La importancia de los activos fijos. 1. DEFINICIÓN.-
De conformidad con el boletín C-6 de las Normas de información Financiera denominado Inmuebles Maquinaria y Equipo, se define a los actios fi!os como los bienes tan"ibles que tienen como ob!eto# a$ El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad, b$ %a producción de artículos para su enta o para el uso de la propia entidad,y c$ %a prestación de sericios de la propia entidad, a sus clientes o al p&blico en "eneral' %a adquisición de estos bienes denota el propósito de utili(arlos y no de enderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad' %os conceptos que inte"ran el actio fi!o son los si"uientes# )' *errenos, *errenos, +' Edificios, ' Maquinaria y equipo, ' .erramientas, /' Moldes, 6' 0econstrucciones, 1' 2daptaciones y me!oras, 2. SU IMPORTANCIA.-
%a importancia de los actios fi!os depender3 del tipo de empresa o de la actiidad que se reali(a, es decir, si es comercial, industrial o de sericios' Normalmente las empresas industriales tienen la necesidad de 4acer inersiones de recursos si"nificatias en este rubro, e incluso puede lle"ar a ser el principal destino de 5stos y representar el rubro mas importante i mportante en su estructura financiera en el caso de las empresas comerciales probablemente probablemente su principal inersión sea la de inentarios i nentarios y no necesariamente en actios fi!os sin de!ar de ser importante en su posición financiera y en el caso de las empresas de sericios, en la mayoría de las casos, su principal inersión es en capital 4umano, sin embar"o en nin"&n caso sería posible operar sin la necesidad de adquirir actios fi!os, ya sea en propiedad, en arrendamiento, en comodato o usufructo, pero a final de cuentas pr3cticamente sería imposible prescindir de ellos en mayor o menor medida' 3. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
En la mayoría de las empresas peque7as y medianas, la responsabilidad de res"uardar y controlar los 2ctios Fi!os, en el me!or de los casos, 4a recaído en el 3rea de contabilidad ya que en muc4as ocasiones no e8iste una persona específica que llee un control adecuado y se responsabilice de 5stos' En las "randes empresas, incluso puede e8istir un 3rea específica de control de actios fi!os e inersiones, sin embar"o siempre dependen de la dirección de Finan(as y 2dministración' .istóricamente, se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los 2ctios Fi!os debía recaer recaer en el Departamento Contable, Contable, limit3ndose a un
re"istro contable "lobal de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del c3lculo apro8imado de sus costos' .oy, el aance de los ne"ocios y de la competitiidad de los precios 4ace que el Control de los 2ctios Fi!os, sea erdaderamente especiali(ado de tal forma que se pueda definir con claridad y precisión su participación en el costo de entas de un producto o de la prestación de un sericio por lo que 4an tomado releante importancia' 4. INICIO DEL CONTROL
El control de los 2ctios Fi!os se inicia a partir de su adquisición, es decir, una e( que lle"a a las instalaciones del ne"ocio, se debe inentariar identificando físicamente cada 2ctio Fi!o con una etiqueta, placa u otro medio que ser3 su identificación definitia' %a identificación se 4ace en el lu"ar donde se usar3 el actio, asi"n3ndole de este modo el Centro de Costo contable al que pertenece, debiendo responsabili(ar al usuario de 5ste a tra5s de una carta responsia en la que se manifieste su destino, estado en el que se encuentra y ida probable' En caso de no 4aber iniciado el control de 2ctios Fi!os, a partir de su adquisición, se deber3 leantar un inentario físico, a tra5s del cual se puedan identificar todos y cada uno de ellos, marc3ndolos con una etiqueta, placa u otro medio que lo identifique permanentemente' 5. CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES
9na e( identificados y controlados todos los actios fi!os de la entidad ser3 necesario identificarlos con su factura, o documento que acredite su propiedad para proceder a su re"istro contable y poder así reconocer su deterioro a tra5s de su uso' Cuando no se cuenta con un control de 2ctios Fi!os y por primera e( se reali(a un inentario de los mismos, la :ase de Datos Inicial resultante del Inentario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse con los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se 4aya adquirido el 2ctio Fi!o' 2 esta fase se le llama Conciliación y el ob!etio final es asi"narle un alor contable a cada actio inentariado físicamente' 6. CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
%a :ase de Datos de un buen ;istema de Control de 2ctios Fi!os, debe contener la si"uiente información# a$ Códi"o de Identificación física de cada actio, b$ Códi"o de Equipo y Modelo, c$ Descripción amplia del actio, d$ Fec4a de adquisición, e$ Documento contable de adquisición y n&mero de re"istro contable, f$
i$ Costo de adquisición, !$ Depreciación anual y acumulada, =$ >alor neto del actio, l$ Estado actual, m$ >ida &til estimada' Con estos datos, se podr3 iniciar el ;istema de Control de 2ctios Fi!os, el cual normalmente se car"a en un ;istema Computari(ado, aunque tambi5n se puede llear en forma manual' 7. EXPEDIENTE DE ACTIVOS FIJOS.-
