Manual de Usuario Activos Fijos

Manual de Usuario Activos Fijos

marzo, marzo, 2013 201 3

©Todos los derechos reservados reservados ProtelCotelsa ProtelCotels a S.A. S.A . - 2013

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Indice de Contenidos 0

Parte Parte I Activ ctivos os Fijo Fijoss

4

1 Como ............................................. ...................... inicializar .............................................. el Módulo .............................................. .............................................. ........................................ ................. 4 2 Inicializaciones ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. ........................................ ................. 6 Parámetros .......................................................................................................................................................... 7 Características .......................................................................................................................................................... 13 Características Características ......................................................................................................................................................... Generales Generales 14 Tipo de ......................................................................................................................................................... Transacción 17

Custodios.......................................................................................................................................................... 18 Tipos ......................................................................................................................................................... de Custodios 18 Cargos ......................................................................................................................................................... 19 Custodios ......................................................................................................................................................... 20

Ubicación Ubicación.......................................................................................................................................................... Física 20 Estructura ......................................................................................................................................................... de la Ubicación Física 20 Unidades ......................................................................................................................................................... Administrativas 21

Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 22 Tipo ......................................................................................................................................................... 22 Subtipo ......................................................................................................................................................... 23 Clase ......................................................................................................................................................... 24 Cuentas ......................................................................................................................................................... Contables 24

Tabla de Depre .......................................................................................................................................................... ciación ciac ión 25 Carga Inicial .......................................................................................................................................................... de Bienes de Larga Duración 26 Bienes Sujetos Suj .......................................................................................................................................................... etos a Control 31 Tipo ......................................................................................................................................................... 32 Subtipo ......................................................................................................................................................... 32 Clase ......................................................................................................................................................... 33 Cuentas ......................................................................................................................................................... Contables 34

Carga Inicial .......................................................................................................................................................... de Bienes Sujetos a Control 35

3 Transacciones .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................................... ................ 41 Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 41 Ingresos ......................................................................................................................................................... 41 Modificaciones ......................................................................................................................................................... 46 Bajas ......................................................................................................................................................... 47 Egresos ......................................................................................................................................................... 49 Devoluciones ......................................................................................................................................................... 50 Traspasos ......................................................................................................................................................... 50 Transferencias ......................................................................................................................................................... 52 Reavalúos ......................................................................................................................................................... 55

Bienes Sujetos Suj .......................................................................................................................................................... etos a Control 55 Ingresos ......................................................................................................................................................... 56 Modificaciones ......................................................................................................................................................... 60 Bajas ......................................................................................................................................................... 62 Traspasos ......................................................................................................................................................... 63 Transferencias ......................................................................................................................................................... 65

Acta de Entre Entre .......................................................................................................................................................... ga y Rece Recepción pción 68

4 Procesos .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................................... ................ 70 Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 70 Transferir ......................................................................................................................................................... Carga Inicial 71 Depreciaciones ......................................................................................................................................................... 72 Depreciacion......................................................................................................................................... Carga Inicial 73 Depreciacion......................................................................................................................................... Periodo 73 ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa ProtelCotelsa S.A. - 2013

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Indice de Contenidos 0

Parte Parte I Activ ctivos os Fijo Fijoss

4

1 Como ............................................. ...................... inicializar .............................................. el Módulo .............................................. .............................................. ........................................ ................. 4 2 Inicializaciones ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. ........................................ ................. 6 Parámetros .......................................................................................................................................................... 7 Características .......................................................................................................................................................... 13 Características Características ......................................................................................................................................................... Generales Generales 14 Tipo de ......................................................................................................................................................... Transacción 17

Custodios.......................................................................................................................................................... 18 Tipos ......................................................................................................................................................... de Custodios 18 Cargos ......................................................................................................................................................... 19 Custodios ......................................................................................................................................................... 20

Ubicación Ubicación.......................................................................................................................................................... Física 20 Estructura ......................................................................................................................................................... de la Ubicación Física 20 Unidades ......................................................................................................................................................... Administrativas 21

Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 22 Tipo ......................................................................................................................................................... 22 Subtipo ......................................................................................................................................................... 23 Clase ......................................................................................................................................................... 24 Cuentas ......................................................................................................................................................... Contables 24

Tabla de Depre .......................................................................................................................................................... ciación ciac ión 25 Carga Inicial .......................................................................................................................................................... de Bienes de Larga Duración 26 Bienes Sujetos Suj .......................................................................................................................................................... etos a Control 31 Tipo ......................................................................................................................................................... 32 Subtipo ......................................................................................................................................................... 32 Clase ......................................................................................................................................................... 33 Cuentas ......................................................................................................................................................... Contables 34

Carga Inicial .......................................................................................................................................................... de Bienes Sujetos a Control 35

3 Transacciones .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................................... ................ 41 Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 41 Ingresos ......................................................................................................................................................... 41 Modificaciones ......................................................................................................................................................... 46 Bajas ......................................................................................................................................................... 47 Egresos ......................................................................................................................................................... 49 Devoluciones ......................................................................................................................................................... 50 Traspasos ......................................................................................................................................................... 50 Transferencias ......................................................................................................................................................... 52 Reavalúos ......................................................................................................................................................... 55

Bienes Sujetos Suj .......................................................................................................................................................... etos a Control 55 Ingresos ......................................................................................................................................................... 56 Modificaciones ......................................................................................................................................................... 60 Bajas ......................................................................................................................................................... 62 Traspasos ......................................................................................................................................................... 63 Transferencias ......................................................................................................................................................... 65

Acta de Entre Entre .......................................................................................................................................................... ga y Rece Recepción pción 68

4 Procesos .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................................... ................ 70 Bienes de.......................................................................................................................................................... Larga Duración 70 Transferir ......................................................................................................................................................... Carga Inicial 71 Depreciaciones ......................................................................................................................................................... 72 Depreciacion......................................................................................................................................... Carga Inicial 73 Depreciacion......................................................................................................................................... Periodo 73 ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa ProtelCotelsa S.A. - 2013

3 Traslado de......................................................................................................................................... Saldos Saldos Ac tuales a Saldos Saldos A nteriores 74 Borrar Depreciacion ......................................................................................................................................... del Periodo 76 Control ......................................................................................................................................................... Contable 77 Interfaz a Cartera ......................................................................................................................................... 77 Interfaz a Contabilidad ......................................................................................................................................... 78

Bienes Sujetos Suj .......................................................................................................................................................... etos a Control 79 Transferir ......................................................................................................................................................... Carga Inicial_2 79

Actualizar Actualizar.......................................................................................................................................................... Proveedores 81 Procesar .......................................................................................................................................................... Archivo Archivo de Tr ansfere ncia 82 Cambiar e.......................................................................................................................................................... l Ordinal del Bien Bien por Clase a Unico 83

5 Reportes .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................................... ................ 84

Glosar io

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1

Activ os Fijos Este Módulo Módulo permite permite controla controlarr en forma forma eficie eficiente nte los Activos Activos Fijos Fijos (Bien (Bienes es de Larg Larga a Dura Duración ción depresiables) depresiables) y Bienes Sujetos S ujetos a Control Control (no depreciables) depreciables) que s e manejan en una empresa:

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL MÓDULO El Módulo M ódulo de Inventarios Inventarios del Sis tema Contable Financiero Olympo, funciona utilizando las siguientes características, principios y seguridades:

Manejo de Activos Fijos para: Administración Inversión Inversión en Obras Inversión Inversión en Programas P rogramas Producción Proces Pr oceso o de Depr Depreciación: eciación: Método de Línea Recta Facilit Facil ita a la creación creación de la Estructu Estructura ra del Act Activo ivo Fij Fijo o qu que e esta compu compuesta esta por tres niveles: Tipo Subtipo Clase

El Sistema permite modificar modificar la transacción de ingresos ingresos antes de ser impresa. Todos los Act ctiivo voss Fi Fijjos es esttán rel elac aciionad ado os co con n las Cu Cuen enttas Co Con ntab ablles existentes en el Módulo de Contabilidad. Las Comp Las Comprras - Ing ngre resos sos,, se in integ tegrran con el Mó Módu dulo lo de Cue Cuent ntas as po porr Pag agar ar,, uti tilliza zan ndo co como mo en enllac ace e al Prov ovee eed dor y al Doc ocu ume men nto toss (Fac Factu turra, Not ota a de Venta, etc.) e tc.) con referencia en el ingreso del Bien: Las Ba Bajjas de Act ctiivo voss Fi Fijjos co como mo Bi Bien enes es Sujet etos os a Co Con ntr trol ol el Sist stem ema a se integra in tegra directament directamente e con el Mód Módul ulo o de Contabi Contabili lidad dad regi registran strando do el asiento en una Transacción de Diario. Rep epo ortes dinám ámiico coss tan antto par ara a el usu suar ariio oper erat atiivo vo,, co com mo par ara a el Jef efe e Departamental o Gerente.

1.1

Como inici cial aliiza zarr el Módu Módullo Con Con el objeto objeto de inicializar el Módulo Módulo de Activos Activos Fijos Fijos del Sistema Contabl Contable e Financier Financiero o Olympo en forma fácil y eficientemente, siga los pasos que a continuación indicamos:


5

Integración Con Otros Módulos El Módulo de Activos Fijos se integra con los siguientes Módulos: El Módulo de Activos Fijos es el aux iliar de las c uentas c ontables relacionadas existentes en Contabilidad Cartera y Proyectos Cuando ingresamos compras de los Bienes Contabilidad

Integración Con Contabilidad Para inicializar el Módulo, tenga en cuenta que el Plan de Cuentas Contable que usted debe crear en Contabilidad, debe considerar la relación que tiene con la estructura de los Activos Fijos, con el objeto de poder generar los diferentes tipos de asiento que deben generarse por cada transacción realizada en el Módulo de Activos Fijos, las cuales deben contabilizarse en el Módulo de Contabilidad.

Ejemplo. Se tiene el siguiente plan contable

Código

Descripción

1.4. 1.4.1. 1.4.1.01. 1.4.1.01.03 1.4.1.01.04 1.4.1.01.05

Bienes de Larga Duración Bienes Muebles Bienes Muebles Mobiliarios Maquinaria y Equipos Vehículos

La relación del Módulo de Activos Fijos con contabilidad por medio del Tipo.

Observe en este ejemplo, la relación entre las Cuentas Contables y la Estructura de Activos Fijos

Por otro lado mostramos la estructura de Ubicación Física en el Módulo de Activos Fijos ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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Menú Inicializaciones Recuerde que debe inicializar todas las opciones que constan en Inicializaciones, comenzando desde la primera opción hacia abajo, en ese orden obligatoriamente. Usted debe establecer parámetros adecuados para el módulo que permitan un manejo consist ente y ordenado de los Activos Fijos. ingrese al menú Inicializaciones => Parámetros. Antes de Iniciar

Para iniciar el control de los Activos Fijos en caso de no tener la información actualizada, recomendamos realice una toma física, para registrar los bienes existentes y la información sea real y contable.

CONSIDERACIONES GENERALES Manejo de Activos Fijos para: Administración Inversión en Obras Inversión en Programas Producción Controles y Seguridades del Módulo Modificaciones en Transacciones - Ingresos , siempre y cuando no tenga asiento contable.

1.2

Inicializaciones A través de esta opción usted debe crear la estructura básica de datos que el Módulo requiere, para lograr la optimización de su funcionamiento y la implantación eficiente del mismo. Por lo tanto, el Sistema dispone de algunas opciones en las cuales usted debe ingresar los datos requeridos, de acuerdo a las necesidades de la empresa, conforme a la concepción que OLYMPO dispone.

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Recuerde lo siguiente 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1.2.1

Us ted debe inicializ ar cada una de las opc iones que cons tan en el Menú Inicializaciones. Debe c omenzar la inicialización desde la primera opción hasta la última. Es decir, desde arriba hacia abajo: Desde Parámetros hasta Carga Inicial. Lea la opción "como inicializar el módulo" para que capte la idea general de los principios sobre los cuales funciona el módulo de Activos Fijos. Tenga en cuenta que debe inicializar cada opción de una manera óptima; caso contrario, no puede obtener los resultados deseados. Tiene que tomar en cuenta la relación que tiene la estructura del Módulo, con otros módulos del sistema OLYMPO. Si tiene dudas al inicializar una opción, es mejor que consulte a ProtelCotelsa S.A., con el fin de asegurar que el trabajo que esta realizando este bien hecho. Una vez que ha inicializado t odas las opciones de este Menú Principal, usted puede comenzar a realizar Transacciones.

Parámetros En esta opción usted puede establecer opciones y seleccionar ciertos parámetros en forma muy cuidadosa ya que algunos de ellos una vez seleccionados no pueden ser cambiados los cuales se personalizar el funcionamiento de este Módulo; tales como: Tamaño del código de los Bienes, Secuenciales, Cuentas contables. Esta opción cuenta con cuatro carpetas o fichas: Parámetros Generales Otros Parámetros Secuenciales Cuentas Contables

Parámetros Generales Código del Bien:

Tamaño es el número de dígitos con los que se creará el código del Tipo de Bien. El 3 significa que tendrá el numeral desde el 1 hasta el 999. El Orden es la ubicación de cada elemento en la conformación del código unificando el Tipo, Subtipo, Clase y el ordinal del Bien.

