PENGAUDITAN PENGAUDITAN INTERNAL
Modul Pembelajaran Survei Pendahuluan
Disusun Oleh :
Nur Rahma A31114034
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin 2017 1|P a g e
KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, dengan ini kita panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan melimpahkan rahmat-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan menyelesaikan modul untuk unt uk mata kuliah Pengauditan Pengauditan Internal ini. i ni. Tidak lupa penyusun juga mengucapkan mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak-pihak yang telah berkontribusi dalam penyelesaian modul ini. Harapan penyusun semoga modul ini dapat menambah pengetahuan dan berguna bagi pembaca. Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman penyusun, maka disadari bahwa masih banyak kekurangan dalam modul ini, i ni, Oleh karena itu penyusun mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan modul ini.
Makassar, 26 Oktober 2017
Penyusun
2|P a g e
KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, dengan ini kita panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan melimpahkan rahmat-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan menyelesaikan modul untuk unt uk mata kuliah Pengauditan Pengauditan Internal ini. i ni. Tidak lupa penyusun juga mengucapkan mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak-pihak yang telah berkontribusi dalam penyelesaian modul ini. Harapan penyusun semoga modul ini dapat menambah pengetahuan dan berguna bagi pembaca. Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman penyusun, maka disadari bahwa masih banyak kekurangan dalam modul ini, i ni, Oleh karena itu penyusun mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan modul ini.
Makassar, 26 Oktober 2017
Penyusun
2|P a g e
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
1
KATA PENGANTAR
2
DAFTAR ISI
3
BAGIAN I - TINJAUAN MATA KULIAH
4
BAGIAN II - PENDAHULUAN
6
BAGIAN III - MATERI PEMBELAJARAN
7
BAGIAN IV - LATIHAN
28
BAGIAN V – V – RANGKUMAN
29
BAGIAN VI – VI – TES FORMATIF
30
BAGIAN VII – VII – UMPAN BALIK
31
BAGIAN VIII – VIII – KUNCI TES FORMATIF
32
BAGIAN IX – IX – DAFTAR PUSTAKA
37
3|P a g e
BAGIAN I TINJAUAN MATA KULIAH
A. DESKRIPSI MATA KULIAH Sebagaimana tercantum dalam GBRP, mata kuliah ini mempelajari tentang model-model kontrol internal,strategi penentuan risiko, survey pendahuluan, program audit, pekerjaan lapangan I, pekerjaan lapangan II, temuan audit, kertas kerja audit, sampling audit, metode analisis, audit sistem informasi, laporan audit internal dan laporan untuk manajemen eksekutif dan dewan komisaris.
B. KEGUNAAN MATA KULIAH Dapat memahami materi berikut: 1.
Model-Model Internal Control
2. Strategi Penentuan Risiko 3. Survey Pendahuluan 4. Program Audit 5. Pekerjaan Lapangan I 6. Pekerjaan Lapangan II 7. Temuan Audit 8. Kertas Kerja Audit 9. Sampling Audit 10. Metode Analisis 11. Audit Sistem Informasi 12. Laporan Audit Internal 13. Laporan Untuk Manajemen Eksekutif dan Dewan Komisaris
C. SASARAN BELAJAR 1.
Mampu memahami model-model internal control
2.
Mampu memahami strategi penentuan risiko
3.
Mampu memahami survey pendahuluan
4.
Mampu memahami program audit
5.
Mampu memahami pekerjaan lapangan I
6.
Mampu memahami pekerjaan lapangan II 4|P a g e
7.
Mampu memahami temuan audit
8.
Mampu memahami kertas kerja audit
9.
Mampu memahami sampling audit
10. Mampu memahami metode analisis 11. Mampu memahami audit sistem informasi 12. Mampu memahami laporan audit internal 13. Mampu memahami laporan untuk manajemen eksekutif dan dewan komisaris
D. URUTAN PENYAJIAN 1. Model-Model Internal Control 2. Strategi Penentuan Risiko 3. Survey Pendahuluan 4. Program Audit 5. Pekerjaan Lapangan I 6. Pekerjaan Lapangan II 7. Temuan Audit 8. Kertas Kerja Audit 9. Sampling Audit 10. Metode Analisis 11. Audit Sistem Informasi 12. Laporan Audit Internal 13. Laporan Untuk Manajemen Eksekutif dan Dewan Komisaris
5|P a g e
BAGIAN II PENDAHULUAN
1. SASARAN PEMBELAJARAN Adapun sasaran pembelajaran dalam modul ini adalah sebagai berikut: Mampu memagami metode survei Mampu memahami tujuan dan sasaran survei Mampu memahami pengendalian untuk mencapai tujuan Mampu memahami penyusunan anggaran survei
2. RUANG LINGKUP MODUL Modul ini merupakan modul ketiga dari 13 modul dalam mata kuliah pengauditan internal. Modul ketiga ini akan membahas metode survei, tujuan dan sasaran survei, pengendalian untuk mencapai tujuan.
3. MANFAAT MEMPELAJARI MODUL Agar pembaca dapat lebih mudah dalam memahami materi yang disajikan dimana dalam modul ini, materi yang disajikan secara lebih ringkas dibandingkan dengan referensi buku buku yang membahas mengenai survei pendahuluan sehingga membantu pembaca lebih mudah untuk memahami materi terkait.
4. URUTAN PEMBAHASAN Secara garis besar urutan pembahasan dalam modul tiga ini adala h sebagai berikut: Metode survei Tujuan dan sasaran survei Pengendalian untuk mencapai tujuan Penyusunan anggaran survei
6|P a g e
BAGIAN III MATERI PEMBELAJARAN
PENGERTIAN SURVEI PENDAHULUAN
Survei merupakan suatu proses untuk mendapatkan informasi, tanpa melakukan verifikasi secara terperinci, tentang kegiatan yang akan di audit. Survey pendahuluan merupakan proses yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai risiko dari suatu unit yang akan diperiksa. Oleh karena itu survey pendahuluan di sini meliputi langkah-langkah analisis terhadap risiko mikro yang terkait dalam suatu unit yang akan diaudit. Survey pendahuluan dapat dilakukan dengan sejumlah teknik audit. Penggunaan berbagai teknik audit tersebut dimaksudkan agar tercapai kombinasi optimal dari berbagai upaya untuk memperoleh dan menganalisis informasi yang relevan dengan penilaian risiko secara efisien dan efektif. Terdapat dua klasifikasi utama dari teknik-teknik audit pada tahap survey pendahuluan, yaitu yang berkaitan dengan langkah-langkah survey pendahuluan di kantor unit auditor internal (on desk/off site audit ), dan di lokasi unit yang diaudit (on site audit ).
TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN SURVEY PENDAHULUAN A. Melaksanakan Studi Awal
Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesai kan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membentu untuk lebih memahami subjek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor internal saat ini dapat mengakses informasi secara elekronik dari yang jauh. Kertas kerja tahun sebelumnya dapat menunjukkan pendekatan yang dilakukan auditor la in atas penugasan tersebut, meskipun pendekatan yang sama mungkin tidak lagi layak atau tidak diinginkan untuk audit tahun ini. Studi awal juga mencakup penelaahan saksama atas bagan organisasi dan pernyataan tanggung jawab dan kewenangan. Dokumen tersebut dapat menunjukkan posisi aktivitas klien dalam hierarki perusahaan, apa yang diharapkan manajemen senior atas manajemen di
7|P a g e
bawahnya, dan kewenangan apa yang diberikan kepada manajer operasi. Penelaahan harus dilakukan secara saksama atas kata-kata yang tertera. Pernyataan wewenang dan tanggung jawab seringkali dibuat oleh orang yang melakukan aktivitas tersebut. Dalam beberapa hal, pernyataan tersebut bisa dilebih-lebihkan dan auditor harus skeptic menyikapinya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila audit yang dilakukan adalah audit berulang ( repeat audit ) adalah mempelajari permanent file yang berisi laporan audit terdahulu, informasi lainnya yang relevan dengan penugasan berikutnya. Auditor perlu menelaah literature-literatur yang terkait agar pengetahuan audit dapat selalu ter-update dengan memakai referensi dari situs dari IIA yaitu www.theiia.org atau jurnal Internal Auditor yaitu jurnal profesi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan studi awal: Pendokumentasian
Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer kalien. Dokumentasi berupa kuesioner penting untuk bahan wawancara/diskusi. Daftar Pengingat
Dalam setiap permulaan audit, auditor internal kadang kala bingung, “apa yang akan dikerjakan selanjutnya?” Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat dalam daftar pengingat sehingga memudahkan pekerjaan. Daftar pengingat tidak dirancang untuk menghambat inisiatif atau kreativitas. Daftar tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan membantu auditor melakukan pekerjaan secara terorganisasi dan dengan langkah awal yang minimum. Daftar pengingat membantu auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutnya lebih sederhana untuk dikerjakan.
8|P a g e
DAFTAR PENGINGAT PENUGASAN AUDIT Perencanaan
Diselesaikan (Tanggal)
(Nama)
Telaah dokumen-dokumen permanen:
Lembar analisisi audit dari pengujian sebelumnya.
Laporan audit tahun sebelumnya dan surat balasan dari klien.
Catatan dan komentar
Siapkan sebuah ringkasan dari kekurangan-kekurangan dan saran-saran yang diberikan pada tahun sebelumnya. Dapatkan dokumen penugasan. Telaah laporan-laporan terkait dari organisasi-organisasi audit lainnya yang ada dalam perusahaan. Telaah penelitian terbaru tentang subjek yang akan diaudit. Analisis bagan organisasi, instruksi procedural, dan arahanarahan. Lakukan survey pendahuluan. Siapkan program audit, sediakan langkah-langkah untuk:
Melakukan pengujian terhadap buku besar untuk a kunakun tertentu.
Menelaah laporan manajemen yang ada.
Menentukan apakah perlu untuk melihat surat-surat elektronik yang diterima organisasi.
Menentukan apakah masukan (input) yang dihasilkan bagian pemrosesan data di organisasi sudah akurat, otentik, dan tepat waktu.
Mempertimbangkan faktor-faktor yang memengaruhi pendapatan dan pajak-pajak lainnya.
Mengalokasikan hari yang dibutuhkan untuk segmensegmen program audit.
Menggunakan pengambilan sampel secara statistic.
Merencanakan penerbitan laporan interim.
9|P a g e
Menelaah ketaatan terhadap ketentuan penyimpanan dokumen dan aturan keamaan.
Menggunakan bagan alir untuk mengevaluasi system control.
Periksa program audit dan daftar pengingat ini dengan supervisor. Pekerjaan Lapangan
Diselesaikan (Tanggal)
(Nama)
Masukkan data waktu penugasan setiap hari dan laporkan setiap minggu ke supervisor audit. Perkirakan waktu penyelesaian pekerjaan lapangan pada pertengahan penugasan. Diskusikan dengan karyawan manajemen klien waktu yang tepat untuk menelaah temuan-temuan dan draf laporan untuk mengantisipasi masa liburan dan hambatan lainnya untuk bertemu. Penyelesaian
Diselesaikan (Tanggal)
(Nama)
Lengkapi catatan temuan audit dan kerangka laporan, telaah bersama supervisor audit. Siapkan draf laporan audit dan rujuk ke data data yang ada di kertas kerja. Pindahkan dokumen yang seharusnya masuk ke dokumen permanen. Siapkan lembar analisis audit. Jelaskan masalah-masalah yang harus dipertimbangkan pada penugasan audit lainnya secara tertulis dan tempatka n catatan mengenai hal tersebut pada dokumen permanen. Jadwalkan penalaahan draf laporan dengan karyawan klien. Konfirmasikan status temuan yang sudah dan belum diselesaikan baik melalui pengujian atau melalu penelaahan dengan karyawan klien.
10 | P a g e
Lakukan verifikasi akhir draf laporan, lihat perubahan yang telah didiskusikan dengan klien, sebelum diserahkan untuk ketikan akhir.
Daftar Isi
Sebelum auditor mulai melakukan instruksi-instruksi yang terdapat dalam daftar pengingat, sebaiknya siapkan dahulu daftar isi. Langkah ini dilakukan sebelum tahap perencanaan audit. Daftar isi akan memaksa audit untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan, dan (2) membuat acuan kertas kerja. Pengurangan Biaya
Pengurangan biaya secara langsung memengaruhi laba perusahaan. Pada umumnya manajemen mengharapkan penugasan audit internal menghasilkan pengurangan biaya, maupun peningkatan operasi. Beberapa usulan pengurangan biaya dari auditor berasal dari kombinasi kondisi yang ada dan memahami masalah yang dihadapi oleh auditor. Catatan Kesan
Catatan kesan tidak dibuat untuk diberikan kepada manajemen. Fungsinya adalah sebagai daftar pengingat bagi auditor ketika mereka sedang melakukan pembicaraan rahasia dengan manajer senior. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi gejala-gejala kemunduran yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan dalam hubungan dengan karyawan, kondisi kerja, manajemen, atau pengawasan.
CATATAN KESAN Penugasan Audit
:…………………………
Judul
:………………………....
Organisasi yang diaudit:……………………..
Catatan ini menyimpan semua penilaian auditor terhadap aspek-aspek tertentu organisasi yang telah diperiksa. Catatan ini harus dilengkapi setiap selesai melakukan audit. 11 | P a g e
Auditor harus meringkas data untuk menentukan kecenderungan umum atau masalah-masalah di organisasi yang harus diketahui oleh manajemen. Jika ada penilaian yang terkait langsung dengan temuan khusus, catatan ini tidak boleh dibahas dengan karyawan klien. Jika auditor merasa tidak memiliki cukup informasi untuk menjawab suatu pertanyaan, nyatakan hal tersebut dibawah setiap pertanyaan.
