Medicion d Carga Laboral

Medición de Carga Laboral Análisis de sistemas Administrativos Universidad Modular Abierta

Medición de Carga Laboral Análisis de Sistemas Administrativos

Facilitador: Lic. Yanira Torres Equipo # 1: Claudia Lorena Avendaño Herbert Galdámez Martínez María Elena Clímaco David Guevara González

Universidad Modular Abierta. [UMA] i


ÍNDICE. CONTENIDO ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVOS

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CAPITULO 1. CARGA LABORAL 1.1 CONCEPTO DE CARGA LABORAL 1.2 MEDICIÓN DE CARGA LABORAL 1.2.1 OBJETIVO DE LA MEDICIÓN DE CARGA LABORAL 1.2.2 USOS DE LA MEDICIÓN DE LA CARGA LABORAL 1.2.3 PROPÓSITOS DE LA MEDICIÓN DE LA CARGA LABORAL 1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CARGA LABORAL A) LA CARGA FÍSICA DEL TRABAJO B) LA CARGA MENTAL 1.4 RITMO DE TRABAJO Y ESFUERZO 1.4.1 TIPOS DE ESFUERZO 1.5 CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LA CARGA LABORAL 1.5.1 LA FATIGA 1.5.2 EL ESTRÉS LABORAL 1.5.3 LA INSATISFACCIÓN LABORAL 1.5.4 SOBRECARGA LABORAL Y SUBCARGA LABORAL 1.6 PROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA MEDICIÓN DE CARGA LABORAL

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CAPITULO 2. TIEMPO ESTÁNDAR Y MEDICIÓN DE TIEMPOS 2.1 TIEMPO ESTÁNDAR 2.1.1 CARACTERÍSTICAS DE UN TIEMPO ESTÁNDAR 2.1.2 APLICACIONES DEL TIEMPO ESTÁNDAR 2.1.3 VENTAJAS DE LA APLICACIÓN DEL TIEMPO ESTÁNDAR 2.1.4 CLASIFICACIÓN DEL TIEMPO ESTÁNDAR 1) MÉTODO DE LOS ESTÁNDARES SUBJETIVOS 2) MÉTODO DE LOS ESTÁNDARES ESTADÍSTICOS 3) MÉTODO DEL CRONOMETRAJE 2.2 TRABAJO REAL, COEFICIENTE DE GESTIÓN Y TRABAJO CONCEDIDO 2.3 ESTUDIO DE MÉTODOS 2.4 MEDICIÓN DE TIEMPOS • ESTUDIO DE TIEMPOS • CÁLCULO DE TIEMPOS SOBRE LA BASE DE TABLAS DE MOVIMIENTOS, ESTÁNDARES O TIEMPOS NORMALIZADOS. • MÉTODO DE LA FILMACIÓN DE LOS TRABAJOS. • MÉTODO DEL MUESTREO DEL TRABAJO.

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Medición de Carga Laboral Análisis de sistemas Administrativos UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA • MÉTODO DE DATOS HISTÓRICOS. • MÉTODO DEL AUTO PUNTEÓ DEL TRABAJO. 2.5 TÉCNICAS PARA LA MEDICIÓN y REGISTRO DE TIEMPOS. A) LECTURA CON CRONOMETRO B) CURVA DE APRENDIZAJE 2.6 INSTRUMENTOS PARA LA MEDICIÓN DE TRABAJO 2.7 MUESTREO PARA LA MEDICIÓN DE TRABAJO 2.8 INTERVALOS DE TOLERANCIA PARA LA CARGA LABORAL. 2.9 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GLOSARIO DE TÉRMINOS BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

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Medición de Carga Laboral Análisis de sistemas Administrativos UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA

INTRODUCCIÓN. El estudio de la Medición de la Carga Laboral es un tema que toma fuerza en el día a día de las empresas conforme el trabajo se vuelve cada vez más administrativo, y cuya medición es muy difícil desarrollar si no se cuenta con una técnica que permita obtener dicha medición. Realizar esta medición se vuelve esencial para la ventaja competitiva al agregar valor a nuestra empresa optimizando los recursos y minimizando tiempos de espera de nuestros clientes. Al introducir el estudio de las cargas de trabajo lograríamos construir procesos y estructuras acordes a los niveles y volúmenes de operación de cada empresa, de tal forma que exista un equilibrio entre el tiempo y número de actividades que un individuo debe tener para desarrollar sus funciones con un nivel óptimo de productividad que beneficie a las organizaciones y que corresponda a una retribución económica, sin perjudicar la calidad de vida de los empleados. Los resultados de la aplicación de esta herramienta ofrece a la organización los parámetros para la redefinición de cargos, reasignación o disminución de tareas, e identificación de los problemas, que permitirán a esta una utilización óptima de los recursos. Las altas cargas de trabajo son muy comunes en la mayoría de empresas y es un hecho que tener tanto trabajo nos está afectando en todos los sentidos. En algunos casos ir al trabajo ya resulta estresante, debido a que ya sabemos lo que nos espera y una vez allí nos sentimos con los nervios alterados con sólo sentarnos en nuestro puesto. Un manejo exitoso de nuestra carga de trabajo es de vital importancia para sentirnos bien en el trabajo. Pero también existe el polo opuesto que es la subcarga laboral o poca carga de trabajo lo que perjudica en muchos sentidos en la falta de motivación del personal cuando sienten que su trabajo no representa ningún reto a sus habilidades, produce insatisfacción y altos grados de rotación de personal ya que los empleados buscan mejores oportunidades de empleo, también produce un cierto grado de conformidad en las personas y en épocas altas de trabajo sienten que se ahogan por el exceso. La medición del trabajo y el estudio de métodos tienen sus raíces en la actividad de la administración científica. Federick Taylor mejoro los métodos de trabajo mediante el estudio detallado de movimientos y fue el primero en utilizar él iv


cronometro para medir el trabajo. Otra de las contribuciones de Taylor fue la idea de que un estándar de producción (ejemplo, minutos por pieza) debe establecerse por cada trabajo. Un estándar determina la cantidad de salida esperada de producción de un trabajador y se utiliza para planear y controlar los costos directos de mano de obra. La medición del trabajo con frecuencia es un punto de cuestionamiento de que si los estándares son demasiados apretados, pueden resultar en un motivo de queja, huelgas o malas relaciones de trabajo. Por otro lado, si los estándares son demasiados holgados, pueden resultar en una planeación y controles pobres, altos costos y bajas ganancias. Pero la medición del trabajo no involucra únicamente el trabajo de los obreros y la reducción de personal suprimiendo plazas, sino también el trabajo de los ejecutivos, necesidades de capacitación, nivelación o redistribución de cargas laborales, en fin es un concepto mucho más amplio del que comúnmente pensamos. El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos o tiempos de trabajo, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas con un óptimo tiempo de espera. Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o empresas de servicio.

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OBJETIVOS.

Objetivo General: Dar a conocer la importancia de la medición de carga laboral, métodos para medir la carga laboral, y consecuencias negativas como herramienta de Gestión Administrativa para la toma de decisiones y creación de valor.

Objetivos Específicos: Proporcionar información sobre la medición de carga laboral y sus beneficios. Identificar los propósitos de la medición de la carga laboral. Analizar los métodos y técnicas para establecer los tiempos estándar y los estudios de tiempos. Mostrar los puntos clave para la interpretación de los resultados obtenidos en el estudio de tiempos en base a la plantilla pre elaborada. Dar un Seminario-Conferencia sobre la Medición de Carga Laboral a los compañeros de cátedra de Análisis de Sistemas Administrativos.