Ejemplo: Tipo

Subtipo

003

01 003

003

Clase 014

01 01

Ordinal 0001 014

024


0003

= 03011401 Escritorio ejecutivo 0002 = 03011402 Escritorio = 03012403 Silla gerencial

8

003

01

024

0004

= 03012404 Silla

Etiqueta del Bien: Esta opción permite definir el tamaño y los c ampos que imprimirá en la etiqueta se este un Bien de Larga Duración o Bien Sujeto a Control

Tamaño es el número de dígitos con los que se creará el código del Tipo de Bien. Orden es la ubicación de cada elemento en la conformación del código unificando localidad, Origen y Código del Bien. Localidad

se define el tamaño y el orden para la impresión de este campo, dentro de la etiqueta del bien.

Origen.- Este campo puede ser numérico y alfabético, con un máximo de dos dígitos, en donde se define si son Bienes de Larga Duración, o Bienes Sujetos a Control.

Identificación: O 1 BL BS

Bienes de Larga Duración Bienes Sujetos a Control Bienes de Larga Duración Bienes Sujetos a Control

Código del Bien.-

Seleccione en qué posición de la etiqueta del bien,

debe imprimirse el

código del bien.

Incluir Ceros.- Si marca esta opción, el sistema imprime los ceros; caso contrario, el sistema no imprime ceros.

Secuenciales de los Bienes: En esta opción indica la numeración del secuencial de los bienes, significa que al seleccionar:

Nota Al seleccionar una de estas opciones, automáticamente se desmarcará la otra.

ÚNICO.- Al marcar esta opción el código ordinal de los Bienes serán secuenciales independiente de la Clase, esto quiere decir que empezará desde el 1 hacia adelante, 1, 2, 3... Con este secuencial puede conocer la cantidad exacta de bienes que tiene en control.

Ejemplo Secuencial único: Tipo Subtipo Clase

03 Mobiliarios 01 Muebles de Oficina 14 Escritorio

Ordinal

01 Esc ritorio ejecutivo


9

02 Escritorio Clase

24 Silla

03 Silla gerencial 04 Silla, en adelante

Ordinal

POR CLASE: El código ordinal de los Bienes serán por cada una de las Clases, esto quiere decir que empezará desde 1 en adelante por clase seleccionada.

Ejemplo Secuencial por Clase: Tipo Subtipo Clase

03 Mobiliarios 01 Muebles de Oficina 14 Escritorio

Ordinal Clase

01 Es critorio ejecutivo 02 Escritorio 24 Silla

Ordinal

01 Silla gerencial 02 Silla

Ubicación Física y Otros

Número de Niveles: Esta opción se refiere a los niveles de la estructura física, detallada de la siguiente forma: El Sistema OLYMPO tiene cuatro niveles para formar la estructura de la ubicación física, las cuales son: Dirección - Administración Central Área - Planta Baja Sección - Jefatura Financiera Sub sección - Contabilidad

Codificación Automática: Al marcar esta opción esta indicando que el sistema genere un número secuencial automáticamente, c aso contrario usted digitaría la numeración. Imprimir Institución: Si marca esta opción imprimirá el nombre de la institución en la cabecera de todo reporte o comprobantes.

Imprimir Unidad Ejecutora: Si marca esta opción imprimirá el nombre de unidad ejecutora en la cabecera de todo reporte o comprobantes.

Usar Unidades Administrativas: Este parámetro habilitará la opción en donde puede registrar cada uno de los departamentos o lugares en los cuales existen bienes que pertenecen a la institución.


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Depreciación:

Carga Inicial Hasta: Seleccionar el mes y digitar el año para que el sistema establezca las fechas de ingreso como carga inicial de los Bienes de Larga Duración y Bienes Sujetos a Control. Depreciar Carga Inicial: Al marcar esta opción esta indicando que el sistema procesará la depreciación de la carga inicial. Esto significa que al registrar información de los bienes en c arga inicial. NO registrará valores de depreciación alguno. Caso contrario debe registrar el valor de la depreciación correspondiente a cada Bien de Larga Duración.

Tipo de Depreciación: Marque una de las

opciones “Mensual” (depreciación mensual); o “Anual” (depreciación anual). Porcentaje Residual: .- Registre el porcentaje correspondiente para calcular del valor residual, este valor no se depreciará. Aplica % Residual Desde: Seleccione el mes y el año, a partir del cual el sistema debe calcular el valor residual de cada bien. En la normativa contable del sector público anterior al año 2000, no se existía el Valor Residual a los Bienes de Larga Duración. Año mes Depreciados: El sistema indica el año y el mes hasta el cual se procesó la depreciación a los Bienes de Larga Duración. Año mes Transferidos: El sistema indica el año y el mes hasta el cual el sistema transfirió la depreciación del año en curso como depreciación de años anteriores.

Otros Parámetros

Aplicar Único Custodio: Al

marcar esta opción el sistema permite seleccionar un único

custodio para cada bien ingresado . Si este campo se encuentra sin marcar, el sistema permite tener uno o más custodios, para el bien registrado en este módulo.

Lotes - Secuencial en Descripción: Al marcar esta opción s e activa la facilidad de ubicar el número secuencial en la descripción del bien ingresado, siempre y cuando la cantidad de registro


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sea mayor que uno. Independientemente al código ordinal del bien.

Ejemplo:

Ingresa 5 sillas En la descripción el sistema coloca: SILLA 1; SILLA 2; SILLA 3; SILLA 4;

SILLA 5

Envío Automático de Archivos de Consolidación: Cuando marca esta

opción, el sistema envía el archivo de consolidación de la localidad en la cual está trabajando, a La dirección electrónica que se encuentra en la opción Localidad del Administrador del sistema; caso contrario, a la carpeta TEMP, de la carpeta desde donde se ejecuta el programa. Validas # de Serie: Al marcar esta opción, el sistema controla la duplicación del número de serie si ya existe en otro bien.

Controla según las siguientes alternativas: Si selecciona esta opción, quiere decir que los números de serie deben ser únicos Único.dentro del módulo. Tipo.- Si utiliza esta opción, el sistema no permite números de serie duplicados, dentro de un mismo Tipo de bienes de larga duración. Subtipo.- Si utiliza esta opción, el sistema no permite números de serie duplicados, dentro de un mismo Subtipo de bienes de larga duración.

Digitar Vida Útil: Al activar esta opción, el sistema permite digitar el número de años de vida útil del bien que está registrando. Es útil en caso de existir algún error en los años de vida útil ingresados en la tabla de depreciación, y no pueden ser c ambiados, debido a que est os datos ya fueron utilizados al procesar la depreciación. También puede ser utilizado para digitar la vida útil de bienes con avalúos técnicos.

Utilizar Transferencias entre Localidades: Al marcar esta opción, el sis tema le habilita

las

siguientes opciones dentro del menú principal.

Valor Mínimo BLD: Digite el valor mínimo, para que el sist ema lo clas ifique como un Bien de Larga Duración.

Uso de Alerta Garantías BLD: Utilizar opción de Seguros: PROCESOS CONTABLES:


sistema detecte el valor sobre el c ual el

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Interfase C U R: Interfase Contable: Al marcar esta opción indica que se realizará interfaces hacia el módulo de Contabilidad. El sistema muestra este ícono ventana para la selección de la siguiente información:

Al dar un clic en este ícono despliega la

Ejercicio económico.- Seleccione el año del ejercicio económico al cual quiere transferir los asientos c ontables que se generan en el Módulo de Activos Fijos. Empresa .- Escoja el nombre de la empresa de contabilidad a la cual quiere relacionar. Localidad.- Seleccione la localidad en caso de que dentro de la empresa seleccionada, existan más de una localidad. El sistema despliega la ruta en donde se encuentra la base de datos de la empresa y localidad seleccionadas, con el objeto de que se pueda verificar si la base de datos seleccionada es correcto o no. Es caso de ser correcta la base de datos a la cual se va a relacionar para la interfase, entonces presione el botón “Establecer como Base de Interfase a Contabilidad”. A partir de este momento el sistema va a enviar los asientos contables que se generan en Activos Fijos a la base s eleccionada. Contabilizar Por: Seleccione si se va a Contabilizar por Tipo o por Subtipo, para que el sistema le permita seleccionar las cuentas contables respectivas. IVA: Digite el porcentaje del Impuesto del Valor Agregado vigente.

Secuenciales Esta aplicación sirve para controlar los secuenciales correspondientes a cada uno de las transacciones que maneja el sistema. .- Si marca esta opción, el sistema separa la numeración de cada una de las transacciones existentes, tanto para los Bienes de Larga Duración, como para los Bienes Sujetos a Control. Caso contrario, el sistema utiliza la misma secuencia intercalando los Bienes de Larga Duración con los Bienes Sujetos a Control. .- Cuando marca esta opción, el sistema comienza cada tipo de transacción desde el número 1, al comienzo de cada año; caso contrario, al inicio del siguiente año, el sistema continúa con el siguiente número con que terminó el año anterior, en cada tipo de transacción.


13

Cuentas Contables En esta opción usted puede seleccionar los grupos principales de las cuentas que c orresponden para los Bienes de Larga Duración y Bienes Sujetos a Control.

Procedimiento 1. 2. 1.2.2

Seleccione la c uenta correspondientemente en cada uno de los elementos. Presione el botón Aceptar .

Características Esta opción permite crear las varias características que tienen los Activos Fijos depreciables y no depreciables, y permite seleccionar en el instante del ingreso de los bienes.

Características Generales Tipos de Transacciones


14 1.2.2.1

Características Generales

Esta opción le da facilidad de crear las características generales de los Bienes de Larga Duración y Bienes Sujetos a Control.

Caracteristicas Generales Existen algunas características de tipo general que se utilizan al registrar los Activos, y son las siguientes.

Estado de Conservación Sirve para identificar el estado de los bienes depreciables y bienes no depreciables, presenta la realidad de los bienes en el instante de la compra como también para identificar a todos los bienes que se pueden dar de baja.

Estructura del Bien Sirve para identificar el material con el cual esta conformado del bien.


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Origen de Fondos Identifica el origen o procedencia de los bienes.

Color Detalla el o los colores del bien.

Motivos de Baja Tipos de las diferentes razones por el cual dan de baja los bienes depreciables como no depreciables.

Paises Registro del país, para identificar la procedencia del bien.


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Colecciones Esta opción sirve para ingresar dentro del sistema, todos los tipos de c olecciones que tenga la institución. Esta opción sirve para colecciones de libros o de obras de arte.

Nacionalidades Para identificar la nacionalidad.

Epocas Utilice esta opción para el control de lo que es Obras de Arte, en donde se puede registrar la época a la que pertenece a cada obra de arte, registrada dentro de este módulo.

Funcionarios de Otras Empresas Ingrese los nombres de funcionarios que no pertenecen a s u institución, y a los cuales se les ha entregado Bienes de Larga Duración, con el fin de asignarles como c ustodios de esos bienes.

Ramos Sirve para identificar los diferentes ramos de seguros.

Procedimiento 1. Seleccione el elemento dentro del cual requiere crear. 2. Presione el botón Nuevo. 3. Descripción: Es criba el nombre del Tipo de Característica que necesita. 4. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.


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1.2.2.2

Tipo de Transacción

Usted debe crear los Tipos de Transacción que va a utilizar dentro del Módulo de Activos Fijos, de acuerdo con las actividades de la institución, y que requiere tener información acerca de las mismas.

Precaución Es aconsejable que no se creen Tipos de Transacción en forma indiscriminada, ya que en vez de ayudar a conocer la información por Tipo de Transacción se tendría un caos por no conocer exactamente que es lo que significa y hace un determinado Tipo de Transacción. Para que funcione esta opción dentro de este módulo, el sistema tiene creado un número de Tipos de Transacciones predeterminadas, con el fin de identificar con los nombres que el usuario puede crear dentro de esta opción. Esta predeterminación nos permite generar los asientos contables de cualquier transacción generada dentro del módulo. Como ejemplo vamos a poner varios tipos de transacciones que son obvias dentro de la utilización de este módulo, tal como: Ingreso Compra Ingreso Donación Ingreso Comodato Baja Etc. Conceptos predeterminados de Tipos de Transacción.- El Sistema OLYMPO maneja los

siguientes tipos:


18

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo. 2. Predeterminado: Seleccione el Tipo de Transacción Predeterminado con el cual usted quiere

5.

crear un Tipo de Transacción, que usted va a identificar con un nombre que usted le va proporcionar. Descripción: Escriba el nombre del Tipo de Transacción que usted le asigna al Tipo de Transacción Predeterminado. Interfase con: Marque si el Tipo de Transacción que usted esta creando, si va a interfasar con el Módulo de Contabilidad o con el Módulo de Cartera. Para Entidades Públicas, el sistema relaciona las compras con el Módulo de Cartera y las demás transacciones con el módulo de Contabilidad. Para Entidades Privadas, el sistema va a interfasar los asientos contables con el Módulo de Contabilidad. Con IVA: Marque para cada transacción si es ta graba o no IVA.

6.

Compras es con IVA Donación puede ser sin IVA Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

3. 4.

1.2.3

Ejemplo:

Custodios Esta opción ayuda a identificar la relación del custodio con el cargo.

Tipo de Custodios Cargos Custodios

1.2.3.1

Tipos de Custodios

A través de esta opción usted debe crear las diferentes situaciones del funcionario exis tente en la institución.