Pertanyaan
Ya
Komentar
atau Tidak Etika dan Moral Karyawan
Apakah karyawan memiliki etika yang baik dengan sesame rekan kerja, pekerjaan mereka, supervisor dan organisasi? Apakah tugas karyawan melaksanakan kewajiban mereka dan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab mereka? Apakah karyawan memahami dan mendukung tujuan departemen dan organisasi mereka? Kebiasaan Kerja
Apakah karyawan mempunyai jam kerja yang layak dan menyelesaikannya untuk kepentingan organisasi? Apakah jam kerja karyawan diperiksa? Apakah manajer menampung keluhan karyawan dan bersedia mengambil tindakan perbaikan? Organisasi dan Penugasan Staf
Apakah untuk dapat mencapai tujuan organisasi, organisasi tersebut sudah dikelola dengan baik? Apakah staf sudah ditugasi dengan baik dan terdapat pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab? Apakah organisasi organisasi memiliki job description secara baik? Apakah karyawan atau staf sudah bekerja sesuai dengan bidang dan keahlian mereka? Pengawasan
12 | P a g e
Apakah
supervisor
memahami
pekerjaannya
dan
menghargai karyawan? Apakah supervisor menerapkan control dan memberikan aahan kepada karyawan? Hubungan dengan Organisasi Lain
Apakah organisasi cenderung berkomunikasi secara efektif dengan organisasi lain? Apakah terdapat konflik di dalam organisasi atau dengan organisasi lain? Apaka terdapat kerja sama yang saling menguntungkan? Tata letak (lay Out) Ruang Kerja
Apakah ruang kerja memiliki lay out yang baik? Apakah lokasi, sirkulasi udara, cahaya, suhu udara dan kebersihan sudah memadai?
Beri penjelasan untuk kondisi-kondisi yang dijawab tidak. Jika terdapat temuan khusus atas kelemahan yang kelihatannya relevan dengan kondisi tersbut, beri rujukan.
Supervisor
Penanggung Jawab
Tanggal
Kuisioner
Kuisioner diusahakan untuk mudah dipahami bagi responden yang diminta mengisi kusioner. Kuesioner ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan audit, bertemu manajer klien pada pertemuan awal. Selain itu, kuisioner yang baik tidak terlalu tebal atau tidak terlalu panjang. Berikut contoh pertanyaan-pertanyaan yang layak untuk ditanyakan: 1. Berapa bagian/seksi yang ada pada aktivitas anda? 2. Berapa banyak karyawan yang ditugaskan pada bidang ini? 3. Aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan? 4. Apakah terdapat prosedur-prosedur tertulis untuk aktivitas tersebut? 5. Aktivitas apa yang menurut anda paling penting? 13 | P a g e
6. Aktivitas mana yang paling mengganggu? 7. Bagaimana anda menerapkan control atas organisasi? 8. Laporan control apa yang anda terima dari karyawan? 9. Standar apa yang anda tetapkan untuk karyawan? 10. Standar anda bersumber dari mana? 11. Bagaimana anda melatih karyawan? 12. Bagaimana anda mengevaluasi kinerja mereka? 13. Bagaimana supervisor membantu meningkatkan kinerja karyawan? 14. Bagaimana anda menetapkan prioritas bagi pekerjaan anda? 15. Bagaimana tingkat perputaran karyawan? 16. Seberapa banyak dan bagaimana sifat pesanan anda? 17. Kepada siapa anda melapor? 18. Laporan apa yang anda siapkan untuk manajemen anda sendiri, dan seberapa sering dihasilkan? 19. Dari mana sumber informasi yang terdapat dalam laporan? 20. Dengan organisasi apa anda menjalin kerja sama? 21. Imbal balik apa yang anda dapat dari mereka? 22. Perubahan-perubahan besar apa yang telah terjadi sejak audit terakhir? Kuesioner ini bisa diperluas atau dipersempit sesuai kondisi. Jenis pertanyaan bisa bervariasi, tergantung pada apakah audit yang diusulkan bersifat organisasional (untuk satu unit organisasi) atau fungsional (mengikuti fungsi atau program dari awal hingga akhir dan melintasi batas organisasional). Dalam audit organisasional, pertanyaan yang berorientasi pada ma nusia akan lebih mendominasi. Sementara dalam audit fungsional atau audit program, pertanyaan yang diajukan akan lebih berkenaan dengan alur kerja, hubungan dengan organisasi lain dan umpan balik. Kuesioner yang diberikan ke klien sebelum auditor datang mengaudit, terkadang bisa bermanfaat, khususnya untuk klien yang berada di lokasi yang jauh. Kuesioner dapat menjadi semacam “persiapan” akan datangnya auditor. Kuesioner juga dapat menghilangkan sedikit keengganan dan rasa curiga mengenai audit yang akan dilakukan dan melibatkan supervisor klien sebagai mitra sejak awal. Kuesioner dapat memberi peluang bagi karyawan manajemen untuk memahami diri mereka sendiri, karena pertanyaan yang disiapkan dengann baik dapat berfungsi sebagai lembar evaluasi diri yang efektif. Kuesioner juga dapat mencerminkan penghematan yang substansial, karena penugasan audit
lebih
baik
dilakukan
oleh
orang-orang
yang
sangat
berkualifikasi
untuk
14 | P a g e
menyelesaikannya dengan cepat. Bila audit dilakukan di lokasi yang jauh, kuesioner bisa dikirim bersama memorandum yang ditandatangani direktur pusat yang menerima laporan dari manajer cabang. Surat tersebut akan dirancang untuk memperoleh dan menjadi bukti keterlibatan manajemen eksekutif dan menambah sentuhan kewenangan atas permintaan tersebut. Memorandum tersebut, yang harus dirancang drafnya oleh auditor untuk ditandatangani pihak manajemen, akan menjadi sarana perkenalan auditor atau tim audit, memberitahu jadwal kedatangan, dan memohon kerja sama. Memorandum tersebut juga harus secara jelas mengkomunikasikan harapan pihak manajemen bahwa semua pertanyaan akan dijawab lengkap dan terbula serta didukung oleh salinan laporan yang relevan dan dapat diaudit, juga dokumen terkait lainnya.
