Curs Managementul Calităţii
Rodica ROHAN 2014
9. Metode eficiente de management specifice sistemelor de producţie Metodologia Six Sigma 9.1 Conceptul Six Sigma
Metodologia Six Sigma a fost iniţiată de compania Motorola la începutul aniilor 1980 ca răspuns la provocarea conducerii corporaţiei pentru reducerea de zece ori a nivelurilor de defecte în termen de 5 ani. Six Sigma (care reprezint deviaţia standard în statistic ) este o metodologie de management care vizeaza cresterea calitatii produselor prin determinarea si inlaturarea cauzelor defectelor si a variabilitatii proceselor ( potentiale sau detectate), astfel incat sa se asigure satisfactia clintului. Motorola a creat metodologia Six Sigma, preluată apoi de GE Aircraft Engines, Texas Instruments, Allied Signal, Eastman Kodak, BorgWarner Automotive, GenCorp, Navistar International etc. Conceptul s-a dezvoltat în industrie, dar s-a răspândit în sectorul serviciilor şi mai
ales în cel al medicinei. Six sigma este una dintre cela mai noi si eficace metode pentru îmbunătăţirea calităţii, bazată pe utilizarea instrumentelor statistice, a metodelor FMEA - Failure Mode and Efects Analysis si QFD – Quality Function Deployment si a metodelor manageriale moderne, în cadrul unor echipe mixte formate din reprezentanţii tuturor părţilor interesate (producători, clienţi, furnizori, universitati, asociaţii profesionale, comunitate, specialisti, proprietari, etc.). Six Sigma utilizeaza o metodologie care furnizeaza organizatiilor instrumentele necesare pentru a imbunatati capabilitatea proceselor sale, a creste performanta afacerii si a reduce variatia rezultatelor proceselor care conduce de cele mai multe ori la reducerea defectelor, cresterea profitului, imbunatatirea calitatii produselor si cresterea satisfactiei angajatilor. Proiectele si instrumentele folosite urmeaza o serie de pasi bine stabiliti, care asigura prioritizarea corecta a proiectelor, analiza detaliata cu metode statistice a proceselor, determinarea implicatiilor/ cauzelor profunde si luarea corecta pe baza de date clare si verificabile a deciziilor privind activitatile ce urmeaza a se realiza. Proiectele urmaresc atingerea unor obiective financiare masurabile si cuantificabile. Ca si Shewhart, Deming, Juran, Taguchi etc., Metoda Six Sigma afirma ca: eforturile continue pentru a realiza procese stabile si predictibile sunt de o importanta vitala in succesul afacerii; procesele de proiectare si productie au caracteristici care pot fi masurate, analizate, imbunatatite si controlate; procesul de imbunatatire a calitatii necesita implicarea intregii organizatii, in special la nivelul de varf – conducere Spre deosebire de Lean care vizeaza inlaturarea non-valorii si prevenirea pierderilor prin analiza si reorganizarea proceselor de pe fluxul valorii, Six Sigma vizeaza proiecte pentru inlaturarea defectelor si fenomenelor de variabilitate potentiale sau masurate din cadrul proceselor, determinanduse cauzele lor profunde si masurile de intreprins, in vederea anticiparii, satisfacerii si chiar depasirii asteptarilor tuturor partilor implicate. Reprezentarea statistica Six Sigma caracterizeaza, din punct de vedere cantitativ, desfasurarea unui proces. Pentru a atinge nivelul 6 Sigma un proces nu trebuie sa produca mai mult decat 3,4 defecte la un million de oportunitati (Tab. 1). Defectul Six Sigma este definit ca reprezentand ceea ce se obtine in afara limitelor specificate sau stabilite de catre consumator. Oportunitatea Six Sigma reprezinta suma totala a posibilitatilor de a genera un defect. •
•
1
Curs Managementul Calităţii
Rodica ROHAN 2014 n
∑
σ • • •
( Xi − µ)
i=1
σ ; Standard deviation (deviere standard Average (medie) = µ Normal distribution (distribuț ie normală) = N (µ,σ)