19

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo. 2. En Tipo custodio digite las diferentes formas de situación. 3. Grabar: Presione este botón para guardar el registro. 1.2.3.2

Ca rgos

A través de esta opción usted debe crear los diferentes cargos que exist en en la institución.

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo. 2. En custodio seleccione el nombre del funcionario o empleado. 3. Seleccione el cargo 4.

Al marcar esta opción significa que el custodio esta activo en la institución.

5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro. ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

20

1.2.3.3

Custodios

En ésta opción debe asignar al empleado como custodio relacionando con el cargo y tipo de custodio.

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo. 2. En custodio seleccione el nombre del funcionario o empleado. 3. Seleccione el cargo 4.

Al marcar esta opción s ignifica que el custodio esta activo en la institución.

5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro. 1.2.4

Ubicación Física Esta es una de las opciones mas importantes que tiene el Módulo de Activos Fijos, ya que permite crear la estructura de la Ubicación Física con la cual usted va a trabajar y tendrá la facilidad de obtener reportes por por los diferentes niveles físicos y departamentos.

1.2.4.1

Estructura de la Ubicación Física

Esta es una de las opciones es importantes en el Módulo de Activos, porque permite crear la estructura física de donde estan ubicados los Activos.


21

Esta opción dispone de cuatro niveles para la creación de la estructura de la Ubicación Física en el Módulo de Activos Fijos que son: Dirección Area Sección Subsección

Crear un Nivel de Estructura En el ejemplo que presentamos a c ontinuación, la estruct ura se parametriza desde "Dirección" (nivel 4).

Procedimiento 1. 2.

Ubíquese sobre el nivel superior al cual va a comenzar a crear la estructura.

4. 5.

Digite la descripción del nivel físico que necesita crear. . Una vez que escribió el nombre de la estructura, presione el botón " Aceptar "

De un clic en el botón derecho del ratón. Un nuevo menú aparece en donde usted debe seleccionar la opción "Nuevo". 3. Al presionar el botón "Nuevo" aparece la siguiente ventana

1.2.4.2

Unidades Administrativas

Esta opción fue creada con la finalidad de identificar en forma mas detallada el lugar en donde se encuentran los bienes Unidades Administrativas de una empresa una Unidad específica. En la cual usted puede crear las Unidades Administrativas existentes dentro de la empresa, con el objeto de seleccionar una Unidad al momento de registrar el ingreso de los bienes. Por ende se obtiene un reporte por Unidad Administrativa. ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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Requisitos Previos Activar el parámetro (Ficha - Parámetros Generales)

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo para crear un nuevo registro. 2. Unidad Administrativa.- Ingrese el nombre de la nueva Unidad Administrativa. 5. Grabar.- Presione este botón para guardar el registro.

1.2.5

Bienes de Larga Duración En esta opción existe los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables. Tipo Subtipo Clase Cuentas Contables

1.2.5.1

Tipo

En esta opción existe los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.


23

Procedimiento 1. Presione el botón Nuevo 2. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción 3. Tipo: Escriba el nombre del Tipo que necesita. 4. Especificaciones: Relacione a las especificaciones de acuerdo el tipo de Ac tivo (en el instante 5. 1.2.5.2

de registrar el ingreso del bien, desplegará las características de acuerdo a la relación dada). Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

Subtipo


Procedimiento ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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1. Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes subtipos. 2. Presione el botón Nuevo 3. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción 4. Sub Tipo: Escriba el nombre del Sub Tipo requerido. 5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro. 1.2.5.3

Cla se


Importante: Recuerde seleccionar la opción Depreciable.

Procedimiento

1.2.5.4

1. 2. 3. 4.

Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear diferentes clases. Sub Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes clases. Presione el botón Nuevo.

5. 6. 7.

Clase: Es criba el nombre de la clase requerida. Marcar la opción Depreciable. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción

Cuentas Contables

Esta opción permite que el usuario seleccione las cuentas contables a las cuales relaciona cada ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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uno de los tipos o subtipos correspondientemente La forma de ingresar a la opción de cuentas es la siguiente:

Se abre la siguiente ventana:

Procedimiento 1. Seleccione el Tipo de Bien de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.) 2. Seleccione el Tipo de Actividad (Administración, Producción o Inversión). 3. Presione el botón Modificar . 4. Activo: Seleccione la c uenta correspondiente al Activo. 5. Cuentas por Pagar: Seleccione la cuenta por pagar correspondientemente. 6. Depreciación Acumulada: Seleccione la c uenta para la acumulación de la depreciación. 7. Depreciación Gasto: Seleccione la cuenta del gasto de depreciación. 8. Costos: Seleccione la cuenta de costos, en el caso de ventas de Bienes de Larga Duración. 9. Grabar: Presione este botón para guardar el registro. 1.2.6

Tabla de Depreciación Esta opción permite registrar en forma unitaria o global los años de vida útil de los diferentes tipos de Bienes de Larga Duración.


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Procedimiento 1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc .) 2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración. 3. Presione el botón Modificar . 4. De acuerdo al Tipo de Actividad que usted utilice, registre el número de años de vida útil en la 5. 6. 1.2.7

primera clas e. Se ubica en la segunda clase de activo y presione la tecla F3. Automáticamente se copia hacia abajo los años de vida útil. Grabar: Presione este botón para guardar.

Carga Inicial de Bienes de Larga Duración

Registro de Datos en Carga Inicial de Bienes de Larga Duración El Usuario del Módulo de Activos Fijos debe utilizar esta opción para ingresar el saldo inicial de los Bienes de Larga Duración que pertenecen a la Empresa, por las siguiente razón: Al poner en marcha este módulo por Primera vez Esta carga inicial debe reflejar las características y el valor exacto de cada uno de los Activos existentes en la Empresa. En caso que no tengan los datos correspondientes. Recomendamos partir de una toma física de los Activos Fijos de la Empresa. Los valores y años de vida útil deben ser exactos, caso contrario impediría conocer y administrar eficientemente los Bienes, ya que es prioritario para la depreciación de los mismos,


27

Para ingresar al registro de carga inicial selecc ione del menú principal: Inicializa ciones - Carga Inicial de Bienes de Larga Duración.

Tenemos la primera parte Información Principal.

Funciones Adicionales Tecla F2: Al presionar esta tecla habilita la opción de buscar por el código ordinal del activo. Tecla F5: Presione esta tecla para desplegar todos los Bienes registrados en esta opción. Con

doble clic en el bien requerido puede recuperar el detalle del registro. Dentro de esta función también puede presionar la tecla F2 para facilitar la búsqueda; por el código, por el nombre del Bien, dando un clic en la opción que necesite el usuario.

Tecla F3: Al presionar esta tecla

copia el contenido de la primera hacia la derecha. Ejemplo: registra en el campo número 1 en Marca COMPAQ, se ubica en el campo número 2, presiona la tecla F3 en forma automática se copia el contenido hacia la derecha llenando todos los registros que existan. Esta opción se marca en el caso que el bien haya sido comprado pero se encuentra en bodega o esté almacenado, No esta siendo utilizado. Se marca cuando el costo es por adquisición. Se marca cuando el costo del bien sea por medio de un Avalúo Técnico.. Registraremos en esta opción la fecha de vencimiento de la garantía del bien en caso que lo tubiera. Selecciona esta opción en el caso de que este bien este asegurado, caso contrario no se marca.


28

NOTA IMPORTANTE: En esta opción podemos registrar los activos que se adquirieron en años anteriores al vigente, por dos formas.

Uno a uno De dos o más bienes a la vez, siempre y cuando estos tengan las mismas características valores.

Procedimiento 1. INFORMACIÓN PRINCIPAL: Los registros realizados dentro de la opción pueden ser recuperados presionando la tecla F5.

Lado izquierdo de la ventana. 1.1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc .) 1.2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración. 1.3. Seleccione la Clase de Bienes de Larga Duración. 1.4. Ordinal.- El sistema despliega el código tipo (03), subtipo (01) y clase (024). En el campo ubicado en el lado derecho del ordinal, el sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro.

1.5.

.- Este campo se utiliza para formar un grupo relacional

de algunos Bienes de Larga Duración, c omo por ejemplo: el CPU, el monitor, la impresora, etc . El s istema facilita un número de grupo relacional en forma automática, c omenzando desde el número 1. Si no existe un grupo relacional creado, entonces seleccione el registro Nuevo en esta persiana, que se encuentra en la primera fila.

1.6.

.- Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien principal del grupo relacional. Eje.: el CPU. 1.7. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra el último Bien de Larga Duración Ingresado dentro del sis tema.

1.8. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra los Bienes de Larga Duración que pertenecen al grupo relacional seleccionado en el campo Grupo Relacional. Esta ayuda facilita el c onocimiento de los bienes de un grupo relacional determinado. 1.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado. 1.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta. 1.11. Activo sin uso.- Marque este campo en caso de que el Bien de Larga Duración que está ingresando no se encuentre en uso. 1.12. Digitar Vida útil.- Este campo se habilita cuando usted en Inicializaciones => Parámetros marcó la siguiente opción: Entonces ingrese los años de vida útil que le asigna al bien. 1.13. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:

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29

PRODUCCIÓN

1.14. Estructura del Bien.- Seleccione el registro que mejor se ajuste al bien que está ingresando.

1.15. Fecha Adquisición.- Ingrese la fecha de adquisición o de ingreso del bien, con el formato dd/mm/aaaa.

1.16. Fecha Aplicación Dep.- El sistema despliega la fecha desde la cual va a calcular la depreciación del bien. El sistema pone como fecha, el primer día del siguiente mes al de la compra o fecha de ingreso. 1.17. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone una cantidad mayor a uno (ej. 3), el sistema genera un número ordinal para cada uno de los t res bienes, al momento de grabar. Al mismo t iempo abre la siguiente ventana con tres columnas, para que se llenen los campos pertinentes:

1.18. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad igual a 3, el sistema utiliza est e valor, para poner a cada uno de los tres bienes.

1.19.

Años de Vida Útil.- El

sistema despliega esta información desde la tabla de depreciación, o del datos que ingresa en la opción. Digitar Vida Útil, explicado en el numeral 2.12. % Depreciación.- Aquí el sistema despliega el porcentaje de depreciación, tomando para el cálculo los años de vida útil ingresado. Dep. Acumulada.- El sistema despliega la depreciación acumulada, una vez que se ha corrido el proceso de depreciación mensual o anual. Dep. Mensual.- El sist ema calcula el valor de la depreciación mensual y lo despliega en este campo. Saldo por Depreciar.- El sistema calcula el valor total a depreciar, restando del Costo Histórico del Bien, el Valor Residual. Fecha Última Dep.- Si se corrió el proceso de depreciación, el s istema despliega en este campo la fecha del último proceso de depreciación corrido en el sistema. Valor en Libros.- El valor del Costo Histórico menos la depreciación acumulada que es el Valor en Libros, el sistema despliega en este campo. Valor Residual.- El sistema calcula este valor y lo despliega en este campo.

Lado derecho de la ventana.

1.20.

Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del bien, para lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un clic derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien. 1.21. Marca.- Digite la marca del bien. 1.22. Modelo. - Ingrese el modelo del bien. 1.23. Número de Serie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar los números de serie, s i la opción es tá marcada en parámetros. 1.24. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de muebles, tal como: mesas, archivadores, etc. 1.25. Estado de Conservación.- Seleccione el estado de conservación del bien. 1.26. Color.- Escoja el color del bien. 1.27. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado. 1.28. País de Fabricación.- Esc oja el país de fabricación del bien. 1.29. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado al origen de los fondos, con ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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los cuales se adquiere el bien.

1.30. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes. 1.31. Garantía Hasta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía técnic a del bien. Exis te un reporte que permite c onocer los bienes que tienen garantía, con el objeto de utiliz ar las garantías dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.

2. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: 2.1.

Custodios.- Digite parte del nombre del

funcionario y presione Enter. Seleccione el funcionario custodio de este bien. El sistema despliega el Tipo de Funcionario y marca el campo Usa , del custodio que se encuentra en la primera fila, que quiere decir que el funcionario seleccionado utiliza ese bien. De no ser el caso, desmarque ese campo. Puede ir a l a segunda fila y seleccionar a otro funcionario como custodio del bien. Luego marque si ese funcionario usa o no el bien. Recuerde que un bien puede tener uno o más custodios. Para incrementar filas hacia abajo presione la tecla F8 y digite el número de filas.

2.2.

Ubicación Geográfica.- El sistema despliega los siguientes datos de la ventana en donde se creó la empresa, dentro del administrativo del sistema. Sucursal Provincia Cantón Parroquia

2.3. Dirección. - Seleccione el nombre del edificio en donde se encuentra el bien. 2.4. Área.- Escoja el piso en donde se encuentra el bien. 2.5. Sección.- Seleccione la sección en donde se encuentra el bien. 2.6. Sub sección.- Escoja el nombre de la oficina donde se encuentra el bien. 2.7. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.

2.8.

