MANUAL DEL CONTROL Y MANEJO M ANEJO DE ACTIVOS FIJOS ACTIVO El Activo comprende todos los bienes y derechos de que es titular "la entidad". También se incluyen en este rubro los gastos cuya apropiación, por diversas razones, se difieren para eercicios futuros. ! Activos son son los recursos recursos económicos económicos de propiedad propiedad de una institución institución o empresa, empresa, que se se espera que beneficien las operaciones futuras. os activos pueden tener forma f#sica definida como los edificios, la maquinaria o las mercanc#as. $e otra parte, algunos activos no e%isten en forma f#sica o intangible, pero si en forma de t#tulos valores o derechos reales, como por eemplo las sumas adeudadas por los clientes, las inversiones en los bonos del gobierno, y los derechos de patentes. &e denomina activo a la suma de bienes valores y'o derechos que posee una empresa, administrados por recursos humanos. (or bienes se entiende el conunto de recursos con los que cuenta una empresa pudiendo ser, bienes de uso y bienes inmateriales. Es todo lo que posee el negocio o deben al negocio. Tomando en cuenta los conceptos descritos anteriormente, podemos decir que) Activo es todo lo que posee una organización, susceptibles de variación monetaria y que se espera que beneficie las operaciones futuras.
CLASIFICACION DEL ACTIVO os activos se clasifican de distinta manera, sin embargo se puede rescatar lo siguiente.
Activo Corriente ) &e refiere a las cuentas que forman los fondos disponibles y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en dinero, en el corto plazo. Activo no Corriente ) &on los activos tangibles o intangibles destinados a un uso o posesión continuados y los derechos frente a terceros que por e%ceder el término para su realización de los doce meses a partir de la fecha de cierre del eercicio, no pueden considerarse corrientes. *onstituido por las inversiones permanentes de la entidad y otros efectos no enaenables como bienes de cambio, as# como derechos que son convertibles después del periodo normal de un a+o. El activo fio se encuentra, dentro del activo no corriente. 11 y 2 Glosario Iberoamericano de Términos Contables, pags. 21 y 13 2 1
ACTIVO FIJO &on todos aquellos bienes de uso o propiedades f#sicamente tangibles y de naturaleza relativamente permanente, adquiridos o construidos para uso en las operaciones de la institución. Tienen un valor relativamente significativo y vida -til estimada superior a un a+o. &e dice que es f#sicamente tangible porque tiene e%istencia corpórea, material y f#sica. &e incluyen, también los gastos por estudios y proyectos que sern obeto de capitalización una vez que se inicie la eecución de las construcciones de activos fios de la institución. / El activo fio comprende los bienes materiales como inmuebles, equipo de oficina y muebles, semovientes, adquiridos, producidos por la entidad o recibidos en donación o transferencia, que tiene una vida -til superior a los doce meses, es decir no se agotan en su primer uso, y su incorporación a la entidad se realiza con el propósito de ser empleados en las operaciones de la entidad, 0seg-n 1anual (lan de cuentas de *ontabilidad para el sector p-blico2. 3tras definiciones del Activo 4io) *onunto de elementos patrimoniales adscritos a la sociedad de forma duradera imprescindibles para la propia actividad de la misma. &e denomina también inmovilizado dividiéndose éste en material y financiamiento. os activos tienen vida mayor de un a+o y en consecuencia representan compromisos financieros a largo plazo por parte de la empresa5 a medida que pasa el tiempo puede que se haga obsoleto o necesiten un auste total. &e les llama planta y equipo o activo fio a los activos que se utilizan en la producción o venta de otros activos o servicios y que tienen una vida -til mayor que un periodo contable. &e denomina bienes de uso, activos fios, propiedad planta y equipo o capital inmovilizado al conunto de bienes muebles y'o inmuebles, maquinaria y equipo, veh#culos automotores, etc., que posee una empresa para utilizarlos en el desarrollo espec#fico sus actividades. Entonces podemos decir, que se denomina activo fio, bienes de uso de propiedad planta y equipo o capital inmovilizado al conunto de recursos materializados en bienes muebles y'o inmuebles, maquinaria, veh#culos automotores, etc. 6ue posee una entidad para utilizarlos en el desarrollo espec#fico de las actividades de la organización. Entre sus caracter#sticas principales podemos decir) &on adquiridos para uso de la entidad o empresa 0no estn dispuestos para la venta inmediata2 4orman parte del activo no corriente. (uesto que son de naturaleza duradera 0mayor a un a+o2 Algunos bienes estn suetos a depreciaciones, otros a un agotamiento y otros no se deprecian ni se agotan. 3 Glosario Iberoamericano de Términos Contables, pag. 18
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&e revalorizan mediante concursos de perito independiente. &on costos diferidos porque se insumen periódicamente hasta agotar su vida -til. $uración relativamente significativa. 0&e se+ala que deben ser considerados activos fios aquellos que llevan un valor superior a los dos salarios m#nimos nacionales2 El obetivo de los bienes de uso, es presentar un adecuado y suficiente servicio a la entidad en el desarrollo de las actividades especificas, de esta manera coadyuvar al logro de los obetivos propuestos por el (rograma de 3peraciones Anual
CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO FIJO El activo fio de acuerdo al a naturaleza de su inversión y al uso al que estn designados, son agrupados y clasificados en) Activo
Tangible) 7n activo es tangible si tiene sustancia corpórea, ocupa un espacio, razón por la cual se pueden ver, tocar, pesar, etc. Adems de tener un valor monetario. Estos activos tangibles sufren depreciaciones y agotamientos. Eemplo) 1uebles Enseres, Equipo de *omputación, 8eh#culos, etc.