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CAPITULO 1. CARGA LABORAL 1.1 CONCEPTO DE CARGA LABORAL La carga laboral o carga de trabajo se define como el conjunto de requerimientos psicofísicos a los que se ve sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral.1 1.2 MEDICIÓN DE CARGA LABORAL La medición de carga laboral es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una norma (método) de ejecución preestablecida. 1.2.1 Objetivo de la Medición de la Carga Laboral En las organizaciones el tiempo para brindar un servicio determinado o el tiempo total de fabricación de un producto puede aumentar a raíz de imprevistos y tiempos improductivos, debido al mal funcionamiento del proceso o por el tiempo improductivo añadido en el curso laboral ocasionado a su vez por deficiencias de la dirección o a la actuación de los trabajadores. Todos esos factores tienden a reducir la productividad de una empresa. El estudio de métodos es la técnica principal para reducir la cantidad de trabajo, principalmente al eliminar movimientos innecesarios del material o de los operarios y substituir métodos malos por buenos. La medición del trabajo, a su vez, sirve para investigar, reducir y finalmente eliminar el tiempo improductivo, es decir, el tiempo durante el cual no se ejecuta trabajo productivo, por cualquier causa que sea. La Medición de la Carga Laboral, como su nombre lo indica, es el medio por el cual la dirección puede medir el tiempo que se invierte en ejecutar una operación o una serie de operaciones de tal forma que el tiempo improductivo se destaque y sea posible separarlo del tiempo productivo.

1 Ricardo Chavarría Cosar http://www.siafa.com.ar/notas/nota86/cargafisica.htm

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Así se descubre su existencia, naturaleza e importancia, que antes estaban ocultas dentro del tiempo total. Es sorprendente la cantidad de tiempo improductivo incorporado en los procesos de las empresas que nunca han aplicado la medición del trabajo. Pero una vez conocida la existencia de los tiempos improductivos y determinadas sus causas se pueden tomar medidas para reducirlo. La medición de la carga laboral tiene ahí otra función más: además de revelar la existencia del tiempo improductivo, también sirve para fijar tiempos estándar de ejecución del trabajo, y si más adelante surgen tiempos improductivos, se notarán inmediatamente porque la operación tardará más que el tiempo estándar, y la dirección pronto se enterará. El estudio de métodos puede dejar al descubierto las deficiencias del modelo, de los materiales y de los métodos de fabricación; interesa, pues, principalmente al personal técnico. La medición de la carga laboral es más probable que muestre las fallas de la misma dirección y de los trabajadores, y por eso suele encontrar mucha mayor oposición que el estudio de métodos. No obstante, si lo que se persigue es el eficaz funcionamiento de la empresa en su conjunto, la medición del trabajo bien hecha es uno de los mejores procedimientos para conseguirlo. Desgraciadamente, la medición de la carga laboral, y particularmente el estudio de tiempos, que es su técnica más importante, adquirieron mala fama hace años, sobre todo en los círculos sindicales, porque al principio se aplicaron casi exclusivamente para reducir el tiempo improductivo imputable a los trabajadores fijándoles normas de rendimiento a ellos, mientras que el imputable a la dirección se pasaba prácticamente por alto. Las causas de tiempo improductivo evitables en mayor o menor grado por la dirección son mucho más numerosas que las que podrían suprimir los trabajadores. Además, la experiencia ha demostrado que si se toleran los tiempos improductivos como las interrupciones por falta de material o avería de las máquinas sin hacer un verdadero esfuerzo para evitarlos, el personal se va desanimando y desganando y aumenta el tiempo improductivo atribuible a los trabajadores. Es lógico que así sea. Para los trabajadores, la cuestión es muy sencilla: «Si no podemos adelantar el trabajo por algo que no depende de nosotros y sí de la dirección, ¿por qué afanarse? Que la dirección arregle antes lo que le toca » A ese argumento es difícil replicar. Así como en toda reorganización el estudio de métodos debe preceder a la medición del trabajo, de igual modo la eliminación del tiempo improductivo por deficiencias de la dirección debe preceder a toda ofensiva contra el tiempo improductivo imputable a los trabajadores.

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Más aún, el solo hecho de que disminuyan las demoras e interrupciones que la dirección pueda evitar tenderá a reducir el desperdicio de tiempo de los operarios, puesto que recibirán a tiempo trabajo y material y tendrán la sensación de que la dirección «no se duerme». Eso, de por sí, tendrá efectos provechosos, sin necesidad de incentivos por rendimiento ni disciplina reforzada. “La medición de la carga laboral puede originar una reacción en cadena por toda la empresa”.

1.2.2 Usos de la Medición de la Carga Laboral Revelar la existencia y las causas del tiempo improductivo es importante, pero posiblemente a la larga lo sea menos que fijar tiempos estándar, puesto que éstos se mantendrán mientras continúe el trabajo a que se refieren y deberán hacer notar todo tiempo improductivo o trabajo adicional que aparezca después de fijados tales tiempos. En el proceso de fijación de los tiempos estándar quizá sea necesario emplear la medición del trabajo para: 1) Comparar la eficacia de varios métodos: en igualdad de condiciones, el mejor será el que lleve menos tiempo; 2) Repartir el trabajo dentro de los equipos, con ayuda de diagramas de actividades múltiples, para que, en lo posible, le toque a cada cual una tarea que lleve el mismo tiempo; 3) Determinar, mediante diagramas de actividades múltiples para operario y máquina, el número de máquinas que puede atender un operario. Una vez fijados, los tiempos pueden ser utilizados para: 4) Obtener información en que basar el programa de producción, incluidos datos sobre el equipo y la mano de obra que se necesitarán para cumplir el plan de trabajo y aprovechar la capacidad de producción; 5) Obtener información en que basar presupuestos de ofertas, precios de venta y plazos de entrega; 6) Fijar normas sobre uso de la maquinaria y desempeño de la mano de obra que puedan ser utilizadas con cualquiera de los fines que anteceden y como base de sistemas de incentivos;

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7) Obtener información que permita controlar los costos de mano de obra, fijar y mantener costos estándar. Se ve, pues, que la medición del trabajo proporciona la información básica necesaria para llegar a organizar y controlar las actividades de la empresa en que interviene el factor tiempo. La forma en que se aplica entonces se entenderá mejor después de ver cómo se calculan los tiempos estándar.2 1.2.3 Propósitos de la Medición de la Carga Laboral. La medición de la carga laboral se puede utilizar para diferentes propósitos. Es responsabilidad del gerente de operaciones definir este propósito y asegurar el uso de técnicas apropiadas para medir el trabajo. Propósitos: 1. Evaluar el comportamiento del trabajador. Esto se lleva a cabo comparando la producción real durante un periodo de tiempo dado con la producción estándar determinada por la medición del trabajo. 2. Planear las necesidades de la fuerza de trabajo. Para cualquier nivel dado de producción futura, se puede utilizar la medición del trabajo para determinar qué tanta mano de obra se requiere. 3. Determinar la capacidad disponible. Para un nivel dado de fuerza de trabajo y disponibilidad de equipo, se pueden utilizar los estándares de medición del trabajo para proyectar la capacidad disponible. 4. Determinar el costo o el precio de un producto. Los estándares de mano de obra obtenidos mediante la medición del trabajo, son uno de los ingredientes de un sistema de cálculo de precio. En la mayoría

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Leopoldo Colmenares http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/mediciontrabajo/