No de Componentes.- Ingrese el número de

componentes que tiene el bien. E l sistema apertura una fila por componente. Los c omponentes que se registran en esta sección no se deprecian ni intervienen en el costo del bien. Sirven


31

únicamente para control. Ingrese los s iguientes datos (Algunos de ellos no son obligatorios): Nombre del componente Descripción Marca Modelo Número de serie Cantidad Precio Unitario Precio Total Estado de Conservación 2.9. Documentos de Respaldo.- Ingrese uno o más documentos que respaldan los datos ingresados del bien. Un tipo de documento en cada fila. En cada fila debe hacer lo siguiente: Seleccione el nombre del proveedor, digitando parte del nombre, dando un Enter, y luego seleccionando el proveedor requerido. Seleccione el tipo de documento fuente que respalda los datos ingresados. Esc riba en número del documento. Ingrese la fecha del documento fuente. Seleccione la persona que autorizó la adquisición del bien.

2.10.

.- Si marca esta opción el sistema mantiene los datos ingresados en esta secc ión cuando usted ingresa otro bien, presionando el botón Nuevo. 2.11. Grabar.- Presione este botón, una vez que haya verificado que los datos ingresados s on correctos. 2.12. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.

2.13. Una vez que el registro se grabó, el sistema muestra el número ordinal del bien (00045):

INFORMACIÓN CUENTAS POR PAGAR Y CONTABILIDAD: Usted puede digitar en esta opción los datos de referencia contable:

Número de Asiento Contable en el cual fue contabilizado en el año de compra, Número del Comprobante y Fecha del asiento

1.2.8

Bienes Sujetos a Control En esta opción existe los niveles principales para el control de los Bienes Sujetos a control. Y también existe la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.


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Tipo Subtipo Clase Cuentas Contables

1.2.8.1

Tipo


Procedimiento 1. 2.

Presione el botón Nuevo

3. 4.

Tipo: Escriba el nombre del Tipo que necesita. Especificaciones: Relacione a las especificaciones de ac uerdo el tipo de bien (en el ins tante

5. 1.2.8.2


de registrar el ingreso del bien, desplegará las características de acuerdo a la relación dada). Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

Subtipo



33

Procedimiento

1.2.8.3

1. 2. 3.

Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes subtipos. Presione el botón Nuevo

4. 5.

Sub Tipo: Escriba el nombre del Sub Tipo requerido. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.


Cla se



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Procedimiento

1.2.8.4

1. 2. 3. 4.

Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear diferentes clases. Sub Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes clases. Presione el botón Nuevo.

5. 6.

Clase: Es criba el nombre de la clase requerida. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.


Cuentas Contables

Esta opción permite que el usuario seleccione las cuentas contables a las cuales relaciona cada uno de los tipos o subtipos correspondientemente La forma de ingresar a la opción de cuentas es la siguiente:

Se abre la siguiente ventana:


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Procedimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.2.9

Seleccione el Tipo del Bien Sujeto a Control (Mobiliarios, Vehículos, etc.) Seleccione el Tipo de Actividad (Administración, Producción o Inversión). Presione el botón Modificar .

Cuentas por Pagar: Seleccione la cuenta por pagar correspondientemente Gastos: Seleccione la cuenta de gastos. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

Carga Inicial de Bienes Sujetos a Control El Usuario del Módulo de Activos Fijos debe utilizar esta opción para ingresar el saldo inicial de los Bienes Sujetos a Control que pertenecen a la Empresa, por las siguiente razón: Al poner en marcha este módulo por Primera vez Esta carga inicial debe reflejar las características y el valor exacto de cada uno de los Bienes Sujetos a Control existentes en la Empresa. En caso que no tengan los datos correspondientes. Recomendamos partir de una toma física de los Bienes de la Empresa. Para ingresar al registro de carga inicial seleccione del menú principal:

Inicializaciones - Carga Inicial de Bienes Sujetos a Control. Tenemos la primera parte Información Principal.

Una vez terminado de llenar los datos en la primera parte, dé un click en la segunda darte que es Información Especial.


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Funciones Adicionales Tecla F2: Al presionar esta tecla habilita la opción de buscar por el código ordinal del activo. Tecla F5: Presione esta tecla para desplegar todos los Bienes registrados en esta opción. Con

doble clic en el bien requerido puede recuperar el detalle del registro. Dentro de esta función también puede presionar la tecla F2 para facilitar la búsqueda; por el código, por el nombre del Bien, dando un clic en la opción que necesite el usuario.

Tecla F3: Al presionar esta tecla copia el contenido de la primera hacia la derecha. Ejemplo: registra en el campo número 1 en Marca COMPAQ, se ubica en el campo número 2, presiona la tecla F3 en forma automática se copia el contenido


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hacia la derecha llenando todos los registros que existan. Esta opci opción ón se mar marca en el caso caso que el bien bien haya aya sido sido comp comprrado pero ero se encuentra en bodega bodega o esté almacenado, almacenado, No est a siendo utilizado. utiliz ado. Se marca cuando el costo es por adquisición. Se marca cuando el costo del bien sea por medio de un Avalúo Técnico.. Regi Registr strar are emos mos en esta esta opció pción n la fecha echa de vencim ncimie ient nto o de la garantía del bien en caso que lo tubiera. Sele Seleccio cciona na esta esta opció opción n en el caso de que que este bien bien este asegu asegura rado do,, caso contrario no se marca.

NOTA IMPORTANTE: En es esta ta opc opción ión podemos regis registr trar ar los activo activos s que se adqui adquirieron rieron en años anteriores anteriores al vigente, por dos formas.

Uno a uno De dos o más bienes a la vez, siempre y cuando estos tengan las mismas características y valores.

Procedimiento 1. INFORMACIÓN 1. INFORMACIÓN PRINCIPAL PR INCIPAL:: Los Los regis registr tros os reali realiza zado dos s dentr dentro o de la opc opción ión pueden pueden ser recup recupera erado dos s presionando la tecla F5.

Lado izquierdo de la vent ventana. ana. Duración (Mobiliarios, (Mobiliarios, Vehículos, etc.) 1.1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración 1.2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración. 1.3. Seleccione la Clase de Bienes de Larga Duración. siste ema despl spliega el cód código tipo (03), sub subtip tipo (01) y cla clase (024). 1.4. Ordi Ordinal. nal.-- El sist En el camp campo o ubicad cado en el lado derecho cho del ordinal, el sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro.

1.5.

Est e campo se utiliza ut iliza para formar un grupo grupo relacional .- Este

de algunos algunos Bienes de Larga Duración, Duración, c omo por ejemplo: el CPU, el monitor, la impresora, etc . El s istema facilita un número de grupo grupo relacional relacional en forma automática, c omenzando desde el número 1. Si no existe un grupo relacional creado, entonces seleccione el registro Nuevo en esta persiana, que se encuentra en la primera fila.

1.6.

.- Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien

principal del grupo re relacional. lacional. Eje.: el CPU. cono 1.7. Icono

.- Al dar dar clic en en este este ícon ícono, o, el el sistema sistema muestra muestra el último último Bien Bien de de Lar Larga ga Dura Duración ción Ingresado dentro del sistema. cono 1.8. Icono

.- Al dar dar clic en en este este ícon ícono, o, el sistema muestra muestra los Biene Bienes s de Larg Larga a Dur Duració ación n


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que pertenecen al grupo relacional seleccionado en el campo Grupo Relacional. Esta ayuda facilita el c onocimiento de los bienes de un grupo relacional determinado. determinado. 1.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado. 1.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta. 1.11. Activo sin uso.- Marque este campo en caso de que el Bien de Larga Duración que está ingresando no se encuentre en uso. 1.12. Digitar Digitar Vida útil.- Este campo se habilita cuando usted en Inicializaciones => Parámetros Parámetros marcó la siguiente opción: Entonces ingrese ingrese los años de vida útil que le asigna al bien. 1.13. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:

ADMINISTRACIÓN INVERSIÓN OBRAS OBRAS INVERSIÓN PROGRAMAS PRODUCCIÓN



1.16. Fecha Aplicación Dep.- El sistema despliega la fecha desde la cual va a calcular la depreciación depreciación del bien. E l sistema s istema pone c omo fecha, el primer día día del siguiente mes al de la compra o fecha de ingreso. 1.17. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone una cantidad mayor a uno (ej. 3), el sistema genera un número ordinal para cada uno de los tres t res bienes, al momento de grabar. grabar. Al mismo tiempo abre la siguiente ventana ventana con tres columnas, para que se llenen los campos pertinentes:

1.18. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad igual a 3, el sist ema utiliza este valor, valor, para poner poner a cada uno de los los tres bienes.

1.19.

Años de Vida Útil.- El

sistema despliega esta información desde la tabla de depreciación, o del datos que ingresa en la opción. numeral 2.12. Digitar Digitar Vida Útil, Útil, explicado en el numeral el sistema despliega despliega el porcentaje porcentaje de depreciación depreciación,, tomando tomando para para el % Depreciación.- Aquí el cálculo los años de vida útil ingresado. Dep. Acumulada.- El sistema despliega la depreciación acumulada, una vez que se ha corrido el proceso de depreciación depreciación mens ual o anual. depreciación ción mensual y lo despliega despliega en este Dep. Mensual.- El sist ema calcula el valor de la deprecia campo. sistema ma calcu calcula la el valo alor tota totall a depr epreciar ciar, resta estand ndo o del del Costo osto Saldo Saldo por por Depreci epreciar. ar.-- El siste Histórico del Bien, el Valor Residual. corrió ó el proceso proceso de depr deprecia eciación ción,, el sistema despli desplieg ega a en este Fecha Fecha Última ltima Dep.- Si se corri campo la fecha del último proceso de depreciación corrido en el sistema.Valor en Libros El Libros..- El valor alor del del Costo osto Históri istórico co meno menos s la depr depreci eciaci ación ón acumu acumula lada da que que es el Valo Valorr en Libr Libros, os, el sistema despliega en este campo. Valor Residual.- El sistema calcula este valor y lo despliega en este campo.



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1.20.

Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del bien, para lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un clic derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien. 1.21. Marca.- Digite la marca del bien. 1.22. Modelo.- Ingrese el modelo del bien. 1.23. Número Número de Se rie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar los números de serie, s i la opción es tá marcada en parámetros. parámetros. 1.24. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de muebles, tal como: mesas, archivadores, etc. Selecc ione el estado est ado de conservación conservación del bien. 1.25. Estado de Conservación.- Seleccione 1.26. Color.- Escoja el color del bien. 1.27. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado. 1.28. País de Fabricación.- Escoja el país de fabricación del bien. relacionado al al origen origen de los fondos, fondos, con 1.29. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado los cuales se adquiere el bien. 1.30. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes. garantía técnic a del bien. 1.31. Garantía Has Hasta. ta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía Exis te un reporte que permite permite conocer c onocer los bienes que tienen garantía, garantía, con c on el objeto de utilizar las garantías dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.

2. INFORMACIÓN 2. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: 2.1.


funcionario y presione Enter. Seleccione el funcionario custodio de este bien. El sistema despliega el Tipo de Funcionario y marca el campo Usa Usa , del custodio que se encuentra en la primera fila, que quiere decir que el funcionario seleccionado utiliza ese bien. De no ser el caso, desmarque ese campo. Puede ir a la segunda fila y selecc ionar a otro funcionario funcionario como custodio del bien. Luego marque si ese funcionario usa o no el bien. Recuerde que un bien puede tener uno o más custodios. Para incrementar filas hacia abajo presione la tecla F8 y digite el número de filas.

2.2.

Ubicación Geográfica.- El sistema

despliega los siguientes datos de la ventana en donde se creó la empresa, dentro del administrativo administrativo del s istema. Sucursal Provincia Cantón Parroquia


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2.3. Dirección. - Seleccione el nombre del edificio en donde se encuentra el bien. 2.4. Área. - Escoja el piso en donde se encuentra el bien. 2.5. Sección.- Seleccione la sección en donde se encuentra el bien. Es coja el nombre de la oficina donde se encuentra el bien. 2.6. Sub sección.- Escoja 2.7. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.

2.8.


componentes que tiene el bien. E l sis tema apertura una una fila por componente. componente. Los componentes que se registran en esta sección no se deprecian ni intervienen en el costo del bien. Sirven únicamente para control. Ingrese Ingrese los s iguientes datos (Algunos de ellos no son obligatorios): Nombre del componente Descripción Marca Modelo Número de serie Cantidad Precio Unitario Precio Total Estado de Conservación 2.9. Documentos de Respaldo.- Ingrese uno o más documentos que respaldan los datos ingresados del bien. Un tipo de documento en cada fila. En cada fila debe hacer lo siguiente: Seleccione el nombre del proveedor proveedor,, digitando parte del nombre, nombre, dando un Enter, y luego seleccionando el proveedor requerido. Seleccione el t ipo de documento fuente fuente que respalda los datos ingresados. ingresados. Esc riba en número del documento. Ingrese la fecha del documento fuente. Seleccione la persona que autorizó la adquisición del bien.

2.10.

.- Si marca esta opción el sistema mantiene los datos ingresados en esta s ección c uando usted ingresa otro bien, presionando presionando el botón Nuevo. 2.11. Grabar.- Presione este botón, una vez que haya verificado que los datos ingresados son correctos. 2.12. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.


INFORMACIÓN CUENTAS CUENTAS POR PAGAR P AGAR Y CONTABILIDAD:


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Usted puede digitar en esta opción los datos de referencia contable:

Número de Asiento Contable en el cual fue contabilizado en el año de compra, Número del Comprobante y Fecha del asiento

1.3

Transacciones Esta opción del Menú Principal sirve para realizar las transacciones del año en curso, una vez que se han parametrizado todas las opciones que constan en el Menú Principal de Inicializaciones.

