones por Artículo. Hasta 10 propiedades definibles por artículo.
Múltiples Unidades de Medida.
Definición del asiento contable de inventario por documento.
Formato definible de Impresión de documentos.
Informes:
Mayor Auxiliar
Informe de Documentos
Saldos de Inventario
Toma de Inventario Reposición para inventario.
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Sistema de Información Sistema ERP LAUDUS Características
Integra todas las áreas de la empresa bajo una misma interfaz. Laudus no se compone de módulos, se vende como un producto único con todas las áreas integradas para poder sacar el máximo provecho al concepto ERP (planificación de los recursos de la empresa): comercial, compras, ventas, producción, activos fijos, contabilidad, remuneraciones, y herramientas de análisis. Es multiusuario. Agrega usuarios a medida que la empresa crece. Y el precio de cada licencia baja a medida que ve incrementando el número de usuarios. Todos los usuarios acceden a los mismos datos, y tienen perfiles para ver y modificar los datos de su área. Tiene un precio muy accesible. Laudus es un Software de Gestión pensado para la PYME. Es fácil de utilizar e implementar. Es lo primero que perciben los usuarios. La interfaz está muy trabajada para ofrecer una experiencia fácil e inmediata de uso. Los menús, la navegación, el ingreso de datos, todo está conforme a los estándares de Windows®. La implementación demora menos horas gracias al diseño y la facilidad de acceso, para así poder dejar de lado una de las principales barreras de los ERP clásicos. Es versátil, rápido y no tiene grandes requerimientos de hardware. Los informes y estadísticas demoran pocos segundos, aún con un volumen de información de varios años. Y el computador tan sólo necesita Windows 98, y 128 MB de RAM. Incorpora las últimas tecnologías. Envía cotizaciones por email en PDF (generado automáticamente con su formato personalizado), acceda a sus datos desde Excel (no sólo exporta datos a Excel, sino que permite poner fórmulas dentro de celdas
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Sistema de Información de Excel), apruebe órdenes de compra desde su BlackBerry cuando está de viaje, revise parámetros del SII desde el software.
Sistema ERP Defontana Características
Esta funcionalidad maneja el control en línea del inventario en múltiples bodegas o almacenes. Mantiene actualizado el saldo y costo de los ítems de inventario, y entrega valiosa información para su reposición. Asociar documentos a Ventas (Guías de Despacho) Procesos:
Corrección monetaria.
Traspaso entre Bodegas. Contabilización en línea de movimientos.
Codificación definible de artículos.
Código de hasta 5 niveles y 25 caracteres.
3 Descripciones por Artículo.
Hasta 10 propiedades definibles por artículo.
Múltiples Unidades de Medida. Definición del asiento contable de inventario por documento.
Formato definible de Impresión de documentos. Informes: o
Mayor Auxiliar .
o
Informe de Documentos.
o
Saldos de Inventario.
o
Toma de Inventario.
o
Reposición para inventario.
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Sistema de Información Sistema ERP Softland Características
Este software ERP de Producción permite planificar los requerimientos de materias primas y maquinarias para cumplir con la producción estipulada, y llevar un control exhaustivo de los insumos, tiempos involucrados y costos, obteniendo las desviaciones respecto a lo presupuestado. Características de los Insumos y Productos de Fabricación Estos son creados con códigos alfanuméricos de hasta 20 caracteres, y estructurados bajo Grupos y Subgrupos. Se les asocia su código de barra, fotografía, ficha técnica, ubicación en las bodegas, niveles de inventario óptimo, fecha de vencimiento, productos sustitutos, complementarios, así como otros atributos que los caracterizan. Recetas Se podrán crear distintas recetas por cada producto a fabricar, especificando una cantidad base o lote económico, para el cual se indican las materias primas y sus cantidades, así como los procesos involucrados. Permite el manejo de productos intermedios, con varios niveles de explosión de materiales. En todo momento se puede valorizar la receta e ir haciendo cambios en materiales y procesos. Procesos Los procesos que intervienen en la producción, tienen asociados máquinas y mano de obra, así como documentos descriptivos y estándares de tiempo y producción para planificación y costeo. Los procesos pueden separarse en lotes en la Órdenes de Fabricación y emitir Tickets para control de avance y liquidación de tratos.