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de las organizaciones, él calculo exitoso del precio es crucial para la sobrevivencia del negocio. 5. Comparación de métodos de trabajo. Cuando se consideran diferentes métodos para un trabajo, la medición del trabajo puede proporcionar la base para la comparación de la economía de los métodos. Esta es la esencia de la administración científica, idear el mejor método con base en estudios rigurosos de tiempo y movimiento. 6. Facilitar los diagramas de operaciones. Uno de los datos de salida para todos los diagramas de sistemas es el tiempo estimado para las actividades de trabajo. Este dato es derivado de la medición del trabajo. 7. Establecer incentivos salariales. Bajo incentivos salariales, los trabajadores reciben más paga por más producción. Para reforzar estos planes de incentivos se usa un estándar de tiempo que define al 100% la producción.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CARGA LABORAL El trabajo supone consumir energía, física y mental. Trabajar supone un esfuerzo que resulta necesario conocer para poder valorar las consecuencias del mismo sobre la salud del que lo realiza y sobre la eficacia del trabajo que desempeña. Tradicionalmente este “esfuerzo” se identificaba casi exclusivamente con una actividad física o muscular. Pero hoy se sabe que cada día son más las actividades pesadas encomendadas a las maquinas, y aparecen nuevos factores de riesgo ligados a la complejidad de la tarea, la aceleración del ritmo de trabajo, la necesidad de adaptarse a tareas diferentes, etc. Por tanto la Carga de Trabajo es el conjunto de requerimientos físicos y mentales a los que se ve sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral. Por lo que surge su clasificación por tipo de trabajo: • la carga física de trabajo • la carga mental. 5


a) La Carga Física de Trabajo Se define la Carga Física como el conjunto de requerimientos físicos a los que se ve sometida la persona a lo largo de su jornada laboral. Para estudiar la carga física hay que conocer: • Los esfuerzos físicos. • La postura de trabajo. • La manipulación de cargas. Los Esfuerzos Físicos Cuando usted realiza un esfuerzo físico desarrolla una actividad muscular. Esta puede ser estática o dinámica. Decimos que es estática músculos se mantienen ejemplo estar de pie. Y tensiones y relajaciones ejemplo, andar.

cuando se trata de un esfuerzo sostenido en el que los contraídos durante un cierto periodo de tiempo. Por es dinámica cuando hay una sucesión periódica de de los músculos que intervienen en la actividad, por

Lo más adecuado para el desarrollo de un trabajo es combinar los dos tipos de esfuerzos: estático y dinámico.

¿POR QUE? Cuando se desempeña cualquier actividad que requiere un esfuerzo físico importante, usted consume una gran cantidad de energía y los ritmos respiratorios y cardiacos aumentan.

Para la Medición de la Carga Laboral Física deben considerarse los siguientes aspectos: • La frecuencia de manipulación. • La forma de la carga. • Las distancias que hubiera que recorrer. • Las características individuales del trabajador. • Tiempos de descanso y reposo. 6


b) La Carga Mental Definimos la carga mental como el nivel de actividad mental necesario para desarrollar el trabajo. Los factores que inciden en la carga mental son: • La cantidad de información que se recibe, • La complejidad de la respuesta que se exige, • El tiempo en que se ha de responder y • Las capacidades individuales. ¿CÓMO PODEMOS MEDIR LA CARGA MENTAL? Con métodos objetivos como: • La valoración de la cantidad y la calidad del trabajo realizado, porque cuando estamos cansados disminuye el ritmo de trabajo y aumentan los errores; • La medición de una serie de reacciones del organismo tales como la actividad cardiaca, la actividad respiratoria, etc. Pero conviene complementar estos métodos con valoraciones subjetivas, esto es, con la impresión de sobrecarga que tengan los propios trabajadores. 1.4 RITMO DE TRABAJO Y ESFUERZO El Ritmo de Trabajo: es el tiempo para fijar el volumen de trabajo de cada puesto en las empresas; determinar el costo estándar o establecer sistemas de salario de incentivo. Los procedimientos empleados pueden llegar a repercutir en el ingreso de los trabajadores, en la productividad y, según se supone, en los beneficios de la empresa. Esfuerzo: “Una demostración de la voluntad, para trabajar con eficiencia. Es representativo de la velocidad con que se aplica la habilidad y puede ser controlada en un alto grado por el operario”. El analista debe ser muy cuidadoso de calificar solo el esfuerzo real demostrado. Puede darse el caso de que un operario aplique esfuerzo mal dirigido, durante un periodo largo, a fin de aumentar también el tiempo del ciclo.

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1.4.1 Tipos de Esfuerzo a. Esfuerzo Deficiente. 1) Pierde el tiempo claramente. 2) Falta de interés en el trabajo 3) Le molestan las sugerencias. 4) Dan vueltas innecesarias en busca de herramientas o materiales. 5) Efectúa más movimientos de los necesarios. 6) Mantiene en desorden su lugar de trabajo. b. Esfuerzo Regular 1) Las mismas tendencias que el anterior pero en menor intensidad. 2) Acepta sugerencias con poco agrado. 3) Su atención parece desviarse del trabajo. 4) Es medianamente sistemático, pero no sigue el mismo orden. 5) Trabaja también con demasiada exactitud. 6) Hace su trabajo demasiado difícil. c. Esfuerzo Promedio 1) Trabaja con consistencia. 2) Mejor que el regular. 3) Es un poco escéptico sobre la honradez del observador de tiempos de la dirección. 4) Tiene una buena distribución en su área de trabajo. 5) Planea de antemano. 6) Trabaja con buen sistema. d. Esfuerzo Bueno 1) Pone interés en el trabajo. 2) Muy poco o ningún tiempo perdido. 3) No se preocupa por el observador de tiempos. 4) Está bien preparado y tiene en orden su lugar de trabajo. e. Esfuerzo Excelente 1) Trabaja con rapidez. 2) Utiliza la cabeza tanto como las manos. 3) Toma gran interés en el trabajo. 4) Reduce al mínimo los movimientos innecesarios. 5) Trabaja sistemáticamente con su mejor habilidad.

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f. Esfuerzo Excesivo 1) Se lanza a un paso imposible de mantener constantemente. 2) El mejor esfuerzo desde el punto de vista menos el de la salud.3

1.5 CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LA CARGA LABORAL

La carga laboral es el conjunto de requerimientos psico-físicos a los que se ve sometida la persona a lo largo de su jornada laboral. Su OBJETIVO PRINCIPAL es el nivel o grado de exigencia de tareas a realizar, por encima de las cuales el trabajador puede tener consecuencias negativas.

Todo trabajo requiere una energía cuanto mayor sea el esfuerzo físico, más energía se necesitará. Esto con lleva un aumento de frecuencia cardiaca. Pero con un límite para el cuerpo humano. Cuando el esfuerzo no se puede mantener aparece la FATIGA MUSCULAR. Esta limitación se denomina capacidad física de trabajo 3

Clase 5 de Análisis de Sistemas Administrativas. Medición de Cargas de Trabajo. Lic. Yanira Torres

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Capacidad física de trabajo. Máxima intensidad de trabajo que un sujeto puede realizar en estado de equilibrio. Y se corresponde con la máxima cantidad de oxigeno de la que pueden disponer los músculos que trabajan. Pero cada trabajador tiene una capacidad física de trabajo determinada, que depende de varios factores. Factores que determinan la capacidad física • • • • • • •

SEXO. Menor en mujeres EDAD. Cuanto más edad, menos capacidad. PRACTICA DEPORTIVA Y ENTRENAMIENTO ENFERMEDADES ALIMENTACIÓN CONSTITUCIÓN FÍSICA EVALUACIÓN CARDIOVASCULAR

1.5.1 La Fatiga La consecuencia más directa de la carga de trabajo es la fatiga. Se puede definir la fatiga como la disminución de la capacidad física y mental de un individuo, después de haber realizado un trabajo durante un período de tiempo determinado.