2
n
Fig. 5.1 Performantele 6 Sigma
Tabel 1. Nivelurile de performanta Six Sigma Nivelul Sigma
Defecte pe un million de oportunitati (DPMO)
1
690.000
2
308.537
3
66.807
4
6.210
5
233
6
3,4
9.2 Corelatia dintre Six Sigma si standardul international ISO 9001:2008
Familia de standarde ISO 9000 se bazeaza pe utilizarea principiilor fundamentale ale managementului calitatii. Integrarea strategiei Six Sigma cu sistemul de management al calitatii ISO 9001:2008 poate ajuta o organizatie sa-si sporeasca beneficiile, dupa cum se precizeaza in tabelul 2. Astfel, Six Sigma ofera un cadru managerial general (incluzand procese, tehnici, training) pentru implementarea cerintelor standardului ISO 9001:2008 referitoare la: demonstrarea angajarii conducerii de varf catre imbunatatirea continua a eficacitatii sistemului de management al calitatii; asigurarea competentelor, capabilitatilor si instruirii necesare in ceea ce priveste tehnicile statistice si ale managementului calitatii; îmbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii; 2
Rodica ROHAN 2014
Curs Managementul Calităţii
monitorizarea si masurarea satisfactiei consumatorului; monitorizarea, masurarea si imbunatatirea proceselor si a produsului; analiza datelor. Tabel 2. Corelatia Six Sigma – ISO 9001:2008 Principiul managementului calitatii
Corelatia
Focalizarea atentiei asupra consumatorului
Six Sigma indica modul de aliniere a obiectivelor organizatiei fata de cerintele consumatorului, prin masurarea performantelor obtinute ca urmare a focalizarii atentiei asupra consumatorului
Leadership
Conducerea de varf se implica in mod activ in realizarea proiectelor Six Sigma, in ceea ce priveste asigurarea suportului financiar si a training-ului necesar
Implicarea tuturor factorilor interesati
Proiectele Six Sigma sunt astfel concepute incat sa asigure implicarea tuturor factorilor interesati; programul include asigurarea training-ului pentru utilizarea tehnicilor de lucru si dezvoltarea muncii in echipa
Abordare procesuala
Orice proiect Six Sigma identifica, analizeaza si evalueaza procesele organizatiei in vederea imbunatatirii acestora
Abordare sistemica
Proiectele Six Sigma se bazeaza pe interactiunea dintre oameni si procese care sunt conectati intr-un sistem interdependent; acest sistem asigura obtinerea de performante importante prin urmarirea unor obiective masurabile
Organizatiile care adopta strategia Six Sigma inteleg ca trebuie sa Imbunatatire continua imbunatateasca in mod continuu calitatea proceselor lor, aceasta fiind principalul factor de succes in conditii de competitivitate Management bazat pe fapte in luarea deciziilor
Echipele Six Sigma isi focalizeaza atentia pe colectarea si analiza datelor, pe baza carora formuleaza opinii si vin cu argumente care asigura o intelegere unitara
9.3 Implementarea strategiei Six Sigma,
in general, conduce la obtinerea a trei rezultate principale: cresterea satisfactiei consumatorului, reducerea numarului defectelor, imbunatatirea ciclului de viata al produselor/ serviciilor, toate acestea cu condiţia satisfacerii cerintelor consumatorului in continua schimbare, a cerintelor pieţei şi a celor impuse de progresul tehnologic, precum şi obtinerea de beneficii pentru toţi angajatii, consumatorii şi alti factori interesati. Trei caracteristici cheie diferentiaza Six Sigma faţă de alte strategii ale calităţii din trecut: Six Sigma se focalizează asupra clientului; Proiectele Six Sigma conduc la recuperări importante ale investiţiilor; Six Sigma determina schimbarea modului de operare a managementului: „working smarter not harder ”. Strategia Six Sigma implica angajamentul total al conducerii si promoveaza o filozofie a excelen ţ ei.
