Studiu de Caz Privind Sistemul Informational Al Clientilor La SC Rompak SRL

Studiu de Caz privind Sistemul   Informaţional al Clienţilor la

S.C. ROMPAK S.R.L.

Studenţi :

Structura Studiului de Caz : 1. Identificarea proiectului 1.1 Descrierea organizării întreprinderii 1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional financiar – contabil ales 2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar – contabile din organizaţie 2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional financiar –  contabil ales

3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional financiar –  contabil existent 3.1 Descrierea intrărilor  3.2 Descrierea prelucrărilor  3.3 Descrierea ieşirilor 

4. Modelarea sistemului informational existent 4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate – relaţie

5. Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem

2

Structura Studiului de Caz : 1. Identificarea proiectului 1.1 Descrierea organizării întreprinderii 1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional financiar – contabil ales 2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar – contabile din organizaţie 2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional financiar –  contabil ales

3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional financiar –  contabil existent 3.1 Descrierea intrărilor  3.2 Descrierea prelucrărilor  3.3 Descrierea ieşirilor 

4. Modelarea sistemului informational existent 4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate – relaţie

5. Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem

2

5.1 Modificările funcţionale şi / sau nefuncţionale din sistemul financiar –  contabil

1. Identificarea proiectului 1.1 Descrierea organizării întreprinderii S.C. ROMPAK S.R.L. are este o organizaţie care desfăşoară activităţi de producţie şi comercializare a drojdiei de panificaţie , de premixuri , amelioratori de panificaţie şi patiserie situată în municipiul Paşcani , România . Fabrica produce o drojdie pentru panificaţie de înaltă calitate şi o mare varietate de amelioratori de panificaţie . S.C. ROMPAK S.R.L. face parte din grupul de firme PAK HOLDING A.S. Turcia , grup cu tradiţie în fabricarea drojdiei de panificaţie şi a produselor farmaceutice . PAK HOLDING A.S. ocupă locul al treilea în ierarhia celor mai mari  producători de drojdie de de panificaţie din lume şi a investit suma de 34 milioane de dolari pentru construirea fabricii ROMPAK în România . S.C. ROMPAK S.R.L. comercializează produsele prin intermediul distribuitorilor . Compania are o reţea de 12 distribuitori care funcţionează  prin 25 de depozite răspândite răspândite în toată ţara . În anul 1994 Pakmaya începe construcţia primei fabrici de drojdie, în România , în municipiul Paşcani , Judeţul Iaşi . Aceasta şi-a început activitatea pe data de 1 martie 1998 , producând drojdie proaspătă de  panificaţie de cea mai bună bună calitate importată până până atunci iar din anul 2002

3

începând să producă o gamă largă de amelioratori de panificaţie şi premixuri de patiserie , astăzi ajungându-se la un număr de 30 de tipuri de amelioratori. Fabrica are o capacitate de producţie de aproape 30 000 tone de drojdie anual , amelioratori de panificaţie şi premixuri de patiserie , întregul  proces fiind monitorizat cu cea cea mai performantă tehnologie tehnologie computerizată  pentru a obţine produse de cea mai bună calitate calitate , în concordanţă cu certificările ISO 9001 : 2000 şi cu principiile HACCP HACCP ( Analiza Punctelor  Punctelor  Critice de Control ) obţinute în anul 2003 . Certificarea a fost acordată de către TÜV CERT Germania . Societatea a fost înmatriculată la Registrul Comerţului în anul 1994 , sub numărul de înmatriculare la Registrul Comerţului J22 / 2877 / 1994 , având numărul de înregistrare fiscală R1997834 . Sediul social al societăţii se află în municipiul Paşcani , Str. Grădiniţei , Nr.1 , Tel. Fix 0232 - 767072 , fiind o societate cu răspundere limitată a cărei activitate are codul şi denumirea în clasa CAEN 1589 - Fabricarea altor

produse alimentare . Analiza activităţii firmei S.C. ROMPAK S.R.L. s-a realizat din următoarele 4 puncte de vedere :

1) Furnizorii . Principalii furnizori ai firmei sunt producători de făină , melasă , arome , enzime , acid ascordic , făină de soia , emulgatori , coloranţi , gluten de grâu , sare , amidon de porumb , etc. Acestea fiiind de la  producătorii autohtoni autohtoni ( Velpitar , Pambac etc. etc. ) sau de la producătorii externi din Bulgaria , China , Turcia şi alte ţări .

2) Clienţii . Distribuţia produselor Rompak - Pakmaya este realizată  prin intermediul a 12 distribuitori distribuitori astfel încât să fie asigurată o diponibilitate diponibilitate cât mai ridicată . Principalii distribuitori interni sunt : ACTIV PLUS , ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL 4

TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP ,  NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED .

Firma dezvoltă relaţii cu clienti exteriori atât din UE cât şi din afara acestei comunităţi ( Republica Moldova ) . 3) Bariere de intrare pe piaţă . Sunt puţine bariere având în vedere nivelul tehnologic avansat de producţie , a calităţii acestora , a preţului relativ scăzut al produselor , şi datorită faptului că este un produs de bază în domeniul alimentar . Firma nu are concurenţi pe piaţa internă , aceştia având o tradiţie şi un renume consacrat prin brandul Pakmaya . 4) Concurenţii . Pe piaţa internă firma nu are concurenţi , existând doar produse importate . Printre concurenţii de pe piaţa externă se remarcă : Concernul LeSaffre , Concernul DSM , Concernul Akmaya Turcia , SC Seineana Ifis SA , Concernul AGMauri , etc. Firma este organizată ca socitate cu răspundere limitată , fiind condusă de un administrator şi un director general care formează primul nivel de conducere .

ORGANIGRAMA :

5

Organigrama societăţii S.C. ROMPAK S.R.L are ca punct de plecare administratorul , urmat de conducerea societaţii - directorul general , în subordinea căruia se află secretariatul . Organigrama cuprinde un număr de 8 departamente de bază şi anume : 1. Departament de marketing  2. Departament de întreţinere 3. Departament de resurse-umane 4. Departament tehnic 5. Departament calitate 6. Departament juridic 7. Departament de contabilitate 8. Departament audit financiar intern şi administrativ

În cadrul departamentului audit financiar intern şi administrativ regăsim subdepartamentul AFI ASISTENTS & IT unde sunt desfăşurate toate activităţile privind dezvoltarea sistemelor informaţionale din unitate ,  precum şi întreţinerea acestora şi a echipamentelor corespunzătoare sistemului informatic existent . În ceea ce priveşte nivelurile de conducere în firmă se regăsesc 5 niveluri : 

Nivelul 1 : Administrator 



Nivelul 2 : Director general şi secretariat 6



Nivelul 3 : Departament de marketing , Departament de întreţinere ,

Departament de resurse-umane , Departament tehnic , Departament calitate , Departament de contabilitate , Departament juridic , Departament audit financiar intern şi administrativ . 