1.3.1

Bienes de Larga Duración Para registrar cualquier tipo de transacción relacionada al año en curso, de los bienes de larga duración, seleccione esta opción y luego escoja el tipo de transacción que necesita, las mismas que se detallan a continuación

1.3.1.1

Ingresos

Esta opción del módulo de Activos Fijos se debe utilizar para ingresar todos los bienes de larga duración, que pertenecen a la institución, y que se ingresan por diferentes razones o motivos: Compra Donación Constatación (se encuentran bienes que no están ingresados en el m ódulo) Etc.

Los cambios que usted haga dentro de esta opción no se registrarán el Histórico del Bien.

NOTA IMPORTANTE El sistema permite modificar única y exclusivamente el último ingreso registrado dentro de esta opción, siempre y cuando no se haya impreso el Comprobante de Ingreso; si imprimió el comprobante de ingreso, y no es el último ingreso, los cambios debe hacer utilizando la opción:

Transacciones => Bienes de Larga Duración => Modificaciones. Procedimiento

1 CABECERA DE LA VENTANA: . 1.1. Presione el botón Nuevo. para que pueda trabajar en esta ventana. 1.2. Fijar.- Esta opción le permite ingresar varios bienes de larga duración con un mismo número


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de ingreso. Una vez que y a grabó un ingresos Marque esta opción, en caso de que necesite utilizar el mismo número de la Transacción del Ingreso para uno nuevo. Antes de presionar el botón Nuevo, marque este campo. Al presionar primero el botón Nuevo, recupere con F5 el registro y marque Fijar .

Fijar el número de transacción simplifica el proceso de interfase a cartera, porque desplegará por número de ingresos sin distinción de los bienes registrados. Ejemplo: Una factura emitida por Mobiliarios y Equipos de Cómputo 1.3. Número.- En este campo el sistema pone el número de la Transacción de Ingreso, una vez que presiona el botón Grabar. 1.4. Tipo de Transacción.- Seleccione el Tipo de Transacción que va a utilizar para el ingreso del bien de larga duración. Las transacciones que aparecen en esta persiana, s on las que se ingresaron en la opción: Inicializaciones => Características Generales => Tipos de

Transacción. 1.5. Fecha.- El sistema pone la fecha de la computadora en la cual está trabajando. Asegúrese de que el formato de fecha de su computadora sea: dd/mm/aaaa.

2 INFORMACIÓN PRINCIPAL: . Los registros realizados dentro de la opción pueden ser recuperados presionando la tecla F5.

Lado izquierdo de la ventana. 2.1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.) 2.2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración. 2.3. Seleccione la Clase de Bienes de Larga Duración. 2.4. Ordinal.- El s is tema des pliega el c ódigo tipo (03), s ubtipo (01) y c las e (024). En el c ampo ubicado en el lado derecho del ordinal, el sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro. 2.5. Grupo Relación.- Este campo se utiliza para formar un grupo relacional de algunos Bienes de Larga Duración, como por ejemplo: el CPU, el monitor, la impresora, etc. El sistema facilita un número de grupo relacional en forma automática, comenzando desde el número 1. S i no exis te un grupo relacional creado, entonces s eleccione el registro Nuevo en esta persiana, que se encuentra en la primera fila. 2.6. Principal del Grupo.- Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien principal del grupo relacional. Eje.: el CPU.

2.7. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra el último Bien de Larga Duración Ingresado dentro del sistema.

2.8. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra los Bienes de Larga Duración que pertenecen al grupo relacional seleccionado en el campo Grupo Relacional. Esta ayuda facilita el conocimiento de los bienes de un grupo relacional determinado. 2.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado. 2.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta. 2.11. Activo sin uso.- Marque este campo en caso de que el Bien de Larga Duración que está ingresando no se encuentre en uso. 2.12. Digitar Vida útil.- Este campo se habilita cuando usted en Inicializaciones => Parámetros marcó la siguiente opción: Entonces ingrese los años de vida útil que le asigna al bien. 2.13. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:

ADMINISTRACIÓN INVERSIÓN OBRAS INVERSIÓN PROGRAMAS


43

PRODUCCIÓN



2.16. Fecha Aplicación Dep.- El sistema despliega la fecha desde la cual va a calcular la depreciación del bien. El sistema pone como fecha, el primer día del siguiente mes al de la compra o fecha de ingreso. 2.17. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone una cantidad mayor a uno (ej. 3), el sistema genera un número ordinal para cada uno de los tres bienes, al momento de grabar. Al mis mo tiempo abre la siguiente ventana con tres columnas, para que se llenen los campos pertinentes:

2.18. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad igual a 3, el sist ema utiliza este valor, para poner a cada uno de los tres bienes.

2.19.

Años de Vida Útil.- El sistema

despliega esta información desde la tabla de depreciación, o del datos que ingresa en la opción. Digitar Vida Útil, explicado en el numeral 2.12. % Depreciación.- Aquí el sistema despliega el porcentaje de depreciación, tomando para el cálculo los años de vida útil ingresado. Dep. Acumulada.- El sistema despliega la depreciación acumulada, una vez que se ha corrido el proceso de depreciación mensual o anual. Dep. Mensual.- El sistema calcula el valor de la depreciación mensual y lo despliega en este campo. Saldo por Depreciar.- El sistema calcula el valor total a depreciar, restando del Costo Histórico del Bien, el Valor Residual. Fecha Última Dep.- Si se corrió el proceso de depreciación, el sistema despliega en este campo la fecha del último proceso de depreciación corrido en el s istema.Valor en Libros.- El valor del Costo Histórico menos la depreciación acumulada que es el Valor en Libros, el sistema despliega en este campo. Valor Residual.- El sistema calcula este valor y lo despliega en este campo.


2.20.

Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del

bien, para lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un clic derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien. 2.21. Marca.- Digite la marca del bien. 2.22. Modelo.- Ingrese el modelo del bien. 2.23. Número de Se rie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar los números de serie, si la opción está marcada en parámetros. 2.24. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de muebles, tal como: mesas, archivadores, etc. 2.25. Estado de Conservación.- Seleccione el estado de conservación del bien. 2.26. Color.- Escoja el color del bien. 2.27. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado. 2.28. País de Fabricación.- Escoja el país de fabricación del bien. 2.29. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado al origen de los fondos, con los cuales se adquiere el bien.


44

2.30. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes. 2.31. Garantía Hasta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía técnica del bien. Exist e un reporte que permite conocer los bienes que tienen garantía, con el objeto de utilizar las garantías dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.

3 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: . 3.1.


funcionario y presione Enter. Seleccione el funcionario custodio de este bien. El sistema despliega el Tipo de Funcionario y marca el campo Usa , del custodio que se encuentra en la primera fila, que quiere decir que el funcionario selecc ionado utiliza ese bien. De no ser el caso, desmarque ese campo. Puede ir a la s egunda fila y s eleccionar a otro funcionario como custodio del bien. Luego marque si ese funcionario usa o no el bien. Recuerde que un bien puede tener uno o más custodios. Para incrementar filas hacia abajo presione la tecla F8 y digite el número de filas.

3.2.

Ubicación Geográfica.- El sistema

despliega los siguientes datos de la ventana en donde se creó la empresa, dentro del administrativo del s istema. Sucursal Provincia Cantón Parroquia

3.3. Dirección. - Seleccione el nombre del edificio en donde se encuentra el bien. 3.4. Área. - Escoja el piso en donde se encuentra el bien. 3.5. Sección.- Seleccione la sección en donde se encuentra el bien. 3.6. Sub sección.- Es coja el nombre de la oficina donde se encuentra el bien. 3.7. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.

3.8.


componentes que tiene el bien. E l sis tema apertura una fila por componente. Los componentes que se registran en esta sección no se deprecian ni intervienen en el costo del bien. Sirven únicamente para control. ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

45

Ingrese los s iguientes datos (Algunos de ellos no son obligatorios): Nombre del componente Descripción Marca Modelo Número de serie Cantidad Precio Unitario Precio Total Estado de Conservación 3.9. Documentos de Respaldo.- Ingrese uno o más documentos que respaldan los datos ingresados del bien. Un tipo de documento en cada fila. En cada fila debe hacer lo siguiente: Seleccione el nombre del proveedor, digitando parte del nombre, dando un Enter, y luego seleccionando el proveedor requerido. Seleccione el t ipo de documento fuente que respalda los datos ingresados. Esc riba en número del documento. Ingrese la fecha del documento fuente. Seleccione la persona que autorizó la adquisición del bien.

3.10.

.- Si marca esta opción el sistema mantiene los datos ingresados en esta s ección c uando usted ingresa otro bien, presionando el botón Nuevo. 3.11. Grabar.- Presione este botón, una vez que haya verificado que los datos ingresados son correctos. 3.12. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.


INFORMACIÓN CUENTAS POR PAGAR Y CONTABILIDAD: El sistema muestra automáticamente los siguientes datos, una vez que se hace la interfase correspondientemente:

A Control de Cartera y proyectos.- Una vez que se realizó el interfase del ingreso hacia el módulo de Control de Cartera y Proyectos: Número de la Transacción, y Fecha del registro

A contabilidad, Presupuesto y Tesorería.- El sistema muestra los siguientes datos, una vez que se realizó el interfase de la baja, hacia el módulo de Contabilidad: Número de Asiento Contable, y


46

Número del Comprobante de Diario Fecha del asiento

1.3.1.2

Modificaciones

Esta opción permite hacer ciertos cambios de datos a registros existentes de los Bienes de Larga Duración, con el objeto de actualizar los datos erróneos, o actualizar datos por cambios en el estado del bien, u otros motivos. Los datos que se modifiquen se muestran en el reporte de Históricos del Bien.

NOTA Utilice la Tecla F5 para ver todas las transacciones de modificaciones registradas dentro de esta opción. Utilice la tecla F6 para buscar el bien que necesita modificar, utilizando los filtros existentes dentro de esta opción y la tecla F2 digite el nombre ó el código del bien a modificar. Seleccione Tipo, Subtipo y Clase del bien y seleccione el número ordinal del bien para buscar el bien que quiere modificar.

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. 2. Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 3. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 4. Seleccione el bien, utilizando la tecla F6, o seleccionando Tipo, Subtipo, Clase y ordinal del bien. Dentro del listado activado por la tecla F6, presione la tecla F2 y digite el nombre ó el código del bien a modificar.

5. A continuación el s istema muest ra el bien con todos los datos de la Ficha Información Principal, los cuales no pueden ser modificados dentro de esta opción.


47

6. Seleccione la Ficha Datos Modificables, en donde puede hacer los cambios de todos los datos que constan en esta ventana. Cambie el o los datos requeridos.

7. Presione el botón Grabar para grabar la transacción

1.3.1.3

Ba jas

Esta opción le permite dar de baja a los Bienes de Larga Duración, por cualquiera de los motivos existente en la Normativa Contable.


48

El s istema genera un asiento contable por los meses que no se ha depreciado el bien; es decir, desde el 1 de enero hasta la fecha de la baja, c uando la institución corre la depreciación en forma anual; esto es, a diciembre 31 del año en curso.

Procedimiento

1. 2. 3.

Presione el botón Nuevo.

Fecha de la baja.- El sistema despliega la fecha de la computadora. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario

4. Seleccione el tipo de documento, digite el número de documento y la fecha del documento. Seleccione el nombre de quien autoriza la compra, digite parte del apellido y presione enter.

5.

Si selecciona Custodio, el sistema le muestra la opción para buscar el Custodio. Si selecciona Custodio y Ubicación Física, el sistema muestra los filtros respectivos.

Si selecciona Ubicación Física , el sistema le muestra las persianas para determinar la ubicación física, donde se encuentran los bienes que quiere dar de baja.

Si selecciona Estado de Conservación, el sist ema despliega el campo para digitar el número ordinal del bien Por último, si selecciona Ordinal, el sistema despliega el campo para digitar el número ordinal del bien.

6.

Una vez que utilizó el o los filtros requeridos, presione el siguiente ícono para que el sistema le despliegue los bienes de larga duración, existentes dentro de los filtros seleccionados:

7.

Seleccionar Todos.- Marque esta opción si va a marcar todos los bienes que constan en el cuadro que se encuentra inmediatamente debajo de este campo. Caso contrario marca independientemente cada bien


49

Salir.- Presione este botón l uego de haber seleccionado los bienes que va a dar de baja. Motivos de la Baja.- En esta columna seleccione el motivo de la baja de cada uno de l os bienes existentes en cada fila que se muestra arriba. Los motivos que despliega la persiana son los que se ingresaron en la opción: Inicializaciones => Características Generales => Características Generales => Motiva Baja.

Responsable.- Debe seleccionar el funcionario responsable, única y exclusivamente cuando el motivo de la baja es “ CUENTA POR COBRAR”. Presione el botón Grabar para grabar la transacción de bajas. 1.3.1.4

Egresos


Procedimiento






50 1.3.1.5

Devoluciones


Nota Utilice la Tecla F5 para ver todas las transacciones de modificaciones registradas dentro de esta opción. Utilice la tecla F6 para buscar el bien que necesita modificar, utilizando los filtros existentes dentro de esta opción y la tecla F2 digite el nombre ó el código del bien a modificar. Seleccione Tipo, Subtipo y Clase del bien y seleccione el número ordinal del bien para buscar el bien que quiere modificar.