Activo
9ntangible) *onstituyen aquel conunto de bienes que no poseen sustancia o forma corpórea, es decir no ocupan un lugar en el espacio, razón por la cual no se puede ver, tocar, pesar, etc. &u valor reside no en alguna propiedad f#sica, sino en los derechos que su posesión confiere a su propietario, también se puede mencionar a los costos de estudios y planos, patentes de inversión, franquicias, concesiones, procedimientos industriales, etc., $ebiendo estos amortizarse 0seg-n $& : ;<=!, articulo >, en = a+os2. Eemplo derechos de autor, patentes, derechos de llave, etc.
BIENES FUNGIBLES &e denomina bienes fungibles, a los bienes que se consumen con el uso inmediato, pierden su valor, en la gran cantidad de casos no pueden ser utilizados nuevamente. (odemos a+adir que pertenecen a este grupo los bienes que su vida -til estimada es inferior al periodo 0un a+o2 y su valor no es significativo. &e los considera desechables y fcilmente reemplazables. ?o son bienes de relevante importancia. Estos bienes no son suetos a revalorización técnica.
CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL ESTADO $e acuerdo a la ?orma @sica del &istema de *ontabilidad 9ntegrada, $& : => 0;.
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Bienes de Doinio !riv"do o Instit#cion"$% constituidos por activos materiales e inmateriales 0tangibles e intangibles2 de uso de la entidad cuyo derecho propietario esta registrado a nombre de la misma y contribuyen a la prestación de servicios p-blicos. os costos de depreciación, amortización o agotamiento registrados, se consideran para la determinación del resultado del eercicio. Adems forman parte de esta los bienes de dominio privado en proceso de construcción, las mismas que a su conclusión son incorporadas al patrimonio institucional, y mientras dura la construcción de estos bienes, no son suetos de depreciación.
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Bienes de Doinio !&'$ico% son bienes de uso irrestricto por la comunidad como puentes, carreteras, plazas, reas verdes, etc. En algunos casos el uso es restringido por tasas o derechos. Estos bienes no se deprecian ni actualizan, no pueden ser enaenados, ni adquiridos por derecho, tiene valor de uso 0su fin es prestar un servicio medible cualitativamente2 y no as# en valor de cambio 0no son suetos a intercambio en el mercado2. *onstituyen activos del ente eecutor durante el periodo de su construcción o meoramiento, una vez terminada, por la entrega del mismo a la comunidad, debe darse de baa y registrarse en cuentas de orden.
a ley ?o. !!>B de Administración y *ontrol Cubernamentales, mediante su sistema de administración de @ienes y &ervicios, debe establecer los mecanismos para el registro y control de los activos fios, bao las normas generales que contribuyen al adecuado resguardo de los bienes de las instituciones p-blicas. &e considera la importancia de mantener un adecuado registro, adems de un permanente seguimiento y control de los bienes del Estado. El control se desarrolla enmarcado en los siguientes obetivos) 8erificar fcil y con rapidez la disponibilidad de bienes Evaluar el curso y costo histórico de los bienes (ermitir la identificación, clasificación, codificación y ubicación de los bienes *onocer las condiciones tecnológicas y de obsolescencia de los bienes Establecer responsabilidad sobre la administración de bienes
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
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El control de los activos fios incluye su protección y tener un sistema de activos fios y contabilidad adecuada para controlar, que incluye. Asignar responsabilidades por la custodia de los activos Establecer medidas de seguridad para evitar robos &epara la custodia de los activos fios de su contabilidad (roteger los activos fios de los elementos naturales Tener seguros adecuados contra pérdidas totales *apacitar al personal operativo en el uso apropiado del activo. 1antener un programa de mantenimiento periódico.