Nivelul 4: Supervizori vânzări , Serviciul intern de prevenire şi

 protecţie PSI , Departament întreţinere mecanică , Departament transporturi , Departament întreţinere electrică , Departament igienă , Departament amelioratori , Centrul de instruire în panificaţie , Departament dezvoltare  produse noi , Departament tratare ape , Departament producţie drojdie , Departament magazie , Departament aprovizonare , Securitate , fabrică şi soferi , AFI ASISTENTS & IT . 

Nivelul 5: Departament pregătire MELASA , Departament separare ,

Departament fermentaţie , Departament filtrare / împachetare , Livrări . În cadrul ROMPAK  se regăsesc următoarele funcţii : •

Funcţia de producţie - în cadrul acestei functii se realizează

activităţile ce privesc obţinerea produselor finite , ţinerea evidenţei comenzilor , întreţinerea utiliajelor şi evidenţa celorlalte materiale consumabile care duc la îndeplinirea obiectului de activitate al întreprinderii. Funcţia de producţie înglobează toate procesele care sprijină activitatea de  producţie , îndeplinirea obiectului preponderent de activitate . Realizarea controlului tehnic de calitate se face paralel cu fabricarea  produselor pentru eliminarea consumurilor care nu sunt necesare . Alături de folosirea eficientă a resurselor existente şi atingerea unei capacităţi optime se vor duce la îndeplinire optimă comenzile preluate . Această funcţie este realizată în cadrul Departamentului Tehnic care are în subordine subdepartamentul producţie .

7

Obţinerea produselor la un raport preţ / calitate convenabil duc la satisfacerea nevoilor clienţilor firmei . Funcţia de producţie este susţinută de existenţa secţiei de producţie , a atelierului mecanic , laboratorul şi controlul tehnic de calitate . •

Funcţia financiar – contabilă - realizează toate activităţile şi

operaţiunile privind veniturile şi cheltuielile de orice natură , întocmirea documentelor justificative şi a situaţiilor fiananciare anuale , a analizelor  economico-financiare , stabilesc preţul în funcţie de costurile de producţie , realizează operaţiunile specifice inventarierii , repartizării profitului , plăţilor  , încasărilor etc. Funcţia financiar - contabilă elaborează programe economice şi fananciare  pe termen scurt , mediu şi lung ; bugete generale şi speciale de venituri şi cheltuieli luând în considerare potenţialul material , uman şi financiar , asigurând lichiditatea , rentabilitatea şi eficienţa firmei . Aceasta funcţie este realizată în cadrul Departamentului Contabilitate unde sunt cuprinse următoarele birouri : a) biroul contabilitate – are în vedere activităţile de înregistrare şi evidenţă a elementelor patrimoniale ale firmei cât şi efectuarea lunară a inventarierii şi a balanţei de verificare pentru conturile sintetice şi cele analitice .  b) biroul financiar – în care bugetele au rol însemnat în dezvoltarea şi funcţionarea firmei , în descompunerea şi mobilizarea rezervelor interne , în colectarea resurselor financiare , în introducerea progresului tehnic şi asigurarea unui circuit normal al capitalului în realizarea indicatorilor  calităţii şi cantităţii din programele economice şi în realizarea unor  concordanţe între aceştia şi indicatorii financiari . De asemenea se urmăresc

8

operaţiunile efectuate cu partenerii , transmiterea notelor de plată şi încasarea către casierie . c) casieria – cuprinde activităţile prin care se realizează încasările şi  plăţile efectuate în numerar şi asigurarea relaţiilor de decontare cu băncile , întocmeşte registrul de casă . •

Funcţia de personal - urmăreşte recrutarea personalului cu pregătire

corespunzătoare posturilor disponibile , instruirea permanentă a personalului , întocmirea fişelor de post , stabilirea salariilor , rezolvarea problemelor  sociale ale salariaţilor . Functia de personal are în vedere asigurarea necesarului de forţă de muncă cu personal pregătit corespunzător postului pe care îl ocupă , stabilirea modului de salarizare şi rezolvarea problemelor salariale ale salariatilor . Principalele obiective ale funcţiei de personal sunt : a) crearea unor condiţii de lucru cât mai bune pentru toţi salariaţii ;  b) existenţa unor cursuri de pregătire şi instruire pentru personalul tânăr  angajat ; c) practicarea unor salarii decente în conformitate cu munca şi pregătirea fiecarui salariat . Funcţia de personal este realizată în cadrul Departamentului Resurse Umane. •

Funcţia comercială . În cadrul acesteia are loc aprovizionarea cu

materiile prime necesare producţiei , realizarea planului de marketing  privind lansarea şi promovarea produselor firmei pe piaţă , stabilirea strategiilor de vânzare . Scopul acestei funcţii este de a avea un contact  permanent cu clienţii . Funcţia comercială cuprinde două laturi : a) aprovizionare ;

9

 b) desfacere a produselor finite obţinute în atelierul propriu . Latura aprovizionare are ca obiectiv achiziţionarea atât a materiilor   prime şi auxiliare necesare procesului de producţie , cât şi a altor produse destinate revânzării . Biroul “ aprovizionare ” are ca sarcină realizarea unui flux continuu în aprovizionarea firmei cu toate materialele necesare desfăşurării normale a acesteia . Biroul “ desfacere ” se ocupă cu coordonarea punctelor de desfacere a firmei şi buna desfăşurare a distribuţiei de produse finite . Funcţia comercială se realizează în cadrul Deparatamentelor Marketing şi Aprovizionare . •

Funcţia de cercetare - dezvoltare - urmăreşte extinderea gamei de

 produse noi prin achiziţionarea de noi utilaje şi modernizarea celor  existente , fabricând produse care se vor distinge prin unicitate , calitate şi costuri reduse . Prin funcţia de cercetare - dezvoltare are loc dotarea tehnico - materială a  proceselor de bază , astfel încât îmbunătăţirea procesului de producţie se sprijină pe eliminarea timpilor morţi . Funcţia de cercetare - dezvoltare se realizeză în Departamentul Dezvoltare Produse Noi din cadrul Departamentului Tehnic . Organizarea activităţii de reparaţii , întreţinere se va face fară  periclitarea activităţilor de bază . Structura organizatorică va fi astfel concepută încât sa nu existe suprapuneri de responsabilităţi . Obiectivele mai sus menţionate sunt în sarcina compartimentului de analiză, care urmăreşte şi elaborarea ideilor noi privind îmbunătăţirea continuă a produselor şi serviciilor . 10