B. Bertemu Klien
Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam beberapa situasi, auditor justru ingin membahas keseluruhan peran audit internal dalam organisasi. Dalam pembahasannya dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi serta risiko bawaannya. Auditor internal juga ingin mengenali gaya manajemen yang diterapkan. Waktu dan tempat pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal l ain yang cukup rawan. Auditor internal harus memiliki keahlian dalam berhubungan dengan orang dan berkomunikasi secara efektif. Auditor internal juga harus memiliki keahlian dalam berkomunikasi baik lisan dan tulis, sehingga mereka dapat menyampaikan tujuan audit, evaluasi, kesimpulan dan rekomendasi secara jelas dan efektif. Mengatur Jadwal Pertemuan
Waktu dan tempat pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan hindari kunjungan mendadak. Pemberitahuan terlebih dahulu lebih sopan dan akan dihargai serta tidak merugikan audit. Klien yang siap akan memberikan lebih banyak informasi dan kesalahan informasi yang disengaja oleh klien akan cenderung dideteksi dalam pelaksanaan audit sesungguhnya. Pertemuan awal cenderung akan menuntun arah audit, salah satunya kemungkinan kerja sama. Auditor internal haruslah terbuka dan terus terang mengenai tujuan audit mereka. Mereka harus mengajukan pertanyaan sebagai seorang yang ingin menggali informasi, bukan sebagai 15 | P a g e
penyidik. Jangan ada perseteruan, perselisihan yang bisa merusak pertemuan awal ini. Manajer klien hanya ingin diperlaukan secara wajar dan dipandang dengan objektif. Jika jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tesebut memiliki bukti yang sah bahwa memang ada tindakan perbaikan, maka manajemen patut diberi pujian. Jika masalah tersebut cukup signifikan, sebaiknya dimuat dalam laporan audit internal-bukan sebagai temuan audit, tetapi sebagai catatan masalah yang diselesaikan. Jika keyakinan yang diberikan hanya sebagai upaya untuk menghindari disangkutpautkan dengan temuan kelemahan, maka hal ini harus dilaporakan sebagai temuan audit. Wawancara
Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman, membuat mereka ingin memberi informasi, bekerja sama dalam audit, dan mudah mudahan membuat penugasan audit berhasil. Auditor internal harus memiliki keahlian dalam berhubungan dengan orang dan berkomunikasi secara efektif. Juga oenting bagi auditor internal untuk memiliki keahlian dalam komunikasi lisan dan tulisan sehingga mereka dapat menyampaikan tujuan audit, evaluasi, kesimpulan dan rekomendasi secara jelas dan efektif. Karena penugasan teknik-teknik wawancara yang efektif pada hakikatnya adalah tanggung jawab professional, maka auditor internal harus memahami bagian-bagian penting dari wawancara dan berusaha menguasainya. Wawancara bukanlah sebuah tindakan tunggal, melainkan bagian dari sebuah proses. Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapan saksama enam langkah penting: 1. Persiapan. Jangan datang tanpa persiapan. Pelajari sebanyak mungkin tentang klien sebelum Tanya jawab. Tentukan tujuan Tanya jawab dan siapkan pertanyaan pertanyaan untuk mencapai tujuan tersebut. 2. Penjadwalan. Rencanakan jadwal dengan saksama. Jangan berkunjung dengan mendadak-kecuali memang diperlukan. 3. Pembukaan. Beritahu klien dengan jujut tujuan wawancara dan bagaimana hasilnya akan digunakan. 4. Pelaksanaan. Wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi, dan auditor internal harus memiliki keahlian dalam proses komunikasi. 5. Mengajukan pertanyaan. Cara auditor mengajukan pertanyaan dapat memengaruhi kesuksesan atau kegagalan suatu wawancara. Pertanyaan-pertanyaan pembuka harus membuat orang menjadi nyaman.
16 | P a g e
6. Penutupan. Jangan terlena dengan pembicaran. Perhatikan tanda-tanda nonverbal bahwa klien ingin pembicaraan diakhiri. Cobalah akhiri dengan nada positif dengan meringkas kesepakan atau puji tindakan-tindakan yang layak dipuji.
C. Mengumpulkan Bahan Bukti
Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyak audit, informasi penting dalam rangka mengumpulkan bahan bukti dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen. Perencanaan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai perencanaan adalah sebagai berikut: 1. Tentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka panjang maupun jangka pendek. 2. Dapatkan salinan anggaran, kebijakan, arahan, dan prosedur. 3. Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berl angsung. 4. tentukan rencana untuk masa datang yang telah dibuat. 5. Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum direalisasikan. 6. Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan atau membantu menetapkannya. Pengorganisasian
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengorganisasian adalah sebagai berikut: 1. Dapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi jabatan. 2. Tanyakan hubungan dengan organisasi lain. 3. Telaah letak fisik, catatan peralatan, serta lokasi dan kondisi aktiva. 4. Tentukan perubahan organisasional yang dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit terakhir 5. Dapatkan informasi mengenai otoritas yang didelegasikan dan tanggung jawab yang diberikan dan 6. Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat dan ukuran kantor cabang. Pengarahan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengarahan adalah sebagai berikut: 1. Dapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan. 17 | P a g e
2. Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukup jelas dan bisa dipahami. 3. Tentukan apakah rentang manajemen dan pengawasan memungkinkan arah kerja yang memadai. 4. Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung jawab. 5. Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-masalah penting yang akan menarik minat public. 6. Identifikasikan hambatan-hambatan organisasi dalam melaksanakan tugas yang diembannya. Pengendalian
Auditor dapat memperoleh informasi penting mengenai pengarahan dengan: 1. Dapatkan salinan standard an pedoman kerja tertulis. 2. Telaah system dan alur kerja. Waspada dengan adanya tanda pemborosan, pesanan penjualan, peralatan atau bahan baku yang berlebihan, karyawan yang menganggur, perbaikan dan pekerjaan ulang yang ekstensif, bahan sisa yang berlebihan, dan kondisi kerja yang buruk. 3. Telaah data finansial historisnya, dan kenali trennya. 4. Identifikasikan aktivitas atau prosedur khusus yang akan digambarkan dengan bagan alir, seperti penyusunan kontrak, pemeriksaan aplikasi pinjaman, menyetujui atau tidak menyetujui pinjaman, penjualan aktiva, melakukan sewa guna usaha, periklanan, menetapkan harga, merekrut karyawan, meminjam dana, dan memilih pemasok. Tindakan-tindakan atau prosedur prosedur ini harus mencerminkan aktivitas yang diperiksa. Pengendalian Risiko
Auditor internal harus menentukan jenis pengendalian yang telah diterapkan atau seharusnya diterapkan untuk mengurangi atau menghilangkan kemungkinan risiko. Pengendalian yang tidak efektif harus didiskusikan segera dengan manajer. Survey pendahuluan memberikan dasar bagi perusahaan untuk menyiapkan program audit, dan yang menjadi masalah atas kepentingan manajemen adalah apakah kunci risiko telah diidentidikasi? Bisa dimonitor? Dan pengendalian cukup kuat? Risiko yang tidak dimonitor harus diaudit lebih dalam.
18 | P a g e
PENGENDALIAN UNTUK MENGURANGI RISIKO Risiko
Pengendalian
Kas
Penerimaan kas dari penjualan tunai
Melakukan
kas
register
pada
saat
transaksi penjualan terjadi. Pada setiap jam
tertentu,
membuka
petugas
pemeriksa
untuk
mengambil
mesin
kertas pencatat. Penerimaan melalui pos
Pada saat cek diterima melalui pos, maka saat amplop dibuka harus dihadiri dua orang petugas.
Pengeluaran kas
Semua pengeluaran dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali kas kecil.
Pembelian
Penerimaan barang di bawah standar
Ahli penjamin kualitas harus memeriksa system pengendalian mutu pemasok. Lihat daftar pemasok yang disetujui.
Pembelian dilakukan ke pamasok
Persetujuan hukum dan prosedur serta
Pembelian barang yang melanggar kuota
instruksi tertulis untuk pembelian impor.
impor.
Hanya beli bahan baku yang dibutuhkan, dan kuantitas barang yang dipesan tidak
Pembelian melebihi kebutuhan
boleh melebihi tingkat yang ditentukan.
Penggajian
Perekrutan
karyawan
untuk
posisi
penting
Harus ada kriteria yang jelas untuk setiap
pekerjaan
dan
uraian
tugas
formal. Dalam daftar gaji terdapat karyawan
Penambahan nama karyawan hanya
fiktif.
melalui
otorisasi
tertulis
dari
departemen personalia.
19 | P a g e
Dalam daftar gaji masih ada karyawan Lakukan rekonsiliasi atas gaji dan yang berhenti.
catatan waktu kerja.
Pembayaran tidak diotorisasi
Rekonsiliasi jam kerja antara kartu waktu dan daftra kehadiran.
Selama survey pendahuluan, dan khususnya selama wawancara dengan manajemen operasional, auditor internal bisa menilai manajer. Tidak ada pengendalian yang lebih baik daripada manajemen yang memiliki pengetahuan, gampang ditemui, dan berpandangan luas. Jika manajemen efektif, auditor internal dapat mengurangi cakupan audit.
D. Pengamatan
Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui pengamatan dan tanya jawab yang yang efektif, auditor internal mampu untuk: Menentukan tujuan, sasaran dan standar
Selama survey pendahuluan, auditor internal harus menentukan aktivitas yang diaudit bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Jika tujuan-tujuan itu tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya, Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan (disebut audit berorientasi manajemen yang efektif / effective management oriented audit) merupakan cerminan profesionalisme auditor internal. Selama survey pendahuluan, auditor internal harus mengevaluasi tujuan dan sasaran. Apakah tujuan dan sasaran sudah ditetapkan dengan baik? Apakah dipahami oleh orang-orang yang dibebani tanggung jawab untuk mencapainya? Apakah didalamnya terkandung standar keberhasilan? Apakah semua yang terlibat memahami dengan tepat yang diharapkan dari mereka? Auditor internal harus mengetahui sasaran aktivitas yang akan mereka periksa sebelum melakukan apa yang tertera di program audit dan melaksanakan pekerjaan lapangan. Saat melakukan survey, auditor internal akan senantias a mengingat dengan tepat tujuan, sasaran, dan standar yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi klien. Auditor harus mencoba untuk menentukan apakah: 1. Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi-suatu rancangan besar bagi perusahaan. 2. Tujuan diketahui oleh semua orang yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya. 3. Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber data yang tersedia bagi aktivitas. 20 | P a g e
4. Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal. 5. Sasaran dan standar yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa yang bisa mereka capai. Menilai control untuk mencapai tujuan
Jika tujuan, sasaran, dan standar telah diidentifikasi dan disepakati selama survey pendahuluan, langkah selanjutnya adalah menentukan control apa, atau apa yang seharusnya diterapkan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai. Kontrol digunakan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai. Cara paling produktif untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi control adalah dengan mengenali masalah dan kemudian mencari control yang bisa mengidentifikasi atau mencegah masalah tersebut at au mencari control yang seharusnya bisa mengurangi resiko. Mengevaluasi resiko
Titik awal perencanaan audit haruslah resiko-resiko organisasional atau ancaman bagi pencapaian tujuan usaha. Kecermatan professional mencakup pertimbangan atas ketidakwjaran dan ketidakpatuhan yang material. Kapanpun auditor internal melakukan audit mereka harus menyadari resiko, jebakan-jebakan potensial-ibarat batu-batu yang dibawahnya terdapat kalajengking berbisa yangsiap menerkam. Yang dibutuhkan adalah kompetensi professional. Orang awam mungkin merasa tidak ada masalah bila pemesanan dan penerimaan persediaan dilakukan oleh orang yang sama, tetapi auditor internal yang professional harus segera menyadari adanya resiko bawaan dibaliknya. Mengidentifikasi semua resiko yang ada akan sulit khususnya karena resiko sering muncul seiring dengan perubahan praktik bisnis. Namun banyak resiko-r esiko umum yang telah didefinisikan dalam buku standar akuntansi, auditing dan manajemen. Beberapa risiko sudah jelas dan diketahui oleh auditor yang professional. Sebagai contoh, tidak adanya pemisahan tugas yang memadai akan menciptakan risiko. Orang yang menerima kas seharusnya tidak merangkap tugas mencatat penerimaan tersebut. Menentukan control untuk meminimalkan resiko
Ketika auditor telah mengenali resiko mereka harus mencari control yang dirancang untuk menghadapinya. Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif harus didiskusikan dengan manajer. Jika manajer tidak bisa diyakinkan untuk melakukan perbaikan maka auditor harus membuat program pengujian purposive-bukan pengujian berdasarkan sampel untuk mendukung bukti dan signifikansi risiko.
21 | P a g e
Survei pendahuluan memberi perusahaan fondasi untuk penyiapan program audit yang berkonsentrasi pada masalah-masalah penting bagi manajemen. Apakah resiko kunci telah diidentifikasi? Apakah sudah diawasi? Apakah control yang tidak memadai telah disadari dan diperbaiki? Apakah kelemahan yang harus diaudit lebih dalam. Menilai gaya manajemen dan aspek perilaku manusia
Internal auditor dapat melakukan penilaian perilaku manajer selama wawancara. Tidak ada control yang lebih baik daripada manajemen yang memiliki pengetahuan, gampang ditemui, berpandangan luas sehingga manajer itu sendiri dapat dianggap berperilaku seperti auditor internal. Jika manajemen efektif, auditor inte rnal dapat mengurangi cakupan audit. Menilai aspek manusia
Pegawai merupakan urat nadi perusahaan. Kontrol yang baik tidak dapat menjamin bahwa semua aktivitas akan dilaksanakan dengan baik kecuali terdapat pegawai yang kompeten. Cara menilai aspek manusia ini dengan menelaah catatan dan praktik-praktik pegawai. Penelaahan bisa jadi tidak memungkinkan auditor membuat penentuan definitive, namun bisa memberikan sinyal bahaya dan mempengaruhi program audit. Auditor bisa mengajukan beberapa pertanyaan berikut : 1.