Procedimiento


5. A continuación el sistema muestra el bien con todos los datos de la Ficha Información Principal, los c uales no pueden ser modificados dentro de esta opción.



1.3.1.6

Traspasos

Esta opción permite realizar el traspaso de Bienes de Larga Duración, Custodio, Ubicación Física o ambos.

ya sea por cambio de

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. 2. Fecha.- El s istema despliega la fecha de la c omputadora. .- Este ícono … (color negro) permite grabar la 3.

leyenda que se encuentre en el

detalle, para uso posterior.


51

4. 5.

.- Este ícono … (color rojo) en cambio, permite mostrar la leyenda grabado del detalle, siempre y cuando el campo Detalle se encuentre vacío. .- Si marca este campo el sistema le mantiene los filtros que usted utilizó en la última transacción, con el objeto de facilitar la rapidez en la elaboración de este tipo de transacción.

6.

Documento: Seleccione el tipo de documento fuente, en donde se autoriza la baja de los bienes (acta, memorando, etc.).

No.- Digite el número del documento seleccionado en el campo anterior. Fecha del Documento.- Ingrese la fecha del documento. Formato dd/mm/aaaa. 7. Traspaso de.- Seleccione c ualquiera de los filtros que le permita realizar el traspaso en forma fácil. Los filtros existentes son:

CUSTODIO UBICACIÓN FÍSICA CUSTODIO Y UBICACIÓN FÍSICA Seleccione el nombre del funcionario que autoriza el traspaso de bienes de Autorizado Por.8. larga duración.

9.

Bienes ex istentes en.- Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro seleccionado en el campo “Traspaso de”, para que el sistema c onozca de donde debe obtener los bienes que se van a traspasar.

1 0. Traspaso a: Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro seleccionado en el campo “Traspaso de”, para darle a conocer al sistema, a donde tiene que traspasar los bienes

1 1.

seleccionados más adelante. En caso de NO desplegar información en la dirección, área, sección, s ub sección presione la tecla F7 y apareceran los datos existentes en cada uno de estos. Sele ccionar Todos.- Marque esta opción si va a seleccionar todos los bienes que constan en el cuadro que se encuentra inmediatamente debajo de este campo. Caso contrario marca en forma independiente cada bien.


52

1 Presione el botón Grabar para grabar la transacción 2. 1 En el instante de grabar se crea este ícono que genera directa y automáticamente el acta 3. de entrega y recepción. Siempre y cuando en el parámetro conste como único custodio. 1 .- Si marca este campo, el sistema imprime el nombre del funcionario que 4. autoriza el traspaso de bienes; caso contrario el sistema no imprime ese dato. 1 5.

Este ícono permite seleccionar las columnas ó campos que necesite como por ejemplo:

ícono permite visualizar la forma como imprimirá el documento grabado, así como 1 tambiénEste puede exportar esta pantalla a Excel, Pdf, etc. 6.

1.3.1.7

Transferencias

Al utilizar esta opción, el sistema le permite hacer el egreso de transferencias de Bienes de larga


53

Duración, a otra sucursal de la misma empresa, para lo cual el usuario debe generar un archivo con todos los datos de los bienes transferidos, al momento de realizar el egreso por concepto de transferencia.

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. 2. Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 3. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 4.

Documento: Seleccione el tipo de documento fuente, en donde se autoriza la baja de los bienes (acta, memorando, etc.). No.- Digite el número del documento seleccionado en el campo anterior. Fecha del Documento.- Ingrese la fecha del documento. Formato dd/mm/aaaa.

5. Transferir a.- Ingresar el número de localidad o sucursal a la cual se van a transferir los bienes de larga duración. Verifi que que e l número de la localidad sea correcta, ya que no podrá cambiar esta información si se equivoca.

6. Autorizado Por.- Seleccione el nombre del funcionario que autoriza la transferencia de bienes de larga duración.

7. Filtrar por.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar la transferencia

en

forma fácil. Los filtros existentes son:

TIPO SUBTIPO CLASE CUSTODIO UBICACIÓN FÍSICA Seleccione cada uno de los bienes que van a ser transferidos, marcando en la primera columna de la izquie rda.

Presione el botón Grabar para grabar la transacción

1.

.- Dé un clic en este ícono para que el sistema genere el archivo de transferencia que debe ser e nviado a la localidad que va a recibir los bie nes. El archivo se graba dentro de la carpeta en donde se e ncuentran los ejecutables (generalmente Olympov79, dentro de la carpeta que crea el sistema:

Transferencias- 2010 ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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El nombre del archivo es: TF_1_1_11 TF Transferencia 1 Número de la transacción de transferencia. 1 El número de la localidad desde donde se transfieren los bienes 11 El número de la localidad a la cual se transfieren los bienes.

TRANSFERENCIA ENTRE LOCALIDADES - INGRESOS Al utilizar esta opción, el sistema le permite hacer el ingreso por transferencias de Bienes de larga Duración, que vienen de una sucursal de la misma empresa, para lo cual el usuario debe procesar el archivo que debe enviar la sucursal desde la cual se transfieren los bienes, para poder realizar el ingreso, por concepto de transferencia.

Procedimiento

1. Ubique el archivo que le envió la sucursal desde la cual se generó la transferencia, en algún lugar en la computadora en al cual trabaja, o en alguna carpeta del Servidor.

2. Procesar Archivo de

Transferencia.- Utilice la opción: Procesos => Procesar Archivo de

Transferencia.

Busque el archivo Presione a continuación el botón Procesar Presione el botón Salir 3. Seleccione la opción de Transferencia entre Localidades => Ingreso. 4. Presione el botón Nuevo. No.- En este campo el sistema coloca el número de transferencia al momento de grabar la transacción.

Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 5. Transferencia – Egreso No.- Seleccione el número de la transacción de e greso de la sucursal desde donde se transfieren los bienes a su sucursal.


7. Selección.- Seleccione los filtros del custodio, ubicación física y unidad administrativa, a donde van los bienes recibidos:

Custodio Dirección Área Sección Sub sección U. Administrativa

8. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 9. Marcaje.- El sistema muestra un cuadro en donde usted debe marcar en la primera columna, los bienes que van a registrarse dentro de la transacción en la cual está trabajando, hacia los filtros seleccionados arriba. Si no sele ccionó todos los biene s que constan en el archivo, genere una nueva transacción, en donde cambia los filtros y selecciona los bienes que van hacia esos filtros. Continúe con este proceso hasta que el


55

archivo este l impio o queden únicamente los bienes que por alguna razón no llegaron.

10Presione el botón Grabar para grabar la transacción . 1.3.1.8

Reavalúos

Esta opción permite incrementar o disminuir el valor del bien como por ejemplo los terrenos.

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. 2. Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 3. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 4. Filtro.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar la transferencia en forma fácil. Los filtros existentes son:

CUSTODIO UBICACIÓN FÍSICA CUSTODIO Y UBICACIÓN FÍSICA ORDINAL Una vez que utilizó el o los filtros requeridos, presione el siguiente ícono para que el sistema le despliegue los bienes de larga duración, existentes dentro de los filtros seleccionados:

5.

Seleccione el o los bienes que serán revalorizados y presiona el botón Salir.

6.

Digite el valor correspondiente al reavalúo y la vida útil del bien.


1.3.2

Bienes Sujetos a Control En esta opción se puede trabajar con todos los tipos de transacciones relacionadas al control y administración de los Bienes Sujetos a Control, generalmente los bienes menores a $ 100.00, pero que la normativa requiere que se controlen en forma eficiente.


56

Los Bienes Sujetos a Control están directamente relacionados con las siguientes cuentas contables:

9.1.1.11. 9.2.1.11.

1.3.2.1

BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA RESPONSABILIDAD POR BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA

Ingresos

Esta opción permite ingresar los Bienes Sujetos a Control, dentro del año en curso, que se dan por diferentes razones.

Nota Importante El sistema permite modificar única y exclusivamente el último ingreso registrado dentro de esta opción, siempre y cuando no se haya impreso el Comprobante de Ingreso; si imprimió el comprobante de ingreso, y no es el último ingreso, los cambios debe hacer utilizando la opción:

Transacciones => Bienes Sujetos a Control => Modificaciones. Procedimiento

1. CABECERA DE LA VENTANA: 1.1. Presione el botón Nuevo. para que pueda trabajar en esta ventana. 1.2. Fijar.- Esta opción le permite ingresar varios bienes de larga duración con un mismo número de ingreso. Una vez que ya grabó un ingresos Marque esta opción, en caso de que necesite utilizar el mismo número de la Transacción del Ingreso para uno nuevo. Antes de presionar el botón Nuevo, marque este campo. Al presionar primero el botón Nuevo, recupere con F5 el registro y marque Fijar .

Fijar el número de transacción simplifica el proceso de interfase a cartera, porque desplegará por número de ingresos sin distinción de los bienes registrados. Ejemplo: Una factura emitida por Mobiliarios y Equipos de Cómputo 1.3. Número.- En este campo el sistema pone el número de la Transacción de Ingreso, una vez que presiona el botón Grabar. 1.4. Tipo de Transacción.- Seleccione el Tipo de Transacción que va a utilizar para el ingreso del bien de larga duración. Las transacciones que aparecen en esta persiana, s on las que s e ingresaron en la opción: Inicializaciones => Características Generales => Tipos de

Transacción. 1.5. Fecha.- El s istema pone la fecha de la c omputadora en la cual está trabajando. Asegúrese de que el formato de fecha de su computadora sea: dd/mm/ aaaa.

2. INFORMACIÓN PRINCIPAL: Los registros realizados dentro de la opción pueden ser recuperados presionando la tecla F5.

Lado izquierdo de la ventana.


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2.1. Seleccione el Tipo del Bien Sujeto a Control (Mobiliarios, Vehículos, etc.) 2.2. Seleccione el Sub Tipo del Bien Sujeto a Control . 2.3. Seleccione la Clase del Bien Sujeto a Control. 2.4. Ordinal.- El sistema despliega el código tipo (03), subtipo (01) y clase (024). En el campo ubicado en el lado derecho del ordinal, el sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro.

2.5. Grupo Relación.- Este campo se utiliza para formar un grupo relacional de algunos Bienes Sujetos a Control, como por ejemplo: cámara, trípode. El sistema facilita un número de grupo relacional en forma automática, comenzando desde el número 1. Si no existe un grupo relacional creado, entonces seleccione el registro Nuevo en esta persiana, que se e ncuentra en la primera fila 2.6. Principal del Grupo.-Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien principal del grupo relacional. Eje.: la cámara. .

2.7. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra el último Bien Sujeto a Control Ingresado dentro del sistema.

2.8. Icono

.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra los Bienes Sujetos a Control que pertenecen al grupo relacional selecc ionado en el campo Grupo Relacional. Esta ayuda facilita el c onocimiento de los bienes de un grupo relacional determinado. 2.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado. 2.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta. 2.11. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:

ADMINISTRACIÓN INVERSIÓN OBRAS INVERSIÓN PROGRAMAS PRODUCCIÓN

2.12. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone una cantidad mayor a uno (ej. 3), el sistema genera un número ordinal para cada uno de los tres bienes, al momento de grabar. Al mismo t iempo abre la siguiente ventana con tres columnas, para que se llenen los campos pertinentes:

2.13. Fecha de Adquisición.- Ingrese la fecha de adquisición o de ingreso del bien, con el formato dd/mm/aaaa.

2.14. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad igual a 3, el sistema utiliza est e valor, para poner a cada uno de los tres bienes.

En caso que el valor supera los 100, el sistema despliega un mensaje de alerta indicando que "el valor no puede ser mayor a $100", si esta seguro de continuar dé un clic en si.

Lado derecho de la ventana. 2.15.

Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del bien, para lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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clic derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien. 2.16. Marca.- Digite la marca del bien. 2.17. Modelo. - Ingrese el modelo del bien. 2.18. Número de Se rie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar los números de serie, si la opción está marcada en parámetros. 2.19. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de muebles, tal como: mesas, archivadores, etc. 2.20. Estructura del Bien.- Seleccione el registro que mejor se ajuste al bien que está ingresando. 2.21. Estado de Conservación.- Seleccione el estado de conservación del bien. 2.22. Color.- Escoja el color del bien. 2.23. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado. 2.24. País de Fabricación.- Escoja el país de fabricación del bien. 2.25. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado al origen de los fondos, con los cuales se adquiere el bien. 2.26. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes. 2.27. Garantía Hasta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía técnic a del bien. Exis te un reporte que permite c onocer los bienes que tienen garantía, con el objeto de utilizar las garantías dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.

3. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: 3.1.


funcionario y presione Enter. Seleccione el funcionario custodio de este bien. El sistema despliega el Tipo de Funcionario y marca el campo Usa , del custodio que se encuentra en la primera fila, que quiere decir que el funcionario seleccionado utiliza ese bien. De no ser el caso, desmarque ese campo. Puede ir a la segunda fila y seleccionar a otro funcionario como custodio del bien. Luego marque si ese funcionario usa o no el bien. Recuerde que un bien puede tener uno o más custodios. Para incrementar filas hacia abajo presione la tecla F8 y digite el número de filas.

3.2.