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Sistema de Información Máquinas Las máquinas que participan en el proceso productivo, tienen asociados elementos de costos con sus consumos (electricidad, petróleo, etc), documentos técnicos, disponibilidad (para efectuar proyecciones), etc. Elementos de Costos Se podrán definir todos los elementos de costos necesarios en la producción, con su unidad de medida, su costo estándar para efectuar presupuestos y sus costos reales en el tiempo, para valorizar las órdenes de fabricación una vez terminadas. Mano de Obra Calificada Se manejan distintos tipos de mano de obra, con su unidad de medida para el costo, ya sea por hora o unidades producidas, sus costos estándares para presupuestar, sus valores reales en el tiempo para valorizar las órdenes de producción terminadas, la disponibilidad (para proyecciones), etc. Ordenes de Fabricación Las Órdenes de Fabricación pueden ser solicitadas por Clientes o internamente y se asocian a un Área de Negocios y/o Centro de Costos. Se especifican los productos a fabricar y sus cantidades. Se deciden las recetas a utilizar, obteniéndose en línea los costos de cada alternativa. Informa las necesidades de materias primas y como trabaja en línea con los inventarios, avisa los ítems faltantes permitiendo efectuar directamente una orden de requisición. El formato para la Orden de Fabricación es diseñado por el usuario de acuerdo a los datos que requiera que se impriman y la ubicación de éstos. Emisión de Etiquetas de Fabricación Genera Etiquetas para los productos seleccionados, con las características que se indican, permitiendo distintos formatos de impresión que requieran los usuarios.
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Sistema de Información Conexión con Sistemas de Inventario y Contabilidad
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Para el consumo de materiales se generarán directamente Guías de Salida de las bodegas, ya sea automáticamente en base a los requerimientos de la Orden de Fabricación,
o
manualmente
indicando
específicamente
los
materiales
requeridos. Los Productos terminados podrán ser ingresados automáticamente a las bodegas, generándose las guías de entrada respectivas. Los productos en proceso son contabilizados directamente en Contabilidad, en base a los avances ingresados de cada proceso. Seguimiento y Control de la Producción En base a los avances ingresados se conocerá en cualquier momento el estado en que se encuentra una orden de Fabricación, ya sea de un Centro de Costo, de un Cliente, etc.; su estado ya sea Iniciado, en proceso o Terminado; el avance en cuanto a consumo de materiales y procesos, etc. CONSULTAS / INFORMES
Requerimientos de materias primas
Recetas de un producto. Estado de avance de una Orden de Fabricación.
Explosión de Materiales de una Receta.
Lista maestra de partes valorizada.
Productos en fabricación.
Control de presupuestos de materias primas.
Valorización de órdenes de producción terminadas.
Simulación de escenarios / carga por Posición.
Liquidación de empleados. Distribución de elementos de costos en procesos.
Explosión de Materias Primas Valorizadas.
Rendimiento Órdenes de Producción.
Utilización de Materiales en Producto/Receta.
Sistema de Información Sistema ERP Cas-Chile (Programa de Bodega)
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Descripción:
El programa de Bodega es una aplicación muy sencilla de gestionar. Su objetivo es brindar operaciones rápidas y expeditas en cuanto a control y manejo de las existencias al interior de una institución. Controla el ingreso y la salida de productos, obteniendo
todos los informes
estadísticos indispensables para la gestión, planificación y control de ésta. Además, entrega el estado del inventario en cada momento. En resumen, el programa de bodega otorga control sobre todas las existencias de la entidad, ya sea a través de una, o varias bodegas. Establece la valorización de productos vía PMP o último precio de compra y stock en línea. Características Básicas:
Lenguaje de Programación: Visual Basic 6.0 Ambiente de Ejecución: Windows 2.000, Windows XP, Windows 7, Windows Vista Modalidad de Ejecución: Mono Usuario, Multi Usuario. Motor de la Base de Datos: SQL Server 2000. Impresoras: Inyección de Tinta, Láser.
Ventajas:
Manejo en línea por varios años.
Manejo de correlativos por tipo de movimiento.
Códigos de barras asociados a los productos.
Separación de Áreas.
Entradas:
Sistema de Información Entradas:
1.- Orden de Compra. Salidas:
1.- Orden de Compra. 2.- Resolución. 3.- Stock. 4.- Agua / Gas. 5.- Uniformes. Entradas / Salidas: 1.- Ajuste de Inventario. 2.- Traspaso entre Bodegas. 3.- Devoluciones. Movimientos sin Stock:
1.- Caja Chica. 2.- Pedido de Stock. 3.- Pedido de Agua / Gas. 4.- Movimientos Varios. Cierre del Año:
1.- Ingreso de Inventario Físico. 2.- Listado de Stock v/s Inventario Físico. 3.- Manutención de Factores. 4.- Actualización y Depreciación. 5.- Corrección Monetaria. 6.- Apertura Nuevo Año.
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Sistema de Información Manutención de:
1.- Productos: • Stock Crítico o Colchón de Seguridad • Kardex. • Últimas Compras. • Ubicación.