Apakah terdapat perputaran pegawai yang cepat?
2.
Apakah organisais memiliki pegawai baru dan kurang berpengalaman?
3.
Apakah latar belakang pendidikan sesuai untuk pekerjaan yang dilakukan?
4.
Apakah program pelatihan untuk pegawai sudah memadai?
5.
Apakah setiap posisi kunci, termasuk posisi manajer, memiliki cadangan orang bila terjadi ketidakmampuan atau berhenti kerja?
6.
Apakah terdapat tingkat lembur yang tidak biasa?
7.
Apakah ketentuan untuk mengambil cuti diterapkan sehingga praktik-praktik yang tidak patut tidak disembunyikan?
Jika jawaban menunjukkan kondisi yang memuaskan, auditor bisa mengurangi tingkat keandalan sampel yang diharapkan dari hasil pengujian. Dengan kata lain, auditor bisa mengambil kesimpulan dengan memeriksa sedikit sampel. Jika survey menunjukkan praktik kepegawaian yang tidak memuaskan, auditor mungkin perlu memeriksa dengan lebih ketat memperluas sampel, serta mencatat ketidakefektifan dan ketidakefisienan kinerja.
22 | P a g e
E. Pengamatan Fisik
Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Auditor harus keluar sendiri dan
melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku dan dokumen.
Pengamatan pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya. Pengamatan fisik selayaknnya berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, auditor internal harus berkeliling fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi, kondisi dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai kebijakan, prosedur dan bagan organsasi. Pasa saat bertemu karyawan,auditor dapat menanyakan 1.
Apakah pekerjaan datang ke anda tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus?
2.
Apakah terdapat laporan atau catatan informal mengenai kesulitan dalam pekerjaan yang diterima?
3.
Apakah tindakan perbaikan sudah diambil untuk masalah-masalah?
4.
Apakah tindakan tersebut terbukti efektif? Jika tidak, mengapa?
5.
Apakah terdapat masalah keamanan? Apakah sudah ada penelaahan oleh petugas keamanan resmi dan bagian administrasi kesehatan atau pemeriksa asuransi?
6.
Apakah terdapat masalah keamanan menyangkut dokumen dan aktiva?
7.
Apakah alur kerja dan dokumen dokumen cukup wajar dan efisien?
8.
Bagaimana kondisi fasilitas peralatan?
9.
Bagaiamana kuantitas dan kualitas barang-barang sisa? Pada operasi yang kompleks, mungkin auditor perlu melakukan tahap selanjutnya yang
sering disebut “penelusuran”. Selama penelusuran, auditor mungkin menelaah beberapa aktivitas kerja dari awal sampai akhir, dan menyiapkan bagan alir. Penelusuran membantu auditor menilai ketaatan dengan kebijakan dan prosedur serta menentukan apakah control memang berfungsi. Langkah ini tidak akan mengungkapkan seberapa baik transaksi diproses, hal ini membutuhkan pengujian substantive. Menyiapkan Flowchart
Dengan menyampaikan Flow chart suatu proses dapat dipotret dan dapat memberikan gambaran system dan merupakan sarana untuk menganalisa operasi yang kompleks - analisa yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci. Pembuatan flow chart sudah dipelajari pada kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
23 | P a g e
Pelaporan
Survei yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan. Hasil survey ini perlu dibuatkan laporan dengan fokus pada kecukupan control bukan efektivitas kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit. Selama penelaahan hasil-hasil survey dengan manajemen, pelaporan temuan positif dan negative bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien, Pendekatan ini mengkomunikasikan apa yang dicari auditor internal, kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi. Jika survei memberi keyakinan adanya sistem, kontrol, pengawasan, dan manajemennya bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya kebanyakan organisasi audit internal memiliki lebih banyak proyek audit dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika kelihatannya sistem kontrol itu sendiri akan menunjukan semua transaksi yang memiliki kelemahan material. Pada saat yang sama, kebanyakan auditor internal merasa perlu menerbitkan laporan audit walaupun hanya survei yang dilakukan. Dengan informasi yang dikumpulkan selama survei, mungkin laporan berharga bisa disiapkan. Namun akan menjadi lebih bijak untuk secar a hati-hati menguraikan lingkup audit yang terbatas, dengan berkonsentrasi pada kecukupan — bukan pada efektivitas control dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit. Bahkan dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan mungkin berguna untuk membuat ringkasan basil survei dan melaporkannya secara informal ke manajemen. Kadang-kadang, informasi yang mencukupi akan diperoleh selama survei untuk merekomendasikan perbaikan bahkan sebelum pengujian substantif dilakukan. Dalam kasus ini, pengamatar. internal harus dibahas dengan manajer klien sebelum program audit disiapkan. Jika m puas dengan analisis auditor dan bersedia mengambil tindakan perbaikan, hasil survei final, tergantung pada tindak lanjut normal atas tindakan perbaikan yang dilakukan. Selama penelaahan hasil-hasil survei dengan manajemen, pelaporan temuan positif dam jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini mengomunikasikan apa yang internal: kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi. Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya melangkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka. Auditor juga harus mengiden tifikasi
24 | P a g e
aktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskan alasannya. Estimasi awal untuk waktu dan kebutuhan sumber daya harus dilakukan, bersama dengan target tanggal pekerjaan lapangan dan audit.
TUJUAN DAN SASARAN SURVEY PENDAHULUAN
Kompleksitas operasi pada suatu perusahaan mungkin akan membuat auditor menemui kesulitan pada saat akan melakukan pemeriksaan. Survei pendahuluan dapat menjadi senjata terbaik bagi auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi dan persektif yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan audit. Audit bisa juga merupakan bagian dari penugasan rutin yang memiliki standar dan proses tertentu atau bisa juga merupakan respons atas masalah yang berkembang yang membutuhkan pengetahuan akan hal baru atau tehnik pemeriksaan yang berbeda. Beberapa praktisi audit internal telah mengembangkan pendekatan ”tepat pada waktunya” untuk penjadwalan audit untuk memastikan bahwa jasa audit siap tersedia sesuai waktu yang dijadwalkan. Survei pendahuluan dapat membantu auditor menentukan jenis audit paling efektif terutama dengan adanya paradigma baru bahwa auditor harus dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan bahwa perusahaan adalah pelanggan/klien dari auditor. Selama survei pendahuluan, auditor internal harus menentukan tujuan aktivitas yang menjadi tujuan audit, yang akan ditetapkan selanjutnya. Jika tujuan ini tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan profesionalisme auditor internal. Saat melakukan survei, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat tujuan, sasaran, dan standar yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi kilen. Auditor harus mencoba untuk menentukan apakah: a. Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi — suatu rancangan besar perusahaan. b. Orang-orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standar berpartisipasi dalam penetapannya. c. Tujuan diketahui oleh semua orang yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya. d. Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya yang tersedia bagi aktivitas. e. Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal.