IM!ORTANCIA DEL CONTROL Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS as entidades del sector p-blico son responsables de mantener un adecuado registro y control interno del rubro de Activos 4ios, relacionado con)
9nventario 4#sico y 8alorado $ocumentación relacionada con la adquisición, reparación y mantenimiento Altas y @aas Desponsables de su custodia *alculo de la $epreciación Acumulada Aspecto que se reflea en el @alance Ceneral emitido cada gestión, con los respectivos ane%os que respaldan los importes registrados en cada cuenta que lo compone, adems de las notas e%plicativas que correspondan.
RES!ONSABILIDAD !OR EL MANEJO DE BIENES &eg-n la ?orma @sica del &istema de Administración de @ienes y &ervicios $.&. !B!, articulo !!, la responsabilidad por el maneo de bienes, recae en el 1%imo Eecutivo de la unidad de 4inanzas ante la 1%ima Autoridad Eecutiva, por) a2 (or el maneo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por da+o, perdida o utilización indebida. b2 (or la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que estén a cargo de la entidad. c2 (orque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo, as# como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. d2 En caso necesario, solicitara a la 7nidad Fur#dica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente. e2 (or el envió de la información sobre los bienes de la entidad al &ervicio ?acional de (atrimonio del Estado G &E?A(E. 5
os responsables de almacenes, activos fios, mantenimiento y salvaguarda de bienes, deben responder ante el responsable de la 7nidad Administrativa por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y'o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, as# como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes 0pargrafo 99 del art#culo !!, del $&. !B!2. Todos los servidores p-blicos son responsables por el debido uso, custodia, preservación y demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados de acuerdo al régimen de Desponsabilidad por la 4unción (-blica, establecido en la ey ?H !!>B y sus reglamentos 0pargrafo 999 del art#culo !!, del $&. !B!2.
CONTROLES ADMINISTRATIVOS El $.&. : !B! ?@I&A@& vigente a partir del B de unio de <<, en su art#culo !!B, establece que el control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el maneo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baa o devolución, utilizando los registros correspondientes como fuente de información. (ara efectuar este control la 7nidad Administrativa debe) a2 b2 c2 d2
Dealizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos. 8erificar la correspondencia entre los registros y las e%istencias. 8erificar las labores de mantenimiento y salvaguarda. 8erificar la e%istencia de la documentación legal y registro de los bienes.
(ara la elaboración de la información relación para con el maneo de bienes, se utilizar registros e informes. a2
os registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirn
b2
8erificar fcil y rpidamente la disponibilidad de los bienes. Evaluar el curso y costo históricos de los bienes. *onocer su identificación, clasificación, codificación y ubicación. *onocer las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones. *onocer la tecnolog#a y niveles de obsolescencia en que se encuentran los bienes. 8erificar la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, as# como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la institución. Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las e%istencias.
os informes permitirn describir y evaluar la situación de los bienes en un momento dado.
TOMA DE INVENTARIOS 6
a toma de inventarios es el recuento f#sico de los bienes de uso y consumo institucional, que ser realizado en las entidades, para actualizar la e%istencia de los bienes por cualquiera los métodos generalmente aceptados 0art#culo !!, $& !B!2 as entidades p-blicas desarrollaran reglamentos, procedimientos y'o instructivos para el recuento f#sico de los bienes de consumo, activos fios muebles y activos fios inmuebles, en los que consideraran inventarios periódicos, planificados y sorpresivos, con los obetivos de)
Establecer con e%actitud la e%istencia de bienes, en operación, transito, arrendamiento, deposito, desuso, inservibles, sustra#dos, siniestros, en poder de terceros, 9dentificando adems fallas faltantes y sobrantes. (roporcionar información sobre la condición y estado f#sico de los bienes. &er fuente principal para realizar correcciones y austes, establecer responsabilidades por mal usó, negligencia y descuido o sustracción. 8erificar las incorporaciones y, retiros de bienes que por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controlados. *onsiderar decisiones que meoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes. *omprobar el grado de eficiencia del maneo de bienes de uso. Cenerar información bsica para la disposición de bienes. (rogramar adquisiciones futuras.
BIENES AD(UIRIDOS CON FINANCIAMIENTO E)TERNO (ara el maneo de bienes adquiridos con financiamiento e%terno, se utilizaran los Deglamentos Espec#ficos de las entidades o las ?ormas @sicas, si el convenio de financiamiento no dispone lo contrario 0art#culo !<, $& !B!2