Ubicación Geográfica.- El sistema despliega los siguientes datos de la ventana en donde se creó la empresa, dentro del administrativo del s istema. Sucursal Provincia Cantón Parroquia

3.3. Dirección. - Seleccione el nombre del edificio en donde se encuentra el bien sujeto a ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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control.

3.4. Área. - Escoja el piso en donde se encuentra el bien sujeto a control. 3.5. Sección.- Seleccione la sección en donde se encuentra el bien sujeto a control. 3.6. Sub sección.- Escoja el nombre de la oficina donde se encuentra el bien sujeto a control. 3.7. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien sujeto a control.

3.8.


componentes que tiene el bien. E l sistema apertura una fila por componente. Los c omponentes que se registran en esta sección no se deprecian ni intervienen en el costo del bien. Sirven únicamente para control. Ingrese los s iguientes datos (Algunos de ellos no son obligatorios): Nombre del componente Descripción Marca Modelo Número de serie Cantidad Precio Unitario Precio Total Estado de Conservación 3.9. Documentos de Respaldo.- Ingrese uno o más documentos que respaldan los datos ingresados del bien. Un tipo de documento en cada fila. En cada fila debe hacer lo siguiente: Seleccione el nombre del proveedor , digitando parte del nombre, dando un Enter, y luego seleccionando el proveedor requerido. Seleccione el tipo de documento fuente que respalda los datos ingresados. Escriba en número del documento. Ingrese la fecha del documento fuente. Seleccione la persona que autorizó la adquisición del bien.

3.10.

.- Si marca esta opción el sistema mantiene los datos ingresados en esta s ección c uando usted ingresa otro bien, presionando el botón Nuevo. 3.11. Grabar.- Presione este botón, una vez que haya verificado que los datos ingresados son correctos. 3.12. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.


INFORMACIÓN CUENTAS POR PAGAR Y CONTABILIDAD: ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

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El sistema muestra automáticamente los siguientes datos, una vez que se hace la interfase correspondientemente:

A Control de Cartera y proyectos.- Una vez que se realizó el interfase del ingreso hacia el módulo de Control de Cartera y Proyectos: Número de la Transacción, y Fecha del registro

A contabilidad, Presupuesto y Tesorería.- El sistema muestra los siguientes datos, una vez que se realizó el interfase de la baja, hacia el módulo de Contabilidad: Número de Asiento Contable, y Número del Comprobante de Diario Fecha del asiento

1.3.2.2

Modificaciones

Esta opción le permite hacer ciertos cambios de datos a registros existentes de los Bienes Sujetos a Control, con el objeto de actualizar los datos erróneos, o cambiar ciertos datos por cambios en el estado del bien, u otros motivos.

Los datos que se modifiquen se muestran en el reporte de Históricos del Bien.

NOTA: Utilice la Tecla F5 para ver todas las transacciones de modificaciones registradas dentro de esta opción. Utilice la tecla F6 para buscar el bien que necesita modificar, utilizando los filtros existentes dentro de esta opción y la tecla F2 digite el nombre ó el código del bien a modificar. Seleccione Tipo, Subtipo y Clase del bien y seleccione el número ordinal del bien para buscar el bien que quiere modificar.

Procedimiento 1. 2. 3. 4.


Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. Seleccione el bien, utilizando la tecla F6, o seleccionando Tipo, Subtipo, Clase y ordinal del bien. Dentro del listado activado por la tecla F6, presione la tecla F2 y digite el nombre ó el código del bien a modificar.


61


6.

Seleccione la Ficha Datos Modificables, en donde puede hacer los cambios de todos los datos que constan en esta ventana. Cambie el o los datos requeridos.


62

7.

1.3.2.3


Ba jas

Esta opción le permite dar de baja a los Bienes Sujetos a Control, por cualquiera de los motivos existente en la Normativa Contable.

Procedimiento

1. 2. 3.


Fecha de la baja.- El sistema despliega la fecha de la computadora. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario

4. Seleccione el tipo de documento, digite el número de documento y la fecha del documento. Seleccione el nombre de quien autoriza la compra, digite parte del apellido y presione enter.

5.

Si selecciona Custodio, el sistema le muestra la opción para buscar el Custodio. Si selecciona Custodio y Ubicación Física, el sistema muestra los filtros respectivos. Si selecciona Ubicación Física , el sistema le muestra las persianas para determinar la ubicación física, donde se encuentran los bienes que quiere dar de baja.


63

Si selecciona Estado de Conservación, el sist ema despliega el campo para digitar el número ordinal del bien Por último, si selecciona Ordinal, el sistema despliega el campo para digitar el número ordinal del bien.

6.

Una vez que utilizó el o los filtros requeridos, presione el siguiente ícono para que el sistema le despliegue los bienes de larga duración, existentes dentro de los filtros seleccionados:

7.

Seleccionar Todos.- Marque esta opción si va a marcar todos los bienes que constan en el cuadro que se encuentra inmediatamente debajo de este campo. Caso contrario marca independientemente cada bien

Salir.- Presione este botón l uego de haber seleccionado los bienes que va a dar de baja. Motivos de la Baja.- En esta columna seleccione el motivo de la baja de cada uno de l os bienes existentes en cada fila que se muestra arriba. Los motivos que despliega la persiana son los que se ingresaron en la opción: Inicializaciones => Características Generales => Características Generales => Motiva Baja.

Responsable.- Debe seleccionar el funcionario responsable, única y exclusivamente cuando el motivo de la baja es “ CUENTA POR COBRAR”. Presione el botón Grabar para grabar la transacción de bajas.

1.3.2.4

Traspasos

Esta opción permite realizar el traspaso de Bienes Sujetos a Control, Custodio, Ubicación Física o ambos.

Procedimiento ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

ya sea por cambio de

64

1. 2. 3. 4. 5.


Fecha.- El s istema despliega la fecha de la c omputadora. .- Este ícono … (color negro) permite grabar la leyenda que se encuentre en el detalle, para uso post erior. .- Este ícono … (color rojo) en cambio, permite mostrar la leyenda grabado del detalle, siempre y cuando el campo Detalle se encuentre vacío. .- Si marca este campo el sistema le mantiene los filtros que usted utilizó en la última transacción, con el objeto de facilitar la rapidez en la elaboración de este tipo de transacción.

6.

Documento: Seleccione el tipo de documento fuente, en donde se autoriza la baja de los

7.

8.

bienes (acta, memorando, etc.). No.- Digite el número del documento seleccionado en el campo anterior. Fecha del Documento.- Ingrese la fecha del documento. Formato dd/mm/aaaa. Traspaso de.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar el traspaso en forma fácil. Los filtros existentes son:

CUSTODIO UBICACIÓN FÍSICA CUSTODIO Y UBICACIÓN FÍSICA Autorizado Por.- Seleccione el nombre del funcionario que autoriza el traspaso de bienes de larga duración.

9.

Bienes existentes en.- Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro s eleccionado en el campo “Traspaso de”, para que el sistema conozca de donde debe obtener los bienes que se van a traspasar.

10.

Traspaso a: Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro seleccionado en el campo “Traspaso de”, para darle a conocer al sistema, a donde tiene que traspasar los bienes seleccionados más adelante.

En caso de NO desplegar información en la dirección, área, sección, sub sección presione la tecla F7 y apareceran los datos existentes en cada uno de estos. Sele ccionar Todos.- Marque esta opción si va a seleccionar todos los bienes que constan en

11.

el cuadro que se encuentra inmediatamente debajo de este campo. Caso contrario marca en forma independiente cada bien.


65

12. Presione el botón Grabar para grabar la transacción 13.

En el instante de grabar se crea este ícono que genera directa y automáticamente el acta de entrega y recepción. Siempre y cuando en el parámetro conste como único custodio.

14.

.- Si marca este campo, el sistema imprime el nombre del funcionario que autoriza el traspaso de bienes; caso contrario el sistema no imprime ese dato.

15.

16.

1.3.2.5


Este ícono permite visualizar la forma como imprimirá el documento grabado, así como también puede exportar esta pantalla a Excel, Pdf, etc.

Transferencias

TRANSFERENCIA ENTRE LOCALIDADES - EGRESOS Al utilizar esta opción, el s istema le permite hacer el egreso de transferencias de Bienes Sujetos a


66

Control, a otra sucursal de la misma empresa, para lo c ual el usuario debe generar un archivo con todos los datos de los bienes transferidos, al momento de realizar el egreso por concepto de transferencia.

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. 2. Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 3. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 4.

Documento: Seleccione el tipo de documento fuente, en donde se autoriza la baja de los bienes (acta, memorando, etc.). No.- Digite el número del documento s eleccionado en el c ampo anterior. Fecha del Documento.- Ingrese la fecha del documento. Formato dd/mm/aaaa.

5. Transferir a.- Ingresar el número de localidad o sucursal a la cual se van a transferir los bienes de larga duración. Verifique que el número de la localidad sea correcta, ya que no podrá cambiar esta información si se equivoca.


7. Filtrar por.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar la transferencia

en

forma fácil. Los filtros existentes son:

TIPO SUBTIPO CLASE CUSTODIO UBICACIÓN FÍSICA Seleccione cada uno de los bienes que van a ser transferidos, marcando en la primera columna de la izquie rda.


1.

.- Dé un clic en este ícono para que el sistema genere el archivo de transferencia que debe se r enviado a la localidad que va a recibir los bie nes. El archivo se graba dentro de la carpeta en donde se encuentran l os ejecutables (generalmente Olympov79, dentro de la carpeta que crea el sistema:

Transferencias- 2010 ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

67

El nombre del archivo es: TF_1_1_11 TF Transferencia 1 Número de la transacción de transferencia. 1 El número de la localidad desde donde se transfieren los bienes 11 El número de la localidad a la cual se transfieren los bienes.

TRANSFERENCIA ENTRE LOCALIDADES - INGRESOS Al utilizar esta opción, el s istema le permite hacer el ingreso por transferencias de Bienes Sujetos a Control, que vienen de una sucursal de la misma empresa, para lo cual el usuario debe procesar el archivo que debe enviar la sucursal desde la cual se transfieren los bienes, para poder realizar el ingreso, por concepto de transferencia.

Procedimiento

1. Ubique el archivo que le envió la sucursal desde la cual se generó l a transferencia, en algún lugar en la computadora en al cual trabaja, o en alguna carpeta del Servidor.

2. Procesar Archivo de

Transferencia.- Utilice la opción: Procesos => Procesar Archivo de

Transferencia.

Busque el archivo Presione a continuación el botón Procesar Presione el botón Salir 3. Seleccione la opción de Transferencia entre Localidades => Ingreso. 4. Presione el botón Nuevo. No.- En este campo el sistema coloca el número de transferencia al momento de grabar la transacción.

Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora. 5. Transferencia – Egreso No.- Sel eccione el número de la transacción de egreso de la sucursal desde donde se transfieren los bienes a su sucursal.


7. Selección.- Seleccione los filtros del custodio, ubicación física y unidad administrativa, a donde van los bienes recibidos:

Custodio Dirección Área Sección Sub sección U. Administrativa

8. Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario. 9. Marcaje.- El sistema muestra un cuadro en donde usted debe marcar en la primera columna, los bienes que van a registrarse dentro de la transacción en la cual está trabajando, hacia los filtros seleccionados arriba. Si no sele ccionó todos los biene s que


68

constan en el archivo, genere una nueva transacción, en donde cambia los filtros y selecciona los bienes que van hacia esos filtros. Continúe con este proceso hasta que el archivo este l impio o queden únicamente los bienes que por alguna razón no llegaron.

1 Presione el botón Grabar para grabar la transacción 0. 1.3.3

Acta de Entrega y Recepción Esta opción permite generar el Acta de Entrega Recepción, al custodio de los Bienes de Larga Duración, Bienes Sujetos a Control o ambos, como un proceso de c ontrol en la administración de los Activos Fijos. El control de los Bienes de Larga Duración y Sujetos a Control debe culminar con la firma del Acta Entrega Recepción, por parte de cada uno de los custodios de los bienes dentro de la institución.

NOTA IMPORTANTE: En la opción de Traspasos, en el instante de grabar se crea este ícono que genera directa y automáticamente el acta de entrega y recepción.

Procedimiento

1. Presione el botón Nuevo. para que pueda trabajar en esta ventana. 2. Fecha.- El s istema pone la fecha de la c omputadora en la c ual está t rabajando. Asegúrese de que el formato de fecha de su computadora sea: dd/mm/aaaa.

3. Detalle.- Ingrese el detalle que necesita que conste en el Acta de Entrega Recepción. 4. Custodio.- Seleccione el nombre del Custodio, digitando parte del nombre, y luego seleccionando el custodio que requiere. 5. Selección.- Utilice un criterio para seleccionar los tipos de bienes que quiere conste en el Acta, marcando una de estas opciones:

Bienes de Larga Duración Bienes Sujetos a Control Todos Marcaje.- Marque los bienes que quiere que aparezca en el Acta de Entrega Recepción que está elaborando. Tenga en cuenta que usted puede generar una Acta por la totalidad de los 6. bienes, o una Acta parcial, por los bi enes que está entregando en un momento determinado, ya que se debe tener una Acta de los bi enes entregados con anterioridad.


69

Seleccionar Todos.- Marque esta opción para seleccionar todos los bienes que constan en este cuadro; caso contrario, marque los que usted necesita que aparezca en el Acta.