25 | P a g e
Sasaran dan standar yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa yang bisa mereka capai KONTROL-KONTROL UNTUK MENCAPAI TUJUAN
Jika tujuan, sasaran, dan standar telah diidentifikasi dan disepakati selama survei pendahuluan, langkah selanjutnya adalah menentukan kontrol apa, atau yang seharusnya, diterapkan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai. Auditor internal dihadapkan pada sejumlah kontrol potensial ketika mereka melakukan survey pendahul uan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur, manual, instruksiinstruksi khusus, laporan daftar, registrasi formulir, pembagian tugas, sistem persetujuan, pengawasan, dan lainnya. Mencoba untuk membaca dan memahami semuanya dapat mengaburkan mata dan melelahkan otak. Mencoba menyerap literatur mengenai sejumlah kontrol sering kali membuang waktu. Jika kita membaca relevansinya dengan masalah tertentu, semua kontrol ini kelihatan tidak berkaitan dengan kenyataan.
Membuat Anggaran Survey
Anggaran dibuat dengan berpatokan pada perkiraan waktu yang dibutuhkan auditor. Tidak ada standar untuk anggaran survey pendahuluan. Jika audit yang dilakukan merupakan audit rutin maka perkiraan waktu dapat segera ditentukan. Jika terjadi perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, system operasi, otomatisasi, organisasi, manajemen, dan karyawan akan mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah. Semua faktor harus dipertimbangkan dalam membuat anggaran survey. Tetapi bahkan jika auditor merasa cukup memahami aktivitas, mereka harus selalu waspada akan dua faktor yang dapat berubah yaitu orang dan perilaku mereka. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan auditor merupakan faktor kunci dalam survei pendahuluan. Waktu yang akan dialokasikan akan tergantung pada sejumlah factor. Tujuan survei adalah agar lebih mengenal. Makin kenal auditor dengan aktivitas yang ada, maka makin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk melakukan survei. Juga, jika audit bersifat rotasional dan kertas kerja sebelumnya memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan, sasaran, standar, dan kontrol operasi, bersama dengan bagan alir, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lainnya, yang dibutuhkan untuk memperbarui informasi tersebut. Semua faktor harus dipertimbangkan dalam membuat anggaran survei , mereka harus selalu waspada akan dua faktor yang dapat berubah, yaitu orang dan perilaku mereka. Tidak
26 | P a g e
ada jaminan bahwa baik orang ataupun tingkah laku mereka akan tetap sama dari ke tahun. Jadi pemahaman bisa saja hanya ilusi. Tidak ada alasan untuk menggali verifikasi pekerjaan setiap operasi tanpa survei pendahuluan, bahkan jika hanya menanyakan perubahan apa yang telah terjadi sejak audit terakhir. Tidak ada standar untuk anggaran survey pendahuluan. Berdasarkan survei informasi dari praktisi, estimasi yang wajar mungkin 10 persen hingga 20 persen dari total anggaran untuk proyek audit.
27 | P a g e
BAGIAN IV LATIHAN
1. Jelaskan mengapa selama survei pendahuluan auditor internal harus menentukan tujuan aktivitas yang menjadi tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya? 2. Jelaskan mengapa perkiraan waktu yang dibutuhkan auditor merupakan faktor kunci dalam survei pendahuluan?
28 | P a g e
BAGIAN V KESIMPULAN
Survei pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bias juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor Internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bias produktif. Keberhasilan atau kegagalan audit bias jadi sangat tergantung pada survey. Auditor sebaiknya melakukan survey dengan langkah dasar sebagai berikut: -
Melakukan Studi Awal
-
Bertemu Klien
-
Mengumpulkan Bahan Bukti
-
Pengamatan
-
Pengamatan Fisik
29 | P a g e
BAGIAN VI TES FORMATIF 1. Sebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam studi awal! 2. Sebutkan minimal lima belas contoh pertanyaan informal yang layak ditanyakan dalam audit! 3. Langkah-langkah apa yang harus diterapkan untuk kesuksesan wawancara dalam audit? 4. Jelaskan apa yang Anda ketahui mengenai emapt fungsi dasar manajemen dalam rangka pengumulan bahan bukti audit! 5. Jelaskan tahap pengamatan fisik!
30 | P a g e
BAGIAN VII UMPAN BALIK
Setelah mahasiswa mempelajari seluruh materi mengenai “Survei Pendahuluan” dalam modul ini, maka terdapat beberapa instrument latihan untuk menguji kemampuan pemahaman kalian. Hal ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kesulitan materi dalam modul ini, sehingga dapat dilakukan perbaikan dan langkah penyesuaian dimasa yang akan datang. Kegiatan umpan balik diberikan dalam bentuk pengujian tertulis melalui instrument dalam bentuk essay, dimana pertanyaan essay ini berjumlah 5 nomor yang mana tiap nomor mempunyai skor 20, sehingga total skor adalah 100. Kemudian, skor tersebut diolah dalam bentuk nilai 1 sampai 100. Tingkat keberhasilan pemahaman anda terhadap materi dalam modul ini, akan ditentukan atas jumlah skor yang anda peroleh dengan kriteria pembobotan seperti dibawah ini: Nilai
Predikat
90-100%
Baik sekali
80-89%
Baik
70-79%
Cukup
60-69%
Kurang
Bagi mahasiswa yang belum mencapai nilai 80%, dapat mengulangi belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti atau melakukan kegiatan diskusi bersama teman maupun dosen pembimbing dalam mata kuliah ini.
31 | P a g e
BAGIAN VIII KUNCI TES FORMATIF
1. Sebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam studi awal! Jawaban: Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan studi awal:
Pendokumentasian
Daftar pengingat
Daftar isi
Pengurangan biaya
Catatan kesan
Kuesioner
2. Sebutkan minimal lima belas contoh pertanyaan informal yang layak ditanyakan dalam audit! Jawaban: Berikut contoh pertanyaan-pertanyaan yang layak untuk ditanyakan: 1.
Berapa bagian/seksi yang ada pada aktivitas anda?
2.
Berapa banyak karyawan yang ditugaskan pada bidang ini?
3.
Aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan?
4.
Apakah terdapat prosedur-prosedur tertulis untuk aktivitas tersebut?
5.
Aktivitas apa yang menurut anda paling penting?
6.
Aktivitas mana yang paling mengganggu?
7.
Bagaimana anda menerapkan control atas organisasi?
8.
Laporan control apa yang anda terima dari karyawan?
9.
Standar apa yang anda tetapkan untuk karyawan?
10. Standar anda bersumber dari mana? 11. Bagaimana anda melatih karyawan? 12. Bagaimana anda mengevaluasi kinerja mereka? 13. Bagaimana supervisor membantu meningkatkan kinerja karyawan? 14. Bagaimana anda menetapkan prioritas bagi pekerjaan anda?