2.- Proveedores. 3.- Bodega. 4.- Institución: • Salto de Página. • Parámetros.
5.- Tablas Maestras. 6.- Correlativos. 7.- Configuración de Pie de Firma. 8.- Dirección, Departamento, Sección. Listados:
Toma de Inventario. Stock por Productos. Stock Histórico. Kardex. Stock V/S Pedido. Órdenes de Compra y Resoluciones Pendientes. Pedidos Pendientes. Consumo por Unidad. Seguimiento Contable Orden de Compra.
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Sistema de Información Órdenes de Compra Pendiente de Pago.
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Informe de Cargos. Informe de Evaluación de Proveedores. Informe Plan de Compra. Procesos:
Manutención de Usuarios. Transacciones. Generador de Informes. Imprimir código de barra. Valorización: 1.- Apertura Fifo: • Registros Valorizados por Productos.
2.- Kardex Fifo: • Movimientos de producto por Dirección, Depto. y Sección. Integración:
Activo Fijo (indica los productos que fueron bodega). Adquisiciones.
recopilados por
Sistema de Información Diagrama del Sistema
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Ilustración 3
Sistema de Información Malla de Funciones de la solución propuesta
Ilustración 4
La malla de la figura representa fielmente el estudio realizado para elegir finalmente un producto que pueda mejorar el rendimiento de la organización. Donde la alternativa elegida fue el software proporcionado por la empresa CasChile, el cual se adapta plenamente a las necesidades que requiere el ejercicio. Factibilidad de la solución global propuesta. Factibilidad técnica
Como resultado de la investigación preliminar, en la actualidad la tecnología disponible tanto en hardware como en software, nos permite indicar que sería factible incorporar una red para integrar la información procesada con los departamentos que la requieran, debido a que no se necesitan grandes recursos ni equipamiento; sólo basta actualizar lo que ya se tiene, que podría ser un servidor, conectado con los PCs asignados en el Almacén más un punto de red para que todos los departamentos que lo requieran puedan obtener la información en línea, sin necesidad de vaciar ésta en un disposivo externo de almacenamiento. A todo esto se debe agregar el nuevo software y la capacitación correspondiente.
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Sistema de Información Factibilidad Económica
Los beneficios para la organización al implementar el nuevo programa serian significativos tanto cualitativamente como cuantitativamente lo que se trasunta en una mejora de los costos de tiempo, recursos humanos y monetarios, ya que se estaría integrando un sistema que permitiría complementar y mejorar el flujo de información que actualmente se está trabajando, proporcionando datos más precisos, concisos y acabados, lo cual permite un gran apoyo para el área administrativa en lo referente a la toma de decisiones. Factibilidad Operacional
Esta etapa dependerá del grado de competencias que tenga el personal a cargo de la información por lo que se requiere personal calificado y plenamente capacitado para la utilización del nuevo sistema. Si es preciso se necesitará hacer los cambios de personal o contratar una persona más. La red y los puestos de trabajo deberán estar completamente operativos con el nuevo sistema adquirido.
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Sistema de Información Carta Gantt de Planificación
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Almacenes Generales PLAN ACTIVIDAD
PLAN
REAL
INICIO DURACIÓN INICIO
REAL
PORCENTAJE
DURACIÓN
COMPLETADO
Resultados x periodo: 1
1
3
1
5
1
6
1
6
1
4
2
5
1
10
1
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4
2
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3
4
6
1
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4
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4
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9
100% 100% 90% 100% 100% 85% 98% Plan Real % completado Real (más allá del plan ) % Completo (más allá del plan)
Ilustración 5
Los períodos están expresados en meses.
Real
PERÍODOS 1
Estudio Diseño Cotizaciones Compra/Construcció Implementación Evaluación Control de Calidad
Plan
10
11 12 13 14 15
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Sistema de Información Conclusiones.
En líneas generales podemos indicar que la implementación de un nuevo software para efectuar las tareas encomendadas requiere, primeramente, de un estudio que permita conocer las verdaderas posibilidades de dicha operación, así como también de la elección correcta de una alternativa acorde a las necesidades, todo esto ayudado con la preparación adecuada de los trabajadores, que serán los encargados de adaptarse y utilizar, finalmente, el sistema de información adquirido. En el presente informe nos hemos dado cuenta que se deben conocer debidamente todos los procesos que afectan, efectivamente al sistema de información que se está utilizando, y conocer realmente cuáles son sus falencias, con el fin de introducir cambios que permitan mejorar en forma fehaciente la producción de la organización, ya sea efectuando modificaciones o haciendo cambios radicales como el cambio de plataforma.
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