OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS El Objetivo es establecer los procedimientos de Auditoria recomendados para el examen del rubro de Inmuebles, Maquinaria y Equipos, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma especifica en cuanto a su Naturaleza, Oportunidad y Alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa. Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:
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Comprobar que existan y estén en uso.
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Verificar que sean propiedad de la empresa.
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Verificar su adecuada valuación.
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Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.
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Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el calculo de la depreciación.
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Determinar los gravámenes que existan.
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Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros. Control Interno de Inmuebles, Maquinaria y Equipos Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los Inmuebles, Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrónico de datos. Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a:
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Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa En términos generales, por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etc.
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Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.- De existir una autorización final para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.
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Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.- La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos ó personas involucradas en una misma transacción.
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Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los Activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales.
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Existencia de archivos de documentación.- La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.
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Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.- Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.
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Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en su oportunidad las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.
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Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.
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Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.- Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo de investigación y ajuste en la contabilidad.
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Información oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.
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Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.- Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa. l) Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros, etc. m) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. n) Información sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es necesario la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación que incluyan:
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Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipos.
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Cuando se practique avalúo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea practicado por personal de la empresa, se debe contar con:
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Expedientes en donde se controlen los avalúos internos externos y, en su caso, archivos de documentación necesaria para respaldar los internos, tales como: cotización de precios recientes, estudio de costos de reposición, etc.
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Documentos que permitan la identificación de los valores actualizados de todos los bienes y su depreciación acumulada y la del periodo según los informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales.
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La estimación de la vida útil en función al tiempo de servicio en la empresa y el valor de desecho de los mismos.
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En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios, la empresa deberá mantener expedientes en los cuales se documenten los análisis de partidas clasificadas por antigüedad, cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que estos se han obtenido de una fuente apropiada.
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Separación de funciones en cuando a la preparación, supervisión y aprobación de la información actualizada.
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Verificación del adecuado y oportuno registro en la contabilidad de las cifras actualizadas.
Adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento. IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA El auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoria. La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipos, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:
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Naturaleza, monto y características propias de los inmuebles, maquinarias y equipos, especialmente los que son de fácil realización y sustracción.
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Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, así como los cambios importantes en relación con dichas políticas.
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Estimaciones que afectan el valor neto en libro de los activos (depreciación, avalúos, determinación del valor de uso, etc.).
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Cambios en los métodos de depreciación de los activos.
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Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados.
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Existencia de gravámenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su disponibilidad.
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Falta de conteos físicos de los activos en forma periódica.
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Registros auxiliares poco confiables.
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Falta de control sobre la localización física de los activos.
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Falta de identificación física de los activos a través de etiquetas, marbetes, etc.
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Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición o construcción de activos.
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Existencia de activos en poder de terceros y recibidos de terceros.
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Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
PLANEACION En la planeación el auditor debe obtener información sobre las características de los inmuebles, maquinaria y equipos, tales como, método de actualización, método de depreciación, políticas de capitalización, reglas particulares de valuación y presentación, incluyendo su aplicación consistente, etc. Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información (manual o proceso electrónico de datos PED), política de registro, estructura y calidad de la organización segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión. REVISION ANALÍTICA Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones en precios, cambiarías, etc., Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno. De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo. Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc. ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control interno contable existente y la localización de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciación, incluyendo su actualización. Lo anterior incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de procesos electrónicos de datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la información se procesa sin dejar huellas visibles, como cálculo de depreciación, cálculo de actualización, etc. En su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea alrededor o a través del computo. Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias
