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INFORME DE AUDITORIA EVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
INTEGRANTES: * CALDERON, Diana * MEZA, Jorge * PEREZ, Gabriela * SARDI, Pamela
2010 EVALUACION DE ACTIVOS FIJOS 1. INTRODUCCION La mayoría de las empresas utilizan inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresión mueble, plantas y equipos se refieren de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamient arrendamientos os (financiero o simple), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo (aunque su uso va disminuyendo) para describir las cuentas de inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se auditan en la misma forma son las de mejoras a arrendamientos arrendamie ntos y de construcción en proceso. Los Principios de Contabilidad exigen que el costo de planta y equipo se asigne en forma racional y sistemática a los periodos beneficiados. Se aplican varios métodos de depreciación o amortización para asignar el costo neto de un activo (el costo de adquisición menos el valor residual recuperable estimado) al periodo de beneficio. 2. OBEJTIVOS Y ALCANCE Nuestro alcance incluyó la revisión de los procesos revisados; determinándose los siguientes objetivos específicos: * Evaluar el Sistema de Control Interno de los procesos operativo (existencia física, propiedad y salvaguarda de los activos fijos) y contables (adecuado y oportuno registro contable de los activos fijos y su depreciació depreciación, n, consistencia y razonabilidad de los saldos de la
cuenta) del activo fijo. * Comprobar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos de la Compañía. * Determinación de la existencia Física de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posición financiera. * Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de acuerdo con su grado de realización y naturaleza. * Determinación de la correcta valuación, probabilidad de uso y realización de los muebles e inmuebles presentados. * Verificación de que los muebles estén precisamente a nombre de la institución, es decir, que sea de su propiedad. * Verificación de la libre disposición de los mismos. Las principales técnicas utilizadas estuvieron referidas a: observación, indagación e inspección documentaria. Asimismo, los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados en la revisión, estuvieron basadas en información proporcionada por las áreas de Contabilidad, Servicios Generales y Desarrollo Organizacional La metodología aplicada en la auditoria fue efectuada de acuerdo a las Normas y Estándares para la Práctica de la Auditoría Interna, previstas en las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna así como el Código de Ética emitidos por The Institute of Internal Auditors (IIA), de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución SBS N° 11699 – Reglamento de Auditoría Interna.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el manual básico, abarcará a todos los funcionarios y a todas las sedes a nivel nacional, y se aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos, incluyéndose donaciones, herencias y proyectos. Periodo de Revisión: Noviembre CALIFICACION | Proceso Evaluado | Deficiente | Hallamos falta en el cumplimiento de la normativa institucional que se encuentra en el manual. | ||| Calificación General | Deficiente | |
4. RESULTADO La revisión a las cuentas por pagar, proceso de compras y pago a proveedores, determinó el siguiente resultado: a) Contabilización: En términos generales, algunos activos fijos no se encuentran debidamente registrados. b) Sistema de gestión integral de riesgos (administrativo y contable): Hay debilidades de riesgo medio (6) Asimismo, se establecieron algunos aspectos considerados oportunidades de mejora. A continuación mencionamos las
observaciones: * Revisar y adecuar el proceso registro de activos. * Cumplir con el Manual de Institucional c) Seguimiento a la implementación de las recomendaciones de Auditoria (Interna, SBS y Externa): no fueron establecidas observaciones en las revisiones pertinentes del año anterior. Los detalles se incluyen en los Anexos del presente informe. ANEXOS 1: DETALLE DE LAS OBSERVACIONES 1. Número del activo RIESGO | ALTO | MEDIO (X) | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas en: El número de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso del proyector número 310196, siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos. Riesgo: * Carencia de numeración de los activos. * Problemas al tratar de identificar un activo Recomendación: Se recomienda corregir el número
de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso del proyector número 310196, siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos. Plan de Acción * Numerar todos los activos en correlativo * Registrar en una base de datos. Responsable: Encargado de Unidad de Activo
2. Reporte de baja de activo (Laboratorio) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: Existen equipos de cómputo de la sala de laboratorio que se encuentren de baja por obsolescencia, y los registros de estos han sido extraviados. Riesgo: * Probabilidad de extravíos de activos fijos. * Perdida del registro de activos de baja. Recomendación: * Se debe de corroborar que los activos que se encuentren de baja, estén reportados dentro del inventario y concordantes del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de activos fijos.
Plan de Acción * Elaborar planes de trabajo orientados a la elaboración de inventarios periódicos para detectar anomalías como la revelada anteriormente. Responsable: Jefe de Unidad Operativa 3. Mantenimiento de Activo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas en Los activos no cuentan con una respectiva inscripción en el momento que se les efectúa mantenimiento y viola la normativa institucional, estudiada. Riesgo: Indisponibilidad de los activos. Recomendación: Recomendar al encargado de activos de la unidad ejecutora, la emisión de las respectivas identificaciones de registro para aquellos activos que fueron elaborados por el Departamento de Mantenimiento, y que se justifique mediante un informe las razones del por qué dichos activos no cuenten con su respectiva inscripción, esta situación a pesar de no cometer ninguna alteración física del activo antes detallado si viola la normativa institucional, estudiada.
Plan de Acción: Registrar todos los activos que han pasado por mantenimiento para no cometer duplicidad de procesos. Responsable: Encargado de Mantenimiento
4. Traspaso de activo fijo (Equipos de Cómputo) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: No se registro la salida, ni la fecha de devolución de 3 equipos de cómputo, además se falto a las normas establecidas por la institución, reflejadas en el Manual de Procedimientos de la administración y control de los activos fijos. Riesgo: * Probabilidad que se extravié los equipos de cómputo. * Problemas al tratar de disponer de esos equipos de cómputo en su lugar asignado. Recomendación: Se recomienda al Jefe de la Unidad Operativa reconozca sus funciones y control
de los activos en el departamento académico, así como controlar los reportes de inventario. Plan de Acción * Registrar en una base de datos todos los ingresos y salidas de cada departamento. * La custodia se hará mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo. Responsable: Jefe de Unidad Operativa
5. Registro en el Sistema de Control de Activo Fijo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO |
A continuación mencionamos las situaciones observadas:
No hay un registro en la codificación y asignación de sticker al Activo Fijo, para lo cual no ha tomado como referencia los datos ingresados en el Sistema de Control de Activo Fijo. Riesgo: * Problemas al tratar de identificar la cantidad de activos que han sido dados de baja, vendidos y/o donados en un periodo determinado Recomendación: * Al momento de la adquisición del activo, el responsable debe de asignar e ingresarlo al sistema. Plan de Acción * Entregar mensualmente un reporte con la lista de los activos que han sido adquiridos por la empresa al Jefe de Inmediato. Responsable: Analista en Costos 6. Administración de Bienes Inventariables RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO |
A continuación mencionamos las situaciones observadas: No hay una revisión de los bienes que necesitan mantenimiento; tampoco se da un correcto cuidado o custodia de bienes por parte de todos los funcionarios.
Riesgo: * Deterioro constante de los bienes utilizados en las actividades diarias de los funcionarios. Recomendación: * Designación de un supervisor encargado del correcto uso, conservación y cuidado de los bienes, de la custodia y los movimientos de los bienes, así como analizar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos bienes. Plan de acción: * Los supervisores deberán exigir la aplicación de la normativa y procedimientos contenidos en el manual (cuidado de los activos), y velarán por el estricto cumplimiento de ellos; así como también de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores internos o externos. Responsable: * El responsable de la designación de supervisores debe ser el Jefe de cada Unidad Operativa (cada área) ANEXO 2 INFORMACION GENERAL: Identificación de los Activos Todo bien mueble que la institución adquiera debe ser identificado mediante placa de metal, la cual
debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva, con el fin de que si la placa de metales desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios antes indicados. Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podrá usarse en su lugar cinta adhesiva, sello o grabado, destruyendo la placa de metal que se le había asignado. Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad, se les asignará un número de placa por cada uno de ellos, de tal forma que si alguno se daña y se declara inservible, no se excluye del inventario todo el bien, sino sólo el componente dañado. La sección contabilidades especiales es responsable del control de placas, su adquisición y asignación, además suministrará las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribución para los propósitos establecidos en este instructivo, así como aquellas que requieran las unidades ejecutoras. Para retirar del inventario un bien mueble debe darse lo siguiente: Declaración de inservible, hurto o robo, caso fortuito, venta y faltante de inventario, para lo cual se utiliza la formula contable número 48 denominada “Aviso de baja”. Registro de la compra de activos El fondo rotatorio que pague las compras mediante cheque anotará en la colilla lo siguiente: Número de cuenta: Se utiliza la cuenta facturas por pagar a proveedores locales, de la 302-51-8 a 302-70-2,
según el tipo de bien de conformidad con el Manual de elaboración de presupuestos y manual descriptivo de cuentas contables. Cuenta Individual La misma del valle de entrada de bienes muebles, que está compuesta por el número de proveedor y el de la orden de compra, la cual comprende 5 dígitos para el primero y 6 dígitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga número de registro, se usa el número de la unidad programática. Unidad programática del programa de compras: Se utilizará el código 5300 asignado al programa de maquinaria y equipo Institucional, y equipo, o 5201 compra de equipo Institucional. Monto en Colones: Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del vale de entrada. • Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales, Tangibles e Intangibles, que cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades, siendo susceptibles de la asignación de un código de inventario y resguardo individual, cuya permanencia debe ser por más de un año como mínimo, y que hayan sido adquiridos, recibidos en donación, o bien, elaborados por ella misma, pues no son destinados para la venta. • Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos, recibidos en donación, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que serán usados por más de un año, o de un ejercicio contable, ya que no están destinados para la venta,
si no que integran el Patrimonio • Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del Patrimonio y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por el Fisco o donados por algún Organismo Estatal, incluyendo proyectos de investigación o de extensión. Como política interna de administración y control del Activo Fijo, los Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de Consumo. • Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duración dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados, independientemente de su naturaleza; por ejemplo, computadores, muebles, edificios, herramientas, automóviles, etc. • Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia física y que sólo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos de patentes o marcas y licencias de software. • Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el ánimo de consumirlos en las actividades normales. Para los fines del inventario y de la contabilización, los Bienes de Activo Fijo se diferenciarán entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.
• Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes requisitos: Que sean propiedad de la Universidad Que estén destinados para actividades Operaciones, Administrativas, de Investigación o de Extensión. Que su vida útil sea igual o superior a un año. Que por su costo de adquisición puedan ser catalogados como Inversión Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle: • Bienes de Inversión Real: Son aquellos cuyo costo de adquisición es mayor a 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, automóviles, computadores portátiles, edificaciones, etc. • Bienes en Buen Estado: Es la condición de los Bienes de Activo Fijo que están operativos en perfectas condiciones técnicas y físicas, y no han sufrido ningún tipo de reparación o de mantenimiento. Su utilidad está a un 100%. • Bienes en Regular Estado: Es la condición que adopta un Bien de Activo Fijo cuando se altera su calidad de "buen estado", ya sea por algún deterioro físico o porque su desempeño presenta pequeñas fallas, pero los cuales no son lo suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". Su utilidad está a un 75%. • Bienes en Mal Estado (1): Es la condición de un Bien de Activo Fijo que llega a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto física como tecnológicamente, y por
lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no recibe mantenimiento. Su utilidad está a un 50% y menos. • Bienes en Mal Estado (2): Condición de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica, y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su utilidad está a un 50% y menos. • Bienes en Estado de Abandono: Situación en que se encuentran los bienes muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la intemperie dentro de un Campus, al no ser reclamados por sus propietarios. Su utilidad generalmente es inferior al 30%. • Unidad Operativa: Se entenderá por Unidad Operativa, cualquier área en que se divida una Dirección Superior, a cuyo nivel se practica el inventario físico de bienes de activo fijo. Dentro de estas áreas se incluyen Departamentos Académicos, Unidades Administrativas, Escuelas, Centros e Institutos, como asimismo, cualquiera de las secciones, oficinas o estaciones de investigación que formen parte de su estructura organizativa, ya sea que estén dentro o fuera de los campus universitarios. • Incorporación de Bienes (Alta): Es la operación que registra la adición de bienes de uso al Patrimonio. • Baja de Bienes (Desincorporación): Es la operación que registra la eliminación de Bienes
Fiscales del Patrimonio. • Reasignación: Tipo de traspaso definitivo, mediante el cual una Unidad Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades Operativas, ya sea directamente o mediante su publicación en la página web de reasignaciones. • Vida Útil: Período durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea usado por la UNAP. Generalmente, la vida útil de un activo fijo puede ser expresada en años o meses y la misma varía de acuerdo con su naturaleza. • Erogación: Cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero (desembolso) o que se comprometa para un pago futuro. • Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del período de vigencia de la póliza, cuyas consecuencias estén total o parcialmente cubiertas. Se considerará como un solo y único siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa. • Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su dueño, sin intimidación en las personas ni fuerza en las cosas. • Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas. • Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en