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Cuando, como consecuencia del trabajo y coincidiendo con el fin de su jornada laboral, se empieza a sentir que disminuye la atención y que disminuye la capacidad de trabajo, se está notando los síntomas que corresponden a un primer nivel de fatiga, que podríamos llamar normal. En las pausas que realiza durante la jornada de trabajo, por la noche o durante el tiempo de ocio, la persona siente que se recupera de este cansancio y que puede volver al trabajo en plena forma. Pero cuando el trabajo exige concentración, esfuerzo prolongado de atención, etc. excesivos, es decir, cuando existe una sobrecarga que se va repitiendo y de la cual no se puede recuperar, se inicia un estado de fatiga prolongada o crónica. Los síntomas son: • Irritabilidad • Depresión • Falta de energía y de voluntad para trabajar • Salud más frágil • Dolores de cabeza • Mareos • Insomnio • Pérdida de apetito, etc. Estos síntomas es probable que se sientan no solo durante el trabajo o al finalizarlo, sino que a veces perduran y se notan incluso al levantarse de la cama, antes de ir a trabajar. En el trabajo a turnos se suele facilitar la aparición de esta dolencia por la mayor dificultad de recuperación del esfuerzo realizado, debido a los cambios de horario de trabajo y descanso y a las dificultades de adaptación a los mismos. La fatiga puede ser física y/o mental: •

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La fatiga física está determinada por los esfuerzos físicos, las posturas de trabajo inadecuadas, los movimientos y la manipulación de cargas realizadas de forma incorrecta. La fatiga mental o nerviosa obedece a una exigencia excesiva de la capacidad de atención, análisis y control del trabajador, por la cantidad de información que recibe y a la que, tras analizarla e interpretarla, debe dar 11


respuesta. Determinadas tareas administrativas, de control y supervisión, de regulación de procesos automáticos, de introducción de datos en máquinas, la conducción de vehículos, son causantes de sobrecarga mental, que se traduce en estrés laboral. Medidas Preventivas Como recomendaciones que se pueden aplicar: 1. Adaptar la carga de trabajo (física y mental) a las capacidades del trabajador. 2. Situar los elementos de mando y control dentro del campo eficaz de trabajo del operario. 3. Organizar las tareas de manera que sea posible combinar distintas posturas de trabajo. 4. Procurar dotar a las tareas de un nivel de interés creciente. 5. Controlar la cantidad y la calidad de la información tratada y recibida. 6. Facilitar periodos de descanso. 7. Mantener dentro de los valores de confort los factores ambientales (ruido, iluminación, temperatura, etc.). 8. Aconsejar una adecuada nutrición en relación con el consumo metabólico producido en el trabajo. 1.5.2 El Estrés Laboral “El estrés es una respuesta general adaptativa del organismo ante las diferentes demandas del medio, cuando estas son percibidas como excesivas o amenazantes para el bienestar e integridad del individuo.” El estrés laboral es un proceso en el que intervienen distintos factores: •por un lado, la situación •y por otro, las características del trabajador La situación de estrés laboral se produce cuando las demandas superan los recursos del trabajador. Es cuando el trabajador entra en una situación de estrés en la que intentará generar más recursos para adaptarse correctamente a las demandas de la situación. Las causas más comunes son: –Falta de control sobre el trabajo que se realiza. –Monotonía. –Plazos ajustados. –Trabajo a alta velocidad. 12


–Condiciones Condiciones de trabajo peligrosas peligrosas.

Fases del Estrés

Alarma: el organismo se encuentra en estado de vigilancia general, sin que se llegue a afectar a ningún sistema orgánico orgánico. esistencia: cuando se prolonga la situación estresante, el Adaptación o Resistencia: organismo inicia el reajuste del metabolismo corporal para hacer frente a dicha situación por plazo indefinido. indefinido Agotamiento: si la situación estresante perdurase por tiempo superior a la capacidad de resistencia del organismo, este pierde sus energías y termina por colapsarse. Consecuencias para la Salud: •El estrés no es una enfermedad. •El estrés es una de las principales causas de accidentes laborales. •La reacción más frecuente cuando un trabajador sufre estrés laboral es la ansiedad. Los síntomas de la ansiedad son: –Cognitivos: Cognitivos: miedo, temor, inseguridad, preocupación excesiva, dificultad en la toma de decisiones. –Fisiológicos: Fisiológicos: temblor, sudoración. –Motores: Motores: fumar, comer o beber en exceso, llanto. Pero, cuando es intenso y se prolonga en el tiempo. 13


–A corto plazo: ansiedad, pérdida de concentración, fatiga, pérdida de autoestima, dificultad para relajarse... –A largo plazo: ataques de pánico, úlcera, hipertensión, depresión, desórdenes mentales.

Efectos del estrés laboral sobre la organización Cada persona que sufre de estrés está pagando un alto precio por su salud personal, pero también pagan un alto costo la empresa para la cual trabaja trayendo como consecuencia4: 1. Absentismo. 2. Rotación o fluctuación del personal. 3. Disminución del rendimiento físico. Las empresas deben de ser consientes que los miembros de su organización son seres humanos que sienten, sufren enfermedades y tienen un límite, por lo que debe de ponerse atención especial a sus demandas e insatisfacciones ya que esto permitirá mejorar el clima organizacional y esto llevará a obtener mejores resultados en el aspecto social y económico. Un trabajador al que se le cumplen sus demandas da lo mejor de sí en su trabajo, es responsable de sus actos y trabaja por mejorar las condiciones de la organización por lo que siempre debe de buscarse la satisfacción de los trabajadores así como promover iniciativas encaminadas al logro de la misma.

Claves para afrontar el estrés laboral: o o o o o

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Contar con una buena forma física. Llevar un ritmo de sueño y descanso adecuados. Tener tiempo de ocio y horarios de trabajo flexibles. Aprender técnicas de relajación. Fomentar el pensamiento positivo.

Villalobos 1999, Efectos del Estrés sobre la Organización.

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1.5.3 La Insatisfacción Laboral A veces no se encuentra motivación para seguir trabajando y parece aunque no se sabe expresarlo muy bien, que el trabajo no llena o que no permite realizarse en cuanto a lo que se esperaba. Esto se conoce como insatisfacción laboral y puede definirse como el grado de malestar que experimenta el trabajador con motivo de su trabajo. En realidad expresa en qué medida las características del trabajo no se acomodan a los deseos, aspiraciones o necesidades del trabajador. ¿Cuál es la causa de la insatisfacción laboral? Son ciertos factores de la organización del trabajo o psicosociales (salario, falta de responsabilidades, malas relaciones, trabajos rutinarios, presión de tiempo, falta de promoción, la soledad y la falta de comunicación, inestabilidad en el empleo) los que favorecen su aparición, aunque las características individuales tienen a su vez una gran influencia, porque no todos los trabajadores reaccionan de la misma manera ante la misma situación laboral. La insatisfacción repercute de forma negativa: • Sobre la salud de los trabajadores, asociada a ciertos síntomas psíquicos: actitud negativa hacia el trabajo, ansiedad, depresión, etc. • Sobre la empresa o explotación, porque se relaciona con el absentismo y con una actitud negativa hacia la seguridad en el trabajo. Para prevenir la insatisfacción laboral deben planificarse las cosas de modo que faciliten la participación y el trabajo en equipo, huyendo de los trabajos monótonos y repetitivos.5 1.5.4 Sobrecarga Laboral y Subcarga Laboral Uno de los mayores inconvenientes que presentan las empresas es la sobrecarga de trabajo o subcarga de trabajo (el tiempo ocioso de los empleados) lo que ocasiona aspectos negativos dentro de la empresa que se deben tener en cuenta para lograr crear un correcto nivel de carga laboral.

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Riesgos Generales y su Prevención. Unidad Didáctica 3. Riesgos por Carga Física Mental de trabajo. Instituto Navarra de Salud Laboral

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La sobrecarga laboral: es el hecho de sobre pasar las capacidades físicas y/o mentales de los empleados, ocasionado por el exceso de trabajo que debe realizar en su jornada laboral.

La subcarga laboral: es el tiempo de ocioso de los empleados ocasionada por las pocas actividades a realizar o el bajo nivel de dificultad en la que se realiza el trabajo durante la jornada laboral.