1. 2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente Organizaţia studiată este o legătură între vechi şi nou , între tradiţie şi avangardă iar investţiile făcute în ultimii ani în sistemul informatic şi informaţional au avut ca scop crearea unui sistem de control şi gestiune a activităţii firmei flexibil ca posibilităţi , dar rigid în posibilităţile de intervenţie a persoanelor neautorizate sau rău intentionate . Acest lucru este necesar la orice nivel pentru a proteja datele deja operate , secretul rezultatelor financiar – contabile , cât şi al relaţiilor cu terţii . Scopul principal al sistemului realizat este preluarea cu rapiditate a actelor rezultate din activitatea economică , acte ce reflectă mişcările unitare de numerar şi stocuri . Aceasta permite , la nivelul conducerii , luarea deciziilor în timp real , decizii bazate pe evidenţa faptică şi nu pe calcule estimative şi / sau de ansamblu . S-a încercat eliminarea pe cât posibil a documentelor primare întocmite manual prin instalarea în retea a unor calculatoare în punctele cheie ale desfăşurării activităţii şi şcolarizarea personalului existent în  problema operării datelor , fiecare la nivelul său . Aceasta permite prelucrarea zilnica a datelor din punctele de lucru în care sunt instalate unităţi de calcul , fără a avea personal angajat suplimentar , special pentru aceste funcţii .

11

Sistemul informatic al firmei este destul de actual ca performanţe tehnice şi se pretează la îmbunătătiri ale softului fără a investi sume exorbitante în partea de software .

Resursele informatice din organizaţie au fost recent înlocuite cu unele noi şi sunt alcătuite din staţii de lucru , servere , imprimante , faxu-ri , fotocopiatoare , videoproiector , telefoane fixe , scanere , camere web etc . O parte din staţiile de lucru în proporţie de 70 % o sunt dotate cu Procesor Intel Pentium 4 Core Duo 2 cu frecvenţa de 2,20 Ghz ; Placă de Bază ASUS având Placă de Sunet integrată cu 7 canale audio ; Placă Video ATI SAPHIRE cu memorie de 512 Mb DDR ; Memorie Internă Kingston 2 Gb DDR 2 ; Hard Disk SATA cu o capacitate de 160 Gb având viteza de rotaţie de 7200 RPM , DVD – RW LG cu viteza maximă de inscripţionare şi redare de 16 X pt DVD – uri şi de 52 X pentru Cd – uri , Floppy Disk Teac  pentru dischete de mărime 1.44 ” , Monitor LCD 17 ” ASUS Wide model L700 varianta black , Boxe 2.0 Logitech model ML5368-2 cu puterea muzicală de 5 Wati RMS , tastatură Genius Anti – RSI model G123 şi mouse optic Microsoft model MSO – 053 . Cealaltă parte a staţiilor de lucru în proporţie de 30 % sunt dotate cu Procesor AMD X 2 cu frecvenţa de 2 Ghz , Placă de Bază Gigabyte , Placă de Sunet Creative Audigy Blaster cu 5 canale audio , Placă Video GeForce  Nvidia cu memorie 256 Mb DDR , Memorie Internă Kingston de 1 Gb DDR , Hard Disc S-ATA cu capacitatea de stocare de 160 Gb 7200 RPM , DVD – R Combo Sony cu viteză maximă de redare de 16 X pentru DVD –  uri şi viteză de redare + inscripţionare de 52 X pentru CD – uri , Floppy 12

Disk IBM 1.44 ” , Monitor TFT 17 ”Benq model Lb 5215, Boxe 2.0 Genius model GZH-35123 cu puterea muzicală de 3 Wati RMS , tastatură şi mouse optic A4 Tech model A-1043 precum şi Cameră Web cu rezoluţie VGA Creative model VC – 3152 . Fiecare statie de lucru este dotata cu o sursă externă denumita UPS Mustek model 400 şi care protejează sistemul în cazul întreruperii energiei electrice acţionând ca o baterie ce ţine în jur de 20 de minute suficient timp ca angajaţii să termine şi să salveze ce au lucrat . Ca sisteme de operare staţiile de lucru folosesc Windows Vista cu Service Pack 2 , în proporţie de 70 % , restul de 30 % folosesc Windows XP cu Service Pack 3 . Softul de bază utilizat a fost achiziţionat , cu licenţă , de la un distribuitor  autorizat Microsoft . Staţiile sunt conectate la un program Windows Server şi la reţeaua locală intranet precum şi conexiune la internet redundantă : ADSL , cu server de mail intern : rompak.ro . Sistemul contabil este instalat pe server cu WizCount ( program de evidenţă contabilă ) . Alte softuri contabile utilizate : MiFix , WizSalary etc. Din categoria de programe enumerăm : •

Programe de editare text : Microsoft Word , Notepad , WordPad ;

•

Program de calcul tabelar : Microsoft Excel , Open Office ;

•

SGBD – uri : Visual FoxPro , PostgreSql ;

•

Limbaj de programare : C # , Visual Basic ;

•

Programe de proiectare grafică : Microsoft PowerPoint ;

•

Programe antivirus : Kaspersky 2009 , Eset NOD 32 ;

13

•

Programe multimedia : Windows Media Player 9.0 , Winamp 5.5 , SMPlayer şi MPlayer 1.0 . Reţeaua firmei pe lângă cele 58 de calculatoare dispune şi de 3 servere

: primul mai vechi ( Pentium 4 1,2 Ghz ; 512 Mb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem ; CD-W ; Floppy Disk ) al doilea implementat recent ( Pentium 4 2,4 Ghz ; 3 Gb RAM ; HDD 200 Gb ; LAN : Modem ; DVD-RW , Unitate Optică etc. ) , iar cel de-al treilea server de mail intern ( Pentium 4 1,8 Ghz ; 1 Gb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem : DVD-R Combo ) . Aceste servere au responsabilitatea de a întreţine reţeaua şi de a asigura funcţionalitatea acesteia . Staţiile de lucru sunt legate în reţea prin cablu UTP , făcându-se legătura între acestea prin intermediul a două switch-uri . Rompak are în dotare 6 multifuncţionale HP 6857 C , 10 imprimante HP F 2108 cu scaner şi copiator incorporat , 3 imprimante foto Lexmark  P5900 , 2 fotocopiatoare Lexmark C 95238 un videoproiector Acer , mai multe telefoane fixe DECT şi 2 fax-uri Philips 2802B . Întreaga reţea de staţii de lucru este protejată de o aplicaţie de tip firewall care monitorizeză şi filtreză permanent transmisiile de date realizate între staţii şi Internet . Acesta ţine la distanţă aplicaţiile cu intenţii rele cum ar fi hackerii , spam-urile , viermi , viruşi , trojani etc. înainte ca aceştia să  pună probleme sistemului . Firma dispune de o reţea de tip LAN , la care sunt conectate 38 de staţii de lucru repartizate astfel : •

21 de staţii de lucru la nivelul adiministrativ , iar restul sunt distribuite

în mod proporţional cu activitatatea pe care o desfăşoară în cadrul secţiilor  din fabrică , astfel :