32 | P a g e
15. Bagaimana tingkat perputaran karyawan? 16. Seberapa banyak dan bagaimana sifat pesanan anda? 17. Kepada siapa anda melapor? 18. Laporan apa yang anda siapkan untuk manajemen anda sendiri, dan seberapa sering dihasilkan? 19. Dari mana sumber informasi yang terdapat dalam laporan? 20. Dengan organisasi apa anda menjalin kerja sama? 21. Imbal balik apa yang anda dapat dari mereka? 22. Perubahan-perubahan besar apa yang telah terjadi sejak audit terakhir?
3. Langkah-langkah apa yang harus diterapkan untuk kesuksesan wawancara dalam audit? Jawaban: Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapan saksama enam langkah penting: 1. Persiapan. Jangan datang tanpa persiapan. Pelajari sebanyak mungkin tentang klien sebelum Tanya jawab. Tentukan tujuan Tanya jawab dan siapkan pertanyaan pertanyaan untuk mencapai tujuan tersebut. 2. Penjadwalan. Rencanakan jadwal dengan saksama. Jangan berkunjung dengan mendadak-kecuali memang diperlukan. 3. Pembukaan. Beritahu klien dengan jujut tujuan wawancara dan bagaimana hasilnya akan digunakan. 4. Pelaksanaan. Wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi, dan auditor internal harus memiliki keahlian dalam proses komunikasi. 5. Mengajukan pertanyaan. Cara auditor mengajukan pertanyaan dapat memengaruhi kesuksesan atau kegagalan suatu wawancara. Pertanyaan-pertanyaan pembuka harus membuat orang menjadi nyaman. 6. Penutupan. Jangan terlena dengan pembicaran. Perhatikan tanda-tanda nonverbal bahwa klien ingin pembicaraan diakhiri. Cobalah akhiri dengan nada positif dengan meringkas kesepakan atau puji tindakan-tindakan yang layak dipuji.
4. Jelaskan apa yang Anda ketahui mengenai empat fungsi dasar manajemen dalam rangka pengumulan bahan bukti audit! Jawaban: Dalam kebanyak audit, informasi penting dalam rangka mengumpulkan bahan bukti dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen. 33 | P a g e
Perencanaan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai perencanaan adalah sebagai berikut: 1. Tentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka panjang maupun jangka pendek. 2. Dapatkan salinan anggaran, kebijakan, arahan, dan prosedur. 3. Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berl angsung. 4. Tentukan rencana untuk masa datang yang telah dibuat. 5. Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum direalisasikan. 6. Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan atau membantu menetapkannya. Pengorganisasian
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengorganisasian adalah sebagai berikut: 7. Dapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi jabatan. 8. Tanyakan hubungan dengan organisasi lain. 9. Telaah letak fisik, catatan peralatan, serta lokasi dan kondisi aktiva. 10. Tentukan perubahan organisasional yang dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit terakhir 11. Dapatkan informasi mengenai otoritas yang didelegasikan dan tanggung jawab yang diberikan dan 12. Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat dan ukuran kantor cabang. Pengarahan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengarahan adalah sebagai berikut: 1. Dapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan. 2. Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukup jelas dan bisa dipahami. 3. Tentukan apakah rentang manajemen dan pengawasan memungkinkan arah kerja yang memadai. 4. Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung jawab. 5. Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-masalah penting yang akan menarik minat public. 6. Identifikasikan hambatan-hambatan organisasi dalam melaksanakan tugas yang diembannya. Pengendalian 34 | P a g e
Auditor dapat memperoleh informasi penting mengenai pengarahan dengan: 1. Dapatkan salinan standard an pedoman kerja tertulis. 2. Telaah system dan alur kerja. Waspada dengan adanya tanda pemborosan, pesanan penjualan, peralatan atau bahan baku yang berlebihan, karyawan yang menganggur, perbaikan dan pekerjaan ulang yang ekstensif, bahan sisa yang berlebihan, dan kondisi kerja yang buruk. 3. Telaah data finansial historisnya, dan kenali trennya. 4. Identifikasikan aktivitas atau prosedur khusus yang akan digambarkan dengan bagan alir, seperti penyusunan kontrak, pemeriksaan aplikasi pinjaman, menyetujui atau tidak menyetujui pinjaman, penjualan aktiva, melakukan sewa guna usaha, periklanan, menetapkan harga, merekrut karyawan, meminjam dana, dan memilih pemasok. Tindakan-tindakan atau prosedur prosedur ini harus mencerminkan aktivitas yang diperiksa. Pengendalian Risiko
Auditor internal harus menentukan jenis pengendalian yang telah diterapkan atau seharusnya diterapkan untuk mengurangi atau menghilangkan kemungkinan risiko. Pengendalian yang tidak efektif harus didiskusikan segera dengan manajer. Survey pendahuluan memberikan dasar bagi perusahaan untuk menyiapkan program audit, dan yang menjadi masalah atas kepentingan manajemen adalah apakah kunci risiko telah diidentidikasi? Bisa dimonitor? Dan pengendalian cukup kuat? Risiko yang tidak dimonitor harus diaudit lebih dalam.
5. Jelaskan tahap pengamatan fisik! Jawaban: Pengamatan fisik selayaknnya berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, auditor internal harus berkeliling fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi, kondisi dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai kebijakan, prosedur dan bagan organsasi. Pasa saat bertemu karyawan,auditor dapat menanyakan 1. Apakah pekerjaan datang ke anda tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus? 2. Apakah terdapat laporan atau catatan informal mengenai kesulitan dalam pekerjaan yang diterima? 3. Apakah tindakan perbaikan sudah diambil untuk masalah-masalah? 4. Apakah tindakan tersebut terbukti efektif? Jika tidak, mengapa? 35 | P a g e
5. Apakah terdapat masalah keamanan? Apakah sudah ada penelaahan oleh petugas keamanan resmi dan bagian administrasi kesehatan atau pemeriksa asuransi? 6. Apakah terdapat masalah keamanan menyangkut dokumen dan aktiva? 7. Apakah alur kerja dan dokumen dokumen cukup wajar dan efisien? 8. Bagaimana kondisi fasilitas peralatan? 9. Bagaiamana kuantitas dan kualitas barang-barang sisa?
Pada operasi yang kompleks, mungkin auditor perlu melakukan tahap selanjutnya yang sering disebut “penelusuran”.Selama penelusuran, auditor mungkin menelaah beberapa aktivitas kerja dari awal sampai akhir, dan menyiapkan bagan alir. Penelusuran membantu auditor menilai ketaatan dengan kebijakan dan prosedur serta menentukan apakah control memang berfungsi. Langkah ini tidak akan mengungkapkan seberapa baik transaksi diproses, hal ini membutuhkan pengujian substantif.
36 | P a g e