Metodologia Six Sigma se bazeaza pe utilizarea a doua metode: 1. DMAIC – Defineste, Masoara, Analizeaza, Imbunatateste, tine sub Control – folosita, de regula, atunci cand se urmareste imbunatatirea produselor/ serviciilor sau proceselor existente. Metodologia DMAIC are urmatorii pasi: 3
Curs Managementul Calităţii
Rodica ROHAN 2014
Sa se defineasca procesele de fabricatie care sa fie in concordanta cu cererile clientului si sa fie definita o strategie Sa masoare aspectele principale ale procesului curent si sa culeaga principalele date relevante Sa analizeze datele si sa verifice cauza si efectele relationale. Sa determine interelatiile si sa se asigure ca toti factorii au fost luati in considerare Sa imbunatateasca si sa optimizeze procesele bazate pe datele analizate si sa foloseasca tehnici ca Experimente si Proiectare Sa controleze si sa se asigure ca orice deviatie de la telul principal sunt corectate, inainte ca ele sa conduca la defecte. Sa se realizeze un program pilot care sa poata stabili capabilitatile procesului si sa se monitorizeze in continuu procesul. 2. DMADV – Defineste, Masoara, Analizeaza, proiecteaza/ Design, Verifica – utilizata atunci cand se doreste proiectarea unor noi produse/ servicii sau procese. Six Sigma integreaza cea mai mare parte a tehnicilor managementului calitatii totale (TQM) si altele noi, bazate pe imbunatatirea performantei si a excelentei in afaceri. Implementarea metodologiei Six Sigma este un proces lung, intensiv, care necesită resurse şi personal calificat şi dedicat. Pentru a crea o strategie 6 Sigma, responsabilitatea conducerii este: să identifice procesele cheie ale organizaţiei, să măsoare eficacitatea şi eficienţa şi să iniţieze îmbunătăţirea celor mai slabe procese; cand conducerea a identificat procesele cheie, trebuie să desemneze proprietarii de procese (pot fi membrii ai conducerii actuale); proprietarul de proces are responsabilitatea de a dobândi măsurile cheie ale performanţei pentru procesul care îi aparţine; fiecărui proprietar de proces i se cere să calculeze performanţa liniei de referinţă a proceselor conduse cu indicatori de performanta. Există 2 tipuri de KPI (Key Performance Indicator) utilizati de organizaț iile de mare succes: o Leading KPI- sunt acele metrici care mă soară succesul organizaț iei (exp. numărul de produse vândute, valoarea profitului net, număr de personal cu studii superioare, etc.); o Lagging KPI- sunt metricile care mă soară eș șe curile (incidente și accidente raportate, absenteism, valoarea pierderilor, produse nevândute, etc.) Organizaţiile mari, care au adoptat Six Sigma, au arătat că e nevoie de o anumită infrastructură organiza ţ ional ă , în ceea ce priveşte rolurile şi responsabilităţile personalului. Echipele si conducatorii echipelor sunt o componenta esentiala a metodologiei Six Sigma care trebuie să î şi asume responsabilitatea implementării metodei. •
• •
•
•
•
Structura calificărilor Six Sigma: Campionii sunt lideri de afaceri
calificaţi, care promovează şi conduc desf ăşurarea procesului Six Sigma într-un department esenţial al afacerii. Championii asigură toate resursele de care au nevoie. De asemenea servesc ca punct de control între fazele proiectelor. Master Black Belt (Centură neagră- maestru) sunt lideri de afaceri calificaţi, responsabili de strategia, instruirea, monitorizarea, îndrumarea, desf ăşurarea şi rezultatele Six Sigma; Este cel mai înalt grad şi poate fi atins numai prin aplicarea extensivă a tehnicilor Six Sigma. Conduce programul Six Sigma în întreaga companie, conduce proiecte majore si îi îndrumă pe ceilalţi Belţi în aplicarea metodologiei. Aptitudinile pedagogice si de comunicare ale acestora sunt la fel de importante ca si competenţa tehnică. Black Belt (Centură neagră) Responsabilitatea sa primară este de a aplica metodologia Six Sigma în realizarea proiectelor. Devin experţi prin lucru la proiecte. Trebuie să fie dedicat 100% in proiecte Six Sigma, altfel implementarea Six Sigmei este încetinită şi rezultatele obţinute vor fi reduse. Sunt experţii •