14

a) 8 staţii de lucru aparţin Departamentulului Financiar – Contabil împărţite în funcţie de activitatea pe care o prestează fiecare angajat al acestui departament ;  b) 2 staţii de lucru aparţin secretariatului ; utilizate la înregistrarea oricarui document care intră în fabrică ; c) 3 staţii de lucru aparţin Departamentului de Resurse Umane ; utilizate în vederea ţinerii evidenţei salariaţilor şi a problemelor acestora ; d) 3 staţii de lucru aparţin Conducerii organizaţiei dintre care 1 staţie de lucru se află în sala de şedinţe împreună cu videoproiectorul Acer folosit la organizarea şedinţelor ; e) 3 staţii de lucru aparţin Departamentului de Aprovizionare ; utilizate  pentru operarea datelor privind recepţia de materii şi materiale , asigurarea legăturii cu departamentul contabil . f) 2 staţii sunt utilizat de responsabilul IT pentru supravegherea celorlalte staţii de lucru şi asigurarea funcţionării acestora în condiţii normale . SC ROMPAK SRL foloseşte ca tipuri de aplicaţii WizCount ,

WizSalary şi MiFix . WizCount - reprezintă un sistem integrat de contabilitate , gestiune şi marketing , puntând fi accesat printr-un nume de utilizator şi parolă . Sistemul cuprinde contabilitate , gestiune , vânzări , producţie , logistică –  aprovizionare , management , şi accesează simultan aceeaşi bază de date . Protecţia sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator , accesul fiind structurat pe mai multe nivele , acordându-se sau nu amumite drepturi fiecărui utilizator . Toate documentele sunt introduse în sistem o singură dată , programul asigurând legătura automată între departamente şi către  baza de date centrală . 15

Aplicaţia WizCount conţine următoarele meniuri principale : •

OPERAŢIUNI ADIŢIONALE . Meniul conţine operaţii externe

cum ar fi schimbarea companiei, crearea uneia noi , logarea cu alt utilizator , salvarea datelor , importul / exportul de fişiere , etc. •

DEFINIŢII . Acest meniu descrie operaţiile care nu se fac zilnic ,

cum ar fi : actualizarea detaliilor generale referitoare la firmă ( CUI , forma  juridică , adresa , cont , etc. ) , stabilirea parolelor , nomenclatoarele de agenţi , depozite , etc. Anumite câmpuri din aceste meniuri nu sunt accesibile utilizatorilor . •

CONTABILITATE . Acest meniu conţine : definirea de conturi ,

tipuri de tranzacţii , centrii de cost , introducerea de note contabile , şi diverse operaţiuni cu acestea . •

ARTICOLE . Aceast meniu se selectează pentru a putea introduce

articole noi , a le modifica pe cele existente . Deasemenea tot aici pot fi definite şi setate preţuri de vânzare pentru articole . •

DOCUMENTE . Acest meniu se poate folosi pentru emiterea

diverselor documente : facturi , comenzi , note de expediţie , transferuri între depozite , rapoarte de producţie , documente de import / export ş.a.m.d. •

RAPOARTE . În acest meniu sunt explicate modurile de emitere a

listelor , a balanţelor , a fişelor , a rapoartelor de circuit financiar . Firma utilizează din acest meniu doar rapoartele de contabilitate şi rapoartele de stocuri ( jurnal de cumpărări , jurnal de vânzări , balanţă de verificare , etc ) .

WizSalary este un sistem conceput special pentru rezolvarea  problemelor complexe din domeniul salarizării în companii ce operează pe orice segment de piaţă . Sistemul permite prelucrarea cu exctitate a datelor  despre forţa de muncă , oferind o bună gestionare a acesteia . 16

Aplicaţia WizSalary conţine următoarele meniuri principale : •

COMPONENŢE SALARIU . Acest meniu este utilizat pentru

intoducerea salariului , gradaţia , tariful , sporurile , datoriile sociale şi vechimea fiecărui salariat . •

IMPORT LAVIE . Acest meniu este utilizat pentru introducerea

automată a datelor de pontaj din sistemul de acces-control Lavie ( sau alt sistem de pontaj electronic ) . •

CALCUL : Meniul este utilizat pentru efectuarea calcului pentru un

singur angajat , mai mulţi angajaţi ( folosind opţiunea ˝ filtru ˝ ) sau toţi angajaţii . •

MANAGEMENT DE PERSONAL . Acest meniu este utilizat

 pentru intoducerea datelor personale pentru fiecare angajat ( marca , ID , nume , prenume , departament , data naşterii, carte de muncă , contract individual cu firma , adresa , stare civilă , funcţie , etc. ) . •

INTRODUCERE DATE PONTAJ . Cu ajutorul acestui meniu se

introduce orele de pontaj . •

RAPOARTE . Cu ajutorul acestui meniu se emit sau se generează

rapoarte atât pe ecran cât şi la imprimantă . Aceste rapoarte pot fi predefinite sau suplimentare . •

TABELE . Meniul este utilizat pentru setarea detaliilor de salarizare

 pentru companie : parole de acces , curs valutar ; mod de calcul al tarifelor , datoriilor sociale , primelor ; luna curentă , numărul de zile şi ore lucrătoare în luna curentă , planul contabil şi altele . •

INTRODUCERE TRANZACŢII . Meniul este utilizat pentru a

introduce reţinerile , concediile medicale , concediile de odihnă ş.a. •

ÎNTREŢINERE . Este utilizat pentru întreţinerea bazei de date ( 17

refaceri ) , închiderea de lună şi salvări .

MiFix ţine evidenţa mijloacelor fixe , obiectelor de inventar sau a altor grupe pe care organizaţia le poate defini în conformitate cu legislaţia în vigoare . Meniurile principale ale aplicaţiei sunt : •

ACTUALIZARE . Meniul este utilizat pentru înregistrarea de

mijloace fixe conform catalogului , transferul în alt atelier a unei imobilizări , modificarea stării inventarierii , vizualizarea stării înregistrării , starea de provenienţă a utilijalui ( închiriat sau propriu ) , se poate înregistra casarea sau vânzarea utilajului . •

LISTE : Meniul este utilizat pentru vizualizarea fişei pentru fiecare

mijloc fix cu date referitoare la acesta . Meniurile PLAN AMORTIZARE şi PAD NEALOCAT nu sunt utilizate în cadrul firmei. Aplicaţiile financiar - contabile folosite sunt achizitionate de la un  producător specializat de software financiar . Acestea sunt modulare , pe unităţile de lucru fiind instalat măcar minimul necesar , pentru utilizarea eficientă atât a programului cât şi a fondurilor de investitii în software . Firma lucrează cu mai multe banci , având acces la programele lor . Accesul se face prin intermediul parolei şi a utilizatorului plus un cod generat de un dispozitiv numit cod token sau dispozitiv digipas . Aici se fac  plati în lei şi în valută , urmărirea depozitelor etc. Rompak are un numar total de 275 de angajaţi şi este clasată în categoria întreprinderilor mijlocii . În cadrul organizaţiei personalul este specializat pe următoarele funcţii şi departamente :