Esta a su vez puede ser: Cuantitativa: cuando hay demasiado que hacer. Produce en el trabajador: Sobrecarga: disminución de la motivación, baja autoestima, absentismo. Subcarga: bajo nivel de vigilancia, aburrimiento, ansiedad. Cualitativa: cuando el trabajo es demasiado difícil. Sobrecarga: el trabajo desborda a la persona, produce insatisfacción, pérdida de confianza. Subcarga: escaso contenido y variación, produce irritabilidad, depresión.

La sobrecarga laboral también se puede producir de la siguiente manera: 1). Sobrecarga Provocada: Mediante la mala organización y poca optimización de nuestro tiempo.

2). Sobrecarga Impuesta: por el fenómeno de los recortes de personal los patronos están induciendo las responsabilidades entre los empleados.

La solución es analizar la situación en que se está, verificar los cuellos de botella en el proceso de salida del trabajo, y organizar mejor la actividad que se tiene para lograr la eficiencia y calidad.

La forma más fácil de evitar la sobrecarga laboral y la sub carga laboral entre los empleados es la distribución equitativa de trabajo y responsabilidad dentro de una empresa.

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1.6 PROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA MEDICIÓN DE CARGA LABORAL. El procedimiento básico del estudio de métodos de las etapas necesarias para efectuar sistemáticamente la medición del trabajo son:

a. SELECCIONAR el trabajo que va a ser objeto de estudio. b. REGISTRAR todos los datos relativos a las circunstancias en que se realiza el trabajo, a los métodos y a los elementos de actividad que suponen. c. EXAMINAR los datos registrados y el detalle de los elementos con espíritu crítico constructivo para verificar si se utilizan los métodos y movimientos más eficaces y separar los elementos improductivos o extraños de los productivos. d. MEDIR la cantidad de trabajo de cada elemento, expresándola en tiempo, mediante la técnica más apropiada de medición del trabajo. e. COMPILAR el tiempo estándar de la operación previendo, en caso de estudio de tiempos con cronómetro, suplementos para breves descansos, necesidades personales, etc. f. DEFINIR con precisión la serie de actividades y el método de operación a los que corresponde el tiempo computado y notificar que ése será el tiempo estándar para las actividades y métodos especificados.

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CAPITULO 2. TIEMPO ESTÁNDAR Y ESTUDIO DE TIEMPOS

2.1 TIEMPO ESTÁNDAR. Los resultados principales de algunos tipos de actividad de medición del trabajo es un estándar de producción, llamado también un tiempo estándar o simplemente un estándar. Un estándar se puede definir formalmente como una cantidad de tiempo que se requiere para ejecutar una tarea o actividad cuando un operador capacitado trabaja a un paso normal con un método preestablecido. 2.1.1 Características de un Tiempo Estándar.

Un estándar es normativo. Esto define la cantidad de tiempo que debe requerirse para trabajar bajo ciertas condiciones. Un estándar también requiere que se preestablezca un método para el trabajo o actividad. Generalmente el "mejor" método se desarrolla para eliminar movimientos desperdiciados y para dar forma continua al trabajo cuando sea posible. El método prescrito generalmente se pone por escrito. Por último un estándar requiere que un operador capacitado realice el trabajo a un paso normal. Un operador que es apropiado para el tipo de trabajo en cuestión debe seleccionarse y este operador se debe de capacitar cuidadosamente para seguir el método. Un "paso normal" significa que el operador no está trabajando ni demasiado rápido ni demasiado lento sino a un paso que puede ser sostenido por la mayoría de los trabajadores durante todo un día. Un estándar se puede expresar en dos formas: ya sea como el tiempo requerido por unidad de producción o él reciproco: producción por unidad de tiempo. 2.1.2 Aplicaciones del Tiempo Estándar 1. Para determinar el salario devengable por esa tarea específica. Solo es necesario convertir el tiempo en valor monetario. 2. Ayuda a la planeación de la producción. Los problemas de producción y de ventas podrá basarse en los tiempos estándares después de haber

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aplicado la medición del trabajo de los procesos respectivos, eliminando una planeación defectuosa basada en conjeturas o adivinanzas. Facilita la supervisión. Para un supervisor cuyo trabajo está relacionado con hombres, materiales, maquinas, herramientas y métodos; los tiempos de producción le servirán para lograr la coordinación de todos los elementos, sirviéndole como un patrón para medir la eficiencia productiva de su departamento. Es una herramienta que ayuda a establecer estándares de producción precisos y justos. Además de indicar lo que se puede producir en un día normal de trabajo, ayuda a mejorar los estándares de calidad. Ayuda a establecer las cargas de trabajo. Facilita la coordinación entre los obreros y las maquinas, y proporciona a la gerencia bases para inversiones futuras en maquinaria y equipo en caso de expansión. Ayuda a formular un sistema de costo estándar. El tiempo estándar al ser multiplicado por la cuota fijada por hora, nos proporciona el costo de mano de obra directa por pieza. Proporciona costos estimados. Los tiempos estándar de mano de obra presupuestaran el costo de los artículos que se planea producir y cuyas operaciones serán semejantes a las actuales. Proporciona bases solidas para establecer sistemas de incentivos y su control. Se eliminan las conjeturas sobre la cantidad de producción y permite establecer políticas firmes de incentivos a los obreros que ayuden a incrementos salariales y mejorar si nivel de vida; la empresa estará en mejor situación dentro de la competencia, pues se encontrará en posibilidad de aumentar su producción reduciendo costos unitarios. Ayuda a entrenar a nuevos trabajadores. Los tiempos estándar serán parámetro que mostraran a los supervisores la forma como los nuevos trabajadores aumentan su habilidad en los métodos de trabajo.

2.1.3 Ventajas de la aplicación de los tiempos estándar: A. Reducción de los costos: al descartar el trabajo improductivo y los tiempos ociosos, la razón de rapidez de producción es mayor, se produce un mayor número de unidades en el mismo tiempo. B. Mejora de las condiciones obreras: los tiempos estándar permiten establecer sistemas de pagos de salarios con incentivos, en los cuales los obreros, al producir un número de unidades superiores a la cantidad obtenida a la velocidad normal, perciben una remuneración extra.6

6

Clase 5 de Análisis de Sistemas Administrativos. Medición de Cargas de Trabajo. Lic. Yanira Torres

20


2.1.4 Clasificación del Tiempo Estándar: - Estándares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia o jefatura, basándose en su experiencia. - Estándares Estadísticos: Según promedios de períodos anteriores. - Estándares Técnicos: Fijados como resultado de la aplicación de técnicas especiales. Para la determinación del Tiempo Estándar por cada tarea, se emplea, según sea el caso, una de las siguientes técnicas para la medición de tiempos: 1) Método de los Estándares Subjetivos. Más que una técnica, es un procedimiento, y puede ser útil para medir trabajos de tipo administrativo y de carácter intelectual donde es difícil la aplicación de otras técnicas. Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Se les pide a las personas experimentadas en la realización de las tareas, que den un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la tarea dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den ocasionalmente.

El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la fórmula: T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6. Donde: T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mínimo asignado a la tarea. Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea. TM = Tiempo máximo asignado a la tarea. En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma por 6, porque es el promedio de seis tiempos. Este método tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconvenientes un grado de precisión relativo pero aceptable.