4
Curs Managementul Calităţii
Rodica ROHAN 2014
calificaţi, care conduc echipele de ameliorare a procesului, care se ocupă de proiecte şi care îndrumă centurile verzi; Green Belt (Centură verde) Este cel mai avansat în tehnicile Six Sigma, lucreaz ă de obicei sub îndrumarea Black Beltului. Majoritatea timpului lucrează la munca sa obisnuită şi cam 30% lucrează în Six Sigma proiecte. Formează şi gestionează echipele de proiecte. Sunt profesori cu abilităţi de predare şi conducere. Sunt lideri ai calităţii calificaţi şi sunt responsabili de strategia, instruirea, îndrumarea, desf ăşurarea şi rezultatele Six Sigma. Yellow Belt (Centură galbena) Este cel mic nivel în Six Sigma. Lucreaz ă împreună cu Black Belt în proiecte. Misiunile pe care le performă trebuiesc să aib ă leg ătură cu munca sa de zi de zi. Yellow Belt primeşte un training de bază. Ca să fie eficient are nevoie de coaching sau mentoring. • Membrii echipei sunt indivizi ce sprijină anumite proiecte din domeniul lor. •
•
Drumul spre a deveni mai eficient şi mai eficace folosind 6 Sigma include urm ătoarele componente: 1.Strategia 6 Sigma este denumită Managementul Proceselor Afacerii. Această componentă strategică este responsabilitatea conducerii executive. 2. Componenta culturii 6 Sigma se ocupă de tacticile pe care echipele de proiecte le folosesc pentru a îmbunătăţi procesele. 3.Metoda ştiin ţifică se referă la definirea şi m ăsurarea problemei analizând cauza principală şi testarea teoriilor de îmbunătăţire. În esenţă, aceasta este metodologia folosită de 6 Sigma pentru îmbunătăţirea eficien ţ ei şi a eficacităţ ii 9.4 Avantaje
Rezultatele dovedite ale proiectelor Six Sigma sunt diverse: Reducerea costurilor Imbunatatirea productivitatii Cresterea cotei de piata Fidelizare client Reducere timpi de ciclu Reducerea defectelor Schimbarea culturii organizationale Reducerea timpului pentru lansarea pe piata a unui nou produs/serviciu Publicarea metodologiei Six Sigma ca standard ISO 13053:2011 ” Metode cantitative in imbunatatirea proceselor – Six Sigma,” va spori asimilarea internationala a metodologiei intr-o forma coerenta, va reduce fragmentarea si va pune la dispozitia utilizatorilor cele mai bune practici armonizate. 9.5 Concluzii Scopul
strategiei Six Sigma vizeaza cresterea profitului unei organizatii prin eliminarea variabilitatii, reducerea numarului defectelor si eliminarea pierderilor, care indeparteaza consumatorul si dauneaza organizatiei. Strategia Six Sigma poate fi inteleasa si perceputa in trei moduri diferite: • Metric: nivelul Six Sigma este asigurat atunci cand se obtin 3,4 defecte per un million de oportunitati. DPMO permite organizatiei sa se concentreze asupra complexitatii produselor sau proceselor sale. 5
Curs Managementul Calităţii
Rodica ROHAN 2014
Six Sigma se bazeaza pe utilizarea a doua metode DMAIC si DMADV , care apeleaza la diferite instrumente si tehnici ale managementului calitatii pentru conducerea lor. • Filosofic: Six Sigma presupune reducerea variatiei proceselor organizatiei, focalizarea atentiei asupra consumatorului si luarea deciziilor pe baza de date si fapte. Intre strategia Six Sigma si modelul de sistem de management al calitatii furnizat de ISO 9001:2008 exista o relatie de complementaritate, care are drept rezultat sporirea beneficiilor organizatiei care implementeaza aceste strategii ale calitatii, concretizate in cresterea profitului, reducerea costurilor, reducerea numarului defectelor, cresterea satisfactiei consumatorului si fidelizarea acestora. •
Metodologic:
6