18

1. Departamentul de audit financiar intern şi administrativ - are 51 de angajaţi şi are în atribuţiuni controlul intern al operaţiunilor financiar –  contabile şi al documentelor justificative din cadrul firmei . 2. Departamentului de contabilitate are 8 angajaţi care se ocupă cu înregistrararea sistematică şi cronlogică a tututror operaţiunilor financiarcontabile cu prevederile legale , calcularea principalilor idicatori financar –  contabili, prezinta situatiile financiare spre aprobare . 3. Departamentul juridic are 1 angajat ce întocmeşte , verifică din  punct de vedere legal clauzele contractuale de muncă , cu clienţii , de colaborare , reprezintă societatea în cazul litigiilor . 4. Departamentul de marketing are 13 angajaţi , stabileşte strategii de vânzare , propune soluţii privind lansarea produselor pe piaţă , dezvoltarea strategiilor privind creşterea profitului firmei , realizează tehnici de  promovare a produselor . 5. Departamentul de întreţinere are 56 de angajaţi , are ca responsabilităţi întreţinerea şi supravegherea echipamentelor tehnologice şi a utilajelor din cadrul firmei , vin cu propuneri de achiziţie a unora noi , instruieste personalul în utilizarea acestora . 6. Departamentul tehnic are 88 de angajaţi , se ocupă efectiv cu realizarea produselor finite şi dezvoltatarea unora noi . 7. Departamentul de calitate are 9 angajaţi , urmăreşte respectarea cu strictete a parametrilor cantitativi şi calitativi a materiilor prime care intră în compoziţia produsului final 8. Departamentul resurse umane are 9 angajaţi ce se ocupă cu evidenţa salariaţilor , a recrutării personalului pentru posturi vacante , organizare de training precum şi 2 analişti de sisteme , 2 programatori , 2 tehnicieni întreţinere sisteme . 19

Aceştia din urmă sunt responsabili de întreg sistemul informatic al firmei ROMPAK şi se ocupă de : asigurarea proiectării lucrărilor informatice , implementarea acestora , instruirea personalului implicat în utilizarea diverselor programe , verifică desfăşurarea în condiţii normale a activităţii informatice şi eventual propune proiecte informatice noi către conducere , controlul şi repararea sistemelor , implementarea noilor tehnologii din domeniul informaţional şi nu în ultimul rând verificarea şi gestionarea serverelor şi a reţelei . Tot în atribuţiile lor intră şi implementarea politicii de securitate la nivelul întregului sistem informatic .

2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional financiar – contabil ales 2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar –  contabile din organizaţie Sistemele informaţionale folosite în organizaţia S.C. ROMPAK  S.R.L. sunt sisteme orientate spre date iar firma foloseşte un software contabil utilizat în gestionarea evidenţei clienţilor , furnizorilor , a plăţilor în numerar sau prin bancă , a datoriilor către stat dar şi către terţi , a învestiţiilor făcute , a amortizărilor , a băncilor , a debitorilor şi a creditorilor   precum şi a previziunilor şi planurilor viitoare privind o mai bună funcţionare a întreprinderii din punct de vedere financiar dar şi organizatoric. Departamentul de contabilitate controlează evenimentele care au avut loc , modalitate sigură de a determina care au fost rezultatele activității desfăşurate, analizarea datelor exacte fără erori .

20

În urma studierii societă ții S.C. Rompak S.R.L. şi privind procesele interne care au loc în cadrul organizaţiei vom prezenta analiza principalelor  sisteme informaţionale financiar – contabile identificate în cadrul organizaţiei :

Sistemul informaţional de evidenţă a imobilizarilor În cadrul sistemului informaţional al mijloacelor fixe se efectuează o serie de operaţiuni dintre care cele mai importante sunt : recepţia mijloacelor fixe şi gruparea acestora pe categorii , darea în folosinţă , stabilirea plusurilor şi minusurilor în urma inventarierii patrimoniului , stabilirea duratei de uitlizare , calculul amortizării pe baza planului de amortizare , ieşirea din gestiune . Documentele ce ţin de intrare sunt : facturi de aprovizionare , aviz de expediţie ,  proces verbal de recepţie finală ( în cazul construcţiilor ) , proces verbal de instalare , bon de mişcare a mijloacelor fixe , proces verbal de scoatere din funcţiune , garanţii , declaraţie vamală de import , carte de identitate ( pentru autovehicule ) . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional de evidenţă a imobilizărilor sunt : balanţa lunară analitică şi sintetică a mijloacelor fixe , listă de inventariere , fişa analitică a mijloacelor fixe , raport  privind starea de amortizare .

Sistemul informaţional al produselor finite şi al producţiei În cadrul sistemului informaţional al produselor finite se efectuează o serie de operaţiuni dintre care cele mai importante sunt : inventarierea produselor  finite , distribuirea şi depozitarea lor în medii curate şi special amenajate etc. 21

Primirea de materii prime şi materiale se face pe baza avizului de

expediţie pentru cele din cadrul firmei sau facturi şi aviz de expeditie  pentru cele de la terţi . Acestea se înmagazinează până în momentul consumului . Prin consumul tehnologic aferent procesului de producţie rezultă produsul finit care se evidenţiază pe nota de predare la magazie întocmită la secţia de producţie . Prin centralizarea acestora rezultă producţia fizică realizată . Documentele ce ţin de intrare sunt : factură , aviz de expediţie , fişa tehnologică . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al produselor finite sunt : fişa limită de consum , statistici privind cantitatea vândută pe fiecare canal de distribuţie , raport privind termenul de valabilitate pe loturi .

Sistemul informaţional de analiză Analiza economică este efectuată de către directorul economic împreună cu contabilul sef pe baza cheltuielilor efectuate . Având în vedere  planurile propuse se stabilesc viitoarele obiective şi se calculează preţurile la  produsele finite .

Sistemul informaţional al vânzărilor Magazinele primesc produse finite din fabrică productie pe baza avizului de însoţire a mărfii şi diverse alte mărfuri de la diferiţi furnizori pe  baza facturii sau a avizului de însoţire . Produsele finite şi mărfurile sunt receptionate pe baza NIR - ului la care sunt anexate facturi şi avize  justificative . 22

La sfârşitul zilei se întocmeşte monetarul de către şeful de unitate în 2 exemplare : - un exemplar circulă la contabilitate în vederea înregistrării contabile ; - un exemplar rămâne la magazin în carnet . Mai sunt anexate bonurile de casă centralizatoare . Raportul de gestiune se întocmeşte de către gestionar într - un exemplar în fiecare zi pe baza NIR - urilor şi monetarelor .