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Ejemplo: La tarea “Resolver la Consulta”, se midió por el Método de los Estándares Subjetivos. Al solicitarse información de los tiempos de ejecución de esta tarea a los empleados que más conocían de ella, se obtuvo la siguiente información: Tiempo mínimo: 0.5 horas Tiempo promedio: 1.0 hora Tiempo máximo: 4.0 horas. Aplicando la fórmula: T = {T. mínimo + (4x T. promedio) + T. máx.} / 6 T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h} /6 = 1.416 horas más el 7% de tiempo suplementario: 0.099 horas7 Da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas Entonces: T = 1.51 horas es el tiempo estándar para la tarea “Resolver Consulta”. 2) Método de los Estándares Estadísticos. Se establece el tiempo de la tarea sacando el promedio (media aritmética) de los tiempos de ella en períodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario. Ejemplo: La tarea “Entregar Documentación”, se midió por el Método de los Estándares Estadísticos. Se conocen los tiempos de 5 períodos anteriores respectivamente, así: T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas T2 = 2.88 minutos = 0.048 horas T3 = 3.24 minutos = 0.054 horas T4 = 3.72 minutos = 0.062 horas T5 = 2.70 minutos = 0.045 horas

7

El porcentaje de tiempo suplementario es establecido por el Comité de Seguridad e Higiene Industrial de cada empresa determinada por el tipo de trabajo y su nivel de dificultad, este varía según el cargo y el esfuerzo que implique realizar dicha actividad.

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Sacamos el promedio de los 5 tiempos: T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas. Más el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas. Da: 0.054 h. + 0.003 h. = 0.057 horas. Entonces: T = 0.057 horas, es el tiempo estándar para la tarea “Entregar documentación”.

3) Método del Cronometraje. Este método es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos. Las tareas tienen que dividirse en elementos operativos u operaciones elementales fáciles de reconocer y de separar de los demás, en los que está muy claro su comienzo y terminación. Se mide con un cronómetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajando a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operación. En una Hoja de Análisis se anotan los tiempos cronometrados de cada elemento operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20 mediciones) para obtener un buen nivel de confianza y precisión. De los tiempos obtenidos se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media aritmética). A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las tareas, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el resultado es el tiempo estándar asignado a la tarea. Este método tiene como ventaja la precisión, y como inconvenientes su costo elevado, repercusiones psicológicas y requiere personal con suficiente experiencia para su aplicación. Ejemplo: La tarea “Archivo de Documentos” se midió por el Método del Cronometraje. Esta tarea se dividió en dos elementos operativos: a. Verificar que esté completa la documentación que se requiere archivar. b. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de archivo.

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Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos a y b se obtuvieron los siguientes promedios. Promedio de los tiempos de “a” = 1.451 minutos Promedio de los tiempos de “b” = 3.203 minutos Tiempo total de a + b = 4.654 minutos Más el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos. Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas. 4.980 min. / 60 = 0.083 horas. Entonces: T = 0.083 horas es el tiempo estándar para la tarea “Archivo de Documentos”.

2.2 TRABAJO REAL, COEFICIENTE DE GESTIÓN Y TRABAJO CONCEDIDO. El cálculo de las cargas de trabajo para cada puesto de trabajo se obtiene de los siguientes conceptos: a) Cantidad de Trabajo Real -TR-. Cantidad de funciones y actividades que existen y se realizan en un cargo, ya sea que estén registradas o no en un procedimiento.

b) Coeficiente de gestión -CG-. Es el factor multiplicador que incrementa el tiempo de realización de las actividades por otras acciones que se realizan (descansos, imprevistos, necesidades básicas, consultas, etc.) durante el periodo laboral.

c) Cantidad de Trabajo Concedido-TC-. Cantidad de funciones y actividades que se asignan a un cargo laboral. Definimos una lista de tareas que definen el trabajo que estamos estudiando, su frecuencia de aparición, y el tiempo en horas que ocupan en la tarea:

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Nº

Lista de tareas

Frecuencia

Tiempo/mes (horas)

1

Lista de elementos del ordenador

-

5

2

Solicitud de los pedidos

60

5

3

Supervisión de los pedidos

10

4

4

Introducir datos en el PC

60

4

5

Montaje del equipo informático

60

60

6

Comprobación funcionamiento

60

60

7

Preparación envío

30

5

8

Traslado al almacén

40

5

9

Entrega al cliente

60

7

380

155

Total

La carga mensual obtenida es de 155 horas. Si partimos del supuesto de que tenemos una pérdida del 30% causada por descansos, improductividad e imprevistos, tendremos una carga neta de: CARGA NETA = 155 *1,30= 201 horas. Siendo 1,30 el coeficiente de gestión típico de los trabajos administrativos, lo usamos como ejemplo -CG- y lo calculamos del modo siguiente: CG= ([Tc+Tv] / Tv) * 100 Tc: Trabajos no valorables mediante criterios cuantitativos. Ej.: Consultas a especialistas, atención a visitas esporádicas.

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Tv: Trabajos que pueden ser cuantificados, mediante estimaciones, tablas o cronómetros. En Tc es el conjunto de frecuencias de aparición de trabajos no valorables a lo largo de un mes. Y en Tv recurrimos al número de trabajos ejecutados a lo largo de un mes que ha sido posible cuantificarlos. Tanto en Tc como en Tv tendremos valores de frecuencias de aparición.8 2.3 ESTUDIO DE MÉTODOS: La mayoría de las mejoras resultantes de la medición del trabajo radica en los estudios fundamentales de métodos, que proceden a los estudios de tiempo en sí. No obstante que los estándares de tiempo se utilizan para propósitos de control administrativo, los estándares por si solos no mejoraran la eficiencia.

Un estudio común de método debe de contener: 1. Definir los objetivos y limitaciones del estudio. Los objetivos del estudio de métodos podrían ser mejorar la productividad en un 50% o, alternativamente, aumentar la eficiencia utilizando las maquinas actuales. La administración debe definir claramente los objetivos del estudio, dado que existen muchas posibilidades. 2. Decidir que enfoque de estudio utiliza. El enfoque relacionado, podría consistir en un estudio muy elaborado de movimiento; el enfoque podría incluir la responsabilidad del trabajador para el estudio. El enfoque podría utilizar cualquier número de técnicas diferentes de medición del trabajo. 3. Avisar del estudio a los trabajadores. Un estudio de métodos nunca debe ser una sorpresa para la fuerza de trabajo. Normalmente se les debe de informar a los trabajadores por escrito o en una junta donde ellos tengan la oportunidad de hacer preguntas. Cuando se informe a los trabajadores, la administración debe de exponer los objetivos y el enfoque planeado para el estudio junto con los asuntos de la seguridad del trabajo, el ritmo del trabajo, y los beneficios del trabajador. 4. Descomponer el trabajo en elementos. Esto se hace para facilitar el análisis debido a que cada elemento requería un método específico. 8

Guía de Medición de Cargas de Trabajo. Departamento Administrativo de la Función Pública. www.dafp.gob.co

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5. Estudiar el método mediante el uso de gráficas. Cada elemento del trabajo, entonces, se estudia a través de la observación y el uso de gráficas. El propósito del análisis de métodos es idear un método que sea eficiente y económico en tanto se consideran las necesidades sociales y psicológicas de los trabajadores. 6. Decidir un método para cada elemento de trabajo. Finalmente, se diseña el trabajo seleccionando un método para cada elemento del trabajo. La decisión la puede tomar el ingeniero industrial, el trabajador o el gerente.

2.4 MEDICIÓN DE TIEMPOS. Esta actividad implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido de trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.

Otros Métodos para Medición de Tiempos de los trabajos.

•

Estudio de tiempos.

El enfoque del estudio de tiempos para la medición del trabajo utiliza un cronómetro o algún otro dispositivo de tiempo, para determinar el tiempo requerido para finalizar tareas determinadas. Suponiendo que se establece un estándar, el trabajador debe ser capacitado y debe utilizar el método prescrito mientras el estudio se está llevando a cabo. Para realizar un estudio de tiempo se debe: 1. Descomponer el trabajo en elementos. 2. Desarrollar un método para cada elemento. 3. Seleccionar y capacitar al trabajador. 4. Muestrear el trabajo. 5. Establecer el estándar. 27


•

Cálculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estándares o Tiempos Normalizados.