Es com&n que muc4as empresas ad!unten los comprobantes ori"inales que acreditan la adquisición y propiedad de los 2ctios Fi!os, en las póli(as de c4eques con los que se efectuó el pa"o correspondiente, debiendo inte"rarse un e8pediente de actios fi!os con dic4os ori"inales y en todo caso ad!untar copia fotost3tica en las correspondientes póli(as' El e8pediente de actios fi!os es de suma importancia incluso se debe res"uardar con cierta se"uridad 4ay empresas que incluso los "uardan en ca!a fuerte' %a pr3ctica de ad!untar dic4os comprobantes ori"inales en las póli(as de c4eques, es nefasta pues recordemos que la mayoría de las empresas consera su documentación durante cinco a7os en los t5rminos del artículo ? del Códi"o Fiscal de la Federación, y sólo en al"unos casos se microfilma o se consera durante mayor tiempo' %o que ori"ina que al destruir dic4a documentación se destruya por ende, los comprobantes que acreditan la propiedad y respaldan los actios fi!os por ello es erdaderamente importante crear el E8pediente de 2ctios Fi!os, que conten"a todos y cada uno de los documentos que ampara a cada uno de los 2ctios Fi!os de la entidad de manera permanente 4asta su desuso o su enta' 8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.-
%os 2ctios Fi!os pueden tener moimientos por diferentes ra(ones tales como# @ Nueas adquisiciones, @ 0etiros por entas, @ 0etiros por ba!as, @ Donaciones, @ *ransferencias a otros departamentos, @ 0etiros y posteriores in"resos por reparaciones, @ Etc' Aor lo que, para tener actuali(ado el ;istema de Control de 2ctios Fi!os, se deber3n efectuar todos y cada uno de los re"istros de las operaciones en el ;istema' Aara tener un control del ;istema de 2ctios Fi!os, todo moimiento de los re"istros en el sistema, deber3 reali(arse dentro de un procedimiento definido, que indique# a$ %os documentos a utili(ar a cada moimiento
b$ %as rutas que debe se"uir el documento c$ %as autori(aciones que debe tener el documento 24ora bien, como los 2ctios Fi!os tienen una ra(onable permanencia en una empresa y que con toda se"uridad, diersas personas mane!ar3n el sistema, es necesario contar con un Manual de Arocedimientos, que conten"a el dise7o tanto de los documentos como del flu!o dia"ramado de cada uno de los moimientos de los actios fi!os de la entidad' En la actualidad, e8isten muc4os ;oftBares que permiten un control indiidual del 2ctio Fi!o, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Arocedimientos' Dada la a"ilidad y la rapide( de los ;oftBares, la erencia 2dministratia yo la erencia Contable podrían mantener actuali(ado el ;istema Computari(ado, el cual podrían consultar en cualquier momento' . INVENTARIOS PERMANENTES
;i bien como se 4a descrito# •
9n Inentario
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9n Manual de Arocedimientos
•
9n ;oftBare
;on la base de un buen ;istema de Control de 2ctios Fi!os, es imprescindible que cada cierto tiempo, la erencia 2dministratia y la erencia de Contabilidad ambas inolucradas, reisen cada cierto tiempo la alide( del ;istema de Control de 2ctios Fi!os, mediante# •
Inentarios periódicos rotatios parciales
•
Inentarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitir3n efectuar los a!ustes necesarios y conse"uir que el ;istema de Control de 2ctios Fi!os est5 siempre actuali(ado' 1!. DIFERENCIA ENTRE ACTIVOS FIJOS DESDE EL PUNTO DE VISTA CONTABLE " DESDE EL PUNTO DE VISTA FISCAL.
.asta a4ora nos 4emos referido &nica y e8clusiamente a los 2ctios Fi!os desde el punto de ista contable o financiero en las entidades, sin embar"o cada e( a tomado una "ran importancia el aspecto fiscal de tales bienes' Aara iniciar es menester acudir a la definición que establece la %ey del impuesto ;obre la 0enta en su artículo mismo que a la letra dice# 2rt' %I;0' 2ctio fi!o es el con!unto de bienes tan"ibles que utilicen los contribuyentes para la reali(ación de sus actiidades y que se demeriten por el uso en el sericio del contribuyente y por el transcurso del tiempo' %a adquisición o fabricación de estos bienes tendr3 siempre como finalidad la
utili(ación de los mismos para el desarrollo de las actiidades del contribuyente, y no la de ser ena!enados dentro del curso normal de sus operaciones' 2sí tambi5n es importante destacar que se e8cluyen de los actios fi!os a los *errenos, en los t5rminos del art' G-a de la %ey del Impuesto ;obre la 0enta H%I;0$' *ambi5n es necesario diferenciar la tasa de depreciación fiscal de la contable pues contablemente se debe de contemplar la ida probable del bien en t5rminos reales de conformidad con el :oletín C-6 de las Normas de Información Financiera y fiscalmente &nicamente se puede aplicar 4asta la tasa m38ima establecida por la %I;0 en los t5rminos del art' 1 de dic4o ordenamiento' E8isten otras diferencias importantes en materia fiscal tales como la actuali(ación fiscal y el reconocimiento de los efectos de la inflación, así como su alor contable en libros en el momento de su enta y el costo fiscal por la ena!enación, entre otras' 11. CONCLUSIONES.
Como se puede obserar, los 2ctios Fi!os son de "ran importancia en t5rminos monetarios como para la operación misma de los ne"ocios, personas físicas o morales comerciales, industriales o de sericio así tambi5n como ya comentamos debe e8istir una persona responsable de la custodia y control de 5stos, quien deber3 i"ilar desde el momento de su adquisición así como inentariar periódicamente y conciliar contra libros, y re"istrar contablemente y en un sistema de control, todos aquellos moimientos que se den desde su adquisición 4asta su desuso' 2l"o que no podemos soslayar por su importancia, es inte"rar el E8pediente de 2ctios Fi!osJ, sin de!ar de mencionar el control de depreciaciones fiscales y contables, pues en ocasiones depende el mar"en de utilidad de la administración y aplicación adecuada de las mismas sin omitir las enta!as que en materia fiscal se pueden dar, aplicando estrat5"icamente las disipaciones fiscales' Facilitarle sus actiidades con me!ores enta!as cada día es uno de los propósitos de esta su Firma de Contadores A&blicos y 2bo"ados, dedicada a contribuir en el crecimiento de su ne"ocio y cuidar su se"uridad y tranquilidad'