Sistemul informaţional al evidenţei stocurilor / aprovizionare Stocurile din depozite sunt primite cu factură sau aviz de însoţire , pe  baza caroră se întocmeşte nota de intrare - recepţie ( NIR ) . Ieşirile din depozite se fac cu aviz de însoţire a mărfii . Factura sau avizul de însoţire a mărfii primită de la furnizori pentru materii prime şi materiale folosite se anexează la NIR .  NIR-ul se întocmeste în 2 exemplare pe măsura efectuării recepţiei . Un exemplar rămâne la deposit , iar al doilea împreună cu documentele anexate . Se transmit la contabilitate , unde se şi arhivează . Avizul de însoţire a mărfii pentru ieşirea materialelor din depozite se întocmeşte în 3 exemplare : - unul pentru transport ; - unul rămâne la depozit ; - unul se trimite pentru înregistrarea la contabilitate . Evidenţa stocurilor se ţine pe baza fişei de magazie care se întocmeşte intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de material şi este completată de gestionar . Nu circulă fiind un document de înregistrare şi se arhivează la compartimentul contabil . 23

La sfârşitul anului se întocmeşte lista de inventar într-un exemplar de către gestionar . Ea este trimisă la compartimentul contabil , unde se şi arhivează .

Sistemul informaţional al contabilitaţii generale În acest sistem sunt centralizate şi analizate majoritatea documentelor . De la depozite se primesc NRCD - urile şi se centralizează , întocmindu - se astfel Jurnalul de Cumpărări într-un singur exemplar . De la magazine se primesc NRCD-urile şi monetarele . Acestea din urmă se centralizează rezultând Borderoul de Încasări , într - un singur  exemplar . Suma generală a monetarelor reprezintă vânzările efectuate în luna respectivă . Tot de la punctele de lucru se primesc facturile emise , la cererea clienţilor . Acestea se centralizează în Jurnalul de Vânzări . Facturile şi monetarele ajută la calcularea TVA - ului colectat , iar  Jurnalul de cumpărări la evidenţierea TVA - ului deductibil . Diferenţa dintre acestea reprezintă TVA - ul de plată sau de rambursat realizat în luna respectivă . TVA - ul se evidenţiază în Decontul de TVA . Înregistrările operaţiunilor se fac chronologic , respectând realitatea ,  prin nota contabilă , anexându - se documentele justificative . Nota

contabilă se întocmeşte într - un exemplar . La data de 30 iunie a fiecărui an se întocmeşte raportarea semestrială  privind activitatea firmei . Bilanţul se întocmeşte la finele exerciţiului financiar anual . 24

Sistemul informaţional al furnizorilor În cadrul sistemului informaţional al furnizorilor se gestionează toate operaţiile de achiziţionare . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : contractul de vânzare-cumpărare , aviz de însoţire a mărfii , factura fiscală de la furnizori , necesar de materiale , lista de ofertă , ordin de plată , cec , chitanţă , cont analitic , comandă . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al furnizorilor sunt : rapoarte privind termenele de plată , raport  privind datoriile faţă de furnizori , situaţia contractelor , balanţa analitica a furnizorilor , fişa furnizorilor , cerere de ofertă , rapoarte privind furnizorii debitori , situatia plaţilor .

Sistemul informaţional al trezoreriei Sistemul informaţional al trezoreriei asigură evidenţa încasărilor şi plăţilor  efectuate atât în numerar cât si prin bancă , precum şi situaţia datoriilor şi a creanţelor unităţii . Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor şi al clienţilor . De la casierie se plătesc salariile pe baza Statelor de Salarii primite de la oficiul de calcul . Deasemenea se fac plăti la furnizori şi încasări de la clienti şi se întocmeşte registrul de casa zilnic în două exemplare de către casier . Se înregistrează toate încasările şi plăţile şi se totalizează pentru a stabili soldul de casă al zilei respective . Circula la compartimentul contabil un exemplar pentru verificare şi arhivare , iar al doilea exemplar rămâne in carnet la casierie . 25

Plăţile se fac pe baza dispoziţiei de plată care vine de la departamentul financiar – contabil . Biroul contabilitate întocmeste şi ordine de plată în trei exemplare : - unul la contabilitate ; - unul la client ; - unul la banca . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : filă C.E.C. , chitanţă , extras de cont , bilet la ordin , ordin de plată. , factură ( cazare ) , chitanţă , bonuri , decont . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al trezoreriei sunt : registru de casă , centralizator al extraselor de cont , balanţa de plăţi , expense report , raport situaţia cardurilor business , fişa de cont , raport privind disponibilul din casa şi din cont .

Sistemul informaţional personal - salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajaţi , concediile de odihnă ,  precum şi pontajele pentru calculul salariilor . În cadrul acestui serviciu se calculează salariile pe baza foilor de

pontaj primite de la celelalte compartimente şi secţii . Statul de salarii se întocmeşte pe sectii în două exemplare , lunar : - un exemplar la casierie pentru efectuarea plăţilor ; - un exemplar la contabilitate pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. Tot aici se întocmesc listele de avans chenzinal . Acestea se întocmesc în două exemplare , lunar şi circulă astfel : - un exemplar la casierie pentru efectuarea plătilor ; 26

- un exemplar la oficiul de calcul pentru a ajuta la întocmirea statelor de salarii . Primul se arhiveaza la contabilitate, al doilea la oficiul de calcul. În cadrul sistemului informaţional personal - salarizare se efectuează următoarele operaţiuni : iniţializarea salariilor pentru luna curentă , înregistrare avans chenzinal , preluarea pontajelor lunii , a sancţiunilor , a concediilor , a sporurilor , calculul concediilor medicale sau de odihnă , a deducerilor personale , înregistrarea statelor de salarii , înregistrarea declaraţiilor lunare la bugetul de stat , la bugetul asigurărilor sociale de stat , la bugetul asigurărilor pentru şomaj , înregistrarea fişelor fiscale , precum şi evidenţa tuturor angajaţilor şi funcţiile acestora , fişa postului . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fişa de pontaj , lista cu reţinerile , contractul de muncă , pontaj avans şi pontaj lichidare , stat de funcţii , fişa zilnică de prezenţă , cerere de concediu , fisa postului , curriculum vitae . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al salarizării sunt : stat de salarii , fluturaşe , listă de avans chenzinal , fişă fiscală 1 şi 2 , condica de prezenţă , contribuţii .

Sistemul informaţional materii prime În cadrul sistemului informaţional materii prime se efectuează urmatoarele tipuri de operaţiuni : achiziţii de materii prime , dare în consum , constatatrea plusurilor şi a minusurilor pe baza inventarierii . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : nota de comandă , bon de consum , factură , nir , aviz de expediţie , dispoziţia de livrare .