Se basa en descomponer una tarea en movimientos o micro movimientos de manos, brazos o piernas etc., o combinación de los anteriores como: introducir un sobre en la máquina de escribir, consultar dirección, escribir dirección etc., y luego a cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que está en tablas que se consiguen en el mercado o son elaboradas en la misma empresa. La suma de los tiempos de todos los movimientos, más el tiempo suplementario por fatiga, ruido, temperatura etc., da el tiempo total de la tarea. Tiene como ventajas este método el de la precisión, y como inconvenientes el costo elevado, limitaciones en su aplicación y requiere personal especializado. •

Método de la Filmación de los Trabajos.

En esta técnica se utiliza la filmación de los trabajos con cámaras especiales que permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada tarea. Esta técnica también es muy útil para el estudio de los métodos de trabajo. Como ventajas, este método tiene rapidez, precisión y costo reducido. Presenta inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo intelectual. •

Método del Muestreo del Trabajo.

Esta técnica es también conocida como Método de Observaciones Instantáneas, Observaciones Aleatorias o Work Sampling. En este método, una persona realiza una serie de observaciones instantáneas en momentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y registra en una Hoja de Análisis qué labor está realizando el empleado en ese momento. Con base en el análisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la jornada laboral que el empleado le dedica a realizar cada tarea. Luego ese porcentaje lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregándole el suplementario por ruido, fatiga o temperatura, es el tiempo estándar asignado a la tarea. El momento en el cual se debe realizar cada observación, se saca de tablas de tiempos aleatorios que existen en el mercado. El grado de precisión depende de la cantidad de observaciones. Este método presenta un grado de precisión satisfactoria, y tiene la dificultad de distinguir por la sola observación, qué tarea está realizando el empleado. 28


El muestreo del trabajo, sin embargo, se puede utilizar para un gran número de otros propósitos. Algunos de los usos más comunes son los del trabajo.

1. Para evaluar el tiempo de productividad e improductividad como una ayuda para establecer tolerancias. 2. Para determinar el contenido del trabajo. 3. Para ayudar a los gerentes y trabajadores a hacer un mejor uso de sus tiempos. 4. Para estimar las necesidades gerenciales, necesidades de equipo o el costo de varias actividades.

•

Método de Datos históricos.

El uso de datos históricos es tal vez uno de los enfoques más pasados por alto para la medición del trabajo. Esto se debe a que los métodos no se controlan con datos históricos y por lo tanto sería imposible establecer un estándar en el sentido usual de la palabra. Para medir el trabajo sobre la base de datos históricos, cada empleado o el supervisor registran el tiempo requerido para terminar cada trabajo. Por ejemplo, si el trabajo es perforar cierto tipo de agujero en 100 piezas, se registrará el tiempo por pieza. Posteriormente, si el trabajo se realiza otra vez, se registrará también el tiempo por pieza. Posteriormente si el trabajo se realiza otra vez, se registrará también el tiempo por pieza y se compara con los datos anteriores. En esta forma, es posible mantener en control continuo el tiempo requerido por unidad de trabajo y controlar también las desviaciones del promedio histórico. Para algunos trabajos el enfoque de utilizar los datos históricos puede ser preferible debido a que el trabajo en si se utiliza para desarrollar un estándar. No se requieren cronómetros y se permite la flexibilidad en el método, impulsando así la innovación sin la necesidad de establecer un nuevo estándar. Este enfoque puede ser especialmente efectivo cuando se acopla con un plan de incentivo salarial, donde el objetivo es hacer mejoras continuas sobre los niveles históricos.

29


•

Método del Auto punteó del Trabajo.

En este método el empleado va anotando en un formulario, previamente elaborado, la secuencia, hora de iniciación y terminación de todas las tareas que realiza a lo largo de su jornada laboral. Con base en el formulario, se establecen los tiempos de las diferentes tareas. Este método es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y empleados que realizan trabajos muy variados o difíciles de cuantificar.

2.5 TÉCNICAS PARA LA MEDICIÓN y REGISTRO DE TIEMPOS.

A. Lectura con Cronometro 1. Cronometraje Continuo o Acumulativo Se deja correr el cronometro mientras dura el estudio, se pone en marcha al principio del primer elemento del primer ciclo al final de cada elemento se apunta la hora que marca el cronometro, y los tiempos de cada elemento se obtienen haciendo las respectivas restas después de terminar el estudio. 2. Cronometraje con vuelta a cero Los tiempos se toman directamente al acabar cada elemento se hace volver el segundero a cero y se le pone de nuevo en marcha inmediatamente para cronometrar el elemento siguiente, sin que el mecanismo del reloj se detenga en ningún momento.

B. Curva de Aprendizaje Es el fenómeno al cual, a medida que aumenta el número de ciclos, el tiempo o el costo por ciclo disminuye para un gran número de ciclos. Por lo general, las ecuaciones de la curva de aprendizaje son de la forma:9 Y = AB X Y = Tiempo de Ciclo A = Tiempo de Primer Ciclo B = Número de Ciclos

9

ALGEBRA. FUNCIONES EXPONENCIALES. BALDOR

30

Medición de Carga Laboral Análisis de sistemas Administrativos UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA X

= Una constante para cualquier situación dada, el valor lo determina el régimen de aprendizaje.

La ecuación de la Curva de Aprendizaje para determinar el Tiempo Total de Aprendizaje se utiliza la siguiente formula. TN = A x TS x NX TN = Tiempo para el n-enésimo ciclo TS = Tiempo Tipo o Normal N = Número de Ciclos X = Exponente de la Curva de Aprendizaje

Grafica de la Curva de Aprendizaje.

Se debe tener en cuenta esta curva ya que al medir la carga laboral de un nuevo proceso o personal en capacitación su estándar es menor por qué no posee la capacitación y la practica necesaria para desempeñarse en un 100% y debe ser medido de forma diferente a los demás para que no exista sesgo en los datos recolectados.

31


2.6 INSTRUMENTOS PARA LA MEDICIÓN DE TRABAJO a. Cronometro (análogo o digital). b. Calculadora. c. Plantilla o Formato Pre-impreso. La plantilla deberá contener: Encabezado del área que realiza el estudio. El rango de tiempo al que se realiza el estudio. Nombre del empleado al que se le realiza la medición. Nombre del cargo. Ubicación o área. Departamento al que pertenece. A quien reporta. Misión del cargo. Funciones del cargo. Tiempo por función. Descomposición de actividades por función. Numero de tareas (volumen). Tiempo por tareas. Número total de horas por funciones y o actividades. Estándar de horas. Diferencia entre el estándar y el número de total de horas por funciones. Firma del empleado Firma del jefe inmediato Firma del analista. (VER ANEXO 1)

Además se puede utilizar instrumentos como: a. Cámara de video. b. Tablas de Muestreo. c. Tablas de tiempos estándar. d. Computadora. e. Software especial para la medición de carga de trabajo. f. Lectores ópticos. g. Ticket autoadhesivos de tiempos pre impresos.

32


2.7 MUESTREO PARA LA MEDICIÓN DE TRABAJO Para establecer el número de muestra exacta se trabaja con la fórmula para una muestra con población finita ó población conocida ya que conocemos con exactitud la cantidad de empleados de la empresa; esta muestra se desglosa por departamentos para obtener mejores resultados, si el estudio solo se realiza para un departamento el universo será el total de empleados de dicho departamento para establecer el tamaño de la muestra. Formula: n = Z² P Q N / (N -1) E² + Z² P Q Donde: n Z P Q N E

Tamaño de la muestra Nivel de confianza Probabilidad de éxito Probabilidad de fracaso Población total Margen de error

Se establece un margen de error esperado y un nivel de confianza (mediante una tabla de estimaciones –VER ANEXO 2-), además se establece un probabilidad de éxito y una probabilidad de fracaso. 2.8 INTERVALOS DE TOLERANCIA PARA LA CARGA LABORAL.