Última Fila - Detalle Grabado.- Ingrese en este campo el artículo correspondiente, que

7. explica la responsabilidad que tiene cada custodio, con respecto a l os bienes recibidos por él. También puede ingresar el artículo de control interno que tenga la institución con respecto a la custodia de bienes de larga duración y bienes sujetos a control.

8.

.- Si marca este campo, el sistema imprime el nombre del funcionario que autoriza el traspaso de bienes; caso contrario el sistema no imprime ese dato.


9.

Este ícono permite visualizar la forma como imprimirá el documento grabado, así como también puede exportar esta pantalla a Excel, Pdf, etc.

10 .


70

1.4

Procesos Mediante esta opción puede realizar los procedimientos que tienen como finalidad: El proceso de depreciaciones tanto para la carga inicial, como las compras del ejercicio económico que termina. Interfaces a Contabilidad y a Cartera, Impresión de Etiquetas. Para este proceso debe estar parametrizado con anterioridad en Inicializaciones, la selección de cuentas a las cuales se relaciona cada Tipo con una cuenta contable, de acuerdo a la asignación del bien sea Administ ración, Inversión, Producción y otros, así:

Procedimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1.4.1

Seleccione el Tipo de Bien de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.) Seleccione el Tipo de Actividad (Administración, Producción o Inversión). Presione el botón Modificar .

Activo: Seleccione la c uenta correspondiente al Ac tivo. Cuentas por Pagar: Seleccione la cuenta por pagar correspondientemente. Depreciación Acumulada: Seleccione la cuenta para la acumulación de la depreciación.

Depreciación Gasto: Seleccione la cuenta del gasto de depreciación. Costos: Seleccione la cuenta de costos, en el caso de ventas de Bienes de Larga Duración. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.

Bienes de Larga Duración En esta opción del menú principal el sistema cuenta con ciertos procesos específicos, los mismos que detallamos a continuación.


71 1.4.1.1

Transferir Carga Inicial

Esta opción permite transferir como registros históricos, a todos los Bienes de Larga Duración, ingresados en Carga Inicial, en la siguiente opción: Despliega el mensaje:

Al dar un clic en Aceptar continuará con el procesos; caso contrario, presione el botón Cancelar. Una vez realizado este proceso, la información de la Carga Inicial desplegará en la opción de

Transacciones = Bienes de Larga Duración => Modificaciones o en el reporte respectivo: Reportes => Bienes de Larga Duración => Carga Inicial. La siguiente ventana aparece una vez que el sistema termina de transferir la carga inicial sin problema:

Nota Importante Una vez que realiza este proceso, no puede realizar cambios ni corrección en los registros ingresados en la carga inicial, esta opción desaparece del menú, y para registrar los cambios de datos de los bienes, utilizando la siguiente opción:

Transacciones => Bienes de Larga Duración => Modificaciones.

Si requiere adicionar o corregir los registros ingresados en la Carga Inicial, usted puede recuperar los Bienes de Larga Duración transferidos, y habilitar nuevamente la opción: Inicializaciones => Carga Inicial de Bienes de Larga Duración, utilizando la opción:

Aparece e l siguiente mens aje:


72

La siguiente ventana aparece una vez que el sistema termina de recuperar la carga inicial sin problema:

Nota Importante Este procesos de Transferir y Recuperar la Carga Inicial, lo puede realizar tantas veces necesite, hasta el momento en que corre el proceso de calcular la depreciación de los registros existentes en la Carga Inicial.

1.4.1.2

Depreciaciones

Esta opción permite el proceso de depreciación de los activos fijos, considerando tanto la carga inicial si así fue considerado en el parámetro principal, como la depreciación correspondiente a los activos fijos del periodo corriente. Para realizar el proceso de la depreciación debe seleccionar - marcar en el parámetro principal el periodo de depreciación, dependiendo el tiempo: Depreciación Anual

Depreciación

Mensual

ó


73

1.4.1.2.1 Depreciacion Carga Inicial

Utilice esta opción para correr la depreciación de los bienes de larga duración ingresados como carga inicial. El sistema calcula la depreciación de cada uno de los bienes de larga duración, desde la fecha de aplicación de la depreciación, hasta el mes de diciembre del año hasta el cual se indicó en parámetros:

La depreciación la calcula por año para cada bien de larga duración existente en la Carga Inicial.

Procedimiento

.

Utilice la opción: Procesos => Bienes de Larga Duración => Depreciación => Depreciación Carga Inicial.. El sistema le muestra el siguiente mensaje:

.

.

Si presiona el botón Si, el sistema procede a calcular la depreciación; caso contrario, si presiona el botón No, el sistema no hace nada. Al final del proceso el s istema muest ra la siguiente ventana:

.

.

Una vez que el sistema termina este proceso usted puede ver los reportes de la depreciación. En est e momento tampoco puede utilizar la opción: Recuperar Carga Inicial.

1.4.1.2.2 Depreciacion Periodo

Nota En el parámetro principal debe estar seleccionado el proceso en forma anual o mensual.


74

Procedimiento

.

Utilic e la opc ión: Proc es os => Bie ne s de Depreciación del Periodo.

La rga Dura ción => De pre cia ción =>

Si en el parámetro esta direccionado la depreciación en forma a nual, El s istema le muestra el siguiente mensaje, :

.

En la cual debe seleccionar el año que va a procesar y están inactivos para la selección de los meses. En caso que requiera el proceso de la depreciación en forma mensual en el parámetro principal debe estar marcado mensual.

En el cual debe seleccionar el año y el o los mes en proceso de la depreciación. Si presiona el botón

Aceptar.

. Al final del proceso el s istema muestra la siguiente ventana:

.

.

Una vez que el sistema termina este proceso usted puede ver los reportes de la depreciación.

1.4.1.2.3 Traslado de Saldos Ac tuales a Saldos Anteriores

Con esta opción usted puede cerrar el año que termina e iniciar el nuevo ejercicio mediante la siguiente forma:


75

Procedimiento

1 Utilice la opción: Procesos . Depreciación del Periodo. 2 . Despliega la siguiente pantalla:

En

el

caso

=> Bienes de Larga Duración => Depreciación =>

de

estar

marcada

la

opción

de

significa que no se registrará los asientos contables de la depreciación por medio de las interfaces. Caso contrario primero debe realizar la correspondiente interface de las depreciaciones a contabilidad.

3 . 4 .

5 .

Si presiona el botón

Aceptar.

En éste proceso el sistema le presenta la siguiente ventana:

Al presionar la opción SI, el sist ema procede el cierre y al final le indica que el proceso esta terminado.


76

5 .

Cierra la sesión y vuelve a ingresar al sistema y despliega para que se actualice el periodo siguiente: Ejemplo cierre mensual.

1.4.1.2.4 Borrar Depreciac ion del Periodo

Nota Este proceso de eliminación de la depreciación lo puede realizar siempre y cuando no haya realizado el proceso de traslado saldos anteriores a saldos actuales. Para la eliminación de la depreciación del periodo debe digitar la clave que le entregara el administrador del sistema.

Procedimiento Utilice

la

siguiente

opción.

Para generar el borrado de la depreciación del periodo debe digitar la clave que le facilitara el administrador del sistema.


77

Si presiona el botón

Aceptar.

En éste proceso el sistema le presenta la siguiente ventana:

Presiona Aceptar .

Dé un click en el botón aceptar y ya puede volver a generar la depreciación del periodo, siempre y cuando este seguro .

1.4.1.3

Control Contable

Este proceso le servirá para realizar las correspondientes interfaces a cartera y proyectos y a contabilidad dependiendo el caso que usted tenga.

1.4.1.3.1 Interf az a Cartera

Mediante este proceso, usted puede relacionar los registros de ingresos - compras de Activos Fijos a cartera

Procedimiento

.

Utilice la opción: Procesos => Bienes de Larga Duración => Control Contable => Interfaz a Cartera.


78

Para lo cual despliega la s iguiente pantalla:

.

Dé un click en

para que despliegue la información.

Digite la información de la autorización, fecha de vencimiento y sust ento tributarios.

.

Dar un click en el botón:

.transacción en cartera y proyectos.

y se genera un número de

Genera el número en cartera y proyect os y registre el asiento contable correspondiente.

. 1.4.1.3.2 Interf az a Contabilidad

Esta opción permite registrar los correspondientes asientos en contabilidad por los diferentes movimientos (Ingresos por Donaciones, Entrega por Donaciones, bajas, etc.) o cambios de los bienes.

Procedimiento Utilice la opción: Procesos => Bienes de Larga Duración => Control Contable => Interfaz a Cartera.


79

Para lo cual despliega la s iguiente pantalla:

Dé un click en

para que despliegue la información.

Dar un click en el botón:

y se genera un número de

transacción en cartera y proyectos. Genera el número en cartera y proyectos y registre el asiento contable c orrespondiente.

1.4.2

Bienes Sujetos a Control En esta opción del menú principal el sistema cuenta con ciertos procesos específicos, los mismos que detallamos a continuación.

1.4.2.1

Transferir Carga Inicial_2

Esta opción permite transferir como registros históricos, a todos los Bienes Sujetos a Control, ingresados en Carga Inicial, en la siguiente opción: Despliega el mensaje: Al dar un clic en Aceptar continuará con el procesos; caso contrario, presione el botón Cancelar . Una vez realizado este proceso, la información de la Carga Inicial desplegará en la opción de Transacciones = Bienes de Larga Duración => Modificaciones o en el reporte respectivo:

Reportes => Bienes de Larga Duración => Carga Inicial. La siguiente ventana aparece una vez que el sistema termina de transferir la carga inicial sin problema: ©Todos los derechos reservados ProtelCotelsa S.A. - 2013

80

Nota Importante Una vez que realiza este proceso, no puede realizar cambios ni corrección en los registros ingresados en la carga inicial, esta opción desaparece del menú, y para registrar los cambios de datos de los bienes, utilizando la siguiente opción:

Transacciones => Bienes de Larga Duración => Modificaciones. Si requiere adicionar o corregir los registros ingresados en la Carga Inicial, usted puede recuperar los Bienes de Larga Duración transferidos, y habilitar nuevamente la opción: Inicializaciones => Carga Inicial de Bienes de Larga Duración, utilizando la opción:

Aparece e l siguiente mens aje:

La siguiente ventana aparece una vez que el sistema termina de recuperar la carga inicial sin problema:

Nota Im ortante Este procesos de Transferir y Recuperar la Carga Inicial, lo puede realizar tantas veces necesite, hasta el momento en que corre el proceso de calcular la depreciación de los registros existentes en la Carga Inicial.


81

1.4.3

Actualizar Proveedores Para utilizar esta opción, la base de datos de activos fijos, debe estar relacionada a una base de datos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería; caso contrario no puede utilizar esta opción.

Procedimiento 1 .

En Parámetros debe estar marcada la s iguiente opción:

2 .

Luego debe estar definida la base de datos con la cual se va a interfazar. Esta parámetro debe estar ya delimitado con anterioridad.

3 .

En el caso que no este parametrizada la base de contabilidad despliega este mensaje:

En este caso, vuelva al punto uno y dos.

Nota Utilice la opción para traer a los Proveedores y Funcionarios, que fueron creados en la base de datos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, y que no se encuentran en la base de datos de Activos Fijos.

Procedimiento 1 .

Seleccione la siguiente opción:


82

2 .

1.4.4

Una vez que termine el proceso desplegará el siguiente mensaje:

Procesar Archivo de Transferencia Esta opción permite importar el archivo que fue enviado desde la sucursal que egresó, bienes de larga duración o sujetos a control, hacia la sucursal que recibe los bienes.

Procedimiento 1 . 2 . 3 .

4 . 5 .

Ubique el archivo que le envió la sucursal que egresó los bienes, en algún lugar de su computador o del servidor.

Utilice est a opción, y busque el archivo presionando el siguiente ícono: En la siguiente ventana de un clic en el archivo que necesita:

Presione el botón abrir. Una vez que el sistema carga el archivo, procese la información del mismo presionando el botón Procesar .


83

1.4.5

Cambiar el Ordinal del Bien por Clase a Unico Esta opción se utiliza para cambiar el tipo de numeración del ordinal de los bienes. Como usted conoce el sistema permite numerar los bienes de dos maneras: Un secuencial que empieza en 1 y continúa en forma ascendente de uno en uno. Un secuencial que empieza en 1 dentro de cada clase de bienes. Si usted tiene la numeración segunda, es decir por clase, y quiere cambiar a una numeración única, entonces debe usar esta opción.

Procedimiento 1 .

El sistema le muestra la siguiente opción:

2 . 3 .

Busque el código en el Administrador del sistema, y luego ingrese el mismo en esta ventana.

4 . 5 .

Si está seguro del proceso que quiere realizar, presione el botón Aceptar ; caso contrario presione el botón Salir .

6 .

A continuación el sistema le muestra la siguiente ventana:

El sistema, debido a lo delicado de este proceso, le muestra la siguiente ventana:

Nuevamente el sistema le pregunta lo siguiente:


84

7 .

1.5

Presione el botón Si para continuar con el proceso; caso contrario, presione el botón No.

Reportes Esta sección del menú principal del sistema t iene que ver con el s istema de reportes que tiene el sistema. El sistema divide en tres grandes grupos los reportes del Módulo de Ac tivos Fijos: Bienes de Larga Duración Bienes Sujetos a Control Control Contable


Manual de Usuario Activos Fijos

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