27

Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al materiilor prime sunt : fişa de magazie , lista de inventar , registru cumpărări , balanţa analitică , necesar de aprovizionat .

2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului financiar – contabil ales Aria de întindere a sistemului informaţional al clienţilor este formată din următoarele componente organizatorice ce au responsabilităţi pe linie de gestiune a clienţilor cum ar fi :

Directorul : semnează contracte economice cu clienţii ; - legături cu departamentul juridic , departamentul de contabilitate contabilului , bănci şi trezorerie etc. ; - asigură coordonarea raportărilor statistice cu privire la profit şi a evidenţelor sintetice necesare elaborării prognozelor , reparaţii , consumuri  precum şi a luării deciziilor ; - are legături interne cu toate birourile firmei , legături externe cu furnizorii şi clienţii ; - organizează analiza periodică a utilizării şi stării mijloacelor fixe ; - analizează şi ia măsuri pentru creşterea rentabilităţii atât pe total cât şi pe fiecare produs sau serviciu prestat ; - analizează cheltuielile de producţie şi ia măsuri concrete pentru reducerea acestora ; 28

- împreună cu cei de la oficiul de calcul stabilesc preţurile ; - asigură efectuarea inventarierii patrimoniului , participă la organizarea sistemului informational .

Oficiul juridic : - verifică veridicitatea actelor prezentate de către angajaţi ; - verifică veridicitatea şi corectitudinea întocmirii actelor primite şi emise de către societate ; - îndeplineşte atribuţiile date prin delegare de directorul ROMPAK ce are caracter juridic sau legislativ .

Departamentul de contabilitate : 1. Pentru activitatea de control de gestiune : - controlul documentelor ( încheierea de contracte , plata furnizorilor cash sau virament bancar ) ; - efectuarea inventarierelor periodice ; - verificarea constituirii comisiilor de inventar şi documentelor de inventar  săptămânale şi lunare ; - verificarea înregistrării în fişierele magaziei , documentele de intrare –  ieşire a materialelor consumabile , materialelor de natura obiectelor de inventar , piese de schimb şi a materialelor cu caracter publicitar .

29

- organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale , urmăreşte definitivarea , potivit legii , a rezultatelor inventarierii ; - întocmeşte lunar balanţa de verificare pentru conturile sintetice şi cele analitice şi urmăreşte concordanţa dintre acestea ; - înregistrează operaţiunile efectuate în cadrul societăţii .

2. Pentru activitatea şi biroul financiar : - primirea documentelor pentru livrarea spre clienţi ; - calculul , înregistrarea şi evidenţa TVA ; - urmărirea plăţii clienţilor ; - controlul înregistrării intrărilor monetare a fiecărei agenţii către bancă ; - întocmirea situaţiei contului folosind extrasul de cont on – line ; - legături interne cu toate birourile firmei , legături externe cu banca etc. - realizarea operaţiunilor legate de inventariere ; - organizarea contabilităţii sintetice şi analitice a patrimoniului ; - colectarea costurilor pe conturi sintetice şi analitice din centralizatorul  privind consumurile de materiale , combustibil , obiecte de inventar , piese de schimb , prestări servicii, amortizări şi salariale . - asigură prin planul financiar şi de trezorerie fondurile necesare societăţii ; - răspunde de realizarea integrală şi la timp a planului financiar propunând măsuri eficiente de recuperare a pierderilor ; - asigură plata la termen a sumelor care constituie obligaţiile societatii faţă de bugetul de stat şi alte obligaţii faţă de terţi ; - urmăreşte şi încasează toate facturile pentru produsele finite livrate ; - asigură şi răspunde de efectuarea corecta şi la timp a statelor de salarii ; 30

- urmăreşte permanent circulaţia documentelor de decontare cu banca , analizează lunar volumul facturilor neîncasate ; - calculul şi evidenţa impozitelor datorate bugetului de stat .

Laboratorul CTC : - organizează activitatea de control pe fază şi la nivel de fabrică productivă ; - introduce noi metode moderne de control ; - se îngrijeşte de respectarea tehnologiilor de fabricaţie şi a calităţii în fabrică ; - răspunde de calitatea produselor ce se predau punctelor de desfacere .

Departamentul de aprovizionare – depozite : 1. Pentru aprovizionare : - aprovizionare cu materiale consumabile , material de natura obiectelor de inventar , piese de schimb ; - asigurarea condiţiilor de păstrare şi depozitare a bunurilor materiale şi a  produselor ; - asigurarea înregistrării în fişierul magaziei , a intrărilor – ieşirilor de  bunuri; - valorificarea stocurilor . - fundamentează necesarul de aprovizionat în funcţie de necesităţi; 31

- asigură şi răspunde de aprovizionarea cu materii prime şi materiale necesare în vederea realizării producţiei ; - urmăreşte permanent aprovizionarea la timp a tuturor materialelor ,  pieselor de schimb şi componentelor necesare maşinilor , utilajelor şi instalaţiilor ; - păstrează permanent legatură cu furnizorii de materiale , echipamente şi utilaje , în vederea respectării termenelor de livrare a ordinii prioritatilor şi modului de livrare ; - urmăreşte şi ia măsuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare , prin căutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate şi cu mijloace financiare cât mai reduse .

2. Pentru depozite : - organizează spaţiul în vederea depozitării produselor pe grupe , precum şi optimizarea fluxului de depozitare ; - răspunde de eliberarea la timp a materiilor prime şi a materialelor în concordanţă cu nevoile de consum ; - organizează şi ţine evidenţa materialelor depozitate ; - controlează sistematic în depozite şi magazii modul de gospodărire a materiilor prime , materialelor şi produselor finite .

Atelierul mecanic : - coordonează întreaga activitate a serviciului mecano – energetic , mecanizării şi automatizării ;

32

- asigură repararea utilajelor ce nu mai corespund tehnic , tehnologic sau au fiabilitate scazută ; - trimite către aprovizionare necesarul de materiale şi piese de schimb pentru a fi achiziţionat .

Departamentul de marketing : - participarea la acţiunilor de negociere a preţurilor oferite de clienţi din ţară şi din străinătate ; - are legături interne cu toate departamentele firmei şi alte legături externe departamenele clienţilor .

Participanţi externi şi interni ai firmei Rompak : 1. Participanţii externi - grupul de firme PAK HOLDING A.S. Turcia ; 2. Participanţii interni în special distribuitori interni : ACTIV PLUS , ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP , NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED etc.