Intervalos de tolerancia. Es el grado de inexactitud que depende de las exigencias requeridas para el funcionamiento adecuado de dicha empresa. Es decir, según la función que vaya a desempeñar. Cuando hablamos del Intervalo de tolerancia nos intervalo. Este puede ser “ancho” o “angosto”.

referimos a la amplitud del

El margen de tolerancia es el intervalo de valores en el que debe encontrarse dicha magnitud para que se acepte como válida, lo que determina la aceptación o el rechazo de los estados que se establezcan, según sus valores queden dentro o 33


fuera de ese intervalo. Esto se puede expresar mejor como la tolerancia dentro de un nivel de confianza establecido. Para la nivelación de la carga laboral de una la empresa se determinan intervalos -rangos- de tolerancia (Productividad):

Ejemplo de Intervalos de Evaluación de Carga Laboral:

Lo que se leería de la siguiente forma: El rango de 0% - 7% refleja un “Estado improductivo bajo”. El rango de 8% - 10% refleja un “Estado Normal”. El rango de 11% - En adelante refleja un “Estado improductivo alto”. Los intervalos mencionados se determinan de acuerdo a las recomendaciones del equipo de salud ocupacional, quien estima un % para que cada persona emplee su tiempo en actividades de descanso, incluyendo en este tiempo las necesidades fisiológicas, de esta manera el rendimiento en la realización de las actividades será el adecuado y no se generarán consecuencias nocivas por exceso de trabajo, esto nos sirven como criterio para la nivelación de la carga laboral. Lo anterior equivale a que por cada hora de trabajo el empleado tiene derecho a cierto número de minutos de descanso dependiendo del tipo de trabajo que realice.

34


2.9 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS. En esta etapa el analista, siguiendo ciertas técnicas estandarizadas, descompone el todo en sus partes, las recompone, trasciende su significado y observa a través de las técnicas decididas, si los resultados esperados (según la teoría y los tiempos estándar) corresponden con los resultados obtenidos (la realidad). Ahora es necesario: o o o o

Clasificarlos de acuerdo a alguna categoría teórica plateada (variables). Ordenarlos según algún criterio lógico consistente que no provoque conflictos con la referencia de la cual provienen. Cruzarlos entre sí, correlacionarlos estadísticamente y finalmente. Interpretarlos y presentar un informe.

Al analizar cada variable por separado, o cruzarla entre sí con otras variables se puede determinar: a. El rango de tolerancia en el cual se encuentra un empleado según el cargo que desempeña en la empresa. b. Determinar si existe sobrecarga o subcarga laboral en un cargo. c. Enfoca los tiempos improductivos para estudiarlos por separado para solventar la problemática. d. Determina el número de empleados promedio para desempeñar un cargo con un óptimo tiempo de espera. e. Enfatiza las áreas que se deben reforzar mediante capacitaciones. f. Actualiza los procedimientos y diagramas de procesos. g. Ayuda a una correcta nivelación de carga laboral. h. Verifica la relación directa de cada actividad con el objetivo del cargo. i. Clasifica las actividades mediante su impacto en el procedimiento agregando valor para transformarlo o producirlo en un producto o servicio mejorado. Toda esta información se presenta en un informe mediante tablas y gráficos para su mayor comprensión y nos proporciona información muy valiosa para la toma de decisiones.

35


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. •

Concluimos que ha sido de gran beneficio el investigar más a fondo el tema de la Medición de Carga Laboral por que observamos su amplia gama de conceptos, funciones y objetivos para poder lograr una Gestión Administrativa favorable en las empresas tanto para los empleados como para los empresarios, logrando así crear un valor agregado a nuestra organización y ser más competitivos en el medio.

•

Existen muchos métodos y técnicas para la medición de tiempos y se debe buscar el más idóneo para cada puesto de trabajo para lograr una equidad e la medición e interpretación de los resultados, evitando así el sesgo de los datos.

•

Utilizando esta herramienta se logran separar los datos en productivos e improductivos para atacar las raíces de los problemas, para lograr un desarrollo sostenible a largo plazo.

•

Los tiempos muertos e improductivos pueden ser no solo causados por el empleado sino también por la gerencia, se deben analizar bien todos los casos para no crear procesos tan largo o tediosos que compliquen los procesos y aumenten los costos del proceso.

•

Debemos tener presente que los procesos realizados en la organización son herramientas indispensables y están sujetas a las habilidades de las personas de la empresa, por lo cual la medición de tiempos no es lo que comúnmente se cree el recorte de personal sino es darle el tamaño optimo para su correcta funcionalidad.

•

Al trabajar con tiempos estándar debemos estarlos actualizando cada cierto periodo para que estos muestren información correcta y exacta para poder tomar decisiones más acertadas en las mejoras que se desean lograr.

vii


GLOSARIO DE TÉRMINOS •

Optimizar: proceso de encontrar el máximo de una función.

•

Minimizar: proceso de encontrar el mínimo de una función.

•

Parámetro: definir una función con valores numéricos o dato fijo en el estudio o análisis en cuestión y establecer una proporción de aceptación o rechazo.

•

Holgado: descansar de un trabajo o estar ocioso.

•

Imprevisto: situaciones que no se han contemplado que puedan suceder y afectan el transcurso normal de un proceso.

•

Deficiencia: es un defecto, una imperfección o carencia de alguna cualidad propia de algo.

•

Oposición: resistencia a lo que otros hacen o dicen.

•

Imputable: efecto de anomalía de la cual se culpa a una persona.

•

Eficacia: está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado

•

Escéptico: que duda o no cree en ciertas cosas.

•

Psico-físico: manifestaciones físicas y mentales ocasionadas por una situación.

•

Monotonía: invariabilidad de algo.

•

Absentismo: falta de

asistencia

al

trabajo

habitualmente

practicada.

Costumbre de abandonar funciones y deberes de un cargo. •

Repercute: transcender, causar un efecto una cosa en otra posterior.

•

Induciendo: llegar a conclusiones generales a partir de hechos particulares.

•

Conjetura: juicio u opinión que se deduce de indicios, sospechas o síntomas.

•

Subjetivos: que designa lo relativo a la tarea o función que realiza.

•

Cuantitativos: de la cantidad o relativo a ella.

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BIBLIOGRAFÍA

CLASE 5. Análisis de Sistemas Administrativos. LIC. Yanira Torres. Ciclo 02/2009 Ricardo Chavarría Cosar http://www.siafa.com.ar/notas/nota86/cargafisica.htm Leopoldo Colmenares http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/mediciontrabajo/ Villalobos 1999, Efectos del Estrés sobre la Organización. Riesgos Generales y su Prevención. Unidad Didáctica 3. Riesgos por Carga Física Mental de trabajo. Instituto Navarra de Salud Laboral. Guía de Medición de Cargas de Trabajo. Departamento Administrativo de la Función Pública. www.dafp.gob.co ALGEBRA. FUNCIONES EXPONENCIALES. BALDOR http://www.google.com/ BARNES Ralph M. La Técnica del Muestreo Aplicada a la Medida del Trabajo. Traducción Calleja Aguilar Anselmo, S. A., Madrid, 1962. FERNÁNDEZ RÍOS, Manuel. Análisis y Descripción del Puesto de Trabajo. Ediciones Díaz de Santos S.A., Madrid, 1995. http://multinationalcorp.blogspot.com/ Juan Carlos Vega Machuca KATA-JCVEGAM ColombiaSoft Consulting 08/06/2009. Técnica para generar Estructuras Organizacionales y Optimización de Procesos mediante el Estudio de las Cargas de Trabajo. Valoración de la Carga Laboral en una Empresa de Servicios. Luz Stella Restrepo, Lina Domínguez, Juan David Hoyos. Diciembre 2006.

ix


ANEXOS

x

Medicion d Carga Laboral

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