perjuicio de ellos, causados voluntaria o involuntariamente. • Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del seguro y que se descontará de la indemnización que corresponda. En otras palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las pérdidas hasta el límite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el límite de la póliza. • Baja de Bienes: Es la operación que registra la eliminación de los Bienes Inventariables del Patrimonio. • Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominación funcional todos los Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central, además de los Jefes de Administración y Finanzas que pertenecen a las Sedes. Todos ellos cumplirán con la obligación de auxiliar en el control de los Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. Los Asistentes de Activo Fijo tendrán la facultad para delegar las atribuciones de Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados. • Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes Inventariables existentes en cada una de las dependencias, y que están a cargo de un Custodio en particular. En ella se registrará el código de inventario, la descripción detallada de los Bienes, número de serie y el estado de conservación actual. Cada Plancheta será firmada en duplicado por el Responsable de Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el
Jefe de Activo Fijo, quedando una copia en poder del primero y del último. • Investigación Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas administrativas no muy graves y además, en todos aquellos casos en que la ley lo dispone expresamente. • Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que la ISA, con el fin objeto esclarecer faltas graves. * Valor Residual: Es el monto neto que la empresa espera obtener por el activo al final de la vida útil de este, después de deducir los posibles costos de su enajenación. * Depreciación: Es la sistemática distribución del costo de un activo menos su Valor Residual durante los periodos de su vida útil. * Iniciación de la Depreciación de un activo: Comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. * Cese de la Depreciación de un activo: En la fecha en que el activo se clasifique como mantenido para la venta o que se produzca la baja del activo. * Método de Depreciación: El método de
depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo. El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Entre los métodos de depreciación tenemos: * El método lineal: Da lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del activo, siempre que su valor residual no cambie . * El método de depreciación decreciente: en función del saldo del elemento dará lugar a un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil. * El método de las unidades de producción: Dará lugar a un cargo basado en la utilización o producción esperada.
ANEXO 3: CALIFICACIÓN DE LA AUDITORIA | Calificación | Descripción | Muy Buena | No hay debilidades. El sistema de gestión de riesgos es eficiente y se mantiene un adecuado control. No requiere que Auditoria le haga seguimiento. | Buena | No hay debilidades altas ni medias y muy pocas bajas. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. | Aceptable | No hay debilidades altas, pero hay debilidades medias y/o debilidades reiterativas. El Gerente responsable del área debe implementar un mejoramiento de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. | Regular | Hay una debilidad alta, debilidades reiterativas y/o incumplimiento de normativa legal. El Gerente responsable del área debe tomar acción para asegurar que los estándares de control están presentes en su área. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. |
Deficiente | Hay varias debilidades altas y medias. Además de la corrección y seguimiento de las debilidades, el Gerente responsable del área debe dar una inmediata solución implementando un mejoramiento general de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. | CALIFICACIÓN DE DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL | Nivel de debilidades | Definición | Alta | Una debilidad alta expone a la empresa a un incumplimiento de los objetivos corporativos o bien afecta los resultados. Se incluye también en esta categoría, aquella debilidad calificada como media pero que se repite de un informe anterior. | Media | Una debilidad media puede ocasionar un efecto concreto y adverso no deseado en el logro de los objetivos de la empresa ó de un proceso ó un incumplimiento a las normas legales. | Baja | Una debilidad baja no tiene mayor impacto a nivel de proceso pero sin embargo su corrección asegurará mayor eficiencia y eficacia en el proceso en cuestión. | CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS | Calificación | Descripción | Buena | Entregó la documentación para inicio de la auditoria en el plazo de vencimiento de entrega y cumplió oportunamente con la entrega de información adicional requerida en el transcurso de la auditoria. También entregó sus planes de acción en el vencimiento del plazo (3 días hábiles) y no hallamos observaciones reprogramadas. | Aceptable | No cumplió con (1) de los (4)
requerimientos: documentación para inicio de la auditoria, documentación complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna observación. | Regular | No cumplió con (2) de los (4) requerimientos: documentación para inicio de la auditoria, documentación complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna observación. | Deficiente | No cumplió con (3) de los (4) requerimientos: documentación para inicio de la auditoria, documentación complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna obse