33

3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional financiar –  contabil al Clienţilor Gestionarea tuturor operaţiilor de vânzare care se face în cadrul sistemului informaţional al clienţilor sunt : - evidenţa creanţelor înregistrate cu clienţii societăţii ; - înregistrarea şi centralizarea încasărilor efectuate , pe baza documentelor  de plată emise către clienţi ; - înregistrarea plăţilor efectuate în avans de către clienţi prin cec , ordin de  plată - numerar , compensare sau dispoziţie de încasare valutară ; - operaţii privind lucrările executate şi serviciile prestate în baza unor  contracte încheiate cu aceştia ; - elaborarea rapoartelor cu privire la bonitatea clienţilor . Principalele operatiuni economice care au loc in sistemul informaţional al clienţilor sunt : - contracte cu clienţii ; - comandă produse , lansare comenzi ; - vânzări , vănzari tranşe ; 34

- încasări , încasări tranşe , sold încasări ; - clienţi restanţieri , clienţi în litigiu , sold clienţi .

3.1 Descrierea intrărilor Organizaţia ROMPAK primeşte comanda de la client în vederea satisfacerii nevoilor fiecăruia . Clientul are nevoie de produsele comandate pentru desfăşurarea activităţilor proprii iar furnizorul are nevoie de venituri şi beneficii din vânzarea produselor . Organizaţia primeşte comanda şi o lansează în cel mai scurt timp posibil . Documentele de intrare pentru sistemul informaţional al clienţilor sunt : filă C.E.C. , contracte cu clienţii , scrisoare de garanţie , comenzi , aviz nefacturabil până la client , factură de retur , factura în roşu ( reduceri ) , chitanţă , document de transport , factură de export , packing list ( specificaţie totală a mărfii + paleţi ) , certificat de analiză şi calitate a mărfii , certificat fitosanitar , declaraţie vamală la export ( în cazul exportului în afara Uniunii Europene ) , nomenclatorul clienţilor , chestionare .

3.2 Descrierea prelucrărilor In vederea îndeplinirii scopurilor propuse se alcătuieşte un contract semnat de ambele părţi . Nerespectarea lui aduce sancţiuni , comisioane sau chiar  cheltuieli de judecată . Clientul lansează comanda alegând produsele direct din fabrică , producătorul verifică produsele şi le furnizează clientului . Vânzarea poate fi şi în mai multe tranşe depinzând de cantitatea produsului vândut sau de disponibilităţile clientului. 35

3.3 Descrierea ieşirilor Clientul are datoria de a plăti bunul furnizat de către furnizor şi poate alege diferite metode de plată : plata prin card , plata în numerar , plata prin bancă . Daca plata nu este efectuată conform prevederilor contractuale şi pâna la data contractuală atunci se adaugă comisioane stabilite conform acordului din contract . Incasările pe care obţine furnizorul pot fi şi în tranşe egale sau inegale . Furzinorul trebuie să verifice şi actualizeze soldul încasărilor , precum şi soldul clienţilor . Trebuiesc de asemenea redactate şi analizate listele cu clienţi în litigiu şi restanţieri . Clienţii rău platnici trebuiesc daţi în judecată pentru recuperarea contravalorii produselor vândute . Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al clienţilor sunt : fişa clientului , balanţa analitică a clienţilor , raport privind reducerile acordate clienţilor , raport privind datele scadente de plată , clienţi în litigiu , clienti incerţi , borderou la vamă , raport zonal , situaţie a comenzilor ( onorată parţial şi neonorată ) , raport privind cererea (  produsele cele mai cerute ) , factură .

4. Modelarea sistemului informaţional financiar – contabil existent 4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate – relaţie

36

Pentru modelarea sistemului informaţional al clienţilor se vor folosi trei modele de bază , respectiv modelul descompunerii func ționale , modelul  proceselor , modelul datelor .

Modelul descompunerii funţionale Descompunerea funcţională a sistemului informaţional al clienţilor se realizează cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date . Sistemul informaţional al clienţilor se descompune în următoarele  procese şi subprocese de prelucrare : •

Stocuri cu următoarele subprocese :

a. stabilire necesar produse finite în stoc ;  b. generare situaţie comenzi pentru aprobare ; c. lansare comenzi pentru clienţi . •

Înregistrarea tranzacţii economice cu următoarele subprocese :

a. generare aviz de însoţire a mărfii ;  b. înregistrare note contabile ; c. înregistrare documentelor de plată clienţi ; d. înregistrarea tranzacţiilor cu clienţii . •

Actualizare stoc produse cuprinde următoarele subprocese :

a. operare stoc ;  b. operare liste inventar ; c. obţinere balanţă analitică ; d. evidenţa clienţilor .

Modelul proceselor

37

În procesul de modelare a din modelul proceselor am plecat de la descrierea orientată pe tranzacţii / transformări a sistemului informaţional al clienţilor . Diagrama de context este prezentată în Anexa 1 , DFD de nivel 0 Sistemul Informaţional al Clienţilor este prezentată în Anexa 2 . Descompunerea proceselor de prelucrare în subprocese este prezentată în DFD de nivel 1 Anexa 3 “ Înregistrare clienţi potenţiali “ şi Anexa 4 “ Evidenţa comenzilor primite de la clienţi “ , a subproceselor în module prin DFD de nivel 2 Anexa 5 “ Înregistrare comanda nouă “ şi Anexa 6 “ Actualizare comenzi “ .

Modelarea datelor La analizarea cerinţelor informaţionale şi funcţionale ale sistemului informaţional financiar – contabil al clienţilor pot fi identificate ca entităţi de  bază : furnizor , client , recepţie , gestiune , etc.

5. Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem financiar – contabil 5.1 Modificările funcţionale şi / sau nefuncţionale din sistemul financiar  – contabil •

Cerinţe funcţionale :

38

În cadrul firmei S.C. ROMPAK S.R.L. , nu am obsevat nici o descentralizare a funcţiei contabile sau a evidenţei analitice a clienţilor . Totul este prezentat în regulamente speciale făcute pentru fiecare gestionar  în parte , luat la cunoştinţă imediat la angajare ( avizat de Directorul General ) şi semnat de către acesta precum şi de inginerul responsabil cu protecţia muncii .

•

Cerinţe nefuncţionale : La reţeaua centrală a unităţii din cadrul firmei este asigurat un server de

aplicaţii , un server de baze de date şi unul de mail intern precum şi infrastructura fizică dezvoltată necesară comunicării datelor în timp real de la şi spre enităţile externe din cadrul firmei , grupul de firme din care ROMPAK face parte , frunizorii , clienţii şi distribuitorii interni . Este asigurată şi securitatea datelor interne având stabilit de niverluri , pasworduri de acces pentru angajaţi , contabili şi gestionari . Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicaţii necesare desfăşurării postului de muncă şi nivelului de acces permis . Întreprinderea S.C. ROMPAK S.R.L. îşi propune ca până în 2014 orice resursă hardware să fie înlocuită pentru a evita mentenanţa . De asemenea sunt luate în calcul şi eventuale schimbări de structură , topologie , rearanjare de cabluri şi de switch-uri . Se urmăreşte ca pe viitor documentele care în prezent sunt întocmite de mână să fie înlocuite ( cu excepţia celor   prevăzute în lege ) cu cele în format electronic .